1 CONCEPT
Notulen van buitengewone vergadering van de bondsraad, gehouden op 21 juli 2016 vergaderzaal Huis Het Bosch te Lexmond
Aanwezig: Bondsbestuur
de heer H.E. Zonderland - vice-voorzitter mevrouw H.B.G.W.J. Mulder - lid
mevrouw F. Willems - lid
Bondsraad
Mevrouw P. van de Wijngaart, De heren K. ten Cate, H. Revenich, L. Heinsman, J. van Dam, L. Swiers, H. Garritsen, K. Verkerke en M.D. van Weele.
Bondsbureau
De heer H.W. Dekkers, de heer H.A. Gootjes en mevrouw L. Bourgonje (notulist).
Afwezig met Bondsbestuur
kennisgeving: de heer A.J.F.M. Warffemius - lid de heer J.J.G.M. Geukers - lid
de heer G.M. Molier - lid
Bondsraad
De heren H.J.M. van Schie, W.F. de Gids, J. Postema, M. Tempelman, W. Zegers, M.
Zwaan en M. Klok.
Afwezig: Bondsraad zonder J.H. Paulides kennisgeving
1. Opening
De heer Zonderland (vice-voorzitter) opent de vergadering om 19.30 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom en geeft de afmeldingen van de betreffende bondsraadsleden en van het bondsbestuur door. Tevens spreekt hij zijn waardering uit voor de aanwezigheid van allen tijdens de zomerperiode en de flexibiliteit zeker ten aanzien van de korte voorbereidingstijd.
De heer Zonderland voegt een extra agendapunt 1.A. toe dat een besloten en vertrouwelijke behandeling vraagt.
Vervolgens geeft de heer Zonderland aan dat het eerste deel van de bondsraadsvergadering een besloten karakter krijgt. Hij verzoekt de aanwezigen die geen onderdeel uitmaken van de bondsraad om de vergaderruimte te verlaten.
2. Mededelingen
Statuten
2
De notariële akte van de statutenwijzing (besproken in de bondsraadsvergadering van 23 april 2016) is op maandag 18 juli 2016 gepasseerd bij de notaris. Donderdag 20 juli 2016 zijn alle leden hierover geïnformeerd en daarmee is de statutenwijziging in werking getreden. De oude statuten zijn op www.kngu.nl vervangen door de gewijzigde versie.
3. Vaststellen agenda
De bondsraad wordt gevraagd om de voorgestelde agenda, met eventuele toevoegingen, vast te stellen. Er zijn geen extra agendapunten behoudens het aan het begin van de vergadering toegevoegde vertrouwelijke agendapunt,. De agenda wordt zonder verdere wijzigingen vastgesteld.
Wel heeft de bondsraad vragen over de reorganisatie. De heer Dekkers licht toe dat op vrijdag 15 juli jl. de stukken voor de OR adviesaanvraag ter informatie gedeeld zijn met de bondsraad. De OR is gevraagd om in week 36 met een schriftelijk advies te komen voor dit voorgenomen besluit.
De heer Dekkers biedt aan om een aparte informatiebijeenkomst over de reorganisatie te organiseren, als daar behoefte aan is bij de bondsraad. Hier blijkt behoefte aan te zijn.
4. Benoeming notulencontrolecommissie
De benoeming van mevrouw Van de Wijngaart en de heer L. Heinsman in de notulencontrole- commissie wordt goedgekeurd.
5. Ingekomen stukken
Er zijn geen ingekomen stukken.
6. Vaststellen notulen bondsraadsvergadering d.d. 18 mei 2016
De notulencontrolecommissie bestond uit:
Mark Tempelman
Mark Zwaan
Zij hebben zich akkoord verklaard met het verslag. Voorgesteld wordt het verslag goed te keuren en vast te stellen. De notulen worden goedgekeurd en vastgesteld.
7. Besluitvorming over plan topsport 2017 - 2020 op basis van de evaluatie van de olympische cyclus 2013 - 2016
De heer Zonderland is zeer erkentelijk met de reacties per e-mail van de bondsraadsleden die met vakantie zijn en toch de moeite hebben genomen te reageren. Deze opmerkingen zullen worden meegenomen in de discussie en verwerkt in het verslag. De heren De Gids, Zegers, Zwaan, Postema en Tempelman hebben per e-mail gereageerd op de evaluatie en het voorstel. Alle bondsraadsleden en bondsbestuursleden hebben deze reacties ontvangen.
De heer Zonderland geeft het woord aan de heer Gootjes, topsportmanager en technisch directeur. De heer Gootjes geeft een uitgebreide toelichting, aan de hand van een presentatie, op de vooraf gestuurde documenten. De presentatie is als bijlage toegevoegd aan het verslag.
3
Als eerste wordt de evaluatie van de olympische cyclus 2013-2016 toegelicht en bediscussieerd door de bondsraad. Daarbij komen onder andere de verschillen tussen de aanpak bij turnen dames en turnen heren aan de orde. Ze zijn tot dezelfde prestatie gekomen, plaatsing als team voor de Olympische Spelen, maar de dames hadden daarbij de beschikking over minder
middelen. De heer Gootjes licht toe dat het uitgangspunt bij de start van deze olympische cyclus anders was dan dat bij de heren, zowel qua doelstelling als randvoorwaarden (financiën KNGU en NOC*NSF, infrastructuur, aantal coaches, etc.). Gezien de prestaties is er nu geen reden om voor de volgende olympische cyclus onderscheid te maken. Deze mening wordt gedeeld door de bondsraadsleden die aanwezig zijn en een aantal van de afwezige bondsraadsleden heeft hierover geschreven per mail.
Als de bondsraad geen vragen of opmerkingen meer heeft, wordt de evaluatie van de olympische cyclus 2013-2016, inclusief de lessons learned vastgesteld.
De heer Gootjes licht vervolgens de plannen met betrekking tot topsport en talentontwikkeling voor de jaren 2017-2020 toe. Met inachtneming van de lessons learned wordt ingezet op een optimale verbinding tussen presteren, opleiden en inspireren.
De verwachting is dat, ten opzichte van de huidige cyclus, meer ingezet gaat worden op
activiteiten en minder voor coaches. Aanpassingen in de competitie vragen daar bijvoorbeeld om, want vanaf nu speelt deelname aan World Cups een rol bij plaatsing voor de grote toernooien.
Een groot verschil met de huidige cyclus is het organogram. In het organogram is alleen 2 fte voor bondscoaches opgenomen en geen fte voor coaches. Dit betekent dat coaches alleen aangesteld worden als – in aanvulling op het personeelsbudget voor de kernformatie van topsport - daarvoor andere middelen beschikbaar zijn (programmageld KNGU) of gegenereerd worden (topsport- middelen NOC*NSF).
Ons streven is om een gelijkwaardige partner van NOC*NSF te zijn door ongeveer 50% van het topsportprogramma zelf te financieren. Daarom is de vraag aan de bondsraad om gedurende de jaren 2017 t/m 2020 akkoord te gaan met een investering van € 800.000 per jaar. De verwachting is dat het uitspreken van dit commitment leidt tot een soortgelijke toewijzing van middelen van NOC*NSF.
De bondsraad vindt het belangrijk dat we kunnen bijsturen als er financiële tegenvallers zijn.
Daarbij wordt door de bondsraad expliciet aangegeven dat het niet de bedoeling is dat het voorgestelde flexibele programmabudget ingezet wordt voor tegenvallers. Om te voorkomen dat bij financiële tegenvallers topsport buiten schot blijft, kan een maximale bijdrage vanuit de inkomsten uit bondscontributie gehanteerd worden. De heren De Gids, Zwaan en Tempelman hebben in hun reactie per mail ook laten weten dat het hen aanspreekt om een maximaal percentage van de inkomsten uit bondscontributie op te nemen in het besluit. Dit geeft de mogelijkheid om bij te sturen op basis van de ledenontwikkeling in de komende vier jaar, indien daar grote verschuivingen in plaatsvinden. Afgesproken wordt om de maximale bijdrage aan topsport uit bondscontributie vast te stellen op 20%.
Als de bondsraad geen vragen of opmerkingen meer heeft, wordt de bondsraad gevraagd in te stemmen met:
De hoofdlijnen van het plan voor topsport en talentontwikkeling voor 2017 t/m 2020;
4
De meerjarige toezegging om van 2017 t/m 2020 jaarlijks € 800.000,00 te besteden aan topsport en talentontwikkeling, onder voorwaarde dat nooit het maximum van 20% van de contributie inkomsten overschreden wordt.
Bij de behandeling van de integrale KNGU-begroting in het najaar van 2016 (en in de
daaropvolgende jaren) wordt apart een besluit genomen in de bondsraad over de omvang en de voorgestelde invulling van het additionele deel in het programmabudget voor topsport.
Bovenop de structurele € 800.000 per jaar, is er sprake van een flexibel deel voor specifieke doelen binnen topsport en talentontwikkeling die geen structureel karakter hebben en veelal projectmatig van aard zullen zijn. De orde van grootte van dit bedrag is maximaal € 150.000 per jaar.
De heer Zonderland constateert dat de leden van de bondsraad unaniem instemmen met het voorstel.
8. Besluitvorming aanwijzing accountant
De bondsraad wordt verzocht om BDO aan te wijzen als accountant voor 2016. De bondsraad stemt hiermee unaniem in.
9. Rondvraag
Ter informatie: voor de voorzittersfunctie zijn er vanuit de Galan groep twee kandidaten binnengekomen. Eind september zal de commissie beoordelen of er geschikte kandidaten zijn voor de vacatures penningmeester en voorzitter bondsbestuur.
De heer Van Weele vraagt met betrekking tot de reorganisatie of er een toezegging kan worden gedaan dat de kwaliteitslevering van het werk en het hele kantoor in Beekbergen gehandhaafd blijft. De heer Dekkers geeft aan dat dit meegenomen kan worden de eerder afgesproken informatiebijeenkomst over de reorganisatie.
Mevrouw Van de Wijngaart geeft aan dat de groep die het bestuursmodel doorlicht binnenkort een volgende stap gaat zetten. Aanvullend geeft ze aan dat je sommige dingen niet terug draait. In de vergadering van oktober zal ze hier zeker op terug komen onder andere over ‘het Nijntje
beweegplan’.
De heer ten Cate vraagt of in de volgende bijeenkomst terug gekeken kan worden op Fantastic Gymnastics. Er werd vooraf een beleving van Rotterdam voorgeschoteld, op vrijdag en op zaterdag was het gevoel van beleving compleet weg. Dit wordt geagendeerd voor de volgende bijeenkomst.
De heer Verkerke maakt zich zorgen over de districtsservicepunten en vraagt waarom de prijzen van het Univé Gymgala zo hoog zijn. Over de districtsservicepunten wordt verder gesproken in de aparte bijeenkomst over de reorganisatie. De heer Maas geeft een toelichting over de prijzen van de kaarten voor het Univé Gymgala.
De heer Verkerke vraagt hoe Fantastic Gymnastics financieel verlopen is.De eerste schets is gedaan en het geprognotiseerde tekort is lager dan de werkelijkheid. Er was een record aantal toeschouwers. De definitieve cijfers zijn er nog niet. Het eindresultaat zal uiteraard aan het einde
5
van het jaar gepresenteerd worden aldus de heer Maas. De heer Verkerke vindt de toelichting helder uiteengezet.
10. Sluiting
De heer Zonderland sluit de bondsraadsvergadering om 22.00 uur.
