1. Inleiding
In- en externe belanghebbenden moeten invloed uit kunnen oefenen op de zorg, dienstverlening en de koers van een zorgorganisatie. Dat is één van de zeven principes van de ‘Governancecode Zorg 2017’.
Medezeggenschap van cliënten en hun verwanten vindt de Code van groot belang voor de koersbepaling van de zorgorganisatie, het bewaken van de maatschappelijke doelstelling van de organisatie en het delen van normen en waarden.
Daarom dient een zorgorganisatie een actief en transparant beleid te voeren voor de omgang met medezeggenschapsorganen. De zorgaanbieder is verantwoordelijk voor de inrichting van de
medezeggenschap en richt hiertoe een cliëntenraad op. De Cliëntenraad geeft op basis van de landelijke kaders advies en verleent instemming op diverse onderwerpen die betrekking hebben op de zorg- en dienstverlening die door Woon- en zorgcentrum Groot Hoogwaak wordt uitgevoerd.
Deze landelijke kaders zijn:
a. Het wettelijk kader van de ‘Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 (Wmcz 2018)’.
Deze wet regelt de medezeggenschap van mensen die zorg krijgen van een zorgorganisatie.
b. Het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg (incl. thuiszorg) vanuit het Zorginstituut Nederland geactualiseerd in 2021. Dit document:
Beschrijft wat cliënten en hun naasten mogen verwachten van verpleeghuis- en thuiszorg;
Biedt opdrachten voor zorgverleners en zorgorganisaties om samen de kwaliteit te verbeteren en het lerend vermogen te versterken;
Vormt het kader voor extern toezicht
In dit jaarverslag leest u wat de Cliëntenraad in het jaar 2021 heeft besproken met het bestuur van
woon- en zorgcentrum Groot Hoogwaak en op welke onderwerpen zij advies en instemming heeft verleend.
In het jaarverslag legt de Cliëntenraad verantwoording af over haar werk in 2021.
2. Actualiteit
Het huishoudelijk reglement, de brochure en flyer zijn beschikbaar op de website www.groothoogwaak.nl . Cliënten en verwanten kunnen deze documenten ook opvragen bij de Cliëntenraad via
clientenraad@groothoogwaak.nl.
Naar aanleiding van de in december 2021 vastgestelde vernieuwde Governancecode Zorg 2022, zal in het nieuwe jaar 2022 worden bekeken of hier consequenties uit voortvloeien voor het werk van de Cliëntenraad en of aanpassing nodig is in vastgestelde reglementen en overeenkomsten.
3. Cliëntenraad Groot Hoogwaak
De functie van de Cliëntenraad is om de gemeenschappelijke belangen te behartigen van de cliënten die zorg ontvangen van woon- en zorgcentrum Groot Hoogwaak. Dat wil zeggen van bewoners van het zorgcentrum en kleinschalig wonen, van degenen die thuiszorg van Groot Hoogwaak ontvangen en de bewoners op het
terrein van Groot Hoogwaak die zorg afnemen. De raad is hiermee gesprekspartner van de bestuurder en adviseert o.a. over huisvesting en de woonomgeving, kwaliteit van zorg en welbevinden van cliënten.
In de maandelijkse vergaderingen van de Cliëntenraad schuift in het tweede helft van de vergadering ook de bestuurder van Groot Hoogwaak aan. Hierdoor is er op frequente basis contact tussen de raad en de
bestuurder. Maar als het nodig is, gebeurt dit ook buiten de vergaderingen om.
4. Samenstelling Cliëntenraad in 2020
De samenstelling van de Cliëntenraad is zoveel mogelijk een afspiegeling van de cliënten van woon- en zorgcentrum Groot Hoogwaak die zorg ontvangen en bestaat uit een afvaardiging van alle gedefinieerde cliëntengroepen: zorg- en wooncentrum, kleinschalig wonen, huurders en eigenaren op het terrein en cliënten in de thuiszorg.
Met ingang van juli 2020 is mevrouw I. de Croock, die de cliëntengroep ‘thuiszorg’ vertegenwoordigde afgetreden. Vanaf dat moment ontstond er een vacature. Het is nog niet gelukt om deze vacature in 2021 op te vullen. Dit heeft te maken met het feit dat het lastig is om hier een kandidaat voor te vinden maar ook de coronacrisis die nog voortduurde in 2021 deed hier geen goed aan.
De Cliëntenraad hoopt deze vacature in 2022 alsnog in te vullen. Daarnaast zijn twee leden per 31 december 2021 aftredend. Vanwege de coronacrisis die in december wederom oplaaide, is in de december-vergadering besloten om het aftreden van deze twee leden uit te stellen tot april 2022. Er zijn gesprekken gevoerd met nieuwe kandidaten voor de Cliëntenraad en inmiddels is bekend dat de
Cliëntenraad per 7 april 2022 twee nieuwe leden mag verwelkomen.
De leden van de Cliëntenraad zijn in 2021:
Naam Vertegenwoordiging cliëntengroep:
Dhr. W.T. Hollart (voorzitter) -
Dhr. H.S.J. van Vliet (secretaris) Koopappartementen
Vacature Thuiszorg
Dhr. G.N. Hermans Huurappartementen
Dhr. J.J. Korbee Kleinschalig wonen
Dhr. P. van Zanten Zorgcentrum
Mw. G.M. van Vliet-Berendsen Koopappartementen
5. Vergaderingen Cliëntenraad en aanwezigheid
De Cliëntenraad heeft in 2021 tien keer vergaderd. Er is vijf keer digitaal en vijf keer fysiek op anderhalve meter afstand vergaderd. Bij de online vergaderingen is getracht zoveel mogelijk leden aan te laten sluiten;
dit is, op één lid na, gelukt. De december-vergadering is vanwege de corona-uitbraak in het woon- en
zorgcentrum verplaatst naar midden december/kort voor Kerstmis. Toen is in klein comité digitaal vergaderd en werd de agenda beperkt tot de strikt noodzakelijke onderwerpen om te bespreken waaronder het
Kwaliteitsplan 2022. De afwezige leden zijn van tevoren geraadpleegd over dit onderwerp en hun mening en opmerkingen zijn door de secretaris meegenomen in de vergadering.
Ook de leden van de raad behoren tot de kwetsbare doelgroep waardoor het van belang was veilige omstandigheden te creëren voor haar raadsleden maar er tegelijk voor te zorgen dat de Cliëntenraad haar werk kon blijven doen, juist in deze corona-tijd. Dat is met een paar aanpassingen gelukt.
In de bijlage onderaan in dit verslag treft u het aanwezigheidsoverzicht aan van de Cliëntenraad in 2021.
6. Betrokkenheid met organisatieonderdelen
De Cliëntenraad overlegt periodiek met een vertegenwoordiging van de andere medezeggenschapsorganen.
Dit zijn de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad. Daarnaast ontvangt de raad gasten gedurende het jaar om zich te laten informeren over specifieke onderwerpen. Dit moment wordt tevens gebruikt om met elkaar bij te praten.
Ondernemingsraad
Eén keer per jaar ontvangt de Cliëntenraad een vertegenwoordiger van de Ondernemingsraad in de
vergadering. Dit was op 2 september met mw. Schelvis, secretaris. Er is met elkaar gesproken over de impact van corona op het personeel, het ziekteverzuim en daarmee gepaard gaande beperkte capaciteit van
zorgmedewerkers op de afdelingen. Ook zijn de openstaande vacatures besproken, de geschatte
vaccinatiegraad onder het personeel (valt onder privacywet) en het op peil houden van de deskundigheid van het personeel om de veiligheid en de kwaliteit van de zorg te behouden. Tot slot is de samenwerking van de ondernemingsraad met de bestuurder aan bod geweest en de installatie van de nieuwe
ondernemingsraad, die in april 2021 plaatsvond.
Raad van Toezicht
Volgens de plichten van de zorginstelling (wet WMCZ 2018) overlegt de Raad van Toezicht tenminste één keer per jaar met de Cliëntenraad. Binnen de Cliëntenraad is afgesproken om dit tenminste twee keer per jaar te doen. In 2021 stond dit bezoek gepland in juni en december. In juni is mw. Koppen-Kreyne, voorzitter van de Raad van Toezicht, aangeschoven. Voor de december-vergadering heeft de Cliëntenraad besloten om in klein comité te vergaderen en is de deelname van Mw. Van den Oever van de Raad van Toezicht afgemeld (zie toelichting onder punt 5 in dit jaarverslag).
In juni is met mw. Koppen-Kreyne gesproken over het aftreden van twee leden van de Raad van Toezicht per 1 juli 2022 en het feit dat de Cliëntenraad tenminste één bindende voordracht voor een nieuw lid van de Raad van Toezicht kan doen. Het gewenste profiel is besproken zoals de voorkeur voor een kandidaat uit
Noordwijk bij gelijke geschiktheid van kandidaten. Verder is de veerkracht van het personeel in coronatijd aan de orde geweest en is de Cliëntenraad ingelicht over de nieuw- en verbouwplannen van Groot
Hoogwaak en de aanpassing van de derde etage binnen het woon- en zorgcentrum. Ook de rol van de Raad van Toezicht binnen deze projecten met betrekking tot de financiële kant en de procedures is besproken.
Tot slot is het inspectierapport aan de orde geweest, de omwenteling in cultuur sinds de komst van dhr. Roos als bestuurder en de cultuuromslag in de zorg in het algemeen (zowel landelijk, regionaal als lokaal).
Gasten
Gedurende het jaar zijn de managers aangeschoven bij de Cliëntenraad; mw. Caspers, manager Zorg en Welzijn in april, mw. Van der Vring, manager Welzijn en Vrijwilligers in september en dhr. Van Bakel, manager Gastvrijheid en Services in juli en september. Gesproken is o.a. over:
Vermindering van productie in de thuiszorg en wat de consequenties daarvan zijn;
Beschikbare vacature binnen de Cliëntenraad voor een cliënt die thuiszorg ontvangt;
Ontwikkeling van de zorg naar meer persoonsgerichte zorg met behulp van ondersteuning van een coach van Waardigheid & Trots op locatie;
Effecten van corona op bewoners en personeel; wat doet het met hen? Welke gevolgen heeft het?
Aanpassing van de deuren in het woon- en zorgcentrum die zwaar open en dicht gaan;
Het brandveilig maken en tegelijkertijd aanpassen van de derde etage van het woon- en zorgcentrum waarbij het welzijn van de bewoners periodiek wordt gevolgd (plan van aanpak);
Voortgang en evaluatie rondom de restaurantfunctie: tijdens coronaperiode maar ook richting de toekomst qua kosten en baten, sociale aspect (ontmoetingsplek), capaciteit etc.
Visie op voeding; hoe krijgen we voeding dichterbij de persoonlijke wens van de bewoner?
Dag van de mantelzorgers op 10 november 2021.
In januari en november heeft de controller, dhr. Kossen, deelgenomen om de financiële cijfers, de jaarrekening 2020 en de begroting 2021 nader toe te lichten.
In maart en december heeft de kwaliteit beleidsadviseur, mw. Verbaan, deelgenomen in verband met de toelichting op het kwaliteitsverslag 2020 en de voortgang hiervan in 2021. Het kwaliteitsplan voor 2022 waarin de speerpunten voor komend jaar zijn opgenomen, is nader toegelicht en de klachtenrapportage is besproken.
In november is mw. Snieder/bewoonster binnen het woon- en zorgcentrum, aangeschoven als toehoorder bij de Cliëntenraad om kennis te maken met het oog op eventueel kandidaatschap voor de Cliëntenraad.
Deelname overige bijeenkomsten en commissies:
De Cliëntenraad, of een vertegenwoordiging namens de Cliëntenraad, heeft in 2021 naast de reguliere vergaderingen ook deelgenomen aan diverse andere bijeenkomsten. Zo werd o.a. deelgenomen aan:
Een onlinebijeenkomst van het zorgkantoor Zorg & Zekerheid en de Landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC) met andere cliëntenraden rondom het kwaliteitsplan;
Een online externe audit inzake de HKZ-certificering;
een beleidsdag met bestuur, Raad van Toezicht, management, medewerkers en zorgkantoor Zorg & Zekerheid om het beleid voor de komende jaren vorm te geven;
Verder is de Cliëntenraad betrokken door haar deelname in diverse commissies zoals; de
menucommissie waar met bewoners, woonondersteuner en management de menu’s van het woon- en zorgcentrum worden geëvalueerd en opgesteld, de commissie 50 jaar Groot Hoogwaak die activiteiten opzet en organiseert ten behoeve van het jubileumjaar in 2022 en de bouwcommissie waarbij het lid van de Cliëntenraad die expertise heeft in bouwprojecten bij aansluit. Tot slot neemt een afgevaardigde van de Cliëntenraad ook deel in het bestuur van de Coöperatie.
7. Besproken onderwerpen met de bestuurder
De raad bespreekt onderwerpen met de bestuurder en doet suggesties, adviseert, evalueert en stemt in met plannen die de bestuurder voor ogen heeft.
De Cliëntenraad heeft de volgende (beleids-) onderwerpen besproken:
De doorvertaling van de speerpunten uit het kwaliteitsplan 2021 in de jaarplannen van de organisatie;
Het concept haalbaarheidsplan nieuw- en verbouw van FAME Groep van december 2020;
De ontwikkelingen rondom verbouw van de leefomgeving van de afdeling Kleinschalig Wonen op de derde etage;
De gevolgen van de coronacrisis voor de cliënten van Groot Hoogwaak. Gesproken is o.a. de veiligheid en het welzijn van de cliënten. Welzijnsonderwerpen als mentale gezondheid, hygiëne, sfeer, buitenlucht, woonplezier en mogelijkheden voor sociale omgang zijn ruim aan bod geweest.
Het welzijn, de capaciteit en veiligheid van het personeel (beschermingsmiddelen) in hun werk.
De besmettingen onder de cliënten en bewoners, met name bij de uitbraak in december 2021;
De financiële gevolgen van de coronacrisis en mogelijke consequenties hiervan voor de cliëntenzorg.
Veiligheidseisen binnen de gebouwen ten aanzien van brandveiligheid;
De volgende onderwerpen hebben in goed overleg tot besluitvorming geleid:
Instemming is gegeven op:
Kwaliteitsplan 2021 en 2022;
Prijslijsten van particuliere zorg, linnenservice, prijzen restaurant, kapsalon en verhuur ruimten 2021 en 2022;
Het besluit dat iedere bewoner van het woon- en zorgcentrum recht heeft op een persoonlijke brievenbus. Deze zal aan de buitenkant naast de deur van het eigen appartement worden geplaatst.
Een bewoner mag er ook voor kiezen om de post door afdeling te laten ontvangen (zoals dat tot op heden het geval was); de keuze is aan de bewoner;
Aanpassing van de deuren binnen het woon- en zorgcentrum maar alleen daar waar de deur te zwaar en stroef open en dicht gaat;
De bestuursverklaring met de beleidsregel ‘SARS-CoV-2 virus doorlopende kosten Wet langdurige zorg’ waarbij de cliëntenraad bevestigt dat door de corona-periode omzet is misgelopen door leegstand in het Woon- en zorgcentrum.
Positief advies is gegeven op:
Kwaliteitsverslag 2020;
Vaststelling van de jaarrekening 2020;
Vaststelling van de begroting 2022;
De Cliëntenraad heeft vastgesteld:
Jaarverslag Cliëntenraad 2020 en toestemming publicatie op website;
Vergaderschema 2021;
Rooster van aftreden Cliëntenraad (in vergadering januari);
Dat de twee aftredende leden die per 1 januari 2022 aftreden vanwege de coronacrisis aanblijven tot 1 april 2022 teneinde goede opvolging te vinden (in vergadering december);
8. De Clientenraad: in contact met haar achterban
2021 was vanwege de coronacrisis nog steeds een bijzonder jaar. Sociale activiteiten konden geen doorgang vinden, het Grand Café, de ontmoetingsplek voor velen, was grotendeels gesloten en vergaderingen vonden nog veel online plaats. Een uitdagend jaar voor de Cliëntenraad om toch in contact te blijven met haar achterban. De raad heeft dit gedaan door:
Zelf naar de bewoners toe te gaan tijdens een koffiemoment alwaar zij in gesprek konden gaan met de bewoners (rekening houdend met de coronaregels);
Een brochure te maken over het werk van de Cliëntenraad met daarbij een flyer met de foto’s van de huidige leden van de Cliëntenraad met de contactgegevens;
De maandelijkse column in de nieuwsbrief van Groot Hoogwaak om cliënten op de hoogte te houden van ontwikkelingen die spelen en cliënten uit te nodigen contact met hen op te nemen bij vragen of suggesties;
Opname van de Cliëntenraad in de algemene brochure van Groot Hoogwaak
Opname in de informatiemap en in het toestemmingsformulier ‘nieuwe cliënten’ waarbij de nieuwe cliënt wel/geen toestemming kan geven om benaderd te worden door de Cliëntenraad voor een kennismaking;
Opname van een vraag in de cliënttevredenheidsonderzoeken (september 2021) om de bekendheid van de Cliëntenraad te kunnen meten;
En in de ‘Week van de Medezeggenschap’ in oktober zijn leden van de Cliëntenraad in het Grand Café in gesprek gegaan met bewoners over wat de Cliëntenraad voor hen kan betekenen.
Daarnaast blijft de Cliëntenraad op de hoogte door de ontvangst van de nieuwsbrief Groot Hoogwaak, de interne afdelingsnieuwsbrieven en de introducties van nieuwe personeelsleden.
BIJLAGE
Aanwezigheidsoverzicht leden Cliëntenraad in 2021
Aanwezigheid vergadering
jan.
*
febr.
*
Maart
*
April
*
Juni juli Sept.
(2)
Sept.
(30)
nov. dec.
* Naam
W.T. Hollart (voorzitter)
H.S.J. van Vliet (secretaris)
G.M. van Vliet- Berendsen
-
Vacature thuiszorg - - - -
G.N. Hermans - - - - -
J.J. Korbee - - - - - - -
P. van Zanten - - - - - - - - -
J. Hooijmans (ambt. secretaris)
H. Roos vanaf 11.00 (bestuurder)
-
R. Koppen-Kreyne (vz. RvT)
vanaf 11.00
n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.
* = digitale vergadering vac. = vacature
= aanwezig / - = afwezig
