0
Leanne Sluijs (1271816) 24-4-2019
Bachelor thesis Personeelswetenschappen
Motivatie om
kennis online te delen – de
negatieve effecten
“Knowledge increases by sharing, not by saving” – Kamira aka Lyrikal
21-5-2019
Auteur: Leanne Sluijs SNR: 1271816
Thesis Begeleider: Jolanda Botke
Juni, 2019
1 Abstract
Kennis is een belangrijk aspect binnen organisatie, omdat het zorgt voor innovatie en de realisatie van oplossingen binnen een bedrijf. Het is belangrijk dat werknemers bereid zijn om eigen kennis binnen een organisatie te delen. Dit is nodig omdat kennis op deze manier vanuit de werknemers in de organisatie terecht komt. Het delen van kennis wordt tegenwoordig steeds vaker online gefaciliteerd. Hiervoor is het van belang dat werknemers de mogelijkheid om kennis online te delen daadwerkelijk gebruiken. Uit eerdere onderzoeken is gebleken dat werknemers er zelf voor kiezen om kennis te delen, dit is een vrijwillig proces (Hildrum, 2009; Ho et al., 2010; Amaya, 2013). Het is daarom voor organisaties waardevol om te weten wat ervoor zorgt dat werknemers gemotiveerd raken om kennis online te delen. Er wordt vaak gekeken naar factoren die een positief effect hebben op deze motivatie. In dit onderzoek wordt gekeken naar de factoren die een negatieve invloed hebben op de motivatie van werknemers om online kennis te delen. Hiervoor is er een systematische literatuur review uitgevoerd met hierin veertien artikelen, gepubliceerd tussen 2009 en 2019. Uit de analyse blijkt dat er vier factoren zijn die een negatief effect hebben op de motivatie om kennis online te delen; de factor vertrouwen en technologische, sociale en organisatorische factoren.
Wanneer men in staat is om deze factoren positief te beïnvloeden, worden negatieve effecten op motivatie verminderd. Dit komt de motivatie om kennis online te delen dus ten goede.
Daarmee wordt innovatie binnen bedrijven bevorderd, dit is belangrijk voor het behoud van competitief voordeel van organisaties.
Kernwoorden: knowledge sharing; online knowledge sharing; barriers; obstacles; willingness to share; motivation.
Abstract
Knowledge is an important aspect in organizations because it increases innovation and helps with the realization of solutions. Employees have to be willing to share their knowledge within the organization. This is important because this way knowledge transfers from the employee to the organizations. Today, the knowledge sharing process is more and more facilitated online. Therefore, it is important that employees actually use the possibility of online knowledge sharing. Previous research has shown that employees can choose to share knowledge, it is a voluntary process (Hildrum, 2009; Ho et al., 2010; Amaya, 2013). Hence it
2
is important for organizations to know what motivates employees to share knowledge online.
Prior research mainly explored factors which have a positive effect on this motivation. In this research we examine factors which have a negative effect on the motivation of employees to share knowledge online. Therefore, we performed a systematic literature review with fourteen articles, published between 2009 and 2019. Results show four different factors; trust, technological factors, social factors and organizational factors. Consequently, we examine the negative effects associated with the four factors indicated. When one can reduce the negative effects, motivation to share knowledge online will be enhanced. This can encourage innovation within organizations, which is important for safeguarding a competitive advantage for the company.
Keywords: knowledge sharing; online knowledge sharing; barriers; obstacles; willingness to share; motivation.
3 Introductie
Kennis wordt door veel onderzoeken gezien als een van de belangrijkste bezittingen van een organisatie (Paroutis & Saleh, 2009; Chowdhury, 2005; Amaya, 2013; Reischauer & Mair, 2018; Ho, Kuo, Lin & Lin, 2010; Ford, Myrden & Jones, 2015). Het zorgt bijvoorbeeld voor het ontstaan van innovatie en het bevordert een snellere realisatie van oplossingen van problemen binnen een organisatie (Daellenbach & Davenport, 2004). Het delen van kennis is volgens Paroutis en Saleh (2009) cruciaal voor het behouden van een competitief voordeel voor een organisatie. De waarde van kennis bevindt zich in de potentiële toepasbaarheid ervan (Jost, 2017). Potentiële toepasbaarheid is in dit geval het mogelijke nut dat bepaalde informatie voor een persoon kan hebben (Jost, 2017). Binnen een organisatie wordt kennis gedeeld in een groot netwerk (Leydesdorff, 2011). Binnen dit netwerk bevinden zich meerdere individuen met ieder eigen kennis. Organisaties worden door Leydesdorff (2011) dan ook gezien als 'knowledge based systems'. Deze knowledge based systems zijn systemen die gebaseerd zijn op kennis waar onderlinge relaties een belangrijke rol spelen (Leydesdorff, 2011).
Het delen van kennis is binnen organisaties een belangrijk aspect. Het kan een boost geven aan prestaties binnen een bedrijf, door middel van bijvoorbeeld stimulatie van innovatie (Daellenbach & Davenport, 2004). Volgens Jost (2017) wordt kennis eerst verzonden door een zender en vervolgens ontvangen en opgeslagen door een ontvanger.
Werknemers kunnen binnen een organisatie face to face kennis en informatie zenden en ontvangen (Charband & Navimipour, 2016). Over de afgelopen jaren is er echter een verschuiving te zien van face to face kennisdeling naar het online delen van kennis (Chatti, Jarke, & Frosch- Wilke, 2007). Deze digitalisering van het delen van kennis, wordt in literatuur vaak besproken als 'online knowledge sharing'. De term knowledge sharing wordt door Charband en Navimipour (2016) uitgelegd als een activiteit waarbij informatie, vaardigheden en expertise tussen mensen wordt uitgewisseld. Bij online knowledge sharing is deze uitwisseling gemedieerd door informatie en communicatie technologie (ICT) (Charband
& Navimipour, 2016). In de Engelse literatuur wordt de term online knowledge sharing gebruikt, in dit paper wordt de term het online delen van kennis toegepast.
Onderzoek van Van Doodewaard (2006) toont aan dat ICT bijdraagt aan het effectief delen van kennis en informatie. Het bekendste ICT medium is het internet. Steeds meer organisaties maken gebruik van een vorm van online kennisdeling. Uit een onderzoek van McKinsey (2013) bleek dat meer dan vijftig procent van de organisaties 'social networking
4
tools' gebruiken om zo het online delen van kennis in de organisatie toe te passen. Dit was in 2009 28 procent. Kennis wordt gemakkelijker en sneller bewust gedeeld, in vergelijking met het face to face delen van kennis (Charband & Navimipour, 2016). Deze verschuiving naar het online delen van kennis kan voor organisaties een behoorlijke verandering zijn (Charband
& Navimipour, 2016).
Het delen van kennis wordt door Amaya (2013) gezien als een belangrijk aspect voor de effectiviteit van een organisatie. Deze literatuurstudie gaat ervan uit dat de meeste kennis binnen een organisatie zich bij de werknemers van de organisatie bevindt. Werknemers van deze organisaties moeten dan wel bereid zijn om hun kennis te delen, om zo kennis binnen de organisatie tot uiting te laten komen. Het is in dit geval belangrijk voor organisaties om te begrijpen wat precies invloed heeft op de motivatie van werknemers om hun kennis te delen (Paroutis & Saleh, 2009). Volgens Ryan en Deci (2000) is iemand gemotiveerd wanneer je geactiveerd wordt om iets te doen en heb je de energie om een bepaalde taak te verrichten.
Daarnaast moeten organisaties ook achterhalen wat werknemers ervan weerhoudt om kennis online te delen.
Eerdere onderzoeken focussen zich vooral op factoren die de individuele motivatie om kennis te delen positief beïnvloeden, zoals een hoge mate van betrokkenheid of verbondenheid met normen van de organisatie (Chatti, Jarke, Frosh-Willeke, 2007;
Chowdhury, 2005; Navimipour, Zareie, 2015; van Doodewaard, 2006). Charband en Navimipour (2016) benadrukken echter dat het belangrijk is om inzicht te verkrijgen in factoren die een negatief effect kunnen hebben op de motivatie om kennis online te delen.
Deze literatuurstudie gaat in op deze factoren. Op deze manier vult dit onderzoek eerdere onderzoeken over het online delen van kennis aan en wordt er een compleet beeld geschept over het online delen van kennis in een organisatie (Charband & Navimipour, 2016).
In dit onderzoek wordt antwoord gegeven op de volgende onderzoeksvraag:
Welke factoren hebben een negatief effect op de motivatie van werknemers om online kennis te delen binnen een organisatie?
Relevantie
De uitvoering van dit onderzoek is relevant voor zowel de praktijk als de theorie. De theoretische relevantie ligt in het feit dat dit onderzoek de focus legt op factoren die een negatief effect hebben op de motivatie van werknemers om kennis online te delen. Er zijn meerdere onderzoeken gedaan naar de factoren die een positief effect hebben op motivatie om
5
kennis online te delen (Chen, 2014; Navimipour et al., 2015; Charband & Navimipour, 2016).
Echter focussen onderzoeken zich minder op factoren die een negatief effect hebben op motivatie om kennis online te delen. Het onderzoek is dus een toevoeging voor bestaande literatuur omdat het een overzicht biedt van factoren die een negatief effect hebben op de motivatie om kennis op een online manier te delen. Daarnaast is het relevant om te kijken naar het geheel van wat werknemers motiveert om kennis online te delen, omdat kennis zich anders niet verplaatst van de werknemer naar de organisatie (Amaya, 2013). Organisaties hebben kennis nodig voor bijvoorbeeld innovatie (Ho, Kuo, Lin & Lin, 2010; Ford, Myrden
& Jones, 2015). Het is relevant om te kijken wat ervoor zorgt dat werknemers kennis gaan delen, waardoor kennis door de organisatie gebruikt kan worden.
Tevens is het onderzoek praktisch relevant. Wanneer werknemers binnen een organisatie willen leren, komt hier kennis bij kijken. Dit heeft effect op de groei van organisaties (Smith, Baxter, Boss & Hunton, 2012). Als organisaties een goed beeld hebben van kennisdeling, kunnen de juiste management strategieën worden geïmplementeerd om zo het (online) delen van kennis door werknemers te stimuleren. Op deze manier kunnen organisaties zorgen voor verbetering in productiviteit en innovatie (Paroutis & Saleh, 2009).
Methode
Om een goed antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvraag is een systematisch
literatuurreview gedaan. Er zijn in deze literatuurstudie verschillende wetenschappelijke artikelen geanalyseerd. Hiervoor werd gebruikt gemaakt van twee verschillende databases:
Web of Science en EBSCOhost (business source ultimate). Deze databases bestaan uitsluitend uit wetenschappelijke artikelen.
Er zijn in het onderzoek twee verbanden belangrijk. Ten eerste focust dit onderzoek zich op het online delen van kennis. Ten tweede analyseert het onderzoek de factoren die een negatief effect hebben op motivatie van werknemers om kennis online te delen.
Om de juiste literatuur te vinden, zijn de volgende trefwoorden gebruikt; online knowledge sharing en organizations. Deze twee trefwoorden zijn gecombineerd met de volgende keywords: barriers, obstacles en challenges. De combinaties zijn te vinden in Tabel 1. Artikelen die in deze literatuurstudie opgenomen zijn, voldoen aan een aantal eisen.
Allereerst zijn uitsluitend artikelen gebruikt die gepubliceerd zijn tussen het jaar 2009 en 2019. Aangezien de focus van deze studie op de meest recente ontwikkelingen ligt, zijn deze relatief recente artikelen gebruikt. Tevens zijn er in deze studie alleen artikelen gebruikt uit
6
peer reviewed journals. Bovendien zijn er enkel Engelstalige artikelen in het onderzoek meegenomen. Dit resulteerde in een sample van 51 artikelen. Na het verwijderen van dubbele artikelen bleven er 47 artikelen over.
Tabel 1. Trefwoorden
Database Trefwoorden Hits Relevant
EBSCOhost (Business source ultimate)
online knowledge sharing AND organizations
online knowledge sharing AND barriers OR obstacles OR challenges
25 5
9 2
Web of Science online knowledge sharing AND organizations AND barriers OR obstacles OR challenges
21
3
Vervolgens werden artikelen geselecteerd op basis van relevantie. De zoekresultaten werden eerst gefilterd op basis van de titel van het artikel. Artikelen hadden een relevante titel wanneer er een of meerdere trefwoorden naar voren kwamen. Vervolgens werd er gekeken naar de samenvatting (abstract) van het artikel. Een artikel was relevant wanneer in de abstract duidelijk werd aangegeven dat het hoofddoel van het artikel het delen van kennis binnen organisaties betrof. Tevens werden artikelen geselecteerd wanneer uit de abstract bleek dat de focus duidelijk lag op de verschuiving van normale (face-to-face) kennisdeling naar online kennisdeling of wanneer de focus lag op de nadelen van kennisdeling binnen een organisatie. Vervolgens werden de overgebleven 33 artikelen in zijn geheel doorgelezen. De laatste selectie van artikelen werd geanalyseerd op basis van de sample. Wanneer er alleen onderzoek gedaan werd naar educatie van scholieren of studenten, werden de artikelen niet geselecteerd, omdat deze studie zich slechts focust op een werkomgeving en dus op werknemers. Als laatste werd een artikel toegevoegd door middel van snowballing (i.e. het gebruik van bestaande artikelen om geschikte literatuur te vinden). De analyse resulteerde uiteindelijk in een selectie van veertien artikelen. Een overzicht van deze artikelen is te vinden in Tabel 5 in de bijlage.
Het proces van selectie is te zien in Figuur 1. De gecreëerde database bevat onderzoeken over organisaties in de publieke en de private sector. In totaal heeft de sample
7
2992 respondenten. Het grootste deel van de onderzoeken uit de database zijn kwantitatieve onderzoeken, waar onderzoek is gedaan door middel van vragenlijsten. Tevens zijn er een aantal kwalitatieve onderzoeken. Deze onderzoeken zijn gedaan middels semi-gestructureerde interviews. Tevens is er een literatuurreview meegenomen in de database. Deze review van Pirkkalainen en Pawlowski (2013) is een toevoeging voor de database omdat het een uitgebreid beeld geeft van positieve en negatieve factoren die invloed hebben om het delen van kennis.
Figuur 1. Flowchart; proces van selectie
8 Resultaten
In dit hoofdstuk bespreken we de negatieve effecten op individuele motivatie om kennis online te delen.
Online kennisdeling
Uit de dataset blijkt dat online kennisdelen een proces is waar communicatie tussen individuen, via een ICT medium, centraal staat. Kennis wordt bij online kennisdeling gedeeld via technologische middelen, in de meeste gevallen een online of virtueel platform (Hildrum, 2009; Paroutis & Saleh, 2009; Baig et al., 2014; Hwang et al., 2015; Haas et al., 2015;
Bourdon et al., 2015; Liang et al., 2016; Reischauer & Mair, 2018).
Bij het online delen van kennis wordt de nadruk gelegd op gezamenlijke interesses of overeenkomstige skills die een rol spelen bij het online delen van kennis (Hildrum, 2009;
Baig et al., 2014; Haas et al., 2015; Liang et al., 2016; Reischauer & Mair, 2018).
Wanneer werknemers de motivatie hebben om kennis online te delen, betekent dit dat werknemers een (door de organisatie geïmplementeerd) online systeem willen gebruiken.
Amaya (2013) legt in haar onderzoek uit dat het belangrijk is dat werknemers kennis online willen delen. Ze benoemt hierbij het belang van motivatie. Tevens blijkt uit andere artikelen uit de dataset, dat motivatie een grote rol speelt bij online kennisdeling (Hildrum, 2009; Ho et al., 2010).
Motivatie om kennis te delen
Kennis bevindt zich volgens Amaya (2013) binnen individuen. Het is voor individuen een vrije keuze om kennis te delen (Hildrum, 2009; Amaya, 2013; Ho et al., 2010). Hierdoor kan kennis niet gedeeld worden wanneer individuen niet gemotiveerd zijn om kennis te delen. Er zijn drie redenen te onderscheiden waarom mensen gemotiveerd raken; persoonlijke uitkomsten, betrokkenheid bij een netwerk en het voldoen aan organisatorische normen.
Allereerst kunnen werknemers gemotiveerd zijn om kennis te delen omdat ze denken dat dit gunstig uitkomsten voor henzelf zal bieden. Zo kan het delen van kennis zorgen voor status of een betere reputatie (Amaya, 2013). Ten tweede kunnen werknemers gemotiveerd worden om kennis te delen omdat ze zich betrokken voelen bij de groep, zoals een groep collega's, een afdeling of de organisatie (Amaya, 2013). Werknemers voelen zich door deze betrokkenheid verantwoordelijk om anderen in hun netwerk te helpen (Baxter et al., 2012).
Hierdoor zullen zij eerder kennis delen. Tenslotte voelen werknemers een verplichting om te
9
voldoen aan organisatorische normen. Vaak heeft een bedrijf een bepaald doel of een bepaalde visie, werknemers worden geacht deze visie deels over te nemen (Amaya, 2013).
Wanneer meerdere individuen dezelfde visie delen, is de kans groter dat er kennis gedeeld wordt (Amaya, 2013). In een ziekenhuis is het delen van kennis bijvoorbeeld essentieel om te zorgen dat het ziekenhuis effectief en efficiënt is (K.L. van der Goot, persoonlijke communicatie, 26 april, 2019).
Artikelen uit de dataset verschillen in de verklaring van waarom werknemers gemotiveerd zijn om kennis te delen. In de meeste onderzoeken wordt een combinatie van verschillende aspecten van motivatie (i.e. persoonlijke uitkomsten, betrokkenheid en verbondenheid met organisatie normen) genoemd. Zo leggen Hwang et al. (2015) uit dat de persoonlijke uitkomsten een belangrijke rol spelen bij motivatie om kennis online te delen. Ze benadrukken dat werknemers op zoek zijn naar goedkeuring van anderen en eerder online kennis delen om zo een positieve reputatie op te bouwen. Meerdere onderzoekers uit de dataset onderschrijven deze visie (Amaya, 213; Ford et al., 2015; Pee & Lee, 2015; Haas et al., 2015; Bourdon et al., 2015).
Daarnaast beschrijven Hwang et al. (2015) dat kennis eerder online gedeeld wordt als er gelijkheid is in expertise en hiërarchie, aangezien dit zorgt voor een grotere betrokkenheid.
Betrokkenheid bij de groep komt hier naar voren. Meerdere onderzoeken uit de dataset sluiten zich hierbij aan (Hildrum, 2009; Paroutis & Saleh, 2009; Ho et. A., 2010; Pirkkalainen &
Pawlowski, 2013; Pee & Min; 2017).
Tenslotte benoemen Pee en Min (2017) dat de persoon-organisatie fit belangrijk is voor motivatie om kennis online te delen. Zij zien online kennisdeling als een 'extra role performance' waar de organisatie baat bij heeft. Er is sprake van extra role performance wanneer werknemers extra taken verrichten, die officieel niet bij de verplichte werktaken horen (Pee & Min, 2017). Wanneer er een persoon-organisatie fit is, zullen werknemers eerder extra role performance laten zien. Dit betekent dat werknemers in dit geval meer kennis online zullen delen. Online kennisdeling vindt, volgens Pee & Min (2017), dus eerder plaats wanneer werknemers zich verbonden voelen met de organisatie. Meerdere onderzoekers uit de dataset onderschrijven deze laatste conclusie (Paroutis & Saleh, 2009;
Amaya, 2013; Pirkkalainen & Pawlowski, 2013; Pee & min, 2017; Reischauer & Mair, 2018).
Om precies te zien welke aspecten van motivatie in de artikelen gebruikt worden, is een overzicht gemaakt. Deze is te zien in tabel 2.
10
Tabel 2: Overzicht definities online kennisdeling en motivatie
Bron Online Kennisdeling Motivatie
- Persoonlijke uitkomsten - Betrokkenheid bij groep - Organisatie normen Hildrum (2009) Het delen van kennis via online networks
of practice beheerd door de organisatie.
Betrokkenheid
Paroutis & Seleh (2009)
Het delen van kennis via de mogelijkheid van Web 2.0
Persoonlijke uitkomsten, Betrokkenheid, Organisatie normen
Ho, Kuo, Lin &
Lin (2010)
Technologie door organisaties
geïmplementeerd om zo een efficiënte interne flow van kennis te creëren.
Persoonlijke uitkomsten, Betrokkenheid
Baxter, Boss &
Hunton (2012)
Een professioneel netwerk van individuen die communiceren en kennis delen op een elektronische of virtuele manier.
Betrokkenheid
Pirkkalainen &
Pawlowski (2013)
Het delen van kennis door middel van social software
Betrokkenheid, Organisatie normen
Hwang, Singh &
Argote (2015)
Het delen van kennis door middel van een online community die door de organisatie beheerd wordt.
Persoonlijke uitkomsten, Betrokkenheid
Haas, Criscuolo, George (2015)
Het delen van kennis gefaciliteerd door electronic communities
Persoonlijke uitkomsten, Betrokkenheid
11 Bourdon, Kimble
& Tessier (2015)
Het delen van kennis via virtual communities of practice waar het niet noodzakelijk is dat leden elkaar face to face zien.
Persoonlijke uitkomsten, Betrokkenheid
Pee & Min (2017) Het delen van werk gerelateerde kennis via online platforms
Organisatie normen, Betrokkenheid Reischauer &
Mair (2018)
Het online delen van kennis via online communities, beheerd door organisaties
Organisatie normen
Pee & Lee (2015) Online kennisdeling faciliteert een efficiënte flow van kennis tussen werknemers
Persoonlijke uitkomsten, Organisatie normen
Ford, Myrden &
Jones (2015)
Geen definitie Persoonlijke uitkomsten,
Betrokkenheid
Amaya (2013) Geen definitie Persoonlijke uitkomsten.
Betrokkenheid, Organisatie normen
Bloice & Burnett (2016)
Geen definitie Organisatie normen
Negatieve effecten
Uit de analyse van de dataset blijkt dat er 4 soorten factoren zijn die een negatief effect kunnen hebben op motivatie om kennis online te delen, namelijk technologische, sociale en organisatorische factoren en factoren die te maken hebben met vertrouwen (Prikkalainen &
Pawlowski, 2013; Bloice & Burnett, 2016; Paroutis & Saleh, 2009; Ho et al., 2010). In tabel 3 is een overzicht gemaakt van deze negatieve effecten. De effecten zijn ingedeeld in de vier eerdergenoemde categorieën.
Sociale factoren hebben betrekking op individueel en groepsgedrag (Prikkalainen &
Pawlowski, 2013). Hier spelen persoonlijke voorkeuren of groepsdynamiek een belangrijke rol. Organisatorische factoren gaan over contextuele of taak gerelateerde elementen (Paroutis
& Saleh, 2009). Dit zijn elementen die te maken hebben met de omgeving waar werknemers
12
zich in bevinden of de taken die werknemers uitvoeren. Technologische factoren gaan in op de kwaliteit van de gebruikte technologie en bijvoorbeeld de integratie van deze technologie in de organisatie (Prikkalainen & Pawlowski, 2013). Vertrouwen kan betrekking hebben op vertrouwen in de groep of vertrouwen in mensen buiten de organisatie. Vaak hebben deze effecten ook te maken met vertrouwen in de gebruikte technologie.
Technologisch
Door de gebruikte technologie ontstaan er meer mogelijkheden voor kennisdeling. Er zijn verschillende technologische factoren. Deze factoren kunnen leiden tot bepaalde negatieve effecten. Zo noemen Hwang et al., (2015) als belangrijke factor de mogelijkheid om van tevoren te filteren met wie je informatie deelt. Door kennis via technologische middelen te delen, wordt het makkelijker om van tevoren te checken met wie je de kennis zal gaan delen.
Het effect hiervan is dat werknemers minder snel kennis online zullen delen omdat ze makkelijker een selectie kunnen maken van mensen met wie ze wel kennis willen delen.
Hierdoor blijven mensen over met wie liever geen kennis online gedeeld wordt. Hwang et al., (2015) tonen tevens aan dat individuen eerder kennis delen met anderen, wanneer deze op gebied van hiërarchie en expertise gelijk zijn aan henzelf (Hwang et al., 2015; Pirkkalainen &
Pawlowski, 2013). Het proces van online kennisdeling wordt belemmerd indien de kennis alleen gedeeld wordt met werknemers van gelijk niveau en met gelijke expertise.
Tevens zijn er praktische factoren te onderscheiden op technologisch gebied. Zo is het belangrijk dat individuen de technologie die komt kijken bij het online delen van kennis goed begrijpen. Wanneer een werknemer het online systeem, waarmee de kennis gedeeld wordt, niet goed beheerst, is de kans kleiner dat hij of zij het systeem zal gebruiken om kennis te delen (Pirkkalainen & Pawlowski, 2013). De complexiteit van de gebruikte technologie en het ontbreken van voldoende digitale vaardigheden van medewerkers kan dus een negatief effect hebben op de motivatie van individuen om kennis online te delen.
Tenslotte is er bij het online delen van kennis geen rem op de hoeveelheid kennis die men deelt. Zo kan er al snel een informatie 'overload' ontstaan, waarbij het lastig is om de relevante informatie van andere informatie te onderscheiden (Paroutis & Saleh, 2009). Dit kan ervoor zorgen dat individuen het online systeem minder gebruiken en zo minder online kennis zullen delen. Een informatie overload heeft dus een negatief effect op de motivatie van individuen om kennis online te delen. Dit komt doordat het online door een grote hoeveelheid informatie snel onoverzichtelijk kan worden (Patroutis & Saleh, 2009). Hierdoor weerhouden werknemers zich er eerder van om kennis online te delen.
13 Sociaal
Mensen zijn volgens Baumeister en Leary (1995) sociale wezens die graag bij een groep horen. Tijdens het online delen van kennis, is er geen direct contact tussen zender en ontvanger, waardoor deze sociale behoeften eerder naar de achtergrond verdwijnen (Bloice &
Burnett, 2016). Dit brengt, in het kader van online kennisdeling, een belangrijke factor met zich mee. Doordat er geen direct contact is tussen zender en ontvanger wordt het eenvoudiger om kennis niet te delen (Haas et al., 2015). Het niet delen van kennis is minder zichtbaar waardoor er minder risico is om direct bepaalde normen te schenden. Zo noemen Haas et al., (2015) het 'collectieve actie' probleem. Het is eenvoudiger om kennis niet te delen wanneer je degene aan wie je de kennis zou moeten delen niet onder ogen hoeft te komen (Haas et al., 2015). Anderen zijn simpelweg makkelijker te negeren. Het feit dat individuen elkaar niet hoeven te zien heeft dus een negatief effect op de bereidheid om online kennis te delen. Het gebeurt bijvoorbeeld wanneer mensen een hoge mate van druk ervaren op hun werk en liever geen tijd kwijt zijn aan het delen van kennis. Het is bij een online omgeving makkelijker om prioriteiten ergens anders te leggen en te kiezen voor het niet delen van kennis (Haas et al., 2015; Bloice & Burnett, 2016).
Organisatorisch
Er zijn twee organisatorische factoren die effect hebben op de motivatie om kennis online te delen. De eerste factor is support vanuit de organisatie. Wanneer er een gebrek is aan support van de organisatie, kan dit zorgen voor negatieve effecten (Paroutis en Saleh, 2009). Het is belangrijk dat de organisatie het mee doen aan online kennisdeling ondersteunt en waardeert.
Wanneer werknemers deze support ervaren, zullen ze eerder kennis online delen (Paroutis &
Saleh, 2009) Een volgende organisatorische factor, is de door Pee en Min (2017) benadrukte persoon - organisatie fit. Wanneer de organisatie en de werknemer niet goed bij elkaar passen, kan een desbetreffende misfit leiden tot de ontwikkeling van schadelijk gedrag (Pee & Min, 2017). Schadelijk gedrag kan zich bijvoorbeeld uiten in het achterhouden van kennis voor de organisatie.
Vertrouwen
Veel negatieve effecten hebben te maken hebben met de factor vertrouwen. De factor vertrouwen komt voor in de sociale, organisatorische en technologische categorie.
14
Op het gebied van technologie kan een gebrek aan vertrouwen in technologische middelen waarmee online kennis gedeeld wordt een rol spelen. Het is minder makkelijk te controleren wat er precies met de kennis gebeurt, wanneer je deze online deelt (Ho et al., 2010; Pee & Min, 2017; Pee & Lee, 2015). De gedeelde kennis is meestal toegankelijk voor meerdere werknemers en het kan makkelijker en sneller verspreid worden (Ford et al., 2015;
Pee & Lee, 2015; Pirkkalainen & Pawlowski, 2013). Deze kennis kan wellicht ook bij individuen terecht komen voor wie de informatie niet bedoeld is, waardoor het risico op het verlies van knowledge power voor individuen wordt vergroot. Een gebrek aan vertrouwen in de gebruikte technologie zorgt dus voor een vermindering in de bereidheid van individuen om kennis online te delen.
Daarnaast zijn er effecten die met de organisatie zelf te maken hebben. De angst dat kennis in de handen komt van mensen buiten de organisatie, of zelfs bij concurrerende organisaties, speelt hierbij een rol. Wanneer deze kennis in de verkeerde handen terecht komt, kan dit zorgen voor negatieve effecten voor de organisatie, zoals het verlies van het competitieve voordeel van de organisatie (Smith et al., 2012; Ford et al., 2015). Angst voor ongewilde verspreiding van de gedeelde kennis heeft een negatief effect op de bereidheid om online kennis te delen.
Tenslotte leidt de factor vertrouwen tot een aantal sociale effecten. Het is belangrijk dat er vertrouwen heerst in de groep waarbinnen kennis gedeeld wordt. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van free rider gedrag (i.e. het profiteren van baten, zonder de kosten mee te delen), wordt de motivatie om kennis online te delen kleiner (Pee & Min, 2017;
Paroutis & Saleh, 2009). In zo’n geval wordt er door een of meerdere individuen slechts geprofiteerd van de mogelijkheid om online kennis te delen. Als groepsleden zelf niet bereid zijn kennis te delen, maar deze wel ontvangen van groepsgenoten, wordt het vertrouwen in de groep kleiner en zijn andere groepsgenoten minder bereid om hun kennis met de groep te delen (Pee & Min, 2017). Dit effect wordt in een online omgeving versterkt door een ander sociaal effect, het collectieve actie probleem. In een online omgeving is het niet noodzakelijk dat de zender van kennis face to face in contact komt met de ontvanger. Het is hierdoor makkelijker om kennis te weerhouden (Haas et al., 2015; Bloice & Burnett, 2016).
15
Tabel 3. Factoren met bijbehorende negatieve effecten op motivatie om kennis online te delen
Factor Effect Effect op motivatie om
kennis te delen door:
- Persoonlijke uitkomsten - Betrokkenheid
- Verbondenheid met organisatie normen
Technologische factor
Door technologie ontstaan er nieuwe
mogelijkheden om kennis (niet) te delen
De technologische
mogelijkheden kunnen een verwarrend effect hebben minder snel kennis online delen
Paroutis & Saleh (2009) Ontstaan van informatie overload
Pirkkalainen & Pawlowski (2013)
Het niet begrijpen van de online tool
De lagere motivatie komt doordat de persoonlijke uitkomsten van het kennisdelen als negatief worden beoordeeld.
Mogelijkheid om van tevoren
anderen met wie je liever niet communiceert eruit te filteren minder snel kennis online delen
Hwang et al. (2015)Eerder informatie delen met gelijken, waardoor anderen makkelijker
Effect op motivatie door betrokkenheid
16 geweigerd worden
Sociale factor
Mensen behoren graag tot een groep
Weinig risico om sociale normen direct te schenden, het niet delen van kennis wordt niet waargenomen minder snel kennis online delen
Haas et al., (2015)
'Collectieve actie probleem';
waar niemand in de groep actie onderneemt
Effect op motivatie door betrokkenheid
Niet onder ogen komen van de ontvanger van kennis minder snel kennis online delen
Bloice & Burnett (2016) Werknemers nemen eerder de kosten van het delen van kennis in acht
Effect op motivatie door betrokkenheid en persoonlijke uitkomsten
Organisatorische factoren
Support vanuit de organisatie
Bij een gebrek aan support en erkenning van de organisatie minder snel kennis delen
Paroutis & Saleh (2009) Gebrek aan support werkt demotiverend voor werknemers
Effect op motivatie door organisatorische normen
17
Persoon – Organisatie fit Wanneer er een misfit is tussen persoon en organisatie minder snel kennis delen
Pee & Min (2017) Een misfit kan leiden tot schadelijk gedrag doordat normen niet overeenkomen met organisatie normen
Effect op motivatie door organisatorische normen
Vertrouwen
Vertrouwen in groepsgenoten
Free rider gedrag minder snel kennis online delen
Paroutis & Saleh (2009); Haas et al., (2015)
Makkelijker om online aan 'free riden' te doen aangezien er geen direct contact is
Pee & Min (2017) Weinig vertrouwen is dat groepsgenoten ook kennis terug delen (wederkerigheid)
Effect op motivatie door persoonlijke uitkomsten en betrokkenheid
Gebrek aan vertrouwen in
betrouwbaarheid van
groepsgenoten minder snel online kennis delen
Ford et al., (2015); Pirkkalainen
& Pawlowski (2015)
Effect op motivatie door persoonlijke uitkomsten
18
Verlies van knowledge power omdat kennis online opgeslagen kan worden en vervolgens eerder opgezocht kan worden door anderen.
Vertrouwen in mensen buiten de organisatie
Bescherming van vertrouwelijke informatie minder snel online kennis delen
Ho et al., (2010); Pee & Lee (2015)
Kennis kan online makkelijker doorlekken en zichtbaar worden voor mensen voor wie kennis niet bedoeld is
Baxter et al. (2012); Ford et al., (2015)
Kennisdeling Paradox:
spanning tussen het willen horen bij een groep en het moeten beschermen van informatie
Effect op motivatie door verbondenheid met normen van de organisatie en betrokkenheid
*Geordend op factor en vervolgens op chronologische volgorde
Relatie tussen de factoren en soorten motivatie
In dit paper zijn eerst een aantal vormen van motivatie besproken, namelijk; het streven naar persoonlijke uitkomsten, betrokkenheid bij de groep en verbondenheid met organisatorische normen. Vervolgens zijn de factoren die een negatief effect kunnen hebben op deze motivatie onderverdeeld in vier categorieën; technologie, sociaal, organisatorisch en vertrouwen. Er is
19
een verband te zien tussen verschillende factoren en de verschillende redenen waardoor mensen gemotiveerd raken. Dit verband is tevens aangegeven in Tabel 3.
Motivatie vanwege betrokkenheid
Effecten die voortvloeien uit de sociale factor, zoals het collectieve actie probleem, hebben effect op motivatie om kennis online te delen omdat ze zich betrokken voelen bij de groep.
Dit is bijvoorbeeld te zien bij free rider gedrag. Wanneer mensen zich minder betrokken voelen bij de groep, zullen ze minder snel kennis delen met de groep en alleen profiteren van de kennis die wel gedeeld wordt (Pee & Min, 2017; Paroutis & Saleh, 2009). Dit zorgt op zijn plaats weer tot minder kennisdeling van andere groepsleden. Het werkt als een soort vicieuze cirkel, met betrokkenheid in de hoofdrol.
Motivatie vanwege verbondenheid met normen van de organisatie
Daarnaast is te zien dat effecten die voortvloeien uit organisatorische factoren vaak effect hebben op motivatie wegens verbondenheid met organisatorische normen. Zo heeft een persoon – organisatie misfit een negatief effect op de motivatie om kennis online te delen omdat de werknemer zich bij een misfit vaak niet verbonden voelt met de normen van de organisatie (Paroutis & Saleh 2009). Wanneer er geen persoon-organisatie fit is, kan dit er voor zorgen dat werknemers minder gemotiveerd zijn om kennis online te delen. Dit komt doordat bij een misfit de normen van werknemer en de organisatie niet overeenkomen (Pee &
Min, 2017).
Effecten die voortvloeien uit de factor vertrouwen, hebben volgens de dataset effect op drie redenen voor motivatie om kennis online te delen. Zo heeft angst voor het ongewild online verspreiden van kennis een negatief effect op de motivatie om kennis te delen doordat een werknemer waarde hecht aan zijn of haar persoonlijke uitkomsten (Pee & Min, 2017;
Ford et al., 2015; Pee & Lee, 2015; Pirkkalainen & Pawlowski, 2013). Mensen zijn door deze angst minder bereid om online kennis te delen omdat dit negatieve persoonlijke uitkomsten met zich mee kan brengen, zoals het verlies van knowledge power (Hwang et al., 2015). Het per ongeluk verspreiden van vertrouwelijke informatie kan een negatief effect hebben op de relatie met de groep (Paroutis & saleh, 2009). Als laatste zijn werknemers minder bereid om kennis online te delen wanneer ze bang zijn dat deze ongewild verspreid wordt (Ho et al..
2010). Dit komt omdat werknemers zich verbonden voelen met de normen van een
20
organisatie. Wanneer er vertrouwelijke informatie vrijkomt, kan dit nadelig zijn voor de organisatie.
Discussie en Conclusie
Volgens Polanyi (1961) is het belangrijkste aspect bij kennisdeling dat mensen gemotiveerd zijn om kennis te delen. In dit onderzoek hebben we gekeken naar factoren die deze motivatie negatief beïnvloeden. Zodoende focust dit onderzoek zich op de volgende vraag: Welke factoren hebben een negatief effect op de individuele motivatie om online kennis te delen binnen een organisatie?
De onderzoeksvraag is onderzocht door middel van een literatuur review. Er is een dataset gevormd van veertien artikelen. Deze negatieve factoren zijn te verdelen in de factor vertrouwen en technologische, sociale en organisatorische factoren. Deze factoren beïnvloeden motivatie van werknemers om kennis online (niet) te delen. Werknemers kunnen gemotiveerd raken door drie verschillende redenen (i.e. persoonlijke uitkomsten, betrokkenheid en verbondenheid met organisatie normen).
Motivatie door persoonlijke uitkomsten
Motivatie door persoonlijke uitkomsten kan beïnvloed worden door technologische factoren.
Zo kunnen technologische mogelijkheden zorgen voor verwarring, waardoor kennis online minder snel gedeeld wordt (Pirkkalainen & Pawlowski, 2013). Ook de factor vertrouwen heeft effect op motivatie door persoonlijke uitkomsten. Kennis kan online makkelijker opgeslagen en gebruikt worden door anderen (Ford et al., 2015; Prikkalainen & Pawlowski, 2013). Hierdoor wordt het risico op verlies van knowledge power groter, wat als een negatieve persoonlijke uitkomst beoordeeld wordt. Werknemers moeten dus vertrouwen hebben in de groep waarin ze kennis online willen delen.
Motivatie door verbondenheid met organisatie normen
Motivatie door een gevoel van verbondenheid met de normen van de organisatie wordt beïnvloed door organisatorische factoren. Artikelen uit de dataset concludeerde dat een gebrek aan support van de organisatie zorgt voor een lagere motivatie om online kennis te delen (Paroutis & Saleh, 2009; Pirkkalainen & Pawlowski, 2013). Zij benadrukken het belang van de persoon-organisatie fit. Wanneer er een misfit is, kan dit volgens Pee & Min (2017) leiden tot een vermindering van betrokkenheid van werknemers. Tevens geven Paroutis en
21
Saleh (2009) aan dat een gebrek aan support van de organisatie demotiverend kan werken voor werknemers. Dit betekent dat organisaties zelf een rol kunnen spelen bij de bereidheid van haar werknemers om kennis te delen.
Terwijl er naar de negatieve factoren gekeken werd, viel op dat een groot deel van de negatieve effecten in verband te brengen waren met de factor vertrouwen. Uit een analyse van de effecten bleek dat wanneer vertrouwen niet aanwezig is, werknemers minder bereid waren om kennis online te delen. Het gebrek aan vertrouwen kan zich op verschillende manieren uiten; gebrek aan vertrouwen in de technologie (i.e. technologisch), gebrek aan vertrouwen in de organisatie (i.e. organisatorisch), of een gebrek aan vertrouwen in groepsgenoten of andere werknemers (i.e. sociaal).
Motivatie door betrokkenheid
Motivatie door betrokkenheid wordt met name beïnvloed door sociale factoren. De dataset benoemt dat het feit dat individuen elkaar bij online kennisdeling niet hoeven te zien, zorgt voor een lagere motivatie om kennis online te delen (Haas et al., 2015). Het wordt online makkelijker om kennis niet te delen omdat er een sociaal aspect mist (Haas et al., 2015;
Bloice & Burnett, 2016). Zenders van kennis hoeven de ontvangers van kennis niet onder ogen te komen, hierdoor wordt het gevoel van betrokkenheid minder (Haas et al., 2015).
Individuele motivatie om kennis online te delen is in verband te brengen met de 'spillover hypothese'. Er wordt bij deze hypothese verondersteld dat een hoge betrokkenheid van werknemers bij hun werk een positief effect zou hebben op de motivatie om online kennis te delen. Deze hypothese legt uit dat betrokkenheid bij het werk overvloeit naar taken die origineel niet bij de 'core' taak van een baan horen, zoals het online delen van kennis (Ford et al., 2015). Wanneer werknemers zich betrokken voelen bij het werk dat ze verrichten, zal dit leiden tot een verhoogde motivatie om (online) kennis te delen. Deze theorie wordt ondersteund door meerdere onderzoeken uit de dataset (Paroutis & Saleh, 2009; Pirkkalainen
& Pawlowski, 2013; Pee & Min, 2017). Zij benadrukken het belang van betrokkenheid voor de motivatie om kennis online te delen en gaan ervan uit dat een hoge mate van betrokkenheid leidt tot een grotere motivatie om kennis (online) te delen.
Organisaties kunnen volgens Kimbal en Nink (2006) de betrokkenheid van haar werknemers verhogen door werknemers het gevoel te geven dat managers oprecht om ze geven en met ze mee denken. Wanneer managers bijvoorbeeld de tijd nemen om de sterke kanten van werknemers (en hoe ze deze kunnen inzetten) te bespreken, laten managers zien dat ze meedenken met de werknemer (Kimbal & Nink, 2006).
22
Hiertegenover staat de 'provisioning hypothese'. Deze hypothese verklaart waarom betrokkenheid juist een negatief effect heeft op de motivatie om kennis te delen. Volgens deze hypothese kan een hoge mate van betrokkenheid ervaren worden als een 'demand' (Ford et al., 2015). Dit betekent dat betrokkenheid wordt ervaren als iets dat energie kost. Wanneer werknemers erg betrokken zijn bij het werk dat ze moeten verrichten, stoppen zij al hun beschikbare resources in het werk (Ford et al., 2015). In dit geval kan het zo zijn dat er geen resources over zijn om te investeren in andere taken zoals het delen van kennis. Deze theorie ziet het delen van kennis dus niet als een core taak van werk. Er is een onderzoek uit de dataset die deze theorie ondersteunt. Haas et al. (2015) verklaren dat druk op werknemers van de core taken van werk ervoor zorgt dat zij minder snel kennis delen. Zij zien kennisdeling niet als een onderdeel van vaste werkzaamheden en leggen uit dat meer betrokkenheid bij werk kan leiden tot een ervaring van hoge druk. Deze druk zorgt ervoor dat werknemers minder online kennis delen en de beschikbare resources liever stoppen in de core taken van het werk. Zij ondersteunen dus de provisioning hypothese door de negatieve invloed van betrokkenheid op de motivatie om online kennis te delen te verklaren.
In dit geval is het belangrijk dat organisaties zich inzetten om werknemers te laten zien dat het delen van kennis een belangrijke taak is die bij het werk hoort. Volgens de Directeur HR van de Universiteit Twente maakt het in dit geval uit wat je als organisatie waardeert en beloont (J.M. Sluijs, persoonlijke communicatie, 26 april, 2019). Het is belangrijk wat je als organisatie bestempelt als waardevolle activiteiten en hoe je deze waardeert. Vaak komen prestaties voort uit een team, het is de kunst om zoiets dan ook op die manier te waarderen. Door als organisatie te laten zien dat het kennisdelen belangrijk is, en dat dit gezien wordt, is het mogelijk om werknemers te motiveren om dit te blijven doen.
In de praktijk bieden deze inzichten een mogelijkheid voor organisaties om in te spelen op de motivatie van werknemers om online kennis te delen. Zo kunnen organisaties betrokkenheid verhogen door sterke kanten van de werknemer te benadrukken (Kimbal &
Nink, 2006). Ook kunnen organisaties laten zien dat het online delen van kennis een belangrijke taak is, door duidelijk te maken wat je als organisatie waardeert en beloont (J.M.
Sluijs, persoonlijke communicatie, 26 april, 2019).
Meerdere onderzoeken uit de dataset geven aan dat organisaties zelf actie moeten ondernemen om motivatie van werknemers om kennis te delen te stimuleren (Pirkkalainen &
Pawlowski, 2013; Amaya, 2013; Bloice & Burnett, 2016; Paroutis & Saleh, 2009; Hildrum,
23
2009; Bourdon et al., 2015; Ford et al., 2015). Organisaties spelen dus een belangrijke rol bij de motivatie van haar werknemers om kennis online te delen. Verder benadrukken Bourdon et al., (2015) dat bij stimuleren van online kennisdeling er geen oplossing te vinden is die voor elke organisatie in elke context werkt. In verschillende organisaties reageert elke werknemer weer anders op bepaalde stimuli (Pee & Min, 2017). Het is lastig om een oplossing te geven die breed toepasbaar is.
Limitaties en aanbevelingen
Er zijn een aantal limitaties van dit onderzoek die benoemd moeten worden. Als eerste bestaat de gebruikte dataset uit een relatief klein aantal artikelen. Het is lastig om de bevindingen te generaliseren. Daarnaast geven niet alle gebruikte artikelen een duidelijke definitie van kennisdeling of online kennisdeling. Dit betekent dat sommige informatie uit de dataset lastig te vergelijken was met andere onderzoeken.
Verder focust dit onderzoek zich uitsluitend op negatieve effecten. Positieve effecten worden buiten beschouwing gelaten en er wordt niet verder ingegaan op hoe deze in verband zouden kunnen staan met negatieve effecten. Volgend onderzoek zou in kunnen gaan op positieve en negatieve effecten op de motivatie om online kennis te delen. Wanneer deze samen behandeld worden, kunnen hier wellicht extra inzichten uit voort komen.
Tenslotte gaat dit onderzoek ervan uit dat meer online kennis delen per definitie beter is. Het onderzoek gaat niet dieper in op het belang van kennisdeling en verklaart dan ook niet waarom meer kennisdeling beter zou moeten zijn. Volgend onderzoek zou zich meer kunnen richten op de waarom vraag: waarom is het goed om meer kennis online te delen? Volgend onderzoek zou in dit geval de focus kunnen leggen op de gevolgen van online kennisdeling in plaats van de oorzaken. Om een compleet beeld te krijgen van het proces online kennisdeling moeten oorzaak, gebeurtenis en gevolg behandeld worden.
Theoretische en praktische implicaties
Deze literatuurstudie is vooral een uitbreiding van bestaande theorie omdat het focust op negatieve effecten van de individuele bereidheid om kennis te delen. Eerder onderzoek richt zich vooral op positieve effecten op de bereidheid om kennis te delen. Door gestructureerd te zoeken naar factoren die een negatief effect hebben, zijn er verschillende soorten effecten geïdentificeerd. Er is gekeken naar wat werknemers ervan weerhoudt om kennis online te delen. Dit is belangrijk omdat er op deze manier een breder beeld wordt gecreëerd van effecten op online kennisdelen.
24
Dit onderzoek benadrukt het effect van de factor vertrouwen op de individuele motivatie om kennis te delen. Een groot deel van de negatieve effecten die in dit onderzoek geïdentificeerd zijn, hebben te maken met de factor vertrouwen (Ho et al., 2010; Pee & Min, 2015; Pee & Lee, 2017; Ford et al., 2015; Pirkkalainen & Pawlowski, 2013). Een aantal van deze effecten hebben te maken met vertrouwen in de technologie die gebruikt is om kennis te delen. Individuen vinden het belangrijk dat de gedeelde informatie goed beschermd wordt (Baxter et al., 2012; Ford et al., 2015; Pikkalainen & Pawlowski, 2013).
Tevens kunnen werknemers niet zomaar gedwongen worden om kennis online te delen, dit is een vrijwillige keuze (Amaya, 2013). Om te zorgen dat werknemers daadwerkelijk kennis online delen, kunnen organisaties proberen de factoren die negatieve effecten veroorzaken te verminderen. Hiervoor moet het duidelijk zijn welke factoren negatieve effecten veroorzaken. De factoren zijn te verdelen in vier categorieën;
organisatorisch, sociaal en technologisch en de factor vertrouwen. Organisatorische factoren hebben vooral effect op motivatie om kennis te delen vanwege verbondenheid met de normen van de organisatie. Dit wordt tevens benadrukt in een interview met K.L. van der Goot, manager P&O bij het Meander Medisch Centrum. Zij legt uit dat loyaal personeel veel doet om de organisatie beter te maken. Om dingen in de organisatie beter te maken heb je kennis nodig (K.L. van der Goot, persoonlijke communicatie, 26 april, 2019). Daarnaast spelen sociale factoren een rol. Deze factoren hebben vooral effect op motivatie omdat werknemers zich betrokken voelen bij de groep. Dit sluit aan bij de spill over hypothese, waar betrokkenheid zorgt voor een hogere mate van (online) kennisdeling. Daarnaast komt dit overeen met het interview met K.L. van der Goot (2019). Uit een onderzoek binnen haar bedrijf bleek dat werknemers bij Meander Medisch Centrum bovengemiddeld betrokken zijn bij de organisatie. Deze betrokkenheid heeft volgens van der Goot (2019) verschillende positieve effecten. Zo heerst er openheid bij het personeel en wordt kennis eerder (online) gedeeld. Echter zijn er ook onderzoeken die beweren dat een hoge mate van betrokkenheid zorgt voor een lagere mate van (online) kennisdeling (Haas et al., 2015; Ford et al., 2015).
Het risico van het benadrukken van core taken van bepaald werk is dat secundaire taken, zoals het online delen van kennis, worden ondersneeuwt. Daarom is het van belang dat organisaties expliciet benadrukken dat online kennisdeling belangrijk is. Dit kan volgens J.M. Sluijs (2019) gestimuleerd worden door dit aspect op de juiste manier te waarderen. Het is volgens hem belangrijk om als organisatie te erkennen dat veel prestaties een team effort zijn. Hij benadrukt hierbij dat de goede werkers niet altijd de mensen zijn die op het podium staan, vaak zijn de mensen achter de schermen minstens zo belangrijk. Door het belonen van teams
25
creëer je meer samenhorigheid en is het mogelijk dat werknemers eerder kennis (online) met elkaar delen.
Organisaties kunnen op deze manieren rekening houden met deze negatieve factoren en investeren in het tegengaan van de bijbehorende effecten. Zoals Benjamin Franklin schreef
“An investment in knowledge always pays the best interest”.
26 Referenties
Amayah, A. (2013). Determinants of knowledge sharing in a public sector organization. Journal of knowledge management, 17(3), 454-471.
Baig, N., Khan, A. W., & Chaudhry, B. (2014). Role of demographic diversity in online knowledge sharing. Pakistan Journal of Commerce and Social Sciences (PJCSS), 8(2), 279-304.
Bakker, A. B., & Demerouti, E. (2007). The job demands-resources model: State of the art. Journal of managerial psychology, 22(3), 309-328.
Baumeister, R. F., & Leary, M. R. (1995). The need to belong: desire for interpersonal attachments as a fundamental human motivation. Psychological bulletin, 117(3), 497- 529.
Bermejo, S. (2005). Cooperative electronic learning in virtual laboratories through forums.
IEEE Transactions on Education, 48(1), 140-149.
Bloice, L., & Burnett, S. (2016). Barriers to knowledge sharing in third sector social care: a case study. Journal of Knowledge Management, 20(1), 125-145.
Bourdon, I., Kimble, C., & Tessier, N. (2015). Knowledge sharing in online communities: the power game. Journal of Business Strategy, 36(3), 11-17.
Charband, Y., & Navimipour, N. J. (2016). Online knowledge sharing mechanisms: a systematic review of the state of the art literature and recommendations for future research. Information Systems Frontiers, 18(6), 1131-1151.
Chatti, M. A., Jarke, M., & Frosch-Wilke, D. (2007). The future of e-learning: a shift to knowledge networking and social software. International journal of knowledge and learning, 3(4-5), 404-420.
Chen, T.-L. (2014). Exploring e-learning effectiveness perceptions of local government staff based on the diffusion of innovations model. Administration & Society, 46(4), 450–
466.
Choo, C. W. (2003). Perspectives on managing knowledge in organizations. Cataloging &
classification quarterly, 37(1-2), 205-220., 37:1-2, 205-220.
Chowdhury, S. (2005). The role of affect- and cognition-based trust in complex knowledge sharing. Journal of Managerial Issues, 17(3), 310–326.
Daellenbach, U. S., & Davenport, S. J. (2004). Establishing trust during the formation of Technology alliances. Journal of Technology Transfer, 29(2), 187–202.
Eng, T. Y. (2007). An investigation of internet coordination mechanisms in network organizations.Journal of Interactive Marketing, 21(4), 61-75.
27
Ford, D., Myrden, S. E., & Jones, T. D. (2015). Understanding disengagement from knowledge sharing: engagement theory versus adaptive cost theory. Journal of Knowledge Management, 19(3), 476-496.
Gronhaug, K., & Stone, R. (2012). The learning organization: An historical perspective, the Learning process, and its influence on competitiveness. Competitiveness Review: An International Business Journal, 22(3), 261-275.
Haas, M. R., Criscuolo, P., & George, G. (2015). Which probleems to solve? Online
knowledge sharing and attention allocation in organizations. Academy of Management Journal, 58(3), 680-711.
Hildrum, J. M. (2009). Sharing tacit knowledge online: A case study of e-Learning in Cisco's network of system integrator partner firms. Industry and Innovation, 16(2), 197-218.
Ho, L. A., Kuo, T. H., Lin, C., & Lin, B. (2010). The mediate effect of trust on organizational online knowledge sharing: An empirical study. International Journal of Information Technology & Decision Making, 9(04), 625-644.
Hwang, E. H., Singh, P. V., & Argote, L. (2015). Knowledge sharing in online communities:
Learning to cross geographic and hierarchical boundaries. Organization Science, 26(6), 1593-1611.
Jost, J. (2017) Knowledge. Theory Bioscience, 136(1), 1-17
Kimball, L. S., & Nink, C. E. (2006). How to improve employee motivation, commitment, productivity, well-being and safety. Corrections Today, 68(3), 66-70.
Leydesdorff, L. (2011). “Structuration” by intellectual organization: the configuration of knowledge in relations among structural components in networks of
science. Scientometrics, 88(2), 499-520.
Liang, C., Chang, C. C., Rothwell, W., & Shu, K. M. (2016). Influences of organizational culture on knowledge sharing in an online virtual community: Interactive effects of trust, communication and leadership. Journal of Organizational and End User Computing (JOEUC), 28(4), 15-32.
Navimipour, N., Rahmani, A. M., Navin, A. H., & Hosseinzadeh, M. (2015). Expert cloud: A cloud-based framework to share the knowledge and skills of human resources.
Computers in Human Behavior, 46(1), 57–74.
Navimipour, N.J.,& Zareie,B.(2015). A model for assessing the impact of e-learning systems On employees’ satisfaction. Computers in Human Behavior, 53(1), 475-485.
Paroutis, S., & Al Saleh, A. (2009). Determinants of knowledge sharing using Web 2.0 technologies. Journal of knowledge management, 13(4), 52-63.
28
Pee, L. G., & Min, J. (2017). Employees’ online knowledge sharing: the effects of person- environment fit. Journal of Knowledge Management, 21(2), 432-453.
Pirkkalainen, H., & Pawlowski, J. M. (2014). Global social knowledge management–
understanding barriers for global workers utilizing social software. Computers in Human Behavior, 30(1), 637-647.
Polanyi, M. (1961). Knowing and being. Mind, 280(70), 458-470.
Reischauer, G., & Mair, J. (2018). How organizations strategically govern online communities: Lessons from the sharing economy. Academy of Management Discoveries, 4(3), 220-247.
Ryan, R. M., & Deci, E. L. (2000). Intrinsic and extrinsic motivations: Classic definitions and new directions. Contemporary educational psychology, 25(1), 54-67.
Smith, A. L., Baxter, R. J., Boss, S. R., & Hunton, J. E. (2012). The dark side of online knowledge sharing (retracted). Journal of Information Systems, 26(2), 71-91.
Thiecke, M. & van Leeuwen, B. (2017). Systematic Transition Management (1e ed.).
Systemic Book Publishing.
Van Doodewaard, M. (2006). Online knowledge sharing tools: any use in Africa. Knowledge Management for Development Journal, 2(3), 40–47.
Zhang, X., De Pablos, P. O., & Zhang, Y. (2012). The relationship between incentives, explicit and tacit knowledge contribution in online engineering education project.
International Journal of Engineering Education, 28(6), 1341-1346.
29 Bijlagen
Interviews
1. Karin van der Goot (manager P&O en secretaris Raad van Bestuur, Meander Medisch Centrum)
Karin van der Goot is 53 jaar oud en werkt sinds vijf jaar bij het Meander Medisch Centrum te Amersfoort. Dit is een topklinisch ziekenhuis met meerdere locaties voor de regio Amersfoort, Barneveld, Bunschoten, Leusden en Nijkerk. Het ziekenhuis heeft ruim 3.000 medewerkers.
Interview 1: Leanne Sluijs en Karin van der Goot
Hoe belangrijk zijn online kennis platforms in een ziekenhuis en hebben jullie deze?
Wij hebben sowieso heel veel protocollen waarin kennis is verwerkt. Dat is allemaal online
beschikbaar. Dat moet ook. Je moet op het moment dat iets gebeurt dit direct kunnen opzoeken. We hebben ook Meander Connect. Daar kunnen mensen zelfkennis of ervaring delen. In het kader van duurzame inzetbaarheid kunnen mensen vlogs/blogs inzetten. Dat is best moedig, want dit zijn vaak persoonlijke verhalen. Kennis kun je eigenlijk niet voor je houden in een ziekenhuis. Hier wordt ook veel onderzoek gedaan en die kennis deel je ook. In een ziekenhuis ben je dus heel erg gewend aan het delen van kennis.
We hebben daar allerlei manieren voor. We zijn afgegaan van papier. Maar de oudere generatie moet je op een andere manier benaderen dan de jongere generatie. Die jongere generatie begrijpt technologie meer en is bekend met dingen als vlogs. Het kan eigenlijk niet dat oudere werknemers niet die kennis niet goed tot zich kunnen nemen. Om te kunnen functioneren is dit noodzakelijk. Je biedt kennis daarom wel anders aan. Je hebt e-learning, maar ook praktijkdagen.
Nieuw theoretisch inzicht wordt toch in de praktijk geoefend.
Twee hypotheses die elkaar tegenspreken. Wat zie je in de praktijk?
Het is in een ziekenhuis toch wel verplicht om kennis te delen. We hebben sowieso uit het MTO (medewerkerstevredenheidsonderzoek) gehaald dat medewerkers in Meander heel betrokken en loyaal zijn. Dat betekent ook dat ze heel veel doen om dingen beter te maken. Om dingen beter te maken heb je ook kennis nodig. En deze moet je delen met elkaar.
Naar het idee van Karin is de eerste hypothese in dit geval ook nog steeds waar. Ze kan het vergelijken met andere ziekenhuizen (niet zozeer andere branches), waar ze minder betrokken zijn maakt het ze toch minder uit. Je neemt kennis niet tot je en deelt het ook niet met collega’s. Als je echt de beste wil zijn, dan wil je dus toch betrokken medewerkers.
Kennis doet ook wat als mensen snappen waarom ze het moeten doen en hoe het in elkaar steekt. Dan word je dus ook meer betrokken. Het is dus ook een soort visceuze cirkel. In de basis willen mensen groeien. Als je meer kennis ergens van hebt ben meer betrokken en als je meer betrokken bent wil je dus ook meer kennis delen.
Een ziekenhuis is natuurlijk ook niet gericht op het individu, maar op de maatschappij beter maken. Als kennis individueel gericht is dan ga je heel erg voor jezelf en je eigen invloed en macht en daarmee je positie sterk maken. Maar in een ziekenhuis moet je het gewoon samendoen. Je hebt bijna geen individuele taken, want je doet het voor andere mensen.
2. Joost Sluijs (HR Directeur, Universiteit Twente)
Joost Sluijs is 51 jaar oud en werkt sinds vijf jaar bij de Universiteit Twente (UT). Dit is een Technische Universiteit in Enschede. De universiteit telt ongeveer 10.000 studenten en 2.900 medewerkers.
Interview 2: Leanne Sluijs en Joost Sluijs
30
Heb je bij jullie bepaalde technologieën die kennis delen ondersteunen?
Hangt af van definitie kennis. Kennis is informatie en dingen die je weet in generieke zin (door ervaring). Er wordt over bijvoorbeeld projecten en beslissingen veel kennis gedeeld, d.m.v.
Sharepoint. Hierin heb je bijvoorbeeld een project portfolio, iedereen die meewerkt aan dit project heeft hier toegang tot. Ook heel HR kan er in meekijken. Joost wil eigenlijk iedereen in de organisatie, maar dat vinden mensen nu nog een beetje te eng. Echter, dit project Dat is meer info over
beslissingen en status van projecten dan kennis.
We hebben dat ook op Sharepoint. We voegen iets toe daar zodat je uit één plek alles kan vinden. We hebben allerlei tips en trucs over hoe je een project start, hoe je een beslissing neemt etc.
Een soort logboek met allerlei best practices en voorbeelden.
Omdat het online is, denk je dat dit werknemers weerhoudt van kennis delen?
Online kennis wordt alleen gebruikt als je het weet dat het er is. Het helpt als je de mensen kent die het er op gezet hebben. Zodat mensen die dat hebben gemaakt kunnen zeggen; hey maar je kan dit wel gebruiken. Werknemers vinden het moeilijker om het online op te zoeken en vragen het liever aan iemand. Het helpt dus om het proces te stimuleren als iemand zegt de kennis al online te hebben gedeeld.
De HR afdeling heeft een bijzondere observatie gedaan. Zij waren benieuwd hoe je omgaat met werkdruk. Dit werd op Sharepoint gezet. Toen hadden ze zelf last van werkdruk en toen gebruikte ze het niet eens zelf. Heel gek eigenlijk.
Twee hypotheses: Welke van de twee zie jij in de praktijk het meest?
Allebei tegelijkertijd kunnen ze er zijn in een organisatie. Het is meer individueel hoe je zelf bent en graag werkt. Het kan te maken hebben met je leerstijlen. Leer je door het te doen of door er over te sparren en reflecteren? Joost herkent ook dat sommige mensen veel delen en praten en opzoeken en die koppel je dan eerder aan een leerstijl dan aan betrokkenheid of cultuur. De leerstijl is redelijk individueel en je kunt minder over een groep zeggen.
Het kan ook te maken hebben met een rol in de organisatie. Een manager kan het belangrijker vinden om kennis te delen dan anderen werknemers, omdat je dan geen gezeur er naast hebt.
Werknemers daaronder vinden die extra verantwoordelijkheid minder.
Kennis delen is belangrijk, want dan bouw je verder, maar je wil ook de eerste zijn (in bijvoorbeeld onderzoek). Het gaat er dus om: wat wordt er beloond? Wat zijn waardevolle
activiteiten? Wanneer je hier uit bent, waardeer deze dan ook. Herken dat iets een team effort is en waardeer het dan als een team.
Hoe herken je goede samen werkers? De goede samen werkers zijn niet degene die zelf op het podium staan. Wie staat daarachter? Met wie is er veel communicatie?
31
Tabel 4: Overzicht definities middelen om online kennis te delen
Bron Gebruikte soort Definitie
Hildrum (2009) Networks of Practice Virtuele plek waar benodigde
informatie gepresenteerd kan worden in de vorm van taal
E-Learning Virtuele plek die mensen met dezelfde skills en interesses samenbrengt middels informele interactie Paroutis & Seleh
(2009)
Communicatie via Web 2.0 Tweede generatie van web-services dat een sociale verbondenheid faciliteert. Iedereen kan mee communiceren en samenwerken binnen een informationele context Ho, Kuo, Lin &
Lin (2010)
Online Knowledge sharing IT gebruikt voor: 1) het opslaan van kennis binnen de organisatie en 2) het verbreden van persoonlijke netwerken, door het makkelijker te maken voor werknemers om met elkaar te communiceren
Baxter, Boss &
Hunton (2012)
Virtual collaboration Situatie waar individuen weinig face to face interactie hebben, maar de mogelijkheid hebben om kennis te delen door organizational boundaries heen.
Hwang, Singh &
Argote (2015)
Online communities Virtuele plek waar benodigde
informatie gepresenteerd kan worden in de vorm van taal
Haas, Criscuolo, George (2015)
Online communities of Practice (eCOP)
Sociaal technologieplatform dat een online omgeving biedt waar
werknemers die oplossingen zoeken voor probleemen, deze kunnen vinden bij andere werknemers (die
oplossingen voor deze probleemen
32
kunnen bieden).
Bourdon, Kimble
& Tessier (2015)
Virtual communities of practice
Geen definitie
Liang, Chang, Rothwell & Shu (2016)
Online virtual community Een opeenhoping van individuen die door middel van social media
interactie hebben en zo de
mogelijkheid hebben om samen te werken voor een gemeenschappelijke interesse of een gemeenschappelijk doel
Reischauer &
Mair (2018)
Hosted online communities Een online platform (gebaseerd op ICT) beheerd door een organisatie, waarbinnen individuen interactie hebben, gebaseerd op een
gezamenlijke interesse of een gezamenlijk probleem.
Amaya (2013) - Geen definitie
Pirkkalainen &
Pawlowski (2013)
- Geen definitie
Pee & Lee (2015) - Geen definitie
Ford, Myrden &
Jones (2015)
- Geen definitie
Bloice & Burnett (2016)
- Geen definitie
Pee & Min (2017) - Geen definitie
*Geordend op chronologische volgorde
