MEMO
aan kopie aan datum
Algemeen bestuur 11-12-2020
van eenheid en team bijlage(n)
Stefan Kuks
(ambtelijk betrokkenen: Rita Moorkamp en Rob Spit)
geen
onderwerp kenmerk
Voortgang communicatievisie B2021/3812
Inleiding
In april 2020 is de communicatievisie vastgesteld door het algemeen bestuur. De beoogde effecten van de uitvoering van deze visie zijn maatschappelijke relevantie, interne en externe verbinding, een positieve reputatie en een communicatieve organisatie. De visie biedt inzicht in de wijze waarop communicatie bijdraagt aan het realiseren van het bestuursakkoord, organisatievisie en de organisatiedoelen. Het geeft medewerkers en bestuurders houvast in het dagelijks werk als ambassadeur van het waterschap. Onze communicatiedoelen hierin zijn:
Actieve dialoog, participatie en samenwerking met de publieksgroepen: contact. Een groeiend aantal inwoners, bedrijven, grondeigenaren en netwerkpartners wil
samenwerken, betrokken worden, een bijdrage leveren en verwacht dat we daar ruimte voor bieden.
Blijvende aandacht voor het werk van Vechtstromen en het benutten van kansen voor zichtbaarheid van ons werk, onze opgaves en de dilemma’s waarmee we te maken hebben.
Intern bewustzijn creëren van de relatie tussen het dagelijkse werk met de opgaven en ambities van het bestuur.
De visie is gebaseerd op de bestuurlijke visies en geldt als uitgangspunt voor de communicatie binnen Vechtstromen en ons waterbeheer. De uitgangspunten zijn:
1. We continueren het uitgangspunt van de communicatievisie 2016-2019 dat we de zichtbaarheid van het waterschap verder willen vergroten en het contact van het waterschap met de omgeving verder willen verstevigen.
2. We communiceren met alle publieksgroepen in landelijk en stedelijk gebied over onze kerntaken en de drie hoofdopgaven van het waterschap.
3. Bij opgavegerichte communicatie hebben we ons tot nu toe vooral gericht op het vergroten van bekendheid met de opgave (wat is er aan de hand). In aanvulling hierop willen we ook bestuurlijke dilemma ́s zichtbaar maken (wat is er te kiezen).
4. Bij opgavegerichte communicatie laten we zien waar het waterschap voor staat, maar dat onze opgaven ook een gedeelde verantwoordelijkheid zijn van publieke partijen en private partijen die zelf ook handelingsperspectief hebben (wat kun je er zelf aan doen).
5. We letten meer dan voorheen op aansluiting in de communicatie met de diverse publieksgroepen en wat hen van elkaar onderscheidt (differentiatie).
6. We hebben meer dan voorheen aandacht voor interne communicatie.
Nadat de communicatievisie in april 2020 door het algemeen bestuur werd vastgesteld, is in 2020 gewerkt aan de doorvertaling van de communicatievisie op tactisch en operationeel niveau: hoe sluiten onze communicatieactiviteiten nog beter aan op de doelen uit onze visie? Dit is georganiseerd naast en binnen de reguliere activiteiten zoals perswoordvoering, afstemming met partners, communicatie over processen binnen waterketen en
watersysteem, de communicatieve bijdragen aan lopende projecten, de begeleiding van bestuurders, het beheer van de website en online media, het geven van waterlessen, de productie van communicatiemiddelen, etc. De waan van de dag en de ondersteuning van de organisatie gaan, ondanks en met de impact van Corona, door.
Kortom: in 2020 is, ondanks de Corona-crisis, onze communicatievisie gecontinueerd en in uitvoering. Hieronder geven we de voortgang van de communicatievisie per uitgangspunt in hoofdlijnen weer. Hiermee geven we ook inzicht in de resultaten in 2020 en acties in 2021.
1. Continuering zichtbaarheid en contact
Met onze fysieke publiekspunten bij de Vecht, Dinkel, Regge, Doorbraak en Bargerveen (waar de gesprekken gaande zijn), organiseren we contact en
zichtbaarheid op vijf verschillende plekken in ons gebied met inwoners. Dat doen we
Fysieke en online publiekspunten: de koppel (Vecht), Singraven (Dinkel), Peeze
(Doorbraak), Bargerveen (Drentse beken) en de Enterse Waarf (Regge)
Online publiekspunten (+ educatieplekken): rwzi Emmen, rwzi Sleen, rwzi Hengelo, rwzi Almelo, rwzi Enschede, rwzi Hardenberg, rwzi Nijverdal, Kristalbad, Energiefabriek, Puurwaterfabriek en Nieuw Drostendiep
ook tijdens de excursies en lezingen die we daar geven. In 2020 is de expositie over de Dinkel en het publiekspunt bij de Dinkel (Singraven) geopend. In Drenthe zijn we in gesprek met partners om bij het Bargerveen en wellicht op een andere plek een publiekspunt te openen. Daar wordt in 2021 een vervolg aan gegeven. Op alle publiekspunten organiseren we in 2021 evenementen voor inwoners, indien corona dat toelaat.
Onze fysieke publiekspunten (ook wel vlaggenschepen genoemd) bij de Vecht, Dinkel, Regge, Doorbraak en Bargerveen staan vaak ook centraal in de
projectcommunicatie, omdat we de meeste projecten hebben bij deze grotere beken/rivieren. Jaarlijks voeren we vele projecten uit en komen we bij
publieksgroepen in de achtertuin. Hierbij creëren we altijd zoveel mogelijk gesprek en participatiemogelijkheid voor publieksgroepen: inwoners, bedrijven,
grondeigenaren en andere stakeholders. Na afronding van een project kijken we altijd of en hoe we de online informatie van het project overzetten naar een fysiek of online publiekspunt. Veel mensen genieten namelijk pas van ons werk als de projecten zijn afgerond.
Onze online publiekspunten zijn online startpagina’s op onze website waarop we alle facetten van onze water- en educatieparels (voormalige (top)projecten) laten zien: rwzi Emmen, rwzi Sleen, rwzi Hengelo, rwzi Almelo, rwzi Enschede, rwzi Hardenberg, rwzi Nijverdal, Kristalbad, Energiefabriek, Puurwaterfabriek en Nieuwe Drostendiep. Op de online startpagina’s kunnen onze publieksgroepen alle
informatie (van waterbeheer tot recreatie) terugvinden. In 2020 zijn de eerste pagina’s gemaakt. In 2021 worden deze doorontwikkeld en in de ‘markt’ gezet. Via social media lukt het ons om meer verbreding van publieksbereik te krijgen. We monitoren social media 24 uur per dag en reageren snel op contactverzoeken.
In 2020 is de educatievisie vastgesteld. Met educatie creëren we contact en waterbewustzijn bij jonge mensen op de basisschool, het voortgezet onderwijs en ook het middelbaar beroepsonderwijs (afhankelijk van definitief besluit
meerjarenverkenning 2022). In 2021 continueren we de (digitale) waterlessen en maken we ons educatieve werk meer zichtbaar bij het brede publiek via onze communicatiemiddelen. In Unieverband wordt het jeugdbestuur begin 2021 geëvalueerd. Het jeugdbestuur manifesteert zich vooral op landelijke podia met de boodschap dat jongeren meer willen weten over waterissues en meer betrokken willen zijn. De vraag is of deze behoefte nog steeds actueel is en opweegt tegen de inspanningen die hiervoor nodig zijn. Inzet van Vechtstromen is om het
jeugdbestuur te beëindigen en te werken aan een voorstel om op een andere manier in contact te komen met jeugd tussen de 17 en 25 jaar.
Onze online communicatiemiddelen, een eenduidige huisstijl en contact met de media zijn voertuigen om zichtbaar te zijn en contact te organiseren.
Zo is er in 2020 onder andere gestart met proactieve krantenartikelen in de
weekbladen gedifferentieerd naar Twente en Drenthe. Mede door de droogte heeft het waterschap veel media- aandacht gecreëerd en is de maatschappelijke
relevantie van het waterschap toegenomen. Ook zoeken we de publieksgroepen gericht op via (social) media, bijvoorbeeld met 50 jaar schoon water.
2. Kerntaken en drie hoofdopgaven
Goed waterbeheer vraagt aanpassing op de drie hoofdopgeven: klimaat,
waterkwaliteit en duurzaamheid. We laten op dit gebied zien wat we doen en welke keuzes het bestuur er voor maakt. In 2020 zijn onze bestuursthema’s vertaald in onze communicatiemiddelen zoals de bijsluiter, de website en de samenvattingen van de begroting en meerjarenverkenning. In 2021 gaan we hiermee door en voeren we deze aanpak bijvoorbeeld door in onze folderlijn.
3. Bestuurlijke dilemma’s (wat is er te kiezen)
We willen vaker bestuurlijke dilemma ́s zichtbaar maken (wat is er te kiezen). Dit motto hebben we gebruikt tijdens de verkiezingscampagne en voorafgaand aan vergaderingen van het algemeen bestuur zijn hierover nieuwsberichten verspreid.
We willen structureel communiceren over onze opgaven en dilemma’s. In het kader van het proces van de Watervisie vinden er met alle stakeholders gesprekken plaats over bestuurlijke dilemma’s. Dat doen we ook met klimaatcommunicatie. Binnen de samenwerking met Twents Waternet en Noordelijk Vechtstromen is deze strategie al opgepakt en zijn er dialooggesprekken met onze partners voorbereid en
uitgevoerd (klimaatpraat en laatunietverrassen). In 2021 gaan we hiermee door.
4. Handelingsperspectief bieden
Onze communicatie is positief en biedt contact en handelingsperspectief voor onze publieksgroepen (waterbazen): inwoners, bedrijven, grondeigenaren en andere stakeholders. We spreken deze groepen aan, laten zien wat we op de gebieden doen, creëren wederkerigheid en maken hiervoor onderscheid. Een belangrijk voertuig hierin is de waterbaascampagne die landelijk door de Unie en regionaal door alle waterschappen (waaronder Vechtstromen) in 2020 voor het eerst is ingezet. In 2021 ontwikkelen we dit door en zijn er (landelijke) acties in het voor- en najaar.
5. Differentiatie publieksgroepen
We richten onze communicatie op publieksgroepen (waterbazen): inwoners,
bedrijven, grondeigenaren en andere stakeholders. Voor grondeigenaren bieden we maatwerk met onder andere de agrarische nieuwsbrief, agrarische cafés,
servicepagina’s op de website en projecten als landbouw en natuur op Peil. Voor bedrijven is gestart met maatwerk via de bedrijvenbenadering en via het
innovatiebeleid.
Om het gesprek met publieksgroepen nog beter (online) te kunnen voeren en maatwerk te kunnen bieden, gaan we onze (online)kanalen verder
professionaliseren en inzetten op meer differentiatie naar (leeftijds)groepen/stijlen.
Hiervoor wordt er in 2021 gestart met een organisatiebrede participatievisie en
stakeholderanalyse. Op basis hiervan maken we keuzes. In 2021 wordt er ook gewerkt aan diversiteitsbeleid en inclusiviteit. Op basis hiervan wordt onze visie op arbeidsmarktcommunicatie aangepast.
6. Aandacht interne communicatie
De medewerkers van het waterschap zijn belangrijkste ambassadeurs voor onze publieksgroepen. We proberen daarom het communicatiebewustzijn en interne participatie te bevorderen en met interne communicatie creëren we hier meer intern bewustzijn voor. We brengen 3x per jaar een personeelsblad uit,
tweewekelijks een interne nieuwsbrief, faciliteren online bijeenkomsten/gesprekken en er staat informatie op beeldschermen in de kantoren (narrowcasting). In 2020 is hiervoor een verbeterplan opgesteld en is met het management tijdens de MD- dagen gewerkt ons verhaal (storytelling) en het communicatiebewustzijn. In 2021 krijgt dit een vervolg. We gaan in gesprek met het management, medewerkers en het bestuur over ambassadeurschap. Wie durft er bijvoorbeeld actief (online) lezingen te geven of voor een klas te staan? Welke ambassadeursrol hebben bestuurders en medewerkers hierin? Welke communicatieve ondersteuning is hiervoor nodig?
Onze organisatie kent veranderopgaven om ons werk en onze dienstverlening toekomstgericht en nog efficiënter te organiseren. Bijvoorbeeld op het gebied van digitale transformatie, huisvesting of assetmanagement. Deze beleidsprojecten worden communicatief (meer contact en gedragsverandering) ondersteund.
Voortgang
In deze bestuursperiode is dit is de eerste voortgangsrapportage van de communicatievisie.
Op de eerste PEILdag van ieder jaar wordt deze rapportage aan het algemeen bestuur aangeboden.
