Verslag van wat zich het afgelopen jaar heeft afgespeeld m.b.t. de communicatie tussen ledenraad en het KFPS-bestuur
Met dit verslag wil de ledenraad de leden van het KFPS verslag en openheid van zaken geven over de behandeling van de casus Boet 516 en de samenstelling van de hengstenkeuringscommissie. De ledenraad betreurd dat zij niet eerder in de gelegenheid is geweest om de leden uitvoerig te informeren. Hiervoor zijn drie hoofdredenen aan te voeren:
• Het betreft hier een discussie over het handelen van personen, afspraak is dat in beslotenheid te doen
• De voorzitter heeft het recht de vergadering vanwege de gevoeligheid van het onderwerp, tot geheimhouding te verzoeken , er kunnen dan geen mededelingen “naar buiten” gedaan worden.
• Er is door het bestuur in verband met COVID-19 (corona) geen regiovergadering uitgeschreven.
Hierna volgt een toelichting in chronologische volgorde:
Daags voor kerst 2019 worden de rapporten van het CO online gezet, waarin staat te lezen dat Boet 516 een vorm van cornage heeft, “net niet acceptabel” is de kwalificatie. Binnen zeer korte tijd ontstaat hier erg veel rumoer over binnen de geledingen, waardoor deze rapporten binnen afzienbare tijd weer offline zijn. De ledenraad stuurt 27-12-2019 een brief naar het bestuur en vraagt om uitleg over de besluitvorming omtrent goedkeuring van Boet 516.
Op 3-1-2020 komt hierop een antwoord vanuit het bestuur.
Tijdens de hengstenkeuring januari 2020 ontvangen leden en ledenraadsleden signalen van bestuursleden dat zij niet op de hoogte waren van de aangetoonde cornage bij Boet 516 en pas 12 december hierover zijn geïnformeerd. Verder kon uit de gesprekken geconcludeerd worden dat er onvoldoende sprake was van een goede samenwerking binnen het bestuur en deze verder vorm moest krijgen.
Op 17-1-2020 stuurt ‘De Twaalf’ of te wel de gezamenlijke fokverenigingen een brief aan de ledenraad. De ledenraad verwijst voor beantwoording ‘De Twaalf’ naar het bestuur door.
Op 20-1-2020 is er op aandringen van de ledenraad een bijeenkomst in Zwolle waarbij de ledenraad in beslotenheid met elkaar overleg heeft gevoerd en het hiervoor uitgenodigde bestuur uitleg heeft gegeven over het verloop van de procedure. Onderwerpen tijdens dit overleg waren onder andere:
• Kan de goedkeuring van Boet 516 worden teruggedraaid?
• Is goedkeuring in strijd met dierenwelzijn?
• Moet cornage strakker gekaderd in de reglementen?
• Moet de huidige werkwijze ten aanzien van de besluitvorming over goedkeuring van hengsten worden herzien?
• Wat is de planning t.a.v. de communicatie aangaande cornage, zodat leden goed geïnformeerd zijn over eventuele risico’s ?
Op 10-2-2020 komt in de vorm van een notitie het antwoord over de goedkeuring van Boet 516.
Er blijft communicatie over en weer gaan en vervolgens krijgt het gehele land in maart 2020 te maken met COVID 19. Landelijke maatregelen volgen, later wordt duidelijk dat bestuur geen vergaderingen heeft gehouden, ook niet via de computer. De Kader-dag, de regio- en ledenraadsvergadering worden afgelast.
Op 13-5-2020 is er een online meeting met een afvaardiging van de ledenraad en bestuur m.b.t. Boet 516.
Op 4-6-2020 heeft de vertrouwenscommissie (VC) een evaluatie met het bestuur (vertrouwelijk).
Op 3-7-2020 is de uitgestelde ledenraadsvergadering in Zwolle. Ook hier speelt met name de communicatie omtrent de goedkeuring van Boet 516 weer een grote rol.
Het bestuur geeft een reactie tijdens deze ledenraad n.a.v. de evaluatie met de vertrouwenscommissie (vertrouwelijk).
In deze ledenraadsvergadering worden afspraken gemaakt. De voorzitter (Wiebe Wieling) stelt voor dat er 3 ledenraadsleden een adviescommissie vormen die met het bestuur in gesprek gaat over de samenstelling van de hengstenkeuringscommissie.
De ledenraad verwachtte, gezien de urgentie, op korte termijn een afspraak hierover te maken. Echter door vakantie en afwezigheid van de voorzitter heeft dit niet eerder plaatsgevonden dan 19-8-2020.
Vanuit de adviescommissie wordt aangeven wat de speerpunten zijn waar de ledenraad zich op wil focussen :
• Samenstelling hengstenkeuringscommissie CO 2020
• Samenstelling hengstenkeuringscommissie HK 2020-2021
• Rolverdeling / voorzitterschap HKC (Hengsten Keuring Commissie)
• Afspraken in- en uitstroom inspectieleden HKC
• Communicatie naar leden vanuit KFPS op de website
Op 19-8-2020 heeft de commissie vanuit de ledenraad overleg met het bestuur. Het bestuur had zich naar mening van de commissie, minimaal voorbereid. De uitgangspunten zijn nogmaals doorgenomen.
Op 22-8-2020 stuurt het bestuur de ledenraad een notitie: ‘Notitie hengstenkeuringsjury’.
Op 26-8-2020 zou de commissie vanuit de ledenraad een vervolg gesprek hebben met het bestuur.
Gezien het feit dat de commissie van mening is dat de notitie niet voldeed aan de verwachting en hiermee terug naar de ledenraad wilde, is het vervolggesprek ge-cancelled.
Op 27-8-2020 houdt de ledenraad een besloten ledenraadsvergadering in Zwolle . De punten die daar besproken worden:
1. Komend CO
2. Driehoek ( dit is een afvaardiging van het bestuur, met de manager keuring en opleiding, en de jury, zij overleggen op vaste momenten)
3. HKC 2021
4. Bestuurlijke consequenties, 1-11-2020 .
De ledenraad raakt het vertrouwen kwijt, de communicatie verloopt stroef er gaat telkens veel tijd verloren. Inmiddels zijn we ruim 10 maanden verder en lijkt er weinig veranderd. De ledenraad toetst het draagvlak voor de notitie en diverse denkrichtingen binnen de ledenraad
Op 31-8-20 stuurt de ledenraad naar aanleiding van de bijzondere besloten ledenraadsvergadering het bestuur een brief met de volgende strekking:
1. Handhaven samenstelling hengstenkeuringscommissie voor lopende traject (CO) 2. Aanscherping driehoek, bestuur niet alleen betrekken bij controversiële besluiten, maar
bij alle in te schrijven stamboekhengsten. Reglementair vastleggen werking driehoek voor start CO.
3. Geheel nieuwe hengstenkeuringscommissie voor het hengstenkeuringstraject 2020/2021 met het verzoek dit voor 1 november aan de ledenraad kenbaar te maken. Tevens
verzoekt de ledenraad het toevoegen van een tweetal senior juryleden als back-up en met het oog op mogelijke opvolging.
4. Toevoegen van 2 bestuursleden vanuit de LR of namens de LR om gezamenlijk te werken aan herstel van vertrouwen
Op 4-9-2020 volgt een reactie van het bestuur. “Het bestuur heeft een overleg gehad met de voltallige hengstenkeuringscommissie. Het bestuur heeft op hen een moreel appel gedaan om het huidige hengstenkeuringstraject af te ronden gezien het individuele belang van hengsthouders en het
collectieve verenigingsbelang, de hengstenkeuringscommissie heeft daar mee ingestemd. Er komt een voorstel inzake de aanscherping van de ‘driehoek’, dit voorstel komt binnen twee weken. Het bestuur komt voor 1 november met een bindende voordracht voor het hengstenkeuringstraject 2020-2021 waar zo mogelijk rekening gehouden wordt met de voorkeur van de ledenraad en de belangen van andere stakeholders. Het bestuur stemt in met de uitbreiding van het bestuur via de reguliere weg en stelt voor de gesprekken met de vertrouwenscommissie uit te breiden naar minimaal 4 keer per jaar”.
Op 7-9-2020 volgt vanuit de ledenraad een schriftelijke reactie;
1. Het CO traject (dat 8 september van start gaat) wordt afgerond door de huidige hengstenkeuringscommissie.
2. De driehoek gaat per 8-9-2020 in werking ( ook voor wat betreft de hengsten die instromen via het verkortonderzoek
3. De ledenraad heeft kennisgenomen van de zienswijze van het bestuur maar benadrukt dat zij van mening blijft dat er per 1-11-2020 een voordracht gedaan moet worden voor een
commissie bestaande uit 3 nieuwe leden.
4. De ledenraad houdt vast aan het toevoegen van 2 bestuursleden uit of namens de ledenraad tot het moment dat via reguliere werving en selectie uitbreiding van het bestuur van 5-7 personen plaatsgevonden heeft.
Op 12-9-2020 is er een mail vanuit het bestuur gestuurd aan de ledenraad:
1. Is in uitvoering 2. Is in uitvoering
3. Uiterlijk 1 november komt de voordracht
4. Bestuur zal dit in de eerstvolgende bestuursvergadering bespreken en inhoudelijk reageren Op 22-9-20 stuurt de ledenraad een ‘reminder’ in verband met het tekstvoorstel/procedure
beschrijving van de werking van de driehoek. Ook wordt gevraagd naar de reactie op punt 4.
Op 23-9-2020 volgt een reactie;
1. Is in uitvoering
2. Is invulling aan gegeven. Uitvoering, verantwoordelijkheden etc. worden z.s.m. schriftelijk vastgelegd en zal worden gedeeld met de ledenraad en vervolgens worden geformaliseerd.
3. Bestuur doet uiterlijk 1-11-2020 een voordracht
4. Bestuur stemt in met de voordracht van 2 leden uit of namens de LR voor de duur van minimaal 1 jaar met dezelfde bevoegdheden en verantwoordelijkheden als de zittende bestuursleden.
Op 1-10-2020 heeft de vertrouwenscommissie wederom een evaluatie met het bestuur. Echter heeft die dag de voorzitter Wiebe Wieling in gezamenlijk overleg besloten dat hij niet langer voorzitter is. Hij is afgetreden, en dus ook niet aanwezig bij de evaluatie.
Op 3-10-2020 volgt een buitengewone ledenraadsvergadering in Emmeloord. In verband met de COVID-19 restricties wordt in twee zalen vergaderd en is er voor camera met livestream gezorgd.
Tevens verschijnt er die ochtend een artikel in de Leeuwarder Courant , waardoor de bijeenkomst met de nodige commotie begint.
De ledenraad heeft een vergadering voorafgaand aan de ledenraadsvergadering.
Geralt Pots zit de vergadering voor, als reglementair voorzitter De vergadering is voor alle
betrokkenen zeer intensief. De hengstenkeuringscommissie geeft een toelichting. Er is waardering vanuit de ledenraad voor de aanwezigheid en de toelichting van de juryleden. De vergadering wordt geschorst en de ledenraad vergadert in beslotenheid verder. Het vertrouwen in het bestuur staat mede door het aftreden van voorzitter Wiebe Wieling primair ter discussie, de vraag is hoe verder? In het belang van de vereniging stelt de ledenraad het volgende voor aan het zittende bestuur:
De ledenraad stelt voor om drie leden uit de ledenraad toe te voegen aan het bestuur ( 7=
oneven aantal) en spreekt het vertrouwen uit in ‘het bestuur’ om te komen tot een voordracht binnen de mogelijkheden en die recht doet aan ‘de gevoelens’ van de ledenraad.
De benoeming van deze 3 LR leden voor de bestuursfunctie vindt plaats op 12-10-2020.
Het lijkt een paar weken rustig maar toch gebeurt er veel. De ledenraad heeft op 3-7-2020 al gevraagd om een voordracht voor een nieuwe hengstenkeuringscommissie. Uiteindelijk blijkt dat het bestuur toezeggingen heeft gedaan naar de zittende leden van de hengstenkeuringscommissie, ondanks dat het bestuur op de hoogte was dat hiervoor geen draagvlak bestond binnen de ledenraad. Er wordt door de ledenraad vastgehouden aan de deadline van 1-11-2020, dit in verband met de start van het nieuwe hengstenkeuringstraject begin december 2020 en de ledenraadsvergadering op 27-11-2020 aanstaande. De deadline geeft het vernieuwde bestuur de nodige druk. Tevens wil ook de
hengstenkeuringscommissie weten waar zij aan toe is, er is dus druk van meerdere kanten.
Op 27-10-2020 doet het bestuur het verzoek om met een afvaardiging van de ledenraad in gesprek te gaan over de voorgenomen voordracht voor de hengstenkeuringscommissie. De ledenraad geeft aan dat een eventuele bespreking ledenraads-breed moet plaatsvinden.
Op 30-10-2020 vindt op uitnodiging van het bestuur een online-meeting plaats waarbij de voordracht hengstenkeuringscommissie 2020/2021 en de visie op keuren 2021-2025 wordt gepresenteerd.
De voordracht HKC blijkt identiek, wellicht op basis van andere argumenten, aan wat het bestuur eerder heeft voorgesteld, wat leidt tot uitgesproken teleurstelling bij de ledenraad. Op zaterdag 31- 10-2020 worden via de mail de brief van het bestuur met de voordrachten het document ‘Kader&
Keuren, Visie en Actie 2021-2025 toegezonden.
Maandag 2-11-2020 vinden diverse gesprekken plaats.
Dinsdag 3-11-2020 vindt een online meeting van de ledenraad plaats. De 3 ‘nieuwe’ bestuursleden doen het verzoek of ze een toelichting mogen geven naar aanleiding van de presentatie en de reacties vanuit de ledenraad van afgelopen vrijdag. Ook hadden een aantal ledenraadsleden de behoefte aan feedback. Hier zijn nogmaals de afwegingen vanuit het bestuur herhaald. Er is daarbij aangegeven dat het bestuur zich ervan bewust is dat hiermee onvoldoende invulling geven wordt aan de gevoelens van de ledenraad. Met de constatering dat er geen draagvlak is, zal het bestuur met een nieuwe voordracht moeten komen. Tijdens dit overleg geven de bestuursleden aan dat op basis van de reacties vanuit de ledenraad en het duidelijk ontbreken van draagvlak voor de voordracht, het bestuur komende week met een geheel nieuwe voordracht zal komen.
Na de toelichting vanuit het bestuur vergadert de ledenraad met uitsluitend ledenraadsleden verder en wordt van gedachte gewisseld over de ontvangen stukken, de voordracht , de toelichting en de toezegging van het bestuur. De ledenraad houdt een peiling onder de ledenraadsleden en hiermee wordt bevestigd dat de ledenraad met een overgrote meerderheid tegen deze voordacht is. Daags daarna wordt dit zoals in de ledenraad met het bestuur gecommuniceerd. Tevens besluit de ledenraad om op 6-11-2020 een bijzondere besloten (online) vergadering te beleggen. De ledenraad verzoekt het bestuur uiterlijk 6 november met de nieuwe voordracht te komen.
De VC wordt benaderd of er komende ledenraadsvergadering een voordracht kan plaatsvinden over het voorzitterschap. Dit wordt voor nu afgewezen door de VC.
Op donderdag 5-11-2020 verschijnt een persbericht waarin Geralt Pots en Sieneke Mekkes hebben aangegeven hun taak in het bestuur te hebben neergelegd.
Op vrijdag 6-11-2020 gebeurt er veel, de hengstenkeuringscommissie geeft tijdens een terugkoppeling aan de inzenders van het CO in Exloo aan dat zij de hengsten die dag voor het laatst zullen beoordelen, er ontstaat hierdoor veel commotie bij eigenaren/inzenders.
Het bestuur blijkt hiervan niet op de hoogte. De ledenraad besluit door de ontstane onrust, de geplande Bijzondere besloten ledenraadsvergadering te annuleren en overlegt kort met elkaar in de vorm van een teams meeting. Iedereen is het er over eens dat de zittende bestuursleden meer tijd moeten krijgen om met een nieuwe voordracht te komen. De hengstenkeuringscommissie heeft later die dag bij het bestuur aangegeven tot dinsdag 10-11-2020 te willen bedenken of ze dit traject wat eindigt op 14-11-2020 af gaan maken.
Op social media verschijnen diverse berichten van leden. Ledenraadsleden worden persoonlijk benaderd door leden ‘om verhaal’ te halen, wat soms intimiderende proporties aanneemt. Er is een grote variatie in opmerkingen. Een deel van de leden is (zeer) ontstemt over het feit dat de leden niet gekend zijn in de besluitvorming en er onvoldoende communicatie plaatsgevonden heeft. Ook de lange staat van dienst van de leden van de hengstenkeuringscommissie wordt benoemd. Anderzijds zijn er leden die volledig vertrouwen uitspreken, refereren aan casus Siert 499 en dat het besluit tot goedkeuring van Boet 516 niet zonder consequenties moet blijven.
Ook verschijnt er een interview met Geralt Pots in de paardenkrant. Bestuur en ledenraad geven gezamenlijk een reactie:
“Bestuur en ledenraad KFPS laten in gezamenlijkheid weten: Ieder jaar (her-)benoemt de ledenraad de hengstenkeuringsjury in de najaarsvergadering. De ledenraad heeft het bestuur aangegeven dat er onvoldoende draagvlak is voor herbenoeming. Aangezien het hier gaat om mensen met een grote staat van dienst hebben bestuur en ledenraad gekozen voor het in beslotenheid behandelen van dit
vraagstuk. De beslotenheid en de annulering van de voorjaars-regiovergaderingen door Covid-19 heeft de communicatie naar de leden bemoeilijkt. Zowel bestuur als ledenraad zullen dan ook verslag doen tijdens de komende (online) regiovergadering die gepland staat voor 18 november. Een officieel besluit over de samenstelling van de hengstenkeuringsjury zal tijdens de komende ledenraadsvergadering plaatsvinden.”
Op dinsdag 10-11-2020 verschijnt er een nieuwsbericht op de website waarin staat dat het eindexamen van het Centraal Onderzoek met een week wordt uitgesteld. De reden is onbekend.
