Handleiding e-loket mijnvaph bijstandsorganisa e
21 juni 2021
Cindy Decat 1.1
Wijziging: info toegevoegd over gra s bijstand
1.Aanmelden in het e-loket mijnvaph 3
2.Hoedanigheid selecteren 3
3.Homepagina van het e-loket mijnvaph 3
4.Registra e leden 4
4.1 Nieuw lid toevoegen 4
4.2 Gra s bijstand 5
4.3 Lid inzien 6
4.3 Lid wijzigen 7
4.4 Ledenlijst downloaden 8
4.5 Kwartaallijst gra s bijstand downloaden 9
5.Beheer voucher overeenkomst: 9
5.1 Registreren van een voucher overeenkomst 9
5.2 Voucher overeenkomst inzien 12
5.3 Voucher overeenkomst wijzigen 13
5.4 Voucher overeenkomst verwijderen 16
6.Downloaden van overeenkomsten 19
7.Beheer voucher kosten: 20
7.1 Registreren van voucher kosten 20
7.2 Voucher kosten inzien 22
7.3 Voucher kosten corrigeren 24
7.4 Voucher kosten verwijderen 25
8.Bijkomende ondersteuning 27
8.1 Inzien sessies startpakket 27
8.2 Inzien gra s bijstand 27
9.Dossierbeheer leden 28
10.ISIS-portaal 28
1.Aanmelden in het e-loket mijnvaph
Ga naar www.mijnvaph.be . Er zijn verschillende manieren om aan te melden:
➢ via eID en aangesloten kaartlezer
➢ via itsme
➢ beveiligingscode via mobiel app
➢ beveiligingscode via sms
Indien u problemen ondervindt bij het aanmelden, neem dan contact op met het gra s nummer 1700 van de Vlaamse Overheid. Zij zijn elke werkdag bereikbaar tussen 9u00 en 19u00.
2.Hoedanigheid selecteren
Eens u bent aangemeld, selecteert u de hoedanigheid ‘Medewerker Bijstandsorganisa e + naam van de bijstandsorganisa e’.
Klik op ‘selecteren’.
U komt op de homepagina van het e-loket mijnvaph.
3.Homepagina van het e-loket mijnvaph
Via de homepagina kunt u:
➢ dossiers opzoeken op dossiernummer, rijksregisternummer en naam
➢ een lid toevoegen
➢ de ledenlijst downloaden
➢ de kwartaallijst gra s bijstand downloaden
Naargelang de rechten die u hee binnen de organisa e zullen alle ac es of een deel ervan ac ef zijn.
4.Registra e leden
4.1 Nieuw lid toevoegen
Om een lid toe te voegen klikt u op ‘lid toevoegen’
U komt in het volgend scherm:
Vul de velden in en klik op ‘verzenden’. Na ‘verzenden’ komt u in het dossier op de startpagina van het nieuwe lid.
4.2 Gra s bijstand
Bij de registra e van het nieuwe lid zal het systeem een controle uitvoeren om na te gaan of het nieuwe lid recht hee op gra s bijstand.
Indien ja, dan zal dit zichtbaar zijn in het detail van het lid en zal het lid ook terug te vinden zijn in de ‘kwartaallijst gra s bijstand’. Het recht op gra s bijstand zal ook zichtbaar zijn voor de budgethouder onder de tab ‘bijkomende ondersteuning/gra s bijstand’.
4.3 Lid inzien
Om een lid in te zien ga je naar ‘Selecteer ander dossier’ u kunt dit bovenaan rechts terug vinden.
U komt terug naar de homepagina. Typ het dossiernummer van het lid dat u wilt inzien en klik op ‘zoeken’.
Om de details van het lidmaatschap in te zien klikt u op de 3 puntjes ‘details en wijzigen’. U komt in het volgend scherm:
4.3 Lid wijzigen
In het detailscherm van het lidmaatschap kunt u het lidmaatschap wijzigen via de knop
‘aanpassen’. Klik op ‘aanpassen’, u komt in het volgend scherm:
Pas de gegevens aan en klik op ‘verzenden’. Je komt terug op de homepagina:
4.4 Ledenlijst downloaden
Via de homepagina kunt u de ledenlijst downloaden. Klik op de 3 puntjes en op ‘ledenlijst downloaden’. De ledenlijst wordt in excel aangemaakt.
4.5 Kwartaallijst gra s bijstand downloaden
Via de homepagina kunt u de kwartaallijst gra s bijstand downloaden. Klik op de 3 puntjes en op ‘kwartaallijst gra s bijstand ’. De kwartaallijst gra s bijstand wordt in excel
aangemaakt.
5.Beheer voucher overeenkomst:
5.1 Registreren van een voucher overeenkomst
Via de homepagina zoekt u het dossier op waarvoor u de voucher overeenkomst wilt registreren.
Klik op ‘PVB’ of ‘details’. U komt in het detailscherm van het persoonlijk budget van het lid.
Klik op de tab ‘overeenkomsten’ en vervolgens op de knop ‘voucher overeenkomst toevoegen’.
U komt in het volgend scherm:
Selecteer het type door te klikken op ‘selecteer type’. U komt in het volgend scherm:
Vul de velden in en klik op ‘verzenden’. U krijgt volgende boodschap:
5.2 Voucher overeenkomst inzien
Via de homepagina zoekt u het dossier op waarvoor u de voucher overeenkomst wilt inzien.
Klik op ‘PVB’ of ‘details’. U komt in het detailscherm van het persoonlijk budget van het lid.
Klik op de tab ‘overeenkomsten’. U komt in het detailscherm van de overeenkomsten.
U kunt de voucher inzien door te klikken op de 3 puntjes en op ‘details en wijzigen.’ U komt in het detailscherm van de voucher. In dit scherm ziet u ook de eventuele kosten die reeds geregistreerd zijn op de overeenkomst.
5.3 Voucher overeenkomst wijzigen
Via de homepagina zoekt u het dossier op waarvoor u de voucher overeenkomst wilt wijzigen.
Klik op ‘PVB’ of ‘details’. U komt in het detailscherm van het persoonlijk budget van het lid.
Klik op de tab ‘overeenkomsten’. U komt in het detailscherm van de overeenkomsten.
U kunt de voucher wijzigen door te klikken op de 3 puntjes en op ‘details en wijzigen.’ U komt in het detailscherm van de voucher.
Klik op ‘aanpassen’ om de voucher te wijzigen.
Pas de velden aan en klik op ‘verzenden’. U krijgt volgende boodschap:
5.4 Voucher overeenkomst verwijderen
Via de homepagina zoekt u het dossier op waarvoor u de voucher overeenkomst wilt verwijderen.
Klik op ‘PVB’ of ‘details’. U komt in het detailscherm van het persoonlijk budget van het lid.
Klik op de tab ‘overeenkomsten’. U komt in het detailscherm van de overeenkomsten.
U kunt de voucher verwijderen door te klikken op de 3 puntjes en op ‘overeenkomst verwijderen.’ U kunt enkel een voucher overeenkomst verwijderen als er nog geen kosten werden geregistreerd.
Via ‘details en wijzigen’ kunt u ook de voucher overeenkomst verwijderen.
Klik op ‘overeenkomst verwijderen’. U krijgt volgend scherm:
Beves g om de overeenkomst te verwijderen. U krijgt volgende boodschap:
6.Downloaden van overeenkomsten
Via de homepagina kunt u de overeenkomstenlijst besteding downloaden. Klik op de 3 puntjes en vervolgens op ‘overeenkomstenlijst besteding downloaden’. De overeenkomstenlijst besteding wordt in excel aangemaakt.
7.Beheer voucher kosten:
7.1 Registreren van voucher kosten
Via de homepagina zoekt u het dossier op waarvoor u voucher kosten wilt registreren.
Klik op ‘PVB’ of ‘details’. U komt in het detailscherm van het persoonlijk budget van het lid.
Klik op de tab ‘kosten’. U komt in het detailscherm van de kosten.
Klik op ‘voucherkosten toevoegen’. U komt in de tab ‘overeenkomsten’. Ga op de lijn staan van de overeenkomst waarvoor u de kosten wilt registreren en klik op ‘kosten toevoegen’.
Tip: Met de filter kunt u overeenkomsten filteren op:
➢ type overeenkomst
➢ status van de overeenkomst
➢ de zorgaanbieder
➢ domein (PAB of PVB)
Selecteer de type kost, vul de velden in en klik op ‘verzenden’. U krijgt volgende boodschap:
U kunt ook via de tab ‘overeenkomsten’ voucher kosten registreren. Ga op de lijn staan van de overeenkomst waarvoor u de kosten wilt registreren en klik op ‘kosten toevoegen’.
7.2 Voucher kosten inzien
Via de homepagina zoekt u het dossier op waarvoor u voucher kosten wilt inzien.
Klik op ‘PVB’ of ‘details’. U komt in het detailscherm van het persoonlijk budget van het lid.
Klik op de tab ‘kosten’. U komt in het detailscherm van de kosten.
Klik op ‘details’ om de kost in te zien.
7.3 Voucher kosten corrigeren
Via de homepagina zoekt u het dossier op waarvoor u voucher kosten wilt wijzigen/corrigeren.
Klik op ‘PVB’ of ‘details’. U komt in het detailscherm van het persoonlijk budget van het lid.
Klik op de tab ‘kosten’. U komt in het detailscherm van de kosten. Ga op de lijn staan van de kost die u wilt corrigeren. Klik op de 3 puntjes en op ‘correc e’.
Corrigeer het bedrag en noteer de reden van de correc e in het veld ‘opmerking’. Klik daarna op ‘verzenden’.
Indien het bedrag reeds werd gestort op het rekeningnummer van de bijstandsorganisa e moet u bij:
● een nega eve correc e: het verschil terugstorten aan het VAPH;
● een posi eve correc e: zal het VAPH het verschil bijstorten.
Voor het terugstorten aan het VAPH hanteert u dezelfde werkwijze als bij de registra e van een creditnota: ‘Wanneer u onterecht een voucherkost hebt geregistreerd, kunt u die zelf rechtze en met een creditnota. Na registra e van de creditnota, moet u het bedrag
terugstorten aan het VAPH. U doet dat op het rekeningnummer IBAN: BE58 3751 1172 4679 - BIC: BBRUBEBB met als mededeling ‘dossiernummer, kos ype (lidgeld of intensieve
bijstand), rechtze ng voucher van ‘naam BO’.
7.4 Voucher kosten verwijderen
Via de homepagina zoekt u het dossier op waarvoor u voucher kosten wilt verwijderen.
Klik op ‘PVB’ of ‘details’. U komt in het detailscherm van het persoonlijk budget van het lid.
Klik op de tab ‘kosten’. U komt in het detailscherm van de kosten. Ga op de lijn staan van de kost die u wilt verwijderen. Klik op de 3 puntjes en op ‘kost verwijderen’.
Let op: u kunt enkel een kost verwijderen als die nog niet is opgenomen in een betaling.
Je komt in het detailscherm van de voucher kost.
Klik op ‘beves g verwijderen’.
8.Bijkomende ondersteuning
8.1 Inzien sessies startpakket
Via de tab ‘bijkomende ondersteuning’ kunt u de geregistreerde sessies startpakket raadplegen. Klik op ‘bijkomende ondersteuning’ en vervolgens op ‘sessies startpakket’.
U ziet hier enkel oude registra es.
8.2 Inzien gra s bijstand
Via de tab ‘bijkomende ondersteuning’ kunt u de geregistreerde gra s bijstand raadplegen.
9.Dossierbeheer leden
Voor het dossierbeheer leden kunt u de handleiding van mijnvaph.be volgen. Zie Inloggen en startpagina .
In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u cash overeenkomsten, cash kosten, enz. kunt registreren.
10.ISIS-portaal
Via het ISIS-portaal kunt u nieuwe medewerkers toevoegen en/of de rollen van de medewerkers binnen de organisa e beheren.
U volgt hiervoor de handleiding Handleiding ISIS-portaal bijstandsorganisa e
De taken 4 sessies verplichte bijstand worden voorlopig ook nog aangemaakt in het isis-portaal. Op termijn zullen die ook geïntegreerd worden in het e-loket mijnvaph.
Alle andere ac es zijn niet meer zichtbaar of ac ef in het isis portaal.
