E-loket Adviesverlening p. 1
E-loket Adviesverlening
Handleiding voor het E-loket Adviesverlening.
Inhoud
1. Inleiding ... 1
2. Installatie eID-software ... 2
3. Inloggen met de elektronische identiteitskaart ... 4
4. Werken met het E-loket Adviesverlening ... 7
4.1 Overzicht Adviesaanvragen ... 8
4.1.1 Detail adviesaanvraag: ... 13
4.1.2. Ingeven advies ... 14
4.1.3. Verwijderen van een advies ... 16
4.1.4. Definitief versturen van je advies ... 17
4.2 Dossieropvolging ... 18
1. Inleiding
Al geruime tijd werkt de VLM aan de ontwikkeling van een softwarepakket met het oog op een efficiënt beheer van alle informatie betreffende het aankopen, ruilen, vervreemden en beheren van onroerende goederen. Het
softwarepakket is getiteld “databank onroerende goederen” (DOG).
Eén van de modules die in ontwikkeling zijn, is het “E-loket Adviesverlening”. Momenteel wordt aan u, als
adviesverlenende instantie, in het kader van het recht van voorkoop advies gevraagd via een schriftelijke procedure.
Het is de bedoeling deze procedure, door toepassing van dit E-loket, te vervangen door een volledig digitale procedure.
Deze handleiding geeft de nodige uitleg om met deze applicatie te kunnen werken. Vooraf moet elke adviesverlener wel gekend zijn in de achterliggende database. Hiervoor hebben we van elke adviesverlener de volgende gegevens nodig :
Naam + voornaam
Organisatie waarvoor advies verleend wordt Rijksregisternummer
e-mailadres
Voor wie men backup is, indien van toepassing
E-loket Adviesverlening p. 2
2. Installatie eID-software
Gebruik je voor het eerst een toepassing die werkt met de elektronische identiteitskaart, dan moet je waarschijnlijk de eID-software nog installeren op je PC. Hiervoor ga je als volgt te werk:
1. Open de volgende link: http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/de_eid-middleware_installeren/
2. Afhankelijk van je besturingssysteem klik je op het icoon ‘eID quick install WINDOWS’ of ‘eID quick install MAC’
3. Installeer het programma op je pc door op uitvoeren te klikken (2x)
Klik hier voor windows-PC’s
Klik hier voor MAC- PC’s
E-loket Adviesverlening p. 3 4. Kies de gewenste taal
5. Verbindt de kaartlezer met de computer indien nodig. Klik op het tweede tabblad om na te gaan of de kaartlezer verbonden is
Klik hier voor Nederlands
E-loket Adviesverlening
6. Plaats uw identiteitskaart in de kaartlezer
succesvol is verlopen kunt u nu een aantal persoonlijke gegevens van uw identiteitskaart raadplegen.
3. Inloggen met de elektronische identiteitskaart
1. Steek uw identiteitskaart in de kaartlezer
2. Open de link in de ontvangen mail met de adviesaanvraag 3. Klik in het inlogscherm op de link ‘authenticatie
in de kaartlezer. Klik op het derde tabblad ‘gegevens bekijken
succesvol is verlopen kunt u nu een aantal persoonlijke gegevens van uw identiteitskaart raadplegen.
Inloggen met de elektronische identiteitskaart
Steek uw identiteitskaart in de kaartlezer
in de ontvangen mail met de adviesaanvraag om het inlogscherm te openen Klik in het inlogscherm op de link ‘authenticatie via elektronische identiteitskaart’
p. 4
Klik op het derde tabblad ‘gegevens bekijken’. Als de installatie succesvol is verlopen kunt u nu een aantal persoonlijke gegevens van uw identiteitskaart raadplegen.
om het inlogscherm te openen via elektronische identiteitskaart’
Klik op de link
E-loket Adviesverlening p. 5 Voer uw pincode in
4. U bent nu ingelogd
U kan ook een Federaal Token aanvragen via de ze site indien u geen gebruik wenst te maken van uw elektronische identiteitskaart.
Als je met Internet Explorer werkt, kan het voorkomen dat je de melding krijgt dat er geen verbinding gemaakt kan worden. In dat geval moet je het programma ‘eID-Viewer’ openen. Dit is mee geïnstalleerd via de eId Quick Installer.
Dit programma wordt gebruikt om de gegevens van je elektronische identiteitskaart te lezen.
Je moet dan naar de tab ‘certificaten’ gaan en daar alle certificaten die onder het puntje CA staan registreren.
Je kan daarna je computer best opnieuw opstarten. Herhaal daarna de stappen 1 tot en met 4.
Om te kunnen werken in het E-loket Adviesverlening moet je gekend zijn als adviesverlener in de achterliggende applicatie. Is dit niet het geval dan geraak je niet verder dan het beginscherm :
E-loket Adviesverlening p. 6 Neem dan contact op met de VLM :
Linda De Backer – linda.debacker@vlm.be – 02 543 69 78 Jurgen Cleuren – jurgen.cleuren@vlm.be – 011 29 88 24
E-loket Adviesverlening p. 7
4. Werken met het E-loket Adviesverlening
Na het inloggen, kom je in op de home-pagina van het E-loket Adviesverlening.
In de linkerkolom zie je de rubrieken Algemeen, Advies en Dossier .
• Onder Algemeen vind je een link naar de meest recente handleiding.
• Onder Advies vind je een overzicht van te behandelen adviesaanvragen.
• Onder Dossier vind je een overzicht van de dossiers waarvoor reeds een advies is uitgebracht.
Je kan hier ook rechtstreeks naar toe gaan via de links op de home pagina.
Voor elke adviesaanvraag die de VLM aan je toewijst, wordt er een mail naar je mailbox verstuurd. Vanaf dat moment is de adviesaanvraag ter beschikking in de webtoepassing.
E-loket Adviesverlening p. 8
4.1 Overzicht Adviesaanvragen
Klik op ‘Overzicht Adviesaanvragen’ voor het overzicht van de te behandelen adviesaanvragen.
Of klik in linkermenu op advies en daarna op ‘overzicht adviesaanvragen’ Je krijgt dan een overzicht van alle adviesaanvragen die aan jou gericht zijn en die nog niet behandeld zijn.
Indien nodig kan je deze lijst beperken door een selectie op volgende velden te maken:
Type dossier :
- MUT : mutatie
- RVV : recht van voorkoop - RUI : ruil
- VVD : vervreemding - VWV : verwerving - PBE : pachtbeëindiging Type subdossier :
- IWB : integraal waterbeleid - NAT : natuur
- RVK : ruilverkaveling - ODNAT : overdracht natuur
- ODIWB : overdracht integraal waterbeleid Type project :
E-loket Adviesverlening p. 9 - BEK : bekken
- DOM : domein
- ENR : erkend natuurreservaat - LGB : lokale grondenbank - LIR : landinrichtingsproject
- NIG : niet instrumentgebonden project - NIR : natuurinrichting
- RVK : ruilverkaveling
- SBZ : speciale beschermingszonde - VEN : Vlaams ecologisch netwerk - VGB : Vlaamse grondenbank - VNR : Vlaams natuurreservaat
De knop ‘Wissen’ wist de ingevoerde selectiecriteria.
Als je vervanger bent van iemand anders die gewoonlijk de adviezen ingeeft, moet je het veldje ‘back-up’ aanvinken en op zoeken klikken om deze aanvragen te zien. Je ziet dan enkel die adviesaanvragen waarvoor jij back-up bent Om de adviesaanvragen aan jou gericht terug te zien, vink je dit veld weer uit.
Het veld ‘Status advies’ toont de status van je advies :
BH Behandeld Het advies in dit dossier is definitief verstuurd TB Te behandelen Dit is een nieuwe adviesaanvraag.
IB In behandeling Het advies is voorlopig bewaard maar nog niet doorgestuurd GA Geannuleerd De adviesaanvraag is door de VLM geannuleerd.
Een behandeld dossier blijft in deze lijst zichtbaar tot het advies door de VLM wordt overgenomen. Een geannuleerd advies blijft in deze lijst tot de ‘einde termijn adviesverlening’ verstreken is.
Door dubbel te klikken op de hoofding van een kolom wordt de lijst geordend volgens de gegevens in de betrokken kolom. De onderlijnde velden vormen een link naar andere schermen.
E-loket Adviesverlening p. 10
• Als je klikt op Detail ga je naar het detail van de gekozen adviesaanvraag.
• Klik je op een dossiernummer, dan wordt de dossierfiche van dit dossier geopend in PDF.
E-loket Adviesverlening p. 11
• Als je klikt op de auteur advies krijg je de contactgegevens van de adviesverlener die het advies gegeven heeft.
De applicatie geeft je ook de mogelijkheid om het overzicht van al je adviesaanvragen af te drukken of te bewaren in een apart bestand. Klik hiervoor op de knop ‘Genereer overzicht’. Er wordt dan een rapport in PDF aangemaakt van de geselecteerde adviesaanvragen.
E-loket Adviesverlening p. 12 Klik op ‘opslaan’ en geef aan waar dit bestand moet komen. Daarna kan je het ook meteen openen.
E-loket Adviesverlening p. 13
4.1.1 Detail adviesaanvraag:
In dit scherm vind je het detail van de adviesaanvraag. Dit bevat alle gegevens die aangeven waarvoor het advies aangevraagd wordt, zoals de algemene gegevens van het dossier, de reden van de adviesaanvraag, een overzicht van de percelen en eigendoms- of gebruiksrechten, de prijs en eventuele bijlagen.
De gegevens zijn opgedeeld in verschillende rubrieken.
In de rubriek Dossier kan je opnieuw klikken op het dossiernummer om de dossierfiche te genereren. Hier vind je ook de dossierbehandelaar. Via een klik op de link vind je de contactgegevens van de dossierbehandelaar.
In de rubriek Actie vind je de link om het advies in te geven. Als de rubriek ‘Actie’ niet zichtbaar is, betekent dit dat de termijn om een advies in te geven verstreken is. Je kan dan geen advies meer ingeven. Je kan dan best de dossierbehandelaar van de VLM contacteren om de termijn te verlengen. De dossierbehandelaar vind je in de rubriek Dossier onder ‘contact VLM’.
In de rubriek Bijlagen vind je een overzicht van de bijlagen die door de VLM zijn bijgevoegd bij de adviesaanvraag. Je kan een advies ingeven per lot of voor het volledige dossier door te klikken op de gewenste link.
De andere rubrieken (advies, overzicht loten en percelen, overzicht gebruiksrechten, overzicht eigendomsrechten en gegevens onderhandeling/prijs) geven meer informatie over het dossier. Deze rubrieken kan je niet bewerken.
E-loket Adviesverlening p. 14
4.1.2. Ingeven advies
Na het klikken op de link kan je het advies ingeven.
Volgende zaken dienen ingevuld te worden :
- Omschrijving van je advies : vrije tekst als onderbouw voor de gunstige of ongunstige beslissing - Beslissing : gunstig, ongunstig of gunstig onder voorwaarden
- Voorwaarden : dit kan je alleen ingeven als de beslissing ‘gunstig onder voorwaarden’ is
Klik ‘Voorlopig bewaren’ om je advies op te slaan. Je krijgt even de melding ‘Het advies werd bewaard’ op het scherm.
E-loket Adviesverlening
Als je als conclusie ‘Gunstig onder voorwaard effectief de voorwaarden hebt ingevuld.
Eventueel kan je verschillende bestaande documenten extra toevoegen als onderbouwing van het advies, via de knop ‘Bladeren’ onder ‘Bijlagen toevoegen’.
Klik ‘Openen’ en daarna terug ‘Voorlopig bewaren’.
Je kan daarna het advies verder bewerken.
Als je bijlagen zijn toegevoegd zijn deze te zien in de rubriek ‘bijlagen’
Als je als conclusie ‘Gunstig onder voorwaarden’ hebt opgegeven, kan het advies pas worden bewaard als je ook effectief de voorwaarden hebt ingevuld.
bestaande documenten extra toevoegen als onderbouwing van het advies, via de knop ‘Bladeren’ onder ‘Bijlagen toevoegen’. Je krijgt dan het volgende scherm :
Klik ‘Openen’ en daarna terug ‘Voorlopig bewaren’. Je bijlage is dan aan het advies toegevoegd.
Je kan daarna het advies verder bewerken.
zijn deze te zien in de rubriek ‘bijlagen’ :
p. 15
en’ hebt opgegeven, kan het advies pas worden bewaard als je ook
bestaande documenten extra toevoegen als onderbouwing van het advies, via de
Je bijlage is dan aan het advies toegevoegd.
E-loket Adviesverlening p. 16
Indien nodig kan je deze bijlagen elk apart verwijderen door te klikken in de rubriek Bijlagen in het vinkveld onder
‘verwijderen’ en dan klikken op ‘Voorlopig bewaren’
Een ‘voorlopig bewaard’ advies heeft in het overzicht van de adviezen de status ‘in behandeling’ - IB Dit advies kan nog aangepast worden tot de termijn verstreken is of tot het advies definitief verstuurd is.
4.1.3. Verwijderen van een advies
Vink het veld aan onder ‘Verwijderen’ uiterst rechts en klik daarna op ‘Adviezen verwijderen’. Dit zet alle invulvelden terug op. Let op, de bijlagen worden hiermee niet verwijderd.
E-loket Adviesverlening p. 17
4.1.4. Definitief versturen van je advies
Als het advies volledig afgewerkt is kan het doorgestuurd worden naar de back office applicatie door te klikken op
‘Advies definitief versturen’. Vanaf dat moment kan je het niet meer aanpassen. De status van het advies verandert ook naar ‘behandeld’ – BH
De afgehandelde adviesaanvragen blijven zichtbaar in het overzicht van de adviesaanvragen tot ze door de VLM zijn overgenomen. Daarna zijn deze adviesaanvragen niet meer zichtbaar in het overzicht.
Tot dat moment kan de adviesverlener nog steeds zijn definitieve advies raadplegen door te klikken in de rubriek actie op ‘advies raadplegen’ of door de bijlage ‘advies’ te openen.
E-loket Adviesverlening p. 18
4.2 Dossieropvolging
Deze toepassing voorziet ook in een dossieropvolging. Dit moet het eenvoudiger maken voor de adviesverleners om de stand van zaken, van de dossiers waarvoor zij een advies hebben gegeven, kort op te volgen.
Eenmaal het definitieve advies is overgenomen door de VLM, verdwijnt het dossier uit het overzicht
adviesaanvragen en is het zichtbaar in het overzicht dossieropvolging. Als je dit overzicht opent zie je alle dossiers van dit jaar waarvoor een advies aan jou werd gevraagd. Via de selectiecriteria kan je ook andere overzichten genereren. De knop ‘Wissen’ verwijdert de ingevulde selectie. Zo kan je ook oudere dossiers raadplegen. Uiteraard kan je hier enkel dossiers terugvinden waarvoor in het verleden via deze toepassing al een advies gegeven werd.
Standaard is het huidige jaar ingevuld in het selectieveld ‘jaar dossier’. Maar je kan ook dossiers van andere jaren opvragen.
• De knop ‘Zoeken’ gebruik je voor een zoekopdracht naar dossiers met de door jou ingevulde criteria.
• De knop ‘Wissen’ verwijdert de ingevulde selectiecriteria.
Ook hier kan je alle dossiers opvolgen waarvoor jij aangeduid bent als vervangende adviesverlener via het veldje
‘backup’.
E-loket Adviesverlening p. 19
• De knop ‘Genereer Overzicht’ kan je gebruiken om een rapport in PDF te krijgen van alle dossiers die voldoen aan de door jou ingevulde criteria, zoals beschreven bij het overzicht adviesaanvragen.
In de lijst van de dossiers kan je enkel op Detail klikken om de gewenste dossierfiche als PDF te openen.
In deze dossierfiche krijg je naast de algemene gegevens van het dossier ook een overzicht van de beslissing die de VLM in dit dossier genomen heeft, evenals een overzicht van de gemaakte kosten en meer informatie over het verlijden van de akte.
E-loket Adviesverlening p. 20
