1.
2.
How-to NL
Dit document bevat veel gestelde vragen en scenario's betreffende het gebruik van Diabscan 7.
Contracten
Contracten in pdf van de vorige diabscan lukt niet om te open / afdrukken Contract Algemene Regels
Een contract goedkeuren Een contract weigeren
Een verlenging van een bestaand contract met dezelfde groep Wijziging van contract met verandering van groep
Een goedkeuring ongedaan maken (Q3) Een contract stoppen
Een gestopt contract goedkeuren Een contract verwijderen Gebruikersbeheer
Ik kan geen huisarts toevoegen voor mijn patiënt
De endocrinoloog kan niet aan het aanvraag worden toegevoegd, Hij/zij is niet beschikbaar in de lijst Materiaal
Materiaal Algemene Regels
Ik kan geen materiaaluitgiftes verwijderen
Ik zie een materiaaluitgifte uitgevoerd door gebruiker 'migration' met een onmogelijke afgiftedatum
Een patiënt komt meerdere keren langs voor sensoren en ontvangt daarbij ook compensatie materiaal (strips/lancetten).
Rekenvoorbeeld
Een patiënt wisselt van sensoren (met strip compensatie) naar de vingerprikmethode Rekenvoorbeeld
Een patiënt komt twee keer na mekaar voor strips (vingerprikmethode) Rekenvoorbeeld
Een patiënt schakelt over van vingerprikmethode naar sensoren Rekenvoorbeeld
Een patiënt komt te laat terug voor materiaal, maar ik wil toch het materiaal voor de verloren periode meegeven.
Een patiënt voert te weinig controles uit en ik wil minder materiaal meegeven dan voorgeschreven Een patiënt krijgt van de arts een voorschrift om meer controles te doen dan gepland in de conventie Een patiënt komt na X dagen terug en wilt zijn uitgegeven sensoren toch wissel voor strips
Je bent materiaal vergeten in te geven bij een consultatie
Een patiënt wisselt van groep en heeft recht op meer of minder materiaal in de volgende groep.
Ik doe een materiaal uitgifte voor een patiënt en er is meer materiaal beschikbaar dan verwacht Waar kan ik het aantal resterende sensors zien voor een patiënt ?
Een patiënt had een defecte sensor, kreeg een vervangsensor van de fabrikant en komt daardoor later dan voorzien terug voor nieuwe sensoren.
Rekenvoorbeeld
Contracten
Contracten in pdf van de vorige diabscan lukt niet om te open / afdrukken
Alle contracten van Diabscan 6 zijn idd niet beschikbaar in pdf binnen Diabscan7.
Hiervoor dient U dus nog gebruik te maken van Diabscan 6 (Aandacht !).
Contract Algemene Regels
Een contract kan gestopt worden als het goedgekeurd of aangevraagd is.
Een contract dat geweigerd is wordt niet in rekening gebracht bij aanmaak nieuw contract of bij de verlenging van een ander contract. Je kan dus voor de geweigerde periode een nieuw contract aanvragen.
Ongedaan maken van een goedgekeurd contract zet het contract terug in status aangevraagd voor de goedgekeurde periode.
Een contract kan steeds verwijderd worden tenzij er reeds facturatie gedaan is voor het contract of het reeds verlengd is of er materiaal is uitgegeven
Een gefactureerd goedgekeurd contract kan je niet terug op aangevraagd zetten.
Een contract goedkeuren
Ga naar wijzig contract en klik op contract -> goedkeuren
2.
3.
4.
5.
6.
1.
2.
3.
4.
1.
a.
2.
3.
4.
1.
a.
2.
3.
4.
Klik op goedkeuren
Geef de door de mutualiteit goedgekeurde periode in (staat by default op aangevraagde periode) Klik op goedkeuren
Het contract is nu goedgekeurd voor de opgegeven periode
Op het dashboard staat een groene kader met de goedkeuringsperiode.
Een contract weigeren
Ga naar wijzig contract en klik op contract -> weigeren Klik op weigeren
Het contract is nu geweigerd
Op het dashboard staat een rode kader met de datum van weigering
Een verlenging van een bestaand contract met dezelfde groep
De patiënt heeft nog een lopend contract tijdens de periode van de verlenging ? Volg het STOP scenario 6
Ga naar een bestaand contract en klik op verlengen
De periode wordt automatisch correct gezet, de groep wordt overgenomen Klik op bevestigen
Wijziging van contract met verandering van groep
De patiënt heeft nog een lopend contract tijdens de nieuwe periode?
Volg het STOP scenario 7 Klik op verlengen of nieuw contract Wijzig de groep
Klik op bevestigen
Een goedkeuring ongedaan maken (Q3)
Ga naar wijzig contract van een goedgekeurd contract Klik op ongedaan maken
Mogelijke foutboodschap : Kan de goedkeuring niet ongedaan maken, dit contract is reeds gefactureerd.
Klik op bevestigen
Het contract staat opnieuw in aangevraagd voor de goedkeuringsperiode.
Een contract stoppen
Ga naar wijzig contract van een goedgekeurd of aangevraagd contract Klik op contract -> stoppen
Kies een stopdatum met volgende restricties :
De stop moet binnen de goedgekeurde of aangevraagde periode liggen Je kan niet stoppen voor of op de laatst gefactureerde dag.
Het contract is nu gestopt.
Een gestopt contract goedkeuren
Ga naar wijzig contract van een contract dat gestopt is Goedkeuren volgens Scenario 1.
Een contract verwijderen
Ga naar wijzig contract Klik op contract -> verwijderen Klik op bevestigen
Het contract is nu verwijderd
Indien de optie 'verwijderen' niet beschikbaar is, kan dit omwille van volgende redenen:
Kan contract niet verwijderen omdat het reeds verlengd is, om te verwijderen gelieve alle verlengingen te verwijderen.
Kan contract niet verwijderen omdat er reeds materiaal is uitgegeven. Om te verwijderen gelieve alle materiaaluitgiftes te verwijderen.
Dit contract is reeds gefactureerd. Je kan dit contract niet verwijderen.
Gebruikersbeheer
Ik kan geen huisarts toevoegen voor mijn patiënt
Opgelet: indien binnen uw ziekenhuis de connectie met de 'externe bron' (=koppeling met mutualiteiten) beschikbaar is, klikt u best altijd eerst op de knop 'consulteer externe bron'. Enkel als deze bron geen huisarts kent, kan u overwegen deze zelf toe te voegen.
Opgelet: alvorens een arts handmatig toe te voegen, gaat u best na of hij/zij al niet bestaat. Huisartsen bvb moeten gekend zijn als huisarts opdat ze kunnen toegevoegd worden als huisarts van een patiënt.
Opzoeken of een arts al bestaat:
Klik op settings (witte tandwiel links bovenaan) en dan op gebruikers (persoon-icoon links) Zoek de arts door zijn/haar naam, voornaam of RIZIV-nummer in te geven.
Door 2x op spatie te drukken, worden alle beschikbare gebruikers getoond.
Indien u de arts vindt die u zoekt en deze als specialisatie 'Anders' heeft, past u zijn/haar specialisatie aan door op 'Wijzigen' te klikken.
Toevoegen arts:
Klik op parameters (witte tandwiel) en klik vervolgens op "Gebruiker".
U kunt alle informaties van de arts op de site van het RIZIV terugvinden : https://www.inami.fgov.be/webprd/appl/psilverpages/nl Wanneer dit is gebeurd, neemt u het dossier van de patiënt terug en kunt u de arts aan zijn dossier toevoegen.
Hierna opent u het dossier van de patiënt opnieuw
Quand ceci est fait, reprennez le dossier du patient et vous pouvez ajouter le docteur à son dossier.
De endocrinoloog kan niet aan het aanvraag worden toegevoegd, Hij/zij is niet beschikbaar in de lijst
Hij/zij is niet beschikbaar in de lijst omdat zijn/haar contact "fiche" niet in orde is in de toepassing.
Klik op parameters (witte tandwieltje van boven) en klik vervolgens op "Gebruiker".
Typ zijn naam of (beter) zijn riziv-nummer (max. 8 cijfers) om de dokter in de lijst te vinden. Als hij/zij er niet is, moet de dokter worden toegevoegd door rechts op "Nieuw" te klikken. Als het al binnen is, is het noodzakelijk om zijn contact "fiche" te bewerken omdat het informatie daarover mist. Regelmatig mist het einde van het riziv nummer, 583!
Materiaal
Materiaal Algemene Regels
De materiaalwizard bevat 5 stappen:
Stap 1: Afleveren voor een contract of zonder contract
Stap 2: Gaat de patiënt gebruik maken van de sensormethode?
Stap 3: Strips of lancetten meegeven binnen of buiten de sensorperiode Stap 4: Andere materialen meegeven
Stap 5: Aflevering
Ik kan geen materiaaluitgiftes verwijderen
Enkel de laatste materiaaluitgifte kan verwijderd worden, door te klikken op het vuilnisbak-icoontje in de sectie 'activiteiten' op het dashboard.
1.
2.
a.
b.
c.
d.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
4.
1.
2.
a.
b.
c.
d.
3.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Indien u een eerdere materiaaluitgifte wil verwijderen, dient u eerst de latere materiaaluitgiftes te verwijderen. Deze dienen dan - indien nodig - nadien opnieuw manueel ingevoerd te worden.
Indien u na het klikken op het vuilnisbak-icoontje een foutboodschap te zien krijgt, dan komt dit omdat er al gefactureerd werd voor minstens 1 dag die gecoverd wordt door deze materiaaluitgifte. In dit geval raden we aan om een bericht aan te maken waarbij u het te verwijderen materiaal vermeldt.
Ik zie een materiaaluitgifte uitgevoerd door gebruiker 'migration' met een onmogelijke afgiftedatum
Meerdere ziekenhuizen signaleerden dat er bij een klein aantal patiënten materiaaluitgiftes voorkomen die uitgevoerd zijn door de gebuiker 'migration' met een datum die ver in de toekomst ligt, bvb 17/06/2021. De gebruiker 'migration' wordt gebruikt voor de data migratie van Diabscan 6 naar 7. Dat betekent dat deze vreemde afgiftedatum uit Diabscan 6 komt. Helaas kan deze uitgifte momenteel niet verwijderd worden in Diabscan 7.
Een patiënt komt meerdere keren langs voor sensoren en ontvangt daarbij ook compensatie materiaal (strips/lancetten).
Rekenvoorbeeld
Beschikbaar : 1679 strips DELIVERY 1 : Op 14/11/2017 :
In stap 2: 10 sensoren voor 130 dagen tot en met 23/3/2018
Compensatie strips 3 * 50 = 150 @ 0.82/dag = 182 dagen tot en met 14/05/2018.
Na levering heeft de patiënt nog recht op
1679 - 598 (verlies strips) + 106 (compensatie) - 150(meegegeven = 1037 strips over
DELIVERY 2 : Op 20/3/2018 komt de patiënt terug voor nieuwe sensoren , dag 0 van de grafiek staat op 24/3 (de dag dat hij zonder sensoren zit.)
In stap 2: 10 sensoren voor 130 dagen van 25/3/2018 t.e.m 1/08/2018 Er zijn nog strips tem 14/05 van de vorige levering
Er zijn nog 79 dagen strip compensatie nodig van 15/05 tem 1/8/2018
In stap 3 zien we dus nog een balance tot 15/05, we geven de patient nog 2 keer 50 strip @ 0.82/dag = 121 dagen tot en met 12/9/2018
Na levering heeft de patiënt nog 1037 strips - 598 (verlies strips) + 106 (compensatie) -150 = 395
Formule / Beschikbaar materiaal = besch_materiaal - (normal_ratio * sensor_dagen) + (comp_ratio * sensor_dagen) - afgleverd_materiaal
Als je geen strip compensatie wilt voorzien moet je stap 3 overslagen.
Een patiënt wisselt van sensoren (met strip compensatie) naar de vingerprikmethode
Rekenvoorbeeld
Beschikbaar : 1679 strips DELIVERY 1 : Op 14/11/2017 :
In stap 2: 10 sensoren voor 130 dagen tot en met 23/3/2018
Compensatie strips 3 * 50 = 150 @ 0.82/dag = 182 dagen tem 14/05/2018.
Na levering heeft de patiënt nog
1679 - 598 (verlies strips) + 106 (compensatie) - 150(meegegeven = 1037 strips over
DELIVERY 2 : Op 20/3/2018 komt de patiënt terug en wil verder gaan met strips, dag 0 van de grafiek staat op 24/3 (de dag dat hij zonder sensoren zit.)
In stap 2: 0 sensoren
In stap 3: Er zijn nog strips tem 15/05 van de vorige levering, MAAR met sensor compensatie ratio 0.82 => Dus nog 53 dagen strips in sensor periode = 42 strips over.
Aangezien de patiënt overschakelt op strips is de balance niet tot 15/5 maar tem 1/4/2018 => maar 9 dagen @ 4,6 strips per dag.
Formule : balance_dagen = strips_over / normal_ratio. WARNING : we werken met de ratio op het moment van levering 2 Dit is duidelijk zichtbaar in stap 3 als balance.
We geven de patient nog 3 pakjes van 50 strips mee voor 32 dagen. Dit is van 2/4/2018 tot 3/5/2018 Na levering heeft de patiënt nog 1037 - 150(meegegeven) = 887
1.
2.
a.
b.
c.
3.
a.
b.
c.
d.
1.
2.
a.
b.
c.
3.
a.
b.
c.
d.
1.
2.
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
Een patiënt komt twee keer na mekaar voor strips (vingerprikmethode)
Rekenvoorbeeld
Beschikbaar : 1679 strips DELIVERY 1 : Op 14/11/2017 :
In stap 2: 0 sensoren
We leveren 3 pakketjes van 50 stips aan 4,6 strips/dag voor 32 dagen van 14/11 tem 15/12/2017 Na levering heeft de patiënt nog 1529 strips over
DELIVERY 2 : Op 10/12/2017 komt de patiënt terug en wil verder gaan met strips, dag 0 van de grafiek staat op 16/12 In stap 2: 0 sensoren
In stap 3: Er zijn strips tem 15/12
We geven opnieuw 150 strips mee (3 pakketjes) van 16/12 voor 32 dagen tot 16/01/2018 Na levering heeft de patiënt nog 1379 strips
Een patiënt schakelt over van vingerprikmethode naar sensoren
Rekenvoorbeeld
Beschikbaar : 1679 strips DELIVERY 1 : Op 14/11/2017 :
In stap 2: 0 sensoren
We leveren 3 pakketjes van 50 strips aan 4,6strips/dag voor 32 dagen van 14/11 tem 15/12/2017 Na levering heeft de patiënt nog 1529 strips over
DELIVERY 2 : Op 10/12/2017 komt de patiënt terug en wil verder gaan met sensoren, dag 0 van de grafiek staat op 16/12 In stap 2: 10 sensoren voor 130 dagen tem 24/4/2018
In stap 3: Er zijn nog strips tem 15/12 van de vorige levering, Als er in dit geval een balance zichtbaar zou zijn van strips/lancets moet deze getoond worden in compensation ratio want we gebruiken sensors. Dit is enkel mogelijk in dit geval als er meer lancets zijn. Formule => balance_dagen = strips_over / compensatio_ratio
We gaan 150 strip compensatie meegeven van 16/12 voor 182 dagen tem 15/06/2018 Na levering heeft de patiënt nog 1529 - 598 (verlies strips) + 106 (compensatie) -150 = 887
Een patiënt komt te laat terug voor materiaal, maar ik wil toch het materiaal voor de verloren periode meegeven.
Tijdens de periode tussen de laatste aflevering en de huidige datum verliest de patiënt recht op strips/lancetten/sensoren.
Door de datum te corrigeren in stap 2 of stap 3 van de uitgifte kan je dit echter omzeilen.
Een patiënt voert te weinig controles uit en ik wil minder materiaal meegeven dan voorgeschreven
Selecteer in stap 2 of stap 3 de datum tot wanneer je materiaal wil afleveren.
Automatisch zal het aantal sensoren, strips of lancetten weergegeven worden aan de standaard ratio volgens de huidige groep.
Klik op het slotje om de koppeling aantal met datum te doorbreken.
Je kan nu meer of minder materiaal uitgeven maar toch de einddatum behouden.
Selecteer minder dan het aangegeven aantal.
Een patiënt krijgt van de arts een voorschrift om meer controles te doen dan gepland in de conventie
Selecteer in stap 2 OF stap 3 de datum tot wanneer je materiaal wil afleveren.
Automatisch zal het aantal sensoren/strips of lancetten weergegeven worden aan de standaard ratio voor de huidige groep.
Klik op het slotje om de koppeling aantal met datum te doorbreken.
Je kan nu meer of minder materiaal uitgeven maar toch de einddatum behouden.
Selecteer meer materiaal dan het aangegeven aantal.
1.
2.
3.
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Een patiënt komt na X dagen terug en wilt zijn uitgegeven sensoren toch wissel voor strips
Opgelet: een terugname van materiaal mag officiëel niet.
Verwijder de laatste uitgifte van de sensoren
Geef sensoren uit tot vandaag (of dichtsbijzijnde dag, sensoren werken voor periodes) Geef strips uit vanaf vandaag.
Je bent materiaal vergeten in te geven bij een consultatie
Je merkt dat je gisteren voor een patiënt materiaal vergeten in te geven bent.
Ga naar aflevering materiaal
Selecteer in stap 2 of stap 3 nu de startdatum van materaal links boven aan de grafiek, zet deze op gisteren De aflevering start nu van gisteren.
Lever het materiaal uit
Een patiënt wisselt van groep en heeft recht op meer of minder materiaal in de volgende groep.
Bij een wissel van groep moet je een stop doen van het eerste contract en vervolgens een nieuw contract aanmaken.
De materiaal uitgifte voor het eerste contract blijft echter staan.
Als er materiaal is uitgegeven tot voorbij de stopdatum van het eerste contract dien je de uitgifte te verwijderen en opnieuw uit te geven tot aan de stop.
Nu kan je materiaal uitegeven vanaf startdatum nieuwe conventie.
Ik doe een materiaal uitgifte voor een patiënt en er is meer materiaal beschikbaar dan verwacht
Als de patiënt een contract heeft waarbij de laatste uitgifte gebeurde met diabscan 6, klopt mogelijks de datum niet tot wanneer er materiaal beschikbaar is.
(Opgelet: de datum klopt enkel niet wanneer er materiaal beschikbaar is tot voorbij de huidige dag.) Standaard zal het systeem dan de huidigde dag nemen
Je kan manueel de dag corrigeren in stap 2 of stap 3 van de materiaaluitgifte.
Vanaf dan kloppen de aantallen wel.
Waar kan ik het aantal resterende sensors zien voor een patiënt ?
Het aantal resterende sensoren is afhankelijk van het type sensor, je kan het resterende aantal dus enkel zien als je een type selecteert in stap 2 van de uitgifte.
Een patiënt had een defecte sensor, kreeg een vervangsensor van de fabrikant en komt daardoor later dan voorzien terug voor nieuwe sensoren.
Rekenvoorbeeld
Op 1/1/2018 geef je 10 sensoren mee, elk met een levensduur van 14 dagen. Hiermee komt de patiënt 130 dagen toe (1 dag overlap per sensor), dus tot 11/5/2018.
Eén sensor gaat na 10 dagen stuk, en de patiënt krijgt via de fabrikant een vervang-sensor aangeboden.
Hierdoor kan de patiënt 10 dagen langer dan 11/5/2018 verder met zijn sensoren, dus tot 21/5/2018.
Op 19/5/2018 komt de patënt terug op consultatie, en krijgt hij opnieuw 10 sensoren mee.
Voor deze 2e delivery zal de datum van materiaaluitgifte standaard op 19/5/2018 ingesteld staan. Dat betekent dat de patiënt (volgens Diabscan) geen sensoren kreeg van 12/5 tot 18/5, en voor die dagen dus zal gefactureerd worden alsof hij in de vingerprikperiode zat.
Om dit te vermijden, dient de datum van materiaaluitgifte manueel aangepast te worden naar 12/5/2018.
