Oefenjaarverslag 2010 Oefenjaarplan 2011
-2-
-3-
Hierbij volgt een verslag van de in 2010 gehouden oefeningen met betrekking tot de rampenbestrijding, evenals de planning voor 2011. Gestart wordt met informatie over de verschillende soorten oefeningen.
Soorten oefeningen
In de gemeente Asten wordt voor de preparatie van de gemeentelijke rampenorganisatie door middel van drie soorten oefeningen geoefend:
1. Bereikbaarheid via Communicator zonder en met opkomstplicht 2. Workshop
3. Casus/ inzet oefening
Onderstaand worden deze oefensoorten kort beschreven. Voor extra informatie verwijzen we naar het Oefenbeleidsplan 2008-2011.
Ad 1. Bereikbaarheidsoefening zonder en met opkomstplicht
Elke medewerker van de gemeente die een rol heeft in de rampenbestrijding is opgenomen in de Communicator. De Communicator is een belcomputer die tijdens een calamiteit door een aantal bevoegde personen kan worden geactiveerd.
De manier waarop de Communicator beantwoordt moet worden, geeft nog wel eens moeilijkheden. Ook zijn er nog regelmatig technische problemen met de Communicator.
Oefenen is dus van belang.
Wanneer de communicator wordt geactiveerd, dient men aan te geven of zij binnen een uur beschikbaar zijn in het geval van een incident.
Wanneer het een oefening met opkomstplicht betreft, wordt van de gealarmeerde personen verwacht dat ze ook daadwerkelijk binnen een uur bij (in de meeste gevallen) het
gemeentehuis zijn en hun proces opstarten.
Ad. 2 Workshop
Een workshop kan worden gegeven over allerlei onderwerpen en op elk niveau. Zo kan er bijvoorbeeld een workshop worden gegeven voor een nieuwe medewerker over de
rampenbestrijding in het algemeen als kennismaking. Maar er kan bijvoorbeeld ook een deskundige informatie komen geven over de knelpunten voor een specifiek proces bij een bepaalde calamiteit.
Ad. 3 Casus/inzet oefening Casus
Bij een casusstudie wordt een concreet en realistisch voorval op papier gepresenteerd, uitgewerkt en besproken. De beeldvorming speelt zich af in het hoofd van de deelnemers.
Het is de bedoeling dat de deelnemers toelichten hoe zij in een dergelijke situatie zouden handelen. Deze oefening kan zowel bestuurlijk als op operationeel niveau plaatsvinden.
Inzet oefening
Een inzetoefening is meestal het sluitstuk van de opbouw in oefeningen. Er wordt een situatie gecreëerd die zo dicht mogelijk aansluit bij de werkelijkheid. Bij een inzetoefening kan zowel de inzet als samenwerking in een team worden geoefend.
Er kunnen met deze oefening zowel maar één als ook meerdere processen tegelijk worden geoefend. Een inzetoefening kan voor de beoefende personen veel duidelijkheid geven over wat er van hen verwacht wordt tijdens een inzet.
-4- 1 Oefenjaarverslag 2010
In 2010 hadden we te maken met de renovatie van het gemeentehuis. Dit betekent dat vanaf medio 2010 medewerkers niet op hun eigen werkplek terecht konden. Dit betekende ook dat de actiecentra voor de rampenbestrijding niet operationeel waren. Met de gemeente Someren is afgesproken dat we indien nodig, gebruik konden maken van de faciliteiten in deze gemeente. Hier is niet verder op geoefend. Dit impliceert dat er in 2010 minder oefeningen plaatsvonden; in 2011 wordt de draad weer opgepakt.
1.1 bereikbaarheidsoefeningen
Met behulp van de communicator zijn in 2010 vrijwel elke maand
bereikbaarheidsoefeningen gehouden. Over het algemeen zijn de alarmeringen goed verlopen.
De score van de bereikbaarheidsoefeningen onder gekwalificeerde medewerkers varieert tussen de 37 (42% in 2009) en 69% (71% in 2009). Hier dienen procesverantwoordelijken bij het vullen van de diverse processen rekening mee te houden. Het totaal overzicht van de resultaten is bijgevoegd in de bijlage 1. Iedere procesverantwoordelijke en hoofd
actiecentrum heeft van zijn of haar proces een resultatenoverzicht ontvangen met het verzoek de resultaten te bespreken en terug te koppelen naar de coördinator
rampenbestrijding.
Aandachtspunten hierbij zijn:
- hoe vaak zijn zowel de procesverantwoordelijke als zijn/haar plaatsvervanger niet aanwezig? Dit betekent namelijk dat in het Gemeentelijk Actiecentrum het
deelproces niet vertegenwoordigd is en dat het hoofd actiecentrum van het deelproces geen aanspreekpunt heeft.
- Hoe vaak zijn zowel het hoofd actiecentrum als zijn of haar vervanger niet aanwezig?
Dat betekent namelijk dat de procesverantwoordelijke een probleem heeft.
- Hoe is de opkomst van de overige leden? Leden die (bijna) nooit kunnen komen, kunnen wellicht beter vervangen worden? Of is er iets anders aan de hand?
1.2 Bereikbaarheidsoefening met opkomstplicht
In 2010 is er geen bereikbaarheidsoefening met opkomstplicht gehouden. In 2009 is dit wel gedaan en ook in 2011 is dit gepland.
1.3 Workshop, Casus en Inzet oefeningen Beoefenen van het GBT
Tijdens een ramp worden alle bestuurlijke beslissingen genomen in het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT). Dit bestuurlijk orgaan wordt gevormd door de burgemeester, de
gemeentesecretaris, officier van justitie, de voorlichter, de beleidsadviseur van de politie en van de brandweer, de coördinator Rampenbestrijding, een plotter, een notulist en een jurist.
Regionaal is afgesproken het GBT jaarlijks meerder malen te beoefenen.
Oefening ‘Het evenement: All American Wheels’
Deze oefening vond plaats op 22 april. Loco burgemeester Huijsmans zat het GBT voor. Deze oefening stond, zoals de naam al aangeeft, dit jaar in het teken van evenementvergunningen. Als scenario is gekozen voor een incident met grote maatschappelijke impact.
Het algemene doel van deze oefening werd concreet vertaald in vier subdoelen:
1. Het team is na afloop van de oefening beter in staat om meer diepgang te krijgen door middel van analyse in de oordeelsvorming
• Informatie vanuit de beeldvorming vertalen naar enkele noodzakelijke besluiten voor een BT in de besluitvormingsfase (trechteren).
• Het overgangsmoment van beeld naar oordeelsvorming benutten om te komen tot een set van onderwerpen nadere analyse behoeven.
-5-
• Expliciteren vanuit welke visie het BT werkt.
• Scenario denken, passend bij de situatie (tijdsscenario, ontwikkelingscenario, alternatieven scenario).
• De mate van detail van inbreng door deelnemers past bij de tijd-tempo van het team, het team vergadert niet te kort en niet te lang.
• De inbreng van deelnemers past bij het politiek-bestuurlijke (strategische) niveau van het team, operationele punten worden ingebracht vanwege het strategische effect.
2. Het team is in staat om de beeld- oordeels en besluitvorming te vertalen naar een heldere communicatie strategie/boodschap
• Het team beschikt over een omgevingsanalyse.
• Het team is in staat om een communicatie strategie vast te stellen op basis van voorstellen uit actie centrum.
• Het team formuleert en kernboodschap en communiceert deze met anderen.
• De burgemeester geeft na afloop van de oefenronde een persconferentie (fictief).
3. De adviseurs van de burgemeester zijn in staat effectief te adviseren
• Deelnemers zijn in staat adviezen op te stellen vanuit hun eigen rol in het team.
• Deelnemers worden bewust dat zij kunnen kiezen uit diverse advies technieken.
• Deelnemers zijn in staat hun advies op heldere en eenduidige wijze te formuleren.
• Deelnemers zijn bewust van het verschil tussen overtuigen en adviseren.
4. Het team is in staat om basisafspraken en basisvaardigheden toe te passen
• Werken volgens BOB.
• Netcentrisch werken in het GBT.
• Gebruik maken van bestaande planvorming en evenementenvergunning.
• Werken met behulp van competenties van de afgelopen jaren.
• Zichtbaar zijn van de M-factor (in de analyse tijdens oordeelsfase).
• Gebruik maken van de rollen van de burgemeester.
Onderstaand de belangrijkste evaluatiepunten. Voor een volledig evaluatieverslag wordt verwezen naar bijlage 2.
Evaluatie proces:
1. Loopt goed, voor iedereen is helder waar het over gaat; er waren wel 2 interventies nodig;
2. Er was een heldere BOB structuur;
3. Heldere prioriteiten worden benoemd en besproken;
4. meer gebruik maken van netwerk Evaluatie inhoud:
1. niet alle strategische onderwerpen werden herkend.
Evaluatie doelstellingen
1. Het team beschikt over voldoende basiskennis en vaardigheden;
2. Betrokkenen hebben voldoende zicht op de belangrijkste knelpunten;
3. netcentrisch werken is gebruikt maar behoeft nog meer oefening;
4. leerzame oefening voor communicatie, tip is meer richten op de strategie.
-6-
Beoefenen van het Gemeentelijk Actiecentrum (GAC) en de deelprocessen Het Gemeentelijk Actiecentrum (GAC) staat aan het hoofd van de operationele
gemeentelijke rampenbestrijding. Om de gemeentelijke rampenorganisatie goed te kunnen beoefenen moet het GAC worden beoefend. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een scenario waarbij veel processen, betrokken zijn.
Oefening ‘brand en evacuatie’
Deze oefening werd gehouden op 22 april in samenwerking met recreatiepark Prinsenmeer. De gemeente Asten heeft zich aangesloten bij de oefening om een aantal processen te beoefenen. De beoefende processen zijn het Gemeentelijk actiecentrum en de actiecentra Opvang en verzorging, CRIB en Geestelijke zorg.
Algemene bevindingen
1. Externen (van regionale CRIB-team en het NRK) stonden vroegtijdig (18.30 uur) aan de deur, er was niemand om hen op te vangen;
2. Bij de oefening werd via het proefalarm opgestart, de alarmering van de afzonderlijke processen bleek niet mogelijk. Dit was verwarrend voor
verschillende medewerkers die niet begrepen dat de boodschap niet voor hen was bedoeld;
3. De nummers op de telefoonlijst klopten niet allemaal;
GAC
Wil Verberkt heeft als observator bij het GAC gezeten.
1. De taken werden over het algemeen goed opgepakt;
2. Er werd geen vergaderstructuur en vergaderafspraken gemaakt zoals bij het GBT. Gevolg was dat tijdens de bespreking telefoontjes binnen kwamen en werden beantwoord.
3. Uitgevoerde acties en bereikte effecten moeten altijd worden teruggekoppeld.
Hier moet het GAC niet steeds om moeten vragen.
Opvang en verzorging
Stan van Hees heeft als observator bij het actiecentrum Opvang en verzorging gezeten.
1. In het actiecentrum opvang en verzorging werden de taken goed en enthousiast uitgevoerd.
2. Over het algemeen waren de leden van het actiecentrum goed op de hoogte van de te door lopen procedures.
3. Er werd steeds goed teruggekoppeld met het GAC;
4. Acties werden snel en op de juiste wijze uitgezet.
5. De leden van het actiecentrum die deelnamen aan de oefening waren niet op de hoogte van het feit dat opvang en verzorging ook zorg moet dragen voor het vervoer van de evacues van het rampgebied naar de opvanglocatie. Door middel van de oefening is dit goed duidelijk geworden.
Opmerkingen van hoofd opvanglocatie:
1. De locatie was misschien te klein voor 150 personen.
2. Wat betreft het registreren, er moeten misschien 2 aparte units worden ingericht, een voor inchecken en een voor het uitchecken. Het loopt nu door elkaar en men heeft geen overzicht.
3. Men moet niet star volhouden om digitaal in te checken. Misschien moet men de papieren versie niet uitsluiten. Dit vanwege de lange wachttijd.
Geestelijke zorg
Bea van Happen heeft als observator het actiecentrum geestelijke zorg geobserveerd.
1. Mensen moeten nog een beetje zoeken, naar wat en hoe, maar dit wordt efficiënt aangepakt; wordt er in zijn algemeenheid (voldoende) opgeleid?
2. er zitten veel oude spullen in de koffer, terwijl er ook al nieuwe inzitten; wie moet dit vervangen/actueel houden?
-7-
3. Onduidelijkheid over GAC, wie zit erin, andere procesverantwoordelijke (Theo Koolen) neemt op i.p.v. Diane van Zwet.
4. Mag Diane van Zwet ook rechtstreeks (op haar mobiel) gebeld worden, of moet het via het GAC lopen.
5. Telefoon van het GAC is regelmatig bezet.
6. Bij uitdiensttreding wijzigen personen en telefoonnummers
7. Logboekformulier wordt als niet efficiënt ervaren; te weinig ruimte voor tekst. Is andere lay-out mogelijk?
CRIB
Evaluatie Crib-oefening tijdens rampoefening Prinsenmeer 22 april 2010
1. Om digitaal te registreren zoals afgesproken in het regionaal Crib-team Zuidoost Brabant hebben de 2 grote gemeenten (Eindhoven en Helmond) laptops en software aangekocht. Tijdens de eerstvolgende vergadering van het regionale Crib-team zal Carola als agendapunt opvoeren dat het goed zou zijn om regionale afspraken te maken hoe om te gaan met plaatselijke oefeningen totdat de
regionalisering van het Crib-proces is geformaliseerd (vergt namelijk tijd van medewerkers uit Eindhoven of Helmond).
2. Tijdens de oefening van 22 april 2010 zijn 2 ICT-medewerkers van de gemeente Eindhoven de Crib-medewerkers van de gemeente Asten komen ondersteunen.
Gemeente Eindhoven had verder gezorgd voor 3 laptops en 150 polsbandjes. Zo konden onze Crib-medewerkers het digitaal registreren van slachtoffers oefenen.
3. Laptops aansluiten en opstarten neemt enige tijd in beslag. Als alles werkt is het registreren van slachtoffers (omdat er een verbinding is met het landelijke GBA) zo gebeurd.
4. Voor het registreren van slachtoffers bij een oefening kan geen gebruik (meer) worden gemaakt van fictieve persoonsgegevens (was bij deze oefening wel het geval). Fictieve persoonsgegevens kunnen namelijk niet gevonden worden in de landelijke GBA. Dienen dan handmatig geregistreerd te worden.
5. Om de snelheid erin te houden is het handig om slachtoffers die niet via de “snelle invoer” geregistreerd kunnen worden apart te nemen.
6. Het is niet handig om de registratie van slachtoffers in dezelfde ruimte plaats te laten vinden als de opvang van de slachtoffers. Voorkeur gaat uit naar om een aparte ruimte bij de opvanglocatie waar de slachtoffers eerst geregistreerd worden en daarna door lopen naar de opvanglocatie. Registreren is een uiterst nauwkeurig proces waarbij rust noodzakelijk is.
7. De Crib-medewerkers vonden het heel jammer dat de oefening niet langer
duurde. Het registreren van slachtoffers was lekker op gang gekomen. De tweede bus met slachtoffers was nog maar 1 minuut binnen en de oefening was ten einde (een enthousiast Crib-team dus).
8. Registreren duurt lang.
Opmerkingen Nederlandse Rode Kruis
1. De rij die ontstond bij de opvanglocatie voor de registratie was veel te lang. Er moet worden gekeken of de mensen op een andere manier geregistreerd kunnen worden.
2. Er heerste onduidelijkheid over wie de leiding had op de opvanglocatie;
3. Briefing in opvangcentrum erg beperkt;
4. een korte evaluatie samen met het Gemeentelijk team in de opvanglocatie zou fijn zin, feedback voor elkaar en leren van elkaars ervaringen.
Conclusie
Uiteindelijk kan worden geconcludeerd dat de oefening “Brand en evacuatie”
nuttig en leerzaam is geweest. De verschillende actiecentra hebben hun taken weer een keer in de praktijk kunnen brengen en zij hebben hier ook het nodige van opgestoken. De hierboven genoemde aandachtspunten zijn met de
verantwoordelijken besproken. Prinsenmeer heeft aangegeven in 2011 wederom te willen oefenen. Wellicht wordt dan de combinatie gelegd met het GBT. Voor een volledig evaluatieverslag wordt verwezen naar bijlage 3.
-8- Overige oefeningen en inzetten
Voorlichting
Het actiecentrum voorlichting is regionaal georganiseerd en oefent regionaal diverse malen per jaar.
Inzetten
In 2010 vonden verschillende grootschalige incidenten plaats. Zowel voorlichter als ambtenaar rampenbestrijding zijn ingezet bij verschillende incidenten zoals de storm in Deurne (Helenaveen) en de branden in Acht en Valkenswaard.
Samenvattend is in de onderstaande tabel te zien welke processen en teams in 2010 zijn beoefend.
Nr. Type proces 2010
Regionaal 03
Voorlichting
02 GAC Lokaal
Regionaal 00 GBT
Lokaal 14 Opvang en verzorging Lokaal 24b Geestelijke Zorg Lokaal
14 CRIB Lokaal
Tabel 2: Inzet processen tijdens oefeningen in 2010
-9- 2 Oefenjaarplan 2011
Ook in 2011 wordt weer geoefend voor de Astense rampenbestrijding. In dit hoofdstuk wordt beschreven welke processen welke oefeningen kunnen verwachten. We merken hierbij op dat in 2011 de zogenaamde Oranje Kolom vorm krijgt, zodat verschillende processen regionaal opgepakt gaan worden en waarschijnlijk ook regionaal beoefend gaan worden. We zullen hier indien nodig op anticiperen. De hieronder genoemde processen nazorg, GAC en GBT blijven in ieder geval lokaal georganiseerd. Voorlichting is al regionaal georganiseerd. Ook zal in 2011 een oefening worden gehouden in samenwerking met Prinsenmeer. Deze keer zal hier de samenwerking met het GBT worden gezocht..
2.1 bereikbaarheidsoefeningen (zonder en mét opkomstplicht)
De maandelijkse bereikbaarheidsoefeningen via de communicator blijven gehandhaafd.
Deze vinden plaats omstreeks de 15e van de maand. In 2011 wordt een bereikbaarheidsoefening gehouden met opkomstplicht.
2.2 Workshop, Casus en Inzet oefeningen
Onderstaand is te zien welke processen in 2011 een workshop, casus of inzet oefening kunnen verwachten.
- Voorlichting
De regio organiseert meerdere malen per jaar een oefening, waarbij onze voorlichters betrokken zijn.
- Nazorg
Het proces Nazorg is redelijk nieuw en nog niet beoefend. Om de leden een beeld te geven van wat hun taken zijn en wat er bij het proces Nazorg komt kijken is het goed om dit proces te beoefenen. Voor dit proces wordt een casusoefening georganiseerd. Tijdens deze oefening wordt een casus besproken en geven de leden aan wat zij in een dergelijke situatie zouden doen.
- GAC
Omdat de samenwekring met de gemeente Someren steeds meer vorm krijgt, willen we ook dit jaar weer een inzetoefening met beide GAC’s organiseren. Dit keer zou Someren dan tegenspel kunnen bieden aan Asten. De oefening vindt plaats in het derde kwartaal van dit jaar.
- GBT
Het GBT wordt in 2011 zowel lokaal als regionaal beoefend. De regionale oefening wordt waarschijnlijk een gezamenlijke oefening met de gemeente Someren. Lokaal zal er een gezamenlijke oefening met recreatiepark Prinsenmeer plaatsvinden en worden er casussen besproken: o.a. de branden in Valkenswaard en Moerdijk.
- Facilitaire ondersteuning
Het proces facilitaire ondersteuning wordt meegenomen in de bovengenoemde oefeningen door hen te faciliteren bij hun oefening.
- Netcentrisch werken
In 2010 is het netcentrisch werken in gebruik genomen. Deze nieuwe digitale voorziening van informatie moet ervoor zorgen dat verschillende lagen in de rampenorganisatie snel een eenduidig totaal beeld krijgen van de situatie. Dit totaalbeeld dient als basis voor de te nemen besluiten en de in te zetten acties.
Onder andere de plotters en ambtenaren rampenbestrijding zullen in de toekomst moeten werken met Netcentrisch werken en om die reden gaan zij alvast aan de slag met het systeem tijdens de geplande oefeningen van het GBT.
-10-
Nr. Type proces 2011
03 Voorlichting Regionaal
28 Nazorg Lokaal
30 Facilitaire ondersteuning Lokaal
02 GAC Lokaal
Lokaal 00 GBT
Regionaal Regionaal Netcentrisch werken
lokaal
Tabel 4: planning van workshop, casus en inzetoefeningen in 2011
-11- Bijlagen
Bijlage 1 Resultatenoverzicht bereikbaarheidsoefening communicator 2010.
Bijlage 2 Evaluatie GBT oefening “All American Wheels”
Bijlage 3 Evaluatierapport Oefening “Brand en evacuatie”
