Bedrijfsplan Peelgemeenten Wmo, Jeugd en BMS
Peelorganisatie
1en lokale gebiedsteams
Bedrijfsbureau Peelgemeenten
1 juli 2016
1 ‘Peelorganisatie’ is een tijdelijke werknaam. De definitieve naam van de nieuwe bovenlokale organisatie moet nog worden bedacht.
Bedrijfsplan Peelgemeenten
Inhoud Pagina
1.
Inleiding 4
2.
Missie, visie en leidende principes 5
2.1 Missie 5
2.2 Visie 5
2.3 Leidende principes 7
3.
Dienstverleningsconcept 8
3.1 Dienstverlening door gemeenten aan de inwoner 9 3.2 Facilitering Peelorganisatie aan gemeenten 10
3.3 Monitoren kwaliteit dienstverlening 11
4.
Primaire processen 13
4.1 Integrale toegang 13
4.2 Samenhang processen Wmo, Jeugd en BMS 13
4.3 Wmo 14
4.4 Jeugd 15
4.5 BMS 18
5.
Beleid, kwaliteit en inkoop 21
5.1 Beleid 21
5.2 Kwaliteit 23
5.3 Inkoop 24
6.
Ondersteunende processen (PICOFAH) 26
6.1 PICOFAH-taken 26
6.2 ICT en automatisering 29
6.3 Huisvesting en faciliteiten 30
7.
Organogram en formatie 32
7.1 Organogram 32
7.2 Structurele formatie Peelorganisatie 35
8.
Juridische vorm 37
9.
Financiën 39
9.1 Begroting 39
9.2 Verdeelsleutel 43
9.3 Bijdragen gemeenten 46
10.
Risico’s en risicomanagement 47
11.
Bouw en overgangssituatie 48
1. Inleiding
De colleges van de vijf Peelgemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek en Someren hebben op 23-2-2016 het principebesluit genomen om samen te werken om de volgende taken per 1-1-2017 gezamenlijk uit te voeren:
Uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning;
Uitvoering van de Jeugdwet;
Uitvoering BMS:
o Bijzondere bijstand;
o Minimaregelingen;
o Schulddienstverlening.
Op verzoek van de colleges is een businesscase uitgewerkt waarin de haalbaarheid van de samenwerking is aangetoond. Hiermee hebben de colleges op 17-5-2016 ingestemd.
Op basis van de door de colleges meegegeven uitgangspunten en in aansluiting op de businesscase is voorliggend bedrijfsplan opgesteld.
Dit bedrijfsplan dient voor besluitvorming door colleges en dient daarnaast als plan voor het
opzetten en inrichten van de bovenlokale Peelorganisatie en de lokale gebiedsteams. De leden van de gemeenteraad worden op 22-6-2016 geïnformeerd over het bedrijfsplan. In de reguliere
commissievergaderingen worden de commissieleden geïnformeerd over het bedrijfsplan door middel van een nieuwsbrief.
Het bedrijfsplan is breed opgezet en bevat naast bijv. missie, visie en organisatie ook de globale uitwerking van de processen. Van de bovenlokale Peelorganisatie en inclusief de taken en globale organisatie van de lokale gebiedsteams (verantwoordelijkheid individuele gemeenten). Dit omwille van duidelijkheid over samenwerking, dienstverlening en werkprocessen. Nadat overstemming bestaat over het bedrijfsplan zullen de contouren van de lokale gebiedsteams en de bovenlokale Peelorganisatie verder in detail worden uitgewerkt.
Missie
Wij werken vanaf 1-1-2017 samen bij het uitvoeren van de taken voor Wmo, Jeugdwet en BMS.
Wij stimuleren zelfredzaamheid van onze inwoners en ondersteunen hen wanneer de zelfredzaamheid in het geding komt.
Wij zetten een Peelorganisatie op die ons versterkt en faciliteert bij het uitvoeren van deze taak.
2. Missie, visie en leidende principes
2.1 Missie
Een missie is een beknopte omschrijving van de hogere doelstelling van een organisatie.
De missie van de Peelgemeenten voor Wmo, Jeugd en BMS is2:
In deze missie wordt zichtbaar dat de individuele gemeenten tot taak hebben de burgers te faciliteren en dat de Peelorganisatie de individuele gemeenten daarin faciliteert.
2.2 Visie
De term visie verwijst naar het gewenste langetermijnperspectief van een organisatie. De visie wordt afgeleid van, en is in overeenstemming met de missie.
De visie is bedoeld om richting te geven aan de organisatie door:
tot uitdrukking te brengen wat de bestuurlijke ambitie op dienstverlening, efficiency en kwaliteit is;
het scheppen van een kader aan de hand waarvan medewerkers kunnen afleiden op welke wijze activiteiten moeten worden uitgevoerd in de organisatie en hoe deze activiteiten passen binnen een groter geheel;
het focussen van medewerkers op relevante activiteiten;
het motiveren van medewerkers;
2 Met ‘wij’ in de visie bedoelen we de gemeenten Asten, Deurne, Gemert-Bakel, Laarbeek en Someren.
Visie
Wij creëren algemene voorzieningen voor onze inwoners om ze in hun kracht te zetten. Waar inwoners dat nodig hebben organiseren wij ondersteuning. Zonder onnodige doorverwijzing wordt passende hulp of ondersteuning ingezet, licht waar mogelijk, zwaar waar noodzakelijk. Bij die dienstverlening zetten we integraal de voorzieningen van Wmo, Jeugdwet, bijzondere bijstand, minimabeleid en schulddienstverlening in. Daarnaast zoeken we, in de lokale gebiedsteams, de verbinding met de Participatiewet.
De Peelorganisatie faciliteert ons in het optimaliseren van onze lokale dienstverlening voor het sociaal domein. Wij stellen de inwoner centraal, organiseren de toegang en dienstverlening lokaal, integraal en dichtbij de inwoner. Volgens het principe ‘aanraken is afmaken’ zijn er zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten.
De Peelsamenwerking maakt het daarbij mogelijk de volgende kansen te benutten (principe van de I en 4 K’s):
Inwoner centraal
We zetten de inwoner centraal in onze dienstverlening en bedrijfsvoering want daar doen we het voor.
Minder kosten
Door samenwerking kunnen schaalvoordelen behaald worden en knelpunten samen worden opgelost. Samenwerking biedt besparingspotentieel.
Meer kwaliteit
Door samenwerking kan expertise en ervaring beter worden gedeeld. Samenwerking maakt slimmer en biedt betere kansen voor innovatie.
Minder kwetsbaarheid
Samenwerking is van belang om (in tijden van bezuiniging) de veerkracht, vervanging en voldoende omvang van de ambtelijke ondersteuning te kunnen blijven waarborgen.
Krachtige positie
Door samenwerking staan we sterker. Het draagt bij aan een betere informatiepositie en een sterkere lobby naar neven- of bovengeschikte (semi)overheden. En daarmee aan een vergrote invloedsuitoefening..
De visie van de Peelgemeenten voor Wmo, Jeugd en BMS is:
2.3 Leidende principes
De leidende principes zijn gebaseerd op de missie en de visie en zijn sturend voor de inrichting van de dienstverlening en de bedrijfsvoering.
Voor de Peelgemeenten zijn de volgende leidende principes van belang:
Dienstverlening is dichtbij de inwoners georganiseerd.
Lokale gebiedsteams leggen de focus op bevordering van zelfredzaamheid en eigen kracht van de inwoners.
De Peelorganisatie staat ten dienste van de lokale gebiedsteams en de gemeenten.
Individuele gemeenten zijn verantwoordelijk voor de inrichting en doorontwikkeling van hun lokale gebiedsteam(s) in aansluiting op de algemene voorzieningen en organisatie van de nulde lijn in de eigen gemeente.
Individuele gemeenten zijn verantwoordelijk voor de regie en coördinatie van hun lokale gebiedsteam(s).
Waarborgen integraliteit van de dienstverlening op alle gebieden van het sociaal domein.
Afstemming borgen met externe partijen zoals Werkbedrijf Atlant de Peel, gemeente Helmond (m.b.t. beleid en inkoop), instellingen en zorgaanbieders, regio Zuidoost-Brabant (m.b.t. Jeugd) om integraliteit dienstverlening op alle gebieden van het sociaal domein mogelijk te maken.
Zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten in het proces, ‘aanraken is afmaken’.
Resultaat- en oplossingsgericht werken.
Verantwoordelijkheden laag in de organisatie, elke medewerker is een professional op zijn of haar eigen werkgebied.
Gebruik maken van elkaars expertise.
Ruimte en slagkracht voor innovatie gericht op een klantgerichte dienstverlening.
Individuele gemeenten hebben de vrijheid te experimenteren. Dit mag echter de afgesproken processen in de Peelorganisatie niet verstoren. Extra kosten zijn voor rekening van de betreffende gemeente.
3. Dienstverleningsconcept
Het dienstverleningsconcept is gericht op een sterke lokale inbedding van taken. De dienstverlening wordt dichtbij de inwoner georganiseerd. Tevens wordt het netwerk rondom de inwoner geactiveerd om in een zo vroeg mogelijk stadium gezamenlijk te komen tot maatwerkoplossingen die de inwoner daadwerkelijk ondersteunen bij het oplossen van problemen. De bovenlokale Peelorganisatie werkt op de achtergrond en ondersteunt de lokale gebiedsteams actief.
Het resultaat- en oplossingsgericht aanpakken van de vraag van inwoners staat centraal en is in goede balans met het efficiënt inrichten van de processen. Vragen en/of problemen van inwoners worden integraal benaderd. In de lokale gebiedsteams zijn alle noodzakelijke disciplines bij elkaar gebracht om problemen integraal te toetsen en van een oplossing te voorzien. Daarmee is ook gewaarborgd dat lokaal afstemming is georganiseerd op het moment dat meerdere instellingen betrokken zijn bij een inwoner en/of gezin (afstemming uitvoering van de drie decentralisaties). Het lokale gebiedsteam werkt nauw samen met het netwerk van partners dat lokaal in de ‘nulde lijn’
actief is. Zelfredzaamheid en eigen kracht zijn sleutelbegrippen in deze dienstverlening. In onderstaande figuur is het concept op hoofdlijnen gevisualiseerd.
Figuur 1 Dienstverleningsconcept
De toegang wordt lokaal georganiseerd: inwoners komen via het klantencontactcentrum en/of het lokale gebiedsteam bij de gemeente terecht voor alle vragen met betrekking tot de uitvoering van Wmo, Jeugd en BMS. De individuele gemeente is lokaal verantwoordelijk voor het inrichten van het gebiedsteam waaraan nader door de gemeente te bepalen professionals deelnemen. De
professionals in de gebiedsteams werken volgens het principe ‘aanraken is afmaken’. Dat betekent dat overdrachtsmomenten tot een minimum worden gereduceerd en dat de inwoner contacten heeft met professionals waarmee een duurzame samenwerkingsrelatie wordt opgebouwd. De consulent, de opvoedondersteuner en de jeugd- en gezinswerker werken in de gebiedsteams en kennen de lokale situatie zodat snel verbindingen kunnen worden gelegd met bestaande lokale netwerken. Het gebiedsteam wordt lokaal functioneel aangestuurd en gecoördineerd.
Voorliggendveld, algemene voorzieningen en eigen netwerk
Inwoner Lokaal
gebiedsteam
Bovenlokale Peelorganisatie KCC
3.1 Dienstverlening door gemeenten aan de inwoner
In deze paragraaf zijn kort en bondig de taken op hoofdlijnen beschreven die lokaal worden
uitgevoerd. De voorstellen voor het positioneren van de lokale taken zijn gebaseerd op de criteria in de bestuursopdracht en de resultaten van de werksessies met de vak betrokken medewerkers en managers van de Peelgemeenten.
1. Toegang. De gemeente is verantwoordelijk voor het organiseren van de toegang. Daarvoor kunnen verschillende communicatiekanalen worden ingezet. Via het KCC, maar gemeenten kunnen vragen ook rechtstreeks laten binnen komen bij het gebiedsteam.
2. Uitvoering Wet maatschappelijke ondersteuning. De consulenten zijn verantwoordelijk voor alle vragen/problemen op het terrein van de Wet maatschappelijke ondersteuning. En voor de intake, de afhandeling en het maken van de beschikking. Nadat de beschikking lokaal is afgegeven wordt het dossier doorgegeven aan de Peelorganisatie voor verdere verwerking. De consulenten werken volgens het principe ‘aanraken is afmaken’.
3. Uitvoering Jeugdwet. De opvoedondersteuners zijn verantwoordelijk voor alle vragen en/of problemen op het terrein van de uitvoering van de Jeugdwet. En voor de intake, de afhandeling en het maken van de beschikking. Nadat de beschikking lokaal is afgegeven wordt het dossier doorgegeven aan de Peelorganisatie voor verdere verwerking. Bij complexe casuïstiek kan het lokale gebiedsteam snel opschalen door jeugd- en gezinswerkers in te zetten. De jeugd- en gezinswerkers maken deel uit van het lokale gebiedsteam.
4. Uitvoering BMS. De consulenten zijn verantwoordelijk voor de intake van aanvragen voor BMS.
Zij beoordelen mede op basis van een eerste inkomenstoets of inwoners in aanmerking komt voor een van deze diensten. Als dat het geval is, wordt het resultaat van de intake doorgegeven aan de Peelorganisatie die vervolgens een formele intake doet en verantwoordelijk is voor de afhandeling en de beschikking. Voor het bepalen van de zwaarte van de schuldproblematiek en het inkomen, wordt lokaal een geautomatiseerde toepassing ingezet, het ‘Intakekompas BMS’.
5. Casusregie. Op het moment dat sprake is van meervoudige of complexe problematiek kan het gebiedsteam een casusregisseur aanwijzen. De volgende definitie wordt gehanteerd voor casusregie: ‘Alle activiteiten gericht op het regisseren, verbinden, afstemmen en bewaken van de organisatie en uitvoering van de hulpverlening en begeleiding aan een inwoner en/of gezin op het moment dat meerdere uitvoeringsorganisaties betrokken zijn (uitgangsituatie is één gezin, één plan en één regisseur)’. De casusregie wordt meestal belegd bij de
opvoedondersteuner en de consulent. Ook de participatiecoach neemt deel aan het overleg als de problematiek ook gericht is op de Participatiewet. Maar afhankelijk van de casus kan dat ook iemand anders zijn uit het lokale gebiedsteam, bijvoorbeeld de jeugd- en gezinswerker.
Wanneer door wet- en regelgeving een andere functionaris daarmee belast is, wordt de casusregie overgedragen aan deze functionaris. De opvoedondersteuner en consulent en/of jeugd- en gezinswerker blijven wel verantwoordelijk voor de lokale afstemming en coördinatie.
Incidenteel kunnen op afroep van het lokale gebiedsteam de klantbegeleiders BM en SD aansluiten in het lokale casusregie overleg zodat alle benodigde expertise aan tafel zit. De casusregisseur is verantwoordelijk voor het opstellen en volgen van het begeleidingsplan waarin
de resultaten en planning van de deelnemers zijn vastgelegd. De doorzettingsmacht en escalatie worden lokaal georganiseerd via een directe lijn naar de gemeente. De betreffende gemeente is verantwoordelijk voor een goed georganiseerde doorzettingsmacht binnen de gemeente in de functionele aansturing.
3.2 Facilitering Peelorganisatie aan gemeenten Het gaat hier om de volgende taken.
1. Beleidsontwikkeling. Regionaal beleid door de Peelorganisatie: vertalen van landelijk beleid;
voorstellen van (wijzigingen in) verordeningen; vertalen naar inkoop. Het vertegenwoordigen van de Peelgemeenten in landelijke en regionale netwerken. Lokaal beleid: besluitvorming richting colleges en raden; beleid en regie met betrekking tot algemene voorzieningen en toegang.
2. Inkoop en aanbesteding. Alle activiteiten met betrekking tot inkoop en aanbesteding worden ondergebracht in de Peelorganisatie. Deze taak wordt in samenwerking met Bizob uitgevoerd.
3. Kwaliteit. In de primaire processen van het lokale gebiedsteam zijn basismaatregelen getroffen om de kwaliteit van de dienstverlening door de medewerkers in het gebiedsteam te borgen. Het steekproefsgewijs checken van de kwaliteit van de uitvoering en het op basis daarvan verhogen van de kwaliteit wordt ondergebracht in de Peelorganisatie.
4. Uitvoering BMS. Op het moment dat vanuit het lokale gebiedsteam een intake wordt doorgegeven aan de Peelorganisatie is de Peelorganisatie verantwoordelijk voor het behandelen van het verzoek.
5. Procesondersteuning backoffice. Op het moment dat lokaal een beschikking is afgegeven worden alle daarna volgende activiteiten uitgevoerd door de Peelorganisatie.
6. Expertpool. Gedurende een nader te bepalen periode is het noodzakelijk om te beschikken over een expertpool van deskundigen die de consulenten en opvoedondersteuners ondersteunen bij complexe zaken. De expertpool voorziet in de behoefte om consulenten en
opvoedondersteuners extra te ondersteunen op het moment dat de consulent,
opvoedondersteuner en de Jeugd- en gezinswerker behoefte hebben aan specialistische kennis gekoppeld aan een complexe casus. Over de wijze waarop deze ondersteuning wordt ingericht bestaat discussie. Bij het uitwerken van het bedrijfsplan worden mogelijke scenario’s nader uitgewerkt (tot 1 januari 2017 is deze ondersteuning gewaarborgd in de DVO met Helmond).
7. ICT (infrastructuur en systemen). Het beschikbaar stellen, onderhouden en doorontwikkelen van de ICT-informatiearchitectuur en ICT applicatiearchitectuur voor het ondersteunen van de lokale en bovenlokale processen.
8. Ondersteuning inrichting administratie. De ondersteuning van de inrichting van de administratie (applicatiebeheer) wordt in de Peelorganisatie uitgevoerd.
9. Facturering. De financiële administratie wordt bovenlokaal uitgevoerd.
10. Archivering. Het archiveren van alle zaken van de Peelorganisatie en de lokale gebiedsteams vanuit de nieuwe ICT omgeving die voor de Peelorganisatie en de lokale gebiedsteams wordt ingericht.
11. Opleiding, deskundigheidsbevordering, training, werving en flexpool. Regelen van de benodigde vaste- en flexibele medewerkers in de Peelorganisatie en de lokale gebiedsteams (consulenten) en invulling geven aan opleiding, ontwikkeling van deze medewerkers. De lokale gemeenten worden betrokken bij de plaatsing (situering lokaal gebiedsteam) en het benoemingsproces van de consulenten. Zie hiervoor paragraaf 6.1.1. personeel en organisatie.
De ondersteunende PICOFAH taken worden vooralsnog geleverd door de deelnemende gemeenten, zie paragraaf 6.1 voor de geleverde capaciteit per gemeente.
3.3 Monitoren kwaliteit dienstverlening
Het is van belang om de kwaliteit van de dienstverlening te monitoren. Daardoor is het mogelijk om verbeteringen door te voeren in de processen en de dienstverlening.
Voor het adequaat monitoren is het van belang dat servicenormen en prestatie-indicatoren worden ontwikkeld.
De normen en indicatoren:
zijn meetbaar;
zijn praktisch realiseerbaar;
geven stuurinformatie voor het verbeteren van de dienstverlening en de bedrijfsvoering;
brengen trends in beeld;
kunnen praktisch gevolgd en bewaakt worden zodat daarover ook periodiek gerapporteerd kan worden;
leiden niet tot een onevenredige administratieve last.
Vier sporen worden gevolgd bij het meten van de kwaliteit van de dienstverlening en bedrijfsvoering.
1. Monitoren dienstverlening door lokale gebiedsteams.
2. Monitoren dienstverlening en bedrijfsvoering door Peelorganisatie.
3. Monitoren dienstverlening vanuit het perspectief van de inwoner.
4. Monitoren dienstverlening ten behoeve van de landelijke monitor Sociaal Domein (CBS).
Monitoren dienstverlening door lokale gebiedsteams
De gemeenten zijn verantwoordelijk voor het inrichten van de dienstverlening door de lokale gebiedsteams. Het is dan ook een lokale verantwoordelijkheid om prestatie indicatoren te
ontwikkelen voor deze dienstverlening. Vanuit de Peelgemeenten kiezen we voor harmonisatie op dit gebied. Het bedrijfsbureau zal in overleg met de lokale managers Sociaal Domein een set van prestatie indicatoren uitwerken t.b.v. bestuurlijke informatie en managementinformatie. De
gemeenten kunnen vanzelfsprekend aan deze set van indicatoren andere indicatoren toevoegen.
Monitoren dienstverlening en bedrijfsvoering door bovenlokale organisatie.
De Peelorganisatie is verantwoordelijk voor het meten van de kwaliteit van de dienstverlening die geleverd wordt aan de lokale gebiedsteams en de zorgaanbieders. Daarnaast is de Peelorganisatie verantwoordelijk voor het steekproefsgewijs monitoren van de dienstverlening die door het lokale gebiedsteam wordt uitgevoerd (zie paragraaf 5.2 functie kwaliteitsmedewerker).
Bij het uitwerken van de procesbeschrijvingen worden prestatie indicatoren ontwikkeld die worden voorgelegd aan de gemeenten. Op basis van deze indicatoren wordt periodiek verantwoording afgelegd aan de gemeenten.
Monitoren dienstverlening vanuit het perspectief van de inwoner.
Het beeld van de inwoner over de geleverde dienstverlening door gemeenten (lokaal en bovenlokaal) is sterk bepalend voor het doorvoeren van verbeteringen in de
dienstverlening en bedrijfsvoering. Om een zuiver beeld te krijgen van de mening van de inwoner is het noodzakelijk om de kwaliteit te laten meten door een onafhankelijk organisatie.
Met een vertegenwoordiging van cliëntenorganisaties zijn daarover gesprekken gevoerd met de intentie om een instrument te ontwikkelen dat ingezet kan worden voor het meten van deze kwaliteit. De intentie is uitgesproken om voor 1-9-2016 een voorstel uit werken voor deze vorm van meting.
Dat betekent dat ruimschoots voor 1-1-2017 de servicenormen en prestatie indicatoren zijn ontwikkeld en vastgesteld.
Monitoren dienstverlening ten behoeve van de landelijke monitor Sociaal Domein (CBS) Volgens de Wmo en Jeugdwet moeten alle gemeenten een basisset van gegevens aanleveren vanuit de toegang (aantal aanvragen, verstrekte (en verzilverde) voorzieningen en gerealiseerde kosten. Een deel van de benodigde informatie t.b.v. het CBS zal lokaal worden geregistreerd (bijv.
ontvangen aanvragen, lokale kosten, aantal afgegeven beschikkingen) en het andere deel wordt bovenlokaal geregistreerd in de Peelorganisatie (bijv. bovenlokale kosten). Het is van belang om bij de inrichting van de ICT systemen rekening te houden met de informatie die t.b.v. de landelijke monitor Sociaal Domein dient te worden aangeleverd. Deze aan te leveren basisset van gegevens is voor elke gemeente hetzelfde en zal dan ook uniform ingericht worden.
4. Primaire processen
In dit hoofdstuk zijn de primaire processen op hoofdlijnen beschreven. Deze beschrijvingen geven een goed beeld hoe de dienstverlening wordt ingericht. Bij de verdere uitwerking zullen de
processen in detail worden beschreven. In die beschrijvingen wordt het volledige proces meegenomen, dus inclusief bijvoorbeeld archivering, bezwaar en beroep, fysieke aflevering van producten aan inwoners. Diepgaander inzicht in deze processen is noodzakelijk om vast te stellen hoe deze processen in de praktijk worden ingericht.
4.1 Integrale toegang
Iedereen heeft een netwerk nodig om goed te kunnen functioneren. Veel mensen organiseren dat zelf, sommigen hebben ondersteuning nodig om een netwerk dichtbij te activeren. Dat kan het eigen netwerk van de persoon zijn of bestaan uit contacten bij bijvoorbeeld verenigingen of wijkcentra. De lokale gemeente kent de persoon en kent de beschikbare netwerken. Daarom is de lokale
gemeente de aangewezen organisatie om mensen te helpen met het opbouwen van hun eigen netwerk en het creëren van algemene voorzieningen voor de mensen die dat nodig hebben.
Voor wie dat nodig heeft is specifieke ondersteuning beschikbaar. De gemeente organiseert de toegang daartoe in een gebiedsteam. In het gebiedsteam werken professionals uit de verschillende vakgebieden samen om overzicht te hebben en de dienstverlening integraal te kunnen organiseren.
Zo kan in een gezin met jeugd problematiek schulddienstverlening voor de ouders een belangrijke eerste stap zijn. Het gebiedsteam beoordeelt ook of iemand een doorverwijzing naar een
specialistische behandeling nodig heeft.
4.2 Samenhang processen Wmo, Jeugd en BMS
De processen voor Wmo, Jeugd en BMS worden op hoofdlijnen op dezelfde wijze ingericht.
In 4.1 is de integrale toegang al vastgelegd.
De consulenten en opvoedondersteuners zijn verantwoordelijk voor de intake en hebben het mandaat om te beschikken. Voor BMS wordt de intake uitgevoerd door de consulent. Als op basis van dat resultaat een maatwerkvoorziening van toepassing is volgt een formele intake door de Peelorganisatie.
In de Peelorganisatie zijn de procesondersteuners verantwoordelijk voor de administratieve afhandeling. Zij zijn breed inzetbaar (uitwisselbaar Wmo, Jeugd en BMS) en worden gekoppeld aan de lokale gebiedsteams om de verbinding en samenwerking tussen het lokale gebiedsteam en de Peelorganisatie te bevorderen.
4.
Fi de
Fi
Ge De af wo be ins da Ta
Pe De co aa Ta
3 Wmo guur 2 geeft e inwoner tot
guur 2 Proces
ebiedsteam/
e vraag van fhankelijk van
oord. Inwone ehandeling v
stellingen (b at gebiedstea aken consule Doorvrage Stimuleren Inwoner w Gesprek ( Nader ond Arrangem Rapportag Beschikkin eelorganisati e Peelorgani onsulent. Daa anvraag adm aken proceso
Inwon
het primaire t aan financië
sschema Wm
/KCC inwoners ko n wat de gem ers komen zo van de casus
ijvoorbeeld L am en het to ent
en-afspraak m n om het eige wijzen op mog telefonisch o derzoek (offe entsbrief (ve ge (bevinding ng (brief aan
ie
isatie ontvan arna handelt ministratief af
ondersteune ner
e proces wee ële afhandeli
o
mt lokaal bin meente als e
oveel mogelij . In de lokale LEV, ONIS, M
ewijzen van
maken;
en netwerk v gelijkheid vo of keukentafe erte- medisch erslag van ge gen uit onder klant dat zo
ngt de beschi t de proceson .
r
Gebiedste - Consulent
1.
2.
3.
4.
er van de Wm ing. Hieronde
nnen. Het KC erste aanspr ijk direct bij d e gebiedstea Mee). De gem
taken en ver
van de inwon oor cliëntonde
el);
h/bouwkundi esprek en ge rzoek en het org al dan nie
ikking en eve ndersteuner eam/KCC
Intake Inhoudelijke behandeling Zorgkeuze klant Beschikking
mo in de Pee er lichten we
CC of een de reekpunt voo de consulent ams werken o
meente is ve rantwoordelij
ner te activer ersteuning;
g advies – o emaakte afsp t besluit, dit is et wordt verle
entueel een op basis van
Peelorga Procesond
4. A a 5. B ve zo S
elgemeenten e dit proces v
eskundige uit or inwoners i terecht voor ook professio erantwoordel
jkheden.
ren;
verleg aanbi praken);
s het basisdo eend).
onderzoeksr n de aangele anisatie dersteuner Administratieve
fhandeling erichten- erkeer met orgaanbieders, VB, CAK.
vanaf de be verder toe.
t het lokale g nzet, staat in r de inhoude onals van an lijk voor de in
ieder/derden
ocument);
rapportage v everde stukk Peelorg Finan medew
6
ehoefte van
gebiedsteam, nwoners te
lijke ndere
nrichting van
n);
van de ken de anisatie cieel werker
. Facturatie en betaling
,
n
Ve Ta
4.
Fi va
Fi Vo ge Vr 1.
2.
Dossier va Voorzienin Berichtenv Clientgeric Toetsen z ervolgens zo aken financie Controlere Bijhouden 4 Jeugd guur 3 geeft an de inwone
guur 3 Proces oor Jeugd zij edwongen ka rijwillig kader Standaard Proces va jeugdarts,
Inwon
an klant aanm ng invullen;
verkeer van e chte betaling
orgovereenk orgt de financ eel medewer en van factur en beoorde
het primaire er tot aan fina
sschema Jeug jn er vier ver ader.
r:
d proces met nuit wettelijk
medisch spe
ner
maken (tenz
en naar zorg gen? Berichte komst PGB (o cieel medewe rker
ren;
len van uitva
e proces wee anciële afhan
gd
rschillende ro
toegang via e verwijzers ecialist).
Gebiedste Opvoedond
en J&G-
1 2
3
4 Huisarts/je
/med . s S
ij dit lokaal a
gaanbieder, S enverkeer va
o.b.v. input S erker van de
allijsten.
er voor de Je ndeling. Hier
outes mogelij
a lokaal gebie met toegang
eam/KCC dersteuner -werker
. Intake . Inhoudelijke
behandeling . Zorgkeuze kla
(mits aanvraa via gemeente . Beschikking eugdarts
spec . SEZ of Rechte
RvKinderb.,Ve
al is gebeurd
SVB, CAK;
an en naar zo SVB).
e Peelorganis
eugdwet in de ronder lichten
jk, twee in ee
edsteam.
g via wettelijk
Peelorga Procesond
ant g
)
5. A a
6. B v z er/GI,
eiligTh.
bij integraal
orgaanbiede
satie voor de
e Peelgemee n we dit proc
en vrijwillig k
k verwijzers
anisatie dersteuner
Administratieve afhandeling
Berichten- verkeer
zorgaanbieders, Jeug
aanb
ICT systeem
r;
e facturering
enten vanaf d ces nader toe
kader en twe
(bijvoorbeeld
Peelorga Finan medew
7 gdhulp
bieder
m);
en betaling.
de behoefte e.
e in een
d huisarts,
anisatie ncieel werker . Facturie en
betaling
Gedwongen kader:
3. Proces via rechter, gecertificeerde instelling, Raad voor de kinderbescherming of Veilig Thuis.
4. Spoedeisende zorg via Spoed voor Jeugd.
Ad 1. Standaard proces (toegang via lokaal gebiedsteam) (vrijwillig kader)
Inwoners komen zelf naar het lokale gebiedsteam met vragen over opvoeding of ondersteuning.
Lokaal bepaalt de opvoedondersteuner/jeugd & gezinswerker met het gezin welke zorg wordt ingezet. Lokaal wordt de beschikking vastgesteld. Door de Peelorganisatie wordt de individuele voorziening administratief afgewerkt en wordt de jeugdhulp ingeschakeld.
Ad 2. Proces vanuit wettelijke verwijzers (toegang via wettelijke verwijzers) (vrijwillig kader) Inwoners met een hulpvraag gaan naar een huisarts, jeugdarts of worden doorverwezen naar een medisch specialist. De wettelijk verwijzer verwijst rechtstreeks door naar een jeugdhulpaanbieder.
De jeugdhulpaanbieder verzorgt de intake volgens haar eigen werkprocessen en stuurt via het digitaal berichtenverkeer iJW een berichttype ‘toewijzing van zorg’. De Peelorganisatie checkt het woonplaatsbeginsel en aanwezige zorgcontracten. De jeugdhulpaanbieder verleent de zorg.
De gemeente heeft minder invloed op het proces qua toewijzing zorg. We stimuleren huisartsen om via het lokale gebiedsteam het proces te laten lopen (in dat geval gelijk aan 1).
Ad 3. Zorg via rechter, gecertificeerde instelling, Raad voor de kinderbescherming of Veilig Thuis (gedwongen kader)
De uitspraak van een rechter bepaalt dat er zorg wordt ingezet, de gecertificeerde instelling bepaalt wat voor maatregel voor jeugdhulp er wordt ingezet en overlegt met de Peelorganisatie door wie de zorg wordt geleverd. Hierbij wordt CORV gebruikt als het digitale knooppunt voor het formele elektronische berichtenverkeer tussen justitiële partijen en het gemeentelijke domein.
Veilig Thuis zet geen jeugdhulp in, maar bepaalt op basis van eventueel onderzoek of de zaak voorgelegd wordt aan de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK). Daaruit kan een maatregel opgelegd door RvdK of rechter voortkomen.
In het jeugdzorg-domein communiceren ketenpartners over jeugdbescherming en –reclassering via CORV. Gemeenten en Veilig Thuis organisaties zijn op CORV aangesloten via hun
jeugdzorgapplicaties. Ze maken hier gebruik van voor het indienen van Verzoeken tot Onderzoek (VTO), het volgen van de behandeling daarvan door de Raad voor de Kinderbescherming, het ontvangen van zorgmeldingen van de politie en het ontvangen van notificaties over
jeugdreclasseringsmaatregelen. Sinds mei 2016 is de vernieuwde versie van CORV in gebruik.
Deze biedt meer mogelijkheden, zoals notificaties over de behandeling door de rechtbank van door de Raad voor de Kinderbescherming voorgestelde maatregelen en een terugkoppeling naar de politie over de behandeling van een zorgmelding. Naast de politie gaan de Halt-organisaties nu ook zorgmeldingen leveren.
De gemeente heeft minder invloed op het proces qua toewijzing van de zorg. Deze vorm van zorg is voor de 21 gemeenten in de Jeugdzorgregio Zuidoost-Brabant op dezelfde manier geregeld. Binnen onze Jeugdzorgregio geldt de afspraak dat bij de uitvoering van de door de rechter opgelegde maatregelen door de Gecertificeerde Instelling (GI) er tussen de professional van de GI een tandem wordt gevormd met een generalist, zijnde de Jeugd- en Gezinswerker in het geval van de
Peelgemeenten.
Ad 4. Spoedeisende zorg (Spoed voor Jeugd)
Spoed voor Jeugd is een samenwerkingsverband van 18 organisaties t.b.v. de 21 gemeenten in de regio Zuidoost-Brabant. Spoedeisende zorg (SEZ) is jeugdhulp in crisissituaties waarbij vaak politie, of bijvoorbeeld de crisisdienst van de GGZ melding maakt. De eerste 48 uur is gericht op het
‘bezweren’ van de crisis en het kind in veiligheid brengen. Dit wordt door een crisisteam gedaan. Als daarbij de inzet van jeugdhulp nodig is, dan kan het crisisteam in de eerste vier tot zes weken een vorm van jeugdhulp inzetten, aangeboden door één van de 18 betrokken organisaties binnen Spoed voor Jeugd. Vervolgens maken ze hier melding van bij de Peelorganisatie.
De gemeente heeft geen invloed op het proces qua toewijzing van de zorg.
Informatie en privacy
Bij alle vier de routes is het van belang om de ‘cirkel rond te maken’ zodat het lokale gebiedsteam van de geleverde zorg vanuit alle vier de routes volledig op de hoogte is voor de inwoners betrokken bij het betreffende lokale gebiedsteam. Belangrijk aandachtspunt hierbij is privacy, dit speelt in het proces Jeugd een nadrukkelijke rol, waardoor het kan zijn dat het lokale gebiedsteam vanuit privacywetgeving niet over alle informatie mag beschikken.
Voor Jeugd gelden naast de privacybescherming vanuit de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) nog aanvullende bepalingen uit de Jeugdwet. Vooral binnen het gedwongen kader is er sprake van een sterkere mate van privacybescherming. Het is daarom van belang om voor Jeugd (maar ook voor Wmo en BMS) een helder privacybeleid op te stellen wat binnen de wettelijke kaders goed aansluiten op het primaire proces.
Taken Jeugdconsulent opgesplitst naar opvoedondersteuner/Jeugd- en gezinswerker, procesondersteuner en kwaliteitsmedewerker
In de huidige situatie worden de opvoedondersteuners / Jeugd- en gezinswerkers ondersteund en begeleid door de Jeugdconsulent bij het proces rondom het gedwongen kader. In de
Peelorganisatie worden de taken van de Jeugdconsulent opgesplitst en verdeeld over:
Lokaal opvoedondersteuner / Jeugd & Gezinswerker:
Beoordelen aanvraag op volledigheid;
Opstellen rapportage en beschikking;
Toetsen aanvraag.
Procesondersteuner:
Administratieve afhandeling (ook bij andere routes, bijv. rechtbank);
Kwaliteitsmedewerker:
Advisering (o.a. toepassing productcodes, wetgeving, kanteling etc.).
Di de 4.
4.
Fi va ve
Fi
Ge M ge in be vo bij ric bij va de nie
it is het in gro eze lijn herve
5 BMS 5.1 Bijzond guur 3 geeft anaf de beho erder toe.
guur 4 Proces
ebiedsteam/
eldingen in h ebiedsteam b komen, verm enodigde info oorzieningen
jstand of een chting de Pee jstand en mi an een officië e nodige adm
et tot een be Inwon
ote lijnen, nie erdeeld word
dere bijstand het primair p oefte van de
sschema bijzo
/KCC
het kader van binnen. De c mogen, koste ormatie aang . Deze eerst n minimarege
elorganisatie nima. Op he ële aanvraag ministratieve eschikking le
ner
et in detail. In den i.o.m. de
d en minima proces weer inwoner tot a
ondere bijstan
n bijzondere consulent in h ensoorten en
geeft of de in te check hee eling nodig e e waar klantb t moment va g. Dit om te v afhandeling iden.
Gebiedste Consulen 1.
2.
n detail moet betrokken m
a
voor bijzond aan financiël
nd en minima
bijstand en het gebiedste n gezinssituat nwoner in prin eft als doel gl
en mogelijk is begeleiders w an overdrach voorkomen d vergen en v eam/KCC nt
Intake
Melding richting Peelo
ten alle take medewerkers
dere bijstand e afhandelin
minima kom eam doet ee tie. Hiervoor ncipe in aan obaal een in s. Vervolgen werken met s ht aan de Pee at een grote verwachtinge Peelorga
Klantbeg
org
3. F 4. V a f 5. E
o 6. B v
n van de Jeu s.
en minima i g. Hieronder
en rechtstree n eerste inta
krijgt de con merking kom schatting te s geeft de co specialistisch elorganisatie
hoeveelheid n bij de inwo anisatie geleider
Formele intake Verstrekking aanvraag-
ormulier Extra info ophalen Beschikking verstrekken
ugdconsulen
in de Peelge r lichten we d
eks of via he ake op zaken nsulent een t mt voor deze maken of er onsulent een he kennis ov e is er nog ge
d aanvragen oner scheppe
Peelorg Finan medew
7 Standaa automat steekpro checken
nt conform
meenten dit proces
et KCC, in he n als
tool die de
r bijzondere n melding ver bijzondere
een sprake ontstaan, die en, terwijl ze ganisatie
ncieel werker 7. Financiële
afhandeling ardbetalingen
tisch doorzetten oefsgewijs n
et
e
e
n,
Peelorganisatie
Omdat voor aanvragen voor bijzondere bestand en minimaregeling specialistische kennis en een zekere mate van maatwerk nodig is voert de klantbegeleider (gespecialiseerd in bijzondere bijstand en/of minima) een formeel intakegesprek met de inwoner. Bij de eerste aanvraag is er altijd
persoonlijk contact, daarna kan de aanvraag administratief doorgezet worden. De intake leidt of tot een afwijzing of tot een officiële aanvraag en verstrekking van het aanvraagformulier. Als er sprake is van een officiële aanvraag heeft de klantbegeleider de bevoegdheid om aanvullende informatie op te vragen (bijvoorbeeld in SUWI-net). Alleen als dat noodzakelijk is wordt de klant uitgenodigd voor een gesprek bij de Peelorganisatie. Op basis van deze extra informatie verstrekt de
klantbegeleider een beschikking waarin de bijzondere bijstand- of minimavoorziening al dan niet wordt toegekend. Ook maakt de klantbegeleider de betaling gereed zodat die vervolgens door een financieel medewerker kan worden afgehandeld.
Standaardbetalingen
Kenmerkend voor bijzondere bijstand en minimabeleid is dat het bij ongeveer 80 procent om regelmatig terugkerend ‘bulkwerk’ gaat. Het gaat hierbij om langdurigheidstoeslagen, of de betaling van periodiek terugkerende internetrekeningen van cliënten die al bekend zijn en geen gesprek of aanvullende informatie vergen. Deze standaardbetalingen zetten we automatisch door zonder daar altijd contact met de cliënt over te hebben of bonnetjes voor te controleren. Bonnetjes worden in plaats daarvan steekproefsgewijs gecontroleerd. Dit is een behoorlijke efficiëntieslag t.o.v. het huidige proces met een, naar verwachting, verwaarloosbare kwaliteitsafname. Bij het uitwerken van de werkprocessen wordt nog bepaald bij welke functie deze taak het beste kan worden belegd.
4.5.2 Schulddienstverlening
Vanwege de ver uitgewerkte en bindende landelijke kaders voor schulddienstverlening, ligt het proces voor schulddienstverlening al tot op een ver detailniveau vast. Deze beschrijving is gemaakt door de gemeente Helmond bij het invoeren van de Wet gemeentelijke schulddienstverlening. De procesbeschrijving wordt opgenomen in de complete set van procesbeschrijvingen en
werkinstructies.
Fi He co on m sc ge ov wo Ad O vo op da ge ru fo
guur 5 Proces et proces lijk onsulent voe ndersteuning
aakt een spl chuldproblem ebiedsteam d vergedragen orden de noo dministratiev
p het momen oor een aanv plossing word aar de capac ebiedsteam o
imte dan bes rmatie voor d Inwon
sschema schu kt grotendeel
rt een eerste g van het loka
itsing tussen matiek. Inwon door bijvoorb aan de Pee odzakelijke s ve en financië
nt dat een inw vraag in het k
den gevonde citeit en expe
over hoe een schikbaar mo deze taak is ner
ulddienstverle s op het proc e intake uit m
ale gebiedste n inwoners m ners met licht beeld vrijwillig
lorganisatie.
stappen in he ële afwikkelin woner met z kader van de en voor de zo ertise aanwez n oplossing e
oet zijn in de vooralsnog n
Gebiedste - Consulent
1.
2.
•
•
ning
ces voor BM met behulp va
eam. De con met zware sch
te schuldpro gers. Inwone Daar wordt et kader van ng ligt, net al zware schuld e Wet Gemee
orgvraag. Di zig is. Waar er uit kan zie e bovenlokale
niet opgenom eam/KCC
Intake via intakekompas BMS Financiële situatie in kaart zware problematiek Peelorganisatie lichte problematiek gebiedsteam
M. De toegang an het systee nsulent breng huldproblem oblematiek w ers met zwar vervolgens e
de Wet gem ls bij de ande en problema entelijke Sch t vraagstuk w nodig wordt n. Een aanvu e uitvoerings men in het fo
Peelorga Procesonde
t:
: e
:
3. F z v in 4. A a
g ligt in het g em dat ingez gt de financië
atiek en inwo orden verder e schuldprob een formele meentelijke sc
ere regelinge atiek toch nie huldhulpverle wordt bovenl overleg gepl ullende analy sorganisatie v ormatieoverz
nisatie ersteuner
Formele intake zoals voorgeschreven
n Wgs
Administratieve afhandeling
gebiedsteam zet wordt ter
ële situatie in oners met lic r geholpen in blematiek wo intake afgen chuldhulpver en, bij de Pe et in aanmerk ening moet e
lokaal afgeha leegd met he yse wordt ge voor deze ta zicht in het be
Peelorg Finan medew
5
en de
n kaart en chte n het orden nomen en
rlening gezet elorganisatie king komt
r een andeld omda et lokale emaakt welke aak. De
edrijfsplan.
ganisatie ncieel werker
Facturatie en betaling 5..
t.
e.
at
e
5. Beleid, kwaliteit en inkoop
5.1 Beleid
Beleid kent verschillende definities en niveaus. Naar aanleiding van de nieuwe verdeling tussen lokale en bovenlokale taken is herijkt wat er op het vlak van beleid lokaal en regionaal wordt georganiseerd. We beschrijven hieronder de uitkomst van deze oriëntatie.
In de praktijk van gemeenten wordt er onderscheid gemaakt tussen enerzijds beleid en regie aangaande algemene voorzieningen en anderzijds algemeen beleid.
Beleid en regie aangaande algemene voorzieningen
Gemeenten richten algemene voorzieningen in. Deze zijn er op gericht mensen te helpen, te wijzen op lokale initiatieven waarbij ze kunnen aansluiten en dat deze ook toegang bieden tot de
individuele voorzieningen. De verantwoordelijkheid voor het beleid op dit terrein ligt volledig bij de gemeente.
Gemeentelijke beleidsambtenaren ontwikkelen in afstemming met bestuurders en het lokale veld de uitgangspunten voor deze voorzieningen. Op basis van die uitgangspunten voeren ze de regie over de uitvoering. Ze gaan op zoek naar verenigingen, organisaties en locaties en verbinden deze.
Soms is er ook inkoop van expertise nodig. Een dorpssteunpunt koopt uren van een
wijkverpleegkundige om vrijwilligers te ondersteunen of om op verzoek van de vrijwilligers de bezoekers te ondersteunen.
Beleid ontwikkelen, regie voeren en inkoop van algemene voorzieningen wordt uitgevoerd door beleidsmedewerkers van de gemeente. De lokale beleidsmedewerkers delen kennis en ervaringen met hun collega’s uit de Peelgemeenten. Initiatieven die in alle gemeenten gewenst zijn kunnen op verzoek van de gemeenten in Peelverband opgepakt worden.
Algemeen beleid gericht op individuele maatwerkvoorzieningen
Landelijke regelgeving moet vertaald worden naar de gemeentelijke situatie en organisatie en uitgewerkt worden in (aanpassingen van) lokaal beleid. Dat beleid wordt doorvertaald in verordeningen. En op basis van dit beleid worden diensten ingekocht.
Beleidsambtenaren bovenlokaal (werkzaam in de Peelorganisatie) volgen de ontwikkelingen in het landelijk beleid gericht op de individuele maatwerkvoorzieningen en aanpalende wetgeving
(afbakeningsproblematieken). Ze ontwikkelen voorstellen voor (het aanpassen van) gemeentelijk beleid en vertalen dat door in concept verordeningen. Dat doen ze in afstemming met de
gemeentelijke beleidsambtenaren. De gemeentelijke beleidsambtenaren zijn verantwoordelijk voor het besluitvormingstraject richting B&W en de raad over (aanpassingen in) beleid, verordeningen en inkooptrajecten.
Het beleid en de inkoop van voorzieningen/dienstverlening zijn nauw verweven. De inkoop van diensten, vaak uitmondend in contracten en deelovereenkomsten, is bovenlokaal belegd. In de
Peelorganisatie zijn deze taken ondergebracht in één team Organisatie en Ontwikkeling om te waarborgen dat continu afstemming kan plaatsvinden tussen beleid, kwaliteit, inkoop en uitvoering.
Verwezen wordt naar hoofdstuk 7. In dat team wordt beleidscapaciteit ingezet om bestaand beleid integraal bij te stellen en nieuw beleid te ontwikkelen op basis van regionale en landelijke
ontwikkelingen. Daarmee wordt voorzien in de behoefte van de gemeentebesturen om te
beschikken over een beleidsteam sociaal domein. Dat team moet de bestuurders voorzien van een juiste integrale advisering.
Samenvatting: wat lokaal, wat bovenlokaal in de Peelorganisatie
Lokaal: besluitvorming richting colleges en raden; beleid en regie met betrekking tot algemene voorzieningen en toegang binnen de eigen gemeente.
Bovenlokaal: vertalen van landelijk beleid; voorstellen van (wijzigingen in) verordeningen;
vertalen naar inkoop, integrale advisering aan bestuurders vanuit een beleidsteam sociaal domein.
Inzet van formatie
Gemeenten hebben algemene voorzieningen verschillend georganiseerd en zij hebben beleid verschillend ingevuld en georganiseerd. Bij de uitvoering van de Wmo is de beleidscapaciteit vanuit de gemeente (deels) overgeheveld naar Peel 6.1. Voor de uitvoering van de Jeugdwet en BMS is deze lijn niet consequent doorgetrokken. Het formatielandschap is in de tijd sterk gedifferentieerd.
De beleidscapaciteit die lokaal nodig is voor algemene voorzieningen is lokaal gepositioneerd en de beleidscapaciteit die bovenlokaal nodig is voor de geformuleerde bovenlokale beleidstaken wordt ingebracht in de Peelorganisatie. Daartoe wordt door het bedrijfsbureau in overleg met de lokale managers Sociaal Domein en vakspecialisten een apart voorstel uitgewerkt worden om te komen tot een evenwichtige herverdeling van de beschikbare beleidscapaciteit binnen de Peelgemeenten (Onderdeel van deze opdracht: 1. organisatie incl. formatie van beleidstaken, 2. mogelijkheden tot harmonisatie van beleid (en verordeningen, beleidsregels en nadere regels) 3. relatie met
ketenpartners, zoals bijv. het Veiligheidshuis).
Taken beleidsmedewerker Peelorganisatie
Beleidsadviezen opstellen op basis van de visie van de Peelgemeenten, t.b.v. de regionale aanpak en ontwikkeling;
Opstellen en actualiseren van beslisdocumenten;
Volgen van en inspelen op lokale, regionale en landelijke (beleids)ontwikkelingen;
Inschatten van kansen en creëren van draagvlak bij de planning en realisatie van vastgesteld beleid;
Inkoop van diensten rond zorg en ondersteuning bij zorgaanbieders en bijdrage leveren aan contractmanagement;
Bijdragen in de beleidsontwikkeling en -implementatie van onder meer de onderwerpen:
beschermd wonen, herindicaties, tarieven en categorieën, kwaliteit, afstemmingsvraagstukken tussen gemeenten, zorgverzekeraars, aanbieders, toezicht en andere onderwerpen voor doorontwikkeling, zoals vervoer en social return;
Afstemming en input voor beleid ophalen via regulier overleg met de lokale beleidsmedewerkers vanuit 2-richting verkeer om te komen tot een ontwikkel- en innovatieagenda;
Als projectleider optreden voor projecten;
Vertegenwoordigen Peelgemeenten in de regionale samenwerking van de 21 gemeenten in Zuidoost-Brabant op het gebied van jeugd;
Relatiebeheer van (in)direct betrokkenen op het beleidsgebied;
Bijdragen aan periodieke rapportages over de voortgang van beleidsontwikkeling en implementatie;
Bevorderen van deskundigheid bij collega's en externe werkrelaties onder meer via publicaties, werkoverleggen en voordrachten;
Bijdrage leveren aan communicatie;
Verbinding en afstemming realiseren tussen regionaal en lokaal beleid.
5.2 Kwaliteit
De taak van de kwaliteitsmedewerker is de ‘smeerolie’ tussen lokaal en bovenlokaal en is van groot belang in de ontwikkeling van een lerende organisatie.
Lokaal is er een nauwe samenwerking met de consulent, opvoedondersteuner en andere disciplines in het lokale gebiedsteam. Beschikkingen worden steekproefsgewijs getoetst, hieruit komen
leerpunten en dit leidt tot aanpassing van werkinstructies etc. De kwaliteitsmedewerker heeft dus een belangrijke taak in het harmoniseren/uniformeren van een primair proces met een hoge kwaliteit, efficiënt uitgevoerd, en in overeenstemming met afgesproken regels, beleid en verordeningen.
Bovenlokaal is er een nauwe samenwerking met inkoop en beleid. In het causale verband tussen beleid, inkoop en uitvoering heeft de kwaliteitsmedewerker een belangrijke taak: wordt het werk uitgevoerd conform de gemaakte inkoopcontracten en is de uitvoering conform gemaakte
beleidsafspraken. Ook is er een nauwe samenwerking met de administratie/controltaken gericht op een goedkeurende accountsverklaring (uitvoering verbijzonderde interne controle).
De taken van de kwaliteitsmedewerker zijn voor zowel Wmo, Jeugd als BMS vergelijkbaar en niet gebonden aan een specifiek gebiedsteam. De toekomstwens is naar een generalistische
kwaliteitsmedewerker te groeien voor alle drie de disciplines.
De haalbaarheid hiervan vergt nader onderzoek: is het bijvoorbeeld realistisch dat deze medewerkers op alle terreinen kennis hebben van wetgeving?
Taken kwaliteitsmedewerker
Signaleren van relevante ontwikkelingen in (landelijke) wet- en regelgeving en jurisprudentie en verantwoordelijk voor juridische ondersteuning richting consulenten, opvoedondersteuners, jeugd- en gezinswerkers, expertpool, beleidsmedewerkers en ondersteunende diensten;
Deskundigheidsbevordering en “coaching on the job” van opvoedondersteuners, consulenten, andere deskundigen in het gebiedsteam en klantbegeleiders BMS bij specifieke vragen;
Behandeling bezwaarschriften: onderzoek, schriftelijk verweer, vertegenwoordiging gemeenten tijdens hoorzittingen bij de bezwaarschriftencommissies, ondersteunen van het college bij beslissing op bezwaar;
Vertegenwoordiging gemeenten bij de Voorzieningenrechter, de Rechtbank, Centrale Raad van Beroep in (beroeps-)procedures tegen besluiten;
Periodiek uitvoeren van kwaliteitscontroles, rapporteren en verbetervoorstellen voorleggen aan het management;
Steekproefsgewijs toetsen van begunstigende beschikkingen en 100% toetsen van afwijzende beschikkingen;
Ontwikkelen en aanpassen van werkinstructies voor consulenten en procesondersteuners en input leveren voor werkinstructies;
Ondersteunen bij de inrichting van werkprocessen (ICT gericht) en het opstellen van documenten (formats);
Het ontwikkelen en aanpassen van tekstproducten, formulieren, folders, tekst voor de website en telefoonscripts voor het KCC;
Organiseren en verzorgen van voorlichting aan burgers, klanten, instellingen en organisaties;
Monitoren van externe contractafspraken;
Implementatie van beleidsontwikkeling en nieuwe contracten;
Klachten van inwoners over dienstverlening afhandelen (niet de klachten vanuit Awb over gedragingen van ambtenaren).
5.3 Inkoop
Wat betreft inkoop is het belangrijk om nauw met Helmond te blijven samenwerken. Dit is nodig om uniform en krachtig richting aanbieders te kunnen optreden, het verstevigt de inkooppositie van de Peelorganisatie richting aanbieders en Helmond heeft als centrumgemeente specifieke kennis en middelen. Helmond heeft een eigen inkooporganisatie. De Peelgemeenten kopen in via Bizob.
Helmond heeft de lead in Helmondse contracten, Peelgemeenten met Bizob in Peelcontracten. De samenwerking wordt opgezocht omdat het een duidelijke meerwaarde geeft op het gebied van inkoop (financieel, sterkere positie richting zorgaanbieders). De Peelgemeenten maakt ten allen tijde eigen keuzes in haar contracten en zou dus af kunnen wijken in de praktijk met het contract wat Helmond sluit met een zorgaanbieder. Insteek is om dat te voorkomen.
Het inkoopproces bestaat op hoofdlijnen uit drie onderdelen: contracten regelen, contracten beheren en financiële afwikkeling. Het eerste onderdeel, contracten met aanbieders regelen, gebeurt door de Peelorganisatie in samenwerking met Bizob en de inkooporganisatie van de gemeente Helmond. Het tweede onderdeel, beheer van contracten, wordt door de Peelorganisatie ingekocht bij Bizob. De financiële afwikkeling is belegd bij de Peelorganisatie.
Ondanks dat het inkoopproces zelf complex is en er verschil is tussen Wmo en Jeugd, verandert er niet veel aan het inkoopproces na de ontvlechting van Helmond. Om communicatie met aanbieders goed te laten verlopen en veel administratief meerwerk te voorkomen is het belangrijk dat
coderingen gelijk blijven aan de huidige situatie. Verder is het wenselijk om in het inkooptraject met Helmond op te blijven trekken en dus samen met Helmond aan de overlegtafels (zgn. Inkooptafels) met aanbieders deel te nemen. Bijna alle afgesloten contracten zijn door de individuele
Peelgemeenten ondertekend en niet door Peel 6.1. Deze contracten hoeven dus niet gewijzigd te worden. Contractbeheer zal in de nieuwe situatie wel ontvlochten worden. Omdat de
Peelgemeenten dit hebben uitbesteed aan Bizob worden hier weinig moeilijkheden verwacht.
6. Ondersteunende processen (PICOFAH)
6.1 PICOFAH-taken
Dit hoofdstuk geeft voor de verschillende PICOFAH-functies aan wat de bijbehorende taken zijn.
Veel van de PICOFAH-medewerkers worden, gezien de beperkte schaal van de activiteiten, geleverd door een van de vijf Peelgemeenten. Niettemin is het belangrijk dat deze medewerkers duurzaam als een gezamenlijk team optrekken. Frequente wijziging van de samenstelling van dit team is daarom niet gewenst.
Ook heeft deze vorm de voorkeur vanwege de mogelijkheid om de Peelsamenwerking later uit te breiden op het gebied van bedrijfsvoering.
6.1.1 Personeel en organisatie Taken P&O
Beleid, beheer, uitvoering, ondersteuning en projecten op het gebied van:
Arbeidsvoorwaarden, rechtspositie, arbeidsrecht;
Salarisverwerking en personeelsadministratie;
Instroom, doorstroom en uitstroom van personeel;
Personeelsontwikkeling inclusief management development;
Arbeidsomstandigheden, Arbo-taken en verzuimbegeleiding;
Uitwerking en inzet van personeelsinstrumenten;
Advisering en ondersteuning bestuur, management en medewerkers;
Organisatie- en beleidsontwikkeling;
P&O-projecten of bijdragen aan andere projecten;
Medezeggenschapsaangelegenheden OR en GO.
De personeelsadviseur wordt ingekocht bij de gemeente Gemert-Bakel en de gemeente Someren.
De salaris- en personeelsadministratie wordt ingekocht bij gemeente Gemert-Bakel (intergemeentelijk team Gemert-Bakel/Laarbeek).
6.1.2 Financiën
Taken op het vlak van financiën worden in twee verschillende functies belegd, namelijk: financieel adviseur en financiële administratie.
Financieel adviseur
De financieel adviseur voert het beleid op de financiën. Het gaat hierbij om het doorvertalen van landelijke financiële beleidsregels naar de organisatie, het bepalen van financiële beleidsregels en richtlijnen, het geven van financieel advies binnen de organisatie en het doorrekenen van
haalbaarheid van investeringen.
Financiële administratie
De financiële administratie verzorgt het operationele onderhoud van de boekhouding en verricht dus fysieke handelingen om de boekhouding te onderhouden. Deze handelingen betreffen het
verwerken van in- en verkoopfacturen, het verwerken van journaalposten, het bijhouden van de boekhouding en het opstellen van managementrapportages.
Taken financieel adviseur / financiële administratie
Financieel advies richting bestuur, management en medewerkers Peelorganisatie over de op te leveren producten P&C cyclus;
Opstellen begroting-jaarrekening Peelorganisatie;
Aanspreekpunt voor de accountant (begroting / jaarrekening);
Opstellen systeem voor budgetbeheer, financieel in control zijn;
Opstellen financiële (tussen)rapportages;
Opstellen financiële beleidskaders inclusief risicomanagement;
Zorgdragen voor goede afstemming met financieel medewerkers in Peelorganisatie rondom de 3D’s;
(Inhuur) fiscale deskundigheid.
De capaciteit voor zowel financieel advies als voor de financiële administratie wordt ingekocht bij de gemeente Deurne. De capaciteit voor fiscaal advies wordt ingekocht bij de gemeente Asten.
6.1.3 Control
Taken op het gebied van control worden apart belegd om onafhankelijkheid van de controller te bevorderen. De controller rapporteert rechtstreeks aan de manager maar heeft ook een
rechtstreekse lijn naar het bestuur indien daar aanleiding voor is.
Taken control
Advisering vanuit concern- en businesscontrol richting bestuur, directie en management (gevraagd en ongevraagd advies);
Onafhankelijk en organisatie-breed functionerend (rechtstreekse lijn met bestuur indien nodig);
Strategie, organisatieontwikkeling en focus en deze vertalen in concrete plannen en projecten;
Stimulerende rol in continu verbeteren & vernieuwen/ lerende organisatie/
verandermanagement/ balans tussen bewegen en borgen;
Stimulerende rol in procesmatig denken en werken/PDCA;
Thermometer in de organisatie, in control zijn: procesmatig, risicobeheersing, in netwerken;
Coördinatie van uitvoering verbijzonderde interne controle;
Inhuur capaciteit voor uitvoering verbijzonderde interne controle;
Aanspreekpunt voor de accountant (rechtmatigheid).
De controller wordt ingekocht bij de gemeente Asten. De uitvoering verbijzonderde interne controle wordt ingekocht bij de gemeente Deurne.
6.1.4 Communicatie
Deze functie zal, gezien het backoffice karakter van de Peelorganisatie, beperkt zijn. De gemeenten moeten het gezicht richting inwoners worden, niet de Peelorganisatie. Verder zal bestuurlijke communicatie (richting raden en B&W) tot de taak van de lokale beleidsmedewerkers horen. De structurele werkzaamheden op het vlak van communicatie zullen vooral intern gericht zijn. Er zullen incidenteel wel momenten zijn waarop het gewenst is om een gezamenlijke communicatiestrategie af te spreken, bijv. als het gaat om nieuwe wetgeving, of om een zorgaanbieder die bijv. een vraag heeft die alle gemeenten betreft. In dat geval coördineert de bovenlokale communicatieadviseur de communicatie die lokaal wordt gedaan, zodat we met één mond praten.
Taken communicatieadviseur
Interne communicatie medewerkers en OR;
Verbinden en versterken samenwerkingsverband;
Bewaken fysieke, mentale en digitale boodschap;
Afstemming communicatieadviseurs vijf gemeenten;
Coördineren van een gezamenlijke communicatieboodschap in incidentele gevallen (bijv.
nieuwe wetgeving, uniforme communicatie naar een externe partij, etc.);
Coördineren centrale website;
Regionale Cliëntraden.
De communicatietaken worden ingekocht bij de gemeente Laarbeek.
6.1.5 Juridische ondersteuning
De inhoudelijke juridische ondersteuning voor Wmo, Jeugd en BMS is geregeld in het primaire proces bij de kwaliteitsmedewerker. Voor de bezwarencommissie die bezwaren op het gebied van Wmo, Jeugd en BMS behandelt (zie hoofdstuk 7) is er juridische capaciteit belegd op
concernniveau.
Taken juridische ondersteuning
Juridisch advies richting bestuur, directie en management;
Gemeenschappelijke regeling;
Bevoegdhedenregeling (mandaat/delegatie/volmacht);
Wob-verzoeken;
Juridisch in control zijn;
Contractbeheer in brede zin (aanvullend op Bizob);
Klachtafhandeling (klachten betrekking hebbende op taken/handeling van de UO);
Regie op ingebrekestellingen;
Privacy;
Verzekeringen(beheer) en aansprakelijkstellingen.
Deze capaciteit wordt ingekocht bij de gemeente Asten.
6.2 ICT en automatisering
In het kader van de dienstverleningsovereenkomst maken de Peelgemeenten tot 1-1-2017 gebruik van de ICT architectuur en applicatiearchitectuur van de gemeente Helmond. Met ingang van 1-1- 2017 moeten de Peelgemeenten de uitvoering lokaal en bovenlokaal zelfstandig uitvoeren. Er zijn twee scenario’s denkbaar.
Twee scenario’s:
1) Het splitsen van de GWS4ALL toepassing van de gemeente Helmond. Dat betekent een ontvlechting van de bestaande toepassing en het inrichten van een GWS4All toepassing voor de Peelgemeenten. Een van de Peelgemeenten draagt vervolgens zorg voor de benodigde ICT- architectuur.
2) Het opzetten en inrichten van een nieuwe ICT architectuur en applicatiearchitectuur die de werkprocessen ondersteunen gericht op ontwikkelen van een hoogwaardige dienstverlening.
Met inzet van externe deskundigen is geanalyseerd welke scenario de voorkeur heeft. De volgende argumenten zijn doorslaggevend geweest voor de keuze voor scenario 2 (nieuwe ICT architectuur en applicatiearchitectuur).
GWS4ALL is in de basis een backoffice toepassing die onvoldoende functionaliteiten heeft om het lokale gebiedsteam te ondersteunen.
In de informatiebijeenkomsten met medewerkers en andere werksessies hebben we moeten vaststellen dat deze toepassing niet gebruikersvriendelijk is en dat de noodzakelijke registraties voor te veel administratieve last zorgen.
In een tweetal werksessies hebben we vastgesteld dat de procesinrichting in de huidige situatie niet lean is. In scenario 2 is een procesinrichting mogelijk die past bij het nieuwe uitgewerkte dienstverleningsconcept.
De gegevens in de huidige GWS4ALL toepassing voldoen niet aan de kwaliteit. De conversie van in behandeling zijnde aanvragen zal leiden tot veel arbeidsintensieve bewerkingen.
De software en de structuur van het systeem zijn verouderd waardoor niet geanticipeerd kan worden op nieuwe technologische ontwikkelingen.
Het ontvlechten van de GWS4ALL is zeer arbeidsintensief en zal een flinke investering vergen.
In de huidige situatie worden twee hoofdsystemen ingezet voor het ondersteunen van de primaire processen (GWS4ALL en EOS van Conclusion voor de schulddienstverlening). In scenario 2 worden deze processen integraal ondersteund.
De Peelgemeenten zijn tijdens het ontvlechtingsproces in hoge mate afhankelijk van de gemeente Helmond. Daardoor kunnen de Peelgemeenten onvoldoende sturing geven aan het proces waardoor het risico bestaat dat 1-1-2017 niet verantwoord haalbaar is.
Op grond van de uitgevoerde analyse is de conclusie getrokken dat het mogelijk is een nieuwe moderne omgeving in te richten voor de Peelgemeenten. De exploitatiekosten voor deze nieuwe omgeving passen binnen de exploitatiekosten die zijn opgenomen in de begroting van het
bedrijfsplan (conform benchmark Berenschot, € 475.000 op jaarbasis). In dit scenario beschikken de Peelgemeenten wel over een moderne omgeving en worden de lokale gebiedsteams ondersteund
