Bijlagen bij:

(1)

\\server\name

PSCRIPT Page Separator

Date: 5/4/2006 18 : P143710 Time: 2:31:51 PM

P143710

(2)

Bijlagen bij:

Besturing van een inkoopproces

Afstudeeronderzoek 2005

1^ebegeleider Universiteit: drs. R.A. Rozier 2^ebegeleider Universiteit: dr. ir. H. van de Water

Begeleider waterschap: mr. J.L. Gunter

Afstudeerder: Harm Kupers Veendam, 2005

De auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het afstudeerverslag; het auteursrecht van het afstudeerverslag berust bij de auteur.

(3)

Bijlage bij: Besturing van het inkoopproces 3 Afstudeerscriptie: Harm Küpers

Bijlage 1.1 Organisatiestructuur waterschap Hunze en Aa’s ... 4

Bijlage 4.1 Lijst geïnterviewde medewerkers ... 6

Bijlage 4.2 AAD Offerteaanvraag huidige situatie... 7

Bijlage 4.3 AAD Levering product huidige situatie ... 8

Bijlage 4.4 AAD Financiële afwikkeling huidige situatie ... 9

Bijlage 4.5 Verdeling bestellingen ... 10

Bijlage 6.1 Beslisdiagram Productcategorie ... 13

Bijlage 6.2 Overzicht deelprocessen ... 15

Bijlage 6.3 Éénmalige routineproducten ... 16

Bijlage 6.4 Specificeren routineproducten ... 18

Bijlage 6.5 Specificeren hefboom- en knelpuntproducten... 20

Bijlage 6.6 Selecteren routineproducten... 22

Bijlage 6.7 Selecteren hefboomproducten ... 25

Bijlage 6.8 Selecteren Knelpuntproducten ... 28

Bijlage 6.9 Contracteren ... 30

Bijlage 6.10 Bestellen binnen raamcontract ... 32

Bijlage 6.11 Bestellen buiten raamcontract met offerte ... 34

Bijlage 6.12 Bestellen buiten raamcontract zonder offerte ... 36

Bijlage 6.13 Bewaken ... 38

Bijlage 6.14 Betalen zonder bestelbonnen... 40

Bijlage 6.15 Betalen op basis van bestelbonnen... 42

Bijlage 6.18 N&E afhandeling klacht leverancier ... 48

Bijlage 6.19 N&E melding fouten ... 50

(4)

Bijlagebij:BesturingvanhetinkoopprocesAfstudeerscriptie:HarmKüpers4

Bijlage1.1OrganisatiestructuurwaterschapHunzeenAa’s Secretaris Directeur Sector W&WSector WBO DistrictNDistrictZWLaboratoriumDistrictZOB&OIM BBP&AW&KInstallatiesBJF

POCBelastingen Rayon ScheemdaRayon SiddeburenRayonVeeleRayon ValtermondRayon DeGroeveRayonRolde

District NoordDistrict ZuidoostDistrict Zuidwest

(5)

Legenda behorende bij bijlage 1.1

Hiërarchisch niveau

Secretaris-directeur

Sectorhoofd

Afdelingshoofd

Opzichter

Verklaring afkortingen

POC Personeel & Organisatie en Communicatie W&W Waterhuishouding & Waterkering

WBO Waterzuivering Beheer en Onderhoud B&O Beleid & Onderzoek

IM Informatie Management

W&K Watergangen & Kering

BB Bedrijfsbureau

BJF Bestuurlijk-Juridische en Financiële zaken

(6)

Bijlage 4.1 Lijst geïnterviewde medewerkers

Namen en functies van de geïnterviewde medewerkers

Jacqueline Bos Informatie Management Menno Bos Opzichter installaties

Hans Danel Afdelingshoofd Beleid & onderzoek Roelof Dilling Afdelingshoofd Laboratorium

Marieke Kooiman KAM Coördinator (tot aan 1-1-2005 hoofd facilitaire zaken) Jan Lammers Projectleider Civiele Techniek

Coosje Martens Bedrijfsjurist Henk Moorlag Personeelsconsulent Klaas Mulder Opzichter watergangen

Bert Plasman Medewerker Financiën (factuurverwerking)

(7)

Bijlage 4.2 AAD Offerteaanvraag huidige situatie

Organisation Business Process

ACTOR ACTIVITY DIAGRAM

Afdelings

hoofd Opzichter Leverancier Postkamer DECOS

(postsysteem) Excelbestand

Opzichter

financieel systeem

Waterschap Hunze en Aa's

Inkoop opzichters huidige situatie (deel offerte aanvraag)

Offerte aanvraag

Controle beschikbaar budget

Registratie offerte

Registratie brieven Offerte

aanvraag

Offerte

Concept brieven

Brieven

Geaccepteerde offerte

Stelt offerte aanvraag op

Info indien nodig

Behandelt offerte

Stelt offerte op

Beoordeelt offerte

Onderhandelen

Stelt brieven op

Accepteert offerte

Voor bedragen tussen 200 en 1000 euro worden telefonisch 3 offertes aangevraagd

Ondertekent brieven

Brieven

Verzendt brieven

¦⁶⁰^min ¦²⁰^min

Voor bedragen > 5000 euro wordt telefonisch contact gezocht met de leverancier Deze stap kost dan c.a.

30 minuten ( 1 op de 15 aanvragen)

C C

D D

1

30

8

10

5

10

8

1

4 2

(8)

Bijlage 4.3 AAD Levering product huidige situatie

Waterschap Hunze en Aa's

Inkoop opzichters huidige situatie (levering product)

ACTORACTIVITYDIAGRAM

Opzichter Leverancier Monteur Financiën Bonnen map monteur

Bonnen map financiën Afdelingshoofd

Opdracht bon

Product

Product Gewenste

levering

Schrijft opdrachtbon

Neemt opdracht in behandeling

Levert product

Indien product niet in orde

Herstelt levering

Accepteert product

Geleverd product

Opdrachtbon vervult functie in deelproces financiële afwikkeling

Wordt alleen uitgevoerd indien sprake is van spoedlevering

Bonnen map opzichter

Archiveert bon

Controle wordt uitgevoerd

aan de hand van gegevens op de bon

Product wordt geaccepteerd

aan de hand van gegevens op de bon Bon

¦⁴^min ¦⁴^min ¦¹^min

C C

D D

Controleert product Controleert voort-

gang levering Archiveert 1e kopie

opdrachtbon

Archiveert 2e kopie opdrachtbon 3

1

5

1

(9)

Bijlage 4.4 AAD Financiële afwikkeling huidige situatie

Inkoop opzichters huidige situatie (financiële afwikkeling)

Afdelingshoofd Opzichter Leverancier Financiën

Bonnenmap opzichter

Bonnenmap financiën

Financieel systeem

C Niet betaalde levering C

Factuur

Controleert factuur Voegt bon aan factuur toe

Stelt factuur op

Tekent voor akkoord

Factuur

D D ^Betaalde_levering

Voert controles uit

Girale transactie

Accepteert betaling

¦¹⁰^min

¦⁴^min

Indien niet akkoord

Telefonisch overleg

Aanpassen factuur

Soms blijkt factuur niet te kloppen.

Nadat telefonisch overleg met leverancier is gepleegd wordt factuur aangepast of zendt leverancier een creditnota Kost gemiddeld 1 minuut per factuur

Registreert factuur

Maakt voorblad factuur aan

Voegt voorblad, bon en factuur samen

Betaalt factuur 3

1

5

2

1

3

2

(10)

Bijlage 4.5 Verdeling bestellingen

Aantallen facturen per jaar ingedeeld in factuurbedrag klassen

Factuurwaarde aantal totaal aantal percentage van totaal

0 tot 25 788 788 5,3

25 tot 50 1008 1796 12,1

50 tot 100 1736 3532 23,8

100 tot 250 2725 6257 42,1

250 tot 500 2076 8333 56,1

500 tot 1000 2012 10345 69,6

1000 tot 2500 2114 12459 83,8

2500 tot 5000 1065 13524 91,0

5000 tot 10000 642 14166 95,3

10000 tot 25000 398 14564 98,0

25000 tot 50000 144 14708 99,0

50000 tot 100000 68 14776 99,4

100000 tot 250000 52 14828 99,8

250000 en meer 34 14862 100,0

Aantal Facturen per jaar

0 500 1000 1500 2000 2500 3000

0tot 25 25

tot 50 50

tot 100 100tot 25

0

250tot 500 500tot 1000

100 0tot

2500 250

0tot 500 0

500 0tot 100

00

100 00

tot 25000 250

00 tot 50000 500

00

tot 100000 10000

0tot 250000 25000

0en mee

r

Factuur bedrag tussen

Aantalfacturen

(11)

Verdeling bestellingen

Omdat ik elk van de deelprocessen wil terugrekenen naar tijd per bestelling zal ik moeten aangeven op hoeveel bestellingen het betreffende deelproces betrekking heeft. Omdat dit de nieuwe situatie is en er dus geen meetgegevens beschikbaar zijn, dient dit op basis van een aantal uitgangspunten te geschieden. Om er voor te zorgen dat de verdeling zo goed mogelijk aansluit bij de toekomstige praktijk heb ik de verdeling met de inkoper doorgesproken. Hij geeft aan dat gebruik is gemaakt van realistische uitgangspunten.

Het totaal aantal facturen bedraagt 14.862. De verhouding factuurregels/facturen bedraagt 1,04/1,00. Indien elke factuurregel overeenkomt met een bestelling zou het aantal bestellingen uitkomen op 14.862 x 1,04 = 15.456. Er zijn leveranciers die één bestelling onderverdelen in een aantal factuurregels. Het werkelijke aantal bestellingen zal derhalve ergens tussen 14.862 en 15.456 liggen. Er wordt vanuit gegaan dat 15.200 bestellingen plaatsvinden.

In totaal zijn er 6.257 facturen met een bedrag lager dan € 250,--. De factuurbedragen op deze facturen zijn zo laag dat uit wordt gegaan van een verhouding tussen het aantal facturen en het aantal bestellingen van 1/1. Na een analyse van een deel van deze facturen wordt aangenomen dat circa 1.200 van deze bestellingen in het nieuwe inkoopproces zullen plaatsvinden met behulp van een creditcard.

Zoals geconstateerd vindt er een beperkt aantal “automatische” leveringen plaats (gas, water, licht, etc.). Zeven van deze leveranciers sturen in het nieuwe inkoopproces een maandnota en drie leveranciers sturen vijf facturen (vier voorschotten en één afrekening), dit zijn dus circa 100 facturen.

700 Facturen hebben een factuurbedrag boven € 10.000,-- Indien de grote “automatische”

leveranciers en incidentele betalingen aan leveranciers waarmee geen raamcontract is afgesloten in mindering worden gebracht op deze 700 facturen blijven er circa 600 bestellingen over van boven de € 10.000,-- binnen een raamcontract. Overigens is voor deze “grote” leveranciers wel een traject van specificeren, selecteren en contracteren doorlopen maar dit is geschied in het kader van het opstellen van een bestek.

In 2004 heeft het waterschap 1954 verschillende crediteuren. Dit zijn niet allemaal zogenoemde inkoopgerelateerde leveranciers. In deze crediteuren zitten bijvoorbeeld ook de medewerkers van het waterschap (salaris en onkostenvergoedingen). Na een analyse door de inkoper blijven er van deze 1954 crediteuren 735 inkoopgerelateerde leveranciers over. De inkoper schat dat er met circa 250 leveranciers een contract zal worden afgesloten. Dit zijn de grote en middelgrote leveranciers.

Met deze leveranciers zullen afspraken worden gemaakt over de factuurfrequentie. Deze

frequentie zal maximaal twaalf keer per jaar bedragen. Gelet op de omvang en de frequentie van levering mag worden verondersteld dat elke maand van deze leveranciers een factuur zal worden

(12)

ontvangen. Dit zijn dus 3.000 facturen. Uitgaande van gemiddeld 3 bestellingen per factuur gaat dit dan om 9.000 bestellingen.

Als alle hiervoor genoemde bestellingen worden gesommeerd en worden afgetrokken van het totaal aantal bestellingen resteren 4900 bestellingen. Deze bestellingen worden aangekocht buiten een contract. Het verschil in het proces zit in het feit of er voor een dergelijke bestelling wel of geen offerte wordt aangevraagd. Het grensbedrag hiervoor bedraagt € 250,--. Afgaande op de verdeling van het totaal aantal facturen van 2004 naar rato van het factuurbedrag is 42 % van het totaal aantal facturen lager dan € 250,--. Een deel van deze lage facturen zal worden “afgevangen”

door het gebruik van de creditcard. Er zal echter naar verwachting een iets groter deel van de leveranciers met facturen boven € 250,-- worden ondergebracht in mantelovereenkomsten. Pas nadat een nadere analyse is gemaakt van de leveranciers waarmee contracten zullen worden afgesloten, kan hier definitief uitsluitsel over worden gegeven. Vooralsnog wordt uitgegaan van een verdeling van ongeveer 40/60. Dit betekent dat circa 2.000 bestellingen worden geplaatst zonder offerte-aanvraag en dat voor 2900 bestellingen voorafgaand een offerte wordt

aangevraagd.

(13)

Bijlage 6.1 Beslisdiagram Productcategorie

I s d e d i e n s t d u u r d e r d a n 1 0 0 . 0 0 0 e u r o o f h e t w e r k d u u r d e r d a n 3 5 0 . 0 0 0

e u r o ?

I s e r s p r a k e v a n e e n g r o o t t o e l e v e r i n g s r i s i c o ?

S t r a t e g i s c h p r o d u c t

K n e l p u n t p r o d u c t I s e r s p r a k e v a n e e n g r o o t

t o e l e v e r i n g s r i s i c o ?

H e f b o o m p r o d u c t

R o u t i n e p r o d u c t

J a J a

Nee

J a

NeeNee

Toelichting

Met name het begrip toeleveringsrisico vraagt om een nadere toelichting. Het toeleveringsrisico heeft te maken met het risico van het ernstig verstoren van het primaire proces. In het geval van het waterschap betekent dit bijvoorbeeld dat het afvalwater niet meer gezuiverd kan worden of dat de gemalen niet meer werken. Er is sprake van een hoog toeleveringsrisico indien er:

• Slechts één of enkele leveranciers van het product bestaan.

• Het product wordt gefabriceerd op bestelling en de levertijd relatief lang is.

• De kosten voor het veranderen van leverancier hoog zijn.

Een voorbeeld voor een strategisch product is de eindverwerking van het zuiveringsslib. Ondanks dat er meer leveranciers bestaan die het product kunnen leveren, kan er niet op korte termijn van leverancier worden gewisseld. Er is immers een omvangrijke dure installatie nodig die een behoorlijke bouwtijd kent en indien het slib niet kan worden verwerkt, ontstaan er ernstige problemen in het proces Zuiveren Afvalwater.

Een voorbeeld van een knelpuntproduct is een reserveonderdeel dat niet uit voorraad leverbaar is voor bijvoorbeeld een pomp van 25 jaar oud. De pomp moet worden gedemonteerd en het onderdeel moet op maat worden gemaakt. De aanschafprijs van het betreffende onderdeel stelt in verhouding niets voor maar het feit dat je enkele weken een groot gemaal niet kunt gebruiken, kan behoorlijke problemen opleveren.

(14)

(15)

Bijlagebij:BesturingvanhetinkoopprocesAfstudeerscriptie:HarmKüpers15

Bijlage6.2Overzichtdeelprocessen Éénmaligeroutineproducten(aankopendoormiddelvancreditcard) Specificeren routineproduct Specificeren hefboom+ knelpuntproduct

Selecteren routineproduct Selecteren hefboomproduct Selecteren knelpuntproduct

Contracteren

Bestellenbuiten raamcontract zonderofferte Bestellenbinnen raamcontract

Bewaken Automatischelevering (gas,waterlichtetc)Betalenzonder bestelbon

Betalenopbasis vaneenbestelbon 12x Steekproef Creditcard gebruik T=1

Nazorg & Evaluatie 40x Behandelen klacht medewerker (gemiddeld0,29 min.per bestelling) 20x Behandelen klacht leverancier (gemiddeld0,41 min.per bestelling) 50x Meldingfouten inkoopproces (gemiddeld0,56 min.per bestelling)

Bestellenbuiten raamcontract metofferte

A=1200 T=2A=1200 A=2600 T=34

A=1700 T=11 A=9600 T=5 A=100 T=0

A=13.900 T=3

A=13.900 T=10 A=100 T=12

A=9700

A=3700A=3700 A=6000A=2700 A=3300

T=9T=8 T=16T=10T=5 T=10

24x24x 39x18x 21x

63x

1700x 2600x 9600x

13.900x7900x 100xGeenprocesschema

1200x 50x

Overzichtdeelprocessen

(16)

Bijlage 6.3 Éénmalige routineproducten

Éénmalige kleine aankopen betreffen aankopen die betrekking hebben op een product dat minder dan € 250,-- kost en dat voor het gehele waterschap minder dan 5 maal per jaar bij de betreffende leverancier wordt gekocht. Dit zijn producten die in de categorie routineproducten thuishoren. Het is echter niet efficiënt om voor deze aankopen het gehele inkoopprocesmodel dat van toepassing is voor routineproducten te doorlopen. Een voorbeeld hiervan is een hotelovernachting van een medewerker. Ik heb voor deze aankopen wel een inkoopproces ontworpen maar hierbij heb ik de stappen van het inkoopprocesmodel niet expliciet onderscheiden. Het ontworpen proces is echter net als dat van het de “reguliere” routineproduct gericht op het beperken van logistieke en administratieve complexiteit.

Voor deze producten kunnen de eerste 3 stappen van het inkoopprocesmodel worden

overgeslagen. Dit betekent dat er stappen overblijven namelijk bestellen, bewaken en nazorg &

evaluatie. De klant is in dit proces de budgethouder. Het bestellen is een eenvoudige handeling.

Die bestaat uit een bezoek aan een leverancier waarbij het product direct wordt meegenomen of een telefonische bestelling waarna het product wordt toegezonden. Veelal zal het echter gaan om producten die worden “afgehaald”, zoals het eerder aangehaalde voorbeeld van een

hotelovernachting. Stap vijf (bewaken) zal zodoende in veel gevallen achterwege blijven en indien goederen worden toegezonden, zal het gaan om een controle op beschadiging van het product.

Door gebruik te maken van een creditcard kan de facturering sterk wordt vereenvoudigd. De budgethouder heeft een beperkt budget ( € 2000,--) voor zijn eenmalige routine-aankopen. Dit budget is als een vaste post in de begroting opgenomen per budgethouder en wordt verder niet uitgesplitst naar kostensoorten. De door de creditcardmaatschappij in rekening gebrachte

betalingen per maandfactuur en uitgesplitst per cardhouder worden door de afdeling financiën in mindering gebracht op het budget van de cardhouder en betaalbaar gesteld aan de

creditkaartmaatschappij. Controle en fiattering door de budgethouder van elke betaling blijft achterwege. Door deze aanpak wordt het aantal facturen teruggedrongen en ook de route die facturen door de organisatie afleggen, wordt sterk beperkt.

De cardhouder gaat naar een leverancier (dit hoeft niet fysiek te zijn maar kan ook bijvoorbeeld via het internet) en bestelt een product. De leverancier accepteert de bestelling en levert het product. De leverancier brengt de kosten in rekening bij de creditcard-maatschappij die het geld overmaakt aan de leverancier. Één keer per maand stuurt de creditcardmaatschappij een factuur naar het waterschap. De medewerker Financiën registreert de factuur, voert een aantal controles uit en betaalt de factuur. De creditcardmaatschappij accepteert de betaling waarmee de aankoop volledig is afgerond.

(17)

Besturing van het inkoopproces 17 Afstudeerscriptie: Harm Küpers Organisation

Business Process

Inkoop Éénmalige routineproducten

Klant Leverancier Creditcard maatschappij

Financieel systeem Financiën

C C

B

D D

Gewenst product

Geleverd product

Factuur

Geld

Maand factuur

Geld

Afgehandelde bestelling

Registreert factuur Autoriseert order

Levert product

Betaald

Factureert

Voert controles uit

Accepteert betaling Leverancier controleert geldigheid creditkaart

Één keer per maand stuurt creditcardmaatschappij factuur.

Deze factuur wordt door financiën betaald. Voor steekproefsgewijze controle is apart proces ontworpen

Door acceptatie wordt kredietruimte weer vergroot tot aanvangsruimte

Bijlage 6.3

Accepteert product

Bij deze producten is de acceptatie valt de acceptatie van het product vaak samen met “bestelling” en levering 2

3

2 Betaalt factuur

3

¦²^min ¦⁶^min

(18)

Besturing van het inkoopproces 18 Afstudeerscriptie: Harm Küpers

Bijlage 6.4 Specificeren routineproducten

Routineproducten zijn veelal standaardproducten zoals bijvoorbeeld gereedschap,

kantoorbenodigdheden, etc. Hierbij is een uitgebreide beschrijving van de productspecificatie niet nodig. Het specificeren zal daarom met name betrekking hebben op de logistieke en

administratieve afhandeling van de aankopen. Met andere woorden het specificeren van leveringsvoorwaarden en voorwaarden voor bestellen en factuurafhandeling. De inkoper analyseert aan de hand van overzichten uit het financiële systeem voor welke routineproducten een raamcontract moet worden opgesteld. Hij voegt zoveel mogelijk producten, die van één leverancier kunnen worden betrokken, samen. Dit wordt weergegeven op zogenoemde

productlijsten. Vervolgens stemt de inkoper de uitkomsten van deze analyse af met de betreffende vakdeskundigen. Samen met de vakdeskundigen stelt hij de productlijsten vast. Per

product/leverancier-combinatie specificeert de inkoper de leveringsvoorwaarden. Deze

leveringsvoorwaarden worden vervolgens voorgelegd aan de vakdeskundigen. Indien er sprake is van een product dat voor het waterschap volgens specificatie wordt gemaakt maar er zijn veel leveranciers die dit standaard kunnen leveren dan is er ook sprake van een routineproduct. De vakdeskundigen voegen in dat geval algemene productspecificaties toe. Een voorbeeld hiervan is standaard las- en constructiewerk. Eventueel benodigde tekeningen voor het vervaardigen van de individuele opdrachten worden bij elke afzonderlijke bestelling geleverd en vallen derhalve buiten het specificatietraject. Specificaties die voor meerdere uitleg vatbaar zijn, kunnen in de

contractfase, in de operationele fase van het inkooptraject of in de gebruiksfase van het product problemen opleveren. Vandaar dat aan het einde van het specificatietraject de bedrijfsjurist de specificatie op juridisch correcte omschrijvingen controleert. De inkoper stelt tenslotte samen met de vakdeskundigen de gehele specificatie vast. Het evaluatiesysteem inkoop is een systeem waarin ervaringen vanuit eerdere inkoopacties worden vastgelegd. Dit systeem wordt in deze fase

gebruikt om herhaling van fouten te voorkomen. Dit proces levert een vastgestelde specificatie op.

(19)

Waterschap Hunze en Aa's Specificeren routineproducten ACTOR ACTIVITY DIAGRAM

Klant Inkoper Vakdeskundige(n) Bedrijfsjurist Evaluatiesysteem inkoop

C C

D D

Beoordeling conceptspecificatie Concept

productlijst

Conceptlijst + opmerkingen

Concept leveringen (product)specificatie

Conceptspecificatie met opmerkingen

Specificatie Gewenste specificatie

Analyseert product combinaties

Stelt productlijst op

Beoordeelt productlijst Overleg over

productlijst

Verwerkt opmerkingen

Stelt concept leveringspecificaties op

Overleg

Verwerkt opmerking uit overleg

Bij routineproducten dienen

zoveel mogelijk (verschillende) producten binnen één raamcontract te worden ondergebracht.

Indien geen

standaardproduct Stelt productspecificatie op

Overleg productspecificatie

Past productspecificatie eventueel aan

Product specificatie

Bijlage 6.4

Voor een belangrijk deel zijn dit standaard bepalingen. De nadruk van deze stap ligt op de uitzonderingen.

Het overleg gaat alleen over de leveringsspecificaties die afwijken van de standaard bepalingen.

240

60

120

60

120

60

720

120

60

120

60

¦⁸⁶⁰^min ¦⁴⁸⁰^min ¦¹²⁰^min

Aangenomen wordt dat 80 % van de routineproducten standaard producten zijn. Dus in 20 % van de gevallen wordt

productspecificatie opgesteld

(20)

Bijlage 6.5 Specificeren hefboom- en knelpuntproducten

Bij hefboom- en knelpuntproducten is de functionele specificatie van groter belang dan bij routineproducten. De hefboomproducten bestaan momenteel bij het waterschap uit

(bouw)projecten en enkele afgesloten raamcontracten.

Knelpuntproducten zijn producten die meestal het gevolg zijn van de aanschaf van routine- of knelpuntproducten. Ter verduidelijking het volgende voorbeeld. Het waterschap heeft recent een nieuw telemetriesysteem laten bouwen. Dit is een automatiseringssysteem voor het bedrijven van de installaties van het waterschap en met daarbij de mogelijkheid om op afstand de installaties te besturen. Dit product kon door diverse leveranciers worden geleverd. Hiervoor is een Europese aanbesteding gehouden. ( Mede gelet op de prijs een hefboomproduct dus.) Wanneer er

modificaties aan het systeem moeten plaatsvinden, kost het voor een nieuwe leverancier zoveel inspanning om het systeem te leren kennen dat het waterschap bijna automatisch is aangewezen op de oorspronkelijke bouwer. De switchingskosten zijn hoog en het primaire proces wordt ernstig verstoord in geval van “niet leveren”. De eerste stap in het proces is het onderzoeken of

voorkomen kan worden dat er een knelpuntproduct wordt geïntroduceerd, bijvoorbeeld door het kiezen van een ander product. Vervolgens worden de functionele specificaties voor het te leveren product opgesteld door de vakdeskundige. De inkoper beoordeelt de specificaties. Vervolgens stelt hij de leveringscondities op. En tenslotte wordt het totaal aan specificaties getoetst door de

bedrijfsjurist. Het belang van deze toets is vergelijkbaar met die zoals die is beschreven bij de routineproducten. Ook in dit proces wordt het evaluatiesysteem inkoop gebruikt om te leren van eerdere fouten. Het proces levert een specificatie op. Deze specificatie is de input voor de volgende stap het selecteren.

(21)

Specificeren hefboom- en knelpuntproducten

Klant Inkoper Vakdeskundige Bedrijfsjurist Evaluatiesysteem

inkoop

C C

D D

Gewenste specificatie

Concept funct. spec.

Concept specificatie met opmerkingen

Specificatie

Overleg

Stelt functionele spec. op

Beoordeelt concept

Indien concept moet

worden verbeterd Verbetert concept

Concept funct. spec.

Stelt leveringspecificatie op Overleg

leveringsspecificatie

Indien afwijkende

specificaties Beoordeling specificaties

Concept specificatie

In het geval van een knelpuntproduct zal dit overleg met name gaan over de vraag of er een substituut product voor het gewenste product bestaat.

Bijlage 6.5

Dit overleg zal met name gaan over de afwijkingen van de gehanteerde standaard bepalingen Past leveringsspecificatie aan

Maakt risico profiel

Overleg

Past concept specificatie aan

Inventariseert welke risico's in het geding zijn en doet een voorstel waar de betreffende risico's het best kunnen worden ondergebracht

Na het overleg zal de risicoverdeling door de inkoper worden verwoord in de concept-specificatie

120

720

120

240

120

60

240

120

60

120

60

¦¹¹⁴⁰^min ¦¹¹⁴⁰^min ¦¹²⁰^min

Het concept zal naar schatting in 50 % van de gevallen foutloos zijn.

Voor de overige 50 % dient het concept verbeterd te worden.

(22)

Bijlage 6.6 Selecteren routineproducten

Op basis van de vastgestelde specificatie voert de inkoper een marktanalyse uit. Deze

marktanalyse levert een lijst met mogelijke leveranciers op. In deze marktanalyse worden tevens de mogelijke ervaringen met de betreffende leveranciers vanuit het evaluatiesysteem inkoop meegewogen. Tevens formuleert de inkoper de selectiecriteria voor de selectie van de leverancier.

Vervolgens worden de lijst met potentiële leveranciers en de selectiecriteria voorgelegd aan de vakdeskundige. De inkopers stelt de lijst met uit te nodigen leveranciers en de selectiecriteria vast in overleg met de vakdeskundige. De volgende stap in het proces is dat de bedrijfsjurist de

selectiecriteria beoordeelt op juridische aspecten. Dit is belangrijk omdat de selectiecriteria de basis vormen voor de selectie. Indien een leverancier het niet eens is met de selectie dan gaat de discussie altijd over de uitleg en het toepassen van de selectiecriteria. In eventuele juridische procedures zijn het ook deze criteria en de toepassing hiervan die door de rechter zullen worden getoetst. Vervolgens nodigt de inkoper de uitgekozen leveranciers uit om een offerte uit te

brengen op basis van de vastgestelde specificatie. De inkoper beoordeelt de ingediende offertes op basis van de vastgestelde criteria en stelt aan de hand van deze beoordeling een concept-

gunningsdocument op. Dit document wordt voordat de opdracht wordt gegund ter beoordeling voorgelegd aan de bedrijfsjurist. De bedrijfsjurist gebruikt het evaluatiesysteem inkoop om te voorkomen dat eerder begane fouten opnieuw worden gemaakt. Tot slot gunt de inkoper per brief het werk aan de geselecteerde leverancier en wijst hij de overige leveranciers af. Deze gunning vindt plaats onder het voorbehoud van het bereiken van overeenstemming in de contractfase. Dit proces levert dus een geselecteerde leverancier op.

(23)

Waterschap Hunze en Aa's Selecteren routineproducten

Klant Inkoper Vakdeskundige Bedrijfsjurist Evaluatiesysteem

inkoop Leverancier

C C

2

Gewenste Selectie

Voorkeurslijst + selectiecriteria

Lijst + criteria + opmerkingen

Selectiecriteria

Selectiecriteria + opmerkingen

Offerte aanvraag

Offerte Analyseert de markt

Raadpleegt evaluatiesysteem

Stelt voorkeurslijst leveranciers op

Stelt selectiecriteria op

Beoordeelt lijst + criteria Overleg lijst

+ criteria

Beoordeelt criteria

Stelt offerteaanvraag op

Stelt offerte op

Beoordeelt offertes

Welke leveranciers kunnen de gewenste product mix leveren onder gewenste condities

Selectiecriteria zullen uiteindelijk in belangrijke mate bepalend zijn voor leverancierskeuze.

Bijlage 6.6

240

30

120

60

120

30

120

30

60

(24)

Selecteren Routineproducten blad 2

Klant Inkoper Vakdeskundig Bedrijfsjurist LeverancierEvaluatie systeem inkoop

2

Concept gunning

Concept gunning + opmerkingen

Geselecteerde leverancier

Stelt concept gunning op

Wijst niet-geselecteerde leveranciers af

Gunt opdracht aan geselecteerde leverancier

Deze opdrachtgunning is onder voorbehoud van het bereiken van overeenstemming over het leveringscontract

D D

Deze gunning dient op basis van de eerder opgestelde criteria juridisch waterdicht te zijn omdat dit het aangrijpingspunt is voor procedures 30

60

30

¦

⁸⁴⁰^min

¦

¹⁸⁰^min

¦

¹⁸⁰^min

(25)

Bijlage 6.7 Selecteren hefboomproducten

Bij hefboomproducten gaat het om “dure” producten die door meerdere leveranciers kunnen worden geleverd en die tijdig leverbaar zijn. In het geval van het waterschap gaat het om circa 50 product/leveranciercombinaties. Het proces start met het opstellen van selectiecriteria. Vervolgens vindt er overleg plaats tussen de inkoper, de vakdeskundige en de bedrijfsjurist. Op basis van dit overleg stelt de inkoper de selectiecriteria voorlopig vast. Vervolgens overleggen de inkoper en de vakdeskundige over de te kiezen aanbestedingsvorm. Dit zal bijna altijd een openbare

aanbestedingsprocedure zijn, maar ook hierin kan gekozen worden uit verschillende vormen.

Nadat de inkoper ook de aanbestedingsvorm voorlopig heeft vastgesteld, overlegt hij over de selectiecriteria en de aanbestedingsvorm met de klant. Dit is de opdrachtgever van het project of de leidinggevende die verantwoordelijk is voor het totaal-budget voor het betreffende product. De inkoper stelt de criteria en de aanbestedingsvorm vervolgens definitief vast en plaatst de

advertentie voor de openbare aanbesteding. In het processchema is onderscheid gemaakt tussen een procedure met en zonder pre-selectie. Nadat de leveranciers de offertes hebben ingediend, beoordelen de inkoper en de vakdeskundige de offertes. Op basis hiervan stelt de inkoper de conceptgunning op. De bedrijfsjurist beoordeelt de conceptgunning waarna de gunning plaatsvindt. De inkoper wijst ook de niet-geselecteerde leveranciers af.

(26)

Selecteren Hefboomproducten (blad 1)

Klant Inkoper Vakdeskundige Bedrijfsjurist Leverancier Evaluatiesysteem inkoop

C C

Stelt selectiecriteria op

Overleg selectiecriteria

Stelt selectiecriteria voorlopig vast Overleg

aanbestedingsvorm

Stelt aanbestedingsvorm voorlopig vast Overleg selectiecriteria

+ aanbestedingsvorm

Stelt criteria en aanbestedingsvorm vast

Plaatst advertentie

Aanvraag preselectiedocumenten

Preselectiedocumenten

Stelt preselectie documenten op

Beoordelen documenten

Selecteert “beste” leveranciers

2

Indien aanbesteding met preselectie

Dit procesgedeelte wordt alleen doorlopen indien is gekozen voor een aanbesteding met preselectie (2/3 van de gevallen)

Bijlage 6.7

120

30

60

30

60

120

30

60

(27)

Selecteren hefboomproducten (blad 2)

D D

Offerte aanvraag

Offerte

Conceptgunning

Conceptgunning + opmerkingen

Geselecteerde leverancier

Stelt offerte op

Beoordelen offertes

Stelt conceptgunning op

Beoordeelt conceptgunning

De uiteindelijke gunning dient op basis van de eerder opgestelde criteria juridisch waterdicht te zijn omdat dit het aangrijpingspunt is voor procedures

Deze opdrachtgunning is onder voorbehoud van het bereiken van overeenstemming over het leveringscontract

Klant Inkoper Vakdeskundige Bedrijfsjurist LeverancierEvaluatiesysteem Inkoop

2

Indien er geen sprake is van pre-selectie dan is de advertentie tevens de offerteaanvraag

Verwerkt opmerkingen 60

30

120

30

¦

³⁰^min

¦

⁸⁰⁰^min

¦

³²⁰^min

¦

³²⁰^min

(28)

Bijlage 6.8 Selecteren Knelpuntproducten

Bij knelpuntproducten is continuïteit van de levering van het grootste belang. Dit houdt in dat de kwaliteit van de specificatie en de betrouwbaarheid van de leverancier een belangrijke rol in het selectieproces spelen.

Het eerste gedeelte van dit deelproces (tot en met het vaststellen van de selectiecriteria) verloopt op dezelfde wijze als in het deelproces selecteren hefboomproduct. Nadat de selectiecriteria zijn vastgesteld, selecteert de inkoper in samenspraak met de vakdeskundige de potentiële

leveranciers. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de informatie die is vastgelegd in het

evaluatiesysteem inkoop. De inkoper stelt een offerteaanvraag op en stuurt die naar de potentiële leveranciers. Nadat de offertes zijn binnengekomen, worden ze beoordeeld door de inkoper en de vakdeskundige. Daarna wordt de voorkeursleverancier(s) uitgenodigd om zijn offerte nader toe te lichten. Deze stap is ingevoerd om het toeleveringsrisico zo veel mogelijk te beperken. Een gesprek met een leverancier draagt namelijk bij aan het vergroten van het (wederzijdse)

vertrouwen. Na dit gesprek stelt de inkoper de conceptgunning op. Deze wordt beoordeeld door de bedrijfsjurist. Bij deze beoordeling maakt de bedrijfsjurist gebruik van het evaluatiesysteem inkoop. De inkoper wijst de niet geselecteerde leveranciers af en gunt de opdracht aan de geselecteerde leverancier.

(29)

Besturing van het inkoopproces 29 Afstudeerscriptie: Harm Küpers Waterschap Hunze en Aa's

Selecteren knelpuntproducten Organisation

Klant Inkoper Vakdeskundige Bedrijfsjurist Leverancier Evaluatiesysteem inkoop

C C

Overleg selectiecriteria

Overleg

selectiecriteria

Stelt selectiecriteria vast

Beoordelen

offertes

Overleg over offerte

Stelt conceptgunning op

Beoordeelt conceptgunning

D D

Stelt offerte op Stelt selectiecriteria op

Selecteren potentiële leveranciers

Vanwege het toeleveringsrisico is het belangrijk om bij de selectie van de leverancier niet alleen de formele aspecten te beschouwen maar ook het wederzijds vertrouwen af te tasten

Deze opdrachtgunning is onder voorbehoud van het bereiken van overeenstemming over het leveringscontract Stelt selectiecriteria voorlopig vast

Bijlage 6.8

Verwerkt opmerkingen 120

120

30

60

240

60

30

¦⁹⁰⁰^min

¦³⁰^min ¦⁴⁸⁰^min ¦¹⁸⁰^min

(30)

BIJLAGE 6.9 CONTRACTEREN

Het afsluiten van het contract is de afsluiting van de tactische fase van het inkoopproces. Het afsluiten van het contract verloopt voor alle drie productcategorieën (routine, hefboom en

knelpunt) op een vergelijkbare wijze. Vandaar dat ik één procesbeschrijving heb gemaakt voor het deelproces contracteren. De omvang en de inhoud van de contracten kan wel onderling

verschillen. Bij een hefboomproduct, zoals de bouw van een zuiveringsinstallatie, is het overgrote deel al geregeld in het bestek en kan worden volstaan met een beperkt contract. Hier staat tegen over dat bij het afsluiten van een contract voor een knelpuntproduct als tot in detail in het contract moet zijn geregeld. De klant is dezelfde als bij de producten specificeren en selecteren.

Dit deelproces start met het opstellen van het startdocument. Dit is het document waarin relevante informatie uit de specificatie en het selectietraject is vastgelegd met daarbij overige informatie die nodig is om het contract op te stellen. Dit startdocument wordt opgesteld door de inkoper. Deze draagt het over aan de bedrijfsjurist. De bedrijfsjurist raadpleegt het inkoopevaluatiesysteem en vertaalt het startdocument in een juridisch contract. Het contract wordt vervolgens door de inkoper aan de leverancier verzonden. Met de leverancier vinden, indien nodig, aanvullende

onderhandelingen plaats over de contractbepalingen waarna het contract door de leverancier wordt ondertekend en geretourneerd aan het waterschap. Het contract wordt door de inkoper

gearchiveerd in het contractsysteem. Tot slot zorgt de inkoper ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn van het contract. Dit deelproces levert dus een afgesloten contract op.