Bijlage 1. Meest voorkomende problemen binnen MKB-Bedrijven ... 2

(1)

Bijlagen

Bijlage 1. Meest voorkomende problemen binnen MKB-Bedrijven ... 2

Bijlage 2. Meest voorkomende problemen MKB bedrijven in relatie tot het aantal werknemers ... 3

Bijlage 3. Meest voorkomende problemen MKB bedrijven in relatie tot hun levensfase ... 4

Bijlage 4. Extra Informatie over QlikTech (Mogelijke Samenwerkingspartner APP Services)... 5

Bijlage 5. Extra informatie over DocDynamic (Mogelijke ... Samenwerkingspartner APP Services)... 6

Bijlage 6. Prijsmodel APP Services ... 7

Bijlage 7. Aantal bedrijven per branche / klasse ... 8

Bijlage 8. Historische economische demografie ... 10

Bijlage 9. Aantal instellingen op de onderwijsmarkt... 11

Bijlage 10. Workflow Absentieregistratieproces ... 12

Bijlage 11. Programma van eisen Mediatheek voor een nieuw te gebruiken programma ... 14

Bijlage 12. Workflows Mediatheek……….20

(2)

Bijlage 1. Meest voorkomende problemen binnen MKB-Bedrijven

(Bron: Huang & Brown, 1999: 76)

(3)

Bijlage 2. Meest voorkomende problemen MKB bedrijven in relatie tot het aantal werknemers

(Bron: Huang & Brown, 1999: 80)

(4)

Bijlage 3. Meest voorkomende problemen MKB bedrijven in relatie tot hun levensfase

(Bron: Huang & Brown, 1999: 81)

(5)

Bijlage 4. Extra Informatie over QlikTech (Mogelijke samenwerkingspartner APP Services)

De volgende informatie, afkomstig van de website van QlikTech (www.qliktech.com) geeft aan wat de kracht van deze organisatie is:

• QlikTech ontwikkelt en levert Business Performance Measurement software welke geïmplementeerd kan worden in een kwart van de tijd, voor de helft van de kosten en dubbel de waarde kan leveren ten opzichte van traditionele Business Intelligence oplossingen.

• QlikTech kan normaal gesproken oplossingen leveren in 1 tot 3 weken. Zelfs onze zeer uitgebreide oplossingen kunnen we snel leveren, waar de concurrentie tot een jaar nodig heeft om een applicatie op maat te ontwikkelen.

Met deze excellente technologie kunnen we klanten oplossingen bieden tegen een vaste prijs en met een volledige geld-terug garantie. Tot op dit moment is er géén klant geweest die zijn geld terug heeft geëist. Onze oplossingen geven de klant een zeer snelle ROI (Return On Investment).

• QlikView geeft gebruikers de kracht om de juiste beslissingen te nemen op ieder gewenst moment en plaats. Door de intuïtieve, laagdrempelige gebruikersinterface kan nu eindelijk iedereen werken met een Business Intelligence oplossing—zonder daarbij kostbare extra krachten in te schakelen, afhankelijk te zijn van collega's of enkele dagen te moeten wachten op een rapportage.

Analyses kunnen middels een server of zelfs geheel off-line worden gemaakt zonder functionaliteit en data in te leveren. Resultaten kunnen worden geprint als

standaardrapport, worden opgeslagen als Adobe PDF, worden gezonden worden naar Microsoft Excel of gekopieerd worden in andere Microsoft Office-applicaties.

QlikView werkt zoals gebruikers willen werken. Eenvoudig dus.

(6)

Bijlage 5. Extra informatie over DocDynamic (Mogelijke Samenwerkingspartner APP Services).

Docdynamic is het Nederlandse d.velop competence centre (d.cc) voor het Archiverings-, Document- en Workflow Management systeem d.3 van de Duitse leverancier d.velop (www.d- velop.de). Als d.cc zijn wij verantwoordelijk voor het partnerprogramma, de verkoop,

marketing en ondersteuning van d.3 in Nederland en Vlaanderen.

Op de site van DocDynamic staat het volgende over het product d.3:

• d.3 kan hét informatieplatform binnen uw organisatie zijn. Door de modulaire opbouw is het mogelijk om d.3 volgens het principe ‘think big, start small’ uit te rollen binnen uw organisatie. Begin met de basis archiveringsmodule plus bijvoorbeeld

inkoopfactuur-verwerking mét of zonder automatische classificering. Breidt dit vervolgens uit met workflows. Zo kan d.3 binnen uw organisatie naar wens groeien.

• d.3 heeft digitale archivering, document- en workflowmanagement geïntegreerd in één systeem maar geeft ook de mogelijkheid tot eenvoudige integratie met andere

applicaties die binnen een organisatie worden ingezet. Dit open karakter komt tevens tot uiting in de brede uitleg van het begrip ‘document’ binnen d.3. Nagenoeg alle informatie – of het nu afkomstig is uit ERP-systemen, financiële systemen, of dat het gaat om tekeningen, multimedia bestanden, brieven, lijsten, analyses, röntgenfoto’s – wordt als document gezien. d.3 draagt zorg voor versiebeheer en voor een langdurige en stabiele opslag van alle informatie.

Inscannen en verwerken van facturen

Het verwerken van inkoopfacturen kan een heel karwei zijn. Facturen moeten vaak naar verschillende medewerkers om gecontroleerd te worden alvorens ze bij de

crediteurenadministratie kunnen worden betaald. Het d.3 systeem kan hier een uitkomst in zijn. Door een koppeling met het ERP- en/of financieel systeem en het inzetten van de eigen module voor workflowmanagement, kan er een efficiency verbetering optreden.

Facturen kunnen met behulp van documentscanners worden opgenomen in het archief.

Metagegevens kunnen na het scannen handmatig of met behulp van OCR worden opgenomen bij het document. Hierna kan een workflow handmatig of automatisch worden gestart. Voor, tijdens en na de workflow kan er zowel communicatie plaatsvinden met het ERP-pakket als het financiële pakket en de d.3 server.

Voordelen die het digitaal verwerken van de facturenstroom met zich meebrengt:

• Snellere afhandeling facturen.

• Minimale handmatige invoer.

• Integratie met financiële applicatie.

• Automatische dossiervorming.

• Door loggingmechanisme van de workflow engine is zowel status als historie van een workflow snel beschikbaar.

• Automatische signalering van te lange doorlooptijden (exception reporting).

(7)

Bijlage 6. Prijsmodel APP Services

De APP data manager kan worden ingezet in de volgend procesomgevingen binnen een organisatie / werkmaatschappij en telkens met een Proces Workflow kan worden uitgebreid. Hierbij zijn de

volgende Processen een optie:

Product en / of Dienst, Branding (Huisstijl), HRM, CRM, Legal en Promotie.

Onder begeleiding van APP Services kan gezamenlijk met uw organisatie 1 Demo Workflow worden ingericht. Afhankelijk van de wens kan vervolgens een Businesscase / ROI worden uitgewerkt in combinatie maw Rechtenstructuur, Organigram, 1 Proces Workflow, Formulieren per stap. Bij deze opzet wordt ervan uitgegaan dat in deze fase nog geen koppelingen naar onderliggende

datastructuren in APP en of andere database worden gemaakt. Op verzoek zal een aanvullende begroting voor begeleiding en het realiseren van koppelingen worden gegeven na uitwerking Businesscase.

Eenmalige en Maandelijkse kosten per Proces Workflow per Werkmaatschappij

Eenmalig per Workflow

Vast bedrag € 2.500,-

Businesscase / ROI afhankelijk van omvang

en op begroting 3 / 15 dagen € 3.000,- / 15.000,- Aanvullende inrichting € PM

Maandelijks per Workflow

Licentie per maand € 1.000,- Hosting per maand € 125,- Telefonische Consultancy 3 Calls a 15 min. € 75,-

Aanvullende Workflows voor werkmaatschappijen tot 500 medewerkers

Per maand Per Licentie Maximaal

Elke aanvullende Licentie € 500,- € 3.000,-

Hosting € 125,- € 500,-

Telefonische Consultancy 3 / 10 Calls a 15 min. € 75,- € 175,- Aanvullende Workflows voor werkmaatschappijen tot 2500 medewerkers

Per maand Per Licentie Maximaal

Elke aanvullende Licentie € 750,- € 4.000,-

Hosting € 125,- € 625,-

Telefonische Consultancy 3 / 15 Calls a 15 min. € 75,- € 255,-

Aanvullende Workflows voor werkmaatschappijen tot 2500 en meer medewerkers

Per maand Per Licentie Maximaal

Elke aanvullende Licentie € 1.000,- € 6.000,-

Hosting € 125,- € 750,-

Telefonische Consultancy 3 / 20 Calls a 15 min. € 75,- € 350,-

Alle genoemde prijzen zijn gebaseerd op een overeenkomst van 3 jaar waarbij het mogelijk is bij de

eerste Proces Workflow een 6 maanden overeenkomst te sluiten, exclusief btw en gelden tot juni 2006

(8)

Bijlage 7. Aantal bedrijven per branche / klasse

Hieronder is het aantal bedrijfsvestigingen per klasse (KvK-indeling) aangegeven. De bedrijven zijn ingedeeld naar grootte (aantal werkzame personen).

Aantal bedrijven - KvK-indeling 55 klassen

1 januari 2005 grootteklasse werkzame personen

< 10 10-50

> 50

TOTAAL

01 Landbouw en visserij 30484

1865

119

32468

02 Delfstoffenwinning 717

72

25

814

03 Voedingsmiddelen 5213

1085

453

6751

04 Textiel/lederwaren 3844

351

77

4272

05 Houtindustrie 2096

340

62

2498

06 Bouwmaterialen en glas 2085

432

128

2645

07 Papierindustrie 360

142

120

622

08 Uitgeverij/drukkerij 8911

1117

243

10271

09 Chemie en kunststof 2304

689

430

3423

10 Basismetaal 297

125

71

493

11 Metaalproducten 7792

1736

325

9853

12 Machines 4443

1199

371

6013

13 Elektr.- en opt. app. 4662

701

253

5616

14 Transportmiddelen 3078

421

142

3641

15 Overige industrie 9170

659

137

9966

16 Burg.-/utiliteitsbouw 31156

2662

531

34349

17 Infrastructuur 4319

715

231

5265

18 Bouw-installatie 11268

2080

403

13751

19 Bouwspecialismen 42494

2891

208

45593

20 Groothandel 102112

8632

1350

112094

21 Detailhandel food 17255

2584

238

20077

22 Detailhandel non-food 80139

3990

297

84426

23 Reparatie/postorders 8103

84

19

8206

24 Detailhandel auto 23164

2595

114

25873

25 Markt- en straathandel 21418

114

18

21550

26 Hotels/pensions 2526

589

128

3243

27 Kampeer-/vak.verblijven 3401

94

18

3513

28 Restaurants/cafetaria 28010

1358

62

29430

29 Cafe's 14751

415

7

15173

30 Wegtransport 10003

2108

460

12571

31 Overig vervoer 12236

798

273

13307

32 Post en communicatie 6501

602

278

7381

(9)

33 Diensten tbv vervoer 12523

1121

295

13939

34 Banken/verzekeringen 29424

1834

680

31938

35 Rechtsk-/adm.diensten 28612

1179

144

29935

36 Economische diensten 63293

1182

194

64669

37 Ingenieursbureaus 26098

1615

296

28009

38 Reclamebureaus 20204

645

56

20905

39 Automatiseringsdiensten 33475 1430 305 35210

40 Onderzoek/ontwikkeling 2210

196

78

2484

41 Verhuurbedrijven 9149

369

51

9569

42 Milieubedrijven 1132

248

75

1455

43 Schoonmaakbedrijven 8918

918

223

10059

44 Uitzendb./beveiliging 14124

1408

321

15853

45 Fotografie/beurzen/ov. 24848

553

136

25537

46 Onroerend goed 19099

676

162

19937

47 Cultuur/recreatie 38326

766

126

39218

48 Wasserij/stomerij 1348

119

53

1520

49 Kapper/schoonh.verz./ov. 42289

535

9

42833

50 Nutsbedrijven 821

62

108

991

51 Overheid en onderwijs 16836

356

83

17275

52 Gezondheid en welzijn 15719

1061

184

16964

53 Maatschappelijke org. 1987

58

20

2065

54 Zakelijk beheer 295425

3294

469

299188

55 Overig/geen gegeven 342

12

6

360

TOTALE BEDRIJFSLEVEN 1210514

62882

11665

1285061

(10)

Bijlage 8. Historische economische demografie

(Bron: www.cbs.nl)

Historie economische demografie

Bedrijven naar activiteit SBI'93 Totaal

SBI'93

D Industrie F

Bouwnijverheid

I Vervoer opslag communicatie

J Financiële instellingen

Totaal bedrijven

15 Voedingsmiddelen en drankenindustrie

21 Papier(waren) en karton(waren)

22 Uitgeverijen, drukkerijen, reprod.

45

Bouwnijverheid

64 Post en telecommunicatie

66 Verzekeringswezen en pensioenfondsen

M Onderwijs

N Gezondheids- en welzijnszorg

Perioden absoluut

2000 675 425 5 045 385 7 030 63 380 3 000 785 16 385 33 465

2001 683 845 5 090 400 6 675 67 595 3 360 775 16 830 33 930

2002 689 250 4 805 450 6 910 69 440 2 960 715 17 490 34 280

2003 685 250 4 765 445 6 540 71 295 3 265 665 17 515 34 220

2004 701 160 4 545 440 6 665 72 365 3 595 620 18 730 35 630

2005 714 910 4 585 435 6 425 74 025 3 650 605 19 555 40 305

© Centraal Bureau voor de Statistiek, Voorburg/Heerlen 2006-05-24

(11)

Bijlage 9. Aantal instellingen op de onderwijsmarkt

Regulier onderwijs: instellingen en leerlingen

Denominatie van de

instelling Totaal denominatie Instellingsgrootte Totaal instellingsgrootte ^Perioden 2004/'05 Onderwerpen Reguliere onderwijsinstellingen Ingeschreven leerlingen/studenten

Onderwijssoort absoluut

Totaal primair onderwijs 7 314 1 599 230

Basisonderwijs 6 986 1 549 140

Spec. basisonderwijs v.a. 1998/'99 328 50 090

Totaal speciaal onderwijs 324 55 740

Expertisecentra 324 55 740

Totaal voortgezet onderwijs 668 937 850

Voortgezet onderwijs 668 937 850

Spec. voortgezet onderwijs v.a. 1998/'99

Totaal MBO en VAVO v.a. 1997/'98 72 626 630

MBO v.a. 1997/'98 70 474 270

Educatie v.a. 1997/'98 40 152 360

Hoger beroepsonderwijs 54 346 210

Wetenschappelijk onderwijs 13 199 350

(Bron: www.cbs.nl)

(12)

Bijlage 10. Workflow Absentieregistratieproces

Stap 2: Controleren van de leerlinggegevens

Bijbehorend formulier:

Controle leerlinggegevens Stap 1: Registratie van de absentiemelding

Bijbehorend Formulier:

Registratie absentiemelding

Stap 3: Registreren duur afwezigheid op dag van absentiemelding.

Bijbehorend formulier:

Duur afwezigheid op dag van absentiemelding

Stap 4: Registreren

absentiemelding die gericht zijn op toekomst.

Bijbehorend formulier: Duur afwezigheid van

absentiemelding toekomst / vandaag en toekomst

Stap 5: Checken of er bericht is ontvangen (m.b.t.

thuiskomst) van leerling die gedurende dag ziek zich heeft ziek gemeld.

Bijbehorend formulier:

Bericht ontvangen van leerling?

Stap 6: Nagaan of leerling al beter is gemeld.

Bijbehorend formulier: Is

leerling al beter gemeld?

(13)

Stap 11: Gegevens invoeren over verwijdering uit les van leerling

Bijbehorend formulier:

Leerling verwijderd uit les

Stap 13: Registeren of brief m.b.t. spijbelen leerling ondertekend door ouders op school is ontvangen.

Bijbehorend formulier: Brief over spijbelgedrag

ondertekend door ouders weer op school ontvangen?

Stap 7: Contact opnemen bij ouders indien ziekmelding langer dan 2 dagen duurt

Bijbehorend formulier:

Contact opgenomen met ouders?

Stap 9: Betermelding leerling

Bijbehorend formulier:

Betermelding leerling

Stap 8: Verwachte datum betermelding leerling

Bijbehorend formulier:

Betermelding verwacht op:

Stap 12: Brief meegeven aan leerling m.b.t. spijbelgedrag.

Bijbehorend formulier:

Brief Spijbelgedrag

Stap 10: Verwerking Leerling te laat

Bijbehorend formulier:

Leerling te laat

(14)

Bijlage 11. Programma van eisen Mediatheek voor een nieuw te gebruiken programma

Aan de hand van de beschrijvingen van de huidige processen, heeft de mediatheek van het Zernike College een programma van eisen opgesteld voor een nieuw te gebruiken programma / systeem. Dit is gedaan, in combinatie met de knelpunten / problemen die zich voordoen bij het gebruik van het programma Educat

Database

Het programma moet een database bevatten waarin alle materialen zijn opgenomen die de mediatheek in zijn bezit heeft (boeken, kranten, tijdschriften, audiovisuele media etc.)

Daarnaast moet het mogelijk zijn om de eerder genoemde externe collecties van de Openbare bibliotheken in de catalogus op te nemen. Deze boeken worden door de mediatheek voor een bepaalde periode geleend en moeten dus tijdelijk in de catalogus opgenomen worden.

Materialenbeheer / Invoeren in catalogus

Bij ieder in te voeren object moet aangegeven kunnen worden:

- Materiaalsoort (boek, tijdschrift, Cd-rom, DVD, Stripboek, Internet site e.d.) - Titel

- Ondertitel - Schrijver

- Beschrijving (annotatie) - Bibliografische annotatie - ISBN/ISSN

- SISO - Trefwoord - Serie

- Collatie (aantal pagina’s e.d.) - Illustraties

- Uitgever

- Aanwinstdatum - Oorspronkelijke druk - Hoofdwoord

- Mutatiedatum

- Verhalend, Informatief of Docentenmateriaal - Geografische aanduiding

- Begeleidend materiaal - Genre

- Overig

- Gebruikers ID

• Een titel moet gekopieerd kunnen worden, zodat een nieuwere uitgave snel kan

worden ingevoerd.

(15)

Rugetiket / Barcode-etiketten

Bij ieder exemplaar moet een barcode-etiket en een rugetiket geprint kunnen worden. Dit zijn etiketten van verschillend formaat. De huidige ‘format’ van deze etiketten moet ook gebruikt kunnen worden in een nieuw programma.

Er moet een functie ‘snel wijzigen exemplaren’ zijn d.w.z. dat, als een exemplaar gescand wordt, en er wordt gekozen voor bijv. “rugetiket maken” er meteen een correct rugetiket gemaakt wordt. Dit zou mogelijk moeten zijn, in plaats van de verplichting om naar de catalogus te gaan en daar de functie “wijzigen etiket “ aangeklikt moet worden.

Thesauri

Er moeten thesauri opgebouwd kunnen worden (auteur, trefwoord, SISO, genre) met behulp waarvan termen eenduidig gebruikt kunnen worden.

Overzicht

Er moeten overzichten geprint kunnen worden per materiaalsoort

Catalogus

Al de objecten / materialen die de mediatheek in zijn bezit heeft, moeten in de catalogus via de volgende zoekingangen te vinden zijn:

• Woorden en combinaties van woorden

• Titel

• Schrijver

• Trefwoord

• Genre

• Serie

• SISO

• ISBN-ISSN

• Cd-rom

• Leesniveau

• Exemplaarnummer (dit is de barcode)

• Internet sites

Het moet ook mogelijk zijn om op trefwoord internetsites te zoeken in de catalogus

In de catalogus moet voor het publiek te zien zijn dat materialen aanwezig, dan wel uitgeleend of gereserveerd zijn. Daarnaast moet er te achterhalen zijn of het gaat om een naslagwerk, deze worden namelijk niet uitgeleend. Ook als er sprake is van een materiaal dat niet

beschikbaar is (vermist of in bewerking etc.), moet dit in de catalogus worden weergegeven.

De leerlingen moeten zelf, op basis van de informatie uit de catalogus, lijsten kunnen maken van hun favoriete titels. Daarnaast moet het mogelijk zijn om lijsten met aanbevolen titels (Boekenlijst Nederlands, Engels, Duits, Frans o.i.d.) op te zoeken in de catalogus.

Er moeten lijstjes gemaakt kunnen worden van aanbevolen titels en lijstjes van favorieten van

(16)

In de catalogus zal ook moeten worden vermeld in welke kast / kasten een materiaal is geplaatst, deze plaatsing correspondeert met de vermelding op de rugetiketten van de materialen.

Er moet een onderscheid zijn tussen een beheerderscatalogus (voor de medewerkers van de mediatheek, die de gegevens invoeren in de catalogus) en een publiekscatalogus (waar leerlingen en docenten gebruik van maken om titels op te zoeken etc.). De publiekscatalogus toont minder gegevens dan de beheerderscatalogus en het is daarnaast de bedoeling dat de beide catalogussen verschillen van lay-out.

Bestandsbeheer

Het beheer van bestanden moet kunnen plaatsvinden, bijvoorbeeld.

• Het opnieuw laten opbouwen van de thesauri,

• Bestanden moeten geïmporteerd, geëxporteerd en verwijderd kunnen worden.

• Reorganisatie van bestanden, tellingen e.d. moeten kunnen worden uitgevoerd.

• Gegevens moeten periodiek gecontroleerd kunnen worden waarna een overzicht van fouten geprint wordt zodat problemen kunnen worden opgespoord.

• Er moet dagelijks eenvoudig een back-up gemaakt kunnen worden.

• Er moet een knop systeeminstellingen zijn waar locaties van bestanden, foutlogs e.d.

worden aangegeven. Evenals definities van de verschillende catalogusmenu’s e.d.

Lenersadministratie / Uitlenen en Innemen

Van de leners moeten de volgende gegevens standaard worden opgenomen in een nieuw programma:

• Barcode Zernikepas

• Naam, adres, telefoonnummer, emailadres (twee adressen per gebruiker moet mogelijk zijn)

• Roepnaam

• Geboortedatum

• Klas

• Pasfoto

• Aangeven of het gaat om Leerling of Personeel

Per leerling moeten de volgende gegevens bekeken kunnen worden / overzichten gemaakt kunnen worden:

• De materialen die zijn uitgeleend aan de betreffende lening (met daarbij een eventuele melding van de overschrijding van het maximum aantal exemplaren)

• Er moet aangegeven worden welke materialen al zijn ingenomen.

• Een eventuele boete moet getoond worden (deze moet betaald of

kwijtgescholden kunnen worden en geregistreerd als niet direct wordt betaald, en bij een volgende actie van deze lener moet de boetemelding verschijnen)

• Er moet bekend zijn welke materialen door de betreffende lener zijn gereserveerd.

• Het moet mogelijk zijn een speciale melding te geven, bijvoorbeeld een

‘zwarte lijst lener’ die geen materialen meer mag lenen

• Of er een aanmaning of nota verstuurd is (uiteraard met vermelding van het betreffende boek).

• Of er een e-mail is verstuurd met betrekking tot een binnengekomen

(17)

• Leenhistorie (wat is de afgelopen twee jaar geleend, hoe lang, hoe vaak boete, aanmaningen, nota’s)

• Materialen moeten verlengd kunnen worden, dus de uitleenperiode wordt met drie weken verlengd. Na vijf verlengingen verschijnt er een melding dat het maximale aantal verlengingen is overschreden.

• Er moeten aanmaningen en nota’s geselecteerd en geprint worden.

• Er moeten overzichten geprint kunnen worden van reserveringen, aanmaningen en nota’s.

Financieel Beheer

Kas: boetes, reserveringen, nota’s e.d. moeten geboekt kunnen worden. Overzichten moeten per zelf gekozen periode op te vragen en uit te printen zijn.

Per locatie moeten inkomsten en uitgaven geregistreerd kunnen worden en overzichten geprint. Evenals een totaalplaatje.

Budgetbeheer: Per locatie, per materiaalsoort, per sectie e.d. moeten budgetten ingevoerd en beheerd kunnen worden. (Hoe groot is het budget, wat is er besteed, wat is er nog in

bestelling, wat is de financiële ruimte voor de rest van de budgetperiode). Detailoverzichten en totaaloverzichten moeten geprint kunnen worden.

Beheersfuncties

• Er moet op verschillende computers de mogelijkheid zijn om in de catalogus van de mediatheek te zoeken / kijken. Deze catalogus moet up-to-date zijn.

• Er moeten meerdere vestigingen aan het systeem gekoppeld kunnen worden.

• Er moeten verschillende locaties aangegeven worden; de barcodes van de materialen in de diverse locaties zijn namelijk verschillend.

• In de catalogus en de lenersfuncties moet geselecteerd kunnen worden op vestiging.

• Per vestiging moeten verschillende regels gehanteerd kunnen worden (boete in

onderbouwlocatie is lager dan in bovenbouwlocatie, sluitingsdagen kunnen verschillen e.d.).

• Per categorie gebruikers moet aangegeven kunnen worden wat ze mogen lenen, wat de uitleentermijn is van de verschillende materialen, wat de boetebedragen zijn en of en wanneer de boetetermijn ingaat. Tevens moet per materiaalsoort aangegeven kunnen worden wat de uitleentermijn is, wat het boetebedrag is, wanneer de aanmaningen worden verstuurd etc.

• Er moeten tabellen gevuld worden met bijv. Landenaanduidingen, kastcodes, klassen

e.d. die bijvoorbeeld gebruikt worden bij het maken van de rugetiketten.

(18)

• Er moet een standaard lay-out kunnen worden ingegeven voor de aanmaningen, nota’s en emailberichten.

• Per locatie, medewerker en gebruiker moeten toegangscodes ingegeven kunnen worden en rechten worden toegekend of niet voor de verschillende onderdelen van het programma.

• Leerlingen en personeel moeten thuis kunnen inloggen op het programma en kunnen bekijken wat ze geleend hebben, ze moeten kunnen reserveren e.d. en alle

catalogusfuncties kunnen gebruiken. En vanuit de catalogus moeten ze ook thuis de doorlinkfuncties naar Internet kunnen gebruiken.

Enkele andere opmerkingen / wensen die naar voren kwamen naar aanleiding van een gesprek met Dhr. Vos van de mediatheek aan de vestiging aan de Rummerinkhof:

• Bij het opstarten van Educat – Balie, zou het instellen van de leentermijn niet elke in beeld moeten komen. Deze actie zou automatisch moeten gaan in het programma, en alleen bij uitzonderingen door de beheerder zelf op te vragen.

• Bij het zoeken naar een lener, kan gekozen worden tussen zoek op vestiging of zoek op alle vestigingen. Wanneer men zoek op vestiging doet, vind het programma lang niet altijd de juiste leerlingen, wat dus inhoudt dat er altijd gezocht moet worden op

‘Alle vestigingen’.

• De functie ‘Balie’ kan beter ‘Uitlenen / Innemen boeken’ heten, dat is veel duidelijker, geeft beter aan wat de precieze functie van die knop is.

• De meeste functies worden op deze vestiging niet gebruikt, het gaat echt om het innemen en uitlenen van boeken en het bijhouden van de catalogus.

Verwachte / gewenste processen in de mediatheek

Op basis van het voorgaande van het voorgaande kunnen nu de gewenste / verwachte processen van de mediatheek beschreven worden. Aangezien in het programma van eisen al zeer uitgebreid de wensen voor een nieuw te gebruiken programma naar voren zijn gekomen, zullen hier de belangrijkste aspecten van het proces aan bod komen

Aanschaffen, invoeren en gebruiksklaar maken van een boek

Voor dit proces zal het bestellen van de boeken niet op een heel andere manier gaan, de bestellingen zullen echter wel vanuit het te gebruiken programma bij de Nederlandse Bibliotheekdienst gedaan worden.

Als de bestellingen na gemiddeld 3 weken zijn ontvangen zullen de titelgegevens van de materialen / objecten moeten worden ingevoerd in de catalogus (database) van het

programma. Welke gegevens er precies ingevoerd moeten worden staat in het Programma van eisen (§1.4).

Aan elke titel moeten een aantal exemplaren worden toegevoegd. Van deze exemplaren moet

(19)

• Welke locatie / vestiging?

• Welke kast?

• Welke plaats in kast?

Ook moet worden aangegeven welke etiketten er voor de verschillende exemplaren uitgeprint moeten worden. Als dit allemaal is voltooid, dan is het boek (of cd-rom, DVD, tijdschrift etc.) klaar voor gebruik.

Uitlenen, innemen van objecten (boek, tijdschrift etc)

Voor de manier van uitlenen en innemen hoeft er niet veel te veranderen in vergelijking met de huidige werkwijze.

De belangrijke wensen/veranderingen voor dit proces zitten in de volgende punten:

Catalogus

Het moet mogelijk zijn om op meerdere computers / plaatsen de catalogus van de mediatheek te bekijken

In de catalogus moet voor het publiek te zien zijn dat materialen aanwezig dan wel uitgeleend of gereserveerd zijn. Daarnaast moet er te achterhalen zijn of het gaat om een naslagwerk, deze worden niet uitgeleend. Ook als er sprake is van een materiaal dat niet beschikbaar is (vermist of in bewerking etc.), moet dit in de catalogus worden weergegeven.

De leerlingen moeten zelf, op basis van de informatie uit de catalogus, lijsten kunnen maken van hun favoriete titels. Daarnaast moet het mogelijk zijn om lijsten met aanbevolen titels (Boekenlijst Nederlands, Engels, Duits, Frans o.i.d.) op te zoeken in de catalogus.

Lenersadministratie / Uitlenen en Innemen

Van de leners moeten de volgende gegevens standaard worden opgenomen in een nieuw programma:

• Barcode Zernikepas

• Naam, adres, telefoonnummer, emailadres (twee adressen per gebruiker moet mogelijk zijn)

• Roepnaam

• Geboortedatum

• Klas

• Pasfoto

• Aangeven of het gaat om Leerling of Personeel

Er moet naar leerlingen gezocht kunnen worden in de database van de betreffende vestiging.

(20)

Bijlage 12. Workflows Mediatheek

Workflow Aanschaffen, invoeren in catalogus en gebruiksklaar maken materialen

Stap 1: Materialen Bestellen

Bijbehorend Formulier: Materialen Bestellen

Stap 2: Ontvangen van Bestelling

Bijbehorend Formulier: Bestelling Ontvangen?

Stap 4: Koppelen exemplaren aan titelgegevens

Bijbehorend Formulier: Koppelen Exemplaar

Boek/Strip/Tijdschrift/Krant/DVD aan Titelgegevens

Stap 3: Invoeren Titelgegevens in catalogus

Bijbehorend Formulier: Invoeren Titelgegevens

Boek/Tijdschrift/Krant/Strip/DVD

Stap 6: Materialen op juiste plek (kast)

Stap 5: Benodigde Etiketten Uitprinten

Exportdefinitie

(21)