INTERACTIE MET DE STAD:
een betrokken en betrouwbaar bestuur
Vervolg op de evaluatie wijkbezoeken uit 2002 en de evaluatie Dag van Dordt 2003
Versie 25 november 2003
Eindredactie: Programmabureau Wijken/Communicatie
Met medewerking van de projectgroepleden Dag van Dordt
Interactie met de stad: een betrokken en betrouwbaar bestuur Wijkbezoeken en de Dag van Dordt
1 Aanleiding
In deze notitie gaat het om twee activiteiten die passen binnen het thema bestuurlijke procesvoering - interactie met de stad: wijkbezoeken en de Dag van Dordt.
Aanleiding zijn de in 2002 vastgestelde evaluatie wijkbezoeken en de thans geschreven evaluatie Dag van Dordt.
De evaluatie wijkbezoeken is bijgevoegd. Opgemerkt moet worden dat na de evaluatie geen concrete voorstellen zijn ontwikkeld. Met deze notitie geven we hieraan een vervolg.
De evaluatie Dag van Dordt maakt onderdeel uit van deze notitie en is ook bijgevoegd.
Interactie met de stad is ondergebracht bij de ambitie Werken aan leefbare stad. In het meerjarenbeleidsprogramma kunnen we lezen op bladzijde 7: "Naar het oordeel van de
Dordtenaren hoort Dordrecht thuis in de staart van het leefbaarheidsklassement, (...). Dit kan en wil het gemeentebestuur niet accepteren. Het coalitieakkoord begint niet voor niets met een hernieuwde relatie tussen overheid en burgers, waarbij resultaten boeken met leefbaarheid voorop staat om het vertrouwen van de bewoners te herwinnen".
Vrij vertaald: hoger scoren in het leefbaarheidsklassement kan onder andere gerealiseerd worden wanneer het bestuur zich betrokken en betrouwbaar opstelt naar bewoners toe en wanneer resultaten zichtbaar worden gemaakt.
Op bladzijde 29 van hetzelfde document is aangegeven dat communicatie hierbij van onmisbaar belang is: "Daarom gaan we door met uitvoeren en communiceren we hierover. (...) Het gaat ons niet alleen om éénzijdige informatievoorziening. Ook in de interactie en samenwerking tussen overheid en burger, willen we, zoals eerder aangegeven, veel verbeteren".
Communicatie speelt in deze een belangrijke rol in de beeldvorming rondom bestuurders en beleid.
2 Opzet
In deze notitie willen we nader ingaan op:
- wat wij verstaan onder een betrokken en betrouwbaar bestuur - welke activiteiten hiervoor momenteel ingezet worden
- het inleveren van de wijkbezoeken en de Dag van Dordt in het kader van de bezuinigingen - het vervolgtraject.
Betrokken en betrouwbaar bestuur - wat verstaan we daaronder?
Een communicatieve overheid laat signalen uit de samenleving doorklinken in het beleidsproces en in de organisatie. Dus anticiperen op wat er leeft in de maatschappij. Dit betekent meer vanuit de maatschappij denken dan vanuit de organisatie. Als de burger of partners merken dat contact met de overheid mogelijk is, er speelruimte is voor inbreng over beleid dat nog niet is aanvaard en wanneer de overheid snel en adequaat reageert op klachten of signalen, zal het imago van een betrokken en betrouwbare overheid versterkt worden.
In het verlengde hiervan wordt het steeds belangrijker om netwerken en relaties met de omgeving pp te bouwen en te beheren. Een goede samenwerking met partners als de politie,
woningcorporaties, welzijnsorganisaties. Netwerk etc. zorgt ervoor dat beter en sneller resultaten geboekt kunnen worden. Voor het vertrouwen van de burger in de overheid is dit van belang omdat inwoners organisaties als de politie en Netwerk beschouwen als "de overheid".
In onderstaand schema staat een aantal kernboodschappen genoemd. Hierachter hebben we opgenomen wie de boodschap uit dient te dragen. Over de verdeling van kernboodschappen tussen raad en college kan gediscussieerd worden (ook over de toeschrijving van
kernboodschappen naar ambtenaren).
Alhoewel deze notitie gaat over het bestuur, hebben we ook ambtenaren opgenomen in het schema. Bewoners beschouwen ambtenaren namelijk als integraal onderdeel van de hele
gemeente, inclusief bestuur. Met andere woorden: als ambtenaren zich niet betrokken en betrouwbaar gedragen, is het niet onwaarschijnlijk dat het bestuur hier mede op afgerekend wordt. Het topmanagement van de organisatie dient hierop te sturen.
Laten zien wat je doet
Integraal werken
Respect en waardering voor (initiatieven van) bewoners Bewoners uitdagen
Initiatieven faciliteren Resultaten boeken Je gezicht laten zien
Uitleggen wat wel en niet kan (norm neerzetten) Vooraf kaders vaststellen
Achteraf verantwoording afleggen Samenwerken stimuleren
Klachten netjes en op tijd behandelen (korte termijn) Knelpunten oplossen (middellange-lange termijn) Dienstverlenende houding
Oog voor de stad (antennefunctie) Afspraak is afspraak
Kritisch op eigen handelen
Transparantie gemeentelijke besluitvorming Speelruimte bij beleidsontwikkeling Heldere richting vasthouden Consistent handelen
We kunnen er van uit gaan dat wanneer het bestuur de kernboodschappen voldoende uitdraagt, er gesproken kan worden van een betrokken en betrouwbaar bestuur. Bij alle kernboodschappen gaat het eigenlijk om houding en gedrag. In contacten met bewoners en tijdens activiteiten komt dit tot uiting.
3 Huidige activiteiten interactie met de stad
Allereerst de activiteiten die door of vanuit het wijkgericht werken worden georganiseerd en waarbij het bestuur of bestuursleden een actieve rol hebben. Het gaat dan om onder andere:
- Dag van Dordt
- wijkbezoeken (tot twee jaar geleden) - wijkbeheeroverleggen
- onze buurt aan zet (de communicatieve wijk) - wijkrharkten
- ontmoet je buren-dagen
- vergaderingen raadscommissie wonen & leefbaarheid in de wijk.
Activiteiten die door andere sectoren en het bestuur zelf worden georganiseerd zijn onder andere:
- openbare optredens - spreekuur college B&W - inspraakavonden/-ronden - toekomstdebatten - stadsdebatten
- openbare vergaderingen met inspreekmogelijkheid - schouwronden
- hoorzittingen (gemeenteraad).
4 Wijkbezoeken en Dag van Dordt
Zowel de wijkbezoeken als de Dag van Dordt zijn voorgedragen als bezuinigingspost. Dit wil niet zeggen dat deze activiteiten helemaal verdwijnen. Onderdelen (van deze twee activiteiten) die succesvol zijn gebleken, kunnen op wijkniveau in het kader van de campagne worden voortgezet.
Wel wordt voorgesteld de Dag van Dordt zoals die de laatste jaren is georganiseerd niet meer plaats te laten vinden (zie bijgevoegde evaluatie).
5 Vervolgtraject
Omdat college en gemeenteraad als gevolg van het dualisme in een andere verhouding tot elkaar zijn komen te staan, dient zich de vraag aan in hoeverre college en raad in de toekomst
gezamenlijk het contact met de omgeving willen zoeken.
In deze notitie schetsen we alléén het vervolgtraject zoals we dat voor het college van
burgemeester en wethouders voor ogen hebben. Het is nu immers de griffie die ondersteuning biedt aan de gemeenteraad. Wij vinden ook dat de gemeenteraad (ondersteund door de griffie) haar eigen rol in dit verband moet oppakken.
Met de griffie zal uiteraard wel over dit onderwerp overlegd en afgestemd worden.
Voorstel is om de Dag van Dordt en de wijkbezoeken te vervangen door een grotere en consequentere betrokkenheid van het college bij de wijkencampagnes.
Op korte termijn gaat het om activiteiten gedurende de winterperiode (eind 2003 en begin 2004).
Concreet noemen we:
- de winteractie (veiligheid rond de jaarwisseling, activiteiten rondom kerst en sinterklaas, bewonersinitiatieven, kerstbomen plaatsen)
- acties rondom verkeersveiligheid
- acties rondom de monitor leefbaarheid en veiligheid.
Bij al deze acties kunnen collegeleden op diverse manieren betrokken worden. Een voorstel volgt zo spoedig mogelijk. We zullen hierbij goed kijken naar de individuele wensen en behoeften van de collegeleden en hun portefeuilles. Ook de wensen van inwoners spelen een rol. Wellicht kunnen bestuurders een rol spelen bij het inventariseren hiervan.
Wellicht is het een idee om de vier campagnethema's (jeugd, samenleven, veiligheid en schoon) te koppelen aan collegeleden. We streven naar meer maatwerk per activiteit en per collegelid.
Verder valt te denken aan "de dag van de wijk", "de wijk van de dag", "de wijk van de week" of de "week van de wijk" als paraplu voor een reeks van activiteiten waarbij het college uitdrukkelijk een rol heeft. Mogelijk wordt iets dergelijks in 2004 georganiseerd en kan het als alternatief dienen voor de Dag van Dordt.
Begin 2004 wordt een campagnekalender gemaakt waarin de activiteiten voor dat jaar zijn opgenomen. Hierbij wordt ook aangegeven welke collegeleden bij welke activiteiten betrokken kunnen worden. Met de bestuursvoorlichters vindt afstemming plaats. Door de kalender beogen we de tot nu toe ad hoc aanpak te doorbreken. Al zal door het karakter van de campagne enig pragmatisme niet vermeden kunnen worden.
De afdeling Communicatie ondersteunt deze activiteiten zo consequent en consistent mogelijk met communicatie-inspanningen, waarbij communicatief de link wordt gelegd met 'samenwerken aan een leefbare stad'.
Voorstel
1 In het college bespreken op welke wijze het college als geheel en individueel de betrokkenheid bij de activiteiten genoemd onder paragrafen 3 en 5 het liefst ingevuld wil zien.
2 Opdracht geven aan de programmadirecteur leefbare wijken om bij campagne-activiteiten het college uitdrukkelijk een rol te geven waarbij de uitkomsten uit de collegebespreking worden meegenomen zodat maatwerk geleverd kan worden.
3 De Dag van Dordt niet meer organiseren.
4 De capaciteit voor de coördinatorfunctie Dag van Dordt die vrijvalt bij het programmabureau wijken inzetten voor werkzaamheden zoals genoemd onder punt 8 van de evaluatie Dag van Dordt (zie bladzijde 9 van deze notitie).
Bijlage 1: Evaluatie wijkbezoeken
Aanleiding
Het college heeft aan het programmabureau wijken gevraagd de wijkbezoeken te evalueren en aan te geven hoe de dialoog met bewoners over programma's en resultaten geïntensiveerd, verbreed en verlevendigd kan worden. Deze notitie geeft aan dit verzoek gehoor.
De eerste jaren van de wijkbezoeken
Vanaf begin jaren negentig zijn wijkbezoeken georganiseerd. Met de wijkbezoeken wilde het college vooral met dfe bewoners in contact komen die niet in bewonerskaders actief waren.
Tevens wilde het college haar kennis over de wijken en haar bewoners vergroten.
De doelstellingen van het wijkbezoek waren en zijn:
- directe persoonlijke ontmoeting tussen bestuurders en bevolking en - verbeteren wederzijds begrip
- open communicatie.
In de beginjaren bleek de formule voor bestuur en bevolking aan te slaan. De bijeenkomsten werden goed bezocht, waren spannend en dynamisch en vol verrassingen. Ook de huisbezoeken werden op prijs gesteld. In deze periode was er geen inhoudelijke ambtelijke voorbereiding en de agenda werd ter plekke bepaald door bestuurders en bewoners. Er waren tevens geen plenaire of forumbijeenkomsten, maar kleine discussiegroepen. Een nadeel van deze formule betrof de vaak onverwacht hoge noodzakelijke ambtelijke inzet voor de verwerking van alle vragen, suggesties en onderwerpen: tussen de 100 en 200 antwoorden per wijkbezoek. Alle inzet was erop gericht aan de gewekte verwachtingen te voldoen. In de praktijk betekende dit dat de antwoordtermijn van 3 weken uitliep naar 5 weken, het wijkbericht kwam in plaats van 4 weken eerst na 6 weken uit. Logistiek werd de afwerking van het wijkbezoek een omvangrijke klus.
Aanpassingen tussentijds
Veranderingen werden vervolgens doorgevoerd; deze hebben de doelmatigheid vergroot, maar de doeltreffendheid (directe ontmoeting, vrije agenda) verminderd. Zo werden interviews door bestuur met bewoners voorafgaand aan het wijkbezoek afgeschaft. Nadeel hiervan was dat een startpunt voor een avonddiscussie ontbrak. Tevens werd het wijkbeheer als coördinator van de wijkbezoeken ingeschakeld; voorheen lag de coördinatie bij de toenmalige Bestuursdienst. Dit leverde capaciteitswinst op, maar de inzet van een open agenda en de directe ontmoeting werden enigszins belemmerd. Dit kwam doordat wijkbeheer reeds functioneerde als intermediair tussen bestuur en bewoners en zodoende werd het wijkbezoek wat meer ambtelijk georiënteerd.
De toenemende ambtelijke voorbereiding en inbreng leidde ertoe dat gespreksonderwerpen van te voren vast te stonden en dat open communicatie belemmerd werd.
Geconstateerd werd dat de toenemende vermindering van de doeltreffendheid te wijten was aan concessies ten behoeve van de doelmatigheid, een overload aan wijkbijeenkomsten (ambtelijk, bestuur, politieke partijen) en niet structureel geregelde capaciteitsinzet. Aanbevolen werd in het vervolg de waargenomen belemmeringen zoveel als mogelijk weg te nemen, de verbinding met wijkgericht werken vooral in de nazorg te leggen, de regie van het avondprogramma meer in handen van het bestuur te leggen en de personeelsinzet vooraf goed te regelen.
Huidige situatie
In de jaren hierna is de formule vrijwel dezelfde gebleven. Echter de omstandigheden zijn wel veranderd. Zo heeft het wijkbeheeroverleg een prominente plaats veroverd in de wijk. Raadsleden en bewoners nemen hieraan deel, waardoor contacten tussen bestuur en bevolking meer
plaatsvinden. Hierdoor en door andere ontwikkelingen kunnen we constateren dat met betrekking tot de wijkbezoeken:
- dat de toenemende ambtelijke inhoudelijke voorbereiding, organisatie en afwikkeling de open communicatie belemmert en de relatie tussen bestuur en bevolking op de tweede plaats komt - dat de directe ontmoeting verre van spontaan is door de ambtelijke regie
- dat de afwikkeling van het wijkbezoek nog steeds traag en moeizaam verloopt, waardoor aan gewekte verwachtingen niet kan worden voldaan en het verbeteren van wederzijds begrip hierdoor schade oploopt
- dat voor de bevolking het wijkbezoek niet (meer) het enige middel is om met het bestuur in contact te komen: in toenemende mate worden tal van inspraakavonden en andere
bijeenkomsten op wijkniveau georganiseerd.
Sterke punten wijkbezoeken - huis-aan-huis benadering
- contacten met bewoners die niet aan bewonerskaders deelnemen
- vergroten van de kennis van de wijk en haar bevolking bij college en raadsleden.
Zwakke punten wijkbezoeken
- terugkoppeling naar individuele bewoners: te laat, inhoudelijk niet afdoende
- vrijwel geen mogelijkheden voor spontane ontmoetingen en gesprekken vanwege strakke regie - ambtelijke inzet voor de voorbereiding en afwerking niet voldoende geregeld.
Op weg naar een verbrede, levendige en intensieve dialoog met bewoners De wijkbezoeken zelf staan niet ter discussie; wel de vorm en de inhoud.
Op basis van de evaluatie en de sterke en zwakke punten willen wij de volgende aanbevelingen meegeven:
- er moeten meer mogelijkheden komen voor spontane ontmoeting en gesprekken - de huis-aan-huis benadering moet gehandhaafd blijven
- een afwisseling tussen wijkbezoeken en (actuele) thematische bijeenkomsten biedt mogelijkheden op een brede, dan wel diepe oriëntatie
- indien mogelijk en zinvol, kan een wijkbezoek of thematische bijeenkomst onderdeel uitmaken van interactieve beleidsvorming
- er moet meer aandacht worden besteed aan de afwerking van de wijkbezoeken
- de benodigde ambtelijke capaciteit dient goed in kaart te worden gebracht en vooraf aan een wijkbezoek zeker gesteld te worden
- voor de coördinatie van de wijkbezoeken is het programmabureau wijken de aangewezen afdeling; voor meer thematische bijeenkomsten (bijvoorbeeld een bezoek aan bedrijven) kan een ander gemeenteonderdeel de coördinatie op zich nemen.
De aanbevelingen worden in de nieuwe raadsperiode uitgewerkt tot concrete voorstellen, waarbij rekening wordt gehouden met de nieuwe rol van college en raad.
Financiën
Per wijkbezoek is 9.075 euro beschikbaar. Dit budget is opgenomen in de begroting van het programmabureau wijken. In totaal is in de begroting 36.302 euro gereserveerd voor
wijkbezoeken. Uit dit budget worden overigens ook andere kleine posten betaald (jaarplanavond, etc.)
Planning
Bespreking met wethouder bestuurlijke vernieuwing 30 januari 2002 Collegebehandeling 5 februari 2002 Commissiebehandeling ABA 13 februari 2002 Concrete voorstellen Nieuwe collegeperiode Voorstel
Instemmen met de evaluatie wijkbezoeken en de aanbevelingen.
NB Collegebesluit dd 5 februari 2002: Conform; vervolgnotitie wordt in de nieuwe raadsperiode graag tegemoet gezien.
Bijlage 2: Evaluatie Dag van Dordt 24 mei 2003
1 Vooraf gestelde doelen en bereik
Op zaterdag 24 mei 2003 waren het Stadskantoor en de Spuiboulevard het (regenachtige) decor voor de Dag van Dordt. Het doel van de dag was inwoners van de gemeente Dordrecht op een leuke en actieve manier kennis laten nemen van allerlei aspecten rond schoon, heel en veilig (later veranderd in Samenwerken aan een leefbare stad). Een ander doel was het college en de raad de mogelijkheid te bieden in contact te treden met de bevolking. Het resultaat was geformuleerd in termen van bereik: we gingen uit van 5000 mensen die één of meerdere activiteiten hebben bezocht of hieraan actief hebben meegedaan.
2 Programma
Dezelfde formule als in 2000 is gehanteerd: een combinatie van een kijkje achter de schermen, informatie, doe-activiteiten, horeca en een podiumprogramma.
Zowel buiten als binnen het stadskantoor waren diverse presentaties, discussies,
informatiemarkten en activiteiten. Op het plein voor het Stadskantoor kon men genieten van het podiumprogramma.
Het inhoudelijke programma was gekoppeld aan het thema (samenwerken aan een leefbare stad).
3 Publiciteit
Er zijn meerdere communicatiemiddelen ingezet: posters, flyers, een pagina in de Stem van Dordt, billboards, driehoeksborden, artikel in Dordt Binnenuit en advertenties in de lokale media.
Een gedegen communicatieplan gericht op diverse groepen in- en extern heeft hieraan ten grondslag gelegen.
4 Bezoekersonderzoek
Het Sociaal Geografisch Bureau heeft een bezoekersonderzoek verricht tijdens de Dag van Dordt.
Het volledige onderzoek is als bijlage toegevoegd. Hieronder volgen de belangrijkste resultaten gerelateerd aan de vooraf gestelde doelen en bereik.
Bereik
In totaal hebben 2600 mensen de Dag van Dordt bezocht. Er waren relatief veel inwoners uit het Centrum en Oud- en Nieuw Krispijn. Van de 2600 bezoekers kwam 10% niet uit Dordrecht en nog eens 10% was in functie die dag. Betekent dus feitelijk een Dordts bezoekersaantal van 2080.
Bezoekers hebben gemiddeld 2,5 programma-onderdeel bezocht. Het vooraf gestelde resultaat is in dit opzicht wél behaald.
Doelen
Zo'n 74% van de bezoekers wist dat het programma georganiseerd was in het kader van de Dag van Dordt. Ruim de helft is ook speciaal voor het programma gekomen. De andere helft is bij toeval bij het Stadskantoor uitgekomen.
Hiertegenover staat dat relatief weinig bezoekers op de hoogte waren van het exacte thema van de Dag van Dordt.
Waarom komen mensen naar de Dag van Dordt? Wat zijn de aantrekkelijke kanten van het programma? De meeste mensen vinden het leuk en gezellig (45%) en 26% komt voor het podiumprogramma. Eveneens 26% komt voor het inhoudelijke programma. Slechts 1% noemt het in contact komen met het bestuur.
Minder geslaagde aspecten vindt men de herrie (26%). Toch geeft een meerderheid aan (61 %) dat het programma voldoende is en voor 66% van de bezoekers voldeed de Dag van Dordt aan de verwachtingen.
Oordeel bezoekers over programma-onderdelen
Het podiumprogramma heeft extra bezoekers naar de Dag van Dordt getrokken: driekwart van de bezoekers heeft het podiumprogramma gevolgd. De helft van de bezoekers heeft naast het podiumprogramma één of meer andere activiteiten meegemaakt.
De presentaties in de vergaderkamers zijn het minst bezocht.
De diverse programma-onderdelen kregen een rapportcijfer variërend van 6,8 tot en met 8,2 (de veiling van oude straatnaamborden). De Dag als totaal heeft van de bezoekers een 7,3 gekregen.
5 Organisatie
De organisatie van de dag heeft te kampen gehad met de volgende problemen:
te laat beschikbaar stellen van medewerkers door de sectoren onduidelijkheid over de opdracht
onvoldoende mandaat van de projectgroepleden om te werken aan een gemeentebreed project (leidinggevenden wilden dat hun projectgroeplid alleen aan "hun" onderdeel werkten; loyaliteit tussen sector en project kwam in het geding)
wisselingen in de projectgroep
ziekte van een aantal projectgroepleden ongelijkheid vergoeding personele inzet
de projectgroepleden hadden te weinig kennis van en ervaring met specifieke zaken als aanbestedingen (podiumprogramma), vergunningverlening, etc.
de meeste projectgroepleden hadden te weinig kennis van en ervaring met het organiseren van een groot evenement
onvoldoende draagvlak binnen het ambtelijke apparaat.
Alle projectgroepleden hadden niet eerder aan de Dag van Dordt meegewerkt. Kennis van voorgaande keren was dus niet aanwezig. We hebben gemerkt dat voor een dergelijk evenement veel kennis nodig is van specifieke zaken. Bij het evenementenbureau en andere deskundigen is overigens wel regelmatig advies gevraagd, maar wellicht had meer ondersteuning gevraagd kunnen worden.
De projectgroepleden (uitgezonderd de medewerker van Communicatie) verrichtten hun
werkzaamheden voor de Dag van Dordt naast hun eigen werkzaamheden. Zoals zo vaak gebeurt wanneer niet echt gekozen tussen werkzaamheden of voor prioriteiten ("we doen het erbij'), kwamen zij hierdoor met hun sectortaken en leidinggevenden af en toe in de problemen.
Bij de start van de voorbereiding (december 2001!) werd duidelijk dat niet meteen begonnen kon worden met het vormgeven van het programma. In tegenstelling tot voorgaande jaren vroegen afdeling Communicatie en Interne Dienstverlening een vergoeding voor hun inzet. Middelen hiervoor zijn uiteindelijk eenmalig beschikbaar gesteld (collegebesluit dd 16 april 2002). Het zal duidelijk zijn dat een eventuele volgende keer deze middelen opnieuw aangevraagd moeten worden, omdat personele lasten niet in het beschikbare budget zijn opgenomen.
De start werd verder vertraagd door wisselingen in de directie en de collegewisseling.
Bovendien wilden sectordirecteuren eerst weten wat hun medewerkers moesten doen, voordat zij mensen beschikbaar stelden. Terwijl die medewerkers juist nodig waren om vast te stellen wat het programma zou inhouden en welke werkzaamheden dus verricht moesten worden.
De datum van de Dag van Dordt is door dit alles verschoven naar voorjaar 2003.
Ondanks alle problemen hebben de projectgroepleden en andere betrokken medewerkers met plezier en enthousiasme aan de Dag van Dordt gewerkt.
We schatten de totale personele inzet op ongeveer 1750 uur. Dit geldt alleen voor de
gemeentelijke medewerkers. Daarnaast hebben leden van de raad en het college ongeveer 400 uur besteed aan de stages en de dag zelf.
Afgewogen moet worden of het resultaat opweegt tegen deze grote inzet van ambtelijk apparaat en bestuur.
6 Locatie Spuiboulevard
Door de inwerkingtreding van het verkeerscirculatieplan Binnenstad is de Spuiboulevard één van de belangrijkste verkeersaders geworden voor het bereiken van de Binnenstad. Afsluiting hiervan op een zaterdag is onderwerp van discussie. Voor deze Dag van Dordt is de vergunning voor afsluiting nog verleend, maar de projectgroep is verteld dat een eventuele volgende Dag op een andere locatie georganiseerd zou moet worden.
Voor de extra tijdelijke verkeersmaatregelen bracht Stadswerken voorgaande jaren een minimaal bedrag in rekening. Tegenwoordig moet Stadswerken hiervoor echter externen inhuren en de projectgroep wacht nog op de rekening van 10.000 euro voor deze tijdelijke
verkeersmaatregelen. Het beschikbare budget voor de dag is hier niet op berekend, maar binnen het programmabureau wijken is een oplossing gevonden. We zijn echter wel van mening dat hierdoor het budget van het programmabureau oneigenlijk wordt aangewend.
7 Financiën
Voor de uitvoering van de dag was 53.806 euro (excl BTW, excl personele lasten) beschikbaar.
De middelen zijn ingezet voor het podiumprogramma, publiciteit, catering, uitvoering activiteiten, productiekosten en onvoorzien. De totale uitgaven zijn uiteindelijk 56.749 euro geweest.
Personele inzet is niet vergoed, uitgezonderd de inzet van communicatie en interne dienstverlening. De kosten voor de coördinatie zijn opgenomen in de begroting van programmabureau wijken.
Voor de afdeling Communicatie was 26.800 euro beschikbaar voor de personele inzet; 23.170 euro is hiervan benut.
Voor Interne Dienstverlening was 10.890 euro beschikbaar; hiervan is 5.540 euro benut.
Samenvattend:
Uitvoering Dag van Dordt Uren communicatie
Uren Interne Dienstverlening Totalen
Beschikbaar 53.806 26.800 10.890 91.496
Uitgaven 56.749 23.170 5.540 85.459
Saldo - 2.943 3.630 5.350 6.037 8 Conclusies en aanbevelingen
Het aantal bezoekers is flink onder het vooraf gestelde bereik gebleven. Wel hebben alle programma-onderdelen een ruime voldoende gekregen. Inhoudelijk was het programma dus in orde. Of de bezoekers zich ook meer bewust zijn geworden over aspecten rond schoon, heel en veilig is niet bekend. Waarschijnlijk is dit effect marginaal en van korte duur.
De meeste mensen geven aan dat ze komen omdat het leuk en gezellig is; bezoekers beschouwen de dag als een uitje en komen vooral voor de muziek en de kinderactiviteiten.
Minder voor het inhoudelijke programma. Of de dag meerwaarde biedt voor het informeren van burgers in vergelijking met andere communicatiemiddelen is dus twijfelachtig.
Een aantal oorzaken heeft volgens ons geleid tot het lage bezoekersaantal:
het regenachtige weer
onvoldoende en niet op de doelgroep gerichte publiciteit (hierover later meer) te weinig activiteit en aantrekkelijkheid op het plein zelf
de locatie (Stadskantoor) is niet een erg aantrekkelijk decor voor een uitje
er was teveel lawaai ("knetterherrie") dat potentiële bezoekers wellicht heeft afgeschrikt omdat er buiten weinig mensen waren, heeft dit niet méér mensen aangetrokken.
Om in contact te komen met het bestuur bestaat geen interesse tijdens de dag. Dit terwijl de dag onderdeel is van bestuurlijke vernieuwing. We kunnen dus stellen dat de dag (in ieder geval voor bezoekers) geen meerwaarde heeft als middel voor contact tussen burgers en bestuur.
Enigszins hiervan uitgezonderd zijn de stages van de raadsleden. In de voorbereiding is
geprobeerd de stages te laten plaatsvinden bij echte bewonersinitiatieven. Een voorbeeld zijn de
bewoners van het Vriesepoortshof die hun eigen hofje hebben bestraat en beplant. Het leek ons een leuk idee om raadsleden een dagdeel te laten helpen bij het onderhoud. Zodoende zou vanuit een positieve invalshoek direct contact ontstaan tussen bewoners en raadsleden. Het bleek echter al snel dat er zó weinig echte bewonersinitiatieven zijn, dat we naar een alternatief moesten zoeken. Uiteindelijk zijn professionele organisaties bezocht. Ook al kunnen we hier niet spreken van contact tussen burger en raad, de organisaties en raadsleden hebben de stages als leerzaam ervaren. De raadsleden zelf waarderen de betrokkenheid bij de voorbereiding. We hebben wel gemerkt dat een dergelijk onderdeel strak geregisseerd moet worden.
De locatie Spuiboulevard (en daardoor ook het Stadskantoor) valt een volgende keer wellicht af.
De communicatiemiddelen zijn niet effectief gebleken in relatie tot het resultaat. We hadden immers meer mensen verwacht. Naar het gevoel van de projectgroep was de Dag van Dordt niet voldoende bekend bij Dordtenaren.
De totale kosten voor de Dag bedragen ongeveer 150.000 euro (inclusief personele lasten).
De vraag dringt zich op wat het rendement is in vergelijking met andere vormen van
communicatie wanneer de dag als een communicatiemiddel wordt beschouwd voor contacten tussen bestuur en bewoners.
De communicatievormen met de stad zijn in beweging. Ten opzichte van voorgaande keren is het aanbieden van informatie via de website enorm toegenomen. De dualisering biedt de raad meer armslag om met de stad in gesprek te gaan. Wethouders hebben een eigen voorlichter. Bewoners worden door sectoren via inspraakavonden de mogelijkheid geboden mee te denken en te praten over ontwikkelingen. En zo zijn er nog meer communicatieontwikkelingen te noemen.
. \
*--r
Alles overwegend stellen we voor de Dag van Döfdt niet meer te organiseren.
De capaciteit die hierdoor vrijvalt bij het programmabureau wijken (waar de coördinatorfunctie van de dag is ondergebracht) kan dan ingezet worden voor onder andere het verder ontwikkelen van nieuwe vormen van bewonersparticipatie, meer uitwisseling van kennis en ervaring rond wijkgericht werken binnen het Drechtstedenverband en landelijk, het nadere-vormgeven van de schakels regio/stad en wijk, een bijdrage leveren aan innovatiethema's rond wijkgericht werken, de campagne-aanpak nader uitwerken en een bijdrage leveren aan het sociaal beleid op regionaal niveau (vooral op het gebied van leefbaarheid).
Het materiële budget dat vrijvalt (53.806 euro excl BTW en excl personele lasten) is inmiddels voorgedragen als bezuinigingspost.
Nieuwe activiteiten waarbij contacten tussen bestuur en bewoners plaatsvinden worden in het kader van de campagne ontwikkeld. Te denken valt aan "de wijk van de week" of de "week van de wijk" als paraplu voor een reeks van activiteiten waarbij het bestuur uitdrukkelijk een rol heeft.
Gemeentebestuur RAADSGRIFFIE DORDRECHT Ontvangen: /\-\
Gemeenteraad Presidium Commissie \>J<C.L Griffie
DIV team 2
Griffier: Mjll
£
iL-ScVvert»^^
Dordrecht
BESLUIT Nr. PW/2003/60
Het COLLEGE van BURGEMEESTER en WETHOUDERS van de gemeente DORDRECHT;
gezien het voorstel d.d. 28 november 2003;
B E S L U I T
1. in het college te bespreken op welke wijze het college als geheel en individueel de
betrokkenheid bij de activiteiten genoemd onder paragrafen 3 en 5 het liefst ingevuld wil zien;
2. opdracht te geven aan de programmadirecteur leefbare wijken om bij campagneactiviteiten het college uitdrukkelijk een rol te geven waarbij de uitkomsten uit de collegebespreking worden meegenomen zodat maatwerk geleverd kan worden;
3. de Dag van Dordt niet meer te organiseren;
4. de capaciteit voor de coördinatorfunctie Dag van Dordt die vrijvalt bij het programmabureau wijken in te zetten voor werkzaamheden zoals genoemd onder punt 8 van de evaluatie Dag van Dordt (zie bladzijde 9 van deze notitie).
Aldus vastgesteld in de vergadering van 9 december 2003.
de secretaris de burgemeester
