Stad Dendermonde
Huishoudelijk reglement Forum Cultuur
(goedkeuring gemeenteraad op 11-02-2015) Artikel 1:
§ 1. Omdat ‘forum’ als begrip duidt op bredere inspraakmogelijkheden dan ‘raad’, verandert de stedelijke cultuurraad zijn naam voortaan in het stedelijke Forum Cultuur.
§ 2. Het huishoudelijk reglement van het Forum Cultuur regelt de interne werking en structuur van het adviesorgaan en vormt een concretisering en een aanvulling op het stedelijk organiek reglement van 10 december 1992 betreffende de stedelijke adviesraden voor cultuurbeleid.
Artikel 2:
§ 1. Dit huishoudelijk reglement is slechts rechtsgeldig na goedkeuring door de gemeenteraad.
§ 2. Dit huishoudelijk reglement vervangt het huishoudelijk reglement van de stedelijke cultuurraad van 2004 (met aanpassingen in 2010).
Artikel 3: OPDRACHT
§ 1. Het Forum Cultuur stelt zich tot hoofdtaak op vraag van het stadsbestuur of op eigen initiatief onderbouwd advies uit te brengen over alle wettelijk bepaalde culturele aangelegenheden en in het bijzonder of aanvullend over volgende onderwerpen:
- ondersteuningsbeleid verenigingen - lokaal cultuurbeleid
- kunstenbeleid - buurtwerking - toerisme
- cultureel erfgoed
§2. Het Forum Cultuur wijdt zich tevens aan volgende taken:
- het opvolgen van het cultuurbeleid in al zijn facetten;
- het organiseren van initiatieven inzake burgerparticipatie (i.s.m. cultuurdiensten);
- het verzorgen van het contact met andere beheerraden van de cultuurinstellingen (cc Belgica, bibliotheek);
- het fungeren als spreekbuis tussen de stad en de verenigingen en tussen de verenigingen en ‘derden’;
- opnemen van rol als belangenbehartiger van verenigingen;
- het stimuleren van de samenwerking tussen verenigingen;
- het organiseren van de vergader- en netwerkmomenten van de Algemene Vergadering en het uitvoeren van de door de Algemene Vergadering genomen beslissingen;
- advies geven inzake cultuursubsidies.
Artikel 4: STRUCTUUR
§ 1. Het Forum Cultuur is samengesteld uit een Kerngroep, een Netwerk van Adviesverleners en een Algemene Vergadering;
§ 2. Naargelang de adviesvraag kan de Kerngroep met het oog op een gefundeerd advies beslissen om tijdelijke studie- of werkgroepen op te richten;
De werkgroep rapporteert over de resultaten aan de Kerngroep van het Forum Cultuur. Nadat aan de Kerngroep advies werd verleend, kan de werkgroep spontaan worden ontbonden.
§ 3. Het Forum Cultuur ontwikkelt een open, probleemgerichte werking. Via een ruim Netwerk van Adviesverleners worden meerdere vertegenwoordigers van de culturele organisaties en andere geïnteresseerden regelmatig en direct bij de inspraak betrokken.
§ 4. De adviesverleners uit het Netwerk van Adviesverleners kunnen ook betrokken worden in de hierboven vermelde werkgroepen.
§ 5. Het Forum Cultuur wordt betrokken bij de werking van het verenigingenloket door de coördinator verenigingsleven.
Artikel 5: LIDMAATSCHAP Kerngroep
§ 1. Iedere burger die omwille van zijn lidmaatschap van een culturele vereniging, zijn professionele of vrijwillige bezigheid of persoonlijke interesse een zekere affiniteit met het lokaal cultuurbeleid bezit, kan zich kandidaat stellen voor zowel de Kerngroep als het Netwerk van Adviesverleners (cfr. § 6).
§ 2. Wat betreft de Kerngroep stelt men zich schriftelijk kandidaat en dient men zijn kandidatuur in bij de secretaris van het Forum Cultuur.
§ 3.De leden van de bestaande Kerngroep beslissen gezamenlijk over de ontvankelijkheid van de kandidatuur en motiveren grondig wanneer een kandidatuur wordt verworpen.
§ 4. Bij vervanging van een ontslagnemend lid zal door de Kerngroep worden beslist op de eerstkomende vergadering volgend op de kandidaatstelling.
§ 5. Het zich kandidaat stellen kan ten allen tijden. Het aantal leden van de Kerngroep is echter beperkt tot 20. In het geval het aantal kandidaturen het maximum aantal leden overstijgt, zal een reservelijst worden aangelegd.
§ 6. Elk lid stelt zich schriftelijk kandidaat en trekt zijn lidmaatschap schriftelijk ook weer in. Dit schrijven wordt gericht aan de Kerngroep en bezorgd aan de secretaris van het Forum Cultuur.
§7. Om over een kandidatuur geldig te beslissen, dient tenminste de helft van de leden van de Kerngroep aanwezig te zijn. In het geval van gelijke stemming, geldt de stem van de voorzitter.
§8. Elk nieuw lid van de Kerngroep zal een engagementsverklaring dienen te ondertekenen. Dit zal gebeuren de eerste vergadering waarop het lid wordt uitgenodigd.
§9. Het engagement van een lid van de Kerngroep bestaat uit het regelmatig bijwonen van de vergaderingen van de Kerngroep, het opvolgen en opvragen van advies aan het Netwerk van
Adviesverleners, de schriftelijk voorbereiding van ontwerpadviezen voor de Kerngroep, het verzamelen van en zich verdiepen in documentatie of informatie rond het onderwerp waarover advies wordt gevraagd, het mee organiseren van inspraakmomenten of (eerder op sporadische basis) activiteiten.
§10. Elk lid van de Kerngroep is bevoegd voor het organiseren van advies over een aantal onderwerpen die tot zijn of haar interessegebied behoren of waarvan hij of zij heeft aangegeven voldoende affiniteit mee te hebben.
§11. Elk lid van de Kerngroep betrekt adviesverleners uit het netwerk. Naargelang de adviesvraag wordt een tijdelijke werkgroep opgericht. Het is de verantwoordelijkheid van elk lid de contacten met zijn/ haar adviesverleners te onderhouden.
§12. De adviesbevoegdheid ligt bij de Kerngroep. Een lid geeft nooit individueel advies.
§13.Elk lid van de Kerngroep stelt binnen een met de Kerngroep afgesproken termijn een ontwerp van advies op over de aan hem toevertrouwde thema’s.
§14. Elk lid toont respect voor diverse politieke, ideologische, religieuze of filosofische strekkingen en stelt zich neutraal op.
§ 15. Indien een lid van de Kerngroep systematisch verzaakt aan zijn engagement (3 x ongemotiveerde afwezigheid) of de adviesprocedure met de voeten treedt, kan de Kerngroep beslissen het lidmaatschap te schrappen. Dit wordt uitgebreid gemotiveerd. Het lid wordt hier schriftelijk van op de hoogte gesteld. In het geval van schrapping van een lid, wordt dit de eerstkomende Algemene Vergadering aan de leden van het Forum Cultuur meegedeeld.
§16. De betrokken kandidaat kan tegen weigering van zijn kandidatuur of schrapping van zijn lidmaatschap beroep aantekenen De kandidatuurweigering of beslissing tot schrapping zal hierna worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering die hierover de eindbeslissing neemt.
§17.De Kerngroep duidt in zijn midden een voorzitter aan. De voorzitter kan gedurende een periode van maximaal 2 beleidsperioden in functie blijven. Er wordt tevens een ondervoorzitter aangeduid die de taken van de voorzitter in geval van afwezigheid waarneemt.
§18 De Kerngroep duidt iemand aan die voor de (externe) communicatie verantwoordelijk is.
§19. De stad duidt een ambtenaar aan die verantwoordelijk is voor het secretariaat van het Forum Cultuur.
De secretaris van het Forum Cultuur woont de vergaderingen van de Kerngroep en de Algemene Vergadering bij.
§20. De schepen van cultuur, de cultuurbeleidscoördinator en de secretaris van het Forum Cultuur wonen de vergaderingen van de Kerngroep bij als adviserend lid (zonder stem).
Artikel 6: LIDMAATSCHAP Netwerk Adviesverleners
§ 1. Het Netwerk van Adviesverleners bestaat uit een breed netwerk van personen die zich (beperkt) hebben geëngageerd om de Kerngroep te ondersteunen in hun taak van adviesverlening.
§ 2. De adviesverleners worden geraadpleegd om hun kennis en expertise m.b.t. een aantal door hen opgegeven onderwerpen. Een lid van de Kerngroep roept de adviesverleners samen en is verantwoordelijk voor het ontwerpadvies. De adviesverleners worden op initiatief van een lid van de Kerngroep
gecontacteerd of uitgenodigd voor een vergadering.
§ 3. Om opgenomen te worden in het Netwerk van Adviesverleners, volstaat het doorgeven van de contactgegevens en de interessegebieden waarin de adviesverlener kennis en/ of expertise beschikt via een daartoe beschikbaar gesteld formulier.
§ 4. Elk lid stelt zich schriftelijk kandidaat en trekt zijn lidmaatschap schriftelijk weer in. Dit schrijven wordt gericht aan de Kerngroep en bezorgd aan de secretaris van het Forum Cultuur.
§5. De gegevens van de adviesverleners zullen nooit zonder diens uitdrukkelijk toestemming worden doorgegeven aan derden.
Artikel 7: LIDMAATSCHAP Forum Cultuur
§ 1. Elke vereniging die lid wil worden van het Forum Cultuur dient een schriftelijke aanvraag middels een speciaal daarvoor ter beschikking gesteld formulier in. Dit wordt bezorgd aan de secretaris van het Forum Cultuur.
§ 2. De Kerngroep onderzoekt de aanvragen tot lidmaatschap vanwege de culturele organisatie en beslist hierover uiterlijk binnen de twee maanden.
§3. De vereniging dient strikt te voldoen aan volgende basisvereisten:
- De vereniging heeft haar zetel in de stad en ontplooit een culturele werking binnen het grondgebied van de gemeente;
- De vereniging moet kunnen aantonen dat zij over een georganiseerde structuur beschikt ( statuten of doelstellingen, de samenstelling van het bestuur).
§4. De betrokken verenigingen kunnen beroep aantekenen tegen de beslissing van de Kerngroep. De kandidatuur zal worden voorgelegd aan de Algemene Vergadering die hierover een eindbeslissing neemt.
§5. Elke vereniging duidt een contactpersoon en een vervanger aan. Alleen de contactpersoon en de vervanger zullen een uitnodiging voor de Algemene Vergadering ontvangen. Het staat de vereniging vrij om op gelijk welk moment een nieuwe contactpersoon of vervanger aan te duiden. Dit dient echter meteen schriftelijk te worden gemeld aan de Kerngroep via de secretaris van het Forum Cultuur. Ook andere administratieve wijzigingen (bv. verplaatsing zetel etc.) dienen onmiddellijk op dezelfde wijze te worden gemeld aan de secretaris.
Artikel 8: Algemene Vergadering
§ 1. De Algemene Vergadering komt minstens twee maal per jaar samen.
De uitnodiging met agenda wordt ten minste acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de leden van de Kerngroep, het Netwerk van Adviesverleners en naar de verantwoordelijken van de aangesloten verenigingen. De samenkomsten van de Algemene Vergadering zijn voor iedereen toegankelijk. Alleen leden die worden uitgenodigd hebben een stem in de Algemene Vergadering (cfr. §6)
§ 2. De definitieve agenda wordt samengesteld door de Kerngroep. Op de agenda moet elk voorstel worden ingeschreven dat minstens één maand voor de samenkomst schriftelijk door een lid werd ingediend bij de voorzitter.
Over onderwerpen die niet op voorhand op de agenda zijn geplaatst, kan niet geldig beraadslaagd worden.
De Kerngroep kan buitengewone vergaderingen in het kader van de adviesverlening beleggen telkens als hij het nodig acht.
§3. Aangevochten beslissingen van de Kerngroep worden behandeld op de eerstvolgende Algemene Vergadering. De geweigerde kandidaat krijgt de kans zijn/ haar kandidatuur mondeling toe te lichten. De Algemene Vergadering kan over een kandidatuur/ schrapping stemmen. Bij gelijke stemming, telt de stem van de voorzitter.
§4. De samenkomsten van de Algemene Vergadering worden voorgezeten door een lid van de Kerngroep
§5. De Algemene Vergadering stemt over onderwerpen met een directe invloed op de werking van de aangesloten verenigingen. Bij gelijke stemming is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
§6. Elke vereniging mag meerdere leden afvaardigen op de Algemene Vergadering of op het aansluitend netwerkmoment. Stemming gebeurt enkel door één vertegenwoordiger per vereniging of plaatsvervanger, te verifiëren bij de registratie bij aanvang van de vergadering. Indien een vereniging een lid heeft dat zetelt in de Kerngroep, stemt deze als vertegenwoordiger van de vereniging.
Artikel 9
Samenwerking tussen Forum Cultuur werkgroepen ‘ Werkgroep Cultureel Patrimonium’ en
‘Stedelijke Kunstraad’
§ 1. Naast het Forum Cultuur functioneren momenteel twee permanente werkgroepen Werkgroep Cultureel Patrimonium en de Stedelijke Kunstraad die zichzelf een adviserende taak hebben gesteld.
§2. De permanente werkgroepen werken themagericht, komen op eigen initiatief samen en rapporteren hun adviezen en de resultaten van hun werking aan de Kerngroep. Ze worden door de Kerngroep nauw bij de adviesopdracht betrokken.
§3. De werkgroepen vergaderen afzonderlijk en werken eigen projecten uit. De procedure waarop de Kerngroep met deze werkgroepen samenwerkt, wordt geregeld middels een afsprakennota. Zowel de Stedelijke Kunstraad als de Werkgroep Cultureel Patrimonium worden door de Kerngroep in de adviesverlening betrokken. Beide werkgroepen kunnen op eigen initiatief advies uitbrengen.
