Voorkomen van fraude

(1)

Maliebaan 71g T 030 230 71 95 Twitter: @VerenigingNOV 3581 CG Utrecht algemeen@nov.nl LinkedIn: Vrijwilligerswerk

Website: www.nov.nl Over Vereniging NOV

Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) is de landelijke brancheorganisatie voor het vrijwilligerswerk. De 350

aangesloten organisaties bestrijken het gehele maatschappelijke spectrum: sport, zorg, groen, landschap, veiligheid, jeugd, kunst, cultuur, religie en

levensbeschouwing, politiek, etc.

Vragen over fraude?

Neem contact op met:

Ronald Hetem 06 301 00 448 r.hetem@nov.nl

Totstandkoming

De informatie in deze leaflet is tot stand gekomen in het netwerk Wet-en regelgeving van Vereniging NOV, met ondersteuning van Maarten den Ouden, auteur van De Kascommissiegids.

Bezoek voor meer informatie over de NOV-netwerken:

www.nov.nl/netwerken

Lid worden?

Lid worden van Vereniging NOV is een logische zaak als u het vrijwilligerswerk een warm hart toedraagt. Denkt u er over om lid te worden van Vereniging NOV?

Surf dan naar www.nov.nl/lid- worden of neem contact op met:

Mark Molenaar communicatie 06 109 22 192 m.molenaar@nov.nl of

Els Berman directeur 06 452 11 308 e.berman@nov.nl

Voorkomen van fraude

E l k e v r i j w i l l i g e r s o r g a n i s a t i e h e e f t t e m a k e n m e t g e l d . W a n n e e r u o v e r h e t b e h e e r g e e n z o r g v u l d i g e a f s p r a k e n m a a k t , k a n d a t t o t m i s b r u i k e n f r a u d e l e i d e n . V e r e n i g i n g N O V b i e d t h a a r l e d e n e e n o v e r z i c h t a a n v a n e e n v o u d i g e m a a t r e g e l e n o m f r a u d e b i n n e n v r i j w i l l i g e r s o r g a n i s a t i e s t e g e n t e g a a n . W a a r u ' v e r e n i g i n g ' l e e s t , k a n o o k ' s t i c h t i n g ' s t a a n .

N o o d z a a k v a n e e n v e i l i g e o r g a n i s a t i e

Hoewel het voor de hand ligt dat je fraude moet voorkomen, omschrijven we eerst kort de noodzaak om goede maatregelen door te voeren. Met het beheer van geld moet u voorzichtig omgaan omdat:

• veelal leden en/of begunstigers (donateurs, sponsors) dit geld bij elkaar brengen. Zij hebben recht op goed beheer van de bijdragen die zij aan de vereniging geven;

• het voortbestaan van de vereniging in gevaar komt als geld verdwijnt;

• u vrijwilligers die met geld omgaan (waaronder de penningmeester) simpelweg niet in de verleiding moet brengen zichzelf door fraude te verrijken.

• bestuurders zijn persoonlijk aansprakelijk a l s het bestuur

onvoldoende maatregelen heeft genomen om fraude te voorkomen.

Alle reden dus om het risico van fraude maximaal te beperken.

W i e i s v e r a n t w o o r d e l i j k v o o r d e f i n a n c i ë n ? Het (gehele) bestuur is verantwoordelijk voor een deugdelijke

organisatie van de financiën. De penningmeester functioneert binnen de vereniging volgens de afgesproken regels.

T o e p a s s i n g v a n d e m a a t r e g e l e n

Het is niet nodig en ook niet altijd mogelijk om alle hieronder genoemde maatregelen binnen uw vereniging toe te passen. De maatregelen 1 tot en met 4 zijn essentieel voor vrijwel elke vereniging en zij verminderen de kans op fraude enorm! Elk bestuur zal een eigen afweging moeten maken welke combinatie van maatregelen in de eigen situatie optimaal is.

V a s t l e g g i n g e n a u t o r i s a t i e

Leg de maatregelen die het bestuur afspreekt, schriftelijk vast in een document “Organisatie van de financiën”. Laat dit document door elk bestuurslid ondertekenen. Overweeg ook om het document ter bekrachtiging aan de ledenvergadering voor te leggen.

(2)

De maatregelen

1 . B e p e r k h e t c o n t a n t e g e l d v e r k e e r

Streef ernaar om alle ontvangsten en betalingen per bank te laten plaatsvinden. De kans op diefstal wordt hierdoor kleiner. En geldverkeer via de bank wordt automatisch geregistreerd.

2 . P e r i o d i e k e c o n t r o l e v a n a l l e b e t a l i n g e n

Iemand uit het bestuur (iemand ánders dan de penningmeester) controleert bijvoorbeeld maandelijks alle betalingen (en

geldopnamen van spaarrekeningen e.d.). De controle vindt plaats aan de hand van de originele dagafschriften van alle

bankrekeningen. Of (bij internetbankieren) door het raadplegen van alle mutaties via internet (de controleur heeft toegangsmogelijkheid tot het internetbankieren, zonder de mogelijkheid om zelf betalingen te verrichten).

3 . J a a r l i j k s e d e g e l i j k e c o n t r o l e d o o r d e k a s c o m m i s s i e Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen.

H e t b e s t u u r stimuleert dat de kascommissie deskundig is (doet bijvoorbeeld een voorstel voor de bemensing voor de

ledenvergadering), voorziet de commissie van alle gevraagde informatie en ondersteuning. Zodra de leden van de kascommissie zijn benoemd, bespreekt het bestuur met hen de wederzijdse

verwachtingen.D e k a s c o m m i s s i e maakt zoveel mogelijk gebruik van checklists. Checklists zijn te vinden in De Kascommissiegids van drs. Maarten den Ouden RA, zie www.kascommissiegids.nl. Meer informatie over samenwerking tussen bestuur en kascommissie vindt u hier.

4 . A f s p r a k e n o v e r b e t a l i n g e n a a n b e s t u u r s l e d e n Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen (van kosten en/of tijd) bestuursleden mogen declarerenen binnen welke termijn dat moet gebeuren. Neem als voorbeeld de autovergoeding. Is dat een vast bedrag per km? Of de werkelijke benzinekosten? Of de werkelijke totale kosten per km? Lenen van geld van de vereniging is nooit toegestaan.

5 . P e n n i n g m e e s t e r m a g u i t s l u i t e n d b e t a l i n g e n d o e n d i e z i j n g e f i a t t e e r d d o o r e e n a n d e r b e s t u u r s l i d De penningmeester controleert onder meer of schriftelijk fiat aanwezig is en of de rekening/factuur verder in orde is. Daarna verricht hij de daadwerkelijke betaling en verwerkt deze in de administratie. Eventueel laat u deze maatregel alleen gelden voor betalingen boven een bepaald bedrag. Als één bestuurslid alle betalingen fiatteert, kan dit bestuurslid ook periodiek controleren (zie punt 2) of alleen betalingen zijn gedaan die door hem zijn gefiatteerd.

(3)

6 . F a c t u u r a d r e s i s n i e t h e t a d r e s v a n d e p e n n i n g m e e s t e r

Omdat de penningsmeester voor betaling het fiat nodig heeft van een bestuurslid, is het handig om het factuuradres dat van bijvoorbeeld de secretaris te maken. Het voordeel van deze maatregel is dat eventuele betalingsherinneringen ook bij anderen dan de penningmeester bekend worden.

7 . L i m i e t e n i n s t e l l e n v o o r b a n k r e k e n i n g e n

Banken bieden diverse mogelijkheden om limieten in te stellen voor het maximale bedrag dat per dag mag worden overgeboekt. Of om in te stellen dat voor bedragen boven een bepaalde grens altijd twee autorisaties nodig zijn. Zorg er voor dat het bestuurslid die de bevoegdheid heeft om deze limieten in te stellen iemand anders is dan degene die de betalingen verricht.

8 . S l u i t e n d e p r o c e d u r e s b i j c o n t a n t g e l d

Als binnen uw organisatie toch met contant geld moet worden gewerkt (zie punt 1) zorg dan voor sluitende procedures.

Bijvoorbeeld:

a. Stort aan het einde van het jaar a l l e contante gelden af bij de bank. Hierdoor kan de kascommissie een goede controle maken.

b. Beperk de hoeveelheid geld in kas en spreek een

maximumbedrag af. Stort boven dit bedrag altijd direct af.

c. Laat bij collectes e.d. met een onzekere opbrengst altijd geld tellen door twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen.

d. Heeft u een kantine? Werk dan met een kassa, houd frequent inventarisaties, laat tussentijdse controles door de

kascommissie uitvoeren.

e. Zorg bij kaartjesverkoop voor genummerde kaartjes. Stel dagelijks aansluiting vast tussen aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld.

9 . R e f e r e n t i e s n a g a a n

Stelt u een nieuwe penningmeester aan? Of iemand anders die met geld van uw vereniging of stichting in aanraking komt? Doe navraag bij de organisaties waar de vrijwilliger voorheen werkzaam was of nog is. Vraag een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aan op het screeningsprofiel Geld.

1 0 . O f f e r t e s

Vraag bij investeringen of andere grote uitgaven boven een bedrag van € x altijd bij ten minste drie verschillende aanbieders offerte.

1 1 . R e g i s t r e e r b e z i t t i n g e n

Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw vereniging en inventariseer periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn.