FHICT huishoudelijk reglement examencommissie
Conform het gestelde in artikel 7.12 en artikel 7.12a WHW en artikel 38 van de Fontys OER heeft de examencommissie van de FHICT dit huishoudelijk reglement. Dit huishoudelijk reglement wordt vastgesteld door de beleidskamer van de examencommissie.
Artikel 1. Samenstelling en benoeming examencommissie
a. De examencommissie bestaat uit een (centrale) beleidskamer en een aantal (uitvoerende) examenkamers. Zie voor de actuele samenstelling van de FHICT examencommissie de FHICT BeleidsWiki.
b. Benoeming, schorsing, beëindiging en zittingsduur van de leden van de examencommissie:
1. De instituutsdirectie benoemt, op basis van een gemandateerde bevoegdheid van het instellingsbestuur, de leden van de examencommissie (beleidskamer en examenkamers) waaronder de voorzitter, de secretaris, de plaatsvervangend voorzitter en de
plaatsvervangend secretaris van de beleidskamer, de voorzitters en secretarissen van de examenkamers en het externe lid.
2. De instituutsdirectie draagt er zorg voor dat de examencommissie zodanig is samengesteld dat deskundigheid geborgd is op de volgende terreinen:
- relevante wettelijke kaders (WHW) en overige relevante regelingen;
- kennis van het te bereiken eindniveau van de opleiding(en) en het traject dat daarnaar leidt (curriculum);
- kwaliteitsborging en –beleid met betrekking tot examens en toetsen (gelet op rol examencommissie bij accreditatie);
- methodologisch-technische aspecten van toetsen (zoals toetsconstructie, validiteit, betrouwbaarheid, transparantie en efficiëntie);
- toegepast onderzoek bij betreffende opleiding(en).
3. Ter bevordering van de onafhankelijkheid van de examencommissie maakt de instituutsdirecteur geen deel uit van de examencommissie.
4. De instituutsdirectie voegt een ambtelijk secretaris aan de examencommissie toe.
5. Benoeming van de leden vindt steeds plaats voor één jaar, met stilzwijgende verlenging, indien niet één maand voor afloop van dit jaar door de directeur kenbaar is gemaakt dat de benoeming niet wordt verlengd.
6. Leden zijn opnieuw benoembaar.
7. Alvorens tot (her)benoeming van een lid over te gaan, hoort de instituutsdirectie de leden van de examencommissie. Hierbij worden de onder 2 van dit artikel bedoelde
deskundigheidseisen/-criteria expliciet betrokken.
8. Het niet naar behoren vervullen van de taken van de examencommissie kan niet leiden tot het ontslag door de directie van de leden van de examencommissie. Indien een of meer leden hun werk niet naar behoren doen, kan de directie het betreffende lid of de betroffen leden schriftelijk een waarschuwing geven. Deze waarschuwing omvat een beschrijving van het disfunctioneren, welke verbeteringen verwacht worden en de termijn waarop. Indien het functioneren na een waarschuwing niet of niet voldoende verbetert binnen de gestelde termijn, kan de instituutsdirectie de benoeming van een of meer leden van de examencommissie beëindigen zoals beschreven onder 9.
9. Beëindiging van de benoeming van de leden van de examencommissie door de instituutsdirectie vindt plaats:
- Tussentijds op eigen verzoek, waarbij in overleg met de instituutsdirectie een redelijke termijn wordt gehanteerd.
- Tussentijds bij besluit van de instituutsdirectie. Dit besluit wordt schriftelijk meegedeeld.
Daarbij geeft de instituutsdirectie aan wat de reden van het besluit is en per welke datum de beëindiging van de benoeming ingaat.
c. Voor de behandeling van een verzoek van de student waarbij het besluit van één van de leden van de examencommissie is betrokken, onthoudt het betreffende lid zich bij de besluitvorming van stemming.
Artikel 2. Taken examencommissie
a. De examencommissie voert de in de WHW genoemde taken uit.
Voor een uitgebreide beschrijving en toelichting in bijlage 1.
De examencommissie is het orgaan dat de kwaliteit rondom toetsen, tentamens en examens moet borgen.
De beleidskamer stelt hiervoor richtlijnen en aanwijzingen op. Verder stelt de beleidskamer regels vast voor de gang van zaken rondom toetsen, tentamens en competentie-examens.
De examenkamers nemen onder meer beslissingen met betrekking tot:
verzoeken van studenten naar aanleiding van (de uitslag van) tentamens, toetsen en competentie-examens
verzoeken om vrijstelling
de goede gang van zaken tijdens toetsen, tentamens en competentie-examens (bijv. naar aanleiding van fraude)
adviseren met betrekking tot studieadviezen.
verzoeken om goedkeuring minorkeuze van studenten
verzoeken van studenten om voorzieningen te treffen rondom toetsen, tentamens,
competentie-examens (bijv. op grond van chronische ziekte of handicap, taalachterstand of topsport)
vaststellen van geslaagden
b. De examencommissie werkt binnen door het bevoegd gezag (het College van Bestuur) vastgestelde kaders (waaronder het Algemeen deel Fontys OER en de opleidingsspecifieke OER). Daarnaast wordt de examencommissie geacht de jurisprudentie van het College van beroep voor de examens te volgen.
Artikel 3. Beleidskamer
a. Tot de taken van de beleidskamer behoren het vaststellen, evalueren en periodiek herzien van en communiceren over de relevante procedures en (beleids)regels. Daarnaast formuleert de
beleidskamer gevraagd en ongevraagd adviezen gericht aan directie en kernteam.
b. Een besluit van de beleidskamer komt tot stand bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter.
Artikel 4. Examenkamers
a. De examencommissie heeft voor te onderscheiden delen van de opleiding examenkamers ingericht die belast zijn met de dagelijkse gang van zaken.
b. De examenkamers handelen zoveel mogelijk zelfstandig en handelen daarbij volgens dezelfde wettelijke en andere bepalingen waaraan examencommissies zich moeten houden en ook volgens het beleid wat door de beleidskamer wordt vastgesteld voor deze examenkamers.
c. In geval van twijfel over het juist toepassen van de regels of bepalingen kan de voorzitter of secretaris van een examenkamer altijd contact opnemen voor advies met de voorzitter of secretaris van de beleidskamer.
d. Vanuit iedere examenkamer of groep van examenkamers is er tenminste een vertegenwoordiger benoemd die deze kamer of groep van kamers vertegenwoordigt in de beleidskamer. In de samenstelling FHICT examencommissie is deze vertegenwoordiging aangegeven.
e. Plaatsvervangend voorzitter/secretaris van de examenkamer is de voorzitter/secretaris van de beleidskamer of iemand die de voorzitter van de beleidskamer daarvoor aanwijst.
f. Een besluit van de examenkamer komt tot stand bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, wordt de kwestie voorgelegd aan de beleidskamer.
Artikel 5. Taken secretarissen
De secretarissen van de beleidskamer en examenkamers hebben in elk geval de volgende taken:
- het voorbereiden van de vergaderingen;
- het bepalen van de urgentie van binnengekomen verzoeken;
- de verslaglegging en het ter inzage leggen van verslagen (al dan niet geanonimiseerd);
- het bewaken van hetgeen in de vergaderingen besloten is (evt. werken met besluiten- en afsprakenlijst);
- de verantwoordelijkheid voor het archiveren van behandelde verzoeken en onderwerpen.
De ambtelijk secretaris faciliteert voorzitter en secretaris van de beleidskamer en examenkamers op administratief en organisatorisch gebied bij:
- het archiveren van behandelde verzoeken en onderwerpen;
- het administratief uit (laten) voeren van genomen besluiten;
- vastleggen en onderhouden van werkprocessen in de Beleidswiki en toezien op de naleving hiervan.
De ambtelijk secretaris voert deze werkzaamheden uit in samenwerking met de medewerkers van de studentenadministratie.
Artikel 6. Vergaderfrequentie beleidskamer en examenkamers / openbaarheid vergaderingen a. De beleidskamer komt minimaal één maal per maand voltallig bijeen om lopende zaken te
behandelen. Voor incidentele urgente zaken kan ofwel een extra zitting gepland worden ofwel de voorzitter van de beleidskamer beslist over de zaak.
De voorzitter en secretaris van de examenkamers komen tenminste eenmaal per kwartaal samen om lopende zaken te behandelen.
De secretaris verzamelt voorafgaand alle voor besluitvorming benodigde gegevens.
Ten behoeve van besluitvorming kan advies ingewonnen worden bij betrokken studieloopbaanbegeleiders, assessoren of andere docenten.
b. De vergaderingen van de beleidskamer en de examenkamers zijn in principe openbaar. De data waarop de beleidskamer bijeen komt, worden vooraf bekend gemaakt. Vergaderingen van examenkamers kunnen op verzoek worden bijgewoond; de eerstvolgende vergadering van een examenkamer kan worden nagevraagd bij de secretaris van de kamer. Indien in een vergadering privacy gevoelige zaken worden besproken (dat wil zeggen zaken die tot een bepaalde student of docent te herleiden zijn), kan de vergadering besloten worden voortgezet. Indien een student daarom verzoekt, dient hij bij de behandeling van zijn eigen zaak aanwezig te kunnen zijn.
Artikel 7. Vereisten waaraan een verzoek( tot herziening) van een student dient te voldoen a. Verzoeken moeten worden ingediend bij de betreffende examenkamer en worden daar ook
afgehandeld.
b. Er wordt geen vast format gehanteerd om een verzoek in te dienen.
c. In elk geval dient het verzoek te voldoen aan de volgende eisen:
schriftelijk of via mail;
gedateerd;
concreet verzoek, indien het om een verzoek tot herziening gaat vergezeld van een kopie van de beslissing;
motivatie voor het verzoek;
onder vermelding studentnummer;
in het bezit van de examenkamer binnen 4 werkweken na dagtekening van het besluit of de beoordeling (conform artikel 44 van het Studentenstatuut), indien het gaat om een verzoek tot herziening.
Artikel 8. Administratieve behandeling verzoeken
a. De secretaris (daarbij eventueel administratief ondersteund door het secretariaat van de opleiding) zorgt voor digitale opslag van alle inkomende post.
b. De student ontvangt zo spoedig mogelijk een ontvangstbevestiging met daarin aangegeven de procedure en wanneer een beslissing van de examenkamer te verwachten is.
c. De secretaris verzamelt indien relevant, alvast zoveel mogelijk op de zaak betrekking hebbende gegevens en voegt deze toe (bijvoorbeeld overzicht studiepunten, behaalde resultaten).
d. In de week voorafgaand aan de vergadering wordt het verslag van de vorige vergadering, samen met de door de secretaris gemaakte dossiers in bezit van de leden van de examenkamer gesteld.
Artikel 9. Termijnen
a. Afhankelijk van de aard en de urgentie van de zaak (dit mede ter bepaling door de secretaris) dient een binnengekomen verzoek in elk geval in de eerstvolgende vergadering van de
examenkamer besproken te worden. Indien nodig wordt de student gehoord (zie artikel 44 van het Studentenstatuut). Vervolgens wordt binnen tien werkdagen de beslissing aan de student
medegedeeld, een en ander overeenkomstig het gestelde bij artikel 10 lid b.
b. Indien de zaak urgent is, dit ter beoordeling door de secretaris en de voorzitter, wordt er naar gestreefd om de student binnen zeven werkdagen te horen en de beslissing daarna binnen drie (werk)dagen mede te delen, eveneens overeenkomstig het gestelde bij artikel 10 lid b.
c. De beslissing bedoeld onder b. kan al dan niet in de vorm van een voorlopige voorziening worden gegeven.
d. De student dient in alle gevallen binnen zes werkweken na indiening van het verzoek op de hoogte te zijn van de beslissing van de examenkamer.
Artikel 10. Onderzoek door de examenkamer en horen van studenten a. De examenkamer onderzoekt of het verzoek gehonoreerd kan worden.
In principe wordt hierbij de student gehoord, tenzij:
op voorhand duidelijk is dat het verzoek gehonoreerd kan worden;
verzoeker aangeeft niet gehoord te willen worden;
het verzoek kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is.
Zie ook artikel 44 lid 8 Studentenstatuut Fontys.
b. In sommige gevallen is horen praktisch onmogelijk. Soms kan een vertegenwoordiger van een groep studenten gehoord worden. Als het horen niet gebeurt alvorens de examenkamer een besluit neemt, dient de examenkamer alsnog te horen in het kader van een eventueel beroep van de student.
c. Tevens kunnen andere personen gehoord worden die naar het oordeel van de examenkamer relevante informatie kunnen verstrekken over het ingediende verzoek (bijv. docenten die geen lid zijn van de examenkamer, ondersteunend personeel).
d. Een besluit van de examenkamer komt tot stand bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, beslist de voorzitter van de beleidskamer.
Artikel 11. Administratieve afhandeling verzoeken
a. Na een reguliere vergadering van de examenkamer dienen alle betrokken studenten binnen tien werkdagen schriftelijk geïnformeerd te worden.
b. Het informeren van betrokkenen kan gebeuren door middel van:
een brief namens de examenkamer, ondertekend door secretaris of voorzitter;
een e-mail, verzonden namens de examenkamer en digitaal ondertekend door de secretaris of de voorzitter;
een telefonisch bericht van de secretaris of de voorzitter, later gevolgd door een schriftelijk besluit.
c. Alle onder b. genoemde middelen zijn aan te merken als besluit van de examenkamer. Hiervan kan de student binnen zes kalenderweken in beroep bij het College van beroep voor de examens.
Het besluit van de examenkamer dient altijd goed gemotiveerd te zijn én de beroepsgang (College van beroep voor de examens) en –termijn (zes kalenderweken) dient vermeld te zijn.
d. Alle uitgaande brieven en e-mails worden door de secretaris dan wel daartoe aangewezen medewerkers van de opleiding (eventueel digitaal) bewaard conform het gestelde artikel 12.
e. Alle interne belanghebbenden (bijv. de betreffende docenten of de studentdesk indien deze de toetsen/tentamens coördineert), het stagebureau en indien het een beroepszaak betreft, het College van beroep voor de examens) ontvangen een kopie van de uitgaande post. Indien nodig wordt ter informatie een kopie van het verzoek van de student bijgevoegd.
Artikel 12. Verslaglegging
a. De secretarissen dragen zorg voor de verslaglegging van de vergaderingen van de beleidskamer resp. examenkamers (deze laatste in elk geval aan de hand van een besluitenlijst). Indien
studenten gehoord worden tijdens een vergadering, wordt een kort verslag daarvan in het verslag van de vergadering opgenomen.
b. Het verslag van de vergadering van de beleidskamer/examenkamer wordt in de eerstvolgende vergadering – zo nodig na wijziging- definitief vastgesteld.
c. Het verslag is openbaar, waarbij geldt dat privacygevoelige zaken (zaken die terug te herleiden zijn tot individuele studenten of docenten) niet gepubliceerd worden. De verslagen kunnen ter inzage bij de secretaris worden opgevraagd.
d. Op grond van artikel 7.12b lid 5 van de WHW stelt de examencommissie een jaarverslag op dat wordt aangeboden aan het College van Bestuur.
Artikel 13. Archivering stukken
a. De secretarissen zijn verantwoordelijk voor het archief van de beleidskamer resp. examenkamer conform de richtlijnen zoals vastgesteld door de beleidskamer.
b. Slechts de leden van de beleidskamer resp. examenkamer, de ambtelijk secretaris en de aan de examenkamer toegevoegde medewerker(s) van de administratie hebben toegang tot het (al dan niet digitale) archief van de beleidskamer resp. examenkamer.
c. In het archief worden in elk geval bewaard:
de verslagen van de beleidskamer en examenkamers (gedurende tenminste zes jaren);
de schriftelijke verzoeken gericht aan de beleidskamer en examenkamers (tenminste zes jaren);
de op schrift gestelde beslissingen van de beleidskamer en examenkamers (tenminste zes jaren);
NB. Als het gaat om vrijstellingsverzoeken bijv. moeten deze bewaard worden zolang de student nog niet afgestudeerd is.
de uitspraken van het College van beroep voor de examens (tenminste de uitspraken die betrekking hebben op de eigen opleiding) gedurende zes jaren.
Artikel 14. Bekendmaking van door de examencommissie vastgestelde procedures (“beleid”) Tenzij reeds afdoende geregeld in de opleidingsspecifieke OER, wordt door middel van de
opleidingsgids, de blokboeken, de beleidswiki en het portal van de FHICT door de examencommissie
aan docenten en studenten bekend gemaakt welke procedures en (beleids)regels door de examencommissie zijn vastgesteld met betrekking tot onder andere:
- inschrijving voor tentamens/toetsen/competentie-examens;
- cesuur;
- inzage;
- vrijstellingen, maatwerk, verkorte of alternatieve trajecten;
- gang van zaken tijdens tentamens/toetsen/competentie-examens (o.a. instructie surveillanten);
- doorstroomnormen;
- herkansingen;
- mondelinge tentamens/toetsen;
- afstudeerzittingen;
- eisen voor stage en stageprocedures en stagebeoordelingen;
- voorzieningen voor studenten bv. op grond van chronische ziekte of handicap, taalachterstand of topsport;
- verzoeken tot herziening en beroep.
Artikel 14. Beroep/doorzendplicht
a. Indien de student het niet eens is met de beslissing van de examenkamer, kan de student in beroep gaan bij het College van beroep voor de examens (zien hierboven bij artikel 10 lid c) binnen zes kalenderweken na de dagtekening van de beslissing van de examenkamer.
NB: direct beroep bij het College is aan te raden indien het gaat om urgente zaken, tijdens vakantieperiodes of is verplicht indien het gaat om een afwijzend bindend studieadvies.
In andere, minder urgente gevallen, bijvoorbeeld over de hoogte van een cijfer of over een
vrijstelling of een extra herkansing, kan de student zich beter eerst met een verzoek tot herziening tot de examenkamer wenden.
Dit kan uiteraard niet als de beslissing van de examenkamer al een beslissing was op een verzoek tot heroverweging, dan dient altijd verwezen te worden naar het College van beroep voor de examens. Een ontvangen verzoek dient altijd direct doorgezonden te worden naar het College van beroep voor de examens.
b. Als de beleidskamer of de examenkamer een beroep, bestemd voor het College van beroep voor de examens ontvangt, wordt dit direct doorgezonden naar het College van beroep voor de examens. Ook een beroepschrift voor het College dat verkeerd geadresseerd is (bijvoorbeeld ten onrechte gericht aan de examencommissie) wordt direct doorgestuurd naar het College van beroep voor de examens.
Artikel 15. Slotbepaling
a. Dit huishoudelijk reglement wordt elk jaar, bij voorkeur bij aanvang van het studiejaar, door de examencommissie geëvalueerd en indien nodig aangepast.
b. Indien nodig kunnen tussentijds de namen en functies van de leden van de beleidskamer en examenkamers (zie artikel 1 lid a en artikel 2 lid b) worden aangepast.
Aldus vastgesteld in de vergadering van de examencommissie d.d. 21 november 2017.
Bijlage 1: Examencommissie - Taken en bevoegdheden jz, mei 2011
Omschrijving artikel1
De examencommissie is het orgaan dat op objectieve en deskundige wijze vaststelt of een student voldoet aan de voorwaarden die de onderwijs- en examenregeling stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad.
7.12 lid 2
Beleidsmatige taken
Toetsorganisatie
Vaststellen van regels voor het borgen van de kwaliteit van de tentamens en examens onverminderd de bevoegdheid van examinatoren zal als bedoeld artikel 7.12c van de
Wet.
toelichting
examencommissie wordt aangesproken op borging van de kwaliteit van toetsing, tentamens, examens;
examinatoren zijn de functionarissen die een student beoordelen.
OER: kaders
Examencommissie: richtlijnen en aanwijzingen binnen kaders OER Examinator: beoordeling binnen richtlijnen examencommissie Examencommissie wijst examinatoren aan.
7.12b lid 1 sub a 7.12b lid 3 7.12c lid 2
Toetsorganisatie
1. Vaststellen van uitvoeringsregels t.b.v. toelating/vrijstelling: 7.12b lid 3
Om te bepalen of een student die wordt toegelaten op basis van een
buitenlands diploma beschikt over voldoende kennis van de Nederlandse taal om te mogen deelnemen aan toetsen met studiepunten/competentie-examens
7.28 lid 2 3 lid 1 - OER
om student toegang te verlenen tot de postpropedeutische fase voordat het propedeutisch examen met goed gevolg is afgelegd
7.30 lid 3 12 lid 4 – OER
om vrijstelling te verlenen voor het afleggen van één of meer tentamens, voor het goedkeuren van alternatieve trajecten, maatwerkprogramma’s
toelichting:
gronden voor vrijstelling dienen te worden opgenomen in de OER
vrijstelling: indirecte beoordelingen van kennen en kunnen (immers op basis van getuigschriften, toetsresultaten e.d. die door anderen beoordeeld zijn)
Aangezien de examencommissie het orgaan is dat het getuigschrift afgeeft en nagaat of de student voldoet aan de voorwaarden die de onderwijs- en
examenregeling stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad, is het ook de examencommissie die moet vaststellen of de student via een alternatief traject, een maatwerkprogramma kan voldoen aan deze eisen. De examencommissie zal deze trajecten dus vooraf moeten goedkeuren.
7.12b lid 1 sub d 7.12b lid 3 7.12 lid 2 5 lid 3 – OER 6 lid 2 – OER 7 lid 1 – OER 15 lid 2 - OER
2. vaststellen van richtlijnen en aanwijzingen binnen het kader van de OER om de uitslag van tentamens en examens te beoordelen en vast te stellen
+ vaststellen van uitvoeringsregels hiervoor
de examencommissie moet er ook op toezien dat dezelfde toetsen/tentamens
7.12b lid 1 sub b 7.12b lid 3 20 lid 1 – OER 24 lid 1 en 2 – OER
1Verwezen wordt naar artikelnummers uit de WHW per 1 september 2010 of de OER 2011-2012. In het laatste geval is dit expliciet vermeld
die door verschillende examinatoren worden beoordeeld volgens dezelfde normering worden beoordeeld
3. vaststellen van uitvoeringsregels om de inschrijving van een student voor een opleiding te beëindigen dan wel te weigeren, wanneer de student door zijn gedragingen of uitlatingen blijk heeft gegeven van ongeschiktheid voor de uitoefening van een of meer beroepen waartoe de door hem gevolgde opleiding hem opleidt, dan wel voor de praktische voorbereiding op de
beroepsuitoefening.
toelichting:
sinds september 2010 is het mogelijk om van studenten die niet geschikt zijn voor het beroep waarvoor de opleiding opleidt de inschrijving te beëindigen. Dit niet geschikt zijn moet blijken uit gedrag en/ of uitlatingen van de student, die een gevaar opleveren voor medestudenten, medewerkers en/ of personen op de stageplek.
Slechts in incidentele gevallen zal dit mogelijk zijn. Naar verwachting wordt er voor Fontys een te hanteren protocol opgesteld, afgeleid van het protocol dat door universiteiten is ontwikkeld voor de opleidingen geneeskunde, tandartsen e.d.
7.42a lid 1
4. vaststellen beleidsregels met betrekking tot:
de goede gang van zaken tijdens toetsen c.q. tentamens en met betrekking tot de in dat verband te nemen maatregelen (zoals het treffen van maatregelen bij inbreuk op de orde tijdens toetsen c.q. tentamens en bij fraude)
toelichting:
voor studenten moet helder zijn wat zij wel en niet mogen als het gaat om een beoordeling van hun kennen en kunnen, tijdens toetsen, tentamens, maar ook tijdens projectwerk, verslagen e.d.
Er is een model opgesteld voor regels die gelden tijdens toetsen (zie website JZ, onder modellen en adviezen).
Er is een notitie plagiaat en fraude (zie website JZ, onder regelingen).
Er is een notitie fraudebeleid opgesteld, dat door instituten (de lijn) verder uitgewerkt kan worden voor de eigen situatie. Met name omdat ernstige fraude mogelijkheid wordt voor beëindiging van de inschrijving is het van belang dat examencommissies bij een constatering van fraude zorgvuldig handelen, geen procedurele fouten maken en een beleid ontwikkelen om passende sancties op te leggen).(zie website JZ, onder modellen en adviezen)
Bij ernstige fraude wordt het mogelijk om een zwaardere sanctie op te leggen, nl. het beëindigen van de inschrijving. Deze bevoegdheid om een inschrijving te beëindigen ligt bij het College van bestuur. De examencommissie mag alleen een voorstel doen.
7.12b lid 2 en 3 37 - OER
extra herkansingen, verhindering tentamens en andere voorkomende situaties toelichting
verzoek honoreren of gemotiveerd weigeren; hierbij beleid formuleren, zodat gelijke gevallen gelijk behandeld worden
26 - OER
extra voorzieningen (bv. studenten met handicap of chronische ziekte,
topsportstudenten, extra tijd voor studenten voor wie Nederlands de tweede taal is))
toelichting
De WHW bepaalt dat in de OER geregeld moet worden op welke manier personen met een lichamelijke of zintuiglijke handicap redelijkerwijs in staat worden gesteld de tentamens af te leggen.
Op grond van de Wet Gelijke Behandeling bij handicap of chronische ziekte is
7.13 lid 2 sub l 7.13 lid 2 sub m 13 lid 6 – OER 14 - OER
de opleiding verplicht zodanige voorzieningen te treffen dat de student, die in feite ‘achtergesteld’ is bij studenten die geen handicap of chronische ziekte, in een zoveel mogelijk gelijke uitgangspositie wordt gebracht.
Op grond van de Topsportregeling hebben studenten die doen aan topsport (conform de Fontys Topsportregeling) recht op extra voorzieningen. (zie website JZ, onder regelingen)
In de OER is bepaald dat studenten voor wie Nederlands de tweede taal is in het eerste jaar van de propedeuse kunnen verzoeken om extra tijd bij het maken van toetsen.
5. aanwijzen van examinatoren toelichting:
examencommissie moet kunnen instaan voor getuigschriften die ze afgeeft. Dat houdt in dat ze moet kunnen vertrouwen op de beoordelingen van
examinatoren. Het belang van deze bepaling is niet zozeer dat een
examencommissie daadwerkelijk zelf examinatoren aanwijst, maar wel dat ze kan ingrijpen wanneer een examinator onvoldoende kwaliteit levert (in overleg met directeur zorgen voor begeleiding, scholing, zodat naar gewenste kwaliteit toegewerkt kan worden).
Een mondeling tentamen dient afgenomen te worden door twee examinatoren.
De examencommissie wijst aan wie de eerste examinator is. De
examencommissie heeft de mogelijkheid om toestemming te verlenen dat een mondelinge toets door één examinator wordt afgenomen.
7.12c
19 lid 2 – OER 17 lid 4 - OER
Archivering
6. vaststellen beleid/regels t.b.v. archivering verslagen, besluiten e.d.
examencommissie
40 – OER OER
7. Advies uitbrengen over de OER toelichting:
vanuit de gedachte dat de examencommissie zich heeft te houden aan de kaders zoals deze in de OER zijn vastgelegd is in de Memorie van toelichting bij de Wet Versterking Besturing opgenomen dat de OER ter advisering aan de examencommissie moet worden voorgelegd.
WHW – MvT (p. 29) 42 lid 2 - OER
8. Afwijking van het gestelde in de OER met betrekking tot:
o de geldigheidsduur van met goed gevolg afgelegde tentamens;
o de vorm van het afleggen van een toets c.q. tentamen;
o de openbaarheid van mondeling af te nemen toetsen c.q. tentamens o verlichting tot het deelnemen aan praktische oefeningen met het oog op
toelating tot het afleggen van het desbetreffende tentamen
7.13 lid 2 sub k 7.13 lid 2 sub l 7.13 lid 2 sub n 7.13 lid 2 sub s 17 lid 4 – OER 29 lid 1 - OER
Uitvoerende taken
Uitvoering op basis van OER en vastgesteld beleid en uitvoeringsregels/procedures Vaststellen resultaten
1. Uitreiken van:
het getuigschrift toelichting:
wanneer examencommissie heeft vastgesteld dat examen is behaald (dat wil zeggen alle onderwijseenheden/alle tentamens en daarmee alle studiepunten en de student voldoet aan de voorwaarden die de OER stelt ten aanzien van
7.11 lid 2 34 lid 4 - OER
kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad) wordt een getuigschrift uitgereikt
Examencommissie heeft mogelijkheid om zelf ook een student te beoordelen, indien dit zo in de OER is opgenomen.
NB: slechts één getuigschrift per opleiding!
het diplomasupplement toelichting:
bij elk getuigschrift wordt een diplomasupplement afgegeven. Hier is op Fontysniveau een model voor opgesteld (op basis van het Europese model).
Deze wordt uitgedraaid uit de getuigschriftengenerator wanneer opleidingen hiervoor de Engelse vertalingen hebben aangeleverd.
7.11 lid 4 34 lid 4 - OER
het minorcertificaat toelichting:
minorcertificaat is eigenlijk bewijs dat tentamen is behaald (tentamenbriefje)
7.11 lid 4 19 lid 3 - OER 2. afgeven van een verklaring aan een student die meer dan één tentamen met
goed gevolg heeft afgelegd en aan wie geen getuigschrift kan worden uitgereikt toelichting:
een student die tussentijds vertrekt, zonder dat hij het examen van de
propedeuse of de opleiding heeft behaald, heeft recht op een verklaring waaruit blijkt welke tentamens hij heeft behaald.
7.11 lid 5
35 lid 2 - OER
3. het verlenen van toegang tot de postpropedeutische fase voordat het propedeutisch examen met goed gevolg is afgelegd.
toelichting:
een student kan pas ingeschreven worden in de postpropedeutische fase wanneer hij het propedeuse-examen van een opleiding heeft behaald. De examencommissie heeft de mogelijkheid om studenten zonder dit getuigschrift toch al toe te laten tot het onderwijs in de postpropedeuse (de student blijft ingeschreven in de propedeuse, maar mag al wel vast onderwijs volgen). Veelal is hiervoor een bepaling opgenomen in de OER (met een bepaald aantal studiepunten mag een student door naar het tweede jaar). Van belang blijft altijd wel dat de student de aandacht blijft richten op de propedeuse. Wanneer immers na twee jaar de propedeuse niet behaald is volgt in het algemeen een bindend afwijzend studieadvies.
7.30 lid 3 12 lid 4 - OER
4. nagaan of de student kan worden toegelaten tot het laatste competentie- examen
toelichting:
in het eerste Biloba cohort was het theoretisch mogelijk dat een student 240 studiepunten zou hebben behaald, zonder dat hij zijn beide minors had
afgerond. Juridisch gezien is het moeilijk hard te maken dat een student die wel aan de eisen van de wet heeft gedaan (240 studiepunten) maar niet aan de eisen van Fontys (2 minors afgerond) geen getuigschrift kan krijgen. Om deze situatie te voorkomen is bepaald dat voorafgaand aan het laatste competentie- examen wordt nagegaan of de student inderdaad aan beide minors heeft voldaan.
21 lid 3 - OER
Uitbrengen studieadvies
5. advies uitbrengen aan de directeur omtrent het uit te brengen studieadvies.
Indien gewenst raadpleegt de examencommissie hiervoor de studieloopbaanbegeleider
toelichting:
formeel ligt de bevoegdheid om een studieadvies uit te brengen bij de directeur,
32 lid 3 en 7 - OER
aangezien het gaat om een beëindiging van de inschrijving (wanneer er sprake is van een bindend afwijzend studieadvies). Het studieadvies moet echter gebaseerd zijn op studieresultaten en de examencommissie is veelal beter dan de directeur op de hoogte van de studieresultaten van een student. Daarom is in de OER de bepaling opgenomen dat de examencommissie de directeur adviseert
Een studieadvies mag alleen worden uitgebracht wanneer de student vooraf gewaarschuwd is (het voorlopig studieadvies) en de mogelijkheid heeft gehad om zijn resultaten te verbeteren (herkansing) en wanneer er rekening is gehouden met eventuele bijzondere omstandigheden..
De examencommissie informeert zo nodig bij SLB’ers of er bij studenten bijzondere omstandigheden spelen. Examencommissies kunnen ook afspreken dat SLB’ers bijzondere omstandigheden van studenten altijd melden bij de examencommissie.
Nu per 1 september 2010 het studieadvies ook daadwerkelijk de inschrijving beëindigt, en wel met ingang van de volgende maand, na datum van het advies, is het meer dan ooit van belang dat er geen ‘foutieve’ studieadviezen
uitgegeven worden, dat de examencommissies op de hoogte zijn van de
bijzondere omstandigheden, dat deze meegewogen zijn, dat de studieresultaten waarop het studieadvies wordt gebaseerd, actueel en juist zijn.
Beoordelen (verzoeken) individuele studenten
6. goedkeuring verlenen voor de keuze van de minor die door de student verantwoord moet worden (bv. buitenlandminor, externe minor) toelichting:
op grond van haar taak het getuigschrift van een opleiding te verstrekken dient de examencommissie de minorkeuze goed te keuren van een student, wanneer dit zo in de OER bepaald is.
11 lid 2 - OER
7. Beoordelen of student die wordt toegelaten op basis van een buitenlands diploma beschikt over voldoende kennis van de Nederlandse taal om te mogen deelnemen aan toetsen met studiepunten/competentie-examens
7.28 lid 2 3 lid 1 - OER
8. Oordelen over verzoeken van studenten m.b.t.:
verlenen van vrijstelling voor het afleggen van één of meer tentamens, vaststellen alternatief traject, maatwerk
toelichting:
gronden voor vrijstelling dienen te worden opgenomen in de OER
vrijstelling: indirecte beoordelingen van kennen en kunnen (immers op basis van getuigschriften, toetsresultaten e.d. die door anderen beoordeeld zijn).
Aangezien de examencommissie het orgaan is dat het getuigschrift afgeeft en nagaat of de student voldoet aan de voorwaarden die de onderwijs- en
examenregeling stelt ten aanzien van kennis, inzicht en vaardigheden die nodig zijn voor het verkrijgen van een graad, is het ook de examencommissie die moet vaststellen of de student via een alternatief traject, een
maatwerkprogramma kan voldoen aan deze eisen. De examencommissie zal deze trajecten dus vooraf moeten goedkeuren.
7.12b lid 1 sub d 5 lid 3 – OER 6 lid 2 – OER 7 lid 1 – OER 15 lid 2 – OER
Toekennen extra voorzieningen (bv. studenten met handicap of chronische ziekte, Topsportstudenten, extra tijd voor studenten voor wie Nederlands de tweede taal is)
toelichting
Op grond van de Wet Gelijke Behandeling bij handicap of chronische ziekte is
7.13 lid 2 sub l 7.13 lid 2 sub m 13 lid 6 – OER 14 - OER 16 - OER
de opleiding verplicht zodanige voorzieningen te treffen dat de student, die in feite ‘achtergesteld’ is bij studenten die geen handicap of chronische ziekte, in een zoveel mogelijk gelijke uitgangspositie wordt gebracht.
Op grond van de Topsportregeling hebben studenten die doen aan topsport (conform de Fontys Topsportregeling) recht op extra voorzieningen
In de OER is bepaald dat studenten voor wie Nederlands de tweede taal is in het eerste jaar van de propedeuse kunnen verzoeken om extra tijd bij het maken van toetsen.
bij verhindering bij toetsen, extra herkansing, second opinion toelichting
verzoek honoreren of gemotiveerd weigeren; hierbij beleid formuleren, zodat gelijke gevallen gelijk behandeld worden
26 - OER
Verzoeken tot herziening (waaronder beoordeeld werk aan een tweede examinator voorleggen ter beoordeling)
toelichting:
een examencommissie beoordeelt niet zelf de kennis, vaardigheden etc. van een student. Deze bevoegdheid is uitsluitend toegekend aan examinatoren.
Wanneer blijkt (bv. naar aanleiding van een verzoek tot herziening of een beroep van een student) dat een beoordeling mogelijk niet zorgvuldig genoeg, niet juist heeft plaats gevonden, kan de examencommissie het beoordeelde werk wel ter beoordeling voorleggen aan een tweede examinator.
27 - OER
afwijking van het gestelde in de OER met betrekking tot:
o de geldigheidsduur van met goed gevolg afgelegde tentamens;
o de vorm van het afleggen van een toets c.q. tentamen;
o de openbaarheid van mondeling af te nemen toetsen c.q. tentamens o verlichting tot het deelnemen aan praktische oefeningen met het oog op
toelating tot het afleggen van het desbetreffende tentamen toelichting:
- in individuele gevallen kan het nodig zijn om af te wijken van bepalingen in de OER, bv. wanneer er sprake is van bijzondere omstandigheden bij een student
7.13 lid 2 sub k 7.13 lid 2 sub l 7.13 lid 2 sub n 7.13 lid 2 sub s 29 lid 1 - OER
toepassen hardheidsclausule toelichting
In individuele gevallen kan afgeweken worden van bepalingen zoals vastgelegd in de OER, wanneer er sprake is van bijzondere omstandigheden bij de student, waardoor de betreffende bepaling te hard zou uitvallen.
41 – OER
9. voorstel doen aan CvB om de inschrijving van student te beëindigen op grond van ernstige fraude
toelichting
bij ernstige fraude wordt het mogelijk om een zwaardere sanctie op te leggen, nl. het beëindigen van de inschrijving. Deze bevoegdheid om een inschrijving te beëindigen ligt bij het College van bestuur. De examencommissie mag alleen een voorstel doen.
Artikel 7.12b lid 2 37 lid 2 - OER
10. zorgdragen voor bemiddeling bij problemen met studenten met betrekking tot haar taken
toelichting:
studenten met bijzondere omstandigheden kunnen zich tot de examencommissie wenden om speciale voorzieningen te vragen.
11. advies uitbrengen aan het instellingsbestuur om de inschrijving van een student voor een opleiding te beëindigen dan wel te weigeren, wanneer de student door
7.42a
zijn gedragingen of uitlatingen blijk heeft gegeven van ongeschiktheid voor de uitoefening van een of meer beroepen waartoe de door hem gevolgde opleiding hem opleidt, dan wel voor de praktische voorbereiding op de
beroepsuitoefening.
toelichting:
per september 2010 is het mogelijk om van studenten die niet geschikt zijn voor het beroep waarvoor de opleiding opleidt de inschrijving te beëindigen. Dit niet geschikt zijn moet blijken uit gedrag en/ of uitlatingen van de student, die een gevaar opleveren voor medestudenten, medewerkers en/ of personen op de stageplek.
Slechts in incidentele gevallen zal dit mogelijk zijn. Naar verwachting wordt er voor Fontys een te hanteren protocol opgesteld, afgeleid van het protocol dat door universiteiten is ontwikkeld voor de opleidingen geneeskunde, tandartsen e.d.
Fraudemelding en Beroepszaken
12. het onderzoeken of er sprake is van fraude en het bepalen van de op te leggen sanctie
37 lid 1 - OER 13. het onderzoeken of een minnelijke schikking mogelijk is wanneer een student
beroep heeft ingediend bij het College van beroep voor de examens toelichting:
wanneer een student een beroep indient bij het college van beroep voor de examens tegen een beslissing van de examencommissie, een beoordeling van een examinator of het bindend afwijzend studieadvies, is het College van beroep voor de examens verplicht de mogelijkheid te onderzoeken of een minnelijke schikking mogelijk is. Hiervoor wordt het beroepschrift altijd
toegestuurd aan de examencommissie van de opleiding. De examencommissie dient vervolgens de student uit te nodigen om zijn beroepschrift nader toe te lichten en de beroepsgronden van de student nader te onderzoeken. De examencommissie heeft in dit kader een onderzoeksplicht.
7.61 lid 3
Archivering
14. monitoren dat toetsen, verslagen e.d. bewaard worden volgens het beleid 39 – OER
EVALUATIEVE TAKEN
1. Bewaken of de toetsing wordt uitgevoerd conform de door de
examencommissie opgestelde richtlijnen, richtlijnen en uitvoeringsregels
7.12b lid 1 sub a 2. Opstellen jaarverslag
toelichting:
in het kader van transparantie van de werkwijze van examencommissies is deze bepaling in de wet opgenomen. Het CvB heeft hiervoor een format vastgesteld..
7.12b lid 4
3. Afleggen interne en externe verantwoording.
