Een oorspronkelijke uitgave van Agentschap Innoveren & Ondernemen, aangepast door UNIZO
UNIZO versterkt ondernemers
MIJN EIGEN ZAAK
IN DE KINDEROPVANG
MIJN EIGEN ZAAK
IN DE KINDEROPVANG
Een oorspronkelijke uitgave van
Agentschap Innoveren & Ondernemen,
aangepast door UNIZO in het kader van Mentes.
© 2021, Agentschap Ondernemen, Koning Albert II-laan 35 bus 12, 1030 Brussel. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën of enig andere manier, zonder de schriftelijke toestemming van het Agentschap Ondernemen.
Deze leidraad werd opgesteld in samenwerking met advocaat Bert Gregoir van Stappers Advocaten (www.stappers-law.be).
Mijn eigen zaak in de kinderopvang is een oorspronkelijke uitgave van:
Agentschap Ondernemen Koning Albert II-laan 35 bus 12 1030 Brussel
T 02 553 37 05 - F 02 553 38 69 info@agentschapondernemen.be www.agentschapondernemen.be
Mijn eigen zaak in de kinderopvang werd geactualiseerd door:
UNIZO
Willebroekkaar 37 1000 Brussel T 02 21 22 678
Ondernemerslijn@unizo.be www.unizo.be/kinderopvang UNIZO maakt deel uit van Mentes vzw December 2021
Disclaimer:
Deze uitgave kadert binnen het verlenen van eerstelijnsadvies aan kmo’s. De verstrekte informatie is enkel bedoeld als een eerste algemene toelichting, die de behandelde materie enkel wil situeren in grote lijnen, zonder volledigheid noch juridische precisie na te streven. De voorbeelden en illustraties gebruikt in deze uitgave zijn fictief en enige gelijkenis met bestaande personen en bedrijven berust op louter toeval. Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend. Het Agentschap Ondernemen en UNIZO streven de grootst mogelijk zorg na bij het inwinnen en verspreiden van informatie. Het Agentschap Ondernemen en UNIZO kunnen echter niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die rechtsreeks of onrechtstreeks zou voortvloeien uit de acties die op basis van de gegevens uit deze uitgave worden ondernomen.
Inhoud
1 | Is je project haalbaar? 5
1.1 Als je wil slagen … bereken de haalbaarheid 6
1.2 Doe de proef: het Startkompas kinderopvang 6
1.3 Het Startkompas kinderopvang - schema 8
2 | Aandachtspunten vóór de start 9
2.1 Wie kan een kinderopvanginitiatief starten? 10
2.2 Heb je ondernemerstalent? 11
2.3 Voldoet de opvanglocatie aan alle vereisten? 12 2.4 Heb je de nodige vergunningen of toelatingen? 13 2.5 Aanwerven van personeel versus samenwerken met zelfstandige partners 15
2.6 Kies de geschikte ondernemingsvorm 17
2.7 Inkomsten van de kinderopvang 22
2.8 Hoofdberoep of bijberoep 23
2.9 Steunmaatregelen en financiering 24
3 | Formaliteiten bij de start 29
3.1 Specifiek voor kinderopvang: aanvraag van de vergunning 30
3.2 Algemene formaliteiten 30
4 | Formaliteiten na de start 37
4.1 Sluit verzekeringen af 38
4.2 Voer een heldere boekhouding 38
4.3 Betaal belastingen 40
BIJLAGEN 43
1. Nuttige adressen 44
2. Verplichte vermeldingen op de factuur 46
3. Overzicht van de mogelijke organisatievormen 48
4. Maximumtermijnen aanvraag vergunning 50
1
Is je project
haalbaar?
Ken je omgeving
Je zal niet de enige zijn met een kinderopvang in je buurt.
- Welke zijn de andere opvanginitiatieven?
Noteer ze bij naam, lokaliseer ze, omschrijf hun dienstverlening. Noteer hun sterke punten en hun zwakke punten.
- Zijn er trends of evoluties die een impact hebben op je sector of op je initiatief?
- Wie zijn je klanten? Vanwaar komen ze?
Wat vinden ze belangrijk?
Commercialiseer je idee
- Welke diensten zal je aanbieden? Welke niet?
- Hoe zal je de prijs voor die diensten bepalen?
- Waar zal je opvanginitiatief gevestigd zijn?
- Voldoet de opvanglocatie aan de vereisten van Kind en Gezin? Kan je op deze locatie een zelfstandige activiteit uitbouwen? Informeer hiervoor bij de dienst ruimtelijke ordening van de gemeente.
- Hoe zal je je opvanginitiatief bekend maken?
- Hoe zal de buurt jouw opvanginitiatief onthalen? Ben je gewapend tegen eventuele tegenkanting?
Organiseer je opvanginitiatief
- Hoe zal je je opvanginitiatief concreet organiseren?
- Sta je alleen in voor de opvang of zal je samenwerken met anderen?
Zal je personeel aanwerven?
- Kies je voor een vennootschap of voor een eenmanszaak?
Voorzie de financiële middelen
Deze stap is slechts mogelijk als de vier vorige duidelijk zijn ingevuld.
1
Is je project haalbaar?
1.1 Als je wil slagen … bereken de haalbaarheid
Een bloeiende, rendabele kinderopvang, dit is waar elke starter van droomt. Succes komt niet bij toeval. Een zelfstandige activiteit moet degelijk worden voorbereid. Die voorbereiding begint nog voor de onderneming wordt opgestart. Op www.starterswijzer.be biedt Kind en Gezin een zeer handig hulpmiddel aan bij de voorbereiding van de opstart. Je krijgt er een zicht op alle aspecten die bij het starten en uitbaten van een kinderopvang komen kijken. Zo is het ook noodzakelijk om bij de voorbereiding naar de financiële haalbaarheid te kijken.
Op de website van UNIZO (www.unizo.be/kinder- opvang) staat een instrument gratis ter beschikking voor jou als (kandidaat-)zelfstandige. Dit invuldocu- ment is een handig hulpmiddel om je plannen (op papier) gedetailleerd uit te werken. Het invuldocu- ment Startkompas kinder opvang leid je vraag per vraag doorheen alle aspecten van je onderneming.
Bovendien wordt via dit instrument de haalbaarheid van je project in kaart gebracht.
1.2 Doe de proef:
het Startkompas kinderopvang
Een zelfstandige activiteit opstarten houdt altijd een zeker risico in. Een goede voorbereiding en planning kunnen dit risico niet uitsluiten, maar voorkomen wel verrassingen. Heb je op alle vragen uit het Startkompas kinderopvang een doordacht antwoord?
Omschrijf je project
- Wat is je motivatie om een opvanginitiatief te starten?
- Welke soort opvang wil je aanbieden?
- Beschrijf je plannen duidelijk: laat het niet bij dromen. Wees helder en duidelijk voor jezelf.
- Het investeringsplan: welke investeringen zijn er nodig? Voor welke bedragen?
- Het financieringsplan: waarmee worden de investeringen gefinancierd?
- De vaste kosten: welke kosten komen jaarlijks of periodiek terug?
- De variabele kosten: welke kosten zijn er enkel bij aanwezigheid van een kind?
- Welke omzet is nodig om de vaste kosten te dekken?
De afwegingen
Is je geplande initiatief ‘intern haalbaar’? Kunnen de inkomsten de kosten dekken, gegeven de geplande investeringen, de financiële middelen, de vaste kosten en de persoonlijke doelstellingen? Hoeveel kinderen per dag moeten er gemiddeld aanwezig zijn in je opvang om er een vooropgesteld inkomen aan over te houden, m.a.w. hoeveel bedraagt de vereiste bezettingsgraad?
Is je geplande initiatief ‘extern haalbaar’? Kan een voldoende hoge omzet bereikt worden op je locatie rekening houdende met de concurrentie?
Het besluit
De afwegingen over ‘interne haalbaarheid’ en
‘externe haalbaarheid’ geven je een juist beeld van het risico dat je neemt. Is de risicograad te hoog, start dan niet met het opvanginitiatief en herbekijk het project. Is de risicograad aanvaardbaar, zet dan de stap en start de uitwerking van een definitief ondernemingsplan.
GOED OM WETEN
Het Startkompas Kinderopvang kan je terugvinden op de website van UNIZO.
Misschien kan je niet alle vragen van het Startkompas Kinderopvang volledig beant- woorden? Misschien wil je een advies om je iets zekerder te voelen? Weet dan dat Mentes je daarin gratis ondersteuning kan geven.
Meer info www.unizo.be/kinderopvang
1.3 Het Startkompas kinderopvang - schema
1 | Projectvoorstelling
Wat is je idee? Beschrijf je plannen.
Interne haalbaarheid
Kan de doodpuntomzet bereikt worden met de geplande investering, de financiële middelen, de vaste kosten en de persoonlijke doelstellingen?
Externe haalbaarheid
Kan de doodpuntomzet bereikt worden, rekening houdende met het marktpotentieel en de marktspelers?
Omzetprognose
6 | Kasplan
Kunnen de inkomsten
maandelijks de uitgaven dekken?
Risicograad Niet doen
Project herbekijken
2 | Omgevingsanalyse
Hoe zien je markt en je omgeving eruit? Wie zijn de andere marktspelers?
5 | Financieel luik
Alle voorgaande keuzes zullen bepalend zijn voor de invulling van je financieel luik. Het financieel luik wordt opgesplitst in 5 onderdelen:
- Investeringen: Wat zijn de geplande investeringen?
- Financiering: Waarmee worden de investeringen gefinancierd?
- Vaste kosten: Wat zijn de jaarlijks terugkerende kosten?
- Marges: Welke winstmarge blijft over om de vaste kosten te dekken?
- Doodpuntomzet: Bij welke omzet is er winst noch verlies?
3 | Commercieel plan
Hoe commercialiseer je je idee?
4 | Organisatieplan
Hoe zal je je opvang initiatief concreet organiseren?
Doen
Definitief
onder neming splan uitwerken
2
Aandachtspunten
vóór de start
2
Aandachtspunten vóór de start
2.1 Wie kan een kinderopvang - initiatief starten?
Leeftijd
De organisator en de verantwoordelijke van een opvangvoorziening moeten minimum 21 jaar zijn.
Burgerrechten
Een rechter kan een veroordeelde een verbod op leggen om persoonlijk of door een tussen persoon een koopmansbedrijf uit te oefenen. Ook gefailleer- den kunnen een dergelijk verbod opgelegd krijgen.
Daarnaast heb je ook een blanco uittreksel uit het strafregister nodig (Model 596-2).
Bekwaam tot handelen
De starter moet handelingsbekwaam zijn. Wettelijk of gerechtelijk onbekwaamverklaarden of personen onder een voorlopige bewindvoerder geplaatst, kunnen geen onderneming opstarten.
Nationaliteit - beroepskaart
Burgers uit de Europese Economische Ruimte (de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland) en Zwitserland kunnen vrij een onder- neming oprichten. Wie hier niet toe behoort en in België een zelfstandige activiteit wil uitoefenen, moet een verblijfsvergunning bezitten en houder zijn van een beroepskaart.
De beroepskaart is vereist voor:
- het oprichten van een onderneming in eigen naam
- zaakvoerders - werkende vennoten
- het uitoefenen van een onbezoldigd mandaat.
De kaart omschrijft duidelijk de uitgeoefende activiteit, is persoonlijk en onoverdraagbaar en is maximaal 5 jaar geldig, met mogelijkheid tot hernieuwing.
Wie in België woont, vraagt zijn beroepskaart aan bij een ondernemingsloket naar keuze. Wie niet in België woont, klopt aan bij de Belgische diplo- matieke of consulaire post van het land waar hij verblijft.
INLICHTINGEN
Vlaamse overheid
Departement Werk en Sociale Economie Afdeling Juridische Diensten en Erkenningen Dienst Economische Migratie
Koning Albert II-laan 35 bus 20 1030 Brusssel
T 02 553 08 80
beroepskaart@vlaanderen.be www.vlaanderen.be
Functies in de kinderopvang
In de kinderopvang kan je drie verschillende functies onderscheiden: kinderbegeleider, verantwoordelijke en organisator. Deze drie functies zijn noodzakelijk voor een goede werking en dus verplicht alle drie aanwezig in de opvang.
- De kinderbegeleider staat in voor de opvang en begeleiding van de kinderen.
- Een verantwoordelijke stuurt de dagelijkse werking aan en is de aanspreekpersoon voor ouder, Kind en Gezin en externen. Er is steeds een vervangende verantwoordelijke indien de verantwoordelijke afwezig is.
- De organisator staat in voor de administratieve en organisatorische zaken: de vergunning, de financiën, het personeelsbeleid,... De organisa- tor is de eindverantwoordelijke van de opvang.
De functies kunnen worden uitgeoefend door één persoon. Dit is het geval bij een zelfstandige onthaalouder. Bij groepsopvang zien we vaak een verdeling van deze functies. Als je één van deze functies uitbesteed aan een extern persoon is het belangrijk goed te weten wat je zal doen als deze persoon de organisatie verlaat (bijvoorbeeld: je beschikt als organisator zelf niet over de vereiste
kwalificaties voor verantwoordelijke. Je hebt voor deze functie iemand aangeworven. Wanneer deze persoon ziek wordt of de opvang verlaat, moet je voorzien in een vervanger die eveneens over de gevraagde kwalificaties beschikt). Naast deze drie functies zijn er ook andere functies mogelijk, zoals een logistieke of administratieve functie. Deze bij- komende functies zijn echter niet verplicht.
Organisatorisch beheer in de kinderopvang Sinds 2015 dient wie start en meer dan 18 plaatsen aan biedt, ook een attest kennis organisatorisch beheer in de kinderopvang te kunnen voorleggen bij de start. Sinds september 2014 biedt Syntra een specifieke opleiding aan die leidt tot dit attest.
Via deze opleiding kom je beter voorbereid aan de start en loop je minder risico op falen. Je leert onder meer een goed ondernemingsplan op te stellen, welke boekhoudkundige verplichtingen er zijn, welke de voor- en de nadelen zijn van de meest gangbare ondernemingsvormen, maar ook hoe schijnzelfstandigheid te vermijden en hoe het subsidiesysteem in de kinderopvang werkt.
Het is mogelijk een vrijstelling aan te vragen voor dit attest indien je aan de nodige voorwaarden voldoet.
Meer informatie kan je terugvinden op de website van Kind en Gezin.
Meer informatie over de opleiding organisa- torisch beheer in de kinderopvang op www.syntra.be
Hou al voor de start rekening met de vergunnings- en subsidievoorwaarden. Bekijk de kwalificatievereisten voor organisator, verantwoordelijke en kinderbegeleiders!
Alle details op www.kindengezin.be
2.2 Heb je ondernemerstalent?
Het opstarten van een opvanginitiatief moet be keken worden als een onderneming, niet als hobby. Het is belangrijk om te weten of je als toe- komstige zelfstandige ondernemer over de nodige competenties beschikt. Bekijk wat je sterke punten zijn en aan welke punten je nog zou moeten werken. Op het internet zijn tal van competentie- testen terug te vinden.
Een organisator in de kinderopvang vervult verschil- lende rollen en is voor elk daarvan de eindverant- woordelijke. Elk van deze rollen is even belangrijk en ze beïnvloeden mekaar onderling. Een voorbeeld:
een organisatie die financieel niet gezond is of geen team kan aansturen, zal snel aan pedagogische kwaliteit inboeten.
Het is dus essentieel dat je, vóór de start, voor jezelf uitklaart of je al deze rollen aankan. Als organisator in de kinderopvang ben je met name:
- professionele opvoeder van de kinderen - opvoedingspartner van ouders
- manager van een onderneming - coach van een team (minder of niet
in het geval van gezinsopvang) - verantwoordelijke voor veiligheid
en gezondheid - netwerker.
2.3 Voldoet de opvanglocatie aan alle vereisten?
Bij de keuze van je opvanglocatie moet je rekening houden met verschillende aandachtspunten. Voora- leer de definitieve keuze van het pand te maken en een pand te huren of te kopen moeten een aantal belangrijke vragen afgetoetst worden.
Is het pand geschikt voor kinderopvang?
Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoons- gebonden Aangelegenheden (VIPA) ontwikkelde afvinklijsten voor de vereisten rond infrastructuur in de kinderopvang.
Contacteer de bevoegde brandweerdienst om te weten of er aanpassingen moeten gebeuren om te voldoen aan de regelgeving omtrent de brandveiligheid.
INLICHTINGEN
Informatie over de infrastructuurvereisten kan je terugvinden in de vergunningsvoorwaarden www.kindengezin.be/nl/professionelen/
sector/kinderopvang/vergunning-regelgeving- en-handhaving/vergunningsvoorwaarden VIPA
www.departementwvg.be/vipa
Is kinderopvang toegelaten op die locatie?
Groepsopvang is een activiteit die niet overal toe- gelaten is. Informeer hiervoor bij de dienst ruim- telijke ordening van de stad of gemeente. Vaak is een stedenbouwkundige vergunning nodig (zie 2.4). Je moet ook nagaan of er geen Bijzonder Plan van Aanleg of verkavelingsvoorschriften speciale vereisten opleggen. Vraag ook zeker naar eventuele toekomstige inplantingen van nieuwe verkavelin- gen, naar nieuw en toekomstig aanbod van kinder- opvang en naar de samenstelling van de bevolking naar leeftijdscategorieën.
Wil je starten met groepsopvang (meer dan 8 plaatsen) dan ben je verplicht ad vies te vragen aan het lokaal bestuur. Zij hebben meestal een goed zicht op de behoeften aan kinderopvang in de gemeente. Een formulier voor de aanvraag van dit opportuniteitsadvies kan je terugvinden op de website van Kind en Gezin. Daarnaast biedt het Lokaal Overleg Kinderopvang de mogelijkheid om
iedereen die bezig is met jonge kinderen beter te leren kennen en opent het de weg naar mogelijke samenwerkingen.
Licht altijd de huisbaas in over je plannen. Zodra in een pand een beroepsactiviteit plaatsvindt, wordt de eigenaar belast op de werkelijke huurinkomsten.
Het is ook van groot belang te informeren bij buren hoe zij staan tegenover je project. In het verleden werden al vaak klachten wegens overlast ingediend tegen opvanginitiatieven door buurtbewoners.
Eventuele verplichte investeringen m.b.t. de veiligheid, brandveiligheid of hygiënereglementering moeten meegenomen worden bij het haalbaarheidsonderzoek.
Voldoet het pand aan de geldende HACCP- normering rond voedselveiligheid?
Dit zijn de normen die het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV) oplegt met betrekking tot het bereiden van maal- tijden (zie 2.4). Deze normen zijn enkel van toe- passing voor groepsopvang en niet voor gezinsop- vang. Misschien moeten er nog aan passingswerken gebeuren.
Specifieke werkinstrumenten betreffende de voedselveiligheid in de kinderopvang (checklist of autocontrolegids) waarmee je aan de slag kan, kan je vinden op de website van het FAVV.
2.4 Heb je de nodige vergunningen of toelatingen?
Iedereen die met kinderopvang wil beginnen moet een vergunning bij Kind en Gezin aanvragen (meer daarover onder 3). Daarnaast moet je ook met tal van andere zaken in orde zijn.
Omgevingsvergunning
Een omgevingsvergunning voor stedenbouwkun- dige handelingen wordt aangevraagd bij het college van burgemeester en schepenen. Ze is onder meer vereist voor:
- het bouwen, verbouwen, herbouwen of afbreken van gebouwen
- het aanbrengen van verhardingen - het gewoonlijk gebruiken, aanleggen of
inrichten van een grond voor het parkeren van voertuigen of opslaan van materialen, afval, enz.
- het plaatsen van lichtreclames en reclameborden
- het wijzigen van de hoofdfunctie van een gebouw (bv. van een privéwoning naar een pand voor kinderopvang), zelfs zonder verbouwing. Er wordt hierop een uitzondering voorzien wanneer de totale oppervlakte kleiner is dan 100 m².
Vraag steeds informatie bij je stad of gemeente.
Sommige handelingen kan je uitvoeren zonder vergunning of na melding.
INLICHTINGEN
Gemeente - Dienst stedenbouw en ruimtelijke ordening
Voedselveiligheid
Alle opvanginitiatieven moeten aan de geldende hygiënereglementering voldoen. Afhankelijk van het type opvang verschillen de verplichtingen ten aanzien van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen (FAVV, Dienst Eetwareninspectie).
Kind en Gezin en L’ Office de la Naissance et de l’ Enfance hebben in samenwerking met het FAVV een autocontrolegids voor de opvang van baby’s en peuters uitgewerkt. Hierin staat beschreven hoe je op maat van je opvang een autocontrole systeem
kan uitwerken. Het bevat o.a. een overzicht van de wettelijke verplichtingen en praktische aanbevelin- gen i.v.m. de infrastructuur, inrichting en uitrusting van de lokalen en informatie over de verschillende stappen van de maaltijdbereiding, de traceerbaar- heid van voeding en over de persoonlijke hygiëne.
Een gezinsopvang (tot en met 8 plaatsen) moet zich niet registreren bij het FAVV en is ook niet heffings plichtig. Een autocontrolegids uitwerken is niet vereist.
Een groepsopvang (vanaf 9 plaatsen) daarentegen moet zich wel registreren bij het FAVV en moet over een toelating beschikken. De groepsopvang is wel heffingsplichtig en zal een autocontrolegids voor de opvang van baby’s en peuters moeten uitwerken.
De autocontrolegidsen (voor groepsopvang van baby’s en peuters en voor opvang van schoolkin- deren) en de checklist (voor de gezinsopvang) zijn op de website van Kind en Gezin terug te vinden.
INLICHTINGEN
www.favv.be
contactgegevens FAVV zie bijlage
Milieumelding
Er moet geen milieuvergunning aangevraagd wor den, maar alle opvanginitiatieven moeten wel een milieumelding doen.
INLICHTINGEN
Gemeente - Milieudienst
Afval
Voor meer informatie over het verwijderen van afval (o.a. luierverwerking), kan je steeds terecht bij de milieuambtenaar van de gemeente waar je initiatief is gevestigd.
Muziek en televisie
Unisono is het uniek platform dat Sabam, PlayRight en SIMIM samen oprichten. Daarmee regel je sinds 1 januari 2020 via één licentie het gebruik van muziek, theaterwerken, audiovisuele werken,… snel en eenvoudig op één centrale plaats en met één betaling.
Op 2 mei 2019 is er een wet gestemd die opvangor- ganisaties vrijstelt van de betaling van de bijdrage voor het gebruik van muziek bij pedagogische activiteiten.
Voor ruimtes die enkel toegankelijk zijn voor het personeel (en dus niet voor kinderen/ouders) geldt een specifieke regeling. Voorzieningen waar maximum 8 personen voltijds werken, moeten geen vergoeding betalen voor de muziek die in die ruimtes wordt gespeeld.
INLICHTINGEN
Unisono
Aarlenstraat 75-77 1040 Brussel info@unisono.be www.unisono.be
Uitstallingen
Een terras, een uitsprong (uithangbord, stoepbord, lichtreclame of reclamepaneel) of een uitstalling (stellingen, afsluitingen, publiciteitswagens, ver- plaatsbare toestellen) op de openbare weg (weg en voetpad) mogen niet zonder vergunning geplaatst worden. Het gemeentereglement vermeldt hoe je een vergunningsaanvraag doet en wat hiervoor de te betalen vergoeding is.
Verspreiden van flyers
Het huis-aan-huis bedelen van flyers kan niet zonder toestemming van de gemeente. In sommige gemeenten moet je daarvoor taks betalen.
Naamkeuze en gebruik van afbeeldingen Je bent niet volledig vrij in de naamkeuze van je opvangvoorziening. Sommige namen of titels van bv. liedjes kunnen auteursrechtelijk beschermd zijn.
Andere namen kunnen geregistreerd zijn als een merk of beschermd zijn als handelsnaam. Indien je gebruik wenst te maken van een naam waar eerdere rechten op rusten, moet je altijd eerst toe- stemming vragen aan diegene die de rechten heeft.
In de merkendatabank kan je opzoeken of er een merk rust op de gekozen naam.
Wat betreft handelsnamen is er geen databank beschikbaar. Hiervoor moet je zelf zoeken in de omgeving of deze naam (of iets gelijkaar- digs) al gebruikt wordt voor een gelijkaardige dienst verlening.
Indien je vragen hebt over de beschikbaarheid van je naam of indien je wil vermijden dat anderen de naam van je voorziening gebruiken, kan je voor meer informatie contact opnemen met de de bedrijfsadviseurs van Agentschap Ondernemen.
Het gebruik van afbeeldingen van bekende figuren (zoals bv. van Disney-figuren) is niet toe- gelaten zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbende.
INLICHTINGEN
Agentschap Ondernemen
Bedrijfsadviseurs Intellectuele eigendom T 0800 20 555
Scan je idee via de idee-scan en ontdek hoe je je idee kan beschermen www.ideescan.be
Merkendatabank Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom (BBIE)
2.5 Aanwerven van personeel versus samenwerken met zelfstandige partners
Als je een groepsopvang wil starten, heb je andere personen nodig die mee instaan voor de opvang van de kinderen. Kind en Gezin hanteert volgende regels:
- Als slechts 1 kinderbegeleider aanwezig is, kan deze maximaal 8 kinderen gelijktijdig opvangen.
- Zodra er 2 of meer kinderbegeleiders in de opvang aanwezig zijn, mogen ze
elk maximaal 9 kinderen gelijktijdig opvangen.
- Tijdens de rust van de kinderen, kan elke aanwezige kinderbegeleider tot maximaal 14 kinderen gelijktijdig opvangen (als er minstens 2 begeleiders in de opvanglocatie aanwezig zijn en dit gedurende maximaal 2 aaneensluitende uren).
Er wordt geen onderscheid gemaakt in de leeftijd van de kinderen om het aantal vereiste aanwezige begeleiders te berekenen. Schoolgaande kinderen tellen mee tot en met de lagere school. Bij gezins- opvang tellen de eigen kinderen mee tot en met de kleuterklas, als ze in de opvang aanwezig zijn.
Met kinderen die deel uitmaken van het gezin, bedoelen we de inwonende kinderen (eigen kinderen, kinderen van de partner, pleegkinderen,…).
Kleinkinderen tellen mee tot het einde van de lagere school. Wonen ze bij de grootouders, dan tellen ze mee tot het einde van de kleuterschool. Vriendjes tot en met de lagere school tellen mee. Als een andere volwassen persoon aanwezig is en zich met hen bezig houdt, tellen ze niet mee.
Het statuut van de mensen die werken binnen een opvanginitiatief kan verschillen:
- Je neemt als werkgever personeel in dienst: je medewerkers hebben het werknemersstatuut.
- Je werkt samen met andere zelfstandigen als partners: zij hebben het statuut van zelfstandige.
Aanwerven van personeel
Als je beslist hebt om personeel aan te werven, moet je het profiel van de werknemer bepalen. Op de website van Kind en Gezin vind je de kwalificatie- vereisten terug waaraan alle personen die in de kinderopvang werken, moeten voldoen.
Op de website van de VLOR (Vlaamse Onderwijs- raad) vind je een handig competentieprofiel terug voor een begeleider in de kinderopvang.
Personeel in dienst nemen brengt heel wat administratieve verplichtingen met zich mee:
- dimona aangifte bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ)
- aansluiten bij de RSZ
- afsluiten van een verzekering Arbeidsongevallen - aansluiten bij de externe dienst voor preventie
en bescherming en medisch onderzoek - aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie - bepalingen uit collectieve arbeidsovereen-
komsten (cao) toepassen: dit zijn overeenkom- sten die gesloten worden tussen werknemers en werkgevers. Kinder opvang is sinds 20/2/2010 ondergebracht onder het paritair comité 331 – voor de Vlaamse wel zijns- en gezondheids- sector. Op 3/12/2012 werd de bijzondere cao ondertekend die duidelijkheid schept in de toe te passen loon- en arbeids voorwaarden. Over de correcte toe passing hiervan kan je je inlichten bij de beroeps vereniging en werkgeversorganisaties
(contact gegevens in bijlage 1) of een sociaal secretariaat
- opstellen van arbeidsovereenkomsten en arbeidsreglement.
Hou er bij het maken van de
haalbaarheidsstudie rekening mee dat bepaalde steunmaatregelen slechts tijdelijke verminderingen van loonkosten met zich mee brengen.
Het minimumloon varieert naar gelang van de sub- siedietrap waar je opvang inzit (zie 2.7): het is het hoogste in trap 3 en trap 2A, lager in trap 2B, en het laagst in trappen 0 en 1. Vraag de details en laat een simulatie van de loonkost maken bij het sociaal secretariaat. Vraag echter eerst advies bij UNIZO.
Als je je aansluit bij een sociaal secretariaat nemen zij heel wat verplichtingen voor hun rekening.
INLICHTINGEN
Hou er rekening mee dat -als je op een bepaald ogenblik personeel wil of moet ontslaan- het sociaal passief (dit is het bedrag van de ontslagvergoeding en de RSZ die daarop verschuldigd is) een zware last is om te dragen, tenzij de opgezegde werknemer de opzegtermijn moet ‘uitdoen’.
Samenwerken met zelfstandigen: opgelet voor schijnzelfstandigheid
Wanneer je overweegt om samen te werken met partners, op zelfstandige basis, is het zeer belang- rijk dat al vóór de opstart goede afspraken worden gemaakt.
Het is een specifieke startvoorwaarde voor feitelijke verenigingen in de kinderopvang (zie 2.6) om te beschikken over een samenwerkingsovereenkomst.
Het is zeker aan te raden juridisch advies in te winnen om een samenwerkingsovereenkomst op maat te laten opmaken over volgende punten:
- de exacte samenstelling van de feitelijke vereniging - de inbreng van de partners - de persoon of personen die
handelingsbekwaam zijn om de feitelijke vereniging te vertegenwoordigen
- het werkregime van alle personen
die deel uitmaken van de feitelijke vereniging (deeltijds/voltijds)
- de verdeelsleutel omtrent de inkomsten enkosten tussen de personen van de feitelijke vereniging
- wie draagt welke verantwoordelijkheden - wat moet er gebeuren als iemand ermee
wil stoppen
- dat de feitelijke vereniging blijft bestaan als er leden in- of uittreden
- bij toe- of uittredingen in een feitelijke vereniging wordt er een bijlage gemaakt die aan de overeenkomst wordt toegevoegd en getekend wordt door alle leden.
Samenwerken met zelfstandigen betekent een gelijkwaardig
partnerschap. Vermijd ten allen prijze schijnzelfstandigheid!
De wet voorziet in een aantal criteria om uit te maken om welk soort arbeidsrelatie het gaat:
- vrije wil van de partijen: zelfstandigen hebben de vrije wil om al dan niet te werken.
- vrijheid van arbeidstijd: zelfstandigen bepalen zelf wanneer ze het werk uitoefenen.
Zij zijn natuurlijk wel gebonden door de openingsuren van de kinderopvang.
- vrijheid van organisatie van de arbeid:
zelfstandigen hebben de vrije keuze om te bepalen hoe ze hun werk en taken organiseren.
- de aan- of afwezigheid van hiërarchische gezag: niemand mag over een zelfstandige gezag uitoefenen.
Praktisch gesproken vertaalt zich dat in aan dachts- punten zoals de volgende:
- Werknemers genieten een vast maandelijks inkomen, bij zelfstandigen is dat veel minder het geval, hun inkomen varieert en loopt niet noodzakelijk door als ze vakantie nemen of ziek zijn.
- Zelfstandigen voeren hun eigen boekhouding en administratie, en de vergoeding die ze ontvangen is bruto.
- Tussen zelfstandigen wordt structureel
overlegd over uurroosters, vakantieregelingen, activiteiten etc. Werknemers hebben zich veel meer te schikken naar de instructies.
- ...
Als de sociale inspectie en/of de arbeidsrechtbank een ontevreden (ex-)medewerker kan zich hiertoe wenden vaststelt dat de zelfstandige waarmee je werkt eigenlijk een werknemer is, volgt er een herkwalificatie van zelfstandige naar werknemer.
Je wordt dan als werkgever gezien en de betaalde vergoedingen aan de zelfstandige als loon. De RSZ zal van jou zowel de betaling van de werkgevers- als werknemersbijdragen op dat loon vorderen en dit tot 3 jaar terug (5 jaar bij fraude), aangevuld met opslagen en interesten.
Op strafrechtelijk vlak riskeert de werkgever ook nog een veroordeling voor een sociaalrechtelijk misdrijf, wegens het niet naleven van de wettelijke voorschriften inzake aangifte en betaling van de sociale zekerheidsbijdragen.
De schijnzelfstandige zelf kan een vordering tegen jou instellen voor achterstallig vakantiegeld, indexe- ringen en eventueel een opzeggingsvergoeding.
De sancties voor schijnzelfstandigheid zijn bijzonder zwaar voor de werkgever. Het inwinnen van juridisch advies voor de opstart van de samenwer- king is dus zeker een aanrader.
Als je volledige zekerheid wil over de aard van de arbeidsrelatie (werknemers- of zelfstandigensta- tuut) kan je bij de Administratieve Commissie ter regeling van de arbeidsrelatie een advies vragen.
Deze sociale ruling kan voorafgaand aan de start en uiterlijk 1 jaar na de aanvang van de arbeidsrelatie worden aangevraagd.
2.6 Kies de geschikte ondernemingsvorm
Vooraleer de administratieve formaliteiten bij de start te doorlopen, moet je eerst een beslissing nemen over de ondernemingsvorm. Kies je voor een eenmanszaak? Of voor een vennootschap? En welke vennootschapsvorm? Of gaat je voorkeur uit naar een vereniging zonder winstoogmerk (vzw)?
Het is van groot belang dit vooraf af te wegen.
Beleidsvoering, boekhouding, belastingstelsel en aansprakelijkheid verschillen grondig naargelang de gekozen formule.
Welke keuze de juiste is, hangt af van verschillende elementen:
- Start je alleen of met meerdere?
- Hoe zal de samenwerking in werkelijkheid gebeuren? Is één iemand de baas of is er een evenwichtige verdeling van verantwoordelijkheden en hebben de medewerkers inspraak?
- Hoe stabiel is de relatie tussen de opstartende partners?
- Wil je niet hoofdelijk aansprakelijk zijn bij schulden of faillissement?
- Welk aspect weegt voor je zwaarder door: het fiscale voordeel (mogelijkheid het kostenforfait te gebruiken) (zie 4.3) versus het juridische voordeel (beperkte aansprakelijkheid)?
- Is het pand je eigendom of moet nog een pand gehuurd of gekocht worden? Als je een vennootschap opstart, kan deze het pand huren waarvan je eigenaar bent. Vraag raad aan je boekhouder voor fiscale optimalisatie.
- Wil je dat ook ouders of werknemers vennoot kunnen worden (en evt. kapitaal inbrengen)?
- Wil je werken met vrijwilligers?
Of de ene dan wel de andere organisatievorm inte- ressanter is, moet per project worden onderzocht.
Hou er ook rekening mee dat wie wil werken met de subsidie voor inkomenstarief (zie 2.7) aan bijkomende vereisten moet voldoen vanaf 19 opvangplaatsen.
Het is ten zeerste aan te raden voor gehuwden, die een zelfstandige handels- of burgerlijke activiteit willen starten, om het huwelijkscontract te laten nakijken. Als men gehuwd is onder een gemeen- schapsstelsel, al dan niet met een huwelijkscon- tract, staat de volledige gemeenschap borg voor de professionele schulden, dus ook de helft die toebehoort aan de andere echtgenoot. Bovendien is het ook in het belang van de zaak dat schuldeisers van de partner geen aanspraak kunnen maken op het vermogen van de zaak.
INLICHTINGEN
De site van de Nederlandstalige notarissen:
www.notaris.be
De meest courante organisatievormen binnen de sector van de kinderopvang
1. EENMANSZAAK
Wanneer iemand zelfstandig wil worden, zonder daar voor een vennootschap op te richten, spreken we van een eenmans zaak. Er zijn weinig ver- plichtingen bij de start en veel minder boekhoud- kundige en ad ministratieve verplichtingen dan bij een vennootschap. Bijgevolg liggen de opstart- en de beheerskosten veel lager.
Het gebruik van het kostenforfait is mogelijk (zie 4.3). Vennootschappen of vzw’s kunnen daaren- tegen het kostenforfait niet toepassen.
Bij de eenmanszaak is er geen scheiding tussen het privé- en het bedrijfsvermogen, de zaakvoerder is dus onbeperkt aansprakelijk.
Door een verklaring af te leggen bij de notaris kan de zelfstandige evenwel zijn privéwoning onvatbaar voor beslag laten verklaren en daardoor toch enige bescherming inbouwen (meer informatie zie bijlage 4).
2. FV: FEITELIJKE VERENIGING
Men spreekt van een ‘feitelijke vereniging’ wanneer twee of meer personen (eenmanszaken) zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken. Een gemeenschappelijke naam is mogelijk.
Een feitelijke vereniging is geen rechtspersoon, de individuele leden verbinden zich persoon- lijk. Er is dus onbeperkte aansprakelijkheid.
Tip: laat alle leden van de feitelijke vereniging mee het huurcontract ondertekenen.
De feitelijke vereniging is aan weinig formaliteiten onderworpen, bijgevolg zijn er weinig kosten. Er zijn geen notariskosten en er is geen publicatieplicht. In een feitelijke vereniging wordt het gebruik van het kostenforfait toegestaan (zie 4.3).
De regels voor het bestuur van de feitelijke vereni- ging en de onderlinge afspraken tussen de samen- werkende partners (over de inbreng, winstverdeling, verdeling van bevoegdheden, …) worden bepaald door de samenwerkingsovereenkomst (zie 2.5).
3. MAATSCHAP
Een maatschap is een overeenkomst waarbij minstens twee personen zich verbinden om een gemeenschappelijke inbreng te vormen om daaruit een vermogensvoordeel te halen. De maatschap kan voor onbepaalde tijd of bepaalde tijd worden aangegaan. Indien de maatschap wordt aangegaan om een welbepaald doel te bewerkstelligen, dan eindigt de maatschap bij de realisatie van dit doel.
Voor de oprichting van de maatschap is geen authentieke akte vereist en dus ook geen tussen- komst van een notaris. Er is wel een onderhandse akte vereist die dient te worden neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Een finan- cieel plan is niet vereist. Voor een maatschap is geen minimumkapitaal nodig. Elke vennoot doet een inbreng en het aandeel van de vennoten in de winsten en verliezen wordt bepaald door deze inbreng.
De aansprakelijkheid van de oprichters is niet beperkt tot hun afzonderlijke inbreng. Het per- soonlijk vermogen van de vennoten kan met andere woorden aangesproken worden door de schuldei- sers van de maatschap.
De maatschap is een zuivere personenvennoot- schap. De aandelen in de maatschap zijn niet vrij overdraagbaar, tenzij anders werd overeenge- komen. Elke vennoot kan de ontbinding van de
maatschap vragen met inachtneming van een redelijke termijn. Het overlijden van één van de vennoten brengt de ontbinding van de vennoot- schap met zich mee, al kan hier een voortzet- tingsbeding worden ingeschreven waardoor de erfgenamen of legatarissen van de vennoot in de plaats komen. De overeenkomst kan bepalen dat een vennoot kan uittreden of uitgesloten worden, zonder dat dit de ontbinding met zich meebrengt.
Als de maatschap failliet gaat, dan gaan de vennoten mee failliet.
4. VOF: VENNOOTSCHAP ONDER FIRMA
De VOF is een subvorm van de maatschap, waarbij minstens twee vennoten onder een gemeenschap- pelijke naam een activiteit uitoefenen. De vennoten zijn onbeperkt aansprakelijk tegenover de vennoot- schap en tegenover derden.
Voor de oprichting van de VOF is geen authentieke akte vereist en dus ook geen tussenkomst van een notaris. De oprichting gebeurt bij onderhandse akte, deze moet neergelegd worden op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Er is geen vereiste van een financieel plan. Voor een VOF is geen mini- mumkapitaal nodig.
Elke vennoot doet een inbreng en het aandeel van de vennoten in de winsten en verliezen wordt in beginsel bepaald door deze inbreng. De inbreng van de vennoten vormen een onverdeeld vermogen.
De aandelen van je VOF zijn (tenzij je anders over- eenkomt) niet overdraagbaar, zodat je het familiale karakter van je onderneming kan beschermen.
Gezien de onbeperkte en hoofdelijke aansprake- lijkheid van de vennoten wordt met deze vennoot- schapsvorm het privévermogen niet beschermd.
5. COMMV: COMMANDITAIRE VENNOOTSCHAP Een CommV is een subvorm van de maatschap, waarbij minstens twee vennoten overeenkomen dat de vennootschap rechtspersoonlijkheid zal genieten. De CommV wordt aangegaan door één of meer vennoten die onbeperkt en hoofdelijk aan- sprakelijk zijn, de gecommanditeerde vennoten, en één of meer vennoten die zich beperken tot hun inbreng, de commanditaire vennoten.
Voor de oprichting van de CommV is geen authen- tieke akte vereist en dus ook geen tussenkomst van een notaris. Er is geen vereiste van een financieel plan en er is ook geen minimumkapitaal vereist.
Elke vennoot doet een inbreng en het aandeel van de vennoten in de winsten en verliezen wordt in beginsel bepaald door deze inbreng. De inbreng van de vennoten vormen een onverdeeld vermogen.
De aansprakelijkheid van de commanditaire vennoten is beperkt tot hun afzonderlijke inbreng.
Voor de gecommanditeerde vennoten is de aan- sprakelijkheid onbeperkt.
De CommV is een zuivere personenvennootschap.
De aandelen in de CommV zijn niet vrij overdraag- baar, tenzij anders werd overeengekomen. Elke vennoot kan de ontbinding van de maatschap vragen met inachtneming van een redelijke termijn.
De overeenkomst kan bepalen dat een vennoot kan uittreden of uitgesloten worden, zonder dat dit de ontbinding met zich meebrengt.
Vennoten zijn persoonlijk onbeperkt en hoofde- lijk aansprakelijk voor de schulden die de CommV maakt. Hun privévermogen is dus niet beschermd.
6. BV: BESLOTEN VENNOOTSCHAP
Een BV is een rechtspersoon met een eigen vermogen dat is afgescheiden van het privévermo- gen van de aandeelhouders. Het is de nieuwe naam voor de vroegere BVBA (besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid). In een BV is de aansprakelijkheid van de aandeelhouder beperkt tot zijn eigen inbreng. Eventuele schuldeisers van het bedrijf kunnen geen beslag leggen op het pri- vévermogen van de aandeelhouder. Gaat de onder- neming over de kop, dan kan de aandeelhouder alleen verliezen wat hij in de BV heeft geïnvesteerd.
Zijn privévermogen blijft buiten schot. Dat is althans het uitgangspunt.
Je kunt een BV alleen of samen met andere personen oprichten. Ook een bedrijf, zoals een nv, kan oprichter zijn van een BV. Er is (in tegenstelling tot bij de bvba vroeger) geen minimumkapitaal vereist bij de BV.
Je moet er wel op toezien dat je BV over voldoende middelen beschikt om haar doel te realiseren. Je moet een financieel plan opstellen waarin je uitlegt
hoe je denkt je doel te verwezenlijken. Je moet een schatting maken van de inkomsten en de uitgaven van je bedrijf voor een periode van minstens twee jaar na de oprichting. Verder moet je goed nadenken over de vraag hoe je de investeringen en de uitgaven de eerste twee jaar zult betalen.
Want als je niet genoeg middelen voorziet om die eerste twee jaar financieel te overbruggen, riskeer je bij een faillissement, binnen de drie jaar na de oprichting, toch persoonlijk op te draaien voor de schulden van je BV!
Om een BV op te richten is een akte voor de notaris vereist. Die kijkt na of aan alle voorwaar- den is voldaan. Hij legt de statuten van het bedrijf vast in de oprichtingsakte. Verder zorgt hij voor de neerlegging van de statuten bij de ondernemings- rechtbank en voor de bekendmaking in het Belgisch Staatsblad. Aan de BV zijn bepaalde boekhoudkun- dige verplichtingen gekoppeld.
Er is een beperkte aansprakelijkheid (in principe ten belope van de eigen inbreng), maar er moet wel een sterk financieel plan worden opgesteld.
7. CV: COÖPERATIEVE VENNOOTSCHAP
Een CV of coöperatieve vennootschap is een rechtsvorm met beperkte aansprakelijkheid waardoor de aandeelhouders slechts aangespro- ken kunnen worden tot hun inbreng. Het is een onderneming met als voornaamste doel om een coöperatief gedachtegoed te realiseren, dat zowel economisch als sociaal kan zijn. De bedoeling om samen te werken met respect van de coöperatieve beginselen is cruciaal voor de CV, aangezien het niet voldoen hieraan kan leiden tot de ontbinding.
De CV moet worden opgericht door drie of meer personen. Deze personen noemen we aandeelhou- ders. Zij kunnen rechtspersonen (vennootschap- pen) of natuurlijke personen zijn. Bij de oprichting moeten de aandeelhouders een voldoende groot vermogen inbrengen zodat de CV minstens de volgende drie jaren operationeel kan blijven, op straffe van verlies van hun beperkte aansprakelijk- heid binnen twee jaar na oprichting. Bij de oprich- ting moet een gedetailleerd financieel plan worden voorgelegd bij de notaris. Een notariële akte is vereist voor de oprichting van een CV.
De aansprakelijkheid van de oprichters is beperkt tot hun afzonderlijke inbreng. De aandelen in de CV zijn in principe vrij overdraagbaar, tenzij anders voorzien in de statuten. Aan de BV zijn bepaalde boekhoudkundige verplichtingen gekoppeld.
De CV heeft een grote statutaire vrijheid. Er moet wel een sterk financieel plan worden opgesteld op straffe van oprichtersaansprakelijkheid.
8. VZW: VERENIGING ZONDER WINSTOOGMERK
In een aantal gevallen kan men een vereniging zonder winstoogmerk (vzw) oprichten in plaats van een eenmanszaak of vennootschap. Het doel van de vereniging moet buiten de handelseconomische sfeer liggen. Er mag winst gemaakt worden, maar die moet wel aangewend worden ter realisatie van het maatschappelijk doel. Er is geen winstuitkering mogelijk, een loon uitkeren kan wel. Het netto-ac- tief mag niet terugkeren naar de stichters, tenzij ze een lening gegeven hebben aan de vzw.
Een vzw geniet rechts persoonlijk- heid en moet voldoen aan een aantal wettelijke verplichtingen.
De vzw heeft eigen bezittingen en het eigen bezit van de leden kan niet aangesproken worden.
In een vzw kunnen vrijwilligers werken.
Er is geen minimumkapitaal vereist.
INLICHTINGEN
Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s (VSDC)
Lauwestraat 166 8560 Wevelgem T 056 41 03 68 info@vsdc.be www.vsdc.be
Procura vzw
Kenniscentrum van Groep Arco voor non-profit en sociale economie Haachtsesteenweg 579
1030 Brussel T 02 246 37 60 info@procura.be www.procura.be
Laat je bij de keuze van de ondernemingsvorm zeker ook bijstaan door een boekhouder of jurist die de sector van de kinderopvang goed kent.
INLICHTINGEN
De site van de Nederlandstalige notarissen:
www.notaris.be Justitiehuizen
Beroepsinstituut van erkende Boekhouders en Fiscalisten: www.bibf.be
Instituut van de accountants en
de belastingconsulenten: www.iec-iab.be Koninklijke vereniging van accountants en boekhouders van België: www.kvabb.be
In bijlage 4 vind je een overzicht van de mogelijke organisatievormen, met hun meest specifieke kenmerken.
Organisatoren groepsopvang met de subsidie inkomenstarief en twee locaties Een organisator groepsopvang die de subsidie inkomenstarief (zie 2.7) ontvangt en minstens twee locaties heeft dient sinds 2020 een organisatie met rechtspersoonlijkheid te zijn. Voor bestaande organi- satoren was er een overgangsperiode tot april 2021.
Voor organisatoren met meer dan 500 plaatsen gelden er bijkomende voorwaarden, zoals een controlemechanisme tussen Raad van Bestuur, de Algemene Vergadering en de directie. Deze bijkomende voorwaarden zijn er om fraude met overheidsmiddelen te voorkomen. Ze zijn vooral gericht op een transparante werking.
Voor organisatoren met een subsidie vanaf
€ 200.000 geldt een verplichting dubbelboekhou- den en het opstellen van een financieel verslag.
Ook geldt een uitbreiding van het rekeningstelsel en is er een bijkomende taak voor de revisor.
INLICHTINGEN
Voor meer informatie over bedragen en voorwaarden: www.kindengezin.be Alle subsidies zijn inkomsten en dus
belastbaar! Informeer zeker ook bij de stad of gemeente waar je zich wil vestigen naar subsidies voor kinderopvang.
Vrij te kiezen dag- of maandprijs
Je kan werken met een dagprijs of maandprijs, die je vrij kan bepalen. Je kiest dan zelf het tijdstip van betalen, wat inbegrepen is in die prijs en wat de gevolgen zijn bij laattijdige betaling. Essentieel, meer bepaald om discussie of betwisting te voorkomen, is dat je dit duidelijk en schriftelijk vastlegt in de overeenkomst met de ouders.
Je kan enkel een vrije prijs hanteren voor plaatsen op trap 0 of 1 van het subsidiesysteem.
Ouders betalen volgens inkomen
Zit je opvangvoorziening in trap 2 of 3 van het sub- sidiesysteem, dan betalen de ouders bijdragen die berekend worden op basis van hun inkomen.
Als je plaatsen met vrije prijs en inkomenstarief combineert in één locatie, werk je volgens IKT-mix.
Je kan plaatsen met vrije prijs en plaatsen met inkomenstarief op één locatie mengen. Dit is de zogenaamde ‘IKT-mix’. Wees dan zeker alert voor de volgende aandachtspunten:
- Het werken met twee prijssystemen is complex. Je dient te kunnen aantonen dat je
2.7 Inkomsten van de kinderopvang
SubsidiemogelijkhedenHet decreet voorziet in een subsidiesysteem met verschillende trappen (zie hierboven). Het principe is dat, naarmate je meer subsidies opbouwt, je meer opdrachten opneemt.
Op trap 0 zitten alle initiatieven die geen enkele subsidie van Kind en Gezin ontvangen (tenzij evt.
de subsidie voor individuele inclusieve opvang). Wie op trap 1 zit, krijgt een basissubsidie. Op trap 2 komt daar nog de subsidie voor inkomenstarief bij en op trap 3 de plussubsidie.
De subsidie wordt trapsgewijs opgebouwd. Wie tot een bepaalde trap behoort, krijgt ook de subsidie van de lagere trappen.
De subsidies voor trap 1 kunnen worden aange- vraagd samen met je vergunning. Afhankelijk van de beschikbare middelen zal je de basissubsidie bij de start of wat later ontvangen. De aanvraag om toe te treden tot trap 2 of 3 van het subsidiesysteem is enkel mogelijk wanneer de Vlaamse Regering daarvoor een oproep lanceert en je aan bepaalde voorwaarden voldoet. De beschikbare middelen zullen dan verdeeld worden tussen de aanvragers aan de hand van programmatie criteria. Er zal m.a.w.
een afweging gemaakt worden tussen de vraag in de gemeente of de regio en het reeds beschikbare aanbod. Met deze middelen kunnen zowel volledig nieuwe plaatsen als overgangen van plaatsen van een lagere naar een hogere subsidietrap worden gecreëerd.
Basissubsidie Basissubsidie Basissubsidie Subsidie voor
inkomenstarief
Subsidie voor inkomenstarief
Plussubsidie kwetsbare gezinnen voorrangsregels
prijs op basis van inkomen voorrangsregels
minstens 220 openingsdagen Nederlands
TRAP 0
TRAP 1
TRAP 2
TRAP 3
alle gevolgen goed doordacht hebt.
- Alle kinderen ontvangen dezelfde behandeling, dit ongeacht het prijssysteem dat voor hen gehanteerd wordt. De dienstverlening dient dus hetzelfde te zijn bij de twee verschillende prijssystemen.
- Je dient als organisator een duidelijk beleid te voeren over het hanteren van de twee prijssystemen. Dit beleid neem je op in je huishoudelijk reglement, alsook de
mogelijkheden en voorwaarden voor gezinnen om door te schuiven naar plaats met een andere prijssysteem.
- Voor één kind wordt slechts één prijssysteem gehanteerd.
- Je geeft als organisator voor de plaatsen inkomenstarief voorrang aan bepaalde voorrangsgroepen.
Waarborg
Bij de inschrijving kan er eventueel een waarborg gevraagd worden, om te vermijden dat een ouder een plaats reserveert en achteraf afhaakt. Deze betaling kan ook een waarborg zijn voor het betalen van facturen of het nakomen van de opzegbepa- lingen. Nadat alle verplichtingen door de ouders werden nagekomen, zal je deze waarborg moeten terugbetalen.
Opgelet: wie met de subsidie voor inkomens- tarief wil werken, mag maximaal € 250 waarborg vragen (of € 50 voor gezinnen onder een bepaalde inkomensgrens).
Fiscale aftrek kinderopvang voor bedrijven Je kan op zoek gaan naar bedrijven die een opvang- plaats willen reserveren voor hun personeel. Het bedrag dat zij in ruil voor de gereserveerde plaatsen betalen kunnen zij onder bepaalde voorwaarden fiscaal aftrekken als beroepskosten. Met dit bedrag kan je werkingskosten, uitgaven voor infrastruc- tuur of uitrusting (meubelen, boeken, speelgoed, enz.) financieren. De ouder bijdragen zijn hier niet inbegrepen.
De gereserveerde plaatsen worden voorbehouden voor de werknemers van het betreffende bedrijf. Je stelt daarvoor met het bedrijf of de zelfstandige een overeenkomst tot kopen of huren van plaatsen op.
Onder ‘kopen’ wordt verstaan dat de gereserveerde plaatsen ten allen tijde ter beschikking blijven van de werknemers van het bedrijf. ‘Huren’ betekent dat de gereserveerde plaatsen enkel ter beschikking staan als ze daadwerkelijk worden benut. Indien ze niet worden benut, kunnen ze door andere gezinnen worden ingenomen. Een voorziening die met de subsidie voor inkomenstarief werkt, kan enkel plaatsen ‘verhuren’, omdat daar de plaatsen moeten openstaan voor alle kinderen.
INLICHTINGEN
Meer informatie hieromtrent, evenals het attest dat bedrijven als bewijsstuk kunnen gebruiken, vind je terug op de website van Kind en Gezin.
Een voorziening die met de subsidie voor inkomenstarief werkt, kan enkel plaatsen ‘verhuren’, omdat daar de plaatsen moeten openstaan voor alle kinderen.
2.8 Hoofdberoep of bijberoep
Starten in hoofdberoep impliceert dat je activiteit als zelfstandige je enige of voornaamste bezigheid is.
Als je wenst te starten in bijberoep dien je tegelijk en hoofdzakelijk nog een andere beroepsactiviteit uit te oefenen voor een werkgever:
- als loontrekkende: je hoofdactiviteit moet minstens de helft bedragen van een voltijdse job in de onderneming of in de sector - in het onderwijs: deze betrekking moet als
statutair minstens 6/10 van een volledig uurrooster bedragen; als contractueel moet dit minstens 5/10 zijn
- als ambtenaar: je moet minstens 200 dagen ofwel 8 maanden per jaar werken en het gepresteerde werkrooster moet minstens overeenkomen met een halftijdse job.
INLICHTINGEN
RSVZ brochure ‘zelfstandig in bijberoep’
en www.rsvz.be
2.9 Steunmaatregelen en financiering
Mentes (het ondersteuningsnetwerk kinderopvang)Mentes is de naam van de vzw Ondersteunings- netwerk Kinderopvang. Met steun van het Agentschap Opgroeien biedt Mentes vraagge- stuurde ondersteuning over verschillende thema’s binnen de sector kinderopvang. Het netwerk bestaat uit gespecialiseerde ondersteuningsorganisaties die de krachten bundelen.
Iedereen kan terecht bij Mentes voor allerlei vragen omtrent kinderopvang. Ons infopunt zorgt voor informatie en advies of brengt je in contact met een expert. Daarnaast werken onze regionale ondersteuners op het terrein. Via trajectmatige ondersteuning staan ze organisatoren bij om door te groeien tot innovatieve en duurzame organisa- toren. De ondersteuners worden hierin bijgestaan door de verschillende partners en experten binnen het netwerk. Ze kunnen waar nodig ook beroep doen op thematische ondersteuners die in een ondersteuningstraject worden ingeschakeld.
Mentes ondersteunt organisatoren in elke fase, van (pre)start tot stopzetting. Daarbij kan de werking worden ondersteund op de verschillende domeinen. Deze thema’s zijn onderling verweven en dus niet los van elkaar aan te pakken zijn.
Via deze ondersteuning willen Mentes bijdragen aan “het recht van ieder kind op kwaliteitsvolle kinderopvang”.
De ondersteuning binnen Mentes bestaat uit:
- Infopunt:
Het Infopunt is er voor al wie vragen heeft over kinderopvang, zowel over kinderopvang voor baby’s en peuters als over buitenschoolse kinderopvang. Mogelijke thema’s voor vragen zijn infrastructuur, veiligheid en gezondheid, kwaliteitszorg, pedagogisch beleid, financiële problemen, boekhouding,…
- Regionale en thematische ondersteuning op maat:
Op basis van je ondersteuningsvraag wordt een plan van aanpak opgesteld op maat van
jouw kinderopvang. Door de inbedding in een ruim netwerk van partners hebben al de ondersteuners toegang tot een breed scala aan expertise en knowhow om correct en efficiënt in te spelen op jouw concrete ondersteuningsnoden.
INLICHTINGEN
Mentes vzw T 02 757 96 90
infopunt@mentesvzw.be www.mentesvzw.be
Subsidiedatabank en subsidiegidsen
Als startende onderneming is het aan te raden om de subsidiedatabank van het Agentschap Innoveren en Ondernemen te raadplegen. Deze subsidie databank geeft je basisinformatie over de belangrijkste steunmaatregelen van de provinciale, Vlaamse, federale en Europese overheden. Niet alleen subsidies, maar ook andere steunmogelijkhe- den zijn in deze databank opgenomen: zoals finan- cieringsmaatregelen gecreëerd door de overheid, alsook fiscale en parafiscale voordelen. Zo vind je er bv. alle mogelijke maatregelen bij aanwerven van personeel.
Subsidiegidsen per thema of sector bieden een overzicht van de belangrijkste maatregelen. Bekijk zeker de subsidiegidsen “Kinderopvang” en “U heeft startplannen”.
Let op: bij sommige maatregelen moet je vooraf de steun aanvragen.
www.subsidiedatabank.be www.vlaio.be
Kmo-portefeuille
De kmo-portefeuille is een subsidiemaatregel waar door kmo’s en beoefenaars van vrije beroepen die in Vlaanderen zijn gevestigd financiële steun krijgen voor de aankoop van diensten die de kwaliteit van hun onderneming verbeteren. Concreet zijn dat opleidingen en adviesdiensten die de ondernemer inkoopt bij geregistreerde dienstverleners.
Een kleine onderneming die investeert in opleiding en advies kan 30 procent steun genieten via de kmo-portefeuille. Je ontvangt maximaal € 7.500
steun per jaar. Een middelgrote onderneming die investeert in opleiding en advies, kan 20 procent steun genieten via de kmo-portefeuille. Je krijgt maximaal € 7.500 per jaar.
Vzw’s komen niet in aanmerking voor de kmo- portefeuille.
Daarnaast bestaat er specifiek voor de sector van de kinderopvang een subsidiesysteem met verschil- lende trappen, met elk hun eigen voorwaarden (zie 2.7).
www.kmo-portefeuille.be
Financiering
Ben je op zoek naar financiële middelen? De bedrijfsadviseurs van het Agentschap Innoveren en Ondernemen kunnen je ondersteunen bij je zoektocht. Eerst moet je nagaan welke eigen financiële middelen je alleen of samen met anderen ter be schikking hebt. Daarnaast kan je eventueel ex terne of vreemde middelen aantrekken.
Tip: voorzie voldoende financiële buffer voor onvoorziene en
onderschatte kosten
Naast bankleningen bestaan er interessante overheidsfinancieringsmiddelen1.
PMV/Z– Winwinlening
Met de Winwinlening wil de Vlaamse overheid parti- culieren fiscaal aanmoedigen om geldmiddelen ter beschikking te stellen aan kmo’s en zelfstandigen.
Wie als vriend, familielid of kennis leent aan een Vlaams bedrijf, krijgt hierop jaarlijks een belasting- vermindering, gekoppeld aan een eventuele fiscale recuperatieindien de kredietnemer het bedrag niet kan terugbetalen.
Eigenschappen:
- lening van maximaal € 75.000 per krediet- gever met een totaal van € 300.000 per onderneming
- Looptijd van 5 tot 10 jaar met verschillende aflossingsmogelijkheden
- rentevoet tussen de helft van de wettelijke rentevoet en de wettelijke rentevoet ( in 2021 was dit minimum 0,875% en maximum 1,75%) - betalingen rente op overeengekomen
vervaldagen
- achtergestelde lening.
De Winwinlening moet worden vastgesteld in een akte, opgesteld aan de hand van een modelformulier.
Voor meer informatie over de Winwinlening www.pmvz.eu
PMV/Z - Startlening
De Startlening is een achtergestelde lening voor alle starters (natuurlijke personen en rechts perso nen) die nog niet of gedurende ten hoog ste 4 jaar ac tief zijn (voor natuur lijke personen: actief in hoofd beroep).
Eigenschappen:
- achtergestelde lening
- bestemd voor starters tot 4 jaar na de start maximum € 100.000, beperkt tot 4 maal de eigen inbreng
- looptijd is minimaal 3 en maximaal 10 jaar - vaste rentevoet, bedraagt in 2021 3,00% per jaar - maandelijkse constante kapitaalsaflossingen - vrijstelling in kapitaalsaflossing van 1 of 2 jaar
mogelijk.
Vzw’s kunnen in aanmerking komen voor zover zij minstens de helft van hun inkomsten behalen uit normale economische activiteiten.
Voor aanvragen en begeleiding bij de indiening van de Startlening kan je zich wenden tot aanbrengers en kredietinstellingen waarmee PMV/Z samenwerkt of verstrekkers van microkredieten (www.pmvz.eu/
startlening) of je kan de aanvraag ook rechtstreeks bij PMV/Z indienen.
Het volgen van een begeleidingsprogramma na opstart van de activiteit in het kader van een door Agentschap Ondernemen ondersteund traject wordt aanbevolen.
Indien je een volledig uitkeringsgerechtigde werk- loze, niet-werkende werkzoekende of begunstigde van een leefloon bent dan dien je ook rekening te houden met volgende extra’s:
- Je bezorgt een geldig attest Startlening (verkrijgbaar bij de VDAB of enige andere bevoegde instantie) bij de aanvraag;
- De looptijd van je lening als werkzoekende bedraagt minimum 5 jaar;
- PMV/Z vraagt geen waarborgen als je werkzoekende bent;
- Indien de zaak of onderneming wordt stopgezet, dan kan zelfs een schuld tot
€ 40.000 worden kwijtgescholden. Je moet als kredietnemer het bewijs van gebrek aan leefbaarheid van de activiteit leveren binnen drie maanden na de stopzetting;
- In alle andere gevallen van stopzetting moet je het bedrag van de Startlening terugbetalen en kan PMV/Z de nodige maatregelen nemen om de invordering te bewerkstelligen;
- Je behoudt het recht op werkloosheids- uitkering bij stopzetting voor om het even welke reden binnen de 15 jaar volgend op de start van de zelfstandige activiteit.
Meer informatie op www.pmvz.eu
PMV/Z – Cofinanciering
De cofinanciering is een achtergestelde lening van maximum € 350.000, bestemd voor starters en bestaande ondernemingen.
De lening wordt altijd gecombineerd met een co financiering, ofwel van een bank of investe- ringsfonds waarmee PMV/Z een samenwerkings- overeenkomst heeft, ofwel van een of meerdere business angels, van wie er minstens één lid is van BAN Vlaanderen. Een cofinanciering door meerdere van voornoemde partijen is ook mogelijk.
Eigenschappen:
- achtergestelde lening
- maximum € 350.000, beperkt tot 4 maal de eigen inbreng
- eigen inbreng minimum 10%
van de globale investering
- tussenkomst cofinancier (bank, investerings24 fonds, business angel) minimum 20% van de globale investeringsbehoefte
- PMV/Z komt tussen voor maximaal 50%
van de globale investeringsbehoefte - een Winwinlening komt in aanmerking als
eigen inbreng, net zoals een achtergestelde lening, onder bepaalde voorwaarden - het minimumbedrag van de
KMO-cofinanciering is € 7.500
- looptijd van de lening is minimaal 3 en maximaal 10 jaar (bege leidende co- financiering mag hoogstens 2 jaar korter zijn dan de looptijd van de KMO-cofinanciering)
- rentevoet is gelijk aan 3%
- terugbetaling van het kapitaal ofwel met een vast bedrag in kapitaal (variabele maandelijkse aflossingen) ofwel met een progressief bedrag in kapitaal (constante maandelijkse aflossingen) - vrijstelling in kapitaalsaflossing van 1 of 2 jaar
mogelijk (bij een vrijstellingsperiode van 2 jaar stijgt de rentevoet met 0,25%)
- cumulatie met een Startlening is mogelijk (bedrag van beide leningen samen mag niet hoger zijn dan € 350.000).
Vzw’s kunnen in aanmerking komen voor zover zij minstens de helft van hun inkomsten behalen uit normale economische activiteiten.
Je kan een aanvraag voor een KMO-cofinanciering indienen via:
- een kredietinstelling of
investeringsfonds waarmee PMV/Z een samenwerkingsovereenkomst heeft;
- BAN Vlaanderen indien een of meerdere business angels optreden als cofinancier;
- rechtstreeks bij PMV/Z is eveneens mogelijk.
Meer informatie op www.pmvz.eu
Hefboom
Hefboom is een organisatie die financiering, advies en diensten verleent aan ondernemingen, organi- saties en projecten die werk maken van een sociale en duurzame samenleving. Tot deze ruimere socialprofitsector behoren ook organisaties uit de kinderopvang. Hefboom Financiering verschaft voornamelijk investeringskredieten, werkkapitaal en overbruggingskredieten.
Impulskrediet is het microkrediet van Hefboom.
Impulskrediet zich richt tot micro-ondernemers (kmo’s, zelfstandigen in hoofd- en bijberoep, ook vzw’s) die geen of moeilijk toegang hebben tot een bankkrediet.
De duurtijd van het microkrediet bedraagt maximaal 5 jaar, aan een rentevoet van 7%. Er kan maximaal
€ 25.000 worden ontleend.
Er wordt gedurende 2 jaar gratis begeleiding aangeboden door vrijwillige coaches met een ruime ervaring om de slaagkans van het project te vergroten.
Impulskrediet kan in de kinderopvang gebruikt worden als startkapitaal, als groeifinanciering of voor overnames. Impulskrediet kan ook gebruikt worden om de eigen inbreng voor de Startlening+
te financieren.
Vzw’s komen niet in aanmerking.
Meer informatie op www.hefboom.be www.impulskrediet.be
De steun- en financierings -
maatregelen zijn onder hevig aan
wijzigingen. Voor de recentste en
meest correcte gegevens, raadpleeg
de online subsidiedatabank van
het Agentschap Innoveren en
Ondernemen.
3
Formaliteiten
bij de start
3.1 Specifiek voor kinderopvang:
aanvraag van de vergunning
Iedereen die beroepsmatig en tegen betaling baby’s en peuters opvangt moet een vergunning aanvragen.
Om een vergunning aan te vragen, moet je aan de startvoorwaarden voldoen:
- Verklaring op erewoord dat je de werkingsvoorwaarden kent en eraan zal voldoen, dat je een risicoanalyse hebt, dat je voor pedagogische ondersteuning zal zorgen en dat je een opvanglocatie hebt die aan de voorwaarden voldoet en die in orde is op het vlak van brandveiligheid.
- Bewijs van de aanvraag van een advies van het lokaal bestuur omtrent de nood aan kinderopvang.
- Documenten over organisator, verantwoordelijke, kinderbegeleider en andere personen.
- Ondernemingsnummer
- Voor de feitelijke vereniging: een samenwerkingsovereenkomst.
- Groepsopvang moet een verslag van inspectie over de infrastructuur en vanaf 19 plaatsen een attest van organisatorisch en financieel beheer kunnen voorleggen.
Hou bij het bekijken van de financiering en de haalbaarheid en bij de planning van de opstart rekening met de termijnen die nodig of mogelijk zijn bij de aanvraag van het verslag infrastructuur en de aanvraag van de vergunning (zie bijlage 5).
Kind en Gezin kan je, na de aanvraag vergunning, uitnodigen voor een kennismakingsgesprek. Hierbij zal worden nagegaan of je over voldoende beleids- voerend vermogen beschikt om een duurzame en kwaliteitsvolle opvang te organiseren. Dit is in je eigen voordeel. Hierdoor kan de toekenning van de vergunning meer tijd in beslag nemen. Hou hiermee rekening.
Na het verkrijgen van de vergunning heeft de organisator maximaal drie maanden de tijd om op te starten. Deze periode kan één keer uitgesteld worden met drie maanden. Zodra het eerste kindje opgevangen wordt, moet de organisator voldoen aan de werkingsvoorwaarden. Deze kan je terug- vinden op www.kindengezin.be.
Voor bepaalde voorwaarden wordt een overgangs- periode voorzien om zich in orde te stellen met de regelgeving.
3.2 Algemene formaliteiten
Open een zichtrekeningOpen bij je bank een zichtrekening voor je opvangvoorziening, zodat de handels- en privé- verrichtingen gescheiden blijven.
Voor een vennootschap moet de rekening op naam van de vennootschap staan. Op die rekening stort je het volstorte kapitaal.
Het rekeningnummer moet samen met de naam van de instelling waar de rekening wordt aan- gehouden op alle handelsdocumenten (brieven, facturen,...) worden vermeld.
Richt een vennootschap op
Wanneer je kiest voor een vennootschap, bent je onderworpen aan volgende verplichtingen:
STEL EEN FINANCIEEL PLAN OP
Bij de oprichting van een bv of cv moet een financi- eel plan opgemaakt worden dat overhandigd wordt aan de notaris.
VRAAG EEN BANKATTEST AAN
Bij de oprichting van een vennootschap waarbij een toereikend vermogen aanwezig moet zijn, moet een bankattest aangevraagd worden. Dit is een attest waarin de financiële instelling bevestigt dat het oprichtingskapitaal gestort werd op een zichtrekening op naam van de vennootschap.
STEL DE STATUTEN OP
De statuten zijn bepalingen die in de oprichtingsakte van de vennootschap moeten worden opgenomen.
Hierin worden onder andere de identiteit van de oprichters, naam en doel van de vennootschap,
STEL EEN FINANCIEEL PLAN OP
VRAAG EEN BANKATTEST AAN
STEL DE STATUTEN OP
