Bijlagen ... 1
Bijlage I: Figuur van M.N. Hoogendoorn ... 2
Bijlage II: Interviewschema... 3
Bijlage III: Enquête... 5
Bijlage IV: Alle enquête-antwoorden samen ... 8
Bijlage I
Bijlagen
Bijlage I: Figuur van M.N. Hoogendoorn
Figuur van M.N. Hoogendoorn, Het belang van de jaarrekening, 1996.
Het belang van de jaarrekening, interacties tussen verschaffers, gebruikers en controleurs.
Bijlage II
Bijlage II: Interviewschema
Interviewschema voor het interview met de Corporate Governance Unit van het betrokken accountantskantoor. (november)
Startvragen:
• Welke vragen zijn er gesteld tijdens de AvA aan de accountants? (reeds beantwoord)
• Welke problemen hebben zich voorgedaan bij de beantwoording van de vragen door de accountant bij de AvA?
• Waren er problemen met de geheimhoudingsplicht bij het beantwoorden?
• Zijn er problemen geweest met het tweezijdige belang (RvB en RvC ten opzichte van de AvA)?
• Zijn er problemen geweest met de verwachtingskloof?
(Belanghebbers-verwachtingen ten opzichte van het werk van de externe accountant)
Dilemma’s:
• Waren er problemen met de afweging van de geheimhouding en de informatieverschaffing tijdens de beantwoording van vragen bij de AvA?
• Waren er problemen met de afweging van de geheimhouding en de toegevoegde waarde tijdens de beantwoording van vragen bij de AvA?
• Waren er problemen met de afweging van de verduidelijking van de situatie en de verwarring van de Aandeelhouders tijdens de beantwoording van vragen bij de AvA?
Waarden:
• Heeft u het idee dat de antwoorden van de accountants voor meer duidelijkheid hebben gezorgd?
• Heeft u het idee dat de antwoorden voor toegevoegde waarde zorgden (Dat de RvB, de RvC en de Auditcommissie de vragen niet hadden kunnen beantwoorden.)?
• Denkt u dat de aanwezigheid van de accountant voor meerwaarde zorgt bij de AvA?
Bijlage II
Duidelijkheid:
• Waren er problemen met het feit dat het onduidelijk was of de vragen konden worden beantwoord in verband met de aansprakelijkheid?
• Was er genoeg ruimte om vragen te beantwoorden in verband met de geheimhouding?
• Vindt u dat de verantwoordelijkheden van de accountant duidelijk zijn tijdens de AvA?
• Is de rolverdeling tijdens de AvA duidelijk (tussen de RvB, RvC, Auditcommissie en de Accountants).
• Is voor u duidelijk waarom de accountant aanwezig moet zijn bij de AvA?
Waarom wel, waarom niet?
• Vindt u dat de grenzen en richtlijnen voldoende duidelijk zijn?
Waarom wel, waarom niet?
Algemeen:
• Wat ziet u als voor- en nadelen van het bijwonen van een AvA door accountants?
• Gaan de vragen van de aandeelhouder altijd via een voorzitter van de AvA?
• Let het accountantskantoor op de representativiteit van de accountant die naar de Algemene Vergadering van Aandeelhouders mag gaan om vragen te beantwoorden?
• Waren er vooraf wel eens vragen bekend gemaakt?
• Waren de vragen van de aandeelhouders relevant?
• Denkt u dat de aandeelhouder rationeel genoeg is om vragen te stellen?
• Waren er ook mogelijkheden voor de accountants om de vragen later te beantwoorden?
Toekomst:
• Wat zijn uw verwachtingen voor 2005? Zal het anders worden volgend jaar? Wordt het heftiger of zal het zijn gangetje gaan?
• Zullen de accountants op dezelfde wijze worden voorbereid?
• Vindt u de code-Tabaksblat en de richtlijnen van het NIVRA duidelijk genoeg om vragen op de AvA te kunnen beantwoorden als accountant?
• Welke nieuwe regels of richtlijnen kunnen de rol van de accountant beter toelichten om daarmee de onduidelijkheid die in de samenleving bestaat over de taak en de functie van de accountant te laten afnemen?
Bijlage III
Bijlage III: Enquête
Het beantwoorden van vragen bij de Algemene Vergadering van Aandeelhouders
Antwoorden: Helemaal Helemaal
oneens - Gemiddeld - eens _____________________________ 1 2 3 4 5
AvA’s in 2004 (m.b.t. jaarrekening 2003)
1. Bent u het afgelopen jaar als accountant aanwezig geweest bij een AvA?
Ja (ga verder bij vraag 2), Nee (ga verder bij vraag 6).
2. Zijn er aan u vragen gesteld tijdens de AvA?
Ja (ga verder bij vraag 3: vervolg in het geval dat er bij meerdere AvA’s aan u vragen zijn gesteld de enquête op basis van de meest lastige AvA),
Nee (ga verder bij vraag 4).
3. Kunt u met betrekking tot de volgende aspecten aangeven in hoeverre u het aspect heeft ervaren als een dilemma voorafgaande aan de AvA?
o Geheimhoudingsplicht? 1 2 3 4 5
o Verwachtingskloof?1 1 2 3 4 5
o Uw aansprakelijkheid als accountant? 1 2 3 4 5 o Rolverdeling met voorzitter vergadering
m.b.t. beantwoording vragen? 1 2 3 4 5
o Afweging belangen?2 1 2 3 4 5
Toelichting van de dilemma’s en/of benoemen van dilemma’s m.b.t. hierboven niet vermelde aspecten:
………
………
………
4. Kunt u met betrekking tot de volgende aspecten aangeven in hoeverre u het aspect heeft ervaren als een dilemma na afloop van de AvA?
o Geheimhoudingsplicht? 1 2 3 4 5
o Verwachtingskloof?1 1 2 3 4 5
o Uw aansprakelijkheid als accountant? 1 2 3 4 5 o Rolverdeling met voorzitter vergadering
m.b.t. beantwoording vragen? 1 2 3 4 5
o Afweging belangen?2 1 2 3 4 5
Toelichting van de dilemma’s en/of benoemen van dilemma’s m.b.t. hierboven niet vermelde aspecten:
………
………
………
5. Ga uit van de AvA die u bij vraag 3 heeft beschreven; wat zijn uw verwachtingen voor 2005?
o Verwacht u meer vragen dan in 2004? 1 2 3 4 5 o Verwacht u diepgaander vragen dan in 2004? 1 2 3 4 5 o Verwacht u eenzelfde voorbereiding als in 2004? 1 2 3 4 5
Toelichting:
………
………
………
1 Het verschil tussen wat het maatschappelijk verkeer verwacht van de accountant en wat de accountant werkelijk te bieden heeft.
2 Belang vennootschap t.o.v. aandeelhouders.
Bijlage III
Het beantwoorden van vragen bij de Algemene Vergadering van Aandeelhouders
Antwoorden: Helemaal Helemaal
oneens - Gemiddeld - eens _____________________________ 1 2 3 4 5
AvA’s in 2005 (m.b.t. jaarrekening 2004)
6. Wat ziet u op basis van uw voortschrijdend inzicht als dilemma’s bij het beantwoorden van vragen bij de komende AvA’s in 2005 (m.b.t. jaarrekening 2004)?
o Geheimhoudingsplicht? 1 2 3 4 5
o Verwachtingskloof?3 1 2 3 4 5
o Uw aansprakelijkheid als accountant? 1 2 3 4 5 o Rolverdeling met voorzitter vergadering
m.b.t. beantwoording vragen? 1 2 3 4 5
o Afweging belangen?4 1 2 3 4 5
Toelichting van de dilemma’s en/of benoemen van dilemma’s m.b.t. hierboven niet vermelde aspecten:
………
………
………
………
Algemeen
7. Vindt u het van toegevoegde waarde dat de accountant de AvA bijwoont?
1 2 3 4 5
8. Vindt u dat uw verantwoordelijkheden duidelijk zijn tijdens de AvA?
1 2 3 4 5
Toelichting van de onduidelijkheden:
………
………
………
………
9. Zijn de volgende uitgaven voldoende duidelijk voor de beantwoording van vragen?
o Code Corporate Governance 1 2 3 4 5 o Ontwerp-richtlijn van het NIVRA
‘Optreden accountant in de AvA’ 1 2 3 4 5 o De Toolkit van het kantoor 1 2 3 4
5
10. Welke aanvullingen op de regels of richtlijnen kunnen de taak en/of de functie van de accountant bij de AvA beter toelichten om hier mogelijke onduidelijkheden weg te nemen?
………
………
………
………
11. Extra vrije ruimte voor toelichtingen over de aanwezigheid van de accountant bij de AvA
………
………
………
………
3 Het verschil tussen wat het maatschappelijk verkeer verwacht van de accountant en wat de accountant werkelijk te bieden heeft.
4 Belang vennootschap t.o.v. aandeelhouders.
Bijlage III
Het beantwoorden van vragen bij de Algemene Vergadering van Aandeelhouders
_____________________________
Stellingen:
Deze stellingen zijn ook gericht op vragen tijdens de AvA.
Beantwoord de volgende stellingen met juist of onjuist. Verwijder daarvoor het antwoord dat niet van toepassing is.
1. De accountant beantwoordt geen vragen met betrekking tot de jaarrekening.
Juist/onjuist
2. De accountant gaat niet in op vragen aangaande de controle met betrekking tot een specifieke balanspost.
Juist/onjuist
3. De accountant beantwoordt geen vragen met betrekking tot de materialiteit binnen de accountantscontrole.
Juist/onjuist
4. De accountant beantwoordt geen vragen met betrekking tot de accountantscontrole.
Juist/onjuist
5. De accountant geeft zijn controletolerantie niet prijs.
Juist/onjuist
6. De accountant zet niet uiteen hoe de controle van de voorziening voor productaansprakelijkheid plaatsvindt.
Juist/onjuist
7. Voor zowel de voorzitter van de Raad van Commissarissen als voor de CFO moet het duidelijk zijn dat de accountant geen vragen beantwoordt met betrekking tot de jaarrekening.
Juist/onjuist
8. Voor het overleg met de voorzitter voorafgaand aan de AvA is de Toolkit een goede handleiding.
Juist/onjuist
9. De accountant beantwoordt de vraag of hij gekeken heeft naar een specifieke claim zo gedetailleerd mogelijk.
Juist/onjuist
10. De accountant beantwoordt geen vragen met betrekking tot impairment.
Juist/onjuist
Bent u eventueel bereid om over dit onderwerp nog extra vragen te beantwoorden?
Ja/nee
Heel erg bedankt voor uw medewerking!
Bijlage IV
Bijlage IV: Alle enquête-antwoorden samen
Ik zal hierbij eerst alle gegeven antwoorden geven en daarachter het gemiddelde antwoord vermelden. Bij de toelichtingen zal ik alle toelichtingen vermelden.
Hieronder zal ik nogmaals de antwoordschaal vermelden zodat de betekenis van de antwoorden duidelijk is.
Antwoordschaal: Helemaal Helemaal
oneens - Gemiddeld - eens
_____________________________ 1 2 3 4 5
AvA’s in 2004 (m.b.t. jaarrekening 2003) Gemiddeld
1. Kunt u met betrekking tot de volgende aspecten aangeven in hoeverre u het aspect heeft ervaren als een dilemma voorafgaande aan de AvA?
o Geheimhoudingsplicht? 2 – 2 – 5 – 3 3
o Verwachtingskloof? 2 – 5 – 5 – 3 3 3/4
o Uw aansprakelijkheid als accountant? 2 – 2 – 3 – 3 2 1/2 o Rolverdeling met voorzitter vergadering
m.b.t. beantwoording vragen? 2 – 5 – 5 – 3 3 3/4
o Afweging belangen? 2 – 2 – 5 – 3 3
Toelichting van de dilemma’s en/of benoemen van dilemma’s m.b.t. hierboven niet vermelde aspecten:
- Door interne oefensessies, en sessies met de cliënt, voelde ik mij vrij comfortabel bij het aangaan van de AVA.
- Aspect onafhankelijk (m.n. waar niet-audit werkzaamheden zijn verricht) - ‘plaats’ van de accountant => AvA/RvC t.o.v. RvB.
2. Kunt u met betrekking tot de volgende aspecten aangeven in hoeverre u het aspect heeft ervaren als een dilemma na afloop van de AvA?
o Geheimhoudingsplicht? 1 – 1 – 3 – 4 – 4 – 2 2 1/2 o Verwachtingskloof? 1 – 3 – 3 – 4 – 5 – 3 3 1/6 o Uw aansprakelijkheid als accountant? 1 – 1 – 3 – 3 – 4 – 2 2 1/3 o Rolverdeling met voorzitter vergadering
m.b.t. beantwoording vragen? 1 – 3 – 3 – 4 – 4 – 1 2 2/3 o Afweging belangen? 1 – 1 – 3 – 3 – 4 – 1 2 1/6
Toelichting van de dilemma’s en/of benoemen van dilemma’s m.b.t. hierboven niet vermelde aspecten:
- Tijdens de AVA bleek toch de voorzitter sneller dan ik had verwacht een vraag door te leiden naar mij. Publiek verwacht of doet alsof het verwacht dat de accountant rapportcijfers kan en wil toekennen. Op bijvoorbeeld het gebied van de AO.
- Ik weet niet hoe ik de vraag precies moet interpreteren en dus ook niet of ik het eens ben of niet. In ieder geval hebben geen van deze aspecten mij ook na afloop van de vergadering niet aanleiding gegeven daar met de cliënt over te spreken.
Cliënt was helder in zijn antwoorden en voorzitter was perfect.
Bijlage IV
- Ik snap de vraag niet: wat wordt hiermee bedoeld? Ik heb na afloop geen dilemma’s ‘ervaren’.
3. Ga uit van de AvA die u bij vraag 3 heeft beschreven; wat zijn uw verwachtingen voor 2005?
o Verwacht u meer vragen dan in 2004? 2 – 4 – 5 – 5 – 5 – 4 4 1/6 o Verwacht u diepgaander vragen dan in 2004? 2 – 4 – 5 – 5 – 5 – 4 4 1/6 o Verwacht u eenzelfde voorbereiding als in 2004? 1 – 1 – 3 – 4 – 5 – 3 2 5/6
Toelichting:
- Enerzijds een toename doordat het fenomeen nu breder bekend is, anderzijds denk ik dat het publiek wat werkelijk vragen wil stellen best wel begrijpt dat de accountant toch alleen maar in zal gaan op vragen over zijn controle en zijn verklaring en de daarmee samenhangende zaken, waardoor het voor hen in de regel effectiever zal zijn om vragen aan het Bestuur te stellen.
- Gegeven het zéér beperkte aantal vragen zal cliënt/ AC/ RvC de neiging hebben minder voor te bereiden.
- Accountantskantoor zal zich wederom en op dezelfde manier voorbereiden: wel meer gefocust.
AvA’s in 2005 (m.b.t. jaarrekening 2004) Gemiddeld 4. Wat ziet u op basis van uw voortschrijdend inzicht als dilemma’s bij het beantwoorden
van vragen bij de komende AvA’s in 2005 (m.b.t. jaarrekening 2004)?
o Geheimhoudingsplicht? 1 – 3 – 3 – 4 – 5 – 3 3 1/6 o Verwachtingskloof? 2 – 4 – 5 – 5 – 5 – 2 3 5/6 o Uw aansprakelijkheid als accountant? 1 – 3 – 3 – 4 – 5 – 2 3 o Rolverdeling met voorzitter vergadering
m.b.t. beantwoording vragen? 2 – 3 – 3 – 3 – 4 – 5 – 2 3 1/7 o Afweging belangen? 1 – 3 – 3 – 4 – 4 – 5 – 2 3 1/7
Toelichting van de dilemma’s en/of benoemen van dilemma’s m.b.t. hierboven niet vermelde aspecten:
- Ik denk dat het jaar “droogoefenen” wel zal hebben bijgedragen aan het temperen van de verwachtingen van het publiek.
- Indien zowel Raad van Bestuur als voorzitter RvC de rolverdeling goed begrijpen zie ik op de meeste aspecten weinig dilemma’. Op zijn hoogst de verwachtingskloof die niet altijd eenvoudig zal zijn uit te leggen.
- Onafhankelijkheid>> Tax/ Advisory dienstverlening.
Algemeen Gemiddeld
5. Vindt u het van toegevoegde waarde dat de accountant de AvA bijwoont?
3 – 3 – 3 – 3 – 4 – 5 – 5 – 4 3 3/4
6. Vindt u dat uw verantwoordelijkheden duidelijk zijn tijdens de AvA?
2 – 2 – 3 – 3 – 4 – 4 – 5 – 4 3 3/8
Toelichting van de onduidelijkheden:
- In het geval dat ik heb meegemaakt was de verantwoordelijkheid van de accountant volledig duidelijk. Ik verwacht niet dat dat in alle gevallen zo is.
7. Zijn de volgende uitgaven voldoende duidelijk voor de beantwoording van vragen?
Bijlage IV
o Code Corporate Governance 1 – 2 – 2 – 3 – 3 – 3 – 4 – 2 2 1/2 o Ontwerp-richtlijn van het NIVRA
‘Optreden accountant in de AvA’ 2 – 3 – 3 – 3 – 3 – 4 – 4 – 3 3 1/8 o De Toolkit 3 – 4 – 4 – 4 – 5 – 5 – 5 – 4 4 1/4
8. Welke aanvullingen op de regels of richtlijnen kunnen de taak en/of de functie van de accountant bij de AvA beter toelichten om hier mogelijke onduidelijkheden weg te nemen?
- Meer duidelijkheid bij aandeelhouders scheppen.
- Veel hangt af van de kwaliteit van de voorzitter. Als hij maar duidelijk aangeeft dat de accountant er is om toelichting te geven over zijn controle en de verklaring indien zulks is gewenst, dan ben je al een heel eind.
- Er moet per cliënt/ AvA een toegespitste Q&A worden gemaakt (door de teams) - Er is ten onrechte geen guidance m.b.t. management mededeling inzake IC.
- Publieke brochure over de rol en de verantwoordelijkheid van de accountant op de AvA.
9. Extra vrije ruimte voor toelichtingen over de aanwezigheid van de accountant bij de AvA
……….
Stellingen ___ ____
Deze stellingen zijn ook gericht op vragen tijdens de AvA.
Beantwoord de volgende stellingen met juist of onjuist. Verwijder daarvoor het antwoord dat niet van toepassing is.
1. De accountant beantwoordt geen vragen met betrekking tot de jaarrekening.
Aantal maal juist: 6 Aantal maal onjuist: 2 Extra toelichting:
- Juist: in bepaalde gevallen wel: bijv. de vraag of de accountant het eens is met de RvB.
- Onjuist, niet inhoudelijk, wel controle technische.
2. De accountant gaat niet in op vragen aangaande de controle met betrekking tot een specifieke balanspost.
Aantal maal juist: 4 Aantal maal onjuist: 4
3. De accountant beantwoordt geen vragen met betrekking tot de materialiteit binnen de accountantscontrole.
Aantal maal juist: 3 Aantal maal onjuist: 5
4. De accountant beantwoordt geen vragen met betrekking tot de accountantscontrole.
Aantal maal juist: 1 Aantal maal onjuist: 7
5. De accountant geeft zijn controletolerantie niet prijs.
Aantal maal juist: 5 Aantal maal onjuist: 3
Bijlage IV
6. De accountant zet niet uiteen hoe de controle van de voorziening voor productaansprakelijkheid plaatsvindt.
Aantal maal juist: 2 Aantal maal onjuist: 6
7. Voor zowel de voorzitter van de Raad van Commissarissen als voor de CFO moet het duidelijk zijn dat de accountant geen vragen beantwoorden met betrekking tot de jaarrekening?
Aantal maal juist: 7 Aantal maal onjuist: 1 Extra toelichting:
- Juist, niet inhoudelijk, wel controle technische.
8. Voor het overleg met de voorzitter voorafgaand aan de AvA is de Toolkit een goede handleiding.
Aantal maal juist: 7 Aantal maal onjuist: 1 Extra toelichting:
- Onjuist -> Mijn beider cliënten’s voorzitters hadden geen behoefte aan bijspijkering mijnerzijds in deze.
- Juist: mits toegespitst.
9. De accountant beantwoordt de vraag of hij gekeken heeft naar een specifieke claim zo gedetailleerd mogelijk.
Aantal maal juist: 1 Aantal maal onjuist: 7 Extra toelichting:
- Onjuist, gegeven de afweging van belangen kan terughoudendheid hier zeer gepast zijn.
10. De accountant beantwoordt geen vragen met betrekking tot impairment.
Aantal maal juist: 3 Aantal maal onjuist: 5
Bijlage IV
