De cloud voor productiviteit en mobiliteit
Een handleiding voor MKB-bedrijven
Mobiel werken wordt de norm. Stap
daarom over op cloudoplossingen. En
geef je werknemers tools om onderweg
productiever te worden, samen te werken
en bedrijfszaken te beheren.
Betere
bedrijfsresultaten via mobiele
cloudproductiviteit
Mobiel betekent zakendoen. Het afgelopen decennia zijn mobiele devices onmisbaar geworden in ons leven. We gebruiken ze voor allerlei activiteiten die we eerst alleen op een desktop of laptop konden uitvoeren. Mobiliteit is een belangrijke tool voor startups en bedrijven in het MKB. Het stelt werknemers in staat hun werk te doen en het is hét middel om in contact te komen met klanten.
Het gebruik van mobiele devices is wereldwijd niet meer weg te denken en standaard binnen de werk- en privéomgeving. Via de cloud kun je de productiviteit, beveiliging en de toegang tot gegevens van mobiele werknemers (plus partners en klanten) verder uitbreiden. Zodat ze overal, altijd en met elk device kunnen werken. De cloud zorgt voor een gelijk speelveld. Ook kleine en middelgrote bedrijven hebben nu toegang tot de technologie waarmee mensen meer kunnen doen binnen minder tijd en met minder middelen.
Mobiele productiviteit? Kom maar op!
Bedrijven profiteren van deze trend en stellen hun werknemers in staat om vanaf elke plek te werken of faciliteren "bring your own device" (BYOD).
Zo brengen ze verschillende werkstijlen samen en besparen ze op kosten. Ervoor zorgen dat mensen kunnen werken zoals ze dat zelf willen, is enorm motiverend. Bedrijven worden daardoor aantrekkelijk voor talent en kunnen talentvolle mensen ook beter behouden. BYOD betekent niet dat je hoeft in te leveren op de kwaliteit van je zakelijke oplossingen of op de beveiliging. De cloud biedt immers beveiligings- en beheerfuncties die je gemakkelijk kunt gebruiken.
Door de cloud krijgen kleinere bedrijven
dezelfde kansen.
De toolbox voor mobiele productiviteit
Wat hebben moderne werknemers nodig om onderweg productief te zijn? Hier is een overzicht.
Externe toegang tot
bedrijfstoepassingen: Werk flexibel buiten kantoor met een veilige toegang tot je oplossingen voor financieel (ERP) en customer relationship management (CRM).
Tools voor gegevensanalyse: Veilige mobiele toegang tot bedrijfssystemen voor klantrelatiebeheer, financiële
analyse en andere rolgebaseerde functies.
Professionele communicatie en samenwerking: Veilige toegang tot zakelijke e-mail, agenda, realtime communicatie (spraak, tekst/mediachat en online vergaderingen), gedeelde werkruimte en interne sites.
Toepassingen voor contentcreatie:
Vertrouwde standaardtools voor het maken van documenten, spreadsheets, presentaties en andere bouwstenen van bedrijfscommunicatie.
Opslag en synchronisatie:
Professionele cloudopslag waarbij informatie toegankelijk blijft en wordt gesynchroniseerd tussen devices.
Kijk bij het zoeken naar cloudgebaseerde bedrijfstoepassingen en productiviteitstools voor mobiele gebruikers speciaal naar uitgebreide, vertrouwde en professionele oplossingen.
Versnipperde tools of tools voor consumenten bieden misschien geweldige functies. Maar vaak blijken ze complexer te zijn dan gedacht en hebben ze verborgen kosten.
Wat cloudproductiviteit
betekent voor jouw bedrijf
Cloudcomputing is een technologische innovatie. Maar hoe is het verbonden met de werkelijke behoeften en problemen van kleine bedrijven?
Overal en altijd zakendoen. Werkdagen van 9 tot 5 bestaan niet meer. Zelfs als dit wel zo is, dan bestaat er altijd een kans dat er klanten en leveranciers zijn in andere tijdszones die nog wel aan het werk zijn. Met tools voor cloudproductiviteit, samenwerking en bedrijfsbeheer houd jij je mensen op de hoogte en verbonden. Zodat ze bestellingen kunnen goedkeuren, klanten kunnen bedienen en hun andere werkzaamheden kunnen
uitvoeren vanaf bijna elke locatie.
Eenvoud in diversiteit. Steeds meer bedrijven omarmen ´Bring Your Own Device´ (BYOD) omdat ze afwillen van het beheer van onderhoud aan bedrijfs-pc´s en laptops . Maar er kleven ook nadelen aan. Werknemers gebruiken verschillende devices. Voor het bedrijf is het
daarom een uitdaging om veiligheid, beheer en consistentie van werkgerelateerde gegevens en software te waarborgen. Dat kan via
productiviteitsoplossingen en veilige, gedeelde opslag in de cloud. Daarmee ben je er zeker van dat iedereen op dezelfde lijn zit wat betreft werk, ook als ze een ander device gebruiken. Jouw team wordt productiever en mensen hebben meer werkplezier. En dat resulteert in hogere kwaliteit van geleverde producten of diensten.
Gebruik vertrouwde tools. Werken jouw mensen met Windows devices, iOS of Android?
Cloudgebaseerde en mobiele versies van populaire bedrijfssoftwarepakketten zijn nu beschikbaar op alle mobiele platforms. Laat je personeel hun al aanwezige kennis en vaardigheden inzetten bij het maken van content en analyseren van gegevens.
83 % 97 %
75 %
heeft werknemers die werken
met tablets. vindt dat toegang tot gegevens en toepassingen vanaf elke plek en op elk moment werknemers effectiever maakt.
zegt dat het mobiel beschikbaar maken van bedrijfsgegevens en toepassingen een gemiddelde tot grote impact heeft
op het bedrijf.
Belangrijkste resultaten uit een studie uit maart 2014 verricht door Dimensional Research onder 300 IT-professionals uit het MKB:
3
4
S T O R E
OPEN
G EE K
Mobiliseer de productiviteit binnen jouw bedrijf
De cloud verovert de wereld. Jouw klanten en werknemers zijn mobiel. Jouw bedrijfstoepassingen en productiviteitsoplossingen zouden dat ook moeten zijn.
Verbind jouw mensen, processen en devices via de cloud.
Cloudzekerheid
Houd je bedrijfsdata veilig in de cloud, terwijl al je personeel erbij kan.
Cloudcoördinatie
Houd iedereen op één lijn door gegevens en devices te synchroniseren via de cloud.
Cloudomvattend
Gebruik de cloud voor nieuwe mobiele gegevensbronnen en plaats apps op elk device.
Cloudproductiviteit Breid toegang tot
bedrijfstoepassingen en
productiviteitsoplossingen uit op de
MKB-bedrijven worden productiever via de cloud
Waarom stappen bedrijven over op de cloud? Volgens brancheonderzoek van Techaisle, wereldwijd MKB-technologiespecialist, vallen bedrijven niet alleen voor de efficiënte van de cloud. Nieuwe kansen spelen zeker een net zo grote rol. Natuurlijk, grote én kleine bedrijven zien het voordeel van de gunstige prijsmodellen. Je betaalt immers alleen voor de service waar je daadwerkelijk ook gebruik van maakt.
Maar meer dan 80% van alle MKB-bedrijven in de Verenigde Staten ziet toename in productiviteit als de grootste meerwaarde van de cloud.
Voor kleine bedrijven met 1-50 werknemers betekent productiviteit via de cloud het volgende:
teamleden de professionele cloudoplossingen geven die zij nodig hebben om concurrerend te kunnen zijn en klanten te kunnen winnen. Voor bedrijven met 50-250 werknemers is IT-productiviteit de hoofdreden: technisch personeel verlossen van tijdrovende klussen zoals onderhoud aan software en devices. En hen de middelen geven om meer te bereiken voor het bedrijf.
Mobiliseer je bedrijf:
bereik klanten via de cloud
Welke nieuwe en opkomende mogelijkheden kunnen bedrijven benutten op hun reis door de cloud?
Meer en meer mensen gebruiken hun mobiele device als eerste (of enige) apparaat voor het bekijken van gegevens en informatie. Hoe maakt jouw bedrijf de online aanwezigheid mobielvriendelijk? De cloud is het ideale platform voor mobiele ontwikkeling. Of het nu gaat om zakelijke activiteiten, entertainment of marketing.
Bouw diepgaande klantrelaties op. Je hoeft geen paranormale gaven te bezitten om te weten wat er omgaat in het hoofd van jouw klanten. Want met de juiste tools kom je erachter wat zij willen, en wanneer. Daarmee bouw je een totaaloverzicht van de geschiedenis van elke klant, die je vervolgens kunt vergelijken met andere, vergelijkbare klanten. Zodat je aanbevelingen kunt geven over wat ze willen of nodig hebben.
Mobiel en cloud op één. Klanten bereik je niet alleen via een website of social media. Bedrijven maken steeds meer gebruik van de mobiele markt. Met apps die inhoud en gemak bieden, locatiegebaseerde functies hebben en meer. Via de cloud kun je deze apps sneller ontwikkelen en implementeren. Ook op- en afschalen, afhankelijk van de marktvraag, gaat een stuk eenvoudiger.
Nieuwe apparatuur is daarvoor niet nodig.
Zwaar geschut, maar licht in bediening. Wil je ambitieuzere mobiele tools? De cloud is zeer geschikt voor bedrijfs- en gegevenstoepassingen op maat. Vanwege de grootschalige infrastructuur is uitgebreid rekenwerk en weergeven van veel en geavanceerde afbeeldingen geen enkel probleem.
Zelfs voor de relatief zwakke processors van mobiele devices. Hierdoor kan IT-personeel of een partner gemakkelijk bedrijfsdata en analysetools aanbieden als een veilige service op mobiele apps.
7 8
58 %
van de MKB-bedrijven heeft een hybrid openbare/private
cloudstrategie.
—RightScale, 2014
PRIVÉ OPENBAAR
40 %
zegt dat flexibiliteit en nieuwe functies het gebruik van de cloud stimuleren.
—Techaisle, 2014
80 %
van de Amerikaanse bedrijven gebruikt de cloud als middel
om te groeien.
—Techaisle, 2014
94 %
van de MKB-bedrijven met minder dan 1.000 werknemers
gebruikt de cloud.
—RightScale, 2014
Visie voor een flexibel bedrijf
Welke processen en resultaten kunnen kleinere bedrijven behalen via de cloud?
Uitbreiden van oplossingen voor bedrijfsbeheer, gegevens en productiviteit naar mobiele gebruikers via de cloud brengt een aantal voordelen met zich mee. Mensen kunnen sneller een bijdrage leveren, het werkplezier neemt toe en er worden betere resultaten behaald binnen het hele bedrijf .
Begin eenvoudiger en met een vliegende start aan je werkdag. Verzamel je
bedrijfstoepassingen, agenda, e-mail, gegevens en samenwerkingstools op één plek. Met één vertrouwde gebruikerservaring van een betrouwbare leverancier. Werknemers kunnen sneller met de nieuwe tools en oplossingen overweg en de trainingskosten gaan omlaag.
En jouw mensen krijgen meer voor elkaar.
Speel de kaart ´flexibiliteit´ om talent binnen te halen. Voor kleinere bedrijven is het lastiger om grote talenten binnen te halen. Daarom moet je elke kans grijpen om de beste mensen aan te trekken en te behouden. Want zij helpen jou om te groeien. Wanneer u besluit om de cloud te gebruiken voor mobiele productiviteit, kunt u (aankomende) werknemers meer flexibiliteit bieden in hun werk. Zodat er meer balans is tussen werk en privé.
Bied keuzemogelijkheden zonder compromis.
Motiveer je personeel, en laat hen vrij in de keuze voor hun device. Maar zorg wel voor een consistente ervaring en beveilig je gegevens via de cloud. Zeg ´ja´ tegen BYOD, maar ´nee´ tegen het risico en de complexiteit die ondersteuning van zoveel verschillende apparaten kan
veroorzaken.
Verlaag verlies en veiligheidsrisico´s van gegevens. Als iemand uit jouw team zijn
smartphone of tablet verliest met daarop kostbare bedrijfsdata, weet je dan zeker dat je deze data kunt terugkrijgen? In je plan voor mobiele productiviteit kun je stappen opnemen voor het centraal opslaan van bedrijfsdata in de cloud.
Terwijl je de gegevens op een veilige manier beschikbaar maakt met een app. En wanneer je eenmaal een vervangend device hebt gekoppeld, is het ook veel makkelijker om gegevens weer te herstellen.
WASH Multifamily Laundry, opgericht in 1947 en gevestigd in Californië, onderhoudt een half miljoen wasmachines en drogers op 75.000 plekken in Noord-Amerika.
Alle werkzaamheden aan machines, de
onderdeelvoorraad, actieve servicegesprekken, ophalen van machines en andere dagelijkse werkzaamheden worden aangestuurd vanuit één systeem met Microsoft Dynamics en Office 365.
Dit resulteert in een beter en realtime overzicht voor iedereen binnen het bedrijf.
De tijd dat het bedrijf draaide op papieren administratie waarbij regelmatig met de handgeschreven gegevens verloren gingen, is voorbij. De overgang naar een online
administratie was erg welkom. Informatie die altijd online beschikbaar is via de cloud is een grote stap vooruit binnen het dagelijks werk van technici.
Overal en altijd realtime gegevens. Elke machine wordt gemonitord. Vanaf het moment dat deze aankomt in het magazijn, en vervolgens gedurende de hele dienstperiode. Om efficiënte service te kunnen leveren, gebruiken werknemers scanners, barcodes, smartphones en andere devices. Zo hebben ze altijd toegang tot realtime gegevens.
Efficiënte routing bespaart tijd en geld. Alle 400 servicewagens van WASH hebben GPS-tracking.
De benzinekosten zijn fors gedaald, dankzij de betere routing. Er wordt altijd gezocht naar de onderhoudstechnicus die het dichtst bij een betreffende locatie is.
Betere tools, betere resultaten. Technici kunnen foto' s nemen van beschadigde machines, details toevoegen en die gegevens vervolgens doorsturen naar de afdeling schade. In de meeste gevallen kunnen ze daar met die informatie het probleem opsporen en direct oplossen.
"Ons bedrijf is er veel efficiënter door with geworden", zegt Tommy Gates, vice president of operations van WASH. "We kunnen snel rapporten maken, gebaseerd op machine-inventarisatie en lopende orders voor installatiewerk."
Lees meer over hoe WASH realtime zicht kreeg op al haar locaties met de cloudgebaseerde oplossingen van Microsoft.
Hoeveel geld ben je kwijt aan je verouderde computers?
Voor kleinere bedrijven bedragen de gemiddelde reparatiekosten voor een vier jaar oude pc $531 per jaar, aldus Techaisle’s 2014 Small Business PC Cost Study.
Denk daarom eens aan een migratie naar productiviteitsoplossingen die cloudgebaseerd zijn, wanneer jij je oude pc´s vervangt
door nieuwe multifunctionele tablets en mobiele devices.
Gooien werknemers waardevolle bedrijfsgegevens op straat, zonder dat ze dit weten?
Sommige gratis tools voor cloudproductiviteit en consumenttoepassingen verdienen geld door bij te houden hoe deze worden gebruikt of door te adverteren bij iedereen die een oplossing of toepassing installeert. Aan 'gratis' services kleven vaak ook andere beveiligingsrisico´s voor je gegevens. Loop de licentieovereenkomst goed na, en bekijk waar eventuele verborgen kosten zitten. Een licentie moet rechttoe rechtaan zijn.
Overwegingen: Als je jouw bedrijf maximaal wilt laten profiteren, stel jezelf dan de volgende vragen
Is het beheer van apps en de beveiliging van mobiele devices een eenvoudige klus?
Werknemers moeten apps kunnen gebruiken op hun devices. Maar deze apps en devices moeten beheerd worden en up-to-date blijven. Kunnen gebruikers met de huidige oplossing goedgekeurde apps zelf installeren? En wanneer devices kwijtraken of gestolen worden, kunnen ze dan extern de bedrijfsgegevens vergrendelen en/of wissen?
Heeft jouw personeel veilig en eenvoudige toegang tot bedrijfsgegevens op hun privé-devices?
Het is erg waarschijnlijk dat zakelijke gebruikers twee of meer devices gebruiken voor hun werk.
Kunnen zij met jouw huidige bedrijfsoplossing eenvoudig gegevens synchroniseren van werkmappen naar geautoriseerde devices?
Is het mogelijk om content veilig te beheren met bestanden, zelfs buiten de firewall? Kunnen werknemers veilig inloggen zonder meerdere wachtwoorden en referenties?
OPLOSSING IN ACTIE
WASH Multifamily Laundry maakt
schoon met slimme, verbonden
mobiele bedrijfsoplossingen
Neem de volgende stappen
• Voor meer informatie over de cloudoplossingen van Microsoft Dynamics waarmee je de boekhouding, bedrijfsactiviteiten, klantrelaties en verkoop kunt beheren, ga je naar www.microsoft.com/en-us/Dynamics/small-midsize-business.aspx.
• Voor meer informatie over de mobiele productiviteitsoplossing voor Microsoft Office 365 op
meerdere platformen, ga je naar www.microsoft.com/en-us/business/modern-biz/business-anywhere.
Belangrijke punten
• De cloud is interessant voor startups en groeiende bedrijven die bedrijfstoepassingen en productiviteitstools willen aanbieden aan mobiele en externe gebruikers. De cloud is goedkoop, eenvoudig, heeft vele mogelijkheden en is veilig.
• Bedrijven willen de toegang tot gegevens en content voor consumenten, partners en werknemers vergroten. Zet mobiel en cloud daarbij op één.
• Als je op zoek bent naar cloudgebaseerde bedrijfstoepassingen en productiviteitsoplossingen voor mobiele werknemers, richt je dan op professionele prestaties: uitgebreide mogelijkheden, vertrouwde en consistente gebruikerservaring, professionele beveiliging en een betrouwbare cloudprovider.
© 2015 Microsoft. Alle rechten voorbehouden. Dit document dient uitsluitend voor informatiedoeleinden. MICROSOFT BIEDT GEEN GARANTIES, UITDRUKKELIJK DAN WEL IMPLICIET, IN DIT DOCUMENT. De inhoud van dit document wordt geleverd zonder enige garantie. De informatie en meningen in dit document, waaronder ook URL's en andere verwijzingen naar websites, kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Je bent zelf verantwoordelijk voor het gebruik van dit document.
Uit dit document kun je geen rechten ontlenen op enig intellectueel eigendom in enig Microsoft-product. Kopiëren en aanwenden van dit document voor eigen gebruik is toegestaan.
11
