^ West-Brabants Archief
Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief
De collegesvan burgemeesterenwethouders van de gemeenten BergenopZoom, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen,Woensdrecht enZundert
Overwegende,
dat hetwenselijk isom de huidigegemeenschappelijke regelingaan te passenvanwege de besluitentottoetredingvan nieuwedeelnemersendeuittredingvan eendeelnemer;
dat deWetgemeenschappelijkeregelingen isgewijzigd waardoordehuidige gemeenschappelijke regelingaangepastmoetworden;
dathetwenselijk is bepalingen in dehuidigegemeenschappelijke regeling zoduidelijk mogelijkweertegeven enoverbodige bepalingen enteksten te latenvervallen;
GeletopdeWetgemeenschappelijke regelingenendeArchiefwet 1995
besluiten;
1. De bestaandegemeenschappelijke regeling Regionaal ArchiefWest-Brabant, zoals vastgesteld doorhetalgemeen bestuurvan deregeling op3 november2011, te wijzigen doordeartikelen 1 tot en met40vangenoemde regeling tevervangendoor onderstaande artikelen;
2. Datdeonder 1 bedoeldewijzigingen in werking tredenop 1 juli 2016.
HOOFDSTUK 1 ALGEMENEBEPALINGEN
Begripsbepalingen Artikel 1
In dezegemeenschappelijke regelingwordtverstaanonder;
a. De regeling; de GemeenschappelijkeRegeling West-BrabantsArchief b. De deelnemers: de bestuursorganen die dezeregeling zijn aangegaan c. De deelnemer: deonderb bedoelde afzonderlijke bestuursorganen
d. Hetcollege: hetcollege van burgemeesterenwethoudersdatdeelneemtaan deze regeling
e. Gedeputeerde Staten: hetcollegevan Gedeputeerde Statenvande provincie Noord- Brabant
f. Archiefbescheiden: de inartikel 1, onderc,van deArchiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden
g. Archiefbewaarplaats: deinartikel 1, onderf, vandeArchiefwet1995 bedoelde archiefbewaarplaats
h. West-BrabantsArchief: hetin artikel 2, eerste lid, van deze regeling bedoelde openbaarlichaam
i. Algemeen Bestuur: het in artikel6 vanderegeling bedoeld bestuursorgaan j. Dagelijks Bestuur: het inartikel 12van de regeling bedoeld bestuursorgaan
k. Dewet: deWetgemeenschappelijke regelingenvan 20 december1984, Staatsblad 667,zoals nadiengewijzigd.
l. Archiefwet: deArchiefwet 1995van28 april 1995, Staatsblad 276,zoalsnadien gewijzigd.
Instelling Artikel 2
1. Eriseenopenbaarlichaam, genaamdWest-Brabants Archief, gevestigdte Bergen opZoom.
2. Hetverzorgingsgebied vanhetWest-BrabantsArchiefwordt, voorzoverhet de deelnemende colleges betreft, gevormd doorhetgrondgebied vande betreffende gemeenten.
HOOFDSTUK2 DOEL EN BESTUURSORGANEN
Doelvande regeling Artikel 3
1. HetWest-BrabantsArchiefisingesteld metals doelde belangenvan dedeelnemers met betrekking totdezorg, het beheer, debewaring en hetterbeschikking stellen vande indearchiefbewaarplaats berustendearchiefbescheidenen collectiesvan de deelnemendegemeenten te behartigenalsmede hettoezichtop het beheervan de archiefbescheiden vandedeelnemersvoorzoverdeze nietzijn overgebracht.
2. HetWest-BrabantsArchiefheeft tevensalsdoel hetin hetsamenwerkingsgebied vervullen vandefunctievanregionaal kennis- eninformatiecentrumop hetgebied vande lokale en regionalegeschiedenismiddels hetopbouwenen beheren vaneen zo breed mogelijkecollectieregionaal-historisch bronnenmateriaal en dezeop eenzo actiefmogelijkewijze beschikbaarstellen aan endienstbaarmaken vooreenbreed publiek.
Kerntaken, plustaken entaken voorderden Artikel 4
1. HetWest-BrabantsArchiefvervultten behoevevande inartikel 3 genoemde doelstellingen voordedeelnemersalletaken inzakede:
a. Dezorg voorenhet beheervande in dearchiefbewaarplaats berustende archiefbescheidenvandedeelnemers (artikel30Archiefwet 1995);
b. Hettoezichtop hetbeheervande archiefbescheidenvandedeelnemers voor zoverdeze nietzijnovergebracht(artikel 32Archiefwet 1995);
c. Het stimulerenvan de lokale ende regionale geschiedbeoefening en het daartoeaanleggen, beheren en bewarenvaneen zocompleetmogelijke collectie relevantbronnenmateriaalop hetgebied vandelokale- en regionale geschiedenis.
2. In aanvullingopdetakenvooralledeelnemers kan hetWest-BrabantsArchief, voor zoverditgeen verstoring veroorzaaktin de uitvoering vandezetaken, opverzoekvan éénvandedeelnemers ookandere adviserende, ondersteunende ofuitvoerende werkzaamheden ophetwerkterreinvan hetWest-BrabantsArchief, uitvoeren. De verschuldigde bijdragevoordeze plustakenwordtvastgesteld doorhetalgemeen bestuur.
3. HetWest-Brabants Archiefkan desgevraagdtaken in hetkadervandeArchiefwet 1995 danwel metbetrekking totdecultuur-historischefunctie, voorderden
uitoefenen onderdevolgende voonvaarden:
a. Hetalgemeen bestuurbeslistoverdevraag ofen in welke omvang hetWest- BrabantsArchiefvooreen derdetaken gaatuitvoeren;
b. Hetalgemeen bestuurvan hetWest-BrabantsArchiefzal daartoeop voorstel van hetdagelijksbestuureen stelselvanalgemene voorwaarden
'Dienstverlening aan derden'vaststellen.
HOOFDSTUK 3 HETBESTUUR
Het West-BrabantsArchief Artikel 5
1. Hetbestuurvan hetWest-Brabants Archiefbestaatuiteen algemeenbestuur, dagelijks bestuuren een voorzitter.
2. Hetalgemeen bestuurstaataan hethoofdvan hetWest-BrabantsArchief.
Hetalgemeen bestuur Artikel 6
1. Hetalgemeen bestuurbestaatuitde ledenofhun plaatsvervangers diedoorde deelnemers uithun middenwordenaangewezen.
2. Iedere deelnemerwijst één lid en één plaatsvervangend lidaan.
3. Hetalgemeen bestuurwijstuitzijn middeneen voorzittereneenplaatsvervangend voorzitteraan.
4. De leden en plaatsvervangend leden worden benoemd vooreenperiode,gelijkaan die vandezittingsduurvanhet college.
5. De colleges beslissen zospoedig mogelijkaan het beginvan elkezittingsperiode overdeaanwijzing vande ledenvan hetalgemeen bestuurendiens
plaatsvervangers.
Aftredende ledenen plaatsvervangende leden kunnen opnieuwwordenaangewezen, mitszij blijvenvoldoen aandevereisten zoalsbedoeld inlid 1.
Deleden kunnen te allentijdeontslag nemen.
Hetbetrokkencollegevoorzietzo spoedig mogelijk in detussentijdsevacature.
Elkeaanwijzingtotlid ofplaatsvervangend lidwordt doorhetcollege binnenacht dagen schriftelijk medegedeeld aandevoorzittervan hetalgemeen bestuur.
6.
7.
8.
9.
Ontslag Artikel 7
1. Hetlidmaatschapvanhetbestuureindigt:
a. doordateen lidzijn ontslag indient;
b. doorontslag doorhet collegedathem heeftaangewezen in gevalditlid niet langerhetvertrouwen van hetcollege heeft, waarbij van het besluit
onmiddellijk mededeling wordt gedaanaandevoorzittervan hetalgemeen bestuur;
c. van rechtswege doordat het lidgeen deel meeruitmaakt vanhetcollege;
d. metingang van dedatumwaarop onverenigbaarheid methet (plaatsvervangend)lidmaatschap ontstaat;
e. op dedagwaarop de zittingsperiodevan hetcollege isbeëindigd.
Hetliddattervervulling vaneen tussentijdsevacatureals lidvan hetalgemeen bestuurwordt benoemd,treedtafop hettijdstipwaarop degenein wiensplaatsditlid is benoemd, zouhebben moetenaftreden.
De leden van hetalgemeen bestuurdie tussentijdsontslag nemen, stellen de
voorzittervan hetalgemeen bestuuralsmede hetcollegedathen heeftaangewezen hiervanop de hoogte. Hetontslag isonherroepelijk. Leden vanhetalgemeen bestuur dieontslag hebbengenomen, behouden hun lidmaatschaptotdatin hun opvolging is voorzien, voorzovervoldaan blijftaanhet vereistezoals bedoeld inartikel6 lid 1 en ergeen sprakeisvan onverenigbaarheid met hetlidmaatschap.
2.
3.
Adviseurs Artikel 8
Voordevergaderingvan hetalgemeen bestuurkunnen adviseursworden uitgenodigd.
Bevoegdhedenvanhetalgemeen bestuur Artikel 9
1. Voorzover indezeregeling niet andersis bepaald, oefenthetalgemeen bestuurde overgedragen bevoegdheden uitdiebij ofkrachtensdeArchiefwetende
Gemeentewetzijnofwordentoegekendaan decolleges en die nodigzijn ter behartiging vande inartikel 3omschreven doelstelling vanhetWest-Brabantse Archief.
2. Hetalgemeen bestuuris bevoegd tebesluiten totdeelnemen aan eenandere gemeenschappelijke regeling alsbedoeld indewet.
3. Devolgende bevoegdhedenvan hetalgemeen bestuurzijnnietoverdraagbaar:
a. hetaanwijzenenontslaan van devoorzitter, plaatsvervangend voorzitter, alsmededeoverige ledenvan hetdagelijks bestuur;
b. hetvaststellenvan een regeling voorhetfinancieel enadministratiefbeheer;
c. hetvaststellenvan eenreglement vanorde;
d. het doenvanvoorstellen totwijziging, toetreding, uittreding enopheffingvan deze gemeenschappelijke regeling.
Werkwijze Artikel 10
Hetalgemeen bestuurvergaderttenminstetweemaal perjaarenvoortszo dikwijlsde voorzitterofhetdagelijks bestuurdit nodig oordeeltoftenminstetwee leden vanhet algemeen bestuurzulksschriftelijk, onderopgavevande te behandelenonderwerpen, verzoeken.
Openbaarheidvergaderingen Artikel 11
1. Hetalgemeen bestuurvergadertin hetopenbaar. Dedeuren wordengesloten wanneerdit dooreenvijfdevande aanwezigeledenwordtgevraagdofdevoorzitter dit nodigacht. Hetalgemeen bestuurbeslistvervolgens ofmetgesloten deuren wordt vergaderd. Ineen besloten vergadering kan overdedaarin behandeldeonderwerpen ookeen besluitworden genomen.Van hetverhandelde ineen beslotenvergadering dienteen afzonderlijkverslag gemaaktte worden.
2. Ineen besloten vergadering wordtniet beraadslaagd, nocheen besluitgenomen over;
a. het vaststellenofwijzigenvan de begroting;
b. hetvaststellen van derekening;
c. hetvaststellen, wijzigenofintrekken vanverordeningen;
d. hettoetreden tot, uittreden uit, wijziging, vervanging en opheffing vande regeling,als bedoeld inde artikelen 34toten met37 vande regeling.
3. Ineen besloten vergadering wordtgeen besluitgenomenover:
a. hetaangaanvangeldleningen en van rekening-courantovereenkomsten;
b. hetuitlenen van geldenen hetwaarborgenvangeldelijke verplichtingen door anderen aante gaan;
c. hetvervreemden ofbezwarenvan goederenvan hetWest-BrabantsArchief;
d. hetonderhands verhuren, verpachtenofingebruikgeven vangoederenvan hetWest-BrabantsArchief;
e. hetkopen ofhuren van onroerendegoederen;
f. hetonderhandsaanbesteden van werken ofleveranciers;
g. hetdoenvaneen uitgave, voordatde begrotingofdebegrotingswijziging, waarbij deze uitgave isgeraamd, isgoedgekeurd.
Hetdagelijksbestuur Artikel 12
Hetdagelijks bestuurbestaatuitdrieleden, waaronderdevoorzitter, allendooren uit hetalgemeen bestuuraan te wijzen in deeerstevergadering van elkezittingsperiode.
De leden van hetdagelijks bestuurtreden als lid van datbestuurafopdedag, waarop dezittingsperiodevan de ledenvan hetalgemeen bestuurafloopt. Zij blijven hunfunctiewaarnemen totdatin hun opvolging isvoorzien.
Hetlidmaatschap van het dagelijksbestuureindigtvan rechtswege,zodra men ophoudtlid tezijnvan hetalgemeen bestuur.
Indien tussentijdseenzetel van hetdagelijks bestuurvacantkomt,wijsthetalgemeen bestuurinzijneerstvolgende vergaderingeen lid uitzijn middenaan.
1.
2.
3.
4.
Adviseurs Artikel 13
Voordevergaderingen van hetdagelijks bestuurkunnen adviseursworden uitgenodigd.
Bevoegdheden vanhetdagelijksbestuur Artikel 14
Het dagelijksbestuurisbelast metde dagelijkseleiding van hetWest-BrabantsArchief.
Hiertoe behorenondermeer:
hetvoorbereiden van al hetgeenaan hetalgemeen bestuurteroverweging en beslissing zal wordenvoorgelegd;
hetuitvoerenvan de besluitenvan hetalgemeen bestuur;
hetbeherenvan deinkomstenen uitgavenvan hetWest-BrabantsArchief;
de zorg,voorzovernietaananderen opgedragen, voordecontrole op het geldelijk beheerendeboekhouding;
het nemen vanalle conservatoiremaatregelen, zowel in als buiten rechteen hetdoen vanalleswatnodig istervoorkoming vanverjaring enverlies van rechtop bezit;
hethoudenvan een voortdurendtoezichtopalles wathetWest-Brabants Archiefaangaat;
hetvaststellen van het directiestatuuteneen algemeen mandaat-en volmachtbesluit, zoals bedoeld in artikel26 vande regeling;
hetbehartigen vande belangen van hetWest-BrabantsArchiefbij andere overheidslichamen en instellingen, diensten ofpersonen, waarmee contact voor hetWest-BrabantsArchiefvan belang is;
hetnemenvan besluiten ofhetdoen van een uitvoeringshandeling, waaronder begrepen besluitenen handelingennaaraanleidingvan eenuitspraakvan een bestuursrechter.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g- h.
I.
Werkwijze Artikel 15
Het dagelijksbestuurvergadertzo dikwijlsalsdevoorzitterdit nodigoordeelt.
De voorzitter Artikel 16
Devoorzittervan hetalgemeen bestuuristevens voorzittervan hetdagelijks bestuur.
Werkzaamheden Artikel 17
Devoorzitterisbelastmetdeleidingvan devergaderingenvan hetalgemeen bestuur en hetdagelijks bestuur.
Devoorzittertekentdestukken dievan het algemeen bestuurofvan hetdagelijks bestuuruitgaan.
Devoorzitter isverantwoordelijk voordeuitvoering van debesluiten van hetdagelijks bestuur.
DevoorzittervertegenwoordigthetWest-BrabantsArchiefinen buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragenaan eendoorhem aantewijzen gemachtigde.
Indiende voorzitterbehoorttot hetbestuurvandedeelnemer, die partij isinhet gedingwaarbij hetWest-BrabantsArchiefbetrokkenis, wordthijvervangen dooreen lid van hetdagelijksbestuurdatgeen lidvan het bestuurvan debetreffende
deelnemeris.
1.
2.
3.
4.
Desecretaris Artikel 18
1. Desecretaris ishetalgemeen bestuur, hetdagelijks bestuuren devoorzitterinalles watde hem opgedragentaak betreftbehulpzaam.Hijwoont alszodanig de
vergaderingen van diebestuursorganen bij.
2. Alle stukken dievan hetalgemeen bestuuren hetdagelijks bestuuruitgaan, worden doorhem medeondertekend.
3. Defunctie van secretariswordt uitgeoefenddoordedirecteur.
HOOFDSTUK4 INLICHTINGEN ENVERANTWOORDING
Inlichtingenplichtlidvanhetalgemeenbestuur Artikel 19
Een lidofplaatsvervangend lidvan hetalgemeenbestuurisgehouden aan het collegedatditlid heeft aangewezen, dedooréénofmeerdereleden van ditcollege gevraagde inlichtingente verschaffen. Deze bevoegdheid komtook toeaan de raad van de betreffendegemeente.
Hetverzoek om inlichtingenwordt schriftelijkterkennisgebrachtvan hetdoordit college aangewezen lid van het algemeenbestuur.
Degevraagde inlichtingenworden zospoedig mogelijk schriftelijkverstrekt, zo mogelijk binnen vierweken.
Indien bij hetlid van hetalgemeen bestuurovenwegende bezwaren bestaantegen het verstrekkenvan degevraagde inlichtingen, wordtdaarvan met redenenomkleed mededeling gedaan overeenkomstig lid 3.
1.
2.
3.
4.
Inlichtingenplichtalgemeenbestuur Artikel 20
1. Hetalgemeen bestuurverstrektgevraagd enongevraagd alle informatieaan de deelnemers en (één ofmeerleden van) degemeenteraden van degemeenten, die vooreenjuiste beoordeling van het doorhengevoerde ente voeren beleid nodig is.
Hetalgemeen bestuurisgehoudenaan de deelnemers, degemeenteraad ofeenof meerleden vandegemeenteraad vandegemeenten degevraagde inlichtingente verstrekken.
Eenverzoek tot hetverstrekkenvan inlichtingenwordtgerichtaan hetalgemeen bestuuren ingediend bij devoorzitter.
De gevraagdeinlichtingenwordenzo spoedig mogelijkverstrekt, zomogelijk binnen vierweken. Eenafschriftvandeverstrekte inlichtingenwordtvanwege hetalgemeen bestuurgezonden aan devoorzittersvande deelnemers.
2.
3.
4.
Verantwoording aanhetcollege Artikel 21
1. Hetcollegekaneen doorhem aangewezen lid ofplaatsvervangend lid van het algemeen bestuurterverantwoordingworden roepenvoorhetdoorhem indat bestuurgevoerd beleid. Deze bevoegdheid komtook toeaan deraadvande betreffendegemeente.
2. Hetcollegekaneendoorhemaangewezen lidofplaatsvervangend lid van het algemeen bestuurontslagverlenen indiendit lid nietmeerhetvertrouwengenietvan hetcollege.
Verantwoordings-eninlichtingenplichtaanalgemeenbestuur Artikel 22
Overeenkomstig het bepaaldeinde wetishet dagelijksbestuurverantwoording schuldig over hetdoorhetdagelijks bestuurgevoerdebeleid. Hetdagelijks bestuur enéén ofmeerleden daarvangevengevraagden ongevraagdalle informatieaan het algemeen bestuur, dievooreenjuiste beoordeling van hetdoorhetdagelijks bestuur gevoerdeen tevoeren beleid nodig is.
Hetdagelijks bestuurverstrekt aanhet algemeen bestuur, ofaanéénofmeerleden daarvan, gevraagden ongevraagd alle inlichtingendie hetalgemeen bestuurnodig heeftvoorde uitoefening vanzijn taak.
De inlichtingenworden schriftelijkgevraagden ingezonden aan devoorzitter.
De inlichtingenwordenzo spoedig mogelijk, zo mogelijk binnen vierweken,
toegezonden aan deverzoeker. Eenafschriftvande inlichtingenwordtgezonden aan de overigeleden van hetalgemeen bestuur.
1.
2.
3.
4.
Inlichtingenplichtaanhetcollege Artikel 23
1. Hetdagelijks bestuurverstrektgevraagd enongevraagd alle informatieaan de deelnemers, dievooreen juiste beoordeling van hetdoor hengevoerdeen te voeren beleid nodig is.
2. Hetcollegevaneendeelnemende gemeentedanwel eenofmeerleden van het college kunnenaan hetdagelijks bestuurinlichtingenvragen.
3. De inlichtingenwordenschriftelijkgevraagd eningediend bijdevoorzittervan het dagelijks bestuurdoortussenkomstvandevoorzittervanhetcollege.
4. Deinlichtingenwordenzo spoedig mogelijk, zo mogelijkbinnen vierweken,
schriftelijkgezondenaan hetcollegedatde inlichtingengevraagd heeftalsmedeaan deoverigecolleges.
Verantwoording Artikel24
1. Eén ofmeerleden van hetalgemeen bestuurkunnen hetdagelijksbestuur, oféénof meerleden vanhetdagelijksbestuur, terverantwoording roepenvoorhetdoorhem indatbestuuronderscheidenlijkdoordatorgaan gevoerdebeleid.
2. Deverantwoordingwordtmondeling afgelegdineen vergadering van hetalgemeen bestuur. Het reglementvanorde vanhet algemeenbestuurkan voorschriftengeven overdewijzewaaropdieverantwoordingwordtafgelegd.
HOOFDSTUK 5PERSONEEL EN ORGANISATIE
Archivaris Artikel25
1. Hetalgemeen bestuurbeslistomtrentbenoeming, schorsing enontslag van de archivaris.
Vande benoeming, schorsingen ontslag vandearchivariswordtmededelinggedaan aan de deelnemers.
Dearchivaris dientin hetbezittezijn van eendiploma archivistiek, als bedoeld inde Archiefwet 1995.
De archivaris is belastmetde uitvoering vandetaken, alsbedoeld in artikel4van de regeling.
Defunctiesvan archivarisen directeurkunnen doordezelfde persoon worden uitgeoefend.
2.
3.
4.
5.
Directeur Artikel26
1. Tenaanzien van de bedrijfsvoering inde organisatiedraagthetdagelijks bestuurzijn bevoegdheden voorzoverals mogelijkoverinmandaataan dedirecteur. Ineen door hetdagelijksbestuurvasttestellen directiestatuutworden detaken en
bevoegdhedenvan dedirecteur, alsmede dewijzewaarop hetdagelijksbestuur toezietopde uitvoering en naleving daarvan, naderomschreven. Op deze bepalingis hoofdstuk 10 van deAlgemene wetbestuursrechtvan toepassing.
Hetdagelijks bestuurstelt, uiteenoogpuntvandoelmatig endoeltreffendbestuuren de uitoefeningvan bevoegdheden binnende organisatie, eenalgemeen mandaat-en volmachtbesluitvast.
2.
Bezoldiging Artikel27
Hetdagelijks bestuurregeltde bezoldigingen rechtspositie vanhetpersoneel.
HOOFDSTUK 6 FINANCIËLE BEPALINGEN
Bijdragen Artikel 28
1. Dedoordedeelnemersverschuldigde bijdragevooreenspecifiek kalenderjaarwordt aangeduid in debegrotingvandat kalenderjaar.
2. Deberekeningsmethodiekvande bijdragevan dedeelnemerswordtdoorhet algemeen bestuurvastgesteld.
Voorschriften Artikel 29
1. Hetalgemeen bestuursteltvoorschriften vastterzakevan hetgeldelijk beheeren de administratie.
2. Tenaanzien vande controleop hetgeldelijk beheerendeadministratiezijnde artikelen213 en 215vande Gemeentewetvan overeenkomstigetoepassing.
Betaling Artikel 30
Hetaandeel van elkedeelnemer indevoor hetbegrotingsjaargeraamde kosten, moet worden betaald indoorhetalgemeen bestuurtebepalen termijnen.
HOOFDSTUK 7VERSLAG EN ARCHIEF
Verslag vande werkzaamheden Artikel 31
Hetdoordedirecteursamengesteldeverslagvan dewerkzaamhedenvan hetWest-
BrabantsArchiefoverhetafgelopenjaarwordtdoorhetalgemeen bestuur,gelijktijdig metde jaarrekening, vastgesteld. Binnen tweeweken navaststelling wordthetverslag aan de deelnemerstoegezonden.
Hetarchiefvanhet West-BrabantsArchief Artikel 32
1. Hetdagelijks bestuurdraagtzorg voordearchiefbescheiden vanhetWest-Brabants Archiefovereenkomstigenvolgenseendoorhetalgemeen bestuurvastte stellen regeling ingevolgeartikel 40 van deArchiefwet.
Desecretaris is belastmetdefeitelijkebewaring en hetbeheervan deze archiefbescheiden.
2.
HOOFDSTUK8TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING ENOPHEFFING
Toetreding Artikel 33
1. Hetalgemeen bestuurbeslistovertoetreding. Toetredingkan plaatsvindenop verzoekdaartoe bij besluitvanhetdaartoebevoegdeorgaanvan deorganisatiedie wensttoete treden.
2. Het in heteerste lid bedoelde besluitwordt nieteerdergenomen, dan nadatde deelnemers hun zienswijzenoverde toetreding hebben kenbaargemaaktaan het algemeen bestuur.
Uittreding Artikel 34
Dedeelnemerdiewenstuittetreden, deeltdit schriftelijkmeeaan hetalgemeen bestuur.
Aande uittredingwordendoorhetalgemeen bestuurvoorwaardenen gevolgen verbonden.
Hetalgemeen bestuurzendtdein lid 1 bedoeldemededeling binnendriemaanden na ontvangstaan dedeelnemersvoorhetnemenvaneen besluitoverdeaande uittredingte verbindenvoorwaarden en gevolgenzoalsbedoeld in lid 2, onder overlegging vanzijnadvies.
Alle deelnemers besluitenoverdevoorwaarden en gevolgenvan uittredingbinnen eentermijn vandrie maanden na detoezending doorhetalgemeen bestuurals bedoeldin lid 3.
De uittredingvindtnieteerderplaats danop31 decembervanhetjaarvolgend ophet jaarwaarin hetalgemeen bestuurvan het besluitgenoemdin lid 1 in kennis is
gesteld.
De nadeligefinanciëlegevolgenvoorhetWest-BrabantsArchief, dieveroorzaakt wordendoordeuittreding, inclusiefdehierdoorontstanewachtgeldverplichtingen, wordenbij de uittredendedeelnemer in rekening gebracht.
Voordevaststelling vandefinanciële gevolgenals bedoeld inlid 6wordtdoorhet algemeen bestuuren de uittredendedeelnemergezamenlijk adviesgevraagd aan eenonafhankelijke externedeskundige. Hetadvies vandeze deskundige isvoor partijen bindend.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Wijziging Artikel 35
Deregeling kanworden gewijzigd bij besluiten van eenmeerderheid vandedeelnemers aan deze regeling.
Opheffing Artikel 36
1. De regelingkanwordenopgeheven bijbesluitenvaneen meerderheid van de deelnemers aan deze regeling.
2. Hetalgemeen bestuurregeltdegevolgen vandeopheffing enliquidatieen stelt hiervooreen ontwerpregeling opdiezospoedig mogelijkna devaststellingwordt gezondenaande deelnemers.
3. Wanneereenvandedeelnemersditwenst, legthetalgemeen bestuurde ontwerpregelingvooraan een onafhankelijkeexterne deskundige.
4. Hetalgemeen bestuursteltvervolgenseen definitieve regeling op.
5. Dedeelnemers kunnen hun bezwarentegende in hetvierdelid bedoelde regeling binnen zesweken na ontvangstdaarvanschriftelijkterkennisvan hetalgemeen bestuurbrengen.
6. Indiende ingebrachte bezwaren nietdooroverleg tussen hetalgemeen bestuurende betrokkendeelnemers kunnenworden opgeheven binnenachtweken naontvangst van die bezwaren, zal aan Gedeputeerde Statenwordenverzocht tebemiddelen overeenkomstig artikel 174vande Provinciewet.
7. Hetalgemeen bestuuren het dagelijks bestuurblijven als zodanigfunctioneren tothet tijdstipwaarop deliquidatie beëindigd is.
HOOFDSTUK9SLOTBEPALINGEN
Duur Artikel 37
Dezeregelingwordtaangegaanvooronbepaaldetijd.
Citeertitel Artikel 38
Deze regeling kanworden aangehaald als'Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief.
ALGEMENETOELICHTING
Vanwege detoetredingvan de collegesvan degemeenten BergenopZoom, Roosendaal, SteenbergenenWoensdrechttot deregelingendeuittreding van hetwaterschap Brabantse Delta, washet noodzakelijkomde regelingaante passen. Bovendien isper 1 januari 2015 deWetgemeenschappelijke regelingengewijzigd. Daardoorwashetnodig omdeartikelen in de bestaanderegeling te toetsen aandegewijzigdewetgeving. Tevensisvande
gelegenheidgebruikgemaaktom deregelingals geheel doorte nemen en waarnodigen wenselijk bepalingente verbeteren enteverhelderen.
Uitgangspuntdaarbijwas-netzoals bijdevorigewijzigingvan de regeling -datbepalingen dieminofmeereenherhaling zijnvan bepalingen uitdeWetgemeenschappelijke
regelingen, nietzijnopgenomen. Daarnaastiservoor gekozenomzoweinig mogelijk uitwerkingenvan wettelijkebepalingenopte nemen in deregeling.
Ditgeldteveneensvoorfinanciële aspecten. Regionale afsprakenomtrent de
begrotingscyclusvangemeenschappelijke regelingenzijn voorgemeenten bijvoorbeeld vastgelegdin apartedocumenten. Daaromwordt hetniet nodiggeachtomdergelijke bepalingenexpliciet inde regelingopte nemen.
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 1
In artikel 1 zijn de begripsbepalingenopgenomen waarinde betekenis vaneen aantal begrippen die inderegeling voorkomen wordengedefinieerd.
Artikel2
Inartikel 2wordt hetopenbaarlichaam datmetdeze regeling wordt ingesteld benoemd. Met deinstelling hiervan verkrijgthet regeling rechtspersoonlijkheid. Devestigingsplaats en het grondgebiedvan waarde regelingvoor geldtstaan hier beschreven.
Artikel 3
Hetdoel van de regeling is volgens deze bepaling uitdrukkelijk tweeledigzoalsvastgelegd in de leden 1 en 2. Het betreftallereerstdewettelijkearchieftaakendaarnaasthetfungeren van hetWest-BrabantsArchiefalseen regionaal-historischcentrumvoorWest-Brabant.
Artikel4
Inditartikelwordtin heteerste lideen omschrijvinggegevenvan dekerntakendie hetWest- BrabantsArchiefvooralle deelnemers uitvoert. Hetgaatdaarbij nietalleenom de
werkzaamheden die samenhangenmet hetfunctionerenvan eenarchiefinstellingalseen archiefbewaarplaats maarookalseenpublieksinstelling. Inhet verlengdevandedoelstelling komtdeze meervoudige oriëntatieooktotuiting in deomschrijving van de kerntaken.
In lid 3 vanditartikel isaangegeven datin hetverlengdevan dekerntaken endeplusteken zoalsdie in deleden 1 en 2 zijn benoemd, erde mogelijkheidbestaat datderdengebruik willen makenvan deexpertise en/ofdeprofessionals van hetWest-BrabantsArchief. Deze dienstverleningaanderden wordtin het derdelid in beginsel mogelijkgemaaktmaarwel aan
uitdrukkelijkevoorwaardenverbonden, opdatdeze dienstverlening nooitten kostemaggaan van de kerntaken.
Artikel 5
In ditartikel isaangegeven welkeorganen hetopenbaarlichaam kent.
Artikel 6
In ditartikelwordtgeregeld opwelke manierdebenoeming van leden vanhetalgemeen bestuurtotstand komt. Degemeenschappelijkeregeling isaangegaantussen decolleges van de deelnemendegemeenten. Hetalgemeen bestuurbestaatdanook, zoals in artikel 13 lid 6 van deWetgemeenschappelijke regelingen isaangegeven, uit(plaatsvervangende) leden van deze bestuursorganen.De zittingsduurvandeleden van hetalgemeen bestuuris gelijkgesteld aande zittingsduurvan hetcollege.
lederlid van hetalgemeen bestuurheeft stemrecht in hetalgemeenbestuur. Stemrecht is immers hetwezenskenmerkvan het lidmaatschapvaneenvertegenwoordigend orgaan.
Hoofdregel is datieder lid één stem heeft, netzoalsdatook indegemeenteraad is
(verwezen kanworden naarartikel22Wetgemeenschappelijke regelingen). Zoalsin deze regelinghetgeval is,wordteen besluitbij volstrektemeerderheidgenomen (artikel22 lid 1 junctoartikel 30 Gemeentewet).
Artikel7
Metdezebepaling wordtinvulling gegevenaan hetgeen isvoorgeschreven opgrond van artikel 18junctoartikel 16 lid 4vandeWetgemeenschappelijke regelingen.
Artikel 9
Metbetrekking totde overgedragen bevoegdhedenzoals indeartikel genoemden de in artikel 4genoemde takenbestaatdemogelijkheid om tussen hetdagelijksbestuurenelkvan de deelnemersafzonderlijk, schriftelijkewerkafsprakente makenin devorm van
overeenkomsten. Daarmeewordt, in aanvullingopde bestaande instrumenten,een extra sturingsmogelijkheid gecreëerdvoordedeelnemendegemeente.
De beschrijvingvan dete leveren dienst, dewijzevan kostenverrekeningende overige voorwaarden waaronderdediensten wordengeleverd, kunnendanwordenvastgelegd in deze dienstverleningsovereenkomsttussen de betreffende partijen. Hetzelfde geldtvoorde uitvoering van eventuele plustekenvoordedeelnemers entaken dievoorderdenworden verricht. Hoeweldeze mogelijkheid tot hetafsluitenvandienstverleningsovereenkomsten niet expliciet inde regeling is opgenomen, betekent ditdus nietdatdit nietmogelijk is.
Artikel 12
De leden van hetdagelijks bestuurwordengekozen uithet algemeen bestuur. Hetdagelijks bestuurbestaatuiteen voorzitteren twee leden. De zittingsduuris gelijkgesteld metde zittingsduurvan het algemeen bestuurwaaruit hetdagelijks bestuuris samengesteld.
Eris uitdrukkelijk voorgekozendedirecteurte benoemenals secretaris vanhet algemeen en dagelijks bestuurvan hetWest-BrabantsArchief(zie artikel 18 lid 3van deregeling).
Deze keuze ligtvoorde hand, omdat deze functionaris optreedtals vasteadviseurvan deze bestuursorganen met betrekkingtotdedoelstelling en taken van hetWest-BrabantsArchief.
De directeuris bij uitstekde inhoudelijkeenorganisatorischedeskundigeom deze bestuursorganen bijtestaan.
Artikel 14
Een aantal bevoegdheden van hetdagelijks bestuurstaan beschreven inditartikel. Deze bevoegdhedenzijn deelseenaanvullingop debevoegdhedenvan hetdagelijks bestuur zoals die in artikel33bvandeWetgemeenschappelijke regelingenzijnopgesomd. Om duidelijkheid te geven overalle bevoegdhedenvan hetdagelijks bestuur,wordende bevoegdheden opgrondvandegenoemdewethieronderalsnogvermeld:
1. Hetdagelijks bestuurisin iedergeval bevoegd:
a. hetdagelijks bestuurvanhetopenbaarlichaam tevoeren, voorzoverniet bijof krachtensdewetofderegeling hetalgemeen bestuurhiermeeis belast;
b. beslissingenvan het algemeen bestuurvoorte bereidenen uitte voeren;
c. regelsvastte stellenoverdeambtelijkeorganisatievan hetopenbaarlichaam;
d. ambtenarente benoemen, te schorsen enteontslaan;
e. tot privaatrechtelijke rechtshandelingenvan het openbaarlichaam tebesluiten, metuitzonderingvan privaatrechtelijke rechtshandelingenals bedoeld in artikel 31a;
te besluiten namens hetopenbaarlichaam, hetdagelijks bestuurofhetalgemeen bestuurrechtsgedingen, bezwaarproceduresofadministratiefberoepsprocedures tevoeren ofhandelingentervoorbereidingdaaropteverrichten, tenzij het
algemeen bestuur, voorzoverhet hetalgemeen bestuuraangaat, in voorkomende gevallenanders beslist.
2. Hetdagelijks bestuurneemt, ook alvorensis besloten tothet voeren vaneen
rechtsgeding, alle conservatoiremaatregelen endoetwatnodig is tervoorkomingvan verjaring ofverliesvan rechtofbezit.
f.
Artikel 16en 17
Dezeartikelen regelende aanwijzing en detaken en bevoegdheden vande voorzitter. De voorzitteris, op basisvan deWetgemeenschappelijke regelingen, zowel voorzittervan het algemeen bestuuralsvan hetdagelijksbestuur. Hetalgemeenbestuurwijsthem uitzijn middenaan.
De voorzitteris verantwoordelijkvoordeuitvoeringvan besluiten vanhetdagelijksbestuur.
Hijondertekentalle stukkenenvertegenwoordigt hetWest-BrabantsArchiefin en buiten rechte. In 2003 heefthetalgemeen bestuurbesloten detakenen bevoegdhedenvan het dagelijks bestuurtedelegeren aande voorzitter. De reden hiervoorwas dattoentertijd de omvang van hetdagelijks bestuurnagenoeg gelijkwasaan hetalgemeen bestuur. Doorde komendeuitbreiding van het aantal deelnemersaande regeling verandertdeomvang van hetalgemeen bestuurtenopzichtevan het dagelijksbestuurHetligtdaarom voorde hand om ditdelegatiebesluit in tetrekken. Hetalgemeen bestuurmoetdaaroverwel eenformeel besluit nemen.
Artikel 18
Defunctievan secretaris is nietin deWetgemeenschappelijke regelingenopgenomen.
Voorheen werddefunctie van secretaristoebedeeld aaneen lid van hetdagelijksbestuur. Er isnu voor gekozenom dezefunctie niet langerondertebrengen bij hetbestuurmaardeze op ambtelijkniveau te laten invullen. Daarom is in lid 3vandit artikel bepaald datdefunctie van secretaris wordtuitgeoefenddoordedirecteur.
Artikel 19-24
Voorhetgoedfunctionerenvan deregeling ishetvan belang datop een adequatewijze inlichtingen verstrektworden enverantwoording afgelegdwordtaan de deelnemers. In de artikelen 16 envolgendevandeWetgemeenschappelijke regelingen isaangegeven datde regeling bepalingendientte bevatten over hetverstrekkenvan inlichtingenen afleggenvan verantwoording.
Erzouvoorgekozen kunnen worden om in de regelingook nog bepalingenopte nemen met betrekkingtotde inlichtingen-en verantwoordingsplichtvandevoorzitterjegenszijn eigen college enraad enjegens hetalgemeen bestuur. Omdatdit nietwettelijk noodzakelijkis en devoorzitter daarnaastookdeel uitmaaktvanhetdagelijksen algemeenbestuurwaarvoor dezeverplichtingenwel zijnopgenomen inde regeling, is besloten hiervanaftezien.
Artikel 25-26
Omdatde uitvoeringvancollegetaken opgrond vandeArchiefwetzijn overgedragenaande gemeenschappelijke regeling, is hetnoodzakelijkdatereenarchivaris wordtbenoemd. Deze bevoegdheid isvoorbehouden aan hetalgemeen bestuur, overeenkomstig hetbepaalde in artikel32 vandeArchiefwet.
Ten behoeve vandeorganisatiekan daarnaasteendirecteurworden benoemd diezich bezighoudtmetde bedrijfsvoeringsaspecten. Dezefunctie heeftechtergeenandere wettelijkegrondslag dandeAmbtenarenwetzoalsdatvooralleambtelijke medewerkers geldtvan hetWest-BrabantsArchief. In artikel 33bvan deWetgemeenschappelijke regelingen is bepaalddat hetdagelijksbestuurbevoegd isbesluiten te nemen tenaanzien van benoeming, schorsingenontslagvan ambtenaren.
Hoewelvoor beide functieseen uiteenlopendregimegeldt, kanervoorgekozenworden om deze doordezelfde persoon telaten uitvoeren.
Artikel 28
Er is inditartikel geen inhoudelijkebepalingopgenomen overdemaatstafdie gehanteerd wordtvoordeverdeling van de bijdragen. Degemeenteraden kunnen immers viade jaarlijksebegrotingsprocedure hunzienswijze overde verschuldigde bedragen inbrengen.
Artikel 29
De grondslag vanditartikel iste vinden in artikel 33van deWetgemeenschappelijke regelingen.
Artikel 34
De omschrijving in lid 1 isbewustglobaalgehouden omdatnaastgemeenten ookandere organisatieskunnentoetreden. Niet valtte voorzienwelke organisaties in detoekomstzullen toetreden. Inlid 2 is aangegeven datwanneereen bestuursorgaanvan een gemeenteof
andereorganisatiewil toetreden, hetalgemeen bestuurhierovernieteerdereen besluit neemt, dan nadatdedeelnemers inde gelegenheidzijn gesteld hierovereenzienswijzein te dienen bij hetalgemeenbestuur.
Artikel 37
Hoewel dezegemeenschappelijke regelingvooronbepaaldetijd isaangegaan, is het wenselijkdat periodiekaandachtwordtbesteedaan hetfunctionerenvan de regelingenof hetdoelwaarvoorde regeling is aangegaan nog steedsopportuun is. Inde nota 'Verbonden Partijen: zes kaderstellende spelregels'die in2015 inderegioWest-Brabantisopgesteld, wordtdaartoevoorgesteld om gemeenschappelijke regelingen vierjaarlijkseen
meerjarenbeleidsplan te laten opstellen. Ditmeerjarenbeleidsplan, datbij aanvangvan een nieuwe raadsperiodewordtopgesteld, vormtdansamen metdejaarrekening de basisom de resultaten vandegemeenschappelijke regelingenovereen periodevan vierjaarte
evalueren.
0«inMniehappt((ik«ftegtiingWnt^BribinttArchitf
AldmbMtolandoor
Httoolhg§Mnöwv$mut$r$nmUmiihnvmEUan-Lm
DêSêcntula. Dabtagmmlar,
)
.
4i J
i)
/ uv
'^Mwu/vinRijntMQh-daQraot
\
B.Sihris-diHji,''
H$tcx)lfefftyanl)ur;/Êmtstarênmlhou(ÉtfSvanHaiaBrt>0riie
DaSBCfKans, Dabui\femeester
5i- \
V.
Mw C.Jscobd DehearGAAJ Januan
HarcoffapavanbutgemaaitaranarafhoudanvanMoanilf(
Oasaota<arf( OaburgamaK^ .'f
t / %
/ /
/OehaerAEB.Kandal
*1 ,
DahaarJ.P.M.Kllis^ Hefco/togavanfiurgamassfananwabyoudaiavanRucpban
'Da lecfetBns, Dabufgamaaatar.
V.
V.
) \
\ \
i \ V
\ Mw.MeanderMaarMohr DahearC.FJ.Vartiaijen
V
Httcdhqi\mbuigBnm9sltr9ntf9thouiienvanZund0ft
Oebucgemeester.
IS.
OchMrA.WAM.BraM Mw. LC. Popps'^clooff
HttcoHêgtIranhupwcoMfmmihouikravtm
D»mcnlÊri$, 0$
r,‘
.V
OshosrR.A/M. Bogen
heer R.P. Mn don Bolt
MritasMiioilw'oriwoffwucMnnnWbirMd^
D^stcmtmk, Oo
/
MW.A.PE OehMrJJ.C Adrii
HMooBogeMnhunjeraossliorMNollfHwdoraVMPWwo^
OesocrohMt, Oo ;(0r,
Ooheer.R.EC.KJotion Oohe<4^J.M.LNMefer
HttcottgavanburgenmstaranwathoudanvanBafganopZoom
Oasacrataris, Daburgamaaster,
/
