Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing gemeente De Bilt 2017

(1)

Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing

gemeente De Bilt 2017

Van Risicobeheersing naar Risico-gestuurd.

GEMEENTE DE BILT, BILTHOVEN, 30 MAART 2017

Behoort bij raadsbesluit d.d. 30 maart 2017 tot vaststelling van nieuw beleid voor weerstandsvermogen en risicomanagement.

(2)

(3)

Voorwoord

In 2016 heeft de Raad van de gemeente De Bilt de Financiële verordening gemeente De Bilt 2017 aangenomen. Hierin zijn de laatste wijzigingen in de wetgeving verwerkt en is opgenomen dat het college ten minste eenmaal in de vier jaar een Nota Weerstandsvermogen en risicobeheer aanbiedt aan uw raad.

Gemeente De Bilt kent sinds 2008 een nota Weerstandsvermogen. Deze nota waarin de kaders zijn opgenomen die als basis hebben gediend bij het verankeren van het risicomanagement binnen de gemeente, is in 2012 vernieuwd. In beide nota’s was de aandacht vooral gericht op werkprocessen, Interne Controle, gestructureerde risico-inventarisaties, beheersing en afdekken. Bij alle werkprocessen zijn de rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden vastgelegd en taken uitgewerkt in beheersbare procesgangen waarbij de (interne) controle is belegd bij de uitvoerende unit. De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is samen met de buurgemeenten – gemeente Zeist en gemeente Wijk bij Duurstede – verder geprofessionaliseerd. Op verzoek van de accountants beoordelen controllers van de verschillende gemeenten elkaar op juistheid en volledigheid. Hierdoor versterken de gemeenten elkaar in hun VIC- werkzaamheden. De verantwoordelijkheid van risico-inventarisatie en beheersing is belegd in de units en de wijze waarop het risicoprofiel en de weerstandscapaciteit wordt bepaald is vastgelegd. Hiermee is het gemeentelijk beheerinstrumentarium vastgelegd.

Inventarisatie van risico’s bij de uitvoering van bestaande of nieuwe taken van de gemeente was in 2008 meer uitzondering dan regel. Nu worden risico’s altijd geïnventariseerd, beoordeeld en gemonitord en in sommige gevallen maken de risico’s onderdeel uit van de besluitvorming. Al het gemeentelijk beleid, de uitvoering daarvan en alle specifieke projecten zijn beoordeeld door specialisten en voor gemeente De Bilt geschat op kans en impact. Al deze risico’s worden gemonitord en indien mogelijk en noodzakelijk

beheerst. Jaarlijks wordt een inschatting gemaakt van de kans dat – ondanks de beheersmaatregelen – de betreffende risico’s de komende 10 jaar werkelijkheid worden en de impact die deze risico’s zullen hebben.

Het gemeentelijke risicoprofiel wordt vervolgens afgezet tegen de gemeentelijk weerstandscapaciteit. Deze risicobewustheid is de afgelopen jaren een steeds belangrijker onderdeel geworden van onze

bedrijfscultuur, maar heeft de gemeente ook andere besluiten genomen door deze bewustheid. Dit is niet met zekerheid te stellen. Bij de meeste gemeentelijke besluiten zijn de risico’s (kans en impact)

onvoldoende inzichtelijk en zijn de beheerskosten en / of afkoopkosten bij overdracht van de risico’s, niet duidelijk.

Zowel uw raad als het college is zich bewust dat doelstellingen niet zonder risico’s zijn te realiseren. Bij het nemen van besluiten omtrent de realisatie van deze doelstellingen en de manier waarop, worden de daaraan verbonden risico’s geaccepteerd. Deze nota moet de bouwstenen aanreiken om risico’s

nadrukkelijker onderdeel te laten zijn van deze besluitvorming. De gemeente stuurt tot op heden vooral op de realisatie van doelstellingen tegen zo laag mogelijke kosten, maar loopt daarbij soms relatief hoge risico’s. Door risico’s onderdeel te laten zijn van de besluitvorming kunnen keuzes in de toekomst binnen een driedimensionaal krachtenveld tegen elkaar worden afgezet.

(4)

(5)

5 GEMEENTE DE BILT 2017, GEMEENTE DE BILT

Inhoud

Managementsamenvatting

1 Inleiding 8

1.1 Algemeen 8

1.2 Kernbegrippen en onderlinge samenhang 8

1.2.1 Risico 8

1.2.2 Risicomanagement 8

1.2.3 Monitoring en Rapporteren 9

1.2.4 Weerstandscapaciteit 9

1.2.5 Weerstandsvermogen 9

1.2.6 Kengetallen 10

2 Wettelijke kader 11

2.1 Besluit Begroting en Verantwoording 11

2.2 Financiële verordening gemeente De Bilt 2017 11

3 Doelstellingen 12

4 Besluitvorming 13

4.1 Risicobewust besluiten 13

4.2 Afweging 13

5 Risicomanagement 14

5.1 Integrale aanpak 14

5.2 Vormgeving en uitwerking van risicomanagement 15

5.3 Rapporteren en analyseren 15

6 Risicoprofiel 17

6.1 Het risicoprofiel nader toegelicht 17

6.2 Indeling van geïnventariseerde risico´s 17

6.3 Het kwantificeren van de risico´s 17

6.4 Bepaling gemeentelijk risicoprofiel 18

7 Weerstandscapaciteit 19

7.1 Relatie risicomanagement en weerstandscapaciteit 19

7.2 Structurele en incidentele weerstandscapaciteit 19

8 Weerstandsvermogen 20

8.1 Norm Weerstandsvermogen 20

8.2 De risicoreserve 21

9 Kengetallen 22

9.1 Kengetallen 22

Bijlage 1 Toelichting COSO-model en Turnbull-model 24

Bijlage 2 Overzicht werksoorten 26

Bijlage 3 Monte-Carlo simulatie 27

Bijlage 4 Overzicht werksoorten 28

(6)

(7)

Managementsamenvatting

Voor u ligt de ‘Nota Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2017’. Met deze nota stelt de raad het beleidskader voor het weerstandsvermogen en risicobeheersing vast. Het weerstandsvermogen laat de relatie zien tussen de risico’s die de gemeente loopt en de financiële middelen die de gemeente vrij kan maken om de nadelige gevolgen van deze risico’s op te vangen. Met voldoende weerstandsvermogen zijn – bij financiële tegenvallers – niet direct bezuinigingen of drastische beleidsbijstellingen nodig.

In de nota zijn de volgende beleidskaders voor risicomanagement opgenomen:

1. Algemeen kader voor het risicomanagement is de integrale aanpak, waarin aandacht is voor alle relevante aspecten binnen risicomanagement zoals:

a. besluitvorming met afweging tussen doelstellingen, kosten en risico’s;

b. risicobewust handelen van de organisatie;

c. controlebewustheid binnen de organisatie;

d. inventarisatie, monitoring en beheersing van risico’s; en e. informatie en communicatie over risico’s.

2. Bij raadsvoorstellen worden de doelstellingen, kosten en de daaraan verbonden risico’s inzichtelijk gemaakt waarbij – indien van toepassing en mogelijk – wordt ingegaan op:

a. de onderlinge verbanden tussen de doelstellingen, kosten en risico’s;

b. de afweging die tot de voorgestelde doelstellingen, kosten en resterende risico’s heeft geleid; en

c. bij significante risico’s wordt deze afweging onderbouwd met een analyse van het resterende risico’s (impact en kans).

3. Risicoprofiel:

a. Het totaal van het risicoprofiel dient als basis voor de beoordeling van het weerstandsvermogen.

b. Het risicoprofiel wordt met een zekerheidspercentages van 95% bepaald aan de hand van een Monte Carlo simulatie.

c. De kans dat een individueel risico werkelijkheid wordt mede afhankelijk is van het gemeentelijk risicoprofiel (onderling afhankelijk).

d. De raad krijgt twee keer per jaar een actueel overzicht van het gemeentelijk risicoprofiel voorgelegd (bij de jaarrekening en de begroting), waarin de risicoposten zijn

gespecificeerd en berekend conform de in deze nota opgenomen uitgangspunten.

e. In het Projectenboek wordt per project ingegaan op de voortgang en risicobeheersing per project waarbij de eventuele financiële gevolgen worden geduid.

4. Weerstandscapaciteit:

a. De aanwezige weerstandscapaciteit dient als laatste achtervang voor niet op andere wijze gedekte financiële risico’s.

b. Incidentele weerstandscapaciteit is aanwezig in de vorm van de vrij besteedbare reserves bij de laatst vastgestelde jaarrekening.

c. De structurele weerstandscapaciteit is aanwezig in de vorm van

herschikkingsmogelijkheden binnen bestaande budgetten (onder meer de begrote toevoeging aan vrije reserves), het begrote resultaat en de onbenutte belastingen heffingscapaciteit.

d. Jaarlijks wordt in de begroting en in de jaarrekening gerapporteerd over de geraamde respectievelijk de feitelijke omvang van de incidentele en structurele

weerstandscapaciteit.

5. Het weerstandsvermogen wordt uitgedrukt in een verhoudingsgetal tussen de weerstandscapaciteit en het risicoprofiel;

6. Normeren van weerstandsvermogen:

a. Een norm van het weerstandsvermogen is afhankelijk van:

i. Risicobewust handelen binnen de organisatie;

ii. Zijn risico’s onderdeel van de besluitvorming;

iii. Risicobeheer in de uitvoering (mate waarin risico’s werkelijkheid worden);

iv. Mogelijkheid op bijsturing van risico’s of weerstandscapaciteit; en v. Mate waarin risico’s worden geaccepteerd binnen de gemeente.

b. Risicobeheer is stevig verankerd binnen de organisatie. Zo worden risico’s actief beheerst, besproken en jaarlijks opnieuw geschat.

c. De norm van het weerstandsvermogen wordt gehandhaafd op 1.

(8)

1 Inleiding

1.1 Algemeen

De kaders voor de nota weerstandsvermogen zijn deels gesteld in de Financiële Verordening gemeente De Bilt 2017. De Financiële Verordening gemeente De Bilt 2017 draagt het college op eenmaal in de vier jaar een nota weerstandsvermogen aan de raad aan te bieden. In de financiële verordening zijn geen

richtlijnen opgenomen over hoe het weerstandsvermogen moet worden bepaald of het risicomanagement moet worden ingevuld. De wetgever geeft noch in de gemeentewet noch in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) richtlijnen hoe risicomanagement in de gemeente invulling moet worden gegeven.

Wel zijn in de BBV richtlijnen opgenomen hoe het weerstandsvermogen moet worden berekend, wat wordt verstaan onder weerstandscapaciteit en risico’s en welke kengetallen moeten worden opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen.

Vooraan is een managementsamenvatting van deze nota opgenomen. Eerst worden de kernbegrippen in onderlinge samenhang toegelicht. Vervolgens wordt de huidige invulling van risicomanagement kort geëvalueerd waarna het wettelijk kader (hoofdstuk 2) en de doelstellingen van de nota (hoofdstuk 3) worden geschetst. Daarna volgt een beschrijving van het beleidskader voor:

- besluitvorming (hoofdstuk 4);

- risicomanagement (hoofdstuk 5);

- het kwantificeren van de risico’s (hoofdstuk 6);

- de aan te houden financiële weerstandscapaciteit (hoofdstuk 7);

- de normering van het weerstandsvermogen (hoofdstuk 8); en - de wettelijke kengetallen (hoofdstuk 9).

1.2 Kernbegrippen en onderlinge samenhang

De vijf kernbegrippen: besluitvorming, risico, risicomanagement, risicobeheersing, monitoring en rapporteren, weerstandscapaciteit en weerstandsvermogen, worden hieronder in onderlinge samenhang toegelicht.

1.2.1 Besluitvorming

Inherent aan het nemen van besluit zijn risico’s. De gemeente neemt deze risico’s bewust of onbewust bij de uitvoering van deze besluiten. Feitelijk heeft elke keuze die medewerker namens de gemeente maakt een zeker risico in zich. Door deze risico’s in de besluitvorming nadrukkelijk mee te nemen worden risico’s bewust genomen en – indien noodzakelijk en mogelijk – beheerst of ondervangen (risicomanagement).

1.2.2 Risico

Een risico is een kans op het optreden van een gebeurtenis met een bepaald (negatief) gevolg. Een risico met positieve gevolgen (een kans) leidt tot een lager risicoprofiel.

1.2.3 Risicomanagement

Risicomanagement behelst de wijze waarop de gemeente met risico’s omgaat. Risico’s kunnen worden vermeden (afgezwakt), geaccepteerd, overgedragen, beheerst of afgedekt.

(9)

Wanneer risico’s worden vermeden (of afgezwakt), dan is de gemeente zich bewust van bepaalde risico’s bij besluitvorming maar dat deze lager of niet meer aanwezig zijn bij een aangepaste keuze in de uitvoering. Dit kan bijvoorbeeld door uitbesteding, door een andere uitvoerder het project te laten realiseren of de uitvoering gezamenlijk met meerdere gemeenten uit te voeren.

Wanneer risico’s worden geaccepteerd worden geen (extra) inspanningen of kosten gemaakt om te voorkomen dat het risico werkelijkheid wordt. De gemeente accepteert de (financiële) gevolgen. Dit dient onderdeel te zijn van het besluit.

Wanneer risico’s worden overgedragen zijn de (financiële) gevolgen wanneer het risico werkelijkheid wordt, niet voor de gemeente. Overdragen van risico’s is (meestal) niet kosteloos. Overdracht van risico’s leidt veelal tot (structurele) kosten of tot lagere opbrengsten. Voorbeelden van risico-overdracht zijn het afsluiten van verzekeringen of het aangaan van posities op de vermogens- of geldmarkt om rente- of valutarisico’s af te dekken (derivaten). Ook aanbesteden tegen lumpsum is een vorm van overdragen van risico’s.

Risico’s worden beheerst door deze onderdeel te laten zijn van het besluitvormingsproces en door maatregelen te treffen in de proces- en bedrijfsvoering. Door het aangaan van risico’s (kans en impact) onderdeel te laten zijn van de besluitvorming om doelstellingen te realiseren zal de uitvoering mede worden gewogen op risico’s. Hierdoor kan van de realisatie van doelstellingen worden afgezien of de realisatie worden aangepast waarbij niet alleen de directe kosten leidend zijn. Beheersing van risico’s gaat dus niet over schadebeperking na het optreden van een onverwachte of ongewenste gebeurtenis, maar over het voorkomen dat vooraf geïdentificeerde risico’s of kosten werkelijkheid worden.

Het afdekken van een mogelijk financieel verlies als gevolg van risico’s is de laatste stap binnen het risicomanagement. De kosten die verbonden zijn aan de uitvoerder (van een project), de overdracht van een risico of die voortvloeien uit de beheersing van een risico moeten gedekt zijn binnen het project of binnen de begroting. Bij geaccepteerde risico’s moet bij de besluitvorming worden aangegeven hoe de gemeente het financieel verlies opvangt bij werkelijk worden van deze risico’s. Dit wordt jaarlijks integraal inzichtelijk gemaakt bij de begroting en de jaarrekening.

1.2.4 Monitoring en Rapporteren

Bij besluitvorming wordt vastgesteld op welke wijze het vastgestelde risico wordt gemonitord en op welke wijze de ontwikkelingen rondom het betreffende risico wordt gerapporteerd. Monitoren en rapporteren is onderdeel van risicomanagement. Via de rapportage – afleggen van verantwoording – wordt de raad op de hoogte gebracht van de stand van zaken met betrekking tot risicobeheersing. De rapportage moet antwoord geven op de vraag in hoeverre de organisatie ‘in control’ is.

1.2.5 Weerstandscapaciteit

Weerstandscapaciteit is de financiële capaciteit die de gemeente kan aanwenden om financiële verliezen die kunnen optreden als risico’s zich werkelijk manifesteren, op te vangen. Deze capaciteit bestaat uit incidentele middelen (reserves) en structurele middelen (ruimte binnen de begroting en

inkomensverhogende maatregelen). De ruimte binnen de begroting bestaat uit bezuinigingsmaatregelen zonder dat het gevoerde beleid noemenswaardig wordt aangepast.

1.2.6 Weerstandsvermogen

Door de geïdentificeerde risico’s in geld te kwantificeren ontstaat zicht op het risicoprofiel van de gemeente. Tegenover dit risicoprofiel staat de weerstandscapaciteit in de vorm van reserves, bezuinigingsmaatregelen en inkomensverhogende maatregelen.

Het weerstandsvermogen definiëren wij als de verhouding tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en het risicoprofiel. Deze nota stelt kaders en eisen aan de uitkomst van die verhouding.

(10)

1.2.7 Kengetallen

Een kengetal of financiële ratio is een verhoudingsgetal dat is samengesteld uit financieel-economische gegevens die zijn gebaseerd op een gecontroleerde (vastgestelde) jaarrekeningen of gebaseerd op begrote gegevens.

De wetgever heeft in de BBV een aantal (6) kengetallen opgenomen die verplicht door de gemeente moet worden opgenomen in haar paragraaf weerstandsvermogen. Deze kengetallen geven in relatie tot het weerstandsvermogen een indicatie van de gemeentelijke financiële weerbaarheid.

Een kengetal kan interessant zijn om zich te vergelijken met anderen, maar krijgt pas waarde wanneer een norm wordt gekoppeld aan dit kengetal. Niet alle kengetallen zijn te normeren.

(11)

2 Wettelijke kader

In dit hoofdstuk beschrijven wij het wettelijk kader, dat ten grondslag ligt aan deze nota. Dit wettelijk kader bestaat uit de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In de Financiële Verordening, ex. artikel 212 gemeentewet, zijn de kaders voor de Nota Weerstandsvermogen uitgewerkt.

2.1 Besluit Begroting en Verantwoording

Per 1 januari 2004 is het BBV in werking getreden. Het bevat voorschriften voor de inrichting van de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening. Zo moet zowel in de begroting als in de jaarrekening een zevental paragrafen worden opgenomen. Deze paragrafen geven een dwarsdoorsnede van het

gemeentelijk beleid. In 2015 is de BBV met betrekking tot het wettelijk kader voor de paragraaf weerstandsvermogen uitgebreid. Naast de inventarisatie van de weerstandscapaciteit, de inventarisatie van de risico’s en het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s moet de paragraaf nu tevens een beoordeling van de onderlinge verhouding tussen zes kengetallen in relatie tot de financiële positie, bevatten. Deze kengetallen zijn:

1^a netto schuldquote;

1^b netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen;

2 solvabiliteitsratio;

3 grondexploitatie;

4 structurele exploitatieruimte; en 5 belastingcapaciteit.

De wijze waarop deze kengetallen moeten worden vastgesteld, is in artikel 11 van de BBV voorgeschreven.

In 2016 is de BBV nogmaals grondig aangepast. Dit heeft geleid tot een nieuwe financiële verordening gemeente De Bilt 2017 die in december van 2016 is vastgesteld door de gemeenteraad.

2.2 Financiële verordening gemeente De Bilt 2017

In de Financiële Verordening gemeente De Bilt 2017 is bepaalt dat – naast dat het college de Raad inzicht geeft in het weerstandsvermogen en bovenstaande zestal financiële kengetallen – het college de Raad tevens inzicht verschaft in de volgende drie kengetallen:

1. de netto schuld per inwoner;

2. het saldo van de baten en lasten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves als percentage van de inkomsten; en

3. de onbenutte belastingcapaciteit onroerende zaakbelasting als percentage van de inkomsten.

Met deze aanvulling op de wettelijk verplichte financiële kengetallen komt de set financiële kengetallen overeen met die van www.waarstaatjegemeente.nl.

(12)

3 Doelstellingen

Deze Nota Weerstandsvermogen heeft de volgende vijf doelstellingen:

1. Vaststelling van kaders en beleidsuitgangspunten ten aanzien van besluitvorming

Bij alle besluiten die de raad wordt voorgelegd die invloed kunnen hebben op het risicoprofiel van de gemeente moeten deze risico’s met kans en impact worden benoemd. Wanneer deze risico’s geheel of deels kunnen worden overgedragen of gedeeld met derden, wordt dit als mogelijk beheersmaatregel genoemd. Hierdoor krijgt de raad bij besluitvorming inzicht in de mate waarin voorliggende besluit invloed heeft op het gemeentelijk risicoprofiel.

2. Vaststelling van kaders en beleidsuitgangspunten ten aanzien van het risicomanagement De raad stelt het kader vast waarbinnen het college de risico’s beheerst. Het college draagt zorg voor de identificatie van de risico’s en beoordeelt of deze tegen acceptabele kosten af te wenden, acceptabel, overdraagbaar of beheersbaar zijn. Als een risico als beheersbaar wordt aangemerkt zullen beheersmaatregelen worden opgesteld en de gevolgen voor het gemeentelijk

weerstandsvermogen getoond.

3. Vaststelling van kaders, beleidsuitgangspunten en normering van het weerstandsvermogen De raad is verantwoordelijk voor de gemeentelijke doelstellingen binnen een sluitende begroting.

Een sluitende begroting zonder weerstandsvermogen betekent dat iedere tegenvaller een probleem kan opleveren voor de realisatie van de begrote doelstellingen. In dat geval staan de programma’s en daarmee het beleid van de gemeente direct onder druk. Daarom moet de gemeente beschikken over financiële weerstand. Doelstelling van deze nota is om de minimaal noodzakelijke weerstandsvermogen vast te stellen waarbij onderscheid wordt gemaakt in incidenteel en structureel weerstandsvermogen.

4. Vaststelling van kaders, beleidsuitgangspunten en normering van de te rapporteren kengetallen In de BBV zijn – naast het kengetal Weerstandsvermogen – een zestal kengetallen

voorgeschreven om op te nemen in de paragraaf Weerstandsvermogen. Hiernaast stelt de Financiële Verordening gemeente De Bilt 2017 nog een drietal kengetallen. De samenhang van deze kengetallen geeft een indicatie de financiële gezondheid van de gemeente. Doelstelling van deze nota is het vaststellen van normen met betrekking tot deze kengetallen en eventueel aanvullend beleid met betrekking tot aanvullende kengetallen.

5. Vaststelling rapportage- en escalatiekader

De raad is verantwoordelijk voor de kaders ten aanzien van besluitvorming, risicomanagement en het weerstandsvermogen. De beheersing van de risico’s en bepaling van het

weerstandsvermogen is een taak van het college. Het college rapporteert bij de begroting en de jaarrekening aan de raad over de stand van zaken met betrekking tot het risicobeheer. Wanneer in de loop van het jaar zich ontwikkelingen voordoen die de gemeentelijke financiële weerstand aantasten, rapporteert het college dit met een plan van aanpak terstond aan de raad.

(13)

4 Besluitvorming

4.1 Risicobewust besluiten

Gemeente De Bilt is net zoals alle gemeenten in Nederland een publiek lichaam dat haar besluiten in principe openbaar neemt. De grootste gemeentelijke risico’s bevinden zich in de realisatie van

ontwikkelingen in de openbare ruimte, binnen het sociaal domein en in de organisatorische uitvoering van beleid. De raad beslist over de realisatie van ontwikkelingen en het beleid binnen de gemeente. De uitvoering vindt, onder verantwoordelijkheid van het college, binnen de door de raad gestelde kaders plaats. De kaders die de raad het college meegeeft beperkt zich tot te realiseren doelstellingen binnen gestelde financiële kaders. De afweging voor de raad beperkt zich tot de realisatie van doelstelling(en) en de beschikbare middelen. Er worden geen kaders gesteld aan de risico’s die de gemeente mag lopen om bepaalde doelstellingen te realiseren. Bij de beslissing worden de doelstellingen tegen de middelen afgezet. Vervolgens worden de activiteiten die nodig zijn om deze doelstellingen te realiseren, binnen de organisatie beheerst waarbij wordt gestuurd op realisatie van de doelstellingen. Daarbij is geïnventariseerd en geïdentificeerd wat er kan gebeuren (risico’s met kans en impact). Er wordt gestuurd op de realisatie van de doelstellingen binnen de financiële kaders waarbij de risico’s worden beperkt. In periodieke rapportages wordt het management, directie en het college op de hoogte gebracht van de realisatie, uitnutting van middelen, resterende risico’s, risicoprofiel en beheersing. Indien noodzakelijk wordt de raad op de hoogte gebracht van aanpassingen in het projectplan, doelstellingen, kosten en risicoprofiel. Door risico’s bij de kaderstelling te betrekken, worden deze betrokken bij de afweging tussen te realiseren doelstellingen en financiën. Met andere woorden: risico’s worden aan de voorkant (besluitvorming) meegenomen en betrokken in de afweging. Dit kan tot lagere maar ook tot juist hogere risico’s leiden. Dit is afhankelijk van de mate waarin de gemeente zelf denkt haar risico’s te kunnen opvangen.

4.2 Afweging

De afwegingen door de raad worden gedaan op hoofdlijnen. Dit betekent ook dat zij niet tot op detail worden geïnformeerd over de mogelijke risico’s. Een korte omschrijving met kans en impact geeft de raad de informatie op basis waarvan zij besluiten kunnen nemen. Hierdoor krijgt de raad inzicht in de kosten voor het realiseren voor gewenste doelstellingen en welke risico’s de gemeente daarbij loopt. Indien mogelijk wordt aangegeven op welke wijze en tegen welke kosten deze risico’s kunnen worden beheerst, verlaagt of zelf verlegd. Hierdoor stelt de raad niet alleen financiële kaders bij de realisatie van

doelstellingen maar ook een kader met betrekking tot de risico’s daarbij en de beheersing daarvan.

Besluiten waar risico’s een rol (kunnen) spelen, zullen voortaan moeten worden aangevuld met een paragraaf risico’s waardoor de kans op en of de impact van een risico een rol kunnen spelen bij de besluitvorming. Onder de paragraaf risico’s worden de risico’s beschreven waar – indien mogelijk – de volgende punten worden behandeld:

1. schatting kans en impact van het risico;

2. kan het risico worden beheerst, verlaagt of overgedragen 3. leidt dit tot extra kosten.

Hierdoor heeft de raad inzicht in de risico’s, de kans en impact van deze risico’s en de mate waarin geld wordt aangewend om risico’s te beheersen, juist risico’s worden genomen om binnen een financieel kader te blijven of kosten worden bespaard door risico’s bewust te lopen.

(14)

5 Risicomanagement

5.1 Integrale aanpak

Met de Nota Weerstandsvermogen en Risicobeheer is in 2008 gekozen voor een integrale aanpak. Dit betekent dat risicomanagement integraal onderdeel dient te zijn van het dagelijks management en bedrijfsvoering. Om dit gemeentelijk kader uit te werken is gebruik gemaakt van de volgende twee publicaties:

- “Internal Control Integrated Framework” by The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (USA) 1994;

- “Internal Control: Revised Guidance for Directors on the Combined Code” by Financial Reporting Council (UK) 2005.

In de eerste publicatie is het COSO-model uitgewerkt. In de tweede publicatie is het Turnbull-model uitgewerkt. Beide modellen worden veel gebruikt ter ondersteuning van het management bij het beheersen van de bedrijfsactiviteiten (zie bijlage 4). De denkwijze en methodiek heeft ons geholpen om risicomanagement onderdeel te laten van de dagelijkse bedrijfsvoering. Het is een overzichtelijk en duidelijk kader, koppelt de risico’s aan doelstellingen en is helder in verantwoordelijkheden. De focus was vooral gericht op identificeren, rapporteren en verantwoorden. Door deze focus zijn waarschijnlijk alle mogelijkheden onvoldoende belicht. Aan projecten en of beleid zitten veelal meerdere risico’s maar ook mogelijkheden vast die niet onafhankelijk van elkaar zijn. Zo kan de beheersing van één risico invloed hebben op de kans en of impact van een ander risico (positief of negatief). Risicomanagement begint bij besluitvorming en is veel complexer dan alleen identificeren, rapporteren en verantwoorden.

Risicomanagement biedt naast onzekerheid juist ook mogelijkheden.

De literatuur omtrent risicomanagement is in de afgelopen jaren sterk toegenomen. De focus in de literatuur is van identificeren, rapporteren en verantwoorden in de begin van deze eeuw verschoven naar waarde-creatie in dit decennium. Belangrijk onderdeel daarbij is de analyse van de onderlinge

afhankelijkheid tussen risico’s, kansen en mogelijkheden. Daarbij is het beïnvloeden van risico’s en mogelijke positieve ontwikkelingen de uitdaging voor het management (waarde-creatie). Ondernemers die hun risico’s en mogelijkheden met kans, impact en afhankelijkheid gestructureerd analyseren om daar vervolgens op te sturen, is de afgelopen jaren steeds nadrukkelijker waarneembaar. Deze ontwikkeling is binnen de overheid nog nauwelijks of niet waarneembaar. Dit kan meerdere redenen hebben, zoals:

1. de overheid is risico-avers;

2. medewerkers binnen de overheid worden beperkt door rechtmatigheidsvoorschriften in waarde- creatie door het aangaan en managen van risico’s;

3. de overheid kent geen cultuur waarbinnen aangaan en managen van risico’s past.

De gemeentelijke rechtmatigheidsvoorschriften zijn duidelijk en helder. Dit hoeft risicobeheersing en waarde-creatie niet te beïnvloeden. Het is de vraag in hoeverre waarde-creatie door het aangaan en managen van risico’s past binnen de gemeentelijke (overheids) cultuur die zich kenmerkt door risico-avers gedrag. De gemeentelijke overheid is een bestedende dienst die is ingericht om binnen de beschikbaar gestelde middelen haar doelstellingen te realiseren. Hierbij worden onzekerheden zoveel mogelijk gemeden tenzij hiertoe nadrukkelijk is besloten. Doelstellingen, beleid, activiteiten, beschikbare middelen en risico’s met betrekking tot deze doelstellingen en beschikbare middelen zijn goed in beeld. De

gemeente stuurt op de realisatie van deze doelstellingen waarbij de geaccepteerde en of beheerste risico’s worden gemonitord om over te rapporteren (verantwoorden). De onderlinge afhankelijkheden van deze risico’s, activiteiten, doelstellingen, beschikbare middelen en kansen zijn bij de gemeenten onvoldoende geanalyseerd waardoor creatie van (extra) waarde (hogere opbrengsten of doelrealisatie tegen minder middelen) mogelijk niet in beeld zijn. Dit zal op korter termijn één en misschien wel twee stappen te ver zijn, aangezien dit een vorm van ondernemen is die noch binnen de bedrijfsvoeringfilosofie noch binnen de bestuursfilosofie past van een gemeente. Toch is het interessant om de afweging tussen doelstellingen, middelen en risico’s in beeld te brengen en daarmee inzichtelijk te maken welke middelen de gemeente opoffert om het gemeentelijk risicoprofiel te beheersen en mogelijk kan besparen. Hoe stuurt de gemeente op acceptabele risico’s waarbij de realisatie van doelstellingen en op te offeren middelen de afwegingsfactoren zijn.

(15)

5.2 Vormgeving en uitwerking van risicomanagement

Het risicomanagement dient zodanig te zijn ingebed in de organisatie dat:

1. Een cultuur ontstaat waarin risico’s een expliciet onderdeel is van de afwegingen bij beslissingen.

2. Het beheersen van risico’s integraal onderdeel is van ieders werkzaamheden.

3. Bij de invulling van risicomanagement zoveel mogelijk wordt aangesloten bij de bestaande beheerstechnieken en instrumenten.

Het huidige college- en raadsvoorstel zal moeten worden aangevuld met risico’s waarbij een continuüm ontstaat tussen de uitruil van doelstellingen, middelen en te lopen risico’s. Veelal nemen de (financiële) risico’s toe naar mate de uitvoering goedkoper plaatsvindt. Sommige prestaties kunnen tegen een risico van nihil (resteert veelal alleen failliet) worden afgekocht, maar deze afweging wordt veelal niet

voorgelegd omdat de realisatie dan niet binnen het financiële kader past. Het is ook zeer de vraag dat de prestaties dan tegen minder kosten zouden zijn gerealiseerd. Mogelijk dat door deels het risico af te kopen of juist door meer risico’s te nemen, de prestaties goedkoper waren gerealiseerd. Dit zou mogelijk kunnen door risico’s te delen met meerdere gemeenten waardoor deze gemeenten goedkoper prestaties kunnen realiseren met een hoger risicoprofiel en elkaar helpen deze risico’s te beheersen en op te vangen.

Als concrete uitwerking van het bovenstaande kan worden gewezen op het Sociaal Domein (jeugdhulp), maar ook op de realisatie van de tunnels onder het spoor door binnen de gemeente. Binnen een netwerkorganisatie of samenwerkingsverband worden de gewenste prestaties tegen zo laag mogelijke kosten gerealiseerd waarbij vooraf afspraken zijn gemaakt over de risico’s die hierbij ontstaan. Nu wendt de gemeente zich nog voornamelijk tot andere overheden, maar mogelijk dat met particuliere organisaties in samenwerkingsverbanden en de gezamenlijk professionaliteit effecten en prestaties tegen lagere kosten kunnen worden gerealiseerd. Dit zijn keuzes en risico’s die bewust en in de besluitvorming moeten worden meegenomen.

Naast bovenstaande ontwikkelingen, kent de gemeente veel (interne) risico’s die door interne beheersing zo goed mogelijk worden beheerst. Hiervoor is binnen de gemeente een beheersinstrumenten uitgewerkt.

Alle afspraken die van belang zijn voor risicobeheersing, Bestuurlijke Informatie Voorziening (AO/IC), rechtmatigheid, etc. zijn per activiteit in beeld. Deze vormen bij elkaar voor betreffende activiteiten een sluitend beheersinstrumentarium. Op deze wijze komen de risico’s bij processen en projecten in beeld en kunnen worden gewaardeerd. De interne controle is verder geprofessionaliseerd en een digitaal

managementinformatiesysteem is in ontwikkeling.

De accountant constateert naar aanleiding van haar controle over 2015: “In de paragraaf

weerstandsvermogen in de jaarrekening zijn de geïnventariseerde risico's duidelijk omschreven en vertaald naar een berekend risicobedrag per risico. In de gehanteerde systematiek worden de berekende

risicobedragen van de risico's getotaliseerd en gerelateerd aan de weerstandscapaciteit. Dit resulteert in een ratio van het weerstandsvermogen van 1,03.” De gemeente heeft naar het oordeel van de

accountant, haar risicomanagement op basis van de nota Weerstandsvermogen 2012 op orde.

5.3 Rapporteren en analyseren

Het college is verantwoordelijk voor de beheersing van de risico’s. Bij de aanbieding van de begroting en van de jaarrekening verantwoordt het college zich in de paragraaf Weerstandsvermogen over de

beheersing van de risico’s. In het projectenboek doet het college verslag van beheer en uitvoering van de projecten. Hierbij wordt ingegaan op de voortgang van de realisatie en de kostenontwikkeling op

hoofdlijnen.

In het projectenboek worden tevens alle projecten geactualiseerd. Per project worden de risico’s ingeschat waarbij een indicatie wordt gegeven van de mogelijke impact en kans dat deze risico’s zich voordoen.

Hierbij worden tevens mogelijkheden tot optimalisatie verkend.

(16)

Bij de bestuurlijke besluitvorming worden de relevante risico’s door deze te beschrijven en indien mogelijk te schatten, meegenomen in de afwegingen. Hierbij worden de onderlinge afhankelijkheden van de kans en impact van de verschillende (positieve) risico’s, de beheersen overdrachtskosten, de projectkosten en opbrengsten niet specifiek inzichtelijk gemaakt, omdat hiermee een te grote wissel wordt getrokken op de organisatie en omdat hiermee interne bedrijfsvoeringsinformatie openbaar wordt gemaakt. Hierdoor is niet inzichtelijk welke middelen en of opbrengsten zijn opgeofferd om risico’s af te zwakken of niet meer te lopen. Door deze kosten-, baten- en risicoanalyse toe te voegen aan de besluitvorming komt zicht op de gemeentelijke risico-appetijt (risk-appetite) en wordt duidelijk voor welke risico’s de gemeente avers is en welke risico’s zij zelf denkt te kunnen dragen. Hierbij in acht worden genomen dat lang niet alle risico’s en of beheersmaatregelen even goed zijn uit te drukken in kosten en opbrengsten.

(17)

6 Risicoprofiel

6.1 Het risicoprofiel nader toegelicht

Het risicoprofiel bevat de actuele inschattingen van mogelijke financiële verliezen in verband met aanwezige incidentele risico’s alsmede van aanwezige structurele risico’s voor een duur van 2 jaar. Voor de posten die in het risicoprofiel worden opgenomen geldt verder dat het moet gaan om risico’s met relevante betekenis, in geld te kwantificeren en niet reeds anderszins financieel afgedekt. De raad krijgt 2 keer per jaar het actuele risicoprofiel voorgelegd, als onderdeel van de paragraaf weerstandsvermogen.

Onderstaand volgt een concrete uitwerking van de te hanteren uitgangspunten bij het opstellen van het risicoprofiel gedurende de looptijd van deze nota.

6.2 Indeling van geïnventariseerde risico´s

In de paragraaf Weerstandsvermogen worden alle geïdentificeerde risico’s met een materiële (zie 6.3 uitgangspunt 6) omvang geclusterd gepresenteerd in een tabel Risicoprofiel. De indeling van de tabel is uitgesplitst naar bedrijfsvoeringrisico’s, risico’s bij beleidsvorming, eigendomsrisico’s (inclusief risico’s op grondexploitaties en ruimtelijke projecten), uitvoeringsrisico’s en aansprakelijkheidsrisico’s. Onder deze hoofdindeling vallen meerdere apart benoemde risico’s, maar het benoemde risico bestaat veelal uit meerdere (on)afhankelijke risico’s. Zo bestaat het risico Centrumplan Bilthoven uit elf onderling (deels) afhankelijke en (deels) onafhankelijke risico’s. Het totaal van deze (on)afhankelijke risicoprofielen komt overeen met het risicoprofiel Centrumplan. Per risico wordt aangegeven of het een structureel dan wel incidenteel risico betreft.

6.3 Het kwantificeren van de risico´s

Bij het kwantificeren gelden de volgende algemene uitgangspunten:

1. per proces, project of prestatie worden alle mogelijke risico’s ongeacht de kans of de impact op een risicokaart inzichtelijk gemaakt;

2. per geïnventariseerd risico wordt een inschatting gemaakt van de minimum en maximum impact bij het optreden van het betreffende risico;

3. per geïnventariseerd risico wordt de kans ingeschat dat het risico zich in de komende periode van 10 jaar daadwerkelijk zal voordoen;

4. op basis van bovenstaande inschattingen wordt de risicoresponse (vermijden, afzwakken, accepteren, overdragen, beheersen) bepaald;

5. afhankelijk van de response wordt de minimum- en maximumimpact en resterende kans in de beoordeling meegenomen (verzekeringen en / of gevormde voorzieningen worden in mindering gebracht op de minimum- en maximumimpact);

6. afhankelijk van de hoogte van het (resterende) risico wordt deze meegenomen in het risicoprofiel, hiervoor geldt als richtlijn:

a. de gemiddelde resterende impact moet groter zijn dan € 100.000;

b. de resterende kans moet groter of gelijk zijn aan 5%;

c. kans maal gemiddelde impact is groter dan € 15.000;

7. voor structurele risico’s wordt bij de kwantificering uitgegaan van 2 maal het berekende jaarbedrag. Hiervoor is gekozen om de gemeente voldoende ruimte te geven om een dergelijk risico, wanneer dit feitelijk optreedt, geleidelijk binnen de lopende meerjarenbegroting op te vangen.

(18)

Daarnaast is bij enkele risicosoorten sprake van het hanteren van specifieke uitgangspunten. Het betreft de volgende:

- voor het algemeen economische risico van het zich voordoen van niet geraamde rentestijging bij herfinanciering wordt uitgegaan van een risicopercentage van de huidige 10 jaarsrente met opslag van minimaal 0,5% en maximaal 1% met structurele doorwerking;

- het risico omtrent de ingeboekte opbrengsten uit het gemeentefonds kent een risico en een kans.

Er bestaat een risico dat de inkomsten uit het gemeentefonds lager zijn dan geraamd, maar er bestaat ook een kans dat de inkomsten uit het gemeentefonds hoger zijn dan geraamd. Het risico en de kans wordt als volgt bepaald:

o het saldo van de Algemene Uitkering o.b.v. de laatste circulaire minus de geraamde inkomsten in de begroting;

o minimaal 1% en maximaal 2% van het geraamde opbrengstbedrag wordt gezien als kans en als risico;

o deze worden als kans en als risico gesaldeerd en worden voor 2 jaar meegenomen;

o de kans dat de gemeente lagere of hogere inkomsten genereerd uit het gemeentefonds is afhankelijk van de algemene economische ontwikkelingen binnen Nederland;

- voor volumerisico’s van geraamde opbrengsten voor bouwleges, marktgelden en publieksbalie producten wordt minimaal 2% en maximaal 5% van de geraamde opbrengst als risico aangemerkt;

- voor het risico van tegenvallers t.a.v. het feitelijk gebruik van openeindregelingen wordt voor de volgende regelingen uitgegaan van een risicobedrag van minimaal 5% en maximaal 10% van de geraamde jaarlast: kwijtscheldingsregeling en regeling leerlingenvervoer;

- het risico op tegenvallers bij het WWB inkomensdeel wordt als volgt bepaald:

o de kans en de impact dat de gemeenten binnen Zuidoost Utrecht meer bijstandskosten maken dan zij gezamenlijk aan middelen ontvangen, wordt jaarlijks door de RDWI o.b.v.

de actuele in- en uitstroom, het beschikbare inkomensdeel en de kans op compensatie via de BUIG ingeschat;

o het saldo wordt gedeeld over de vijf gemeenten op basis van aantal bijstandsontvangers (ontschotting); en

- voor de bepaling van het risico bij een grondexploitatie worden de risico’s per project ten opzichte van het geprognosticeerde resultaat, inzichtelijk gemaakt en per risico geschat (kans en impact).

Bovenstaande is opgenomen in de paragraaf Weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarrekening.

De herleiding naar netto risicobedrag vindt op de volgende wijze plaats:

1. Per geïdentificeerd risico wordt een kans ingeschat dat het betreffende risico zich in de komende 10 jaar zal manifesteren.

2. Per risico wordt de minimum- en maximumimpact bepaald en vermenigvuldigd met de kans op het zich voordoen van dat risico.

3. Per risico wordt aan de hand van een Monte Carlo-simulatie het risicoprofiel bepaald.

4. Het individuele risicoprofiel wordt bepaald met een betrouwbaarheidspercentage van 95%.

5. Structurele risico’s worden vermenigvuldigd met een factor 2.

Er wordt voor een hoog zekerheidspercentage gekozen, zodat het risicoprofiel met een grote mate van zekerheid wordt bepaald. Hierdoor is de invloed van majeure risico’s significant.

6.4 Bepaling gemeentelijk risicoprofiel

In hoofdstukken 4 en voorgaande paragrafen wordt het risicoprofiel van individuele risico’s bepaald, maar wat is de invloed van een individueel risicoprofiel op het gemeentelijk risicoprofiel. Door bewust risico’s te accepteren neemt het aantal risico’s en gemeentelijk risicoprofiel toe. Hierdoor ontstaat een zeker afhankelijkheid van elkaar. Deze afhankelijkheid bestaat uit het feit dat wanneer een individueel risico werkelijkheid wordt, de kans dat een ander risico zich ook voor zal doen kleiner. Met andere woorden hoe groter het aantal risico’s hoe kleiner de dekking kan zijn van een individueel risico. Dit is het principe waarop verzekeringen en onderlinge solidariteit rusten. De vraag hierbij blijft in hoeverre een gemeente met een omvang van gemeente De Bilt groot genoeg is om deze verschillende risico’s te dragen. Deze laatste vraag zal per risico moeten worden beantwoord.

(19)

7 Weerstandscapaciteit

7.1 Relatie risicomanagement en weerstandscapaciteit

De eerste linie tegen risico’s is bewuste keuzes en een goed werkend risicomanagement. Daarmee bereiken wij dat beleids- en projectkeuzes risicobewust worden gemaakt en vervolgens worden beheerst, zodat de kans op het zich voordoen van onvoorziene tegenvallers afneemt en de impact daarvan op de begroting en planning binnen beheersbare marges blijft. Indien het nemen van risico’s onvermijdelijk is of de beste keuze is dan moeten ze ook gedekt kunnen worden indien ze zich voordoen. Bij elk van de in bijlage 4 genoemde werksoorten moet worden aangegeven hoe risico’s gedekt kunnen worden. Acceptatie van risico’s kan in bepaalde gevallen betekenen dat afzonderlijke voorzieningen moeten worden gevormd voor het afdekken van toekomstige verliezen uit gemaakte onomkeerbare keuzes. In andere gevallen moet worden bekeken of tegenvallers gedekt kunnen worden binnen bestaande budgetten of kredieten. Is dit niet mogelijk dan volgt dekking via de risicoreserveringen.

Voor de financiële risico’s die daarna nog resteren geldt dat de aanwezige weerstandscapaciteit binnen de algemene middelen op de begroting en balans als laatste achtervang dient. Het aanhouden van voldoende weerstandscapaciteit maakt het mogelijk om zonder beleidsaanpassing financiële nadelen op te vangen die zich – ondanks de werking van risicomanagement – manifesteren en waarvoor geen andere dekking aanwezig is.

7.2 Structurele en incidentele weerstandscapaciteit

De financiële weerstandscapaciteit kan worden onderscheiden in een structurele en incidentele

component. Onder structurele weerstandscapaciteit verstaan we middelen die permanent inzetbaar zijn om tegenvallers op te vangen zonder beleidsaanpassing. Het gaat dan concreet om:

1. herschikkingsmogelijkheden binnen bestaande budgetten (bezuinigingsmogelijkheden zonder dat het beleid wezenlijk moet worden aangepast) ;

2. onvoorzien;

3. het begrote overschot of tekort; en 4. onbenutte belastingen heffingscapaciteit.

Over de post onvoorzien valt op te merken dat deze post nadrukkelijk bedoeld is als dekkingsmogelijkheid voor onvoorziene uitgaven gedurende het begrotingsjaar. Zowel voorziene als onvoorziene ontwikkelingen die kunnen leiden tot onvoorziene uitgaven, behoren tot de gemeentelijke risico’s.

Onder incidentele weerstandscapaciteit verstaan we de financiële capaciteit die de gemeente heeft om eenmalige tegenvallers zonder beleidsaanpassing op te vangen. Incidentele financiële

weerstandscapaciteit is aanwezig in de vorm van vrije reserves: Algemene Reserve, Risicoreserve, Stille Reserve en het vrij beschikbare deel van de Reserve Grondexploitatie.

(20)

8 Weerstandsvermogen

Voor zover risico’s geïdentificeerd, van relevante betekenis, in geld te kwantificeren en niet reeds

anderszins financieel afgedekt zijn worden zij tot uitdrukking gebracht in het gemeentelijk risicoprofiel. Dit profiel wordt afgezet tegen de weerstandscapaciteit. Dit resulteert in het weerstandsvermogen, de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en het risicoprofiel.

8.1 Norm Weerstandsvermogen

Bij het bepalen van een norm voor het weerstandsvermogen is van belang te zoeken naar een evenwicht tussen financiële soliditeit enerzijds en het streven om de financiële middelen optimaal in te zetten anderzijds. Naarmate de organisatie meer risico’s in de uitvoering neemt, zullen de (begrote) op te offeren middelen lager zijn en het resultaat op de begroting (projecten) positiever zijn bij (voorgenomen)

realisatie van dezelfde doelstellingen. Tegenover deze (gecreëerde) structurele weerstandscapaciteit staat een hoger (geaccepteerd) gemeentelijk risicoprofiel. Door de activiteiten steeds beter en actiever te beheersen zal het gemeentelijk risicoprofiel steeds scherper kunnen worden gesteld. Waar het exacte evenwicht licht tussen risicoprofiel en weerstandscapaciteit is niet te vatten in een vaste norm. Dit is een afweging die afhankelijk is van de mogelijkheden tot beheersing, kans dat risico’s zich voor doen en de impact die specifieke risico’s hebben. De keus zal per project en / of beleidsdoelstelling moet worden gemaakt waarbij de mate waarin de gemeente haar eigen risico’s draagt ook meespeelt. Immers hoe meer risico’s de gemeente zelf draagt hoe lager het risicoprofiel is van een individueel risico als gevolg van de theoretische zekerheid dat niet alle risico’s zich zullen voordoen.

Om zeker te zijn dat de gemeente voldoende middelen ter beschikking heeft om onvoorziene gebeurtenissen op te vangen zal zij het weerstandsvermogen – de verhouding tussen de

weerstandscapaciteit en het risicoprofiel – moeten normeren. Hierbij wordt met een staffel gewerkt waarbij wordt verondersteld dat de hoogte van het risicoprofiel van de gemeente invloed op het risicoprofiel van een individueel risico. Door de toename van het aantal risico’s en de individuele

risicoprofielen, zal kruisdekking ontstaan die – afhankelijk van de som van de individuele risicoprofielen – toeneemt. Met andere woorden hoe hoger het gemeentelijk risicoprofiel, hoe lager het risicoprofiel is van een individueel risico voor de gemeente. Over deze (theoretische) afname van de kans dat een risico werkelijkheid wordt door het werkelijk worden van andere risico’s, bestaan geen kengetallen en worden door verzekeringsmaatschappijen als bedrijfsvoeringsinformatie strikt geheim gehouden. De onderstaande staffel betreft een puur gemeentelijke schatting dat moet leiden tot een evenwichtige verhouding tussen de gemeentelijke risico’s en haar risicoreserve.

Mate waarin het risicoprofiel van individuele risico’s elkaar beïnvloeden:

Hoogte totaal

risicoprofiel (mln.) Mate van beïnvloeding

< 5 0%

5 < x < 10 1%

10 < x < 15 2%

15 < x < 20 3%

20 < x < 25 4%

25 < x < 30 5%

Rekening houdend met bovenstaande beïnvloeding van de noodzakelijke dekking van individuele risico’s, moet het gemeentelijk weerstandsvermogen minimaal 1 zijn. De norm van 1 wordt gehanteerd om te voorkomen dat het gemeentelijk risicoprofiel de gemeente boven het hoofd dreigt te groeien. Door het risicoprofiel te koppelen aan de weerstandscapaciteit, is de gemeente instaat werkelijk geworden risico’s op te vangen. Daarnaast moet inzicht worden gegeven in het structurele weerstandsvermogen en het incidentele weerstandsvermogen. Hierdoor weet de raad dat – wanneer de structurele weerstand klein is – bij het werkelijk worden van meerdere structurele risico’s in korte tijd, structurele oplossingen gezocht moeten worden zoals een bezuinigingsoperatie of inkomensverhogende maatregelen.

(21)

8.2 De risicoreserve

Om te voorkomen dat (on)voorziene ontwikkelingen de uitvoering van de begroting direct in gevaar brengen wordt minimaal 50% van het gemeentelijk risicoprofiel aangehouden als risicoreserve. Wanneer de risicoreserve meer dan 60% van het risicoprofiel dekt, is de reserve op niveau. Wanneer de dekking onder de 55% komt, moet het college aanvullende maatregelen treffen.

(22)

9 Kengetallen

9.1 Kengetallen

Na vaststelling van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in 2015 zijn de gemeenten verplicht een zestal kengetallen te publiceren. Deze kengetallen geven een indicatie van de financiële positie van de gemeente. In de financiële verordening heeft de gemeente geregeld dat naast deze zes nog drie aanvullende kengetallen worden opgenomen in de begroting en jaarrekening. In de begroting en de jaarrekening publiceert de gemeente voortaan de volgende kengetallen:

1. netto schuldquote (netto schuld gedeeld door inkomsten);

2. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen;

3. solvabiliteitsratio (eigen vermogen gedeeld door het totaal van de passiva):

4. grondexploitatie (boekwaarde in- en nog niet in-exploitatie genomen gronden gedeeld door totale bate voor bestemming);

5. structurele exploitatieruimte (structurele baten -/- structurele lasten gedeeld door baten voor bestemming); en

6. belastingcapaciteit (120% maal gemiddeld gewogen landelijk tarief minus gemeentelijk gewogen tarief gedeeld door gemeentelijk gewogen tarief).

7. de netto schuld per inwoner;

8. het saldo van de baten en lasten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves als percentage van de inkomsten; en

9. de onbenutte belastingcapaciteit onroerende zaakbelasting als percentage van de inkomsten.

De netto schuldquote (al dan niet gecorrigeerd voor verstrekte leningen) en het solvabiliteitsratio geven een indicatie hoe zwaar de gemeentelijke schulden (rentelasten en aflossingen) op de exploitatie drukken en de mate waarin de gemeente – ook in zwaar weer – aan haar financiële verplichtingen kan voldoen. De netto schuld per inwoner geeft de nominale waarde van de schuld per inwoner weer. De grondexploitatie geeft de verhouding weer tussen de geactiveerde waarde van de bouwgrond op de balans en de totale (geraamde) baten uit bijdragen van derden en of verkoop van bouwgronden. Grondexploitatie zijn gemeentelijke bezittingen waar op korte termijn inkomsten tegenover staan. De structurele

exploitatieruimte geeft aan in hoeverre de structurele lasten worden gedekt door structurele baten. Het saldo van de jaarrekening geeft de toe- of afname van het eigen vermogen weer. Als percentage van de gemeentelijke inkomsten geeft dit een meerjarige indicatie van de ontwikkeling van het eigen vermogen weer. De belastingcapaciteit geeft inzicht in de belastingdruk van gemeente De Bilt en hoe deze zich verhoudt tot het landelijk gemiddelde en in de onbenutte belastingmogelijkheden van de gemeente. De onbenutte belasting als percentage van de inkomsten geeft inzicht in de mate waarin de belastingen bijdragen aan de totale inkomsten van de gemeente.

Om rentefluctuaties en extra leningen binnen de gemeentelijke begroting (financiële verplichtingen) te kunnen opvangen, zal de gemeente haar schulden beheersen door de netto schuldquote onder 110 % te houden. Hiermee zal de schuld van de gemeenten nooit veel meer bedragen dan de gemeentelijke inkomsten. De solvabiliteit van de gemeente ligt momenteel rond de 15%. Door looptijdspreiding en door gestructureerd af te lossen op de bestaande leningen, bewaakt de gemeente haar financiële verplichtingen en haar schuldpositie. De structurele exploitatieruimte plus de onbenutte belastingcapaciteit moet samen groter zijn dan 0,5% zodat op een verantwoorde manier onvoorziene structurele ontwikkelingen binnen de begroting zijn op te vangen. Mocht deze capaciteit niet aanwezig zijn, dan moet – wanneer onvoorziene structurele ontwikkelingen zich toch voordoen – structurele bezuinigingen of inkomensverhogende maatregelen worden doorgevoerd. De realisatie van grondexploitaties legt een beslag op gemeentelijk vermogen. Het kengetal grondexploitaties geeft aan in hoeverre de geactiveerde (aankoop- en

realisatie)kosten door toekomstige baten worden gedekt. Hoe kleiner de dekking, hoe groter de risico’s.

Hier is geen harde norm voor te stellen, omdat bij besluitvorming van het project de gemeentelijke bijdrage of winst is meegenomen dan wel tijdens het project wordt voorzien. De inkomsten uit de grondexploitaties laten de schuldquote direct afnemen.

(23)

Met name de solvabiliteit wordt door de VNG (houdbare gemeentefinanciën) veel hoger (> 50%) gesteld.

De gemeente is er van overtuigt dat zij door goed risicobeheer, looptijdspreiding en aflossing van de schuld met het rekeningoverschot en de grondexploitatiesopbrengsten, de gemeentefinanciën goed in de hand heeft.

Kengetal Onvoldoende Matig Voldoende

Netto schuldquote¹ > 130% 100%-130% < 100%

Netto schuldquote (gecorrigeerd voor verstrekte leningen)

> 130% 100%-130% < 100%

Solvabiliteitsratio² < 30% 30% - 50% > 50%

Grondexploitatie³

Structurele exploitatieruimte⁴ < 0% 0% - 0,6% > 0,6%

Belastingcapaciteit⁵ < 0% 0% - 20% > 20%

1. De norm voor netto schuldquote – gecorrigeerd of niet – is bepaald op basis van de VNG-uitgave “Houdbare Gemeentefinanciën”.

2. De norm voor solvabiliteitsratio is bepaald op basis van VNG-uitgave “Houdbare Gemeentefinanciën”.

3. Grondexploitatie is niet genormeerd.

4. De structurele exploitatieruimte is genormeerd volgens het criterium dat provincies hanteren bij de beoordeling van de gemeentelijke begroting. Hierbij wordt de structurele ruimte bepaald aan de hand van de som van onvoorzien en het resultaat voor bestemming te delen door de som van de algemene uitkering, integratie- en decentralisatie-uitkeringen en de belastinginkomsten.

5. De belastingcapaciteit wordt – conform het criterium dat provincies hanteren bij de beoordeling van een gemeentelijke begroting – genormeerd aan de hand van de ruimte die de huidige belastingdruk geeft om aanvullende inkomsten te genereren.

(24)

Bijlage 1 Toelichting COSO-model en Turnbull-model

COSO is een management model dat is ontwikkeld door The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO). Dit comité, bestaande uit een aantal private organisaties, heeft in 1992 naar aanleiding van een aantal boekhoudschandalen en fraudegevallen aanbevelingen gedaan en richtlijnen gegeven ten aanzien van interne controle en interne beheersing. In 1994 is daar nog een aanvulling opgekomen en werd dit samengevoegd in het COSO-rapport. Dit rapport is bedoeld om aan organisaties een uniform en gemeenschappelijk referentiekader voor interne controle aan te bieden en om het management te ondersteunen bij de verbetering van het interne controlesysteem. In 2004 werd het model geactualiseerd, werden elementen toegevoegd en aangepast. Dit geactualiseerde model richt zich niet meer alleen op interne controle maar op het gehele interne beheersingssysteem en staat bekend als COSO II of Enterprise Risk Management Framework (ERM). COSO wordt alom gezien als een sterk denk concept.

Wat houdt COSO in?

Bij het realiseren van doelstellingen moeten activiteiten worden uitgevoerd en keuzes gemaakt. Bij het maken van keuzes en uitvoeren van werkzaamheden worden risico’s gelopen. Om de

organisatiedoelstellingen te realiseren moeten deze risico's worden beheerst. COSO beschrijft en definieert hiervoor de verschillende elementen van een intern beheersingssysteem. Het model geeft de relatie weer tussen:

- de doelstellingen van een organisatie;

- de controlecomponenten;

- de activiteiten/eenheden waarvoor de interne controle benodigd is.

Organisatiedoelstellingen

COSO identificeert de relaties tussen de ondernemingsrisico’s en het interne beheersingssysteem. COSO hanteert hierbij de gedachten dat interne beheersing een proces is dat gericht is op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid omtrent het bereiken van doelstellingen in de categorieën:

- bereiken van de strategische doelstellingen (Strategic);

- effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen (Operations);

- betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging (Reporting);

- naleving van relevante wet- en regelgeving (Compliance).

Controlecomponenten

Vervolgens definieert het model de controlecomponenten van een organisatie als:

- Interne omgeving (de mate waarin risico’s worden genomen / geaccepteerd) - Bepaling van doelstellingen (objective setting)

- Identificatie van de gebeurtenissen (kansen/risico's die een positieve of negatieve invloed kunnen hebben op het behalen van de doelstellingen)

- De risico-inschatting of de beoordeling van de geïdentificeerde risico’s (waarschijnlijkheid dat risico zich zal voordoen en de gevolgen indien het zich voordoet)

- De risicobeheersingsmaatregelen (risk response) - (risico’s vermijden, aanvaarden, delen of verminderen)

- Controleactiviteiten (bv. functiescheiding) - Informatie en communicatie

- Monitoring

(25)

Activiteiten

Tenslotte moet per geïdentificeerde activiteit de type interne beheersing worden weergegeven. Afhankelijk van de organisatiestructuur wordt de beheerscomponenten per activiteit per organisatieniveau uitgewerkt.

Hiermee ontstaat een geïntegreerd systeem dat bij veranderende omstandigheden moet worden aangepast. Voorbeelden van beheersactiviteiten:

- procedures;

- preventieve beheersmaatregelen;

- detective beheersmaatregelen;

- handmatige controles;

- automatische controles;

- controle op informatiesystemen;

- algehele controles;

- applicatie controles;

- bedrijfsspecifieke controles.

(26)

Bijlage 2 Toelichting Turnbull-model

Turnbull-model

Dit model is ontwikkeld door de Financial Reporting Council (FRC) van het Verenigd Koninkrijk. Het doel van de FRC was – net als bij het COSO model – om het belang van risicomanagement te onderstrepen.

Het Turnbull-model is zo ontworpen dat zij bijdraagt aan de realisatie van de doelstellingen van de organisatie. In 2005 is door de FRC de eerste richtlijnen die in 1999 waren opgesteld, aangepast. Het voornaamste verschil tussen het COSO-model en het model van de FRC is dat het Amerikaanse model rule-based is, terwijl de Europese benadering meer principle-based is. Met andere woorden het COSO- model is voorschrijvend, terwijl het Turnbull-model het belang van interne controle en risicomanagement onderstreept en vervolgens omschrijft aan welke voorwaarden een gezond systeem van interne controle moet voldoen. Hiermee ontstaat een lijst van checkpunten waaraan het eigen interne controlesysteem en risicomanagement kan worden onderworpen.

(27)

Bijlage 3 Monte-Carlo simulatie

De Monte-Carlo simulatie is een simulatietechniek waarbij de mogelijke uitkomsten van een gebeurtenis vele malen wordt gesimuleerd. Het resultaat van deze verzameling simulaties is een verdelingsfunctie die het hele gebied van mogelijke uitkomsten weergeeft.

Monte-Carlo simulaties worden in verschillende wetenschappelijke toepassingen gebruikt waar onzekerheden een belangrijke rol spelen. De Monte-Carlo methode wordt meestal toegepast in situaties waarin:

1. Het resultaat van een enkele simulatie niet voldoende representatief is in verband met de in werkelijkheid te verwachten variatie van (of onzekerheid met betrekking tot) de startcondities.

2. De variatie of onzekerheid van die startcondities bekend is of met voldoende betrouwbaarheid ingeschat en gekwantificeerd kan worden.

De simulatie wordt, afhankelijk van het gewenste betrouwbaarheidsniveau tientallen tot enkele duizenden malen herhaald. De Monte-Carlo methode wordt veel toegepast door de NASA waarbij de uitkomst van een project afhankelijk is van meerdere onderling afhankelijke factoren. Om de uitkomst van het project te bereken wordt – om deze moeilijk tot niet in te schatten onderlinge afhankelijkheid te berekenen – de Monte-Carlo methode gebruikt. Ook in veel economische modellen wordt de Monte-Carlo methode toegepast.

Bij risico inschattingen is veelal niet de exacte impact bekend wanneer het risico werkelijkheid wordt. Veelal is wel inzichtelijk wat de impact in ieder geval zal zijn en tot welk bedrag het mogelijk zou kunnen oplopen. De Monte-Carlo methode is een wetenschappelijk beproefde methode om tot een betrouwbare schatting te komen van de gemiddelde impact wanneer het risico zich in werkelijkheid zou voordoen.

Een Monte-Carlo simulatie bestaat uit een drietal fasen:

1. Preprocessing

Bepaal de bedragen voor de simulatie. Bepaal het minimum en het maximum waartussen de mogelijke uitkomst ligt. Hierbij wordt verondersteld dat de kans op elke willekeurige uitkomst tussen dit minimum en maximum even groot is.

2. De simulatie

De uitvoering van de simulatie bestaat uit het genereren van – afhankelijk van het verschil tussen het minimum en het maximum – enkele honderden tot enkele duizenden willekeurige bedragen tussen het minimum en het maximum.

3. Postprocessing

Op basis van de gegenereerde getallen wordt het gemiddelde en de standaarddeviatie bepaald.

De standaarddeviatie geeft inzicht in de verwachte afwijking van het gemiddelde. De standaarddeviatie wordt berekend aan de hand van de spreiding van de gegenereerde willekeurige bedragen tussen het minimum en het maximum.

(28)

Bijlage 4 overzicht werksoorten

Extern gerichte werksoorten:

1. Projectbeheersing (incl. grondexploitaties) 2. Beleidsontwikkeling

3. Openeinderegelingen 4. Klant Contact Centrum 5. Verhuur

6. Subsidieverstrekking 7. Subsidieontvangsten

8. Toekenning van zorg en begeleiding 9. Deelnemingen

10. Onderhoud openbare ruimte

11. Openbare orde en rampenbestrijding 12. Inkoop en aanbesteding

Intern gerichte werksoorten:

13. HRM

14. Planning & Control 15. Juridische Zaken 16. Facilitaire processen 17. ICT