VERBETERINGEN P&C
PROCES EN DOCUMENTEN 2019
P&C proces gemeente Eijsden-Margraten
DCE Weerts Margraten March 10, 2020
Kadernota i.r.t. P&C cyclus
Start P&C cyclus
Kadernota
Programma begroting
Burap I Burap II
Jaarrekening
P&C cyclus 2020 in de tijd
Jaarrekening 2018 (Juli 2019)
Burap I-2019 (juli 2019)
Kadernota 2020 (Juli
2019)
Begroting 2020 (nov.
2019)
Burap II-2019 (dec. 2019)
2 0 1 9
Jaarrekening 2019 (Juli 2020)
Burap I-2020 (juli 2020)
Kadernota 2021 (Juli
2020)
Begroting 2021 (nov.
2020)
Burap II-2020 (dec. 2020)
2 0 2 0
Jaarrekening 2020 (Juli 2021)
Burap I-2021 (juli 2021)
Kadernota 2022 (Juli
2021)
Begroting 2022 (nov.
2021)
Burap II-2021 (dec. 2021)
2 0 2 1
Verbeterpunten Kadernota
• Kadernota wordt beleidsmatig opgesteld.
• Geldt als het kader voor het opstellen van de begroting
voorbeeld uitvoeringsprogramma prioritaire thema’s 2020.
• P&C proces niet afhankelijk van de circulaire maken.
(Mei-)circulaire wordt separaat aan de Raad
gerapporteerd en in het eerst volgende P&C document verwerkt.
• Voorstel is Ambtelijke voorbereiding Kadernota en richtingendebat in de Raad waarbij de Raad voor de
begroting de verdere accenten kan aangeven relaterend aan de prioritaire thema’s en overige thema’s.
Verbeterpunten Begroting, Jaarrekening en Burap
• “Wat willen we bereiken” smart formuleren is reeds ingezet:
– Het moet duidelijk zijn wanneer nu iets goed of niet goed is.
Dit kan nog scherper geformuleerd worden.
• Ambtelijk zijn reeds de nodige verbeterpunten doorgevoerd. Te denken valt aan:
- periodieke ambtelijke verantwoording (beleid en financiën) - P&C applicatie (https://waalwijk.begrotingsapp.nl/)
https://www.pepperflow.nl/Begrotingsapp
Verbeterpunten Jaarrekening en Burap
• Duidelijkheid waaromtrent te rapporteren bij afwijkingen.
De financiële verordening geeft aan:
- 10% met een minimum van €7.500;
- 2% op programmaniveau met een minimum € 50.000;
- groter dan € 100.000.
Wens/voorstel: afwijking van 40% zonder minimum bedrag.
Verbeterpunten Burap
Burap, advies:
• In stand houden van 2 Burap’s;
- in juli (tussentijds)
- in december (slotwijzigingen)
• Rapporteren op:
- “Wat willen we bereiken” (beleidsmatig)
- Mutaties budgetten (financiën)
Projectenboek
• De commissie P&C twijfelt over de meerwaarde.
Aangegeven is dat de gewenste informatie ook via andere kanalen te verkrijgen is.
• Project waaromtrent de Raad een projectopdracht heeft afgegeven zijn momenteel nog:
- Participatie (vastgesteld 2 juli 2019) project van Raad - Lokale Woonvisie (vastgesteld 4 april 2017, reeds afgerond)
- Bestuurlijke Vernieuwing (vastgesteld 2 juli 2019) project van Raad - Buitengewoon buitengebied (vastgesteld 19 september 2017)
- Buitengewoon buitengebied – Agrarische bouwkavels (vastgesteld 19 september 2017)
• Format Projectenboek september 2019.docx (niet behandeld)
• Of is de voortgangsrapportage uvp prioritaire thema’s vervanger projectenboek?
Positie van commissie P&C in P&C proces
• Coördineert vanuit de Raad de accountantscontrole
- voorbereiden van de benoeming van de accountant - voeren van gesprekken met de accountant
(accountantsverslag)
- bespreken van de stukken van de accountant
- de P&C commissie adviseert de raad over de diverse punten. De Raad beslist.
• Beoordeelt het intern controleprotocol en adviseert de Raad hieromtrent alvorens dit door de Raad
wordt vastgesteld.
• Beoordeelt ontwikkelingen en onderzoeken rond planning en control (voorbereiding van
aanpassingen van bv de financiële verordening, het risicobeleid en de nota reserves en voorzieningen).
Positie van commissie P&C in P&C proces
• Beoordeelt op vaktechnische aspecten de
jaarrekening en de begroting en adviseer de Raad hieromtrent.
• Notulen vanuit de commissie P&C worden tijdig opgesteld en uiterlijk 4 dagen voor de
Raadsvergadering verstuurd aan de Raadsleden.
Versterking commissie P&C cf VNG
- Van belang bij het bepalen van de leden is dat er (raads-)leden met financiële en organisatorische
kennis en affiniteit deelnemen aan de commissie P&C.
- Zorg voor een introductiecursus/workshop of andere vormen van uitleg voor leden van de commissie P&C;
ook als er gedurende de raadsperiode iemand toetreedt.
- De commissie P&C werkt als een vaktechnische
commissie, omdat de kerntaak van deze commissie beperkt zich tot financieel beheer en financieel beleid.
Versterking commissie P&C cf VNG
- Blijft weg van beleid zoals het opstellen van inhoudelijke indicatoren per programma
- Zorg voor periodieke vaktechnische
workshops/opleiding afgelopen jaar mee gestart. De commissie P&C bepaalt jaarlijks (vooraf) de
opleidingsbehoefte. Denk voor 2020 aan:
- Nieuwe verdeling Algemene uitkering per 2021 (wordt 2022).
- Rechtmatigheidsverantwoording College per 2021.
- Verslaggevingsregels (BBV) voor Raadsleden.
Actiepunten
• Besluitvormingsproces is (te) lang. Zodra de P&C documenten aan de Raad worden voorgelegd is de informatie achterhaald (niet tijdig). Nu 6 weken
doorlooptijd van college tot aan besluitvorming in Raad. Voorstel: Bezien in concrete geval of het besluitvormingstraject korter kan.
• Afspraken vastleggen in de Financiële verordening.
• Op basis van de afspraken van vanavond, wordt de planning voor het vervolg opgesteld.
