Handleiding. Start met AllUnited!

(1)

Handleiding

Start met

AllUnited!

(2)

Inhoudsopgave

1. Handleiding 3

2. Inloggen in AllUnited 5

3a. Een nieuwe relatie toevoegen (handmatig) 7

3b. Een nieuwe relatie toevoegen (digitaal inschrijfformulier) 9

4. Relaties opzoeken in de administratie 11

5. Het bekijken van de ledenlijst 12

6. Het doorvoeren van een mutatie 14

7. Afmelden/uitschrijven van relaties 15

8. Familie samenstellen 17

9. Toevoegen van een functie aan het lid 19

10. Interface 20

11. E-mailen 23

12. Overschrijvingen 25

13. Handleiding digitale licentie 28

(3)

Versie 3.10 Pagina 3 van 42

1. Handleiding

Om op de juiste manier van start te kunnen gaan biedt AllUnited deze handleiding aan voor de nieuwe AllUnited gebruiker. De functionaliteiten van het systeem worden per onderdeel nader uitgelegd en hoe deze te gebruiken.

Belangrijk om te weten!

Het AllUnited pakket is te benaderen via alle internet browsers op zowel Apple als Windows computers. Toch adviseert

AllUnited voor de meest optimale ervaring van dit pakket te werken met Google Chrome of Firefox browsers.

Gebruik bij het navigeren binnen AllUnited nooit de Terug knop van de browser. U verlaat dan het programma.

Gebruik hiervoor uitsluitend de ‘Terug-knop’ bovenaan binnen het AllUnited systeem.

Rechts bovenaan ziet u verder een aantal knoppen na het inloggen. Wat houden deze knoppen in?

De knop met het hoofdje toont de informatie van de ingelogde gebruiker.

De knop met de bladzijde geeft de laatste downloads weer:

Mocht een download dus niet terug te vinden zijn, dan worden hier de laatste vijf getoond. Door op de download te klikken kan deze nog een keer gedownload worden.

Zodra de gebruiker uitlogt, wordt deze weer geleegd.

De knop met de i geeft informatie over het systeem.

1. Informatie: hier kan men zien met welke browser er is ingelogd en met welke versie.

(4)

Ook is het van belang om te weten dat de software alleen werkt met een netwerkverbinding. Dit kan zowel een verbinding zijn met een Wifi-netwerk of Mobiele datanetwerk van uw mobiele provider.

2. Wijzigen: geeft de wijzigingen weer die zijn doorgevoerd (door wie, wanneer en hoe laat).

3. Transacties: dit is niet van belang.

De + knop is om een nieuw venster of tabblad te openen in AllUnited. Zo is het mogelijk om op twee tabbladen in de browser tegelijkertijd te werken en eventueel op twee schermen (indien ter beschikking).

(5)

2. Inloggen in AllUnited

Waar en hoe log ik in als AllUnited gebruiker?

Stap 1. Ga naar allunited.nl/beheer.

U bent nu in het inlogscherm.

Stap 2. Van de NJBB heeft u inloggegevens ontvangen. Vul deze in op het onderstaande scherm. Let op dat de clubnaam en usernaam altijd in hoofdletters zijn en zonder spaties:

Stap 3. Logt u voor het eerst in? Dan dient u zelf uw wachtwoord te veranderen.

Als er sprake is van een initieel wachtwoord of indien de

gebruiker het wachtwoord moet veranderen, zal onderstaand scherm getoond worden:

(6)

Nieuw eigen wachtwoord: Hier vult u een nieuw wachtwoord in. Deze moet bestaan uit minimaal 6 karakters, waarvan

minimaal 2 cijfers.

Zodra het inloggen gelukt is, komt u in het AllUnited Dashboard.

Vanuit het menu aan de linkerkant kunt u nu verder werken in AllUnited.

(7)

3a. Een nieuwe relatie toevoegen (handmatig)

Een nieuw lid heeft een inschrijfformulier ingevuld voor jullie vereniging. Gefeliciteerd!

Maar hoe zet ik dit nieuwe lid vervolgens handmatig in mijn AllUnited administratie?

Let op, leden die al over een lidmaatschap bij een andere vereniging beschikken/ of moeten worden overgeschreven, moeten op dezelfde manier worden aangemeld.

Wanneer leden al eerder lid zijn geweest en nog in het systeem staan, dan hoeft alleen de afmelddatum te worden verwijderd in de relatiekaart van het betreffende lid. Een lid hoeft dan niet opnieuw te worden aangemeld via het menu Inschrijfformulier.

Stap 1. Klik links in het menu op ‘Inschrijfformulieren’.

Stap 2. Klik bovenaan op de groene knop ‘+ Inschrijfformulier’.

Stap 3. Vul hier de gegevens in die het nieuwe lid heeft opgegeven.

Let op dat bij leden die al ergens anders over een lidmaatschap beschikken/ worden overgeschreven, exact dezelfde gegevens moeten worden ingevuld hoe het lid al geregistreerd staat in de ledenadministratie bij de andere vereniging. Leden kunnen dit zelf navragen bij de andere vereniging of de gegevens bekijken op de digitale licentie.

Vergeet niet het lidmaatschap toe te voegen bij het blok Activiteiten via de blauwe knop Voeg toe. Kies hier voor de activiteit petanque en vervolgens bij de categorie voor een primair of extra lidmaatschap. Zonder activiteit wordt de aanmelding niet verwerkt en krijgen leden geen

(8)

licentienummer.

Stap 4. Controleer of de gegevens juist zijn.

Stap 5. Alle gegevens ingevuld? Scrol naar beneden en klik op de knop ‘Aannemen’.

Het nieuwe lid is nu toegevoegd aan uw administratie.

Na het draaien van de interface, iedere nacht automatisch, wordt een licentienummer toegewezen. Het licentienummer is te vinden door naar de relatiekaart van een lid te gaan en bovenin op de knop activiteiten te drukken. Het is daarnaast mogelijk om het licentienummer te zien door naar de interface te gaan, het blok berichten selecteren en op Wijzigen te

drukken. Je kan dan bij het betreffende lid in de lijst van berichten het toegewezen licentienummer vinden.

Let op, december is de mutatiemaand voor het invoeren van nieuwe leden. Meld alle nieuwe leden in de maand december dan ook aan. Er worden in december geen kosten meer in rekening gebracht. Begin januari wordt de factuur voor de bondsbijdrage gestuurd. Het is dan handig als alle nieuwe leden zijn aangemeld en direct worden meegenomen op de factuur. Tevens kunnen nieuwe leden vanaf 1 januari dan direct de digitale licentie downloaden.

Ben je vergeten om de activiteit toe te voegen?

Dat kan alsnog worden gedaan.

Stap 1. Ga naar de relatiekaart van het betreffende lid.

Stap 2. Klik bovenin op de knop Activiteiten.

(9)

Stap 3. Ga naar het blok Activiteiten per seizoen (actueel) en druk op de blauwe knop Voeg toe. Kies hier voor extra of primair lidmaatschap.

Stap 4. Klik op bewaren. Vink het hokje voor het lidmaatschap niet aan, dat staat namelijk voor de prullenbak. Het

lidmaatschap wordt dan weer verwijderd.

Na het draaien van de interface, iedere nacht automatisch, wordt een licentienummer toegewezen.

Let op, het is van belang geen factuurdatum in te voeren. Dan wordt de aanmelding niet verwerkt.

3b. Een nieuwe relatie toevoegen (digitaal inschrijfformulier)

Als een nieuw lid zich via het AllUnited inschrijfformulier via de website heeft ingeschreven, praat men over een digitale

inschrijving.

Een nieuwe inschrijving herkent u aan het bolletje links in het menu. Met dit bolletje attenderen wij u op een nieuwe

inschrijving.

Wanneer u de muis over dit bolletje beweegt, zal er een melding verschijnen. Zie onderstaande afbeelding.

(10)

Om dit nieuwe lid aan te nemen controleert u het

inschrijfformulier dat is binnen gekomen en volgt u stap 4 en stap 5 van het kopje 3a.

TIP! Maakt uw vereniging gebruik van een externe website (niet een website van AllUnited)? Dan kunnen wij het digitale

inschrijfformulier op jullie huidige website plaatsen middels een iframe. Mocht dit gewenst zijn, dan hoort de NJBB dit graag van u middels een e-mail naar la@njbb.nl. Dan sturen wij de juiste link toe.

Om een automatisch bericht te ontvangen, van een nieuwe aanmelding via het digitale inschrijfformulier, is het van belang om de functie van ledenadministrateur toe te wijzen aan de juiste persoon. Hoe je een functie toevoegt is te lezen in hoofdstuk 7.

(11)

4. Relaties opzoeken in de administratie

Als u op zoek bent naar een lid binnen uw administratie, zoekt u deze links in het menu onder de menuknop ‘Relatiegegevens’.

Stap 1. Klik links in het menu op de knop ‘Relatiegegevens’ en vervolgens op de knop ‘Selectie’.

Stap 2. Vul bij ‘Relatie’ de naam in van de persoon waarnaar u op zoek bent.

*De zoekfunctie filtert zowel op voor- als achternaam.

Stap 3. Klik op de naam van de juiste relatie. Er verschijnt nu een relatienummer in het zoekbalkje.

Stap 4. Klik op ‘Wijzigen’

Stap 5. U bent nu in de relatiekaart van het betreffende lid

Stap 6. Je kan de leden ook zoeken via de knop ‘Grid’. Je krijgt dan de gehele ledenlijst te zien, inclusief afgemelde leden. Voor een actueel ledenoverzicht is het van belang om de

selectiewizard te gebruiken. Verdere informatie over de selectiewizard staat in hoofdstuk 5.

(12)

5. Het bekijken van de ledenlijst

Voor de ledenadministratie is handig om de complete, actuele ledenlijst te bekijken. Hoe bekijk ik deze?

Stap 1. Klik links in het menu op de knop ‘Selectie wizard’.

Stap 2. Onder het kopje ‘Lijst met Selecties’ vind u de rapportage ‘Compact Ledenoverzicht’.

Stap 3. Klik op ‘Verder’.

Wilt u de ledenlijst bekijken op uw beeldscherm?

Klik op Rapportage.

Wilt u een export maken van de ledenlijst?

Klik op Bestand.

Wilt u een e-mail sturen naar de gehele ledenlijst?

Klik op E-mail.

(13)

Het is binnen de ledenlijst ook mogelijk om bepaalde ‘Filters’

toe te passen. Wilt u bijvoorbeeld zien hoeveel mannen de

vereniging heeft? Of hoeveel leden er een primair lidmaatschap hebben bij de vereniging?

Stap 1. Ga links in het menu naar ‘Selectiewizard’.

Stap 2. Klik op het ‘Compact ledenoverzicht’.

Stap 3. Pas de gewenste filter toe en klik op ‘Verversen’.

Zo staan er meerdere selectiewizards klaar voor de vereniging.

Bijvoorbeeld alle afgemelde relaties, inschrijvingen op datum (indien de inschrijving nog niet is aangenomen), NPC spelers, oud leden en nog meer. Wanneer de vereniging wensen heeft voor nog meer selectiewizards, dan kan een e-mail worden gestuurd naar la@njbb.nl.

(14)

6. Het doorvoeren van een mutatie

Wanneer het niet lukt om een mutatie door te voeren is de kans aanwezig dat er een bericht in de gele balk bovenin staat met de tekst ‘Berichten in behandeling met de bonden’. Het is dan van belang om de interface te draaien. Hoofdstuk 10 geeft daar verdere informatie over.

Een lid heeft een wijziging doorgegeven van zijn of haar gegevens. Hoe moet ik dit doorvoeren?

VOORBEELD: Jan Ashmann heeft een nieuw e-mailadres.

Stap 1. Zoek de relatiekaart op van Jan Ashmann (Hoe doe ik dit? Kijk bij hoofdstuk 4).

Stap 2. Zoek in de relatiekaart van Jan het juiste veld op dat gewijzigd moet worden. Zorg dat wijzigen aan staat om de mutatie door te voeren.

Stap 3. Verwijder in dit geval het oude e-mailadres en voeg het nieuwe e-mailadres toe.

Stap 4. Klik onderaan op Bewaren.

TIP! Meerdere e-mailadressen zijn mogelijk door een ; als scheidingsteken.

Let op, druk nooit op de knop verwijderen in de relatiekaart van een lid. Het gaat dan niet goed in het systeem en met de

facturatie. Wanneer je een lid wilt afmelden, vul dan de

afmelddatum in en druk niet op verwijderen. Meer informatie over het afmelden van leden is op de volgende pagina te vinden.

(15)

7. Afmelden/uitschrijven van relaties

Als een lid er voor kiest om zijn of haar lidmaatschap te beëindigen, moet u het lid binnen het AllUnited systeem afmelden. Hoe doe ik dit?

VOORBEELD: Jan Ashmann beëindigt zijn lidmaatschap.

Stap 1. Zoek de relatiekaart op van Jan Ashmann (Hoe doe ik dit? Kijk bij hoofdstuk 4).

Eenmaal aangekomen in de relatiekaart van Jan, ziet u bovenaan een ‘vanaf en tot en met datum’ veld. Deze velden geven de data aan waartussen de relatie geldig is. Het is dus van belang deze data juist in te vullen!

Stap 2. Vul bij tot en met een einddatum in. Het is

mogelijk om een afmelddatum in de toekomst te noteren.

Door een afmelddatum in de toekomst te noteren is het mogelijk om afmelding direct te verwerken. Het is niet noodzakelijk om alle afmeldingen in december door te voeren. Zodra een afmelding van een lid is ontvangen kan bij de tot en met datum 30 december worden

ingevuld van het betreffende jaar. Nadat de interface in de nacht automatisch heeft gedraaid, is het lid afgemeld en wordt voor het nieuwe jaar geen bondsbijdrage in rekening gebracht.

Let op dat alle leden voor 1 januari van het nieuwe

jaar moeten worden afgemeld. Alle leden die op 1

januari in het systeem staan worden in rekening

(16)

gebracht op de factuur voor de bondsbijdrage. Meld leden dan ook tijdig af om onnodige kosten te

voorkomen.

Stap 3. Indien bekend, kunt u een opzegreden invullen.

Let op! Is er helaas iemand overleden binnen de vereniging?

Stap 1. Ga naar de relatiekaart van het betreffende lid (hoofdstuk 4).

Stap 2. Vul onder het kopje ‘Persoonlijke gegevens’ de

‘Overlijdingsdatum’ in.

Het overleden lid wordt nu afgemeld in de administratie

en nooit meer meegenomen in enige communicatie.

(17)

8. Familie samenstellen

Er zijn een groot aantal verenigingen die werken met een

familiekorting of één clubblad per gezin bijvoorbeeld. Is dit niet het geval bij uw vereniging? Dan kan u deze stap gerust over slaan.

AllUnited biedt de mogelijkheid families aan elkaar te koppelen.

Het systeem herkent dit en past uit zichzelf de familiekortingen toe.

Let wel, er moet GEEN familie worden vastgelegd als bij de leden van de familie de contributies van verschillende

bankrekeningen moeten worden geïncasseerd.*

Hoe koppel ik leden als families aan elkaar?

Stap 1. Ga in het menupad naar ‘Families samenstellen’. Via deze knop wordt het onderstaande scherm getoond.

Stap 2. Selecteer bij Relatietype: ‘Lid’ en klik op Start. Men krijgt een lijst te zien van alle relaties waarvan postcode en huisnummer gelijk zijn.

Stap 3. Controleer of dit de leden zijn die u aan elkaar wilt koppelen.

(18)

Stap 4. Goedgekeurd? Vink het witte blokje onder ‘Fam Vastl’

aan en klik op ‘Bewaren’.

De leden zijn nu als een familie samengesteld. Dit heeft de volgende consequenties:

- Het adres kan alleen gewijzigd worden bij het familiehoofd.

- Bij de rapportages kan ervoor gekozen worden om alleen het familiehoofd te kiezen (zo voorkomen we dubbele adressen).

- Alleen als de familie is samengesteld kan er een familiekorting worden berekend.*

- Er wordt één factuur per familie aangemaakt.*

*Alleen van toepassing indien de vereniging ook gebruik maakt van de financiële administratie van AllUnited via een

uitgebreider pakket.

(19)

9. Toevoegen van een functie aan het lid

Als een lid binnen de vereniging een functie bekleedt, kunt u dit ook toevoegen aan de relatiekaart van het lid. Hoe voeg ik een functie toe?

VOORBEELD: Jan Ashmann krijgt een nieuwe functie.

Stap 1. Zoek de relatiekaart op van Jan Ashmann (Kijk bij hoofdstuk 4 voor meer informatie).

Stap 2. Scrol eenmaal in de relatiekaart naar het kopje

‘Functies’.

Stap 3. Klik bij ‘Functies’ op de ‘Voeg toe’ knop.

Stap 4. De onderstaande balk verschijnt. Klik hier op.

Stap 5. Voeg de gewenste functie toe.

Stap 6. Voeg de vanaf datum in.

Stap 7. Klik op ‘Bewaren’.

Let op dat het vinkje niet wordt aangezet voor de functie. Het vinkje staat namelijk voor de prullenbak en de functie wordt dan niet toegevoegd maar weer verwijderd.

Indien een lid er voor kiest om zijn of haar functie te beëindigen, kan men de t/m datum invullen.

Wil de vereniging nog meer functies om te kiezen? Stuur dan een e-mail naar la@njbb.nl.

(20)

10. Interface

Er draait een koppeling tussen uw AllUnited administratie en de administratie van de NJBB. Binnen een paar klikken stuurt het AllUnited systeem alle aan- en afmeldingen en mutaties door naar de NJBB. Zo voorkomt u een dubbele administratie en bespaart u tijd!

De interface met de NJBB kan handmatig worden opgestart en bestaat uit 4 stappen. De interface draait ook iedere nacht

automatisch.

Stap 1. Ga via het linker menupad naar ‘Interface’

Om alle mutaties, aan- en afmeldingen door te sturen naar de NJBB, zal u eerst berichten aan moeten maken. Hoe doe ik dat?

A. Zorg ervoor dat er bij ‘Bond ID’ de ‘NJBB’ geselecteerd staat en bij Berichttype ‘Leden’ geselecteerd staat.

B. Zorg dat het veld bij ’Activiteitenregels aanmaken’

aangevinkt staat.

C. Klik op ‘Start’.

(21)

Tijdens stap 1 verzamelt het systeem alle mutaties die de

afgelopen tijd zijn doorgevoerd. Let op! Dit betekend dat er nog niets is uitgewisseld met de NJBB.

Stap 2. Berichten selecteren

A. Klik onder het kopje ‘Berichten selecteren’ op ‘Wijzigen’.

B. Je krijgt nu een overzicht te zien van alle mutaties.

C. AllUnited voert allerlei controles uit. Je ziet hier dus de eventuele foutmeldingen staan.

Let op! Er is nog niets uitgewisseld met de NJBB.

D. Corrigeer de eventuele fouten via de relatiekaarten (hoofdstuk 4 & 6).

E. Verwijder de aangemaakte berichten (zie stap 5 en begin opnieuw bij stap 1).

Stap 3. Foutmeldingen controleren

Zoals bij stap 2 benoemd is, duiken er wel eens foutmeldingen op in de interface. Deze zijn soms eenvoudig op te lossen. Hoe controleer ik deze foutmeldingen?

A. Ga naar het blok ‘Berichten selecteren’.

B. Selecteer bij ‘Berichtstatus’ op ‘Fout’ of op ‘Foutbericht’.

C. Wordt er geen status fout getoond? Dan zijn er geen foutmeldingen.

Zijn deze er wel? Klik dan op ‘Wijzigen’ om deze te bekijken.

Stap 4. Berichten uitwisselen met de NJBB.

Om de aangemaakte berichten ook daadwerkelijk naar de

(22)

ledenadministratie van de NJBB door te sturen, volg dan de volgende stappen.

A. Ga naar het derde blok ‘Berichten uitwisselen’.

B. Vink het bolletje aan bij ‘Berichten versturen’.

C. Klik op ‘Start’.

De berichten zijn nu uitgewisseld met de NJBB. Bij stap 2

‘Berichten selecteren’ zie je nu de verzenddata staan in de laatste kolom.

Stap 5. Het verwijderen van berichten.

In het vierde blok kunnen de berichten die zijn verwerkt weer verwijderd worden.

Verwijder deze berichten pas zodra deze verwerkt of gecorrigeerd zijn!

(23)

11. E-mailen

Het is mogelijk om vanuit het AllUnited pakket een e-mail te sturen. Op grote schaal of aan een individueel lid.

11a. E-mailen naar een groep

In uw systeem staan een aantal rapportages opgeslagen. Deze rapportages kunt u filteren op activiteit, relatietype of categorie.

Vervolgens kunt u de communicatie opstarten.

Stap 1. Ga links in het menu naar ‘Selectie Wizard’.

Stap 2. Klik op ‘Verder’ bij de gewenste selectie.

VOORBEELD: Uitgebreid ledenoverzicht > alle mannelijke leden met een primair lidmaatschap.

Stap 3. Klik op ‘verversen’.

Stap 4. Klik op de knop ‘Email’

Stap 5. Voeg de gewenste tekst toe en het onderwerp.

Stap 6. Scrol naar beneden indien de mail naar wens is en klik op ‘Versturen’.

(24)

Het is mogelijk om bijlages (max 2 MB totaal) toe te voegen aan de e-mail. Ook kunt u de ontvangers aan- of uitvinken onderaan de pagina.

LET OP! Het kan zijn dat de volgende melding verschijnt:

Voor deze mail is xxx@xxx.nl als afzender gebruikt. AllUnited kan niet vanuit domein xxx mailen. Als dit het domein van de vereniging is, moet de domeinbeheerder een SPF record instellen en "include:spf.allunited.nl" hier in mee te nemen, zodat de AllUnited server voortaan wel kan e-mailen met deze domeinnaam.

Deze melding mag je negeren. Let wel, het lid kan niet

antwoorden op deze e-mail. Wanneer dat wel gewenst is, is het van belang dat de domeinbeheerder van het e-mailadres een SPF record instelt. Neem voor verdere informatie contact op met je domeinbeheerder.

11b. E-mailen naar een individueel lid

Om een e-mail te sturen naar enkel één lid, gaat u eerst naar de relatiekaart van het betreffende lid (hoofdstuk 4).

Stap 1. Scrol op de relatiekaart naar het kopje ‘Communicatie’.

Stap 2. Klik rechts naast het veld ‘E-mail’ op het envelopje.

Stap 3. Voeg een onderwerp en gewenste tekst toe.

Stap 4. Scrol naar beneden en druk op ‘Versturen’.

(25)

12. Overschrijvingen

12a. Primair lidmaatschap omzetten in extra lidmaatschap.

Wanneer een lid van uw vereniging het ‘Primaire

lidmaatschap’ wilt laten overschrijven naar een andere

vereniging, zal u het lidmaatschap van het lid om moeten zetten naar een ‘Extra lidmaatschap’. Hoe doe ik dit?

Stap 1. Zoek de relatiekaart van het betreffende lid op (hoofdstuk 4).

Stap 2. Klik bovenin het scherm op ‘Activiteiten’.

Stap 3. Onder het kopje ‘Activiteiten per seizoen (actueel)’ zie je de activiteit ‘Petanque’ staan. Hierachter zie je de categorie oftewel het lidmaatschap van een lid.

Stap 4. Verander de Categorie van ‘Primair lidmaatschap’ naar

‘Extra lidmaatschap’ door op primair lidmaatschap te klikken.

Stap 5. Klik op ‘Bewaren’.

Let op, zet het vinkje ervoor niet aan. Dan wordt het

lidmaatschap namelijk verwijderd. Het vinkje staat namelijk voor de prullenbak die erboven staat.

(26)

Het is daarnaast van belang om geen factuurdatum in te vullen.

Dan worden wijzigingen namelijk niet meer verwerkt.

Stap 6. Start de interface op (Hoe doe ik dit? Kijk bij hoofdstuk 10 voor meer informatie).

12b. Lid staat al ergens ingeschreven met primair lidmaatschap

Het is mogelijk dat de interface een foutmelding geeft bij het inschrijven van een lid. De foutmelding luidt als volgt:

‘Member already registerd as ‘Primaire lidmaatschap’ with another club’.

Dit houdt in dat het nieuwe lid al ergens ingeschreven staat met een primair lidmaatschap. Wat te doen?

Stap 1. Neem contact op met het lid. Vertel het lid dat eerst zijn of haar lidmaatschap bij de huidige vereniging omgezet moet worden naar een ‘Extra lidmaatschap’.

Stap 2. Geeft het lid aan dat het lidmaatschap bij de huidige vereniging is omgezet? Schrijf dan het nieuwe lid in en start de interface op (hoofdstuk 10).

12c. Lid wilt worden overgeschreven zonder een extra lidmaatschap te behouden

Wanneer een lid wilt worden overgeschreven naar een nieuwe vereniging, en geen lidmaatschap meer wilt behouden bij de huidige vereniging, dan kan op de relatiekaart van het

betreffende lid de afmelddatum worden ingevoerd (zie

hoofdstuk 7). Het is van belang om bij de afmeldreden aan te geven dat het om een overschrijving gaat.

(27)

De nieuwe vereniging kan vervolgens het betreffende lid aanmelden, hetzelfde als een nieuw lid. Het systeem herkent dat het om een overschrijving gaat en om die reden worden alleen overschrijvingskosten in rekening gebracht. Het is dan wel van belang dat precies dezelfde gegevens worden ingevuld van het lid, zoals hij bij de andere vereniging al in de

ledenadministratie staat .

(28)

13. Handleiding digitale licentie

Vanaf 2020 ontvangt ieder lid een digitale licentie. Er zijn 3 manieren om deze digitale licentie aan het lid te verstrekken:

1. Je geeft het betreffende lid toegang om de digitale licentie zelf te downloaden via het digitale ledenportal/ de NJBB

Scanapp. Het is daarbij van belang dat het e-mailadres van het lid is ingevuld;

2. Je verstuurt de digitale licentie per e-mail (bulk) aan de leden met een e-mailadres;

3. Voor leden die niet over een e-mailadres beschikken, kan de vereniging de licenties printen.

De drie bovengenoemde situaties zijn uitgeschreven in een stappenplan. We raden aan om de leden zoveel mogelijk zelf de digitale licentie te laten downloaden. Dat scheelt de

vereniging werk en een lid kan te allen tijde bij de digitale licentie. Ook wanneer een lid zijn of haar licentie is kwijt

geraakt, hoeft de ledenadministratie niet in actie te komen. Vlak voor een toernooi of competitiewedstrijd kan een lid dan altijd nog de digitale licentie downloaden en deelnemen.

Het is mogelijk om licenties van leden te blokkeren zodat de digitale licentie niet gedownload kan worden door het lid. Deze optie wordt alleen aangeraden als de vereniging ervaring heeft met specifieke leden die de contributie niet tijdig betalen.

Zolang deze spelers niet over een licentie beschikken, kunnen zij ook niet deelnemen aan competities of toernooien.

IK WIL DAT LEDEN ZELF DE DIGITALE LICENTIE DOWNLOADEN

Wanneer je als ledenadministrateur het werk wat meer uit handen wilt geven, dan kan je er voor kiezen om de leden via de ledenmodule van de NJBB te laten inloggen en zelf de digitale licentie te downloaden. Om jouw leden hierover te

(29)

informeren hebben wij een standaard ‘afdrukformulier’

klaargezet. Hoe verstuur je deze?

Stap 1. Klik links in het menu op ‘Selectie wizard’

Stap 2. Ga naar het ‘Compacte ledenoverzicht’ en klik op

‘Verder’’

Stap 3. Selecteer bij ‘Soort lidmaatschap’ het ‘Primaire lidmaatschap’

Stap 4. Klik daaronder op ‘Verversen’

Het zou kunnen dat er niks veranderd aan het aantal, dat

betekent dat uw vereniging geen ‘Extra lidmaatschappen’ heeft.

Veranderd het aantal wel? Dan heeft uw vereniging wel ‘Extra lidmaatschappen’

Stap 5. Klik vervolgens op ‘E-mail’ en laat het ‘E-mailadres groeperen’ vinkje aan staan.

Stap 6. Selecteer uit welk e-mailadres je deze e-mail wilt verzenden.

Stap 7. Vergeet niet het onderwerp in te vullen. Bijvoorbeeld:

‘Uitnodiging ledenportaal’

Stap 8. Als ‘Voeg aanhef toe (Beste ..)’ niet aangevinkt staat, vink deze dan aan. Zo wordt de e-mail gepersonaliseerd.

Stap 9. Kopieer de volgende tekst en plak deze bij ‘Bericht’. Het is nog mogelijk om de tekst aan te passen.

--- Omdat je lid bent van een aangesloten vereniging van de

NJBB, heeft u hierbij toegang tot het persoonlijke account dat exclusief voor jou is gecreëerd. Vanaf heden kun je inloggen in de ledenmodule via de volgende link:

https://pr01.allunited.nl/index.php?section=NJBB

Hierdoor is het mogelijk zelf jouw digitale licentie te downloaden voor op je mobiel.

(30)

Let op: Ben je met meerdere personen lid en gebruiken jullie hetzelfde e-mailadres?

In dit geval is het beter om niet met het e-mailadres in eerste instantie in te loggen. Gebruik de eerste keer je AllUnited relatienummer. Weet je niet welk AllUnited relatienummer je hebt? Als het goed is heeft de NJBB je relatienummer naar je gestuurd. Zo niet, stuur dan een e-mail naar la@njbb.nl.

Het proces werkt verder hetzelfde als hieronder is aangegeven, alleen gebruik je het relatienummer in plaats van het e-

mailadres. Heb je eenmaal je wachtwoord aangemaakt, dan kan je vanaf dat moment ook weer met je e-mailadres inloggen.

Het wachtwoord bepaalt in dit geval welk persoonlijk account je te zien krijgt.

Hoe werkt het?

Stap 1. Ga naar

https://pr01.allunited.nl/index.php?section=NJBB.

Stap 2. Daar zie je een blok 'Inloggegevens'.

Stap 3. Vul bij het veld ‘Gebruikersnaam’ het bij onze vereniging bekende e-mailadres in.

Stap 4. Klik op de link 'Nieuw wachtwoord aanvragen'.

Je krijgt de volgende melding: Er is een nieuw wachtwoord verstuurd naar 'e-mailadres'.

Stap 5. Op het betreffende e-mailadres ontvang je vervolgens een e-mail met daarin een wachtwoord.

Stap 6. Vul bij het veld 'Wachtwoord' het toegestuurde

wachtwoord in (gaat het snelst via kopiëren/plakken) en klik op de button 'Inloggen'.

Je komt daaropvolgend in een nieuw scherm waarin je het gestuurde wachtwoord in een eigen wachtwoord moet veranderen.

Stap 7. Vul bij 'Huidige wachtwoord' het toegestuurde wachtwoord weer in.

Stap 8. Vul bij de twee velden daaronder je nieuwe eigen

(31)

wachtwoord in.

Dit wachtwoord moet uit minimaal 6 tekens bestaan, waarvan minimaal 2 cijfers. Klik daarna op de button 'Bewaren'.

Gedaan? Gefeliciteerd! Je account is nu actief.

IK WIL DE DIGITALE LICENTIE OPSLAAN OP MIJN MOBIEL Om je digitale licentie op te slaan op je telefoon kan je twee dingen doen, namelijk:

1. Login op je telefoon en bewaar het PDF bestand op jouw telefoon.

2. Stuur de digitale licentie via je computer naar je e-mail en sla vanaf daar de PDF op.

1. Inloggen op je telefoon en het PDF bestand op jouw telefoon bewaren

Stap 1. Ga via de internetbrowser van je telefoon naar https://pr01.allunited.nl/index.php?section=NJBB.

Stap 2. Login in de ledenmodule

Stap 3. Klik links in het menu op ‘Digitale licentie’

Stap 4. Klik op de blauwe knop met ‘Licentiepas’. De licentiepas verschijnt nu op de telefoon.

Stap 5. Klik vervolgens op de download button. Hoe deze er uit ziet is afhankelijk van welke telefoon u gebruikt, maar de meest voorkomende buttons zien er ongeveer zo uit:

Stap 6. Vervolgens kan er uit een aantal opties gekozen worden, onder andere:

(32)

“Zet in favorieten”, “Zet in leeslijst”, “Bewaar in bestanden”,

“Kopieer” etc.

Stap 7. Het is persoonlijk wat jij de fijnste manier van opslaan vind, maar wij raden aan het bestand te “bewaren” zodat je deze altijd terug kan vinden.

Uiteraard is het ook mogelijk om de licentie te bewaren tussen jouw favorieten, zodat je deze altijd makkelijk terug kan vinden.

Het is tevens mogelijk om een screenshot te maken.

2. Stuur de licentie via je computer naar je telefoon

Stap 1. Ga via de internetbrowser van je computer naar https://pr01.allunited.nl/index.php?section=NJBB.

Stap 4. Klik op de blauwe knop met ‘Licentiepas’. De licentiepas verschijnt nu op het scherm.

Stap 5. Download de licentiepas en bewaar deze op de computer.

Stap 6. Open je e-mail (browser of e-mailprogramma).

Stap 7. Stuur een e-mail naar jezelf met als bijlage de licentiepas.

Stap 8. Open vervolgens de e-mail op jouw telefoon.

(33)

Als er vragen zijn, schroom dan niet om deze vraag te stellen aan de ledenadministratie.

Met vriendelijke groet, Het bestuur

--- Uiteraard is het mogelijk om de e-mail nog wat te

personaliseren naar jullie wens.

Onderaan verschijnen alle ontvangers van de e-mail. Mocht je personen willen uitsluiten, omdat zij bijvoorbeeld nog niet

betaald hebben, dan kan je deze ontvanger uitvinken door op het blauwe vinkje te klikken aan de linkerkant.

Stap 10. Check de e-mail door deze nog eens goed door te lezen en of alle personen die jij wilt uitsluiten daadwerkelijk zijn uit gevinkt.

Stap 11. Klik op ‘Versturen’

(34)

De knop ‘Voorbeeld e-mail’ hoeft niet te worden gebruikt. Deze knop is alleen beschikbaar als de editor aan staat. Dan kan er een voorbeeld e-mail naar de gebruiker worden gestuurd.

Voor deze mail is xxx@xxx.nl als afzender gebruikt. AllUnited kan niet vanuit domein xxx mailen. Als dit het domein van de vereniging is, moet de domeinbeheerder een SPF record instellen en "include:spf.allunited.nl" hier in mee te nemen, zodat de AllUnited server voortaan wel kan mailen met deze domeinnaam.

Deze melding mag je negeren. Let wel, het lid kan niet antwoorden op de e-mail.

Het is als gebruiker ook van belang om in te loggen met je e- mailadres, wat in de ledenadministratie staat, om de digitale licentie te downloaden. Wanneer je inlogt met je

gebruikersnaam binnen het systeem en niet met je e-mailadres, zal je in het systeem komen van de vereniging in plaats van het menu om de digitale licentie te downloaden.

Wanneer leden zelf inloggen via de ledenmodule kan de

digitale licentie op de mobiel worden gedownload. Het is echter geen printversie. De vereniging kan momenteel alleen de

printversie op creditcardformaat downloaden en/of versturen.

TIP: Je kan een ‘Naam’ of ‘Namens bestuur’ met e-mailadres toevoegen als afzender. Mocht het lid dan willen reageren, weten zij welk e-mailadres aangehouden kan worden.

Het is voor een ieder vanaf september ook mogelijk om de NJBB Scanapp te downloaden. De QR code van de digitale is dan altijd snel en makkelijk bij de hand middels de app. Klik hier voor verdere informatie over de scanapp. Deze informatie kan ook met de leden worden gedeeld, als dat nog niet is gedaan.

(35)

Op de website, www.njbb.nl, onder het menu

Ledenadministratie staat ook verdere informatie voor leden met betrekking tot het downloaden van de digitale licentie.

IK WIL ALS VERENIGING ZELF DE DIGITALE LICENTIES STUREN

Hoe stuur je deze toe?

Stap 2. Ga naar het ‘Compacte ledenoverzicht’ en klik op

‘Verder’’

Stap 3. Selecteer bij ‘Soort lidmaatschap’ het ‘Primaire lidmaatschap’

Stap 4. Klik daaronder op ‘Verversen’

Het zou kunnen dat er niks veranderd aan het aantal, dat betekent dat jullie vereniging geen ‘Extra lidmaatschappen’

heeft. Veranderd het aantal wel? Dan heeft je vereniging wel

‘Extra lidmaatschappen’

Stap 5. Klik vervolgens op ‘E-mail’ en zet het ‘E-mailadres groepen’ vinkje uit.

Stap 6. Selecteer uit welk e-mailadres je deze e-mail wilt verzenden.

Stap 7. Selecteer bij Afdrukformulier bijlage ‘Licentie mobiel’ of

‘Licentie creditcard individueel afdrukken’.

Het eerste afdrukformulier is om de digitale licentie per e-mail te sturen zodat leden de digitale licentie kunnen downloaden op de mobiel. Het tweede formulier is om de digitale licentie te versturen op creditcardformaat zodat leden die zelf kunnen printen.

Stap 8. Vergeet niet het onderwerp in te vullen.

Stap 9. Als ‘Voeg aanhef toe (Beste ..)’ niet aangevinkt staat, vink deze dan aan. Zo wordt de e-mail gepersonaliseerd.

Stap 10. Voeg een gewenst bericht toe om de leden te informeren over hun digitale licentie. Onderstaand een

(36)

voorbeeldtekst om te sturen naar de leden voor het opslaan van de digitale licentie op de mobiel.

--- Bijgevoegd kan je jouw persoonlijke digitale licentie vinden.

Voor het downloaden van de digitale licentie op de mobiel, volg dan onderstaande stappen.

Stap 1. Klik op de bijlage bij het e-mailbericht. Je opent dan je digitale licentie.

--- Onderaan verschijnen alle ontvangers van de e-mail. Mocht je personen willen uitsluiten, omdat zij bijvoorbeeld nog niet

betaald hebben, dan kan je deze ontvanger uitvinken door op

(37)

het blauwe vinkje te klikken aan de linkerkant.

Stap 11. Check de e-mail door deze nog eens goed door te lezen en of alle personen die jij wilt uitsluiten daadwerkelijk zijn uit gevinkt.

Stap 12. Klik op ‘Versturen’

De knop ‘Voorbeeld e-mail’ hoeft niet te worden gebruikt. Deze knop is alleen beschikbaar als de editor aan staat. Dan kan er een voorbeeld e-mail naar de gebruiker worden gestuurd.

Voor deze mail is xxx@xxx.nl als afzender gebruikt. AllUnited kan niet vanuit domein xxx mailen. Als dit het domein van de vereniging is, moet de domeinbeheerder een SPF record instellen en "include:spf.allunited.nl" hier in mee te nemen, zodat de AllUnited server voortaan wel kan mailen met deze domeinnaam.

Deze melding mag je negeren. Let wel, het lid kan niet antwoorden op deze e-mail.

TIP: Je kan een ‘Naam’ of ‘Namens bestuur’ met e-mailadres toevoegen als afzender. Mocht het lid dan willen reageren, weten zij welk e-mailadres aangehouden kan worden.

IK WIL DE DIGITALE LICENTIE VOOR EEN LID UITPRINTEN OF VERSTUREN PER E-MAIL

Wellicht zijn er leden binnen de vereniging die geen e-

mailadres of printer hebben, dan kan je de licentie voor het betreffende lid uitprinten. Hoe doe je dat?

Stap 1. Ga naar de relatiekaart van het betreffende lid waarvan je de licentie wilt uitprinten.

Zorg dat ‘Wijzigen’ aan staat en niet alleen ‘Weergeven’.

(38)

Stap 2. Klik bovenin op de knop ‘Afdrukformulier’

Stap 3. Selecteer ‘Licentie creditcard individueel afdrukken’

Stap 4. Klik op ‘Tonen’

De licentie wordt nu getoond op je beeldscherm.

Stap 5. Vervolgens kun je de licentie gelijk uitprinten of downloaden op je computer om deze daarna uit te printen.

Stap 6. Wanneer je de digitale licentie per e-mail wilt versturen naar een individueel lid, volg dan stap 1 tot en met 3. Volg

vervolgens stap 7.

Stap 7. Klik op e-mail. Je komt nu in het e-mailprogramma en kan naar een individueel lid de digitale licentie sturen. Je kan bij afdrukformulier kiezen voor de creditcardversie (licentie

creditcard individueel afdrukken) of de mobiele versie (licentie mobiel). De creditcardversie is om te printen en de mobiele versie voor het downloaden op de mobiel.

IK WIL DE DIGITALE LICENTIE VOOR MEERDERE LEDEN TEGELIJKERTIJD UITPRINTEN

Als je voor meerdere leden tegelijkertijd een licentie uit wilt printen, dan kan dit via de selectiewizard. Bijvoorbeeld voor iedereen die geen e-mailadres heeft (waardoor hij of zij deze niet zelf uit kan printen).

Stap 2. Ga naar de selectie ‘Leden zonder e-mail’

Stap 3. Klik op ‘Verder’

Stap 4. Bij ‘een formulier naar deze selectie’ selecteer je

‘Licentie creditcard massaal afdrukken’.

Stap 5. Klik op de knop ‘Afdrukformulier’

Stap 6. De licenties worden op je beeldscherm getoond. Deze kan je gelijk uitprinten, of opslaan om daarna uit te printen.

(39)

Wanneer je de digitale licentie voor alle leden wilt uitprinten dan volg je dezelfde stappen. Je moet dan alleen voor de

selectiewizard ‘Compact ledenoverzicht’ kiezen in plaats van

‘Leden zonder e-mail’.

IK WIL DE DIGITALE LICENTIE VOOR EEN NPC TEAM PRINTEN/VERSTUREN

Als je voor meerdere leden tegelijkertijd, bijvoorbeeld van een bepaald NPC team, een digitale licentie uit wilt

printen/versturen, dan kan dit via de selectiewizard NPC spelers. Bijvoorbeeld voor iedereen die in team 1 speelt.

Stap 1. Ga naar de relatiekaart van een speler uit het team via het menu Relatiegegevens.

Stap 2. Ga helemaal naar beneden naar het blok Diverse waarden.

Stap 3. Naast NPC team staat er een blok waar je het

teamnummer kan invullen. Vul hier alleen een getal in, bij team 1 vul je dan alleen een ‘1’ in.

Stap 4. Klik vervolgens op bewaren.

Stap 5. Vul bij alle NPC spelers het teamnummer in.

Stap 6. Ga naar de selectiewizard NPC spelers. Je kan bij de filter een teamnummer invullen. Dan komen alle spelers met dat teamnummer naar boven als op verversen wordt gedrukt.

Stap 7. Bij de knop afdrukformulier kan je vervolgens kiezen voor Licentie creditcard massaal afdrukken.

Stap 8. Je kan daarna klikken op de blauwe knop Afdrukformulier. Je krijgt nu alle digitale licenties op creditcardformaat te zien uit het NPC team.

Stap 9. Je kan deze nu printen of downloaden als bestand.

Door met je muis bovenin naar de zwarte balk te gaan komt een nieuwe balk tevoorschijn. Rechtsboven staan drie icoontjes. De rechter is voor het printen en de middelste voor het downloaden (afhankelijk van welke internetbrowser je gebruikt). Je kan het bestand dan sturen naar de teamcaptain of de geprinte digitale licenties geven aan de teamcaptain.

(40)

IK WIL EEN LID BLOKKEREN VOOR DE PASUITGIFTE

Het is mogelijk om licenties van leden te blokkeren zodat de digitale licentie niet gedownload kan worden door het lid. Deze optie wordt alleen aangeraden als de vereniging ervaring heeft met leden die de contributie niet tijdig betalen. Zolang deze spelers niet over een licentie beschikken, kunnen zij ook niet deelnemen aan competities of toernooien.

Stap 1. Ga naar de relatiekaart van het betreffende lid dat je wilt blokkeren.

Zorg dat je in het ‘Wijzigen’ profiel bevindt en niet alleen in

‘Weergeven’.

Stap 2. Scrol naar beneden, naar het blok ‘Functies’

Stap 3. Klik op de knop ‘Voeg toe’

Stap 4. Voeg de functie ‘Blokkeer licentiepas (Verengingszaken)’ toe.

Stap 5. Voeg een datum toe vanaf (en eventueel t/m indien deze datum al bekend is).

Stap 6. Klik onderaan op ‘Bewaren’

Stap 7. Draai nu de interface, zodat deze ook doorkomt bij het bondsbureau. De interface draait ook automatisch iedere nacht.

Hoe je de interface draait, staat opgenomen in de handleiding in hoofdstuk 10.