Toezichtkader Montessori Vereniging Haarlemmermeer
Inhoud
Inleiding ... 3
Wat houdt het (intern) toezicht in? ... 4
Werkwijze toezichthoudende deel van het bestuur/ toezichtkader ... 6
1. Openbare identiteit ... 6
2. Betrokkenheid omgeving (de openbare school is van en voor de samenleving) ... 6
3. Strategie ... 6
4. Uitvoering Strategie... 6
5. Werkgeverschap ... 6
6. Goed werkgeverschap ... 7
7. Onderwijskwaliteit ... 7
8. Financiën en risicomanagement ... 8
Begrippenlijst ... 9
Inleiding
Het toezichthoudende deel van het bestuur, houdt op grond van de bepalingen in de WPO / WEC en de statuten van de Montessori Vereniging Haarlemmermeer, toezicht op de gang van zaken binnen de vereniging. Het toezichthoudende deel van het bestuur:
- De Montessori Vereniging Haarlemmermeer (MVH) is een vereniging. De vereniging heeft statuten en deze zijn altijd bindend. De vereniging heeft een Algemene Leden Vergadering (ALV). De bevoegdheden van de ALV hebben altijd voorrang voor de uitvoering van besluiten die door het bestuur worden genomen of worden gedelegeerd aan de uitvoerend bestuurder.
- richt zich naar het belang van de vereniging, de door de vereniging in stand gehouden scholen en de gemeenschap waarbinnen deze scholen functioneren.
- let daarbij in het bijzonder op de wijze waarop inhoud wordt gegeven aan de openbare identiteit, zoals bedoeld in artikel 46 van de Wet op het primair onderwijs (WPO), respectievelijk artikel 49 van de Wet op de expertisecentra (WEC).
- respecteert de taken en bevoegdheden van de uitvoerende bestuurder, als bestuurder van de vereniging;
- wordt door de uitvoerende bestuurder tijdig, volledig en naar waarheid geïnformeerd over relevante ontwikkelingen binnen de vereniging en over eventuele media-uitingen van en over de vereniging (het zogenaamde “no surprise beginsel”);
- voert vanuit een open, kritische en constructieve houding overleg met de uitvoerende bestuurder,
- staat de uitvoerende bestuurder als adviseur ter zijde en zal de uitvoerende bestuurder als intern toezichthouder positief-kritisch volgen en stimuleren.
In dit toezichtkader wil het toezichthoudende deel van het bestuur meer vorm en inhoud geven aan haar rol en aangeven welke eisen gesteld worden aan de handelingen van de uitvoerende bestuurder zonder in diens bevoegdheid te treden. De samenstelling van het toezichthoudende deel van het bestuur is zodanig dat deze over voldoende brede expertise beschikt om het toezicht uit te oefenen.
Mocht het toezichthoudende deel van het bestuur op een gebied onvoldoende expertise hebben, dan is het betrekken van een externe partij voor nadere informatie mogelijk.
Wat houdt het (intern) toezicht in?
Het toezicht van het toezichthoudende deel van het bestuur op de uitvoerende bestuurder bestaat uit:
1. Werkgeverschap, waaronder het periodiek beoordelen van het functioneren van de uitvoerende bestuurder.
2. Het toezichthoudende deel van het bestuur evalueert ten minste één maal per jaar – buiten aanwezigheid van de uitvoerende bestuurder – het functioneren van de uitvoerende bestuurder, alsmede de relatie tussen het toezichthoudende deel van het bestuur en de uitvoerende bestuurder.
Het toezichthoudende deel van het bestuur bespreekt het resultaat van de evaluatie met de uitvoerende bestuurder.
3. Toezicht houden op de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden door de uitvoerende en het gevraagd en ongevraagd met raad terzijde staan van de uitvoerende bestuurder.
De taken en bevoegdheden zijn nader omschreven in het management statuut. Het toezichthoudende deel van het bestuur, alsmede ieder lid van het toezichthoudende deel van het bestuur afzonderlijk, kan fungeren als klankbord voor de uitvoerende bestuurder door mee te denken en zijn kennis en expertise daartoe ter beschikking te stellen.
4. De voorzitter van het toezichthoudende deel van het bestuur treedt op als aanspreekpunt voor de uitvoerende bestuurder.
5. De voorzitter van het toezichthoudende deel van het bestuur en de uitvoerende bestuurder overleggen periodiek met elkaar.
6. Het toezien op de naleving van de Code Goed Bestuur (zie bijlage) waaronder de rechtmatige verwerving en de
doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen van de vereniging verkregen op grond van de wet voorts op de naleving van de wettelijke verplichtingen.
7. De Montessori Vereniging Haarlemmermeer heeft een Algemene Leden Vergadering (ALV). Zaken die een besluit nodig hebben van de ALV moeten eerst deze formele bekrachtiging hebben voordat ze door de toezichthouders kunnen worden gemandateerd om uitgevoerd te worden. De statuten zijn leidend. Het toezichthoudende deel van het bestuur kan daarop aan de uitvoerder de opdracht geven betreffende:
a) het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen,
b) alsmede tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de organisatie zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt;
c) de vaststelling van de begroting en de meerjarenbegroting;
d) de vaststelling van de staat van baten en lasten en het daarbij horende jaarverslag en
bestuursverslag. Hierbij geldt wel de goedkeuring van de Algemene Leden vergadering (ALV);
e) de vaststelling van het strategisch meerjarenplan;
f) het aangaan van financiële verplichtingen en/of samenwerkingsovereenkomsten welke niet binnen de begroting zijn opgenomen en waarvan het belang meer bedraagt dan €5000,-.
Deze verplichtingen of samenwerkingsovereenkomsten zijn dan ten behoeve van het ontwikkelen en uitvoeren van andere diensten dan het verzorgen van onderwijs (i.c. het in stand houden van openbare scholen voor primair en v);
g) een aanvraag tot faillissement of van surseance van betaling;
h) het wijzigen van de statuten van de vereniging, inclusief het Treasurystatuut;
i) het ontbinden van de vereniging;
j) een besluit tot een juridische fusie en juridische splitsing van de vereniging.
8. Het aanwijzen van een accountant als bedoeld in artikel 2: 393 lid 1 van het BW.
9. Het inwinnen en beoordelen van informatie
10. Het toezichthoudende deel van het bestuur bespreekt zo vaak als nodig maar ten minste één maal per jaar:
a) de invulling van de maatschappelijke positie en functie van de organisatie;
b) de strategie van de organisatie;
c) mogelijke risico’s die de scholen lopen;
d) de risicobeheersing en controlesystemen binnen de organisatie.
11. Het toezichthoudende deel van het bestuur bespreekt periodiek – in het kader van zijn taak en bevoegdheid tot het goedkeuren van besluiten en uitoefenen van toezicht – de hoofdlijnen van beleid:
‘de voornemens op hoofdlijnen met betrekking tot het beleid op het terrein van de onderwijskundige ontwikkeling van de scholen, passend onderwijs, het personeel, huisvesting en financiën’.
12. Het toezichthoudende deel van het bestuur legt jaarlijks in een verslag verantwoording af over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden van het toezichthoudende deel van het bestuur, zoals genoemd in de statuten en het bestuursreglement; dit verslag maakt deel uit van het jaarverslag van de vereniging.
13. Het toezichthoudende deel van het bestuur houdt zijn kwaliteit en deskundigheid op peil door middel van deskundigheidsbevordering en vermeldt de activiteiten op dit terrein in het (onder punt 12) vermelde verslag.
Werkwijze toezichthoudende deel van het bestuur/ toezichtkader
Het toezichthoudende deel van het bestuur wordt vooraf betrokken bij majeure (beleids) ontwikkelingen en verzamelt die informatie die noodzakelijk wordt geacht ter beoordeling of het handelen van de uitvoerende bestuurder voldoet aan de daaraan vooraf gestelde eisen, vormt zich daarover een oordeel en intervenieert eventueel naar aanleiding daarvan. Het is daarom belangrijk de eisen die aan het handelen van de uitvoerende bestuurder worden gesteld, vooraf vast te leggen in een toezichtkader, geformuleerd in onderstaande aandachtspunten.
1. Openbare identiteit
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat voldoende inhoud wordt gegeven aan de wettelijke eisen m.b.t. de openbare identiteit van de organisatie (algemene toegankelijkheid, voldoende spreiding, bereikbaarheid en actieve pluriformiteit).
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat voldoende inhoud wordt gegeven aan het profiel zoals beschreven in de visie / missie.
2. Betrokkenheid omgeving (de openbare school is van en voor de samenleving)
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat de organisatie de interne omgeving (leerlingen, ouders, personeel.) actief betrekt bij de besluitvorming over doelstellingen en
werkomstandigheden en dat het beleid tot stand komt in een open dialoog met de aangewezen medezeggenschapsorganen.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur heeft periodiek contact met de interne (bijv. door het bijwonen van bijeenkomsten) om informatie te verkrijgen over sfeer, eventuele tegenstellingen, draagvlak beleid, etc.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat de organisatie voldoende afstemt met de externe omgeving (relevante partners in de stad en de wijk, gemeente) en dat het beleid van de organisatie voldoende bijdraagt aan het draagvlak van de organisatie in de stad en de regio.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur zorgt er voor dat zijn externe vertegenwoordiging naar wens verloopt.
3. Strategie
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat er een helder en gefundeerd
strategisch kader / strategisch (meerjaren)beleidsplan is en dat de strategie, indien nodig, aangepast wordt aan actuele ontwikkelingen.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat het beleid van de organisatie en de voorstellen van de uitvoerende bestuurder, voldoende gericht zijn op het realiseren van de ontwikkelde strategie.
4. Uitvoering Strategie
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet erop toe dat (beleids) voorstellen getoetst worden op uitvoerbaarheid – en voldoende steun en draagvlak hebben van de medewerkers die ze moeten uitvoeren.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat de voorstellen en beleid voorzien zijn van een evaluatie.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur toetst bovenstaande o.a. aan de hand van de uitkomsten van de periodieke tevredenheidmetingen, de belasting (werkdruk en ziekteverzuim), de sfeer in de organisatie en de na- en bijscholingsmogelijkheden van medewerkers.
5. Werkgeverschap
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat er een profielschets en een regeling werving en selectie voor (leden van) de uitvoerende bestuurder is.
• Het functioneren van de uitvoerende bestuurder wordt jaarlijks, nadat een formeel
(functioneringsgesprek) gesprek is gevoerd met de uitvoerend bestuurder, door het toezichthoudende deel van het bestuur besproken.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat jaarlijks verantwoording wordt afgelegd (in de jaarrekening) over de bezoldiging en de arbeidsvoorwaarden van de uitvoerende bestuurder.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur vormt een klankbord voor de uitvoerende bestuurder
en staat de uitvoerende bestuurder bij in de beleidsvoering en het opstellen c.q. bewaken van de visie en strategie.
6. Goed werkgeverschap
Het toezichthoudende deel van het bestuur voelt zich betrokken bij alle personeelsleden die werkzaam zijn op de scholen die vallen onder het bestuur. Het toezichthoudende deel van het bestuur laat zich op hoofdlijnen informeren over de ontwikkelingen onder het personeel zoals die daar zijn op het gebied van mobiliteitsbeleid, uitvoering functionering en beoordelingsgesprekken,
opleidingsplan..
7. Onderwijskwaliteit
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat het periodiek wordt geïnformeerd over actuele beleidsontwikkelingen (onderwijsinhoud, personeel en facilitair) in het onderwijs en de (mogelijke) gevolgen daarvan voor de organisatie, waarbij gestreefd wordt naar de best denkbare kwaliteit.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat hij tijdig informatie over de
onderwijskwaliteit (inclusief inspectie oordelen en visitatierapporten) ontvangt en de acties die de uitvoerende bestuurder daarop heeft ondernomen.
8. Financiën en risicomanagement
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat de financiële middelen van de organisatie zo worden ingezet dat deze bijdragen aan de realisering van de (strategische)
doelstellingen – Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat de financiële gevolgen van beleidsvoorstellen gedekt zijn binnen de goedgekeurde (meerjaren)begroting.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat de financiële informatieverschaffing van de uitvoerende bestuurder voldoende is. Hiervoor is de kwartaalrapportage het meest voor de hand liggend.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat hij tijdig op de hoogte wordt gebracht van (financiële) onregelmatigheden.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat de interne risicobeheersing- en controlesystemen naar behoren functioneren.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat het beleggingsbeleid van de
organisatie, vastgelegd in het Treasurystatuut, zodanig is, dat geen beleggingen worden gedaan die (potentieel) strijdig zijn met het doel van organisatie en het beleid is gericht op voldoende spreiding van risico’s.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ontvangt tijdig het jaarverslag (bestuursverslag en jaarrekening), inclusief managementletter en eventuele aanbevelingen van de accountant.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur voert periodiek, maar ten minste 1 x per jaar, overleg met de externe accountant.
• Het toezichthoudende deel van het bestuur ziet er op toe dat de aanbevelingen van de accountant voldoende worden nageleefd en opgevolgd.
Jaarlijks stelt het gehele bestuur een jaaragenda op, waarin per maand de punten die in het toezichtskader worden beschreven zijn opgenomen.
Begrippenlijst
MVH : Montessori Vereniging Haarlemmermeer
ALV : Algemene leden vergadering
Bestuur : Het volledige bestuur van de Montessori Vereniging Haarlemmermeer, Zowel uitvoerend als toezichthoudend Toezichthoudend bestuur : Het deel van het bestuur wat toezicht houdt op het beleid wat
bestuurlijk is afgesproken
Uitvoerende deel bestuur : Het bezoldigde deel van het bestuur wat belast is met de uitvoering van de bestuurlijke besluiten en gemandateerde besluiten
WPO / WEC : Wet Primair Onderwijs en Wet Expertise Centra
ALV: : Algemene leden vergadering
Management statuut : Vastgesteld statuut wat de verdeling van taken tussen bestuur, algemeen directeur en directeuren verduidelijkt
Treasurystatuut : In dit statuut staat beschreven aan welke voorwaarden het bestuur moet voldoen in het geval van gelden die niet direct inzetbaar hoeven te zijn. Denk hierbij aan beleggingen en sparen.
Jaarverslag : het jaarverslag is het gehele document waaronder vallen:
bestuursverslag en de jaarrekening
Bestuursverslag : Is het schriftelijke verslag van de bestuurlijke ontwikkelingen in de vereniging.
Jaarrekening : Is het verslag van de financiële situatie van de vereniging en wordt opgemaakt door het administratiekantoor. Hierin staan onder andere de balans en resultatenrekening
