Kenmerk : BIZOB-2009-IDV-BU-001
Datum : 11 december 2009
Programma van Eisen
“Accountantscontrole
Gemeenten Asten, Best, Laarbeek,
Someren en Veldhoven ”
Inhoudsopgave
1 Inleiding ... 4
1.1 Doel van de aanbesteding ... 4
1.2 Aanbestedingskader ... 4
1.3 De gemeenten ... 5
2 Omvang van de opdracht ... 6
2.1 Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden... 6
2.2 De controle van de gemeentelijke jaarrekening ... 6
2.2.1 Algemeen ... 6
2.2.2 Controleplan ... 6
2.2.3 speerpunten ... 6
2.2.4 Interim-controle... 7
2.2.5 Jaarrekeningcontrole ... 7
2.3 Controle van deelverantwoordingen van o.a. specifieke uitkeringen... 7
2.4 Natuurlijke adviesfunctie... 8
2.5 Kwaliteitsbeheersing accountant ... 8
2.6 Samenstelling van het controleteam... 8
3 Overige condities en voorwaarden... 9
3.1 Facturatie en betaling ... 9
3.2 Duur en ingang raamovereenkomst ... 9
3.3 Tussentijdse beoordeling... 9
3.4 Tussentijdse beëindiging ... 9
3.5 Inkoopvoorwaarden ... 9
3.6 Prijzen ...10
3.7 Meerwerk ...10
3.8 Conflicterende belangen ...11
3.9 Instemming ...11
4 Selectiecriteria en gunningcriteria...12
4.1 Uitsluitinggronden ...12
4.2 Selectiecriteria ...12
4.2.1 Eisen beroepsbekwaamheid ...12
4.2.2 Financiële en economische draagkracht ...12
4.2.3 Tevredenheidsverklaring ...13
4.2.4 Verklaring rechtmatigheid inschrijver...13
4.3 Gunningcriteria...13
4.3.1 Plan van aanpak...14
4.3.2 presentatie ...14
4.3.3 Prijs ...15
5 Aanbesteding ...16
5.2 Planning ...16
5.3 Varianten...16
5.4 Inschrijving in combinatie of onderaanneming...16
5.5 Contactpersonen inschrijver ...16
5.6 Schriftelijke communicatie ...16
5.7 Taal ...16
5.8 Vertrouwelijkheid ...16
5.9 Mogelijke onduidelijkheden en tegenstrijdigheden in de aanbestedingsstukken...17
5.10 Overige voorwaarden aanbestedingsprocedure...17
5.11 Nota van inlichtingen ...17
5.12 Indiening van de inschrijving ...17
5.13 Overeenkomst onder opschortende voorwaarde ...18
Bijlage 1 NAW gegevens inschrijver ...19
Bijlage 2 eigen verklaring ...20
Bijlage 3a inschrijfbiljet gemeente Asten ...21
Bijlage 3b inschrijfbiljet gemeente Best ...22
Bijlage 3c inschrijfbiljet gemeente Laarbeek ...23
Bijlage 3d inschrijfbiljet gemeente Someren...24
Bijlage 3e inschrijfbiljet gemeente Veldhoven...25
Bijlage 4 Inkoopvoorwaarden ...26
1 Inleiding
1.1
Doel van de aanbesteding
Met deze aanbesteding willen de gemeenten Asten, Best, Laarbeek, Someren en Veldhoven, hierna te noemen “de gemeenten”, bereiken dat een accountant wordt gekozen die zich, via een
resultaatgerichte overeenkomst, enerzijds als een “risicodragend partner” durft op te stellen en anderzijds staat voor de kwaliteit van de dienstverlening. Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en de zich wijzigende behoefte. Hierbij wordt
ondermeer gedacht aan ontwikkelingen op het gebied van rechtmatigheid en Single Information Single Audit (SISA). Bij kwaliteit kan worden gedacht aan waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het product en snelheid van levering.
De beoogde dienstverlening bestaat uit de hierna genoemde onderdelen:
• certificerende functie gericht op het verstrekken van (goedkeurende) verklaringen bij de jaarrekening voor het onderdeel getrouwheid en rechtmatigheid en bij (deel) verantwoordingen;
• de natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en verbonden met de certificerende functie.
Bovengenoemde taken zijn verder uitgewerkt in hoofdstuk 2.
1.2
Aanbestedingskader
Deze aanbesteding wordt uitgevoerd door de gemeenten onder begeleiding van Bureau Inkoop en aanbestedingen Zuidoost Brabant. De huidige overeenkomst voor de accountantscontrole loopt na de controle van de jaarrekening 2009 af. Vanaf het boekjaar 2010 hebben de gemeenten het voornemen een meerjarige overeenkomst aan te gaan voor een periode van vier jaar. De opdracht omvat
accountantsdiensten die leiden tot verklaringen bij verantwoordingen.
Dit programma van eisen (PvE) is vastgesteld door de gemeenteraden van de gemeenten of een ander daartoe bevoegd gremium. De projectgroep is gemandateerd om de gunning door de gemeenteraad voor te bereiden. Deze projectgroep zal een voorstel doen aan de Raad voor de benoeming van de nieuwe accountant. De projectgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie en voor de beoordeling van de presentaties aangevuld door
vertegenwoordigers van de Raden.
De eisen die de gemeenten aan de te leveren diensten stellen, zijn omschreven in dit programma van eisen. De gemeenten hebben volledige inspraak over de uitvoering en toetsen de tussen- en
eindresultaten aan de hand van de uitgangspunten in het programma van eisen.
De opdracht is niet verdeeld in percelen.
Dit programma van eisen is bedoeld om potentiële inschrijvers middels een Europese openbare procedure de mogelijkheid te bieden op een goede en juiste wijze mee te dingen naar gunning van de opdracht.
Alle informatie wordt vertrouwelijk behandeld.
De gunning geschiedt na volledige afweging en analyse door de gemeenten. De gemeenten hanteren als gunningscriterium “economisch meest voordelige inschrijving”. Dit wordt in paragraaf 4.3 van dit programma van eisen verder uitgewerkt.
1.3
De gemeenten
De gemeenten liggen in Zuidoost-Brabant. Voor nadere informatie over de gemeenten wordt de potentiële opdrachtnemer naar de websites verwezen.
Voor een goede beeldvorming en begripsbepaling is aan dit programma van eisen de volgende informatie van de gemeenten toegevoegd:
Bijlage 5: organogram;
Bijlage 6: programmarekening 2008;
Bijlage 7: kadernota 2010 (– 2013);
Bijlage 8: programmabegroting 2010;
Bijlage 9: laatste burap 2009;
Bijlage 10: controleprotocol;
Bijlage 11: controleverordeningen artikel 212 en 213 van de Gemeentewet.
2 Omvang van de opdracht
2.1
Wettelijke kaders bij de uitvoering van de accountantswerkzaamheden
De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek.
Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der Registeraccountants (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag- en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan de Gemeentewet (m.n. art.212 en 213), het actuele Besluit begroting en verantwoording (BBV), de Wet Gemeenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten enz., maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen.
2.2
De controle van de gemeentelijke jaarrekening
2.2.1
Algemeen
In overeenstemming met de wettelijke kaders (onder andere bepaald middels het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) behelst de controle van de gemeentelijke jaarrekening:
• het verkrijgen van een getrouw beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen,
• het rechtmatig tot stand komen van de baten, lasten en balansmutaties;
• het in overeenstemming zijn met de door het college opgestelde jaarrekening en de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV));
• de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
• onrechtmatigheden in de jaarrekening.
Bij de controle worden minimaal de volgende goedkeurings- en rapporteringstoleranties gehanteerd:
Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaar-
rekening (% lasten)
≤ 1% >1%<3% - ≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)
≤ 3% >3%<10% ≥ 10% -
2.2.2
Controleplan
Ten behoeve van de controle stelt de accountant voorafgaand aan de interim controle elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf overleg met de daartoe aangewezen persoon binnen de gemeente.
2.2.3
speerpunten
Ten behoeve van dit controleplan stelt de Raad jaarlijks een tweetal speerpunten vast die in dit kader meegenomen worden. De accountant zal aanwezig zijn bij de commissievergadering waarin de commissie voorstellen doet aan de raad over de twee speerpunten. De accountant adviseert de
2.2.4
Interim-controle
Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en interne controle. De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interim-controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. Rapportage vindt uiterlijk 1 december plaats. Voorafgaand aan de interim-controle vindt overleg plaats over afstemming van controleonderwerpen en controlewerkzaamheden met een door de gemeente aangewezen functionaris.
De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, een managementletter. De conceptrapportage wordt vooraf besproken met een door de gemeente aangewezen functionaris. De managementletter wordt geadresseerd aan het college van de betreffende gemeente.
2.2.5
Jaarrekeningcontrole
Vóór 1 december van ieder jaar stuurt de accountant een voorstel planning naar de gemeente. Deze planning wordt in onderling overleg vastgesteld, met inachtneming van de door de gemeenten te bepalen einddata.
De accountant brengt zijn rapport uit aan de raad als opdrachtgever.
Indien de accountant afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.
2.3
Controle van deelverantwoordingen van o.a. specifieke uitkeringen
De gemeenten dienen jaarlijks een aantal afzonderlijke accountantsverklaringen in te zenden ten behoeve van het Rijk (ministeries) en overige geldgevers, voor zover deze niet onder SISA vallen.
Deze noodzaak bestaat bij diverse onderdelen van de gemeente. Een specificatie hiervan is niet op voorhand te verstrekken.
De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, provincies en eventuele andere geldgevers. De controlewerkzaamheden zijn niet geheel planmatig op jaarbasis te bepalen, maar van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen.
Ten aanzien van deelverantwoordingen wordt van de inschrijver gevraagd om een referentiecalculatie te verstrekken van het aantal uren gesplitst naar niveau van in te zetten medewerkers voor een standaard accountantsverklaring. Hierbij kan de inschrijver als referentie uitgaan van een
subsidieverklaring van de provincie waarbij de organisatie het werk aantoonbaar heeft uitgevoerd, inclusief het vaststellen van financiële aansluitingen. Deze referentiecalculatie maakt onderdeel uit van gunning.
De gemeenten behouden zich het recht voor om de opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
2.4
Natuurlijke adviesfunctie
De uitvoering van de adviesfunctie vindt op eigen initiatief dan wel op verzoek van de gemeenten plaats. Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang. In dit verband kan onder andere worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, alsmede aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept-)rapportages.
Ook een tijdige signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen, bijv. verandering in wet- en regelgeving, en risico’s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht hoeft hiervoor niet te worden gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is. Overleg met ambtelijk management, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de raad wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De gemeenten verlangen van de accountant een pro-actieve en creatieve opstelling. Ze wil een constructief partnership aangaan met de accountant.
2.5
Kwaliteitsbeheersing accountant
Indien instanties reviews uitvoeren bij de accountant om te beoordelen of de door hem verstrekte accountantsverklaring op een deugdelijke grondslag is gebaseerd rekening houdende met de geldende wet- en regelgeving, worden deze reviews geacht te vallen onder het interne
kwaliteitssysteem van de accountant. De accountant zal hiervoor geen kosten in rekening brengen.
2.6
Samenstelling van het controleteam
Het controleteam is samengesteld volgens het schema partner, manager, controleleider, assistent. Dit team zal, personele wijzigingen bij de accountant daargelaten, gedurende de looptijd van de
overeenkomst niet wijzigen.
De dienstverlener is verplicht om in geval van wijziging in het team gedurende de looptijd van de overeenkomst, de gemeente onmiddellijk hiervan in kennis te stellen. Bij wijziging van het vaste controleteam zal de accountant hierover vóóraf in contact treden met een door de gemeente aangewezen functionaris van de gemeente.
In geval van wijziging heeft de gemeente het recht om het lopende contract binnen 6 maanden na deze wijziging eenzijdig te ontbinden
De gemeente heeft tevens het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de dienstverlener te verlangen een lid van het
controleteam door een ander persoon te vervangen.
De gemeente wil voorafgaand aan instelling van het controleteam een gesprek hebben met de direct betrokkenen.
.
3 Overige condities en voorwaarden
3.1
Facturatie en betaling
Facturatie en betaling vindt uitsluitend plaats op basis van verrichte werkzaamheden, voor zover van toepassing conform de ingediende inschrijfstaat.
Factureringsschema: 50% na ontvangst van de management letter 50% na het afgeven van de accountantsverklaring
3.2
Duur en ingang raamovereenkomst
Doel van deze aanbesteding is te komen tot een overeenkomst met een vaste looptijd van 4 jaar. Er is geen sprake van stilzwijgende verlenging. Na afloop van de vaste looptijd eindigt de overeenkomst van rechtswege zonder dat hiervoor opzegging vereist is.
De voorgenomen ingangsdatum van het contract is het boekjaar 2010.
De gemeente Best vormt hierop een uitzondering, Zij heeft met haar huidige accountant nog een overeenkomst tot en met controlejaar 2010. De voorgenomen ingangsdatum voor de gemeente Best is boekjaar 2011. De overeenkomst met de gemeente Best zal een vaste looptijd hebben van 3 jaar.
3.3
Tussentijdse beoordeling
Tussentijds zal de dienstverlening tussen de accountant en een door de gemeente aangewezen contactpersoon (personen) worden geëvalueerd. Dit gebeurt in ieder geval na toezending van de rapportage van de jaarrekening. Indien één van de partijen het wenselijk of noodzakelijk vindt zal een extra tussentijdse beoordeling worden ingepland.
3.4
Tussentijdse beëindiging
De gemeenten zijn gerechtigd de overeenkomst tussentijds - zonder voorafgaande opzegging, ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst - direct te (laten) beëindigen indien uit de
tussenbeoordeling blijkt dat de gemeente niet tevreden is over de tot dan toe verleende diensten en de accountant niet binnen een redelijke termijn na ingebrekestelling, (ter verbetering van de
dienstverlening) na de tussenbeoordeling alsnog de dienstverlening correct nakomt.
Hierbij is de gemeente op geen enigerlei hoofde gehouden tot schadevergoeding van door de accountant in verband met deze beëindiging geleden schade.
3.5
Inkoopvoorwaarden
Op de aanbesteding en opdracht zijn de bijgevoegde Inkoopvoorwaarden van de gemeente Asten van toepassing. Deze zijn te vinden in bijlage 4 bij dit PvE. Deze voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van de (bestuurders van) member/vennoten, bestuurders en werknemers van de dienstverlener, alsmede van al de door de dienstverlener ten behoeve van de uitvoering van de opdracht ingeschakelde derden c.q. hulppersonen.
Op deze inkoopvoorwaarden zijn de volgende aanvullingen van toepassing.
Artikel 7 lid 1
Hieraan wordt de volgende tekst toegevoegd.
De gemeente is verantwoordelijk dat alle gegevens en bescheiden die de dienstverlener overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct en tijdig uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig en in de gewenste vorm aan de dienstverlener ter beschikking worden gesteld. De dienstverlener is verantwoordelijk tijdig door te geven welke stukken door gemeenten aangeleverd moeten worden. De gemeente informeert de dienstverlener onverwijld over feiten en omstandigheden die in verband met de correcte uitvoering van de opdracht van belang kunnen zijn. Tenzij uit de aard van de opdracht voortvloeit, is de gemeente verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan de dienstverlener ter beschikking gesteld gegevens en bescheiden, ook indien deze via of van derden afkomstig zijn.
Artikel 14
Niet van toepassing.
Artikel 15 lid 2 en lid 3 Niet van toepassing Artikel 19 lid 2
Hier wordt de volgende tekst aan toegevoegd.
Deze geheimhoudingverplichting is niet van toepassing indien de dienstverlener gehouden is de informatie op grond van enig wettelijk voorschrift, beroepsregel of uitspraak van de rechter te openbaren.
Artikel 19 lid 3
Dit artikel blijft van toepassing omdat rapportages inclusief adviezen behandeld worden in een openbare raadsvergadering en daarom toegankelijk zijn voor iedereen.
Wel wordt toegevoegd dat de tools van de opdrachtnemer (intellectueel) eigendom zijn van de opdrachtnemer.
De door de dienstverlener aangeleverde documenten zullen nooit door de gemeente worden aangepast.
Artikel 20
Aan artikel 20 wordt het volgende toegevoegd.
De dienstverlener zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van de dienstverlener kan worden verwacht. Als er een fout wordt gemaakt doordat de gemeente aan de dienstverlener onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is de
dienstverlener voor de daardoor ontstane schade niet aansprakelijk.
Artikel 20 lid 4
De aansprakelijkheid van de dienstverlener wordt beperkt tot driemaal het bedrag van honorarium voor de desbetreffende opdracht over het laatste kalenderjaar, tenzij enige dwingende (inter)nationale wet of regelgeving een dergelijke beperking niet toestaat. De eerdergenoemde beperking is ook niet van toepassing indien er aan de zijde van de dienstverlener sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove nalatigheid.
Eventuele verkoop- en/of leveringsvoorwaarden van de aanbieder worden nadrukkelijk buiten toepassing verklaard.
3.6
Prijzen
De ingediende vaste prijs en de tarieven zijn vast tot en met 2010. Daarna kan er een jaarlijkse indexering plaatsvinden conform het cbs prijsindexcijfer diensten accountancy - accountant controle (2006). De prijsaanpassingen kunnen alleen plaats vinden per 1 januari en dienen uiterlijk op 1 december daaraan voorafgaand aan de opdrachtgever aangetekend kenbaar gemaakt te worden.
Inhaalslagen voor niet toegepaste prijsaanpassingen zijn niet mogelijk.
Indien het pakket van werkzaamheden substantiële wijzigingen ondergaat, stellen partijen in overleg een bijstelling van de prijs vast op basis van een open calculatie van meer- en minderwerk.
3.7
Meerwerk
Kan uitsluitend plaatsvinden in goed overleg en na voorafgaande schriftelijke opdrachtverstrekking door de bevoegde contactpersoon van de betreffende gemeente.
3.8
Conflicterende belangen
Gedurende de looptijd van de raamovereenkomst zal de opdrachtnemer geen belangen behartigen die met de belangen van de gemeente conflicteren.
3.9
Instemming
Het indienen van een aanbieding houdt in dat met de bepalingen van deze aanbestedingsprocedure wordt ingestemd. Door het accepteren van een eventuele opdracht verplicht de inschrijver zich om aan de in dit programma van eisen gevraagde functionaliteiten en minimaal gestelde specificaties te voldoen. Er zal altijd sprake zijn van een resultaatsverplichting bij de inschrijver om de gevraagde functionaliteit te realiseren.
4 Selectiecriteria en gunningcriteria
4.1
Uitsluitinggronden
De inschrijver verklaart dat voor hem geen uitsluitinggronden als bedoeld in artikel 45 leden 1 en 3 van het BAO op de inschrijver van toepassing zijn. De standaard verklaring in bijlage 2 dient naar waarheid ingevuld en rechtgeldig ondertekend te worden en bij de inschrijving te worden opgenomen.
De opdrachtgever behoudt zicht het recht voor om in een latere fase de inschrijver alsnog te verzoeken officiële bewijsstukken te overleggen. Indien de inhoud van deze bewijsstukken niet overeenkomt met wat is verklaard, dan kan de inschrijver alsnog uitgesloten worden van verdere deelneming aan de aanbestedingsprocedure.
4.2
Selectiecriteria
Om voor gunning van de opdracht in aanmerking te komen voldoet de inschrijver aan de
hiernavolgende eisen. De inschrijver voegt de gevraagde bewijsstukken toe aan zijn inschrijving. Het niet aanleveren van een van de gevraagde bewijsstukken kan leiden tot directe uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.
Voor de opdracht komen alleen inschrijvers in aanmerking die zowel op het tijdstip van inschrijving als op de dag van de gunning voldoen aan de eisen zoals vermeld in dit programma van eisen.
4.2.1
Eisen beroepsbekwaamheid
De inschrijver moet ingeschreven zijn in het beroepenregister of handelsregister en toont dit aan door een kopie van een actueel uittreksel uit het handelsregister bij de inschrijving te voegen. Hieruit blijkt duidelijk de wettelijke tekenbevoegdheid van personen die de inschrijving ondertekenen. Het uittreksel mag niet eerder gedateerd zijn dan 6 maanden voor de aanbestedingsdatum.
Indien een ander persoon dan de personen die volgens het uittreksel tekenbevoegd zijn handelt namens de organisatie van de inschrijver dan is hiervan een expliciete rechtsgeldig ondertekende verklaring van beslissingsbevoegdheid opgenomen bij de inschrijving.
Verzekering
De inschrijver is gedurende de looptijd van de overeenkomst verzekerd voor bedrijfsaansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid. Er is sprake van een adequate en in de branche gebruikelijke
verzekering.
Aan de inschrijving is een verklaring toegevoegd dat inschrijver verzekerd is conform het gesteld in dit programma van eisen. De partij aan wie opdrachtgever voornemens is de opdracht te gunnen zal na verzoek daartoe binnen zeven kalenderdagen een afschrift van alle relevante
(aansprakelijkheids)verzekeringen overleggen.
4.2.2
Financiële en economische draagkracht
De inschrijver moet beschikken over voldoende financiële en economische draagkracht. Om dit aan te tonen wordt aan de inschrijving toegevoegd een eigen verklaring van de inschrijver dat:
de omvang van de gemiddelde omzet in de laatste drie boekjaren ieder jaar 600.000 euro (excl. BTW) bedraagt. Deze gemiddelde omzet heeft betrekking op een opdrachtgever waar verslaggevingregels van de gemeente voor gelden (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten).
Indien uw financiële gegevens zijn geconsolideerd met de financiële gegevens van uw holding-/
moedermaatschappij is het toegestaan de financiële gegevens van de holding-/ moedermaatschappij te overleggen. Dit wordt expliciet vermeld bij de inschrijving, waarbij de holding-/ moedermaatschappij dan dient te verklaren dat zij zich, in het geval van gunning van de onderhavige opdracht aan haar dochtermaatschappij, volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de
Voor inschrijvers die korter dan drie jaar bestaan wordt gevraagd om gegevens naar evenredigheid van jaren over te leggen.
Als de gemeenten daarom vragen wordt door inschrijver binnen vijf (5) dagen na het daartoe gedaan verzoek bewijzen overlegd die de eigen verklaring ondersteunen.
4.2.3
Tevredenheidsverklaring
De inschrijver voegt bij zijn inschrijving een tevredenheidverklaring toe van twee (2) opdrachten in de afgelopen drie jaar die naar aard vergelijkbaar zijn met de gevraagde dienst waarop wordt
ingeschreven. De verklaring moet, per tevredenheidverklaring, melding maken van het type dienstverlening, de financiële kengetallen van de beschreven dienst en de NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats) van de desbetreffende opdrachtgever plus naam en telefoonnummer van de contactpersoon bij de opdrachtgever.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om, naar aanleiding van de beide
tevredenheidverklaringen, inlichtingen in te winnen zonder tussenkomst van de inschrijver.
Op basis van de beschrijvingen van de gevraagde tevredenheidverklaringen zal de opdrachtgever toetsen of de inschrijver technisch bekwaam genoeg is om de opdracht uit te kunnen voeren.
Als definitie van een soortgelijke opdracht geldt: bij een organisatie van tenminste gelijke omvang, waar de verslaggevingregels van de gemeente voor gelden (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten).
4.2.4
Verklaring rechtmatigheid inschrijver
Bij inschrijving overlegt de inschrijver een schriftelijke verklaring waaruit blijkt dat de inschrijving op onderhavige opdracht, niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Deze verklaring is ondertekend door een bestuurder die de inschrijver ter zake rechtsgeldig vertegenwoordigt.
Het is tevens toegestaan dat een partner de Verklaring rechtmatigheid inschrijver tekent, indien een volmachtverklaring door de bestuurders (wel genoemd in het uittreksel van de Kamer van
Koophandel) wordt overgelegd dat desbetreffende partner tekeningsbevoegd is.
De inschrijver maakt hierbij gebruik van bijlage 2.
4.3
Gunningcriteria
De aangeboden dienstverlening voldoet aan alle gestelde minimum eisen. In eerste instantie zal beoordeeld worden of de inschrijving hieraan voldoet. Vervolgens wordt de opdracht gegund aan de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving. Hierbij worden de volgende
gunningcriteria gehanteerd:
Plan van aanpak 45%
Presentatie 25%
Prijs 30%
4.3.1
Plan van aanpak
Het plan van aanpak zal op de volgende onderdelen worden beoordeeld.
Samenstelling van het controleteam.
De inschrijver geeft aan wat de opleiding, ervaring, functie alsmede de rollen van de samenstelling van het team van deskundigen voor deze opdracht gaat worden. Hiervoor levert u onder andere geanonimiseerde cv’s van de beoogde controleteamleden welke ingezet zullen worden ten behoeve van de gemeenten aan.
Minimaal is de partner/eindverantwoordelijke RA en manager/eerstverantwoordelijke is bij voorkeur RA. De accountant zal in geval van wijzigingen in het controleteam de gemeente hiervan terstond op de hoogte brengen. De gemeente heeft de mogelijkheid van de dienstverlener te verlangen dat een teamlid door een andere persoon wordt vervangen. Hierop wordt alleen beroep gedaan bij
zwaarwegende reden die hiervoor aannemelijk zijn.
Contactpotentieel
De accountantswerkzaamheden dienen in nauwe samenwerking met de betrokken medewerkers van de gemeenten te worden verricht. Deze samenwerking is er ook tussen de accountant en de diverse geledingen van de gemeente. Het contactpotentieel geeft de mate aan waarin verwacht mag worden, dat effectief en doelmatig kan worden samengewerkt. Gevraagd wordt om een beschrijving te geven van de wijze waarop aan deze samenwerking vorm zal worden gegeven.
Hierbij wordt tevens gevraagd nadrukkelijk aan te geven hoe de wijze van samenwerking ingezet zal worden om de veranderende (controlerende) rol van de raad te ondersteunen. Het onderdeel contactpotentieel zal mede worden beoordeeld op basis van de presentatie.
Visie op natuurlijke adviesfunctie
Inschrijver geeft aan dat deze in staat is om gestalte te geven aan een actieve natuurlijke adviesfunctie. Hiervoor geeft de inschrijver zijn visie op de wijze waarop hieraan invulling wordt gegeven.
Van belang hierbij zijn o.a.:
borging van kennis in uw organisatie;
adviesfunctie over de laatste ontwikkelingen;
evaluatie en rapportage, waarin wijzigingen van verslaggeving worden aangegeven;
communicatie;
andere onderdelen op basis van de bedrijfsfilosofie van de inschrijvende partij.
Controlefilosofie en -aanpak
Er wordt een beschrijving gegeven van de controlefilosofie, waaronder de controleaanpak en de eisen en wensen met betrekking tot de interne controle en administratieve organisatie. Hierbij wordt het effect van eventuele werkafspraken en de financiële consequenties aangegeven, als (een deel van) de werkafspraken niet nagekomen worden.
Tevens wordt meegenomen een beschrijving van de eisen die de inschrijver verwacht met betrekking tot de interne organisatie van de gemeenten. Het gaat hierbij met name om de scheidingslijn tussen controlewerkzaamheden die de inschrijver verricht en de werkzaamheden die door de organisatie verricht worden.
4.3.2
presentatie
De presentatie maakt een wezenlijk onderdeel uit van de totale beoordeling. De presentatie wordt uitsluitend gegeven door de vaste personen van het in te zetten controleteam die de daadwerkelijke dienstverlening zullen uitvoeren. Deze zijn dan ook allen aanwezig bij de presentatie.
De presentatie zal op de navolgende punten beoordeeld worden:
• toelichting op natuurlijke adviesfunctie. Dit middels concrete voorbeelden.
• toelichting op de flexibiliteit van de organisatie van de accountant en het desbetreffende controleteam. Dit middels concrete voorbeelden.
• opzet onderlinge samenwerking en communicatie binnen het controleteam. Dit middels concrete
• ervaringen bij andere gemeenten met name gericht op het doen van benchmarken en aansluitend advies hierop. Dit middels concrete voorbeelden.
• signalering van nieuwe ontwikkelingen en of actualiteiten en hoe de communicatie hiervan verloopt naar de Gemeenteraad en of gemeentelijke organisatie.
• toelichting op de wijze van communicatie tussen accountant en gemeente met gericht op frequentie hiervan.
Voor de presentatie zal een uur ter beschikking worden gesteld. Binnen dit uur is voor de inschrijver een half (0,5) uur opgenomen ten behoeve van het geven van de daadwerkelijke presentatie. Daarna is een half uur beschikbaar voor het stellen van vragen door het beoordelingsteam.
Het is de bedoeling dat de prijsaanbieding middels het inschrijfbiljet voorafgaande apart in een gesloten enveloppe bij de inschrijving wordt aangeboden. Hierdoor wordt de gemeente de gelegenheid geboden objectief te kijken naar de kwaliteit alvorens kennis te nemen van de
aangeboden tarieven. De enveloppen met daarin de prijsaanbiedingen zullen pas na beoordeling van het plan van aanpak en presentaties worden geopend. Deze opening zal niet plaats vinden in het bijzijn van de inschrijvende partijen.
De presentaties zijn gepland voor 14 en 15 april 2010 definitieve tijdstippen zullen na sluitingsdatum aan de inschrijvers worden gegeven.
Het beoordelingsteam van het Plan van aanpak bestaat uit de volgende personen:
mevrouw I. Smabers controller gemeente Veldhoven De heer B. Messing concern controller gemeente Someren De heer N. Withagen concern controller gemeente Laarbeek
Voor de beoordeling van de presentaties zal dit team worden uitgebreid met:
2 raadsleden gemeente Asten 2 raadsleden gemeente Best 2 raadsleden gemeente Laarbeek 2 raadsleden gemeente Someren 2 raadsleden gemeente Veldhoven
Naast bovenbeschreven personen zal mevrouw I. de Vos, inkoopmanager BIZOB, aanwezig zijn op vergadermomenten van de beoordelingscommissie.
4.3.3
Prijs
De uitvoering van de dienstverlening vindt plaats tegen een vooraf vastgestelde totaalprijs per jaar voor de werkzaamheden in het kader van de interim-controle, controle van de jaarrekening en de natuurlijke adviesfunctie.
De inschrijving omvat:
• een totaalbedrag (jaarbedrag) voor de onderdelen: interimcontrole, controle van de jaarrekening (inclusief SISA-verantwoording) en de natuurlijke adviesfunctie, splitsing vindt plaats naar functieniveau, uren en tarieven, met daarbinnen apart vermeld de bedragen voor de drie afzonderlijke onderdelen;
• het uitvoeren van meerwerk kan uitsluitend conform de in te dienen tarieven, zoals vermeld in de inschrijfstaat.
In alle gevallen dient voorafgaand aan de besteding van de uren overleg met de gemeente plaats te vinden, waarbij het verwachte aantal uren schriftelijk wordt vastgelegd.
Voor de beoordeling van de prijs wordt per inschrijver de totaal prijzen van de vijf individuele gemeenten bij elkaar opgeteld. Deze som zal worden beoordeeld ten opzichte van de gemiddelde inschrijfprijs welke op een 6 zal worden beoordeeld. De gemiddelde inschrijfprijs wordt door de gemeenten beschouwd als de marktprijs.
5 Aanbesteding
5.1
Contactgegevens aanbestedende diensten
Gemeente Veldhoven
Bezoekadres: Meiveld 1, 5501 KA Veldhoven
Postadres: Postbus 10101
5500 GA Veldhoven Fax (algemeen): 040-2541395 Contactpersoon: mevrouw I. de Vos
E-mail: i.devos@bizob.nl
Tel. : 06-30001913
5.2
Planning
Voor deze aanbesteding hebben de aanbestedende diensten de volgende planning:
Publicatie 17 februari 2010
Sluiten stellen vragen 11 maart 2010
Publicatie nota van inlichtingen 17 maart 2010
Sluiting indienen inschrijving 31 maart 2010
Presentaties 14 en 15 april 2010
Voornemen tot gunnen 1 mei 2010
Tekenen overeenkomst 15 mei 2010
5.3
Varianten
Het is niet toegestaan om varianten in de inschrijving op te nemen. Aangeboden varianten worden niet beoordeeld.
5.4
Inschrijving in combinatie of onderaanneming
Beide is niet toegestaan.
5.5
Contactpersonen inschrijver
De inschrijving vermeldt de naam en contactgegevens van de vaste contactpersoon van de inschrijver en zijn/haar vervanger. Beiden hebben volledige beslissingsbevoegdheid en zijn gemachtigd namens de inschrijver op te treden. Voor opgave van de gevraagde gegevens wordt gebruik gemaakt van bijlage 1 van dit programma van eisen.
5.6
Schriftelijke communicatie
Tijdens de aanbestedingsprocedure vindt alle communicatie tussen de aanbestedende dienst en de inschrijvers uitsluitend schriftelijk plaats. Onder schriftelijk wordt verstaan correspondentie per post, fax of e-mail. Het risico van postvertraging ligt bij de inschrijver.
5.7
Taal
De voertaal tijdens de aanbestedingsprocedure en de uitvoering van de opdracht is Nederlands.
5.8
Vertrouwelijkheid
5.9
Mogelijke onduidelijkheden en tegenstrijdigheden in de aanbestedingsstukken
De aanbestedende dienst heeft de aanbestedingsdocumenten met de grootst mogelijke
zorgvuldigheid opgesteld. Indien de inschrijver onvolkomenheden of tegenstrijdigheden ontdekt in dit programma van eisen dan wordt hij verzocht de aanbestedende dienst hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen.
5.10
Overige voorwaarden aanbestedingsprocedure
De aanbesteding vindt plaats onder de volgende condities:
• aan de inschrijving en de eventuele onderhandelingen zijn voor de gemeente geen kosten verbonden;
• er kunnen aan de aanbesteding geen rechten worden ontleend;
• deze aanbesteding is geen opdracht, impliceert het niet en kan ook niet als zodanig worden uitgelegd.
De gemeente behoudt zich het recht voor om de gehele aanbestedingsprocedure tijdelijk of definitief te stoppen. In zo’n geval is de gemeente niet gebonden tot het aangaan van een overeenkomst of tot het vergoeden van kosten van inschrijvers van enigerlei aard.
5.11
Nota van inlichtingen
Alle houders van het programma van eisen hebben de mogelijkheid om aan de aanbestedende dienst vragen te stellen over de inhoud van het programma van eisen.
Vragen kunnen worden ingediend tot uiterlijk 11 maart 2010 16:00 uur schriftelijk en per e-mail bij Bureau Inkoop en aanbesteding Zuidoost Brabant via het adres vermeld in paragraaf ……..
Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de gemeente worden op schrift gesteld in een nota van inlichtingen.
De nota van inlichtingen wordt uiterlijk 17 maart 2010 gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl.
5.12
Indiening van de inschrijving
De inschrijving inclusief alle relevante bescheiden (zie hierna) dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en in een gesloten verpakking te worden aangeleverd met duidelijke vermelding “INSCHRIJVING ACCOUNTANCY, NIET OPENEN”. De inschrijving moet uiterlijk 31 maart 2010 uur ter attentie van mevrouw I. de Vos (Inkoopmanager) op het gemeentehuis van de gemeente Veldhoven aanwezig zijn. Voor adresgegevens zie paragraaf 5.1.
De inschrijving wordt in 2-voud ingediend, waaronder één kopieerbaar exemplaar, voorzien van rechtsgeldige ondertekening en een onderscheidend kenmerk van de inschrijver. Onder kopieerbaar wordt verstaan: zwart/wit, losbladig zonder tabbladen of brochures.
De prijsaanbieding moet apart in een gesloten enveloppe middels het inschrijfbiljet bij de inschrijving wordt aangeboden. Hierdoor wordt de gemeente de gelegenheid geboden objectief te kijken naar de kwaliteit alvorens kennis te nemen van de aangeboden tarieven. De enveloppen met daarin de prijsaanbiedingen zullen pas na beoordeling van het plan van aanpak en presentaties worden geopend. Deze opening zal niet plaats vinden in het bijzijn van de inschrijvende partijen. In de kopie aanbieding geen prijsaanbieding opnemen.
Inschrijvingen per fax en/of per e-mail zijn niet toegestaan. Inschrijvingen per fax en/of per e-mail worden dan ook niet in behandeling genomen.
Het risico van (post-)vertraging ligt geheel bij de inschrijver. Een inschrijver draagt derhalve het risico van de goede en tijdige bezorging van zijn inschrijving op het hierboven vermelde adres.
De envelop kan ook persoonlijk worden afgegeven bij de receptie van het gemeentehuis.
De opening van de inschrijvingen is niet openbaar.
De inschrijving voldoet aan de voorschriften en voorwaarden zoals opgenomen in dit programma van eisen inclusief haar bijlagen en de opgestelde nota(‘s) van inlichtingen. De inschrijving bevat de navolgende documenten/bescheiden in de hieronder aangegeven volgorde:
Tab 1; contactgegevens inschrijver (bijlage 1 van het programma van eisen) Tab 2; eigen verklaring (bijlage 2 van het programma van eisen)
Tab 3; een recent, niet ouder dan drie maanden, bewijs van inschrijving in het handelsregister en het accountantsregister.
Tab 4; plan van aanpak (zie artikel 5.2. van dit programma van eisen)
5.13
Overeenkomst onder opschortende voorwaarde
De formele beslissing aan welke inschrijver gegund wordt, wordt schriftelijk medegedeeld aan alle inschrijvers. Vanaf dit moment start een periode van 15 dagen waarin belanghebbenden bij de arrondissementsrechtbank te ‘‘s-Hertogenbosch een kort geding kunnen aanspannen tegen de gunningbeslissing.
Voor het geval binnen voornoemde termijn van 15 dagen een overeenkomst wordt aangegaan geschiedt dat onder het voorbehoud dat de uitspraak in kort geding inhoudt dat de gunning rechtmatig is.
In verband met de mogelijkheid dat tegen de gunningbeslissing kort geding wordt aangespannen, dienen inschrijvers de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de hiervoor genoemde termijn van 15 dagen. Voorts dient hij voor het geval er kort geding wordt aangespannen de inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de datum van uitspraak in kort geding.
Bijlage 1 NAW gegevens inschrijver
Bedrijfsnaam inschrijver Postadres
Postcode plaats
Naam contactpersoon
Telefoonnummer contactpersoon Mailadres contactpersoon
Naam vervangend contactpersoon
Telefoonnummer vervangend contactpersoon Mailadres vervangend contactpersoon
Bijlage 2 eigen verklaring
Eigen verklaring behorend bij aanbestedingsprocedure
“accountantscontrole”
referentie BIZOB-2009-IDV-BU-001
Inschrijver………[naam inschrijver], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door ………..………..[naam vertegenwoordiger] verklaart in deze dat:
1. Hij in de afgelopen 3 jaar niet veroordeeld is geweest bij een onherroepelijk vonnis of arrest op grond van de navolgende artikelen (zie artikel 45 lid 1 BAO):
Artikel 140, 177, 177a, 178, 225, 226, 227, 227a, 227b, of 323a, 328ter tweede lid, 416, 417, 417bis, 420bis, 420ter of 420quater Wetboek van Strafrecht.
2. De in artikel 45 lid 3 van het BAO genoemde omstandigheden, niet op hem van toepassing zijn.
3. De (onderhavige) inschrijving op de aanbestedingsprocedure van het beschrijvend document referentie BIZOB-2009-IDV-BU-001, niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht.
4. Hij afdoende is verzekerd tegen beroepsrisico’s.
Aldus naar waarheid opgemaakt op:
……….. 2010, te ……….(plaats),
Door ………(rechtsgeldig vertegenwoordiger) van
……… (ondernemer).
Bijlage 3a inschrijfbiljet gemeente Asten
I N S C H R I J V I N G S B I L J E T
De hierna te noemen inschrijver:
……….………..…….
gevestigd te ……….…….
vertegenwoordigd door……… Functie ………
verklaart zich door ondertekening van dit biljet bereid tot het verrichten van de accountantsdiensten in de Gemeente Asten, volgens Programma van Eisen: BIZOB-2009-IDV-BU-001 inclusief de eventuele Nota van Inlichtingen. Tevens verklaart de inschrijver de algemene inkoopvoorwaarden m.b.t. diensten van de gemeente Asten te aanvaarden.
Interim controle Tarief per uur uren gemeente
Asten
Totaalbedrag (fixed price) Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke
Uurtarief manager Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar A
Controle van de jaarrekening
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar B
Natuurlijke adviesfunctie
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar C
Totale aanneemsom accountancy diensten gemeente Asten (A+B+C)
Bijlage 3b inschrijfbiljet gemeente Best
I N S C H R I J V I N G S B I L J E T
De hierna te noemen inschrijver:
……….………..…….
gevestigd te ……….…….
vertegenwoordigd door……… Functie ………
verklaart zich door ondertekening van dit biljet bereid tot het verrichten van de accountantsdiensten in de Gemeente Best, volgens Programma van Eisen: BIZOB-2009-IDV-BU-001 inclusief de eventuele Nota van Inlichtingen. Tevens verklaart de inschrijver de algemene inkoopvoorwaarden m.b.t. diensten van de gemeente Asten te aanvaarden.
Interim controle Tarief per uur uren gemeente
Best
Totaalbedrag (fixed price) Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke
Uurtarief manager Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar A
Controle van de jaarrekening
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar B
Natuurlijke adviesfunctie
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar C
Totale aanneemsom accountancy diensten gemeente Best (A+B+C)
Bijlage 3c inschrijfbiljet gemeente Laarbeek
I N S C H R I J V I N G S B I L J E T
De hierna te noemen inschrijver:
……….………..…….
gevestigd te ……….…….
vertegenwoordigd door……… Functie ………
verklaart zich door ondertekening van dit biljet bereid tot het verrichten van de accountantsdiensten in de Gemeente Laarbeek, volgens Programma van Eisen: BIZOB-2009-IDV-BU-001 inclusief de eventuele Nota van Inlichtingen. Tevens verklaart de inschrijver de algemene inkoopvoorwaarden m.b.t. diensten van de gemeente Asten te aanvaarden.
Interim controle Tarief per uur uren gemeente
Laarbeek
Totaalbedrag (fixed price) Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke
Uurtarief manager Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar A
Controle van de jaarrekening
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar B
Natuurlijke adviesfunctie
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar C
Totale aanneemsom accountancy diensten gemeente Laarbeek (A+B+C)
Bijlage 3d inschrijfbiljet gemeente Someren
I N S C H R I J V I N G S B I L J E T
De hierna te noemen inschrijver:
……….………..…….
gevestigd te ……….…….
vertegenwoordigd door……… Functie ………
verklaart zich door ondertekening van dit biljet bereid tot het verrichten van de accountantsdiensten in de Gemeente Someren, volgens Programma van Eisen: BIZOB-2009-IDV-BU-001 inclusief de eventuele Nota van Inlichtingen. Tevens verklaart de inschrijver de algemene inkoopvoorwaarden m.b.t. diensten van de gemeente Asten te aanvaarden.
Interim controle Tarief per uur uren gemeente
Someren
Totaalbedrag (fixed price) Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke
Uurtarief manager Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar A
Controle van de jaarrekening
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar B
Natuurlijke adviesfunctie
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar C
Totale aanneemsom accountancy diensten gemeente Someren (A+B+C)
Bijlage 3e inschrijfbiljet gemeente Veldhoven
I N S C H R I J V I N G S B I L J E T
De hierna te noemen inschrijver:
……….………..…….
gevestigd te ……….…….
vertegenwoordigd door……… Functie ………
verklaart zich door ondertekening van dit biljet bereid tot het verrichten van de accountantsdiensten in de Gemeente Veldhoven, volgens Programma van Eisen: BIZOB-2009-IDV-BU-001 inclusief de eventuele Nota van Inlichtingen. Tevens verklaart de inschrijver de algemene inkoopvoorwaarden m.b.t. diensten van de gemeente Asten te aanvaarden.
Interim controle Tarief per uur uren gemeente
Veldhoven
Totaalbedrag (fixed price) Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke
Uurtarief manager Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar A
Controle van de jaarrekening
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar B
Natuurlijke adviesfunctie
Uurtarief partner/ eindverantwoordelijke Uurtarief manager
Uurtarief controleleider Uurtarief assistent
Fixed price per jaar C
Totale aanneemsom accountancy diensten gemeente Veldhoven (A+B+C)
Bijlage 4 Inkoopvoorwaarden
Algemene inkoopvoorwaarden 2004
met betrekking tot
Diensten
Inhoudsopgave
Artikel 1 Definities
Artikel 2 Toepasselijkheid...
Artikel 3 Uitnodiging en offerte ...
Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht ...
Artikel 5 Toepasselijkheid van standaardvoorwaarden en -regelingen...
Artikel 6 Opdracht ...
Artikel 7 Relevante informatie ...
Artikel 8 Leiding en toezicht ...
Artikel 9 Ketenaansprakelijkheid
Artikel 10 Kwaliteit van de diensten en niet-nakoming Artikel 11 ‘State of the art’
Artikel 12 (Overige) Garanties Artikel 13 Verzekering Artikel 14 Keuring en controle Artikel 15 Uitvoering en oplevering Artikel 16 De prijs
Artikel 17 Betalingen
Artikel 18 Overdracht rechten en verplichtingen
Artikel 19 Geheimhouding en rechthebbende op goederen Artikel 20 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan
Artikel 21 Onmiddellijk einde en ontbinding van de overeenkomst Artikel 22 Publiekrechtelijke verplichtingen
Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten
Artikel 1 Definities
In deze inkoopvoorwaarden wordt verstaan onder:
Acceptatie: Een in het voorkomende geval - wanneer de diensten zich daarvoor lenen - door de gemeente aan de dienstverlener schriftelijk gedane mededeling dat de diensten naar het oordeel van de gemeente naar behoren zijn
opgeleverd.
Diensten: Alle door een dienstverlener te verrichten werkzaamheden, activiteiten en/of handelingen niet betrekking hebbend op leveringen en/of (een) werk(-en).
Dienstverlener: De wederpartij van de gemeente bij de overeenkomst.
Gemeente: De gemeente Asten, de gebruiker van deze inkoopvoorwaarden.
Inkoopvoorwaarden: Onderhavige Algemene inkoopvoorwaarden met betrekking tot diensten.
Leveringen: De aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, daaronder begrepen zowel zaken als vermogensrechten (goederen). Leveringen kunnen ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten.
Offerte: Een door de dienstverlener schriftelijk gedaan aanbod in de zin van artikel 6:
217 Burgerlijk Wetboek (BW).
Opdrachtverlening: Een door de gemeente in de zin van artikel 6: 217 BW schriftelijk gedane aanvaarding van de offerte.
Overeenkomst: De - met betrekking tot de diensten - schriftelijke overeenkomst tussen de gemeente en de dienstverlener waar onderhavige inkoopvoorwaarden als algemene voorwaarden in de zin van Afdeling 3 van Titel 5 van Boek 6 BW deel van uitmaken.
Partijen: Partijen bij de overeenkomst, gemeente en dienstverlener gezamenlijk.
Uitnodiging: Een schriftelijk verzoek van de gemeente aan de dienstverlener om een offerte uit te brengen.
Werk: Het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen.
Artikel 2 Toepasselijkheid
1. Deze inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op elke door de gemeente aangegane
overeenkomst, alsmede van toepassing op elke (precontractuele) relatie tussen de gemeente en de dienstverlener voorafgaande aan het totstandkomen van de overeenkomst.
2. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden die de dienstverlener gebruikt, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. Afwijking van deze inkoopvoorwaarden is slechts geldig indien en voorzover schriftelijk tussen partijen is overeengekomen, danwel indien de gemeente voorafgaande aan de uitnodiging of in het kader van een aanbestedingsprocedure schriftelijk te kennen heeft gegeven tot (gedeeltelijke) afwijking van de inkoopvoorwaarden over te (zullen) gaan.
4. In geval van strijdigheid prevaleren de bepalingen c.q. verbintenissen uit de overeenkomst boven de inkoopvoorwaarden.
Artikel 3 Uitnodiging en offerte
1. En uitnodiging is slechts rechtsgeldig wanneer zij schriftelijk en door de bevoegde vertegenwoordiger(s) van de gemeente is gedaan.
2. Een offerte is slechts geldig als zij schriftelijk is gedaan.
3. Een offerte is onherroepelijk gedurende een periode van tenminste dertig (30) dagen nadat de offerte de gemeente heeft bereikt.
4. Een offerte is steeds deugdelijk gespecificeerd en heeft expliciet betrekking op de uitnodiging.
Artikel 4 Totstandkoming overeenkomst / toepasselijk recht
1. Een overeenkomst komt slechts tot stand doordat de gemeente de offerte aanvaardt door middel van een schriftelijke opdrachtverlening.
2. Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het recht van een ander land op de overeenkomst is uitdrukkelijk uitgesloten.
3. Geschillen omtrent de overeenkomst worden - nadat partijen in redelijkheid hebben getracht een minnelijke oplossing te bereiken - voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin de gemeente is gelegen.
Artikel 5 Toepasselijkheid van standaardvoorwaarden en -regelingen
Markt- en branchespecifieke standaardvoorwaarden en -regelingen zoals bijvoorbeeld de UAV-1989 en/of de RVOI 2001 vinden slechts toepassing wanneer daarnaar verwezen wordt in de
overeenkomst.
Artikel 6 Opdracht
Diensten worden verricht op basis van (een overeenkomst van) ‘opdracht’ in de zin van Afdeling 1, Titel 7, Boek 7 BW.
Artikel 7 Relevante informatie
1. De dienstverlener geeft tijdig schriftelijk aan welke relevante informatie en/of gegevens hij van de gemeente verlangt met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst.
2. In geval de dienstverlener - om wat voor reden dan ook - het bepaalde in lid 1 van dit artikel niet naleeft, komt hem in geen enkel geval een beroep en/of verweer gegrond op informatieplicht schending door de gemeente toe.
Artikel 8 Leiding en toezicht
1. De in het kader van de (uitvoering van de) diensten in te schakelen (natuurlijke en rechts-) personen staan onder leiding en toezicht van de dienstverlener. De gemeente draagt terzake op geen enkele wijze verantwoordelijkheid noch aansprakelijkheid.
2. De dienstverlener vrijwaart de gemeente voor eventuele jegens de gemeente ingestelde
‘werknemers-aanspraken’ in de meest ruime zin van - in het kader van de (uitvoering van de) diensten in te schakelen - natuurlijke personen.
Artikel 9 Ketenaansprakelijkheid
1. De dienstverlener vrijwaart de gemeente in het voorkomende geval voor aanspraken van het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) of de Ontvanger der Rijksbelastingen in verband met de betaling door de dienstverlener of diens onderaannemers van loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen die verschuldigd worden in verband met de diensten. De gemeente is te allen tijde bevoegd voornoemde loonbelasting en premies van de aanneemsom in te houden en rechtstreeks aan het UWV (Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen) en/of de Ontvanger der Rijksbelastingen te voldoen.
2. De dienstverlener zal in het voorkomende geval het daarmee verband houdende gedeelte van facturen van zijn onderaannemers uitsluitend storten op geblokkeerde (G-) rekeningen van zijn onderaannemers, dan wel - indien zulks tussen hen is overeengekomen - direct aan de betreffende Uitvoeringsinstantie Sociale Verzekeringen dan wel de Ontvanger en de
dienstverlener zal er op toezien dat de onderaannemers hun onderaannemers op een zelfde wijze zullen betalen.
3. De gemeente heeft in het voorkomende geval te allen tijde het recht de door de dienstverlener terzake van de met betrekking tot de diensten verrichte werkzaamheden verschuldigde loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies sociale verzekeringen waarvoor de gemeente als eigenbouwer ingevolge de Wet Ketenaansprakelijkheid hoofdelijk aansprakelijk is, aan de dienstverlener te betalen door storting op diens geblokkeerde (G-) rekening.
Artikel 10 Kwaliteit van de diensten en niet-nakoming
1. De door de dienstverlener te verrichten diensten moeten aan de overeenkomst beantwoorden.
Zulks wordt gegarandeerd door de dienstverlener.
2. Voor zover geen nadere omschrijving van de aan de diensten te stellen eisen is gegeven, dienen zij in ieder geval steeds van goede kwaliteit te zijn en tenminste aan de gebruikelijke eisen van kwaliteit, deugdelijkheid, doelmatigheid en professionaliteit te voldoen. De gemeente krijgt te allen tijde diensten geleverd welke van een professionele dienstverlener verwacht mogen worden.
Artikel 11 ‘State of the art’
1. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeel gedurende de gehele duur van de overeenkomst beschikken over voldoende expertise en professionaliteit als nodig is om op een hoogwaardige manier uitvoering te (kunnen) geven aan de overeenkomst.
2. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeel gedurende de duur van de overeenkomst over voldoende actuele kennis van vaktechniek(-en) bezitten teneinde op een hoogwaardige manier uitvoering te (kunnen) geven aan de overeenkomst.
Artikel 12 (Overige) Garanties
1. De dienstverlener garandeert dat de diensten worden uitgevoerd met inachtneming van alle relevante wettelijke bepalingen c.q. vereisten betreffende onder andere kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid.
2. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeelsleden te allen tijde alle door de centrale overheid en de gemeente vastgestelde relevante wet- en regelgeving - bijvoorbeeld betreffende kwaliteit, veiligheid, milieu en gezondheid - zullen naleven bij de uitvoering van de overeenkomst.
3. De dienstverlener garandeert dat hij en zijn personeelsleden de door de gemeente vastgestelde bedrijfsvoorschriften en -reglementen strikt zullen naleven.
Artikel 13 Verzekering
De gemeente heeft het recht van de dienstverlener te verlangen een verzekering af te sluiten en gesloten te houden ter dekking van eventuele risico’s verband houdend met de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 14 Keuring en controle
De dienstverlener zal de gemeente op haar verzoek te allen tijde tijdig en deugdelijk in de gelegenheid stellen om de diensten te (doen laten) keuren en te (doen laten) controleren.
Artikel 15 Uitvoering en oplevering
1. De dienstverlener zal de diensten binnen de in de overeenkomst vastgelegde termijn en op de overeengekomen plaats uitvoeren, alsmede op de overeengekomen plaats en wijze opleveren.
2. Feitelijke uitvoering van de diensten door de dienstverlener dan wel daarmee gepaard gaande handelingen zoals bijvoorbeeld de aftekening van werkbriefjes behoudt niet zondermeer goedkeuring van de diensten door de gemeente in. De gemeente behoudt zich uitdrukkelijk te allen tijde het recht voor om na feitelijke uitvoering de verrichte diensten te keuren en te
controleren, de diensten eventueel af te keuren, dan wel anderszins in het voorkomend geval een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de overeenkomst.
3. Onverminderd de rechten van de gemeente verband houdend met ondermeer
onderhoudstermijnen en/of garanties en/of de bevoegdheid van de gemeente anderszins een beroep te doen op haar rechten voortvloeiende uit de overeenkomst, geschiedt oplevering van de diensten in het voorkomend geval - wanneer de diensten zich daarvoor lenen - door middel van acceptatie van de diensten door de gemeente na melding van de dienstverlener dat de diensten voltooid en voor oplevering gereed zijn.
Artikel 16 De prijs
1. De prijs voor de diensten zoals vermeld in de overeenkomst is in Euro’s, exclusief BTW en omvat alle directe en/of indirecte kosten zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfkosten, die door de
dienstverlener in verband met de diensten zijn of worden gemaakt.
2. De prijs is vast, tenzij de overeenkomst de omstandigheden vermeldt die tot prijsaanpassing kunnen leiden, alsmede de wijze bepaalt waarop de aanpassing plaatsvindt.
3. De wijziging bedoeld in het lid 2 zal geen doorgang kunnen vinden voordat de gemeente hiervan op de hoogte is gesteld en hieraan schriftelijke goedkeuring heeft gegeven.
Artikel 17 Betalingen
1. Betalingen door de gemeente van de prijs vinden slechts plaats op basis van een door de dienstverlener deugdelijk gespecificeerde - d.w.z. tenminste naar aard en hoeveelheid van de verrichte werkzaamheden gespecificeerde - factuur. Niet-gespecificeerde (deel-)facturen worden niet in behandeling genomen.
2. De gemeente betaalt de in lid 1 genoemde (deel-)facturen binnen dertig (30) dagen nadat zij voornoemde facturen heeft ontvangen, eventueel de geleverde diensten heeft gekeurd en/of gecontroleerd èn geconstateerd heeft dat de diensten naar haar genoegen zijn verricht danwel een deel van de met betrekking tot de diensten verrichte werkzaamheden naar haar genoegen is verricht. In het voorkomend geval geschiedt betaling (evenwel) binnen dertig (30) dagen na acceptatie.
Artikel 18 Overdracht rechten en verplichtingen
De dienstverlener is niet bevoegd zijn rechten en verplichtingen uit de overeenkomst aan derden over te dragen of deze met beperkte rechten te bezwaren, dan na verkregen toestemming door de
gemeente. Aan voornoemde toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.
Artikel 19 Geheimhouding en rechthebbende op goederen
1. De dienstverlener zal het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst alsmede overige bedrijfsinformatie van en/of omtrent de gemeente geheimhouden en niets daaromtrent openbaar maken dan na schriftelijk verkregen toestemming van de gemeente.
2. De dienstverlener zal voorts eventuele in het kader van de overeenkomst vervaardigde en/of ontwikkelde goederen (zaken en/of vermogensrechten) geheimhouden en de resultaten van zijn werkzaamheden niet openbaar maken dan na verkregen schriftelijke toestemming van de gemeente.
3. De gemeente is de exclusieve rechthebbende op alle in het kader van de overeenkomst vervaardigde en/of ontwikkelde goederen.
Artikel 20 Niet-nakoming en de gevolgen daarvan
1. Ingeval de diensten niet beantwoorden aan de overeenkomst en/of indien uitvoering en/of oplevering van de diensten niet binnen de overeengekomen termijn en/of niet op de overeengekomen plaats en wijze geschiedt en/of in geval de dienstverlener anderszins zijn (garantie-) verplichtingen uit de overeenkomst schendt, is sprake van niet-nakoming van de overeenkomst door de dienstverlener.
2. In geval van niet-nakoming van de overeenkomst door de dienstverlener, zal de gemeente - behoudens het geval dat nakoming reeds blijvend onmogelijk is - de dienstverlener door middel van een aanmaning schriftelijk in gebreke stellen en eisen dat de dienstverlener de niet-nakoming binnen een redelijke termijn herstelt. De daarmee gepaard gaande kosten komen voor rekening van de dienstverlener. Indien de dienstverlener niet binnen de in de ingebrekestelling vermelde redelijke termijn voldoet aan de door de gemeente gestelde eisen, is hij in verzuim.
3. In geval de dienstverlener - al dan niet van rechtswege - in verzuim is, is de gemeente
onverminderd haar overige rechten die zij aan het verzuim van de dienstverlener kan ontlenen - waaronder haar recht op schadevergoeding - bevoegd:
a. Zonder voorafgaande rechterlijke machtiging de diensten en/of het herstel van de niet- nakoming door een derde te doen (laten) plaatsvinden en de kosten daarvan op de dienstverlener te verhalen.
b. De overeenkomst door een schriftelijke verklaring gericht aan de dienstverlener geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden.
4. De dienstverlener vrijwaart de gemeente voor alle financiële gevolgen van aanspraken van derden verband houdend met niet-nakoming door de dienstverlener en/of verband houdend met
onrechtmatige handelingen c.q. fouten van de dienstverlener in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.
Artikel 21 Onmiddellijk einde en ontbinding van de overeenkomst
1. De overeenkomst eindigt zonder dat een opzegging, ingebrekestelling, rechterlijke tussenkomst of wat voor (rechts-) handeling dan ook door de gemeente nodig zal zijn:
a. In het geval van faillissement van de dienstverlener.
b. In het geval van verlies van rechtspersoonlijkheid, ontbinding of liquidatie van de dienstverlener.
c. Wanneer de dienstverlener feitelijk zijn onderneming staakt c.q. zijn ondernemersactiviteiten feitelijk beeindigd en/of heeft beëindigd.
2. De gemeente heeft het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitengerechtelijk te ontbinden:
a. Wanneer door de dienstverlener in het kader van een aanbestedingsprocedure prijsafspraken zijn gemaakt met collega-dienstverleners c.q. concurrenten.
b. In geval van surséance van betaling van de dienstverlener.
c. Door de dienstverlener of een van zijn personeelsleden c.q. ondergeschikten enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een persoon die deel uitmaakt van een orgaan van de gemeente of enig voordeel is of wordt aangeboden of verschaft aan een medewerker of een vertegenwoordiger van de gemeente.
Artikel 22 Publiekrechtelijke verplichtingen
Het bepaalde in de overeenkomst laat onverlet de uitvoering of uitoefening door de gemeente van de krachtens publiekrechtelijke voorschriften of regelingen op de gemeente rustende verplichtingen.
Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Eindhoven onder nummer 130873.
