Release notes 2.10.1
Update facturatie juni 2021
Pagina 2 van 7
Versie 2.10.1
Versie 2.10.1 bevat een update voor de facturatie-module van eCQare. Deze wijzigingen zijn van toepassing voor de VAPH organisaties. Deze release notes bevatten een overzicht van de belangrijkste wijzigingen.
Facturatie: Verduidelijking factuurtypes
Wat?
• Op de factuur wordt vanaf nu duidelijker vermeld over welk type factuur het gaat.
• In overzichtslijsten in eCQare wordt dit type ook getoond, zodat het voor de administratieve medewerkers duidelijker is over wat voor soort factuur het gaat.
• Zelfde aanpassingen werden gedaan voor creditnota's en correctiefacturen.
Waarom?
• Vandaag is het niet altijd duidelijk voor de cliënt welk type factuur hij/zij ontvangt. In principe kan de cliënt dit afleiden uit de prefix van de zorgvorm op de factuur, maar heel expliciet staat dit niet vermeld op de pdf.
• Dit speelt vooral bij cliënten die meerdere facturen aankrijgen. Dit komt vooral voor bij de uitsplitsing van facturen bij PVB cash, PAB of combinatie PVB cash en voucher.
Aanpassing
• I.p.v. het woord 'Factuur' in de PDF, vermelden we nu ook het volledige factuurtype:
o Factuur MFC o Factuur RTH
o Factuur PVB cash (kosten eigen financiering) o Factuur PVB cash (voor kostenstaat VAPH) o Factuur PVB voucher (kosten eigen financiering) o Factuur PAB (kosten eigen financiering) (*) o Factuur PAB (voor kostenstaat VAPH) o Factuur Eigen middelen
o Factuur Onderwijs o Factuur Opgroeien o Factuur PVB (**)
• Opmerkingen:
o (*) 'Factuur PAB (kosten eigen financiering): Dit is een nieuw type, zie verder.
o (**) 'Factuur PVB' voor bijdrageregeling: Dit is een 'historisch type'. Enkel gebruikt voor reeds aangemaakte PVB facturen in bijdrageregeling. Op deze facturen verschijnt enkel 'Factuur PVB'.
• Wijziging positie 'Factuur …' op PDF zodat dit niet verschijnt in het venster indien vensterenveloppen worden gebruikt.
o De vermelding van 'Factuur' en type is verplaatst naar de linkerkant i.p.v. rechts bij de geadresseerde.
o Deze vraag werd reeds gesteld vanuit verschillende organisaties om enkel de geadresseerde + adres te tonen in enveloppe en niet het woord 'Factuur'.
o Door deze aanpassing vermijden we ook dat privacygevoelige informatie wordt getoond in een vensterenveloppe. Het mag niet zomaar zichtbaar zijn in het venster dat het over een VAPH-gerelateerde factuur gaat.
Impact
• Bij de aanmaak van nieuwe facturen / credit nota's zal de vermelding zichtbaar zijn. Bestaande PDFs voor facturen en credit nota's die al werden gemaakt blijven ongewijzigd.
Pagina 3 van 7
• Bij het gebruik van OCR-software voor de automatische herkenning van facturen bij het inscannen zal mogelijks een kleine aanpassing moeten gebeuren omwille van de wijziging in positie van het woord 'Factuur' (staat nu iets hoger).
Voorbeelden
Pagina 4 van 7
Recurrente kosten: Uitbreiding keuze factuurtype voor (recurrente) kosten / ontvangsten
Wat?
• Mogelijkheid om specifiek te kiezen op welke factuur de kost / ontvangst moet verschijnen i.p.v.
keuze van 'zorgvorm'.
Waarom?
• Vandaag kan enkel de 'zorgvorm' worden geselecteerd.
• Dit geeft niet altijd voldoende controle om aan te duiden op welke factuur de kost/ontvangst moet verschijnen.
• Concrete voorbeelden:
o Combinatie voucher + cash: eCQare kan niet afleiden op welke factuur (cash of voucher) de kost moet verschijnen als alleen de zorgvorm 'PVB' wordt gevraagd. Daardoor was het vandaag niet altijd mogelijk om correcte facturen uit eCQare te laten rollen wanneer voucher en cash gecombineerd werden. In de nieuwe versie zal dat wel gaan.
o PAB ondersteuning vs. PAB kosten: in de nieuwe versie zal het mogelijk zijn om dit uit te splitsen (zie verder).
Aanpassing
• In de nieuwe versie zal het factuurtype gekozen kunnen worden volgens nieuwe terminologie (zie lijstje hoger):
• Opm. combinatie cash + voucher:
o Een cliënt die cash én voucher combineert zal dus 3 facturen ontvangen:
▪ Voor cash:
• Factuur PVB cash (voor kostenstaat VAPH)
• Factuur PVB cash (kosten eigen financiering)
▪ Voor voucher:
• Factuur PVB voucher (voor kostenstaat VAPH)
Impact
• Bestaande instellingen worden automatisch gemigreerd.
• Geen aanpassingen nodig bij de reeds bestaande kosten, recurrente kosten, ontvangsten of recurrente ontvangsten.
Pagina 5 van 7
Facturatie: Uitsplitsing PAB factuur in 'Factuur PAB (voor kostenstaat VAPH)' en 'Factuur PAB (kosten eigen financiering)'
Wat?
• De PAB factuur wordt in 'Factuur PAB (voor kostenstaat VAPH)' en 'Factuur PAB (kosten eigen financiering)'.
Waarom?
• Vandaag komt alle ondersteuning én kosten samen op 1 PAB factuur.
• Voor de cliënt / vertegenwoordiger is die niet altijd duidelijk welke kosten voorgelegd kunnen worden ter verantwoording van het VAPH budget. Er moet zelf een uitsplitsing gemaakt worden, hetgeen niet altijd eenvoudig is.
• Beter zou zijn dat eCQare de factuur splitst in een deel voor kostenstaat VAPH en een 2e factuur met kosten die met eigen middelen of vrij besteedbaar deel van het budget betaald worden (factuur 'kosten eigen financiering').
• Op die manier kunnen PAB facturen uitgesplitst worden conform de richtlijnen van het VAPH en hoeft de cliënt deze uitsplitsing niet meer zelf te maken.
Aanpassing
• Voor PAB zullen in de nieuwe versie 2 types facturen voorzien worden:
o 'Factuur PAB (voor kostenstaat VAPH)' o 'Factuur PAB (kosten eigen financiering)'
• Deze werkwijze is analoog aan hoe eCQare PVB cash facturen uitsplitst in 'kostenstaat VAPH' en 'kosten eigen financiering'.
• Kosten worden automatisch toegekend aan de kostenfactuur (kosten eigen financiering).
• Door bovenstaande wijziging is het mogelijk om bij (recurrente) kosten af te wijken van de standaard factuur en bepaalde kosten toch toe wijzen aan de factuur voor kostenstaat VAPH (indien toegelaten door VAPH).
o Opm.: dit zal ook gestuurd kunnen worden via een product voor bijv. vervoerskosten van vrijwilligers die ook van het persoonlijk budget betaald mogen worden. (Zie ook verder).
Impact
• Reeds aangemaakte PAB facturen blijven bestaan en worden gemigreerd naar type 'Factuur PAB voor kostenstaat VAPH'. Aan de reeds aangemaakte PDF bestanden wijzigt er niets.
• Nieuwe PAB facturen zullen uitgesplitst worden zoals hierboven beschreven.
Pagina 6 van 7
Facturatie: PAB / PVB cash: Mogelijkheid om product standaard toe te wijzen aan de 'factuur voor kostenstaat VAPH' i.p.v. de 'factuur voor kosten eigen financiering'
Wat?
• Mogelijkheid (bij PAB / PVB cash) om bij een product in het beheerluik aan te geven of de kost standaard moet verschijnen op de 'factuur voor kostenstaat VAPH' i.p.v. de 'factuur voor kosten eigen financiering'.
Waarom?
• Sommige kosten mogen ook via het PAB / PVB cash budget worden betaald en moeten dan verschijnen op de 'factuur voor kostenstaat VAPH'.
o Bijv. PAB: vervoerskosten van vrijwilligers
• Via de kosten / recurrente kosten kan dit worden geconfigureerd per kost (zie hoger), maar handiger zou zijn om dit eenmalig in te stellen op product-niveau, zodat dit niet telkens opnieuw ingesteld moet worden per kost.
Aanpassing
• Bij producten (in beheerluik) komt een extra vinkje voor PAB / PVB cash om aan te kunnen duiden dat de kost standaard zal verschijnen op de 'factuur voor kostenstaat VAPH'.
• Indien nodig kan dit nog steeds 'overschreven' worden bij de kost / recurrente kost door toe te wijzen aan een ander factuurtype (zie hoger).
Impact
• Er is geen automatische migratie voor bestaande producten. Er wijzigt dus niets t.o.v. de vorige versie.
• Indien men gebruik wenst te maken van deze functionaliteit, moet het vinkje worden opgezet bij het desbetreffende product. Bij het aanmaken van nieuwe facturen (enkel voor PAB en PVB cash) zal hier dan rekening mee gehouden worden.
Pagina 7 van 7
Factuur: Combinatie PVB-cash en voucher: Splitsing ondersteuningsmatrix
Wat?
• Splitsen van de ondersteuningsmatrix PVB cash en PVB voucher facturen.
Waarom?
• Vandaag toont de ondersteuningsmatrix bij zowel PVB cash als PVB voucher alles wat PVB ondersteuning betreft.
• Hierdoor verschijnt bijv. oproepbare permanentie die wordt ingezet via voucher ook op de PVB cash factuur.
Aanpassing
• Ondersteuning moet enkel verschijnen op óf de PVB cash óf de PVB voucher factuur.
• Ondersteuning is immers altijd gelinkt aan een van beide. Dit wordt afgeleid uit de module die gekoppeld is aan een aanwezigheid of actie. eCQare kijkt in welke overeenkomst deze module is ingezet (cash óf voucher).
o Opm.: het is in eCQare niet mogelijk om eenzelfde module tegelijkertijd in cash én voucher in te zetten binnen eenzelfde dossier. Dit komt in de praktijk ook niet vaak voor.
Indien toch nodig, dan moet hiervoor een aparte module aangemaakt worden, zodat deze apart ingezet kan worden in óf de cash óf de voucher overeenkomst.
