PRIVACYVERKLARING STUDENTEN ODISEE
Dit is de Privacyverklaring van:
Odisee vzw Warmoesberg 26 1000 Brussel
KBO-nr.: 0408.429.584
In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens we van jou verzamelen, waarom we dat doen, met wie wij ze delen, wat je rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.
Welke persoonsgegevens verwerken wij waarvoor?
Ten eerste zijn er gegevens die wij verplicht moeten vragen om jou te kunnen inschrijven, onze wettelijke verplichtingen en rol als hogeschool te kunnen vervullen en het onderwijs- en examenreglement te kunnen toepassen. Zo moeten wij jou onderwijs verstrekken, begeleiden, studieadvies geven, leermiddelen en -ervaringen ter beschikking stellen, jouw veiligheid waarborgen en de kwaliteit bewaken. Hiervoor moeten wij jou informeren en met jou communiceren.
Daarnaast vragen wij jouw persoonsgegevens ook voor andere, toestemmingsgebonden doeleinden.
Deze persoonsgegevens zullen wij dan ook enkel verwerken indien je hiervoor toestemming hebt gegeven.
1. Persoonsgegevens die wij verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, onze rol als hogeschool te vervullen en om de toetredingsovereenkomst uit te voeren
Om jou onderwijs te kunnen verstrekken, te begeleiden, studieadvies te geven, leermiddelen en ervaringen ter beschikking te stellen, jouw veiligheid te waarborgen en de kwaliteit te bewaken en jou hierover te informeren, verwerken wij volgende gegevens van jou:
- voornaam, familienaam, geslacht, geboortedatum, geboorteland, geboorteplaats, nationaliteit, rijksregisternummer, domicilie-adres en eventueel verblijfsadres, telefoonnummer, e-mailadres (hierna: ‘contactgegevens’)
- een kopie van je identiteitskaart of print van je e-ID - een pasfoto
- gegevens met betrekking tot je studieverleden en studiekeuze (waaronder naam vorige scho(o)l(en), naam van de opleidingen die je hebt gevolgd, tijdstip van inschrijving bij deze school, schoolloopbaan, studieresultaten, bewijs van diploma, de instelling door wie dit diploma werd uitgereikt, waar dit diploma werd behaald, bewijs van slagen voor bepaalde
testen indien dit als voorwaarde wordt opgelegd om de gewenste opleiding te kunnen aanvatten, type contract dat je nu wil aangaan,…)
- gegevens met betrekking tot je studieprestaties
- gegevens van contactpersonen die kunnen worden aangesproken in geval van dringende situaties: voornaam, familienaam, telefoonnummer en relatie die jij tot deze persoon hebt (optioneel kan ook een e-mailadres van deze contactpersoon gegeven worden)
- relevante financiële gegevens voor het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en (buitenschoolse) activiteiten
Je e-mailadres en telefoonnummer kan enkel worden doorgegeven aan personeelsleden van de instelling, medestudenten en anderen om je te contacteren in dringende situaties of voor
studiedoeleinden en activiteiten in het kader van de studie (zoals groepswerken, projectwerken, stages e.d.).
Je pasfoto wordt gebruikt voor het aanmaken van je studentenkaart en wordt verwerkt in de systemen van Odisee met als enige doel je te kunnen identificeren binnen de gebouwen van Odisee en tijdens examens.
2.Persoonsgegevens die wij verwerken voor toestemmingsgebonden doeleinden
Wanneer wij jouw persoonsgegevens gebruiken voor toestemmingsgebonden doeleinden zullen wij deze enkel verwerken indien je hiervoor toestemming hebt gegeven. Meer bepaald kan gedacht worden aan volgende doeleinden:
Gegevens die wij verwerken voor wetenschappelijk onderzoek
Soms vragen wij persoonsgegevens voor het verrichten van wetenschappelijk onderzoek. In zo’n geval kunnen persoonsgegevens enkel worden verwerkt indien jij daarvoor je toestemming hebt gegeven.
Tijdens het inschrijvingsproces worden bijvoorbeeld sociale gegevens gevraagd om onderzoek te kunnen voeren naar achtergrondkenmerken van studenten en zo het onderwijs en de dienstverlening af te stemmen op verschillende behoeften en noden van studenten en op die manier de studieloopbaan van studenten en ook de sociale integratie van studenten, in het bijzonder van kansengroepen, te bevorderen. Meer bepaald worden volgende gegevens gevraagd:
- je burgerlijke staat
- de nationaliteit van je (groot)ouders - het opleidingsniveau van je ouders
- de taal die er bij jou thuis gesproken wordt - je tewerkstellingssituatie
Als je aan dit onderzoek wil meewerken en daarvoor toestemming geeft wordt het feit of je al dan niet tot een kansengroep behoort meegedeeld aan de Vlaamse overheid. Deze beoordeling gebeurt op basis van de bovenstaande gegevens, maar de gegevens zelf worden niet meegedeeld.
Gegevens die wij verwerken om jouw voormalige school secundair onderwijs op de hoogte te brengen van jouw studieresultaten
Indien je je diploma behaalde binnen de Vlaamse Gemeenschap en hiervoor toestemming hebt gegeven worden jouw gegevens verwerkt om jouw voormalige school secundair onderwijs op de hoogte te brengen van jouw studieresultaten.
Wanneer wij jouw persoonsgegevens nog voor andere toestemmingsgebonden doeleinden willen gebruiken, dan zullen wij daar steeds jouw toestemming voor vragen.
Aan wie geven wij jouw persoonsgegevens door?
Wij geven jouw persoonsgegevens enkel door aan anderen als dit nodig is om onze doelstellingen te verwezenlijken of als we daartoe verplicht worden door bepaalde wetgeving. Anderen mogen nooit zelf beslissen om jouw gegevens verder door te geven of ze te gebruiken voor andere doeleinden.
Je naam, voornaam en e-mailadres worden meegedeeld aan een door Odisee gekozen softwareleverancier om een studentenmailadres te bekomen en zodat je kan werken met de door en via Odisee aangeboden applicaties nodig voor de onderwijsactiviteiten.
Je persoonsgegevens worden doorgegeven aan de Databank Hoger Onderwijs.
Indien je documenten aan ons voorlegt met het oog op het verkrijgen van bepaalde rechten, dan kunnen wij deze laten controleren op authenticiteit en waarachtigheid bij de uitreikende instanties. Omgekeerd kunnen wij ook aan anderen de authenticiteit en waarachtigheid van de door ons uitgereikte documenten bevestigen wanneer zij hierom verzoeken.
Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, worden je studieresultaten doorgegeven aan je secundaire school indien je je diploma van het secundair onderwijs behaalde binnen de Vlaamse Gemeenschap.
Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, wordt aan de Vlaamse overheid meegedeeld of je al dan niet tot een kansengroep behoort. Deze beoordeling gebeurt op basis van je achtergrondgegevens, maar de achtergrondgegevens zelf worden niet meegedeeld aan de Vlaamse overheid.
Wat zijn jouw rechten met betrekking tot je persoonsgegevens?
Tijdens het inschrijvingsproces worden de door jou ingevoerde gegevens bewaard zodat je, wanneer je je inschrijving liever spreidt over verschillende momenten, de volgende keer niet volledig opnieuw moet beginnen en gewoon kan verdergaan. Je kan je eigen (gedeeltelijke) inschrijving steeds bekijken, wijzigen en/of aanvullen door je aan te melden met je e-mailadres en wachtwoord.
Wanneer je eenmaal ingeschreven bent kan je bepaalde door jou ingevulde gegevens ook later nog inkijken, wijzigen, verwijderen of de verdere toestemming voor gebruik van jouw gegevens intrekken via
‘Mijn Loket’ op het studentenportaal.
Voor zover het niet mogelijk zou zijn zelf je gegevens in te kijken, aan te passen of te verwijderen of je toestemming voor verder gebruik van jouw gegevens in te trekken en voor zover je je identiteit kan bewijzen, heb je het recht dit aan te vragen via sa@odisee.be.
Verder heb je ook het recht om klacht in te dienen tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Odisee bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Deel-privacyverklaringen
• eBooks
• odisee.be
• Proctorio
Waar kan je terecht met vragen over privacy?
Voor vragen over deze Privacyverklaring kan je een e-mail sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming van Odisee via privacy@odisee.be.
Deze privacyverklaring werd het laatst bijgewerkt op 18 december 2020.
