Voorbeeld2 Medicatiebeleid

(1)

Voorbeeld Medicatiebeleid

Inleiding

Het IVM geeft het volgende aan: ‘Veilig medicatie geven kan alleen met een goed lopend medicatieproces. Dat loopt van recept, via levering door de apotheek, tot opslag en geven van medicijnen aan de cliënt.

In het kader van het leveren van verantwoorde zorg volgens de 'Veilige principes' wordt van zorgorganisaties in de langdurige (ouderen)zorg verwacht om na het in zorg nemen van de cliënt te signaleren waar eventuele medicatieproblemen optreden. Ook moeten zij periodiek monitoren of het beheer van medicatie door de cliënt nog verantwoord is.’

Uitgangspunt is dat de cliënt zo lang mogelijk het beheer over zijn eigen medicatie voert, eventueel samen met de mantelzorger. Het IVM onderscheidt de volgende situaties:

1: cliënt bestelt en gebruikt medicatie zelf

2: zorg bestelt medicatie, cliënt gebruikt medicatie zelf

3: cliënt bestelt medicatie, zorg biedt hulp bij (een deel van) medicatie 4: zorg bestelt en biedt hulp bij (een deel van) medicatie

5: zorg bestelt, biedt hulp bij medicatie en ziet toe op inname

Het IVM heeft de 'Werkwijze BEM' in een stappenplan uitgewerkt. Dit stappenplan verduidelijkt welke materialen/vragenformulieren in welke fase en bij welke handelingen gebruikt kunnen worden bij het in kaart brengen van de te geven zorg, hulp of te gebruiken hulpmiddelen.

https://www.medicijngebruik.nl/zorginstellingen/werkmateriaal-overig/2118/bem-ouderenzorg

<NAAM ZORGAANBIEDER> hanteert dit stappenplan en gebruikt voor de eerste stap zowel de

‘risico analyse en het BEM formulier’ uit het ECD’. Daarop wordt vastgelegd welke risico’s er zijn, welke medicatie situatie van toepassing is en welke afspraken met de cliënt gemaakt zijn. De risico analyse en het BEM formulier zijn een integraal onderdeel van het opstellen van het zorgplan.

Mocht er iets misgaan in de medicatieketen dan wordt dit gemeld via ‘MIC-melding’ in het ECD.

Bij de medicatie veiligheid zijn verschillende organisaties en personen betrokken:

1. Apotheker

2. Cliënt en mantelzorger 3. Zorgaanbieder

4. Zorgmedewerker 1 Apotheker

1.1 Medicatieoverzicht en toedienlijst

De apotheker is verantwoordelijk voor het leveren van een actueel medicatieoverzicht en een toedienlijst van gebruikte medicijnen:

 Medicatieoverzicht: Hierop is alle medicatie die de cliënt gebruikt vermeld

(het opstellen en bijhouden hiervan is de verantwoordelijkheid van arts en apotheker).

NB: Zelfzorgmedicatie moet ook op de toedienlijst geplaatst worden door de apotheker.

 innameschema (voor de cliënt met medicatie in eigen beheer)

 toedienlijst (voor de verpleging/verzorging) waarop die medicatie is vermeld die de zorgmedewerkers aanreiken of toedienen, zowel in baxter als ook de losse medicijnen

Als de cliënt zijn eigen medicatie beheert (situatie 1 en 2) geeft de apotheek de cliënt tegelijk met de medicatie het innameschema mee, waarop de medicatie en de gebruiksinstructies staan. Ook dient de apotheker het medicatieoverzicht aan de cliënt mee te geven.

Wanneer een zorgaanbieder het medicatiebeheer geheel of gedeeltelijk overneemt (situatie 3, 4, 5)dan moet de apotheek een toedienlijst bij de medicatie afleveren. De zorgaanbieder is

(2)

verantwoordelijk voor een adequate toedienregistratie en maakt daarbij gebruik van de toedienlijst.

Door het leveren van een toedienlijst door de apotheker wordt voorkomen dat er fouten worden gemaakt bij het overnemen (overschrijven) van de medicatie in een 'eigen' registratiesysteem.

1.2 Dubbelcontrole van risicovolle medicijnen

Voor bepaalde medicijnen is landelijk bepaald dat er een dubbelcontrole moet plaatsvinden.

Daarnaast is het mogelijk dat de apotheker aangeeft welke medicijnen risicovol zijn (dit wanneer de apotheker bepaalt of een medicijn risicovol is door combinatie met andere medicatie). De apotheker noteert dit op de toedienlijst.

De medicijnen in de baxter worden automatisch dubbel gecheckt (de apotheker doet de eerste check, de medewerker die aanreikt of toedient doet de tweede check).

De dubbelcontrole door de cliënt, mantelzorger of zorgaanbieder moet dus worden uitgevoerd bij de losse en/of risicovolle medicijnen.

Middelen die via injecties/infuus toegediend worden, worden ook altijd dubbel gecontroleerd conform de instructie dubbele controle risicovolle medicatie.

1.3 De toedienlijst

Op de toedienlijst staat genoteerd:

 cliëntgegevens

 de gebruikte medicatie (in doseersysteem en ook losse medicatie)

 de dosering

 bijzonderheden van het medicijn

 de toedieningswijze (en eventuele bijzonderheden bij toediening)

 de tijdstippen waarop een medicijn moet worden toegediend

 een vakje waarop per medicijn per tijdstip afgetekend moet worden

 of een medicijn risicovol is. Dan zijn op de toedienlijst bij dat medicijn per aftekenmoment 2 vakjes zodat de dubbele controle ook op de toedienlijst wordt afgetekend.

 Malen van medicijnen mag alleen in opdracht van arts en instructie van apotheek. Dit staat vermeld op de toedienlijst.

1.4 Bijsluiters

De apotheker is er verantwoordelijk voor dat de cliënt bij de eerste keer gebruiken van nieuwe medicatie informatie heeft over de werking en bijwerking van een medicijn. In de praktijk betekent dit dat de cliënt bij nieuwe medicatie een bijsluiter van de apotheker krijgt.

De bijsluiters zijn geen doel op zichzelf. Het is een hulpmiddel om werking en bijwerkingen van medicijnen te signaleren en zo nodig actie te ondernemen.

2 Cliënt en mantelzorger 2.1 Situaties

In de volgende 4 situaties die het IVM omschreven heeft, zijn cliënt en of mantelzorger (deels) verantwoordelijk voor bepaalde handelingen aangaande medicatiegebruik:

1: cliënt bestelt en gebruikt medicatie zelf. Cliënt gebruikt innameschema van apotheek.

2: zorg bestelt medicatie, cliënt gebruikt medicatie zelf. Cliënt gebruikt innameschema van apotheek.

3: cliënt bestelt medicatie, zorg biedt hulp bij (een deel van) medicatie. Hier kan sprake zijn van aanreiken of toedienen. Medewerker tekent af op toedienlijst.

4: zorg bestelt en biedt hulp bij (een deel van) medicatie. Hier kan sprake zijn van aanreiken of toedienen. Medewerker tekent af op toedienlijst.

In het BEM formulier (ECD) dat ingevuld wordt bij de intake, en bij (tussen) evaluaties legt <NAAM ZORGAANBIEDER> de afspraken met cliënt en mantelzorger vast.

(3)

2.2 Aanreiken van medicijnen

Bij het aanreiken van medicijnenligt de verantwoordelijkheid voor het gebruik van de medicijnen bij de cliënt. De cliënt controleert het soort medicijn, de dosering, het tijdstip en de wijze van

toediening. De medicijnen worden zoveel mogelijk uit de oorspronkelijke verpakking aangereikt:

indien het gebeurt uit een baxter dat door de apotheek is gevuld, dient dit voor de cliënt

controleerbaar te zijn. Dit kan met de door de apotheek geleverde toedienlijst of innameschema.

Aftekenen door de medewerker gebeurt op de toedienlijst.

De apotheker noteert dit op de toedienlijst (zie 1.2)

Uitgangspunt is dat de cliënt of mantelzorger de dubbelcontrole doet. De medewerker noteert in het zorgdossier dat cliënt/mantelzorger geïnstrueerd is en of hij/zij de dubbelcontrole kan uitvoeren.

3 Zorgaanbieder

3.1 Bewaren medicatieoverzicht en toedienlijst

Het actueel medicatieoverzicht hoort in het zorgdossier van de cliënt als <NAAM ZORGAANBIEDER>

de medicatie voor de cliënt beheert (situatie 2, 3, 4, 5). <NAAM ZORGAANBIEDER> bewaart het actuele medicatieoverzicht voor de cliënt en geeft het mee aan de cliënt als hij bijvoorbeeld naar het ziekenhuis gaat.

<NAAM ZORGAANBIEDER> bewaart alleen het actuele medicatieoverzicht, dus niet de oude versies. Als de IGJ toetst, zal men toetsen of de toedienlijst (huidige medicatie) en het actuele medicatieoverzicht overeenkomen.

Zelfzorgmedicatie

Als blijkt dat de cliënt hulp nodig heeft bij zelfzorgmedicatie dan vraagt de zorgmanager aan de apotheek om deze op de medicatielijst te plaatsen.

Na vertrek of overlijden van de cliënt blijft het actuele (laatste) medicatieoverzicht in het dossier.

De toedienlijsten zijn een afgeleide van het actuele medicatieoverzicht en hebben als doel het werk van de zorgmedewerkers te sturen en te verantwoorden. De toedienlijst is een onderdeel van het zorgdossier. De ingevulde toedienlijsten worden bewaard gedurende 2 jaar vanaf de einddatum van de betreffende toedienlijst, tenzij er redenen zijn bijvoorbeeld ziekenhuisopname na een verkeerde dosis medicatie die, naar het oordeel van de behandelend arts, het langer bewaren van de toedienlijsten rechtvaardigt c.q. noodzakelijk maakt. De ingevulde toedienlijsten worden per cliënt bewaard in het ECD.

3.3 Voorbehouden of risicovolle handelingen

Als er sprake is van een voorbehouden of risicovolle handeling (VRH) waarvoor een uitvoeringsverzoek nodig is, dan is de zorgmanager van <NAAM ZORGAANBIEDER> er

verantwoordelijk voor dat er een geldig uitvoeringsverzoek in het zorgdossier bij de cliënt thuis aanwezig is. Een uitvoeringsverzoek is een door de voorschrijvend arts schriftelijk opdracht voor het uitvoeren van een voorbehouden of risicovolle handeling. Het uitvoeringsverzoek moet altijd ondertekend zijn door de voorschrijvend arts, verpleegkundig specialist.

De voorschrijvend arts bepaalt de geldigheidsduur van het uitvoeringsverzoek. De arts noteert de einddatum op het uitvoeringsverzoek.

Als er een voorbehouden of risicovolle handeling voor het eerst bij een cliënt wordt uitgevoerd dan zorgt de zorgmedewerker ervoor het actuele protocol te kennen bijvoorbeeld door de Vilans Kick protocollen of de bijsluiter door te nemen.

(4)

4 Zorgmedewerker

4.1 Aanreiken en toedienen van medicijnen

 Medicijnen worden aangereikt als de cliënt niet is staat is zelf zijn medicijnen te pakken (zie afspraken BEM in het dossier).

 Bij het aanreiken van medicijnen ligt de v erantwoordelijkheid voor het gebruik van de

medicijnen b ij de cliënt. De cliënt controleert het soort medicijn, de dosering, het tijdstip en de wijze van toediening. De medicijnen worden zoveel mogelijk uit de oorspronkelijke verpakking aangereikt: indien het gebeurt uit een baxter dat door de apotheek is gevuld, dient dit voor de cliënt controleerbaar te zijn. Dit kan met de door de apotheek geleverde toedienlijst of

innameschema. Aftekenen door de medewerker gebeurt op de toedienlijst.

 Bij het toedienen van medicijnen kan de cliënt niet zelf de verantwoordelijkheid dragen voor inname, aanbrengen of inbrengen van de medicatie volgens voorschrift. De v erantwoordelijkheid ligt b ij de medewerker. Medicijnen uit een baxter of uit de oorspronkelijke verpakking worden volgens de gegevens van de toedienlijst toegediend. Altijd moet er controleerbaar zijn welke medicijnen worden toegediend.

 De medewerker zorgt dat de toedienlijst wekelijks naar de administratie gebracht wordt zodat deze opgeslagen kan worden in het ECD.

4.2 Parafreer

Op een toedienlijst parafeert de medewerker direct nadataan de cliënt een medicijn is aangereikt of toegediend. Teken niet af door een kruisje te zetten, altijd een paraaf!

De medewerker controleert steeds: dien ik toe of reik ik aan:

1) het juiste medicijn 2) in de juiste dosering

3) op de juiste toedieningswijze 4) op het juiste moment 5) aan de juiste cliënt

Als de medewerker deze 5 onderdelen heeft gecheckt, kan deze aftekenen. Deze items moeten allemaal terug te vinden zijn op de toedienlijst.

4.3 Medicatie met wisselende dosering (bv. insuline, morfine)

Indien medicijnen worden toegediend met een wisselende dosering noteert de voorschrijvend arts op het uitvoeringsverzoek in algemene termen de dosering (bijv 'dosering op voorschrijven van de arts na bepaling van de bloedsuikerwaarde').

In het dossier noteert de medewerker de juiste dosis op betreffende datum in de rapportage!

Ook hierom is het belangrijk dat de medewerker a altijd in het zorgdossier te kijkt voordat deze aan de zorgverlening bij de cliënt begint!

De apotheker noteert dit op de toedienlijst.

De medicijnen in de baxter wordt automatisch dubbel gecheckt (de apotheker doet de eerste check, de medewerker die aanreikt of toedient doet de tweede check)

De dubbelcontrole door de cliënt, mantelzorger of zorgaanbieder moet dus uitgevoerd worden bij de losse, risicovolle medicijnen.

Middelen die via injecties/infuus toegediend worden, worden ook altijd dubbel gecontroleerd conform de instructie dubbele controle risicovolle medicatie.

Uitgangspunt is dat de cliënt of mantelzorger de dubbelcontrole doet. De zorgmedewerker noteert in het zorgdossier dat cliënt/mantelzorger geïnstrueerd is en of hij/zij de dubbelcontrole kan uitvoeren.

Indien de cliënt of mantelzorger niet de dubbelcontrole kan doen, dan is dubbelcontrole door een bekwaam medewerker noodzakelijk. Bij <NAAM ZORGAANBIEDER> is dat op de volgende manier geregeld. De

(5)

medewerker belt de zorgmanager en doet de dubbelcontrole telefonisch. Bij voorkeur met beeldbellen.

Zowel de medewerker die het medicijn geeft als degene die controleert, tekent af op de toedienlijst!

Dit kan dus de cliënt, de mantelzorger of een andere collega zijn.

5 DO’s en DONT’s

Let op dat de medewerker bevoegd en bekwaam is en blijft voor het uitvoeren van medicatie aanreiken of toedienen!

Let op: Schrijf nooit zelf op de toedienlijst!

Schrijf nooit op de toedienlijst om wijzigingen in de medicatie (meer/minder/stop) aan te brengen.

Het is de verantwoordelijkheid van de apotheker om de wijzigingen op de toedienlijst te zetten. Het liefst door voor een nieuw medicatieoverzicht en toedienlijst te zorgen!

Zelfzorgmedicatie

Zelfzorgmedicatie zoals paracetamol mag alleen toegediend worden als het door de apotheek op de toedienlijst is geplaatst. Heeft de cliënt jouw hulp nodig bij zelfzorgmedicatie geeft dit dan door aan de zorgmanager!

Hygiëne: zorg voor jezelf en voor de cliënt!

Zorg voor een goede hygiëne bij het uitvoeren van je werk. Zorg voor goed wasbare kleding, draag geen ringen, zorg dat je haar kort is of opgestoken en voor korte nagels (geen kunstnagels). Was je handen voor én na het geven van medicatie!

Let op!

 Let erop dat medicatie bewaard wordt volgens instructie van de apotheek.

 Let op de houdbaarheid van medicatie (b.v. houdbaarheid van druppels, zalf).

 Malen van medicijnen is ALLEEN toegestaan in opdracht van arts en instructie van apotheek. Dit staat vermeld op de toedienlijst.

Wees tijdens het dagelijkse werk alert op mogelijke signalen van problemen met medicatie.

De bijsluiters zijn geen doel op zichzelf. Het is een hulpmiddel om werking en bijwerkingen van medicijnen te signaleren en zo nodig actie te ondernemen.

NOOIT medicijnen uit een baxterzakje verwijderen

Bij wijzigingen in medicatie (minder/stop) is het voor medewerkers van <NAAM ZORGAANBIEDER>

verboden om medicijnen uit het baxterzakje te halen. Dit is altijd de verantwoordelijkheid van de apotheker.

NOOIT met medicatie over straat

Het is door de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGJ) verboden dat medewerkers met medicatie over straat gaan. Dit betekent:

 niet ophalen bij en/of retourmedicatie terugbrengen van medicijnen naar de apotheek.

Medicatie dient geretourneerd te worden door cliënt of mantelzorger.

 niet bewaren van medicijnen op het kantoor. Als je cliënten hebt die in de war zijn/de deur niet open doen voor de apotheek, overleg dan met de apotheker over oplossingen. Denk aan mantelzorg, apotheek heeft een sleutel of maak een afspraak met apotheker op moment dat je bij de cliënt bent, de huishoudelijke hulp er is etc.

Veilig bewaren van medicijnen bij de cliënt thuis

De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de opslag van medicijnen en de juiste middelen voor deze opslag (bijvoorbeeld een koelkast met thermometer).

(6)

Achter slot bewaren mag NIET

Het achter slot bewaren van medicijnen MAG NIET. Wel kan het nodig zijn afspraken te maken met mantelzorger als het voor de cliënt of huisgenoten niet verantwoord is dat zij zelf bij medicijnen kunnen. Afspraken hierover zijn vastgelegd in het zorgdossier.

6 Melden van medicatiefouten

Medicatie fouten kunnen tot gezondheidsrisico’s leiden en moeten altijd gemeld worden. <NAAM ZORGAANBIEDER> gebruikt de VIM-procedure voor het melden van fouten/incidenten bij medicatieverstrekking. Medewerkers gebruiken hiervoor het MIC formulier uit het ECD.

Denk aan:

 Medicijn is wel gegeven maar niet afgetekend op de toedienlijst

 Medicatie is niet gegeven

 Medicatie is geweigerd door de cliënt

 Medicatie is niet op juiste wijze toegediend

 Verkeerde medicatie gegeven

 Verkeerde dosering gegeven

 Medicijn is op het verkeerde tijdstip gegeven

 Medicatie is aan de verkeerde persoon gegeven

 Cliënt lijkt medicatie op onjuist tijdstip te hebben genomen