bijlage 5 Concept Rappoet Deloitte Adviesopdracht bedrijfsplan RUD Zuidoost Branbant v 120824.

(1)

Adviesopdracht bedrijfsplan RUD Zuidoost-Brabant

Toets op de gehanteerde aannamen en uitgangspunten in het bedrijfsplan

CONCEPT

Uitgebracht aan: Stuurgroep RUD Zuidoost-Brabant t.a.v. Ad Marneffe en Jan Bontenbal

Versie: concept

Datum: 24 augustus 2012

Kenmerk: 3113364960

Uitgebracht door: · Deloitte Consulting

Auteur: Barend Duits

(2)

CONCEPT

Inhoudsopgave

1 Inleiding ... 4

1.1 Achtergrond ... 4

1.2 Uitgangspunten van de opdracht ... 4

1.3 Aanpak ... 5

2 Aannamen bedrijfsplan ... 7

2.1 Welke aannamen ... 7

2.2 Mitigeren van onzekerheden ... 9

2.3 Waarborgen ... 9

3 Omvang RUD ... 11

3.1 Uitgangspunten bepalen omvang ... 11

3.2 Verwachte omvang verplichte taken en milieu VTH ... 12

3.2.1 Beschikbare capaciteit verplichte taken en milieu VTH ... 13

3.2.2 Benodigde capaciteit verplichte taken en milieu VTH: opgave partners ... 14

3.2.3 Benodigde capaciteit verplichte taken en milieu VTH: kengetallen ... 15

3.2.4 Omvang RUD t.a.v. verplichte taken en milieu VTH ... 16

3.3 Verwachte omvang verzoektaken ... 16

3.3.1 Huidige beschikbare capaciteit verzoektaken ... 17

3.3.2 Benodigde capaciteit: opgave partners ... 18

3.3.3 Benodigde capaciteit: inschatting SRE consulenten ... 19

3.3.4 Omvang RUD t.a.v. verzoektaken ... 19

3.4 Verwachte omvang overhead ... 21

3.5 Risico personele overcapaciteit ... 22

3.6 Overwegingen bij het takenpakket ... 23

4 Inrichting financiële organisatie ... 24

4.1 Uurtarief ... 24

4.2 Overhead ... 25

4.3 Productieve uren ... 26

4.4 Calculatiemethode en verdeelsleutel ... 26

4.5 Financieel risico en kosten per partner ... 27

5 Aandachtspunten en overwegingen ... 28

(3)

CONCEPT

5.1 Juridische positie ... 28

5.2 Andere overwegingen ... 29

6 Conclusie ... 32

Bijlage 1: Inhoudsopgave concept bedrijfsplan ... 35

Bijlage 2: Omzetcijfers SRE Milieudienst ... 39

Bijlage 3: Vergelijking en doorrekening o.b.v. kengetallen ... 41

Bijlage 4: Normatieve begroting RUD Zuidoost-Brabant (indicatief) ... 46

(4)

CONCEPT

1 Inleiding

1.1 Achtergrond

Op 1 januari 2013 moet in Zuidoost-Brabant een Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) zijn

gevestigd. Binnen deze RUD zullen 21 gemeenten en de provincie samen invulling geven aan de uitvoering van het verplicht gestelde Landelijke Basistakenpakket alsmede aan een pakket van mogelijke verzoektaken. Het is van belang dat er voor de RUD een solide basis wordt gelegd die kan rekenen op een breed en duurzaam draagvlak bij alle partners binnen de regio.

Het bedrijfsplan voor de RUD Zuidoost-Brabant is vergevorderd en zal als concept worden voorgelegd ter ondersteuning van de beeldvorming bij de deelnemers, gericht op de besluitvorming over de oprichting van de RUD en de deelname daarin. Hierbij zal worden voorgesteld dat het bedrijfsplan in het 3e kwartaal verder wordt voltooid op basis van de adviezen van een onafhankelijke externe adviseur. Aan de Deloitte is gevraagd deze rol te vervullen.

De adviesopdracht richt zich op twee onderdelen:

1. Analyse van de omvang van takenpakket (basispakket en verzoektaken) wat bij de RUD wordt ondergebracht in relatie tot de capaciteit die in de RUD wordt ingebracht vanuit de deelnemers en de Milieudienst.

2. Advisering over de overige bedrijfsmatige aspecten in het bedrijfsplan.

1.2 Uitgangspunten van de opdracht

Voor de opdracht zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd.

• Door de stuurgroep zijn een twaalftal vraagpunten benoemd die aansluiten bij de twee onderdelen van de opdracht. Voor zover mogelijk en relevant zullen deze in het advies worden meegenomen.

• Het concept bedrijfsplan versie 5.3 d.d. 8 juni 2012 is de basis voor de toets op de gehanteerde aannamen en uitgangspunten.

• Analyse en advies zijn gebaseerd op beschikbare cijfers, aangeleverd door RUD-partners en SRE Milieudienst. Er zijn voor de adviesopdracht niet zelfstandig c.q. afzonderlijk gegevens opgevraagd bij RUD-partners.

N.B. De cijfers in de voorliggende rapportage zijn door de kwartiermaker verzameld in de periode april 2012 tot medio augustus 2012. De cijfers van de RUD-partners die uiterlijk vrijdag 17 augustus 2012 zijn ontvangen, zijn verwerkt.

(5)

CONCEPT

1.3 Aanpak

Voor de uitvoering van de opdracht is bureauonderzoek gedaan, zijn gesprekken gevoerd en is een analyse gemaakt van een aantal aannamen en uitgangspunten in het bedrijfsplan. Er is regelmatig contact geweest met de opdrachtgevers (Ad Marneffe, gemeentesecretaris Helmond; Jan Bontenbal, kwartiermaker RUD) voor nadere toelichting op het bedrijfsplan en bespreking van het proces. Daarnaast zijn gesprekken gevoerd met vertegenwoordigers van de werkgroepen Taken & Kwaliteit en Financiën over de omvang en opbouw van de organisatie en de gehanteerde uitgangspunten.

Om te kunnen beoordelen of de gehanteerde aannamen realistisch zijn, zijn de volgende vergelijkingen gemaakt:

• Vergelijking van de capaciteitsberekening voor de RUD met landelijke kengetallen, in het bijzonder kengetallen van SIRA/Berenschot en andere RUD’s in oprichting.

• Vergelijking van het concept bedrijfsplan met bedrijfsplannen van andere RUD’s in oprichting.

Tussentijds zijn voorlopige resultaten van het onderzoek gepresenteerd aan de stuurgroep en de werkgroep Taken & Kwaliteit.

In de voorliggende rapportage zijn de onderzoeksresultaten gepresenteerd op basis van de aangeleverde beschikbare cijfers. De twaalf vragen van de stuurgroep zijn als basis genomen voor de structuur van de rapportage, waarbij de vragen zijn geclusterd naar vier onderwerpen.

In de volgende tabel zijn de vier onderwerpen weergegeven met de verdeling van de twaalf vragen.

Onderwerp Vragen Aannamen

bedrijfsplan

1. Welke aannamen en veronderstellingen moeten worden gehanteerd bij het opstellen van het bedrijfsplan en hoe kunnen die het beste daarin worden verwerkt en toegelicht.

2. Waar in het bedrijfsplan moeten schattingen en hypothesen worden

gehanteerd; adviseer over de wijze waarop inzicht kan worden gegeven in de onzekerheden die aan deze schattingen c.q. hypothesen verbonden zijn en hoe die onzekerheden waar nodig kunnen worden gemitigeerd.

3. Hoe kan worden gewaarborgd dat het bedrijfsplan op een juiste wijze gebaseerd is op de veronderstellingen, schattingen en hypotheses en op de onderliggende informatie en gegevens;

Omvang RUD 4. Hoe geeft het bedrijfsplan zo goed mogelijk inzicht in de omvang,

samenstelling en aard van de taken en de bijbehorende kosten en risico’s, met onder andere gebruikmaking van de uitvraag van de verzoektaken bij de

(6)

CONCEPT

deelnemers.

5. Zijn er naast de verplichte taken en de gevraagde verzoektaken nog andere taken die het geheel van de RUD kunnen versterken en/of zijn er specifieke verzoektaken die van bijzonder belang zijn voor de RUD als geheel en om die reden in het aanbod moeten worden opgenomen?

Inrichting financiële organisatie

6. Hoe wordt het beste inzichtelijk gemaakt dat de kosten (directe en indirecte) die aan de tarieven ten grondslag liggen redelijk zijn in relatie tot hetgeen gebruikelijk is en dat de verhouding tussen productieve en improductieve uren redelijk en vergelijkbaar is met wat gebruikelijk is in de sector;

7. Hoe kan het bedrijfsplan een basis vormen voor de wijze waarop administratie, budgetten, begroting en jaarrekening worden ingericht.

8. Welke verdeelsleutels kunnen het beste worden toegepast voor een objectieve en transparante toerekening van kosten en opbrengsten aan de verschillende activiteiten en taken.

9. Hoe wordt het beste inzichtelijk gemaakt dat de tarieven die zijn gehanteerd aansluiten op de onderliggende kostenbegroting(en) en het formatieplan.

10. Wat is de beste calculatiemethode, daar waar kosten per product/taak worden gehanteerd, voor de berekening van het aantal benodigde uren en van eventuele externe kosten, waarbij rekening is gehouden met de overeengekomen kwaliteitseisen voor dat product;

Aandachtspunten en overwegingen

11. Welke aandachtspunten zijn er ten aanzien van de juridische positie (o.a.

fiscaal, Europees aanbestedingsrecht en Wet markt en overheid), voor het in het bedrijfsplan opgenomen pakket aan (mogelijke) taken, o.a. ten opzichte van overige marktpartijen en hoe worden die het beste in het bedrijfsplan tot uitdrukking gebracht.

12. Zijn er vanuit de expertise van de externe deskundige nog andere adviezen te geven die relevant zijn voor het bedrijfsplan buiten de in deze opdracht genoemde punten.

Figuur 1. Toedeling twaalf vraagpunten stuurgroep naar vier onderwerpen.

(7)

CONCEPT

2 Aannamen bedrijfsplan

In dit hoofdstuk worden de volgende drie vragen behandeld:

1. Welke aannamen en veronderstellingen moeten worden gehanteerd bij het opstellen van het bedrijfsplan en hoe kunnen die het beste daarin worden verwerkt en toegelicht.

2. Waar in het bedrijfsplan moeten schattingen en hypothesen worden gehanteerd; adviseer over de wijze waarop inzicht kan worden gegeven in de onzekerheden die aan deze schattingen c.q.

hypothesen verbonden zijn en hoe die onzekerheden waar nodig kunnen worden gemitigeerd.

3. Hoe kan worden gewaarborgd dat het bedrijfsplan op een juiste wijze gebaseerd is op de veronderstellingen, schattingen en hypotheses en op de onderliggende informatie en gegevens.

Het bedrijfsplan beschrijft de nieuwe organisatie, het beschrijft een toekomstige situatie. Er kan dus niet aan ontkomen worden dat er aannamen, hypothesen en schattingen moeten worden gedaan. Belangrijk bij aannamen e.d. is dat ze transparant zijn en dat er een onderbouwing wordt gegeven. Achtereenvolgens wordt aangegeven welke aannamen in het bedrijfsplan zijn gedaan en of daarmee de belangrijkste onderwerpen zijn afgedekt, hoe onzekerheden kunnen worden gemitigeerd en of waarborgen mogelijk zijn.

2.1 Welke aannamen

Deloitte hanteert bij het opstellen van bedrijfsplannen van onder meer

samenwerkingsorganisaties doorgaans het Deloitte bouwstenen-model als referentiekader. Dit model bevat alle onderwerpen die bij het tot stand brengen van de samenwerking en het beschrijven van de beoogde samenwerkingsorganisatie, om de hoek komen kijken. We hebben dit overzicht van bouwstenen ontleend aan onze jarenlange ervaringen met de vorming van Shared Services Organisaties en aan onze ervaringen met de vorming van Regionale

Uitvoeringsdiensten. De bouwstenen zijn:

RUD

Visie &

Strategie

Juridisch

Financiering en kosten

Besturing, coördinatie

en organisatie Processen

Informatie- uitwisseling

en IT Mensen

Locatie(s)

(8)

CONCEPT

Deze bouwstenen vormen een belangrijke referentie bij onze beoordeling van het bedrijfsplan voor de RUD Zuidoost-Brabant. In bijlage 1 is de inhoudsopgave van het concept bedrijfsplan weergegeven.

Het bedrijfsplan van de RUD Zuidoost-Brabant i.o. heeft een herkenbare structuur. Kijkend naar de referentie met de acht bollen kan worden gesteld dat alle aandachtsgebieden aan bod komen. Eerst wordt ingegaan op de achtergrond van de oprichting en het beoogde profiel.

Vervolgens worden missie, visie, strategie, juridische verankering en besturing uitgewerkt. In deze eerste vijf hoofdstukken worden geen aannamen gedaan, maar zijn uitgangspunten voor de nieuwe organisatie geformuleerd.

Hoofdstuk 6 van het bedrijfsplan beschrijft het takenpakket. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen basistaken en verzoektaken. De basistaken komen voort uit het landelijk basistakenpakket zoals dat naar verwachting op termijn wettelijk verplicht zal worden gesteld voor RUD’s. De verzoektaken zijn taken van de RUD-partners die zij zelf verplicht zijn om uit te voeren (bijvoorbeeld omgevingsvergunningverlening voor een bouwactiviteit), maar waarvan zij de uitvoering naar keuze – vrijwillig – kunnen onderbrengen bij de RUD. Opvallend is dat medio 2012 in het bedrijfsplan nog geen uitspraken worden gedaan over de verwachte omvang van takenpakket. Voor het ‘verplichte deel’ – de basistaken – zou verwacht mogen worden dat hiervoor aannamen kunnen worden gedaan. In het volgende hoofdstuk van de voorliggende rapportage wordt hier nader op ingegaan.

Hoofdstuk 7 van het bedrijfsplan beschrijft de uitgangspunten ten aanzien van kwaliteit. Gesteld wordt dat de RUD zal voldoen aan de landelijke kwaliteitscriteria. Dit is een uitgangspunt voor de RUD, maar tegelijkertijd ook een aanname dat dit het geval zal zijn. De ervaring in andere regio’s is dat wanneer een RUD alleen basistaken gaat uitvoeren, het lastig wordt om aan alle landelijke kwaliteitscriteria te voldoen. Dit geldt in het bijzonder voor specifieke

deskundigheden als constructieve veiligheid of luchtkwaliteit. Bij uitvoering van alleen

basistaken is dan te weinig werkvraag om deze deskundigheden efficiënt in huis te hebben. De vertreksituatie in het bedrijfsplan is dat de RUD Zuidoost-Brabant méér dan basistaken zal uitvoeren. Dit maakt de kans groter dat de RUD daadwerkelijk zal voldoen. Het verdient echter aanbeveling om te onderbouwen dat de RUD in potentie kan voldoen aan de kwaliteitscriteria.

Dit kan bijvoorbeeld eenvoudig worden gedaan door te verwijzen naar een eerdere toets op de kwaliteitscriteria van de SRE Milieudienst.

Hoofdstuk 8 beschrijft de gewenste ICT-situatie. Het betreft uitgangspunten voor de inrichting.

In hoofdstuk 9 zijn beknopt de uitgangspunten voor Huisvesting beschreven. In deze hoofstukken zijn niet zo zeer aannamen gedaan. Wel is de omvang van de organisatie, uitgedrukt in taken en personeel, van invloed op de kosten voor ICT en Huisvesting. Bij scenario’s voor de omvang van de organisatie, moet daarom goed worden bekeken wat de gevolgen zijn voor ICT en Huisvesting, omdat die de kosten van deze posten sterk kunnen beïnvloeden.

(9)

CONCEPT

Hoofdstuk 10 is het Financiën hoofdstuk. Medio 2012 staan in het bedrijfsplan alleen nog uitgangspunten. De uitgangspunten zijn logisch en herkenbaar. Voor besluitvorming is het echter nodig om zicht te hebben op wat de nieuwe organisatie gaat kosten en wat de uitvoering van de taken nu kost voor de gemeenten. Deze vergelijking ontbreekt, mede door de

onduidelijkheid over de omvang van de organisatie qua takenpakket. In hoofdstuk 4 van de voorliggende rapportage zal nader worden ingegaan op de inrichting van de financiële organisatie.

De laatste hoofdstukken van het bedrijfsplan beschrijven de uitgangspunten op het gebied van personeel en organisatie, communicatie en planning. Hierbij is geen sprake van aannamen waarmee risico gelopen wordt.

2.2 Mitigeren van onzekerheden

Zodra sprake is van aannamen, hypothesen en schattingen is er ook sprake van een risico dat de aannamen e.d. onjuist zijn. Dat zou dan betekenen dat er een organisatie wordt gebouwd op een slechte fundering. Het mitigeren van deze onzekerheid kan worden gedaan door:

• Het transparant omschrijven van de aannamen die gedaan zijn. Partijen kunnen op die manier met elkaar de aannamen bespreken en monitoren, en wanneer tot een ander inzicht wordt gekomen, kan een aanname worden aangepast.

• Het werken met minimale en maximale scenario’s. Een aanname is een keuze uit een aantal varianten. Door inzichtelijk te maken wat de gevolgen zijn van verschillende aannamen ontstaat een beeld van het (minimale en maximale) risico dat partijen lopen. Inzicht geeft houvast en mitigeert daarmee de onzekerheid.

• Het vergelijken met andere RUD’s i.o. en met de huidige situatie bij RUD-partners en de SRE Milieudienst. Het gaat hierbij om de onderbouwing van de aannamen door te verwijzen naar ervaringen elders.

Aanbevolen wordt om deze drie invalshoeken ook te volgen in de volgende versie van het bedrijfsplan in de hoofdstukken over het takenpakket (H6 Bedrijfsplan) en de financiën (H10 Bedrijfsplan). In de volgende twee hoofdstukken van de hier voorliggende rapportage worden hiervoor concrete suggesties gedaan.

2.3 Waarborgen

Het feit dat met aannamen en schattingen wordt gewerkt, betekent dat er een kans is dat de werkelijke uitkomst een andere is. Het bedrijfsplan beschrijft de verwachte situatie van hoe de toekomstige organisatie eruit ziet. Waarborgen of garanties dat veronderstellingen, schattingen en hypotheses zijn niet te geven.

Wel is het mogelijk om de onzekerheden zo veel mogelijk te mitigeren. In de vorige paragraaf is aangegeven hoe dit te doen is. Het is daarbij van belang om verifieerbare gegevens als basis te

(10)

CONCEPT

gebruiken en/of data die niet sterk aan verandering onderhevig zijn. Voor bijvoorbeeld het bepalen van de benodigde capaciteit van de organisatie is het aantal milieu-inrichtingen waarop toezicht moeten worden gehouden zo’n getal.

(11)

CONCEPT

3 Omvang RUD

In dit hoofdstuk worden de volgende twee vragen behandeld:

4. Hoe geeft het bedrijfsplan zo goed mogelijk inzicht in de omvang, samenstelling en aard van de taken en de bijbehorende kosten en risico’s, met onder andere gebruikmaking van de uitvraag van de verzoektaken bij de deelnemers.

5. Zijn er naast de verplichte taken en de gevraagde verzoektaken nog andere taken die het geheel van de RUD kunnen versterken en/of zijn er specifieke verzoektaken die van bijzonder belang zijn voor de RUD als geheel en om die reden in het aanbod moeten worden opgenomen?

Eerst wordt stilgestaan bij de verwachte omvang van de organisatie. Tot slot worden overwegingen beschreven voor de samenstelling van het totale takenpakket.

3.1 Uitgangspunten bepalen omvang

In het concept bedrijfsplan is nog niet beschreven hoeveel inrichtingen er zijn en hoeveel FTE’s aanwezig en benodigd zijn. Momenteel is dit een gemis in het bedrijfsplan. Vooral voor het (verplichte) basistakenpakket moet het goed mogelijk zijn om aan te geven wat de potentiële omvang is, aangezien de inhoud van dit takenpakket landelijke ingekaderd is. In de bijlagen van het concept bedrijfsplan is dit takenpakket ook weergegeven.

Waar het om gaat bij het ramen van de verwachte omvang van het takenpakket en daarmee van de organisatie, is het – zoals in paragraaf 2.2 beschreven – mitigeren van onzekerheden. Dit kan worden bewerkstelligd door de benodigde aannamen expliciet te benoemen, zo nodig te werken met scenario’s en waar mogelijk een vergelijking te maken met andere RUD’s.

De omvang van de organisatie wordt met name bepaald door de omvang van het primaire proces. Dit proces is leidend voor de organisatie en bepaalt ook in belangrijke mate de omvang van de personele overhead. In het concept bedrijfsplan is reeds als uitgangspunt geformuleerd dat deze personele overhead 20% van het totaal aantal FTE dient te zijn. Dit is een realistisch uitgangspunt. In het volgende hoofdstuk (inrichting financiële organisatie) staan we hier nader bij stil.

Binnen het primaire proces is het onderscheid belangrijk tussen verplichte taken en verzoektaken. De verplichte taken betreffen die taken die op basis van het landelijk basistakenpakket sowieso in de RUD moeten worden ondergebracht. De verzoektaken betreffen (deels verplichte) taken van de RUD-partners, waarbij ze vrijwillig de keuze kunnen maken voor wel/niet laten uitvoeren van de taken door de RUD.

Voor het bepalen van de verwachte omvang van de verschillende takenpakketten zijn verschillende aanvliegroutes denkbaar:

(12)

CONCEPT

• Uitgaan van huidige beschikbare capaciteit. Deze werkwijze wordt door verschillende RUD’s i.o. in hun bedrijfsplannen gehanteerd. Voordeel is dat uitgegaan wordt van hetgeen er is, budgetten gaan 1-op-1 over en men kan relatief snel van start. Nadeel is dat de beschikbare capaciteit mogelijk niet aansluit bij hetgeen benodigd is en de nieuwe organisatie een valse start heeft met onder- of overcapaciteit.

• Opgave/inschatting partners als leidraad gebruiken. Deze werkwijze wordt ook bij veel samenwerkingsverbanden gehanteerd. Aandachtspunt is dan wel dat alle partijen de gegevens uitvraag op dezelfde manier interpreteren. In de praktijk blijkt nog wel eens dat, mede door verschillende registratiemethodieken van de partners, de aangeleverde cijfers niet goed vergelijkbaar zijn. De uiteindelijke kwaliteit van de input en daarmee van de raming schiet dan tekort.

• Raming opstellen op basis van kengetallen. Wanneer er kengetallen beschikbaar zijn waarover weinig discussie bestaat, is dit een goede werkwijze. Er zijn echter uitsluitend kengetallen milieu beschikbaar, waardoor een doorrekening alleen mogelijk is voor het verplichte takenpakket.

• Schatting maken op basis van omzethistorie afgelopen jaren. Deze werkwijze lijkt wel wat op ‘uitgaan van beschikbare capaciteit’. De werkwijze is een optie wanneer sprake is van een bestaande organisatie die overgaat naar de nieuwe organisatie en de bestaande organisatie over ervaringscijfers beschikt. Soms kan de schatting worden verrijkt met de kennis en ervaring van medewerkers over (toekomstige) ontwikkelingen in de markt.

Om voor de adviesopdracht te ramen wat de beschikbare capaciteit is en hoe de omzethistorie is, zijn omzetcijfers van de SRE Milieudienst gebruikt. In bijlage 2 is beschreven hoe deze data zijn geïnterpreteerd.

In de volgende twee paragrafen worden de hiervoor beschreven aanvliegroutes c.q. scenario’s uitgewerkt voor de verplichte taken en de verzoektaken.

3.2 Verwachte omvang verplichte taken en milieu VTH

Het verplichte takenpakket betreft het landelijk vastgestelde basistakenpakket. Dit

basistakenpakket heeft vooral betrekking op de uitvoering van de vergunningverlening, toezicht en handhaving op (complexe) milieu-inrichtingen. In verband met de vergelijkbaarheid van gegevens (zie bijlage 2) is dit verplichte takenpakket aangevuld met de overige milieutaken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving (milieu VTH).

In het vervolg van deze paragraaf worden de ramingen voor verplichte taken en milieu VTH gepresenteerd op basis van de beschikbare capaciteit, de benodigde capaciteit geschat door de RUD-partners en een raming op basis van kengetallen. Afgesloten wordt met een

samenvattende vergelijkingstabel voor de verwachte omvang.

(13)

CONCEPT

3.2.1 Beschikbare capaciteit verplichte taken en milieu VTH

De SRE Milieudienst voert momenteel taken uit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Zij doet dit voor SRE-gemeenten, voor de provincie Noord-Brabant en voor gemeenten buiten de regio.

De huidige beschikbare capaciteit kan worden ontleend aan de omzetprognose van 2012.

Uitgangspunt is dat de SRE Milieudienst is ingericht op de verwachte werkvraag voor 2012. In onderstaande tabel is capaciteit weergegeven die bij de SRE Milieudienst in 2012 aanwezig is.

Opdrachtgever Aanwezige FTE capaciteit bij SRE

Milieudienst in 2012

SRE-gemeenten 18

Provincie Noord-Brabant 21

Overige klanten (niet SRE-gemeenten) 7

Totaal aanwezig bij SRE Milieudienst 46

Figuur 2. Huidige aanwezige capaciteit bij SRE Milieudienst verplichte taken en milieu VTH.

Bovenstaande capaciteit is echter niet de capaciteit die per 1 januari 2013 beschikbaar is voor de RUD Zuidoost-Brabant voor de verplichte taken en milieu VTH. Een deel van de FTE’s betreft ingehuurd of tijdelijk personeel. Deze capaciteit wordt in de komende maanden afgebouwd.

Daarnaast heeft een deel van de capaciteit te maken met BRZO taken en taken

natuurbeschermingswet. Deze taken worden ondergebracht bij respectievelijk RUD West- en Midden Brabant en RUD Noordoost-Brabant.

In onderstaande tabel is weergegeven welke capaciteit voor verplichte taken en milieu VTH per 1 januari 2013 beschikbaar is.

Beschikbare FTE capaciteit vanuit SRE Milieudienst per 1 januari 2013

Aanwezige capaciteit in 2012 46

Afbouw ingehuurd en tijdelijk personeel -8

Overdracht BRZO taken (-3 FTE) en taken natuurbeschermingswet (-4 FTE)

-7

Totaal beschikbaar vanuit SRE Milieudienst 31

Figuur 3. Beschikbare capaciteit vanuit SRE Milieudienst verplichte taken en milieu VTH.

Voor de verplichte taken en milieu VTH is ook capaciteit aanwezig bij de SRE-gemeenten en de provincie Noord-Brabant. Niet alle SRE-gemeenten laten verplichte taken in 2012 door de SRE Milieudienst uitvoeren. Een deel van deze capaciteit komt per 1 januari 2013 ook beschikbaar voor de RUD Zuidoost-Brabant.

(14)

CONCEPT

In de volgende tabel is de beschikbare capaciteit per 1 januari 2013 weergegeven bij de RUD Zuidoost-Brabant voor de verplichte taken en milieu VTH.

Inbreng vanuit: Beschikbare FTE capaciteit

per 1 januari 2013

SRE Milieudienst 31

SRE gemeenten 23

Totaal beschikbaar voor RUD Zuidoost-Brabant 69

Figuur 4. Beschikbare capaciteit voor RUD per 1 januari 2013.

In totaal gaat het om 69 FTE dat per 1 januari 2013 beschikbaar is voor de uitvoering van de verplichte taken en milieu VTH.

Aanvullend hierop kan worden opgemerkt dat de inbreng vanuit de SRE Milieudienst in de loop van 2013 verder kan worden afgebouwd met 1 FTE. De SRE Milieudienst heeft in zomer 2012 een analyse uitgevoerd van haar personeelsbestand en daaruit is gebleken dat uitgaande van pensionering en het niet verlengen van tijdelijke contracten deze reductie mogelijk is.

3.2.2 Benodigde capaciteit verplichte taken en milieu VTH: opgave partners

Aan de RUD-partners is gevraagd om een verwachting uit te spreken over de werkvraag voor de verplichte taken en milieu VTH in 2013. De partners hebben daarbij gebruik gemaakt van kengetallen van de Werkgroep Taken & Kwaliteit en een eigen inschatting van de RUD- ontwikkelingen.

Voor de vraag van Overige klanten hebben medewerkers van de SRE met opdrachtgevers in Limburg en Brabant gesproken en op basis daarvan is bepaald dat de verwachte afname voor VTH Milieu (niet-basistaken) circa 4 FTE bedraagt.

In onderstaande tabel is de opgave van de RUD-partners weergegeven.

RUD-partner Verwachte werkvraag FTE verplichte taken o.b.v.

schatting RUD-partners

SRE-gemeenten 37

Overige klanten (niet SRE-gemeenten) 4

Totaal 62

Figuur 5. Opgave RUD-partners van de verwachte werkvraag verplichte taken en milieu VTH.

(15)

CONCEPT

3.2.3 Benodigde capaciteit verplichte taken en milieu VTH: kengetallen

Een andere aanvliegroute om te ramen wat de benodigde capaciteit is voor de RUD, is door gebruik te maken van kengetallen. Binnen de RUD Zuidoost-Brabant is dat gedaan door de Werkgroep Taken en Kwaliteit, die kengetallen voor verschillende uitvoeringsniveaus van het verplichte takenpakket heeft uitgedacht. Andere RUD’s i.o. hebben de afgelopen jaren ook soortgelijke exercities uitgevoerd. Hierbij zijn kengetallen voor de uitvoering van

vergunningverlening en toezicht & handhaving voor milieu-inrichtingen gehanteerd. Deze kengetallen zijn veelal ontleend aan de maatlat Berenschot en de vertaling daarvan in de rekentool van SIRA Consulting. In bijlage 3 van deze rapportage is een scenario uitgewerkt op basis van deze kengetallen.

Uit de vergelijking met de normtijden van andere regio’s valt op dat de normtijden die in Zuidoost-Brabant worden gehanteerd, relatief laag zijn. De werkgroep heeft scherpe normen geformuleerd. Of de tijdsbesteding per vergunning en per toezichtscontrole voldoende is, zal de praktijk moeten uitwijzen. In ieder geval kan gesteld worden dat op basis van de huidige

kengetallen een efficiënte organisatie wordt opgebouwd.

De aantallen inrichtingen vormen de input voor de raming van de benodigde capaciteit met de SIRA/Berenschot tool (zie bijlage 3 voor de uitwerking). Indien een raming wordt gemaakt met de beschikbare aantallen gemeentelijke en provinciale milieu-inrichtingen in Zuidoost-Brabant, levert dit een benodigde capaciteit op van circa 138 FTE op wanneer kengetallen van

SIRA/Berenschot worden gehanteerd. Wanneer de urennormen worden vervangen door de gemiddelde urennormen van de Werkgroep, dan levert dit een benodigde capaciteit op van circa 81 FTE. Dit is de benodigde capaciteit voor de uitvoering van vergunningverlening, toezicht en handhaving op de ontvangen aantallen gemeentelijke en provinciale milieu-inrichtingen.

Kanttekening bij deze normatieve benadering is dat de normen uit de jaren 2007-2008 dateren en dat is relatief oud. Daarnaast is een kanttekening dat veel milieuspecialisten de afgelopen jaren hebben gesteld dat de norm als geheel (te) hoog is. Desondanks geeft het wel een vingerwijzing dat er (landelijke) normgetallen zijn die tenderen naar een hogere personele capaciteit.

Aanbevolen wordt om in ogenschouw te nemen dat de RUD’s worden opgericht met als

oogmerk kwaliteitsverbetering. Indien andere RUD’s strenge normen hanteren, dan is het risico dat dit op termijn een landelijke maatstaf wordt en dat ook de RUD Zuidoost-Brabant zal moeten voldoen aan de vereiste van meer inzet voor vergunningverlening, toezicht en

handhaving milieu dan nu is geraamd door de partners. De nieuwe organisatie hoeft er niet op ingericht te worden, maar het is aan te bevelen om de personele capaciteit voor VTH milieu niet naar beneden af te ronden.

(16)

CONCEPT

3.2.4 Omvang RUD t.a.v. verplichte taken en milieu VTH

In de vorige drie paragrafen zijn drie scenario’s uitgewerkt voor het ramen van de capaciteit voor de uitvoering van de verplichte taken. In onderstaande tabel worden de uitkomsten samengevat, uitgedrukt in FTE.

RUD-partner / opdrachtgever

Beschikbare capaciteit Benodigde capaciteit schatting partners

Benodigde capaciteit kengetallen SRE Milieudienst, SRE

gemeenten en prov.

69

SRE gemeenten 37 75 / 125

Prov. Noord-Brabant 21 6 / 13

Overige klanten (niet SRE-gemeenten)

4 0

Totaal 69 62 81 / 138

Figuur 6. Samenvattende tabel omvang RUD verplichte taken en milieu VTH.

Kijkend naar de drie ramingen van de omvang van de RUD voor de uitvoering van VTH en de kanttekeningen die te maken zijn bij de kwaliteit van de cijfers, wordt aanbevolen om uit te gaan van de huidige beschikbare capaciteit voor de uitvoering van VTH Milieu. Het verschil van circa 7 FTE tussen beschikbare en benodigde capaciteit is, mede kijkend naar de raming op basis van kengetallen, relatief beperkt. Daarnaast zal de organisatie bij de start waarschijnlijk niet het gewenste productieniveau behalen. De beschikbare capaciteit van 69 FTE is dan zeer bruikbaar om de verplichte taken en milieu VTH kwalitatief goed uit te voeren.

Aanbevelingen:

• Presenteer in de volgende versie van het bedrijfsplan de hiervoor uitgewerkte scenario’s voor het ramen van de personele capaciteit.

• Reduceer in 2012, overeenkomstig de prognose, al zoveel mogelijk de capaciteit die nu ingezet wordt voor de overige partijen voor wat betreft VTH Milieu. De resterende capaciteit kan mee naar de RUD.

• Houd er rekening mee dat er mogelijk in 2013 sprake is van een overcapaciteit van 6 FTE (verschil tussen beschikbaar en benodigd, minus 1 FTE natuurlijk verloop). Neem de eerste jaren de tijd om te bepalen of hier voldoende werk voor is. In eerste instantie kan deze capaciteit worden ingezet als flexibele schil.

3.3 Verwachte omvang verzoektaken

Naast verplichte taken gaat de RUD Zuidoost-Brabant ook verzoektaken uitvoeren. Deze verzoektaken zijn uiteenlopend, al hebben ze over het algemeen wel een duidelijk raakvlak met

(17)

CONCEPT

vraagstukken omtrent de fysieke leefomgeving. In Bijlage 2 is de categorisering van de

verzoektaken toegelicht. Er is een onderscheid gemaakt tussen Overig Wabo (VTH activiteiten op het gebied van Bouwen en Wonen), Verzoektaken overig. Voor wat betreft de laatste categorie is gekeken of er nadere toedeling te maken is op basis van taken/productgroepen naar taken die een duidelijke relatie hebben met RUD-taken. Binnen de reikwijdte van het voorliggende onderzoek werd dit een te subjectieve toedeling, aangezien dan een interpretatie moet worden gedaan over de mate waarin een taak RUD-taak is en daarnaast uitgezocht moet worden wat de werkzaamheden zijn van individuele medewerkers. De kwartiermaker, bekend met de inhoudelijke taken van de SRE Milieudienst, stelt een notitie op met een voorstel voor nadere toedeling van taken.

Voor het bepalen van de omvang van de verzoektaken kan gekeken worden naar de huidige beschikbare capaciteit, de werkvraagschatting van partners en een omzetschatting door

medewerkers Milieudienst. Een raming op basis van kengetallen is niet mogelijk, omdat voor de verzoektaken geen eenduidige kengetallen beschikbaar zijn.

3.3.1 Huidige beschikbare capaciteit verzoektaken

De SRE Milieudienst voert momenteel al verzoektaken uit. Zij doet dit voor SRE-gemeenten, voor de SRE (intercompany), voor de provincie Noord-Brabant en voor gemeenten buiten de regio.

De huidige beschikbare capaciteit kan worden ontleend aan de omzetprognose van 2012.

Uitgangspunt is dat de SRE Milieudienst momenteel is ingericht op de verwachte werkvraag in 2012. In onderstaande tabel is de beschikbare capaciteit bij de SRE Milieudienst weergegeven voor de verzoektaken.

Opdrachtgever Aanwezige FTE capaciteit bij SRE

Milieudienst in 2012

SRE-gemeenten 36

SRE (intercompany) 17

Totaal aanwezig bij SRE Milieudienst 70

Figuur 7. Huidige aanwezige capaciteit bij SRE Milieudienst verzoektaken.

Bovenstaande capaciteit is echter niet de capaciteit die per 1 januari 2013 beschikbaar is voor de RUD Zuidoost-Brabant voor de verzoektaken. Een deel van de FTE’s betreft ingehuurd of tijdelijk personeel. Deze capaciteit wordt in de komende maanden afgebouwd.

In onderstaande tabel is weergegeven welke capaciteit verzoektaken per 1 januari 2013 beschikbaar is vanuit de SRE Milieudienst.

(18)

CONCEPT

Beschikbare FTE capaciteit vanuit SRE Milieudienst per 1 januari 2013

Aanwezige capaciteit in 2012 70

Afbouw ingehuurd en tijdelijk personeel -9

Totaal beschikbaar vanuit SRE Milieudienst 61

Figuur 8. Beschikbare capaciteit vanuit SRE Milieudienst verzoektaken.

Voor de verzoektaken is ook capaciteit aanwezig bij de provincie Noord-Brabant. Een deel van deze capaciteit komt per 1 januari 2013 ook beschikbaar voor de RUD Zuidoost-Brabant.

In de volgende tabel is de beschikbare capaciteit per 1 januari 2013 weergegeven bij de RUD Zuidoost-Brabant voor de verzoektaken.

SRE Milieudienst 61

Figuur 9. Beschikbare capaciteit verzoektaken voor RUD per 1 januari 2013.

In totaal gaat het om 80 FTE dat beschikbaar is voor de uitvoering van de verzoektaken.

Aanvullend hierop kan worden opgemerkt dat de inbreng vanuit de SRE Milieudienst in de loop van 2013 verder kan worden afgebouwd met 4,5 FTE. De SRE Milieudienst heeft in zomer 2012 een analyse uitgevoerd van haar personeelsbestand en daaruit is gebleken dat uitgaande van pensionering en het niet verlengen van tijdelijke contracten deze reductie mogelijk is.

3.3.2 Benodigde capaciteit: opgave partners

Aan de RUD-partners is gevraagd een verwachting uit te spreken over de werkvraag in 2013. In onderstaande tabel is de opgave van de RUD-partners weergegeven, uitgedrukt in FTE.

RUD-partner Verwachte werkvraag FTE verzoektaken o.b.v.

schatting RUD-partners

SRE-gemeenten 15

SRE (Intercompany) 13

Overige klanten (niet SRE-gemeenten) n.b.

Totaal 54

Figuur 10. Opgave partners benodigde capaciteit verzoektaken.

(19)

CONCEPT

Hieruit komt naar voren dat de SRE gemeenten een aanzienlijk lagere inschatting doen dan op basis van de omzet in 2012 verwacht zou kunnen worden, een daling van bijna 60% van de omzet van 2012 (van 36 FTE naar 15 FTE). De werkvraag van de provincie Noord-Brabant betreft zogenaamde BRIKS-taken en met name overige verzoektaken.

3.3.3 Benodigde capaciteit: inschatting SRE consulenten

Medewerkers van de SRE Milieudienst, consulenten, is gevraagd om een prognose te geven van de verwachte werkvraag in 2013 door RUD-partners. Zij hebben zich daarbij gebaseerd op ervaringscijfers uit het verleden en bestaande opdrachten die doorlopen tot in 2013.

In onderstaande tabel is de schatting door de consulenten weergegeven, uitgedrukt in FTE.

RUD-partner / opdrachtgever Verwachte werkvraag FTE verzoektaken o.b.v.

schatting SRE consulenten

SRE-gemeenten 31

Intercompany (SRE) 13

Provincie Noord-Brabant n.b.

Totaal 54

Figuur 11. Inschatting SRE consulenten van benodigde werkvraag.

In vergelijking met de huidige aanwezige capaciteit bij de SRE Milieudienst (70 FTE) wordt een vermindering van het omzetvolume van circa 20% geprognosticeerd. Gelet op de

omzetontwikkeling van de afgelopen jaren en de verwachte afname als gevolg van bezuinigingen, is dit een realistisch uitgangspunt.

3.3.4 Omvang RUD t.a.v. verzoektaken

In de vorige drie paragrafen zijn drie scenario’s uitgewerkt voor het ramen van de capaciteit voor de uitvoering van de verzoektaken. In de volgende tabel worden de uitkomsten samengevat, uitgedrukt in FTE.

(20)

CONCEPT

RUD-partner / opdrachtgever

Beschikbare capaciteit Benodigde capaciteit schatting partners

Benodigde capaciteit schatting consulenten SRE Milieudienst, SRE

gemeenten en prov.

80

SRE-gemeenten 15 31

Intercompany (SRE) 13 13

Provincie Noord- Brabant

26 n.b.

Overige klanten (niet SRE-gemeenten)

n.b. 10

Totaal 80 54 54

Figuur 12. Samenvattende tabel omvang RUD verzoektaken.

Kijkend naar de raming van de beschikbare capaciteit en de ramingen voor benodigde capaciteit wordt aanbevolen ten minste uit te gaan van de benodigde capaciteit schatting partners (54 FTE). Het verschil van 26 FTE met de beschikbare capaciteit (80 FTE) kan bij de start van de RUD gedeeltelijk functioneren als “soort van flexibele schil”, ook al zijn deze FTE vast in dienst.

Het personele en daarmee financiële risico bij de start van de RUD Zuidoost-Brabant betreft de overcapaciteit van 26 FTE. Dit risico heeft twee bronnen:

• De schatting van de werkvraag door de SRE-gemeenten, SRE en provincie; omvang risico 16 FTE.

• De onzekerheid over de afname aan verzoektaken door overige klanten (niet SRE gemeenten); omvang 10 FTE.

Wanneer meegenomen wordt dat de inbreng vanuit de SRE Milieudienst in de loop van 2013 kan worden afgebouwd met 4,5 FTE (pensionering en niet verlengen van tijdelijke contracten) bedraagt het maximale risico 21 FTE.

Aanbevelingen:

• Presenteer in de volgende versie van het bedrijfsplan de hiervoor uitgewerkte scenario’s voor het ramen van de personele capaciteit.

• Ga uit van een startcapaciteit van circa 54 FTE (benodigde capaciteit schatting partners) voor verzoektaken met daar bovenop een soort flexibele schil bestaande uit een deel van de delta van beschikbaar personeel per 1 januari 2013. Hierbij wordt er vanuit gegaan dan in de aanloop naar de vorming van de RUD al wel zo veel mogelijk wordt afgebouwd, overeenkomstig de prognoses van de eigen SRE Milieudienst.

(21)

CONCEPT

• Gebruik de huidige personele capaciteit als vertrekpunt voor de nieuwe RUD-organisatie. In 2012 kan al afgebouwd worden conform prognose (zie punt hiervoor). Afbouwen van eventueel resterend personeel dat zich bezig houdt met verzoektaken kan plaatsvinden in de nieuwe organisatie en functioneren als “soort van flexibele schil”. Voordeel hiervan is dat snel gestart kan worden met de organisatie en deze organisch op maat kan worden gebracht. Daarnaast kan personeel veelal beter vanuit het bestaande werk een nieuwe betrekking vinden, dan dat mensen in een pool moeten worden geplaatst.

3.4 Verwachte omvang overhead

De totale personele omvang van de RUD Zuidoost-Brabant bestaat uit het personeel primair proces én het ondersteunende personeel, de personele overhead. In het concept bedrijfsplan is als uitgangspunt voor de RUD een overheadpercentage van 20% van de totale formatie

geformuleerd.

Afhankelijk van of de beschikbare of de benodigde capaciteit als vertrekpunt wordt genomen, is omvang van de overhead als volgt:

• Beschikbare capaciteit per 1 januari 2013; indien voor het personeel primair proces wordt uitgegaan van 149 FTE als startcapaciteit (69 FTE verplichte taken en milieu VTH + 80 FTE verzoektaken), dan mag de personele overhead 37 FTE bedragen.

• Benodigde capaciteit op basis van schatting partners; indien voor het personeel primair proces wordt uitgegaan van 116 FTE als startcapaciteit (62 FTE verplichte taken en milieu VTH + 54 FTE verzoektaken), dan mag de personele overhead 29 FTE bedragen.

Van de verschillende partners zijn gegevens ontvangen over de verwachte inbreng

ondersteunend personeel. In de volgende tabel is de potentieel aanwezige capaciteit per 1 januari 2013 weergegeven bij de RUD Zuidoost-Brabant voor de ondersteunende taken.

SRE Milieudienst 35

Figuur 13. Beschikbare capaciteit personele overhead per 1 januari 2013.

Uitgaande van een personele overhead van 37 FTE betekent dit een overcapaciteit van 8 FTE. Bij de geraamde beschikbare capaciteit primair proces is er daarmee al een overcapaciteit

personele overhead. Aanbevolen wordt om deze overcapaciteit bij de start niet op te nemen in de RUD en af te bouwen bij de latende organisatie.

Uitgaande van een personele overhead van 29 FTE betekent dat er sprake is van een

overcapaciteit van 16 FTE in vergelijking met de beschikbare capaciteit aan personele overhead.

(22)

CONCEPT

3.5 Risico personele overcapaciteit

Voor zowel het personeel primair proces als het ondersteunend personeel is sprake van potentieel overcapaciteit. Dit betekent dat voor de kosten van dit personeel geen productieve uren staan die in rekening kunnen worden gebracht aan de partners.

• Maximale overcapaciteit: het verschil tussen de beschikbare capaciteit per 1 januari 2013 en de benodigde capaciteit op basis van schatting partners.

• Overcapaciteit na afbouw: in de loop van 2013 wordt door middel van natuurlijk verloop het verschil tussen beschikbare en benodigde capaciteit verminderd.

Aangezien het om schattingen gaat en de organisatie bij de start niet vol productief kan zijn door de opbouw van de organisatie, is een flexibele schil aan te bevelen. In de eerste jaren van de RUD kan worden beoordeeld wat de optimale omvang van de flexibele schil is. Daarnaast krijgt de organisatie de opdracht mee om de vaste personele capaciteit in overeenstemming te brengen met de benodigde capaciteit.

Voor de verplichte taken en VTH milieu is de verwachting dat de overcapaciteit bij de start ingezet kan worden als flexibele schil, mede gelet de doelstelling van kwaliteitsverbetering van de RUD-taken. Voor de overcapaciteit op de verzoektaken is de verwachting een deel ingezet kan worden als flexibele schil, maar dat een ander deel echt als risico moet worden beschouwd.

Voorlopig kan de aanname worden gedaan dat het 50%-50% is.

Bovenstaande opmerkingen leiden tot de volgende samenvattende tabel, uitgedrukt in FTE’s:

Figuur 14. Potentieel overcapaciteit en personeel risico.

In het eerste jaar krijgt de RUD te maken met een overcapaciteit van circa 44 FTE. Hiervan kan van een deel worden verwacht dat hiervoor werk is, de flexibele schil. Voor circa 11 FTE primair proces kan de taakstelling worden meegegeven om deze capaciteit af te bouwen. Voor de personele overhead geldt dat bij aanvang sprake is van een ‘dubbele overcapaciteit’, doordat de overhead meer is dan normatief beoogd is bij de beschikbare capaciteit primair proces.

Maximaal Na afbouw Flexibele schil Risico Per 1/1/2013 Medio/eind 2013

Verplichte taken en VTH milieu 7 6 6 0

Verzoektaken SRE (gemeenten,

provincie, intercompany) 16 14 7 7

Verzoektaken niet SRE (overige

klanten) 10 8 4 4

Totaal primair proces 33 28 17 11

Overhead 16 16 4 12

Totaal 49 44 21 23

Overcapaciteit Risicoverdeling

(23)

CONCEPT

3.6 Overwegingen bij het takenpakket

Vanaf 2008 wordt gestimuleerd dat omgevingsdiensten / regionale uitvoeringsdiensten worden opgericht. De oorspronkelijke vertreksituatie was daarbij de Wabo. Het basistakenpakket of minimale takenpakket is het resultaat van onderhandelingen tussen Rijk, IPO en VNG. Indien naar samenhang van werkzaamheden wordt gekeken, wordt aanbevolen om de gehele uitvoering van Wabo onder te brengen in de RUD. Indien partners de ambitie hebben om binnen enkele jaren de uitvoering van de Wabo over te dragen naar de RUD, is het aan te bevelen om dit in één keer te doen. Anders is sprake van een dubbele (re)organisatie.

Voor wat betreft het huidige takenpakket van de SRE Milieudienst wordt aanbevolen om kritisch te kijken of zij te maken hebben met uitvoering in de fysieke leefomgeving. Mogelijk dat binnen een aantal productgroepen nu activiteiten worden uitgevoerd die niet specifiek voor de RUD zijn. Hierover wordt al een notitie opgesteld door de kwartiermaker.

In het kader van de afbakening van het takenpakket wordt aanbevolen om dit goed vast te leggen. Indien een partner een nieuwe taak – niet zijnde te maken hebbend met fysieke leefomgeving, maar bijvoorbeeld met APV-vergunningverlening - wil onderbrengen in de RUD, wordt aanbevolen om als uitgangspunt te hanteren dat een bepaald percentage van de andere partners deze taak ook onderbrengt in de RUD. De activiteiten van één partner onderbrengen in de samenwerking heeft namelijk geen voordeel voor de andere partners.

(24)

CONCEPT

4 Inrichting financiële organisatie

In dit hoofdstuk worden de volgende vijf vragen behandeld:

6. Hoe wordt het beste inzichtelijk gemaakt dat de kosten (directe en indirecte) die aan de tarieven ten grondslag liggen redelijk zijn in relatie tot hetgeen gebruikelijk is en dat de verhouding tussen productieve en improductieve uren redelijk en vergelijkbaar is met wat gebruikelijk is in de sector;

7. Hoe kan het bedrijfsplan een basis vormen voor de wijze waarop administratie, budgetten, begroting en jaarrekening worden ingericht.

8. Welke verdeelsleutels kunnen het beste worden toegepast voor een objectieve en transparante toerekening van kosten en opbrengsten aan de verschillende activiteiten en taken.

9. Hoe wordt het beste inzichtelijk gemaakt dat de tarieven die zijn gehanteerd aansluiten op de onderliggende kostenbegroting(en) en het formatieplan.

10. Wat is de beste calculatiemethode, daar waar kosten per product/taak worden gehanteerd, voor de berekening van het aantal benodigde uren en van eventuele externe kosten, waarbij rekening is gehouden met de overeengekomen kwaliteitseisen voor dat product;

De bovenstaande vragen sluiten aan bij het hoofdstuk financiën in het bedrijfsplan. Het hoofdstuk bevat momenteel nog voornamelijk uitgangspunten in verband met de

onduidelijkheid over de verwachte omvang van de organisatie. In het bedrijfsplan wordt vaak opgemerkt dat het met de RUD eenduidiger, effectiever en efficiënter gaat. Maar nergens wordt het efficiëntievoordeel gekwantificeerd. Aangezien de RUD Zuidoost-Brabant voor een groot deel een voortzetting van de bestaande samenwerking is en er gekozen wordt voor maatwerk, zal het efficiëntievoordeel beperkt zijn. Aanbevolen wordt om dit aan te geven in het

bedrijfsplan. Daarnaast wordt aanbevolen om na te gaan of maatwerk daadwerkelijk gewenst is.

Achtereenvolgens wordt in dit hoofdstuk ingegaan op het uurtarief, de overhead, de productieve uren en calculatiemethode en verdeelsleutels.

4.1 Uurtarief

In het bedrijfsplan RUD Zuidoost-Brabant wordt uitgaan van een integraal uurtarief van € 79,57.

De basis hiervoor is de begroting 2011 van de SRE Milieudienst. Doordat is uitgegaan van de werkelijke situatie, zijn alle structurele kosten meegenomen die behoren bij een organisatie. De projectkosten voor de oprichting van de nieuwe organisatie zijn hierin echter nog niet

meegenomen.

Om te beoordelen of het uurtarief realistisch is, is een vergelijking gemaakt met de uurtarieven van andere RUD’s i.o. Deze gegevens zijn te herleiden uit de bedrijfsplannen van die RUD’s.

(25)

CONCEPT

In onderstaande tabel is een vergelijking opgenomen van regio’s met bestaande milieudiensten.

De genoemde uurtarieven zijn de kostendekkende tarieven op basis van direct productieve uren, ontleend aan de bedrijfsplannen van de RUD’s i.o.

Figuur 15. Vergelijking kostendekkende uurtarieven RUD’s i.o.

Op basis van de vergelijking kan worden gesteld dat het uurtarief van de RUD Zuidoost-Brabant uit het bedrijfsplan zich aan de onderkant bevindt van de benchmark. De bedrijfsmatige vertreksituatie – uitgangspunten voor de organisatie-inrichting – is daarmee realistisch.

Aandachtspunt is dat in het concept bedrijfsplan is uitgegaan van het dienstplan 2011 van de SRE Milieudienst. De situatie in 2013 kan een andere zijn, Overwogen kan worden om een normatieve begroting voor de RUD Zuidoost-Brabant op te stellen en dit als vertrekpunt te hanteren. In bijlage 4 van deze rapportage is een opzet weergegeven voor zo’n normatieve begroting. Op basis van uitgangspunten zoals die ook in het concept bedrijfsplan zijn geformuleerd, wordt dan uitgekomen op een kostendekkend uurtarief, op basis van direct productieve uren, van € 82.

4.2 Overhead

De vrees van samenwerkingspartners is vaak dat een nieuwe organisatie wordt gecreëerd met een eigen (grote) overhead. Het eventuele efficiëntievoordeel van samenwerking zou dan na verloop van tijd teniet worden gedaan door die overhead.

In het concept bedrijfsplan wordt gerekend met een personele overhead van 20% van de totale omvang van de formatie van de RUD. Dit percentage ligt iets onder het niveau van een aantal andere RUD’s i.o. (veelal rond 24%). Gelet op het type organisatie dat de RUD is

(uitvoeringsorganisatie) is het ook op basis van ervaringscijfers van Deloitte reëel om uit te gaan van 20% van de totale formatie.

In dit kader wordt ook verwezen naar het onderzoek dat bureau Leeuwendaal heeft uitgevoerd in 2011 in opdracht van de SRE Milieudienst. Hierin is geconcludeerd dat de overhead van de SRE Milieudienst in lijn is met andere uitvoeringsorganisaties¹.

Aandachtspunt bij de inrichting van de RUD is de materiële overhead, zoals de

huisvestingskosten. Mede gelet op de mogelijkheid dat in de nabije toekomst meer inbreng

1 “Quick scan bedrijfsvoering SRE Milieudienst”; Leeuwendaal; Rijswijk, 18 januari 2011. P.17: “Wij concluderen dat de kwantitatieve opbouw van de Milieudienst op orde is. De milieudienst heeft met een overhead (staf en management) van gemiddeld slechts 20% over de afgelopen drie jaar haar

organisatorische inrichting op een bedrijfsmatige wijze georganiseerd. De verhouding primair proces/overhead komt overeen met die van ingenieursbureaus en is gunstiger dan het gemiddelde overheadpercentage van andere organisaties in de publieke sector.”

RUD ZO-B W.-Holland Haagl. M-Holland DCMR ZHZ IJmond

Uurtarief € 79,57 € 80,15 € 81,65 € 80,19 € 98,00 € 96,00 € 75,00

(26)

CONCEPT

volgt van de RUD-partners is het zaak te streven naar een zo efficiënt mogelijke huisvestingssituatie.

4.3 Productieve uren

Tijdens het onderzoek werd door gesprekspartners wel afgevraagd of de productieve uren waarvan wordt uitgegaan voor de RUD Zuidoost-Brabant niet te laag zijn. In het concept bedrijfsplan wordt gerekend met 1.340 direct productieve uren. Gesteld wordt dat gemeenten veelal met hogere normen werken en dat door dit normgetal de RUD onnodig duur wordt.

De ervaring leert dat er vaak verschillende definities/interpretaties worden gehanteerd voor productieve uren. Van belang is om op te merken dat het gaat om direct productieve uren, dus die uren die toe te schrijven zijn aan een project en in rekening te brengen zijn aan de klant, zijnde de RUD-partner.

Kijkend naar andere RUD’s i.o. en uitvoeringsorganisaties, dan variëren de direct productieve uren van 1.200 tot 1.450. Het uitgangspunt van de RUD Zuidoost-Brabant is hiermee in lijn. Voor een nadere duiding van de direct productieve uren is hieronder een voorbeeldberekening weergegeven.

Figuur 16. Vergelijking kostendekkende uurtarieven RUD’s i.o.

In bovenstaande tabel wordt uitgekomen op 1.310 uur. De uitkomst wordt beïnvloed door de aannamen van inzet op de indirect productieve uren. In ieder geval kan gesteld worden dat de norm van 1.340 uur een realistisch uitgangspunt is voor de RUD.

4.4 Calculatiemethode en verdeelsleutel

In het concept bedrijfsplan zijn al goede uitgangspunten geformuleerd ten aanzien van de kostentoerekening naar de partners. Belangrijk uitgangspunt is dat uren worden geschreven op projecten die direct toewijsbaar zijn naar de opdrachtgever. Op die manier kan goed inzichtelijk worden gemaakt hoeveel tijd per klant per activiteit is verricht en kan ook gestuurd worden op de inzet.

In aanvulling op hetgeen is beschreven in het bedrijfsplan wordt geadviseerd om de volgende randvoorwaarden voor verdeling en calculatie mee te nemen bij de inrichting van de financiële organisatie:

• Gebruiker betaalt.

• Ga uit van daadwerkelijke omzet van taken door partners.

• Hanteer een urenregistratie op het laagst mogelijke taakniveau en schrijf uren per klant.

Aantal werkdagen (5x52) 260 Omvang aanstelling in uren (36u/5) 1821,6 Aantal indirect productieve uren

Aantal feestdagen 7 Vakantie-uren (30*7,2) 216 Werkbesprekingen (43w*1,5) 64,5

Omvang aanstelling in dagen 253 Ziekte-uren (3%) 54,6 Studieverlof en cursussen (10d) 72

Aantal uren aanwezig 1551,0 Personeelsaangelegenheden 20

Aantal indirect productieve uren 242,5 Reistijd, offertes, informeel overleg, etc. 86

Aantal direct productieve uren 1308,5 242,5

(27)

CONCEPT

• Stimuleer correcte wijze van tijdschrijven + tijdig afsluiten DVO’s.

• Hanteer zelfde productnormen en kwaliteitsnormen voor alle partners.

Laat de organisatie werken met een goede verantwoording (in uren). Het volledig schrijven van uren is niet gebruikelijk binnen publieke sector, maar voor dit traject zeer waardevol. Voor zover bekend is dit een werkwijze die de huidige SRE Milieudienst al hanteert.

4.5 Financieel risico en kosten per partner

Belangrijke vraag voor de besluitvorming is de omvang van het financiële risico. Dit risico wordt vrijwel geheel beïnvloed door het personele risico. In het vorige hoofdstuk over de omvang van de RUD is dit risico al uitgedrukt in FTE. Het betreft:

• Risico personeel primair proces: circa 11 FTE.

• Risico personeel ondersteuning: circa 12 FTE.

Uitgaande van gemiddelde personele lasten voor de RUD per FTE van € 88.000 (Totale kosten RUD, uitgedrukt per FTE), is het financiële risico van de overcapaciteit (23 FTE) circa € 2 miljoen per jaar. Dit is exclusief de flexibele schil van 21 FTE.

Hierbij is verder niet gekeken naar de kosten van het laten uitstromen van personeel.

Op basis van de verwachte afname aan werk door de verschillende partners, is een inschatting te maken van de kosten per partner.

Figuur 17. Kosten per partner in 2013.

Bovenstaand overzicht laat zien dat er voor de exploitatiebegroting geen volledige dekking is wanneer uitgegaan wordt van de opgegeven werkvraag. De uitdaging voor de RUD is om in de eerste periode te achterhalen of voor de overcapaciteit ook werk te genereren is. Het bedrag voor de ongedekte kosten van € 1,8 miljoen sluit niet 1-op-1 aan met het eerder genoemde financiële risico. In de exploitatiebegroting is alleen de personele overhead meegenomen die

RUD-partner / opdrachtgever Afname taken in 2013, uitgedrukt in

FTE

Uitgaven partners in

2013 (inkomsten RUD) Kosten RUD

SRE gemeenten - verplicht en VTH Milieu 37 € 4.061.000

SRE gemeenten - verzoektaken 15 € 1.646.000

Prov. Noord-Brabant - verplicht en VTH Milieu 21 € 2.305.000

Prov. Noord-Brabant - verzoektaken 26 € 2.853.000

Intercompany (SRE) - verzoektaken 13 € 1.427.000

Overige klanten (niet SRE-gemeenten) - VTH Milieu 4 € 439.000

Flexibele schil primair proces 17 € 1.866.000

Totaal 133 € 14.597.000

Exploitatiebegroting RUD € 16.352.000

Ongedekte kosten € 1.755.000

(28)

CONCEPT

normatief (20% totale formatie) aansluit bij de inbreng personeel primair proces. Daarnaast zijn er afrondingsverschillen.

5 Aandachtspunten en overwegingen

In dit hoofdstuk worden de volgende twee vragen behandeld:

11. Welke aandachtspunten zijn er ten aanzien van de juridische positie (o.a. fiscaal, Europees aanbestedingsrecht en Wet markt en overheid), voor het in het bedrijfsplan opgenomen pakket aan (mogelijke) taken, o.a. ten opzichte van overige marktpartijen en hoe worden die het beste in het bedrijfsplan tot uitdrukking gebracht.

12. Zijn er vanuit de expertise van de externe deskundige nog andere adviezen te geven die relevant zijn voor het bedrijfsplan buiten de in deze opdracht genoemde punten.

Het zijn op zich zelf staande vragen die ook dienovereenkomstig behandeld zullen worden.

5.1 Juridische positie

Hieronder schetsen wij enkele aandachtspunten. Gelet op de reikwijdte van het onderzoek is er geen uitputtende toets uitgevoerd.

Gemeenschappelijke Regeling

Activiteiten en personeel worden in de Gemeenschappelijke Regeling (GR) ondergebracht op een gebruikelijke wijze. Juist voor een dergelijke samenwerking is de GR bedoeld.

Bestuursrechtelijk zou niets anders geregeld hoeven te worden (alle wettelijke taken en bevoegdheden worden overgeheveld naar de GR). De VTH-taken vinden plaats in de GR op een wijze die in de GR is vastgelegd.

In de GR wordt ook de basis gelegd voor de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s). Dit is niet ongebruikelijk, maar deze sorteren enigszins voor op de inkooprelatie van diensten. Het zou zuiverder zijn als in de GR slechts wordt bepaald dat nadere afspraken worden gemaakt over de aard van de dienstverlening. Nu staat er een bepaling in over de

dienstverleningsovereenkomsten, die enigszins afbreuk doen aan /niet noodzakelijkerwijs een plek hoeven te krijgen in de GR.

Aangezien behoorlijk veel kosten overgaan, adviseren wij een ruimere en meer uitgewerkte bepaling op te nemen over de (desintegratie)kosten. Dit is namelijk vaak een issue.

Aanbesteding

(29)

CONCEPT

De opzet van de RUD Zuidoost-Brabant gaat uit van het aanbieden van diensten aan niet- deelnemers. Voor zover dat gaat om aanbestedingsplichtige diensten (bijvoorbeeld advisering over de leefomgeving) worden deze niet gedekt door een zogenaamde inbestedingsrelatie. De niet-deelnemende gemeente mogen dus niet zonder meer dergelijke diensten inkopen maar moeten aanbestedingsregels en beleid in acht nemen. We gaan er echter vanuit dat de kennis en ervaring die SRE Milieudienst hiermee heeft, wordt overgedragen aan de RUD.

Over de aanschaf van ICT voor de RUD kan het volgende worden opgemerkt. Uitbreiding van licenties en software moet een basis vinden in de uitzonderingsgrond van artikel 31 lid 4 Bao (technische verwevenheid). Anders is er sprake van een niet aanbestede uitbreiding van een opdracht. De drempelwaarde is € 200.000. Dit is een wezenlijk aandachtspunt. Per contract zal een beoordeling moeten worden gedaan.

Wet Markt en Overheid

De nieuwe Wet Markt en Overheid kan van toepassing zijn voor de RUD Zuidoost-Brabant. Het gaat dan om de mogelijke marktactiviteiten. Hier geldt een omzetgrens € 200.000. Dit is een andere drempelwaarde dan hiervoor genoemd bij ICT. Wordt de grens overschreden, dan gelden de staatssteunregels.

Vennootschapsbelasting

Het punt Vennootschapsbelasting kan een rol gaan spelen. Vooralsnog lijkt het erop dat alles wat in de GR plaatsvindt, niet in een heffing zal worden betrokken. Momenteel is er een voornemen van de staatssecretaris ten aanzien van vennootschapsbelasting voor publieke organisatie. Op termijn kan hierdoor het een en ander veranderen. Het is echter te prematuur om hierop vooruit te lopen.

5.2 Andere overwegingen

Door de stuurgroep is al een breed palet aan vragen gesteld. In antwoord op deze vragen zijn in de voorgaande hoofdstukken al verschillende overwegingen meegegeven voor de inrichting van de RUD Zuidoost-Brabant. Op basis van ervaringen elders in Nederland en de gesprekken die voor de opdracht zijn gevoerd, zijn nog enkele aanvullende overwegingen mee te geven die relevant zijn voor het bedrijfsplan.

RUD Zuidoost-Brabant in 2017

Wat opvalt aan het traject in Zuidoost-Brabant – en wat overigens ook te zien is bij andere regio’s in Nederland – is dat vooral wordt gekeken naar het oprichtingsjaar 2013. Hoe kan in dat jaar een zo’n efficiënt mogelijke nieuwe organisatie worden neergezet. Waar echter niet of nauwelijks naar wordt gekeken is wat de gewenste organisatie zou moeten zijn over bijvoorbeeld vijf jaar. Is het dan een organisatie die alleen het basistakenpakket voor de deelnemers uitvoert of is het een organisatie die naast de Wabo ook andere adviestaken voor de partners uitvoert.

(30)

CONCEPT

Kijkend naar het idee van de oprichting van regionale uitvoeringsdiensten en het feit dat veel gemeenten al op meer dan het basistakenpakket samenwerken in de SRE Milieudienst, is het advies om verder te kijken dan het basistakenpakket. Organisaties kunnen vaak efficiënt werken wanneer ze een duidelijke focus hebben op een taakgebied en vanuit een specialisme kunnen innoveren. Aanbevolen wordt om uit te gaan van een RUD Zuidoost-Brabant die uitvoering geeft aan wetgeving op het gebied van de fysieke leefomgeving (Wabo en toekomstige

Omgevingswet). Naar onze mening kan dan het hoogste rendement in termen van efficiëntie en effectiviteit worden behaald. Aanbevolen wordt om dit domein af te bakenen en samenwerking op andere terreinen buiten de RUD te houden.

Sommige partijen hebben aangegeven de komende jaren het functioneren van de RUD te willen beoordelen en vervolgens mogelijk meer taken te willen onderbrengen bij de RUD. Vanuit het perspectief van de gemeente kan dit een aantrekkelijk scenario zijn, omdat wordt aangehaakt op een moment dat de organisatie draait. Probleem is echter dat er wel nieuwe investeringen moeten worden gedaan voor het opnemen van de nieuwe taken. Enerzijds kunnen deze investeringen worden neergelegd bij de nieuwe toetreder. Anderzijds betekent het wel een belasting voor de organisatie en is daarmee nadelig voor alle partners. Beter zou zijn om nu al te kijken wat men de komende jaren wil onderbrengen bij de RUD. Aanbevolen wordt om een beperkt aantal toetredingsmomenten vast te stellen, bijvoorbeeld om de vijf jaar. De RUD kan dan beter settelen en zich klaarmaken voor een groter of kleiner (als partners taken willen weghalen) werkpakket.

Werk op basis van vertrouwen

Uit de wijze waarop de RUD-partners momenteel met elkaar samenwerken, lijkt er soms sprake te zijn van onderling wantrouwen. Dit kan te maken hebben met een zekere angst dat men zelf de kostenontwikkeling onvoldoende meer kan beheersen, dat men de grip erop verliest. Of met het gegeven dat er sprake is van een van bovenaf opgelegde samenwerking.

Dit wantrouwen is opvallend, omdat de meeste partijen al jaren met elkaar samenwerken binnen de SRE. Een buitenstaander zou verwachten dat de bestaande samenwerking integraal onderdeel wordt van de nieuwe samenwerking, aangezien het takenpakket binnen de

uitgangspunten valt van de RUD. Dit blijkt niet het geval. Aanbevolen wordt om een substantieel deel van de SRE Milieudienst onderdeel te laten zijn van de RUD. Op die manier is er een basis en zijn er minder saneringskosten als gevolg van het loslaten van de oude organisatie. Of het moet zo zijn dat partijen zeer ontevreden zijn over huidige dienst, dan is het een reden om ‘met een schone lei’ te beginnen. Vooralsnog is niet gebleken dat dit het geval is².

Wat het substantiële deel is, is te bepalen door kritisch te kijken naar welke taken 1-op-1 passen binnen het takenpakket zoals dit geformuleerd is in het concept bedrijfsplan. Ervan uitgaande dat dit takenpakket is afgestemd met alle RUD-partners. Huidige taken van de SRE Milieudienst die hiermee mogelijk buiten de RUD vallen zijn bijvoorbeeld educatie en toerisme.

2 In 2011 heeft de SRE Milieudienst zelf een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd, waaruit naar voren komt dat de opdrachtgevers tevreden zijn over de dienst.