Pagina 1 van 3
> Retouradres Postbus 16191 2500 BD Den Haag
L1038
Woningstichting Maasvallei Maastricht t.a.v. het Bestuur
Postbus 5537
6202 XA MAASTRICHT
Datum 2 december 2020
Betreft Rapport governance inspectie
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties Graadt van Roggenweg 500 Utrecht
Postbus 16191 2500 BD Den Haag www.ilent.nl Contactpersoon
Ons kenmerk H405906
Geacht bestuur,
Hierbij ontvangt u het rapport naar aanleiding van de recent bij uw corporatie uitgevoerde governance inspectie.
Samenvatting en conclusie
Het functioneren van de RvC en de relatie tussen RvC en bestuur
De leden van de RvC zijn zich bewust van de verschillende rollen en de spanning die er kan ontstaan tussen de meer formele rollen en de advies-en
klankbordfunctie.
De vraagstukken rond rolduiding van bestuur en toezicht, de benodigde afstand tussen beide etc. komen aan de orde binnen de raad. Het gaat voor de raad om een subtiel evenwicht tussen enerzijds meedenken en anderzijds op afstand blijven en details loslaten. Er heerst een goede sfeer en open cultuur, waarbij waar nodig de commissarissen elkaar en de bestuurder de raad aanspreekt op de rolduiding. De raad ziet een toegevoegde waarde in directe contacten met stakeholders en heeft daarom onlangs contact gelegd met de raad van toezicht van een zorgpartij. Omdat de inzichten over invulling van de rollen van de RvC in de praktijk soms anders zijn dan tijdens het vorige raad, wordt geconcludeerd dat de toezichtvisie als zodanig een update verdient en deze actualisatie wordt in 2021 opgepakt.
In het recente verleden was er bij diverse projecten sprake van
kostenoverschrijdingen en niet voorziene meerkosten. Nadien zijn er bij Maasvallei geen grote projecten meer voorgekomen, maar deze staan nu weer wel op stapel, waarmee de rol van bestuur en raad in kostenbeheersing en de bijsturingsmogelijkheden weer meer manifest wordt. De kritische beoordeling van de visitatiecommissie op het punt van realisatie van geprognosticeerde
vastgoed(ontwikkelingen) is opgepakt in meerjarige prestatieafspraken met de gemeente en huurdersvereniging.
In 2025 en 2026 kan er een risico met betrekking tot de continuïteit van bestuur en toezicht ontstaan, wanneer herbenoemingen van betreffende commissarissen niet meer mogelijk zijn. De RvC is zich van dat risico op termijn goed bewust. De Aw verwacht dan ook dat bij de herbenoemingen in 2021 en 2022 en het
opstellen van een aftreedrooster voor de tweede termijn van de commissarissen, dat deze risico’s zoveel mogelijk gemitigeerd worden. In reactie hierop zal
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties
Datum 2 december 2020 Ons kenmerk H450906
Pagina 2 van 3
Maasvallei een rooster van aftreden opstellen waarbij hiermee rekening wordt gehouden.
De besturing en de organisatie
Er is bij Maasvallei sprake van een platte organisatie waarbij de enige managementlaag door de directeur-bestuurder wordt gevormd.
De RvC en de bestuurder waren zich al snel bewust dat er op het gebied van sturing, monitoring, verantwoording en veranderen een heldere lijn noodzakelijk was. Een aantal zaken moesten meer geformaliseerd worden en op onderdelen zijn heldere kaders uitgewerkt. Ook zijn er stappen gezet om de sturings- en informatiemogelijkheden te verbeteren. De bestuurder heeft samen met de raad de focus gelegd op een beperkter aantal strategische speerpunten.
De expliciete keuze voor een platte organisatie, de wijze van invoering
(groeimodel) en de daarmee bereikte prestaties op het gebied van realisatie van volkshuisvestelijke doelen, klanttevredenheid en besparing op de bedrijfslasten, zijn volgens de visitatiecommissie mooie resultaten. Dat positieve beeld heeft de Aw ook van Maasvallei. Tegelijk is er zorg voor kwetsbaarheid op diverse plekken in de kleine organisatie. Die kwetsbaarheid behoeft aandacht van zowel bestuur als RvC en wordt als zodanig ook herkend. Deze kwetsbaarheid komt ook aan de orde in een heisessie van RvC en bestuurder in de loop van december 2020.
De controlfunctie binnen Maasvallei
In de huidige praktijk wordt de controlfunctie door uitgevoerd, die daarnaast ook andere taken uitoefent. is al veertig jaar werkzaam bij Maasvallei. De betreffende adviseert tegelijk aan de voorkant mee in de squad strategie en oefent ook financiële taken uit. Dit kan schuren met de gewenste onafhankelijkheid die van de specifieke controllersfunctie verwacht wordt. Volgens de wet- en regelgeving behoeft Maasvallei door zijn omvang geen verplichte onafhankelijke controlfunctie.
Tegelijk vindt Maasvallei het zelf (en naar het oordeel van Aw terecht) belangrijk dat aan de onafhankelijkheid van intern control adequaat invulling wordt gegeven.
Het is daarom te overwegen of naast het inzetten van externe auditing in de toekomst, ook samenwerking met collega-corporaties op het gebied van controllerswerkzaamheden mogelijk is, teneinde de onafhankelijkheid van de controlfunctie in de toekomst te borgen en te versterken.
Integriteit
Naar aanleiding van enkele binnen Maasvallei tot voor kort aanwezige
ongeschreven regels, vraagt de Aw aandacht van de organisatie voor het thema integriteit. Met een Integriteitslijn huren en kopen van Maasvallei 1 maart 2020 heeft de bestuurder daadkrachtig een eind gemaakt aan deze ongeschreven regels. Dat is als een belangrijke eerste stap te beschouwen. De Aw verwacht dat de raad zich expliciet buigt over de invulling die zij voortaan wil geven aan haar functie als de hoeder van integriteit binnen de organisatie en daarover aan de Aw rapporteert.
Eindoordeel
Op basis van de aangereikte stukken en de gevoerde gesprekken tijdens de governance-inspectie concludeert de Aw dat de governance van Maasvallei op hoofdlijnen voldoet aan de criteria voor good governance. Tegelijk zijn hierboven een aantal kanttekeningen gemaakt, aandachtspunten gevonden en
aanbevelingen gedaan. Opvolging van deze punten kan naar het oordeel van de Aw de governance van Maasvallei verder versterken. De Aw zal in de reguliere (jaarlijkse) beoordelingen monitoren of en hoe er door Maasvallei opvolging aan deze punten gegeven is.
Inspectie Leefomgeving en Transport
Autoriteit woningcorporaties
Datum 2 december 2020 Ons kenmerk H450906
Pagina 3 van 3
Interventies en/of toezichtafspraken
Deze governance-inspectie geeft de Aw aanleiding tot de volgende
toezichtafspraak: De Aw verwacht dat de raad zich expliciet buigt over de invulling die zij wil geven aan haar functie als de hoeder van integriteit binnen de
organisatie en daarover uiterlijk 31 maart 2021 aan de Aw rapporteert. Deze rapportage dient ook in te gaan op de actualisatie van de integriteitscode en op de vraag hoe de integriteit binnen de organisatie levend gehouden wordt. Tevens verwacht de Aw dat de raad onderzoek laat doen naar de omvang van de praktijk van deze ongeschreven regels binnen Maasvallei over de laatste vijf jaar, waarbij medewerkers of hun directe omgeving mogelijk voordeel verkregen hebben bij toewijzing en verkoop van woningen. Dat onderzoek moet ook ingaan op (het risico van) mogelijke andere ongeschreven regels die niet passen bij het integriteitsbeleid van een organisatie met een publieke functie.
Tot slot
Ik verzoek u deze brief inclusief het rapport te delen met uw Raad van Commissarissen.
Voor nadere informatie kunt u contact met mij opnemen.
Hoogachtend,
COORDINEREND EN SPECIALISTISCH INSPECTEUR/AUTORITEIT WONINGCORPORATIES,
