Heel hartelijk dank voor uw medewerking!

(1)

Bijlagen

Bijlage I Lijst onderwerpen interviews Bijlage II Enquête buitenland Bijlage III Enquête Nederland

Bijlage IV Frequentietabellen resultaten enquête buitenland Bijlage V Frequentietabellen resultaten enquête Nederland

(2)

Bijlage I Lijst onderwerpen interviews

Probleemherkenning

- In hoeverre is er sprake van saaie bijeenkomsten?

- In hoeverre zijn ze niet-effectief?

Mening over door MindMeeting gesignaleerde problematiek - Culturele verschillen

Worden cultuurverschillen erkend?

Verschillen tussen ‘zichtbare’ en ‘onzichtbare’ cultuurverschillen?

Vormen cultuurverschillen een probleem?

- Creativiteit in programma

In hoeverre wekken bestaande vormen saaiheid op?

Is meer creativiteit wenselijk?

Zo ja, op welke manier/ waar in bijeenkomst?

Probleemoplossingen

- Welke oplossingen worden nu al geboden?

- In hoeverre worden externe bureaus voor advies ingeschakeld?

- Gedacht aan iets als MM?

Mening MindMeeting

- Is er behoefte aan concept? Geheel of gedeeltelijk?

- Problemen bij MindMeeting Potentiële afnemers

- voor wie is MindMeeting interessant?

(3)

Bijlage II Enquête buitenland

Dear Mr/Mrs,

I am a Dutch student in International Business Management at the University of Groningen.

For my graduation thesis I am doing research into the international meeting industry

(conferences, seminars, congresses). My research in literature on conference- and congress management and field research in the international meeting industry in The Netherlands has highlighted some specific points of interest. The next step in my research is to see to what extent the same points come forward in other countries of the European Union.

Since your company is known as an expert on the international meeting industry in your country, I would like to ask you for your co-operation. With your great experience in the organisation of a wide range of international meetings, congresses, conferences and other, I feel you can give me valuable information for my thesis. By answering a small questionnaire you would be providing me with very valuable information for my thesis. The answering should not take more than five to ten minutes. You can find an easy to fill in questionnaire in the attachment, but for your convenience I have also included the questions at the end of this e-mail. If you prefer the latter option, you can use the reply-option in your e-mail program to be able to fill in the questionnaire.

If you feel that you are not the right person to answer these questions, could you please forward this e-mail to the person within your company who, in your opinion, is?

If you have any questions, please do not hesitate to contact me through the e-mail address or telephone number below.

Your help will be greatly appreciated.

Yours sincerely, Marieke Rodenhuis

--- Marieke Rodenhuis

De Wet van Thomas Emmakade 59 NZ Postbus 936

8901 BS Leeuwarden The Netherlands tel: + 31- 58- 216 49 08 fax: + 31- 58- 216 50 96

e-mail: MindMeeting@dewetvanthomas.com

(4)

Questionnaire

Name : Organisation : Position : Country :

Note: The word “meeting” in this questionnaire comprises all business-related gatherings where persons come together (for example: meetings, seminars, congresses, conferences, incentives, exhibitions)

1. a Please react to the following statement:

As an expert on the international meeting industry in my country I think that there are some areas in the (international) meeting industry in my country that need more attention.

Totally agree Agree Neutral Disagree

Strongly disagree

b If you (totally) agree: which area’s, in your opinion, and why do they need more attention?

c If you (totally) agree: who or which organisation, in your opinion, has the knowledge and resources to help solve these problems?

The organising committee Convention bureau’s PCO’s

DMC’s

A consulting firm, specialised in the meeting industry Other. Please indicate:

My research in The Netherlands has shown that there is a call for more creativity in the (international) meeting industry. Programs usually consist of a combination of items that have long been accepted as the parts of a successful conference/congress: opening, introduction, key-note speaker, workshop and so on. Because this has been the standard for many years, participants begin to feel that all conferences are the same and are getting bored. Also advances in communications technology create new possibilities for the industry.

(5)

Also in my country, there is a call for more creativity in the (international) meeting industry Totally agree

Agree Neutral Disagree

Strongly disagree

b Please explain your answer:

3. a If you (totally) agree to the statement made in 2a:

In what specific part of the program do you think more creativity is needed?

Opening Speakers Workshops

Use of communications technologies Sessions

Lunch/dinner Social program

The overall program design Other (please indicate):

b please explain your answer:

4. a Who or which organisation, in your opinion, has the knowledge and resources to bring more creativity into the meeting industry?

DMC’s

My research has also shown that cultural differences between participants can cause disturbances during international meetings. For example: Dutch people wonder why Japanese people don’t tell them what their personal opinion on matters is and Japanese people are offended by the directness of Dutch people. Such situations can create an atmosphere of irritation an even distrust in the meeting, which is not preferable for an effective meeting.

(6)

I , as an expert (international) meetings in my country, feel that cultural differences can have a disturbing effect on meetings.

Totally agree Agree Neutral Disagree

Strongly disagree

b Please explain your answer:

6. a Who or which organisation, in your opinion, has the knowledge and resources to provide solutions for a disturbing effect of cultural differences on international meetings?

DMC’s

Please return this questionnaire as an attachment by e-mail to:

MindMeeting@dewetvanthomas.com

Thank you very much for your co-operation!

(7)

Bijlage III Enquête Nederland

Geachte mijnheer, mevrouw,

Ik ben een student International Business van de Faculteit Bedrijfskunde, Rijksuniversiteit Groningen. Op dit moment ben ik als afstudeeropdracht bezig met een onderzoek naar de markt van (internationale) zakelijke bijeenkomsten. Door middel van literatuurstudie en een aantal interviews zijn een aantal ontwikkelingen naar voren gekomen die op dit moment in deze branche spelen. De volgende stap in mijn onderzoek is om deze ontwikkelingen voor te leggen aan een aantal professionals in Nederland en andere Europese landen die werkzaam zijn in deze branche, om te kijken wat hun mening is over de door mij geconstateerde

ontwikkelingen. Dit om zo een goed beeld te krijgen van de betrouwbaarheid van mijn constateringen.

Aangezien uw bedrijf zich op professionele basis bezig houdt met de organisatie van (internationale) zakelijke bijeenkomsten zou ik uw medewerking willen vragen. Met uw kennis en ervaring op het gebied van de organisatie van uiteenlopende soorten

(internationale) zakelijke bijeenkomsten, denk ik dat u een erg waardevolle bijdrage kunt leveren aan mijn onderzoek. Door een kleine enquête te beantwoorden zou u mij belangrijke informatie verschaffen voor mijn afstudeerscriptie. Het beantwoorden van deze enquête neemt niet meer dan 5 tot 10 minuten van uw tijd. Ik heb de enquête als attachment meegestuurd, maar voor uw gemak heb ik de vragen ook aan het eind van deze e-mail ingevoegd. Mocht u de voorkeur geven aan de laatste optie, dan kunt u gebruik maken van de reply-optie in uw e-mail programma om de enquête in te kunnen vullen.

Mocht u het idee hebben dat u niet de juiste persoon bent om deze vragen te beantwoorden, kunt u dan deze e-mail doorsturen naar de persoon binnen uw organisatie die dat, in uw ogen, wel is?

Voor vragen of verdere uitleg kunt u me bereiken via onderstaande gegevens.

Heel hartelijk bedankt voor uw medewerking.

Met vriendelijke groeten, Marieke Rodenhuis

--- Marieke Rodenhuis

De Wet van Thomas Emmakade 59 NZ Postbus 936

8901 BS Leeuwarden tel: 058- 216 49 08 fax: 058- 216 50 96

e-mail: MindMeeting@dewetvanthomas.com

(8)

Enquête

Naam : Bedrijf : Functie/afdeling :

Opmerking: Met het woord ‘ bijeenkomst’ worden in deze enquête alle soorten

(internationale) zakelijke bijeenkomsten bedoeld (bijvoorbeeld congressen, conferenties, seminars, workshops e.d.)

1. a In hoeverre houdt uw organisatie zich bezig met de inhoudelijke kant van een bijeenkomst?

Wij geven advies over relevante deskundigen (bijv. Sprekers en workshop-leiders) Wij dragen relevante onderwerpen aan die behandeld kunnen worden

Wij bedenken zelf programma-onderdelen (bijv. een workshop)

Wij geven advies over het tijdsschema van de bijeenkomst (wat wanneer moet gebeuren)

Wij bedenken het gehele programma van de bijeenkomst

Wij houden ons niet bezig met de inhoudelijke kant van bijeenkomsten Anders, namelijk:

b Uitleg (indien noodzakelijk):

2. a Wat is uw reactie op de volgende stelling?:

Ik, als een organisator van (internationale) bijeenkomsten, vind dat er een aantal

ontwikkelingen speelt in deze branche dat van belang is voor de toekomst van de branche.

Geheel mee eens Mee eens

Neutraal Mee oneens

Geheel mee oneens

b Indien u het (geheel) eens bent met deze stelling:

Welke ontwikkelingen zijn dat en waarom zijn deze van belang?

(9)

c Indien u het (geheel) eens bent met deze stelling:

Wie of welke organisatie heeft in uw ogen de kennis en mogelijkheden om in te spelen op deze ontwikkelingen?

Het organiserende comité Congresbureaus

Professional Congress Organizers Destination Management Companies

Een communicatie-adviesbureau, gespecialiseerd op het gebied van zakelijke bijeenkomsten

Anders, namelijk:

d Waarom vindt u dat?:

Uit mijn onderzoek tot nu toe komt naar voren dat er vraag is naar meer creativiteit bij de organisatie van (internationale) bijeenkomsten. Vaak bestaan de programma’s van

bijeenkomsten uit een aaneenschakeling van componenten die algemeen aanvaard worden als onderdelen van een bijeenkomst (Bijvoorbeeld: opening, introductie, key-note sprekers, workshops, parallelle sessies enz.) Omdat deze onderdelen op elke bijeenkomst al jaren vaak hetzelfde zijn, beginnen de deelnemers aan bijeenkomsten dit saai te vinden. Ook ontwikkelingen in de ICT creëren nieuwe mogelijkheden voor de branche.

3. a Wat is uw reactie op de volgende stelling?

In mijn werkzaamheden als/voor een organisator van (internationale) bijeenkomsten heb ik signalen opgevangen dat meer creativiteit gewenst bij de organisatie van (internationale) bijeenkomsten.

Neutraal Mee oneens

Geheel mee oneens

b Waarom vindt u dat?:

4. a Indien u (geheel) eens heeft geantwoord bij 3a:

In welk onderdeel van (internationale) bijeenkomsten denkt u dat meer creativiteit gewenst is?

Opening Sprekers Workshops

Gebruik van ICT Parallelle sessies Lunch/diner

Het sociale programma Het programmaconcept Anders, namelijk:

(10)

b Waarom vindt u dat?:

5. a Wie of welke organisatie heeft in uw ogen de kennis en mogelijkheden om meer creativiteit in deze branche te brengen?

Anders, namelijk:

b Waarom vindt u dat?

Uit mijn onderzoek kwam ook naar voren dat verschillende culturele achtergronden van deelnemers aan internationale bijeenkomsten een verstorend effect op de bijeenkomst kunnen hebben. Een Nederlander begrijpt bijvoorbeeld niet waarom een Japanner nou niet eens duidelijk zegt wat hij vindt, terwijl de Japanner min of meer beledigd is door de directe aanpak van Nederlanders. De cultuurverschillen kunnen een negatieve invloed hebben op de sfeer tijdens een bijeenkomst. Er kan irritatie en zelfs wantrouwen ontstaan tussen de deelnemers, wat niet bijdraagt aan de effectiviteit van de bijeenkomst.

6. a Wat is uw reactie op de volgende stelling?

In mijn werkzaamheden als/voor een organisator van (internationale) bijeenkomsten heb ik signalen opgevangen dat cultuurverschillen tussen deelnemers een verstorend effect hebben op internationale bijeenkomsten.

Neutraal Mee oneens

Geheel mee oneens b Uitleg (indien nodig):

(11)

7. a Wie of welke organisatie heeft in uw ogen de kennis en mogelijkheden om oplossingen te bieden voor problemen die veroorzaakt worden cultuurverschillen tussen deelnemers?

Anders, namelijk:

b Waarom vindt u dat?

Ik verzoek u deze enquête als attachment te versturen naar:

MindMeeting@dewetvanthomas.com

Heel hartelijk dank voor uw medewerking!

(12)

Bijlage IV Frequentietabellen resultaten enquête buitenland

Vraag 1a

Antwoord frequentie Totally agree 3

Agree 6

Neutral Disagree Strongly disagree

Vraag 1c

Antwoord frequentie

The organising committee 3

Convention bureau’s 5

PCO’s 4 DMC’s 3 A consulting firm, specialised in the meeting industry 1

Vraag 2a

Antwoord frequentie Totally agree 1

Agree 6

Neutral 1 Disagree 1 Strongly disagree

Vraag 3a

Antwoord frequentie

Opening 5 Speakers 4 Workshops 5 Use of communication technologies 5

Sessions Lunch/diner 1

Social program 3

Overall program design 1

Vraag 4a

PCO’s 7 DMC’s 2 A consulting firm, specialised in the meeting industry

(13)

Vraag 5a

Antwoord frequentie Totally agree 1

Agree 3

Neutral Disagree 4 Strongly disagree 1

Vraag 6a

PCO’s 2 DMC’s 2 A consulting firm, specialised in the meeting industry 1

(14)

Bijlage V Frequentietabellen resultaten enquête Nederland

Vraag 1 a

Antwoord Frequentie

Wij geven advies over relevante deskundigen (bijv. sprekers en workshop- leiders)

4 Wij dragen relevante onderwerpen aan die behandeld kunnen worden 2 Wij bedenken zelf programma-onderdelen (bijv. een workshop) 1 Wij geven advies over het tijdsschema van de bijeenkomst (wat wanneer

moet gebeuren)

4 Wij bedenken het gehele programma van de bijeenkomst 1 Wij houden ons niet bezig met de inhoudelijke kant van bijeenkomsten 1 Vraag 2a

Antwoord Frequentie

Geheel mee eens 5

Mee eens

Neutraal Mee oneens

Geheel mee oneens Vraag 2c

Organiserende comité 1

Congresbureaus 1

PCO 1 DMC adviesbureau

Vraag 3a

Geheel mee eens 1

Mee eens 3

Neutraal 1 Mee oneens

Geheel mee oneens Vraag 4a

Antwoord Frequentie Opening 2

Sprekers 1 Workshops 2

Gebruik van ICT 1

Parallelle sessies 1

Lunch/diner

Het sociale programma 2

Het programmaconcept 2

(15)

Vraag 5a

Congresbureaus 2

Vraag 6a

Geheel mee eens 1

Mee eens 1

Neutraal 3 Mee oneens

Geheel mee oneens Vraag 7a

Congresbureaus 1

(16)