1
Samenwerkingsovereenkomst
Tussen
STICHTING BESCHUT WERK LEKSTROOM
En
STICHTING SCHOONMAAKWERK
opdrachtgevers
En
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING WERK EN INKOMEN LEKSTROOM Als dienstverlener
Versie 1.1 – 8 juni 2020
2
ONDERGETEKENDEN:
1. De Stichting Beschut Werk Lekstroom, gevestigd te 3401 RR IJsselstein aan de Baden Powellweg 6, in deze vertegenwoordigd door haar directeur-bestuurder, de mevrouw V.
van der Heijden;
2. De Stichting SchoonmaakWerk, gevestigd te 3401 RR IJsselstein aan de Baden Powellweg 6, in deze vertegenwoordigd door haar directeur-bestuurder, de mevrouw V. van der Heijden;
Hierna gezamenlijk te noemen: “WerkwIJSS”
en
3. Gemeenschappelijke regeling op basis van een openbaar lichaam Werk en Inkomen Lekstroom, gevestigd aan het Stadsplein 1b, 3431 LZ Nieuwegein, in deze
vertegenwoordigd door haar voorzitter van het algemeen bestuur, de heer B.J.A. Roks;
hierna te noemen: “WIL”
Voorgenoemde partijen hierna gezamenlijk te noemen: “Partijen”;
OVERWEGENDE DAT:
1. De gemeenten IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vijfheerenlanden (‘Gemeenten’) afspraken met een andere juridische basis hebben vastgelegd in separate
dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met enerzijds WerkwIJSS en anderzijds WIL voor de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (Wsw).
2. WIL en de Gemeenten bij het afsluiten van de DVO tussen de Gemeenten en WIL overeen zijn gekomen dat op 1 januari 2019 de niet-regeling gebonden medewerkers (‘NRG- personeel’), afkomstig van de GR PAUW Bedrijven conform het Sociaal Plan Personele Transitie PAUW Bedrijven Deel 1 d.d. 4 juni 2018 en het Sociaal Plan Personele Transitie PAUW Bedrijven Deel 2 d.d. 24 september 2018 in dienst zijn getreden bij WIL met inachtneming van de daarbij vastgestelde voorwaarden.
3. De Gemeenten in haar gemeentelijke transformatieplannen hebben beoogd om een deel van het NRG-personeel vanuit WIL op detacheringsbasis binnen de gemeentelijke beschutte werkomgeving, die door de Gemeenten georganiseerd zijn in de stichting Beschut Werk Lekstroom en de Stichting SchoonmaakWerk, te plaatsen alsmede de daarbij behorende personele processen en HR-dienstverlening voor het NRG-personeel te organiseren.
4. Ten aanzien van deze samenwerking tussen WerkwIJSS en WIL nog geen nadere
afspraken zijn vastgelegd en dat Partijen en Gemeenten de wens hebben uitgesproken om nadere afspraken te maken over de samenwerking en bekostiging in de uitvoering van de personele processen en HR-dienstverlening.
5. De gemeente Houten weliswaar deelnemer in de GR WIL is, doch geen Wsw-
dienstverlening afneemt en met de vier Lekstroomgemeenten overeen is gekomen dat Houten geen nadelige gevolgen zal ondervinden van de Wsw-dienstverlening van WIL aan de gemeenten. Deze Samenwerkingsovereenkomst houdt dit principe in stand en doet op geen enkele wijze afbreuk aan de eerder aan de gemeente Houten verleende vrijwaring aangaande de Wsw-dienstverlening die vanuit WIL in de DVO wordt verleend.
6. De gemeenten Stichtse Vecht en De Ronde Venen op grond van separate DVO’s met een vast tarief Wsw-dienstverlening afnemen van WIL en tevens formeel deelnemen in de Stichting SchoonmaakWerk, doch geen deelnemer zijn van zowel de Stichting Beschut
3
Werk Lekstroom als de GR WIL en hier aldus in de voorliggende afspraken rekening mee gehouden dient te worden.
7. Deze Samenwerkingsovereenkomst alsmede de daarbijbehorende bijlagen beogen om de gemaakte afspraken te voorzien van een deugdelijke juridische basis.
Artikel 1 Doel van de overeenkomst
Deze Samenwerkingsovereenkomst regelt de samenwerkingsrelatie tussen WerkwIJSS en WIL voor het NRG-personeel en beoogt tevens een formele juridische grondslag te bieden voor de (werk)afspraken over de samenwerking, prioritering en overlegstructuur in de uitvoering van de (collectieve) personele processen en HR-dienstverlening zoals deze in de Bijlagen bij deze Samenwerkingsovereenkomst zijn opgenomen.
Artikel 2 Dienstverlening NRG-personeel
1. WIL detacheert NRG-personeel naar de Stichting Beschut Werk Lekstroom en de Stichting SchoonmaakWerk.
2. WIL ontzorgt WerkwIJSS ten aanzien van de personele processen op zowel individueel als collectief niveau voor het NRG-personeel. De concrete tussen WIL en WerkwIJSS gemaakte afspraken dienaangaande zijn neergelegd in de Bijlagen 1, 2 en 3 bij deze
Samenwerkingsovereenkomst. WIL is in dezen aldus verantwoordelijk voor de uitvoering en beheer van alle personele en HR-werkprocessen binnen WerkwIJSS.
3. De ontzorgende dienstverlening van WIL ontslaat WerkwIJSS niet van haar wettelijke verplichtingen als inlenend werkgever.
Artikel 3 Kostendekkende vergoeding dienstverlening
Voor de door WIL geboden dienstverlening ten behoeve van het NRG-personeel wordt door WerkwIJSS een kostendekkende vergoeding verstrekt. De wijze waarop deze kostendekkende vergoeding wordt berekend, is onderdeel van Bijlage 1 bij deze Samenwerkingsovereenkomst.
Artikel 4 Procesafspraken
1. Partijen stemmen op tactisch niveau de prioriteiten af en maken jaarlijks procesafspraken omtrent de uitvoering van personele en HR-werkprocessen binnen de organisatie van WerkwIJSS. Zij stellen daartoe een HR Jaaragenda vast.
2. WIL staat in voor haar toezeggingen in de HR Jaaragenda en is verantwoordelijk voor de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de HR Jaaragenda concreet wordt uitgevoerd.
Artikel 5 Duur en looptijd van deze Samenwerkingsovereenkomst
1. Deze Samenwerkingsovereenkomst geldt vanaf het moment van ondertekening tot het moment waarop de doelen en afspraken in deze Samenwerkingsovereenkomst zijn bereikt danwel zijn uitgewerkt, met dien verstande dat de Samenwerkingsovereenkomst in ieder geval zoveel eerder of later eindigt als Partijen schriftelijk overeenkomen.
2. Deze Samenwerkingsovereenkomst, betrekking hebbend op de dienstverlening van WIL aan WerkwIJSS voor het NRG-personeel, wordt aangegaan onder de ontbindende voorwaarde dat de tussen WIL en de gemeenten gesloten Dienstverleningsovereenkomsten (inclusief
bijbehorend Addendum) en de tussen WerkwIJSS en de gemeenten gesloten
Dienstverleningsovereenkomst ongewijzigd en rechtsgeldig van kracht zijn. Indien aan deze voorwaarde niet meer wordt voldaan biedt dit grond voor gehele danwel gedeeltelijke ontbinding van deze Samenwerkingsovereenkomst.
3. Alle bij deze Samenwerkingsovereenkomst aangesloten Partijen mogen de ontbindende voorwaarde als bedoeld in het tweede lid van dit artikel inroepen, door middel van een schriftelijk bericht aan de andere Partijen. Indien de ontbindende voorwaarde wordt
ingeroepen, staat het Partijen vrij ervoor te kiezen om deze Samenwerkingsovereenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden, dan wel in goed overleg en met schriftelijke instemming van eenieder te kiezen voor een gewijzigde continuering van de dienstverlening. De voorwaarden waaronder de dienstverlening alsdan zal worden gecontinueerd, worden vastgesteld met inachtneming van het bepaalde in artikel 6 van deze Samenwerkingsovereenkomst.
4
Artikel 6 Geheimhouding
1. Partijen zullen op geen enkele wijze, direct noch indirect, mondeling, in geschrift of anderszins gegevens en/of informatie welke aan hen bekend worden in het kader van de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst, aan derden bekend maken, anders dan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij. Deze verplichting geldt zowel gedurende de looptijd van deze Samenwerkingsovereenkomst, als na afloop daarvan.
2. Ten aanzien van alle gegevens en/of informatie, afkomstig van de ene Partij, die – in welke vorm of op welke informatiedrager dan ook – aan de andere Partij zijn verstrekt, komen Partijen overeen:
a. Alle redelijke maatregelen in acht te nemen voor een veilige bewaring of opslag;
b. De gegevens en/of informatie niet te gebruiken anders dan voor de uitvoering van de Werkzaamheden in het kader van deze Samenwerkingsovereenkomst;
c. De gegevens en/of informatie niet langer onder zijn berusting te houden dan voor het uitvoeren van de overeengekomen verplichtingen redelijkerwijs noodzakelijk is en deze gegevens, inclusief gemaakte kopieën, onmiddellijk na volledige nakoming van
genoemde verplichtingen wederom ter beschikking te stellen, dan wel na goedkeuring te vernietigen;
d. De overeengekomen verplichtingen uitsluitend te doen uitvoeren door personen waarvan Partijen in redelijkheid menen dat zij betrouwbaar zijn;
e. Medewerking te verlenen aan het uitoefenen van toezicht op bewaring en gebruik van gegevens.
3. De verplichting tot geheimhouding is niet van toepassing indien:
a. Die vertrouwelijke Informatie reeds algemeen bekend is op het moment van bekendmaking door Geheimhouder;
b. Er een wettelijke verplichting bestaat op basis waarvan de vertrouwelijke Informatie openbaar gemaakt dient te worden.
4. Partijen zullen zich voorts maximaal inspannen ervoor te zorgen dat haar personeelsleden en/of voor haar werkzame derden op de hoogte zijn van bovenstaande verplichtingen en deze stipt zullen naleven.
Artikel 7 Binding en wijziging van de overeenkomst
Geen aanpassing, wijziging of toevoeging aan deze Samenwerkingsovereenkomst zal bindend zijn tussen Partijen, tenzij deze schriftelijk is vastgelegd en ondertekend door alle Partijen.
Artikel 8 Forum en rechtskeuze
Op deze Samenwerkingsovereenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen over de uitvoering van deze Samenwerkingsovereenkomst worden in eerste aanleg voorgelegd aan de bevoegde rechtbank te Utrecht.
Aldus opgemaakt in [tweevoud] en door partijen ondertekend, Te … , datum
Bijlagen:
- Bijlage 1: Uitgangspunten dienstverlening NRG-personeel - Bijlage 2: Beschrijving reguliere HR-dienstverlening - Bijlage 3: Beschrijving collectieve HR-dienstverlening - Bijlage 4: Procesafspraken HR Jaaragenda
5
Bijlage 1: Uitgangspunten dienstverlening NRG-personeel
Het algemene uitgangspunt is dat WIL verantwoordelijk is voor de uitvoering van alle personele en HR-werkprocessen van alle medewerkers die binnen WerkwIJSS werkzaam zijn.
Hiertoe worden vooralsnog de volgende medewerkers onderscheiden: werknemers met een indicatie op grond van de Wet sociale werkvoorziening (kort: ‘Wsw-werknemers’) en ‘niet-regeling gebonden’ personeel (kort: ‘NRG-personeel’).
- In deze Samenwerkingsovereenkomst tussen WerkwIJSS en WIL wordt uitsluitend invulling gegeven aan de individuele en collectieve HR-dienstverlening van het NRG-personeel.
Deze dienstverlening betreft voor het NRG-personeel in eerste aanleg het detacheren van personeel en in tweede aanleg het ontzorgen van WerkwIJSS voor alle personele processen op zowel individueel als collectief niveau.
- De basis voor de dienstverlening aan het Wsw-personeel is vastgelegd in diverse separate tussen WIL en de gemeenten IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vijfheerenlanden gesloten dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s), die nader geëxpliciteerd is middels het toevoegen van een Addendum aan de DVO. Dit Addendum heeft uitsluitend betrekking op de uitvoering van collectieve HR-dienstverlening als onderdeel van de Wsw-dienstverlening.
De gemaakte afspraken voor de onderscheiden werknemers voorzien in de volledige levering van HR-dienstverlening, die zo integraal mogelijk voor alle soorten medewerkers binnen WerkwIJSS door WIL wordt uitgevoerd. WerkwIJSS en WIL stemmen deze brede inzet af en maken daartoe nadere afspraken in een HR Jaaragenda. In deze bijlagen wordt de dienstverlening voor het NRG- personeel en de verhouding tot het overige werkzame personeel nader geduid.
1. De dienstverleningsrelatie tussen WerkwIJSS en WIL voor het NRG-personeel betreft direct opdrachtgever-opdrachtnemer.
WIL is de integrale uitvoerder van alle werkgeverstaken, personele processen en specifieke expertise die in de uitvoering van de Wsw plaatsvinden. Deze dienstverlening wordt binnen de kaders van de dienstverleningsovereenkomsten uitgevoerd binnen WerkwIJSS, gemeenten, overige inlenende werkgevers en WIL zelf.
De dienstverleningsrelatie tussen WerkwIJSS en WIL ten aanzien van het NRG-personeel kan worden gekwalificeerd als een relatie van opdrachtgeverschap-opdrachtnemerschap. Concreet betekent dit het navolgende. WerkwIJSS is voor het NRG-personeel te zien als direct
opdrachtgever richting WIL en WIL als opdrachtnemer. WIL organiseert intern een aparte
bedrijfsunit ten behoeve van de detacheringen van NRG-personeel naar WerkwIJSS. In deze unit zitten alle medewerkers die door WerkwIJSS worden ingehuurd. Het kaderen van deze bedrijfsunit zorgt voor een strikte scheiding tussen het gedetacheerde personeel naar de stichtingen en het personeel van WIL. WIL biedt een kostendekkende dienstverlening aan voor detachering van dit personeel. Hierdoor is een strikte scheiding mogelijk tussen de aanvullende dienstverlening voor de gemeenten IJsselstein, Lopik, Nieuwegein en Vijfheerenlanden. Houten wordt derhalve niet
geconfronteerd met de gevolgen van de beoogde uitvoering van de SW-taken.
Kaders c.q. afbakening van de dienstverlening
De gemeente Houten, deelnemer aan de GR WIL, neemt geen Wsw-dienstverlening af. Tussen de Lekstroomgemeenten, WIL en de gemeente Houten is afgesproken dat Houten geen nadelige gevolgen zal ondervinden van de Wsw-dienstverlening aan de gemeenten. De gemeenten hebben Houten in een afzonderlijke overeenkomst vrijwaring verleend aangaande de door WIL verleende Wsw-dienstverlening. Dit betekent dat de dienstverlening van WIL aan WerkwIJSS binnen de vastgestelde kaders moet plaatsvinden en dat WIL haar inzet aan deze kaders aanpast.
6
2. WerkwIJSS is autonoom verantwoordelijk voor keuzes in het personeelsbeleid van het tewerkgestelde NRG-personeel op de werkvloer. WIL voert dit beleid uit.
WerkwIJSS heeft volledige autonomie over de keuzes in haar personeelsbeleid. Als inlenend werkgever is WerkwIJSS verantwoordelijk voor de tewerkstelling, leiding, toezicht, veiligheid en gezondheid van de binnen de onderneming werkzame arbeidskrachten. WerkwIJSS legt
verantwoording af over haar eigen personeelsbeleid. WIL legt geen verantwoording af over het personeelsbeleid van WerkwIJSS. Het is niet aan WIL om te bepalen of beoordelen hoe WerkwIJSS haar personeelsbeleid vormgeeft of op welke wijze zij haar medewerkers in wil zetten.
Goed werkgeverschap c.q. inlenerschap
WerkwIJSS zet zich als goed inlener c.q. werkgever in voor het aan haar gedetacheerde personeel.
Waar de definitie van ‘werkgever’ in wet- en regelgeving is opgenomen, dient WerkwIJSS te worden gelezen, tenzij dit anders is aangegeven in de beschrijving van de dienstverlening of een andere bepaling (bijvoorbeeld in de DVO Wsw-dienstverlening WIL – Gemeenten). WIL ontzorgt WerkwIJSS bij het naleven van deze wet- en regelgeving in relatie tot het NRG-personeel.
De volgende wet- en regelgeving die verband houdt met personele en HR-werkprocessen wordt hieronder mede begrepen:
o Burgerlijk Wetboek titel 7.10; Arbeidsovereenkomst;
o Arbeidstijdenwet
o Arbeidsomstandighedenwet o Wet op de Ondernemingsraden o Wet arbeid en zorg
o Wet Verbetering Poortwachter
o Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs
o Enige andere wet- en regelgeving in de relatie van (inlenend) werkgever en (ingeleend) werknemer, alsmede eventuele andere van toepassing zijnde personeelsregelingen van WIL
Formeel werkgeverschap
De inleenconstructie voor het NRG-personeel ontslaat WIL niet van haar verplichtingen als formeel werkgever van het NRG-personeel of haar verplichtingen als opdrachtnemer in de DVO met de gemeenten.
Sociaal plan PAUW Bedrijven (NRG)
De afspraken en voorwaarden omtrent de in- en uitdiensttreding van NRG-personeel van PAUW Bedrijven bij WIL zoals overeengekomen in het Sociaal Plan zijn ook van toepassing bij de detachering van NRG-personeel naar WerkwIJSS.
3. WIL biedt integrale ontzorging aan WerkwIJSS bij de uitvoering van alle personele en HR-werkprocessen van het geplaatste NRG-personeel;
WIL ontzorgt WerkwIJSS voor alle personele en HR-werkprocessen binnen haar organisatie voor het NRG-personeel. Deze ontzorging en de daarmee gepaard gaande verantwoordelijkheid loopt vanaf het indiensttredingsproces tot en met het uitdiensttredingsproces, en omvat zowel de uitvoering als het beheer van de primaire en secundaire personele processen daarbinnen.
Een goede rolafbakening en –invulling tussen WerkwIJSS en WIL is daarbij wenselijk. WerkwIJSS en WIL maken daarom afspraken over de volgende hoofdwerkprocessen:
Reguliere HR-dienstverlening (zie Bijlage 2)
Hoofdwerkproces 1: Indiensttreding van NRG-personeel
Hoofdwerkproces 2: Beëindiging en uitdiensttreding van NRG-personeel
Hoofdwerkproces 3: Uitvoering en beheer van generieke HR-werkprocessen
Hoofdwerkproces 4: Arbeidsomstandigheden en veiligheid
Hoofdwerkproces 5: Verlof en verzuim
Collectieve HR-dienstverlening (zie Bijlage 3):
Hoofdwerkproces 6: HR-infrastructuur
7
4. WerkwIJSS voldoet een kostendekkende vergoeding voor de dienstverlening vanuit WIL.
De benodigde inzet vanuit WIL voor het gedetacheerde NRG-personeel en de bijbehorende personele processen wordt volledig gedekt door de kostenvergoeding vanuit WerkwIJSS. WIL legt daarmee geen financiële verantwoording af voor gemaakte keuzes door WerkwIJSS, maar enkel over haar uitvoerende verplichtingen.
Nr Bestanddeel Bekostiging Grondslag
Loonkosten
Salaris Eén-op-één
facturatie Individuele detacherings- overeenkomsten Loonbelasting
Sociale premies (WAO/WIA/Whk/Zvw) Pensioen
Overige emolumenten Reserveringen en indirecte
werkgeverslaten Reservering vakantiegeld Reservering vakantiedagen Reservering feestdagen Reservering ziektedagen Kort verzuim & bijzonder verlof ADV/ATV/Zorgverlof/Wachtdag/Etc.
Overhead
Reguliere HR-dienstverlening (Uitvoeringsverantwoordelijkheid WIL)
HWP 1: Uitvoering & beheer 5%* opslag
loonkosten Individuele detacherings- overeenkomsten HWP 2: Indiensttreding
HWP 3: Uitdiensttreding HWP 4: Arbo en veiligheid HWP 5: Verlof en verzuim Collectieve HR-dienstverlening
(Uitvoeringsverantwoordelijkheid WIL)
HRJ: Advies, coördinatie en overleg Financiering DVO Wsw- dienstverlening Gemeenten - WIL
DVO-addendum Wsw-dienst- verlening HRJ: Rapportering HR-zaken
HRJ: Verzorgen medezeggenschap HRJ: Personeelsregelingen HRJ: Personeelsplanning
HRJ: Functiehuis en formatieplan Overige acties HR Jaaragenda, voor zover dit geen reguliere HR- dienstverlening op grond van de DVO Wsw-dienstverlening betreft.
Autonoom personeelsbeleid (Eindverantwoordelijkheid WerkwIJSS)
Beëindigingskosten Eén-op-één
facturatie Samenwerkings- afspraken WerkwIJSS-WIL Loondoorbetalingsplicht bij ziekte
Eigenrisicodragerschap Scholing en trainingen Werkplekaanpassingen Keuzevrijheid cao(bepaling) Inhuur specialistisch advies N.v.t. Bedrijfsgerelateerde
werkzaamheden Alles dat geen personeel proces is n.v.t. n.v.t.
De kostendekkende vergoeding voor de HR-dienstverlening aan NRG-personeel is opgebouwd aan de hand van twee componenten: loonkosten en overhead.
Loonkosten
De loonkosten worden één op één in rekening gebracht bij WerkwIJSS. De grondslag voor deze betalingen zijn de geldende individuele detacheringsovereenkomsten tussen WerkwIJSS en WIL.
8
Overhead
Het uitgangspunt van een kostendekkende vergoeding geldt ook ten aanzien van overheadkosten.
Voor een eenvoudige en transparante dekking van overheadkosten wordt het volgende onderscheid gemaakt:
Reguliere HR-dienstverlening
Dit betreft de overheadkosten die volgen uit de personele processen voor het gedetacheerde NRG- personeel. Deze werkzaamheden worden gedekt uit een algemeen opslagpercentage over de in rekening gebrachte loonkosten.
In het eerste kalenderjaar van deze dienstverlening wordt aangesloten bij het reeds geldende opslagpercentage (5%). Na dit jaar kan dit percentage door de partijen bijgesteld worden, zodra zicht is verkregen op de werkelijke kosten.
Collectieve HR-dienstverlening
WIL is integraal uitvoeringsverantwoordelijk voor alle personele processen binnen WerkwIJSS.
Soms is een onderwerp echter niet specifiek aan een bepaalde werknemersgroep (Wsw of NRG) toe te rekenen, maar betreft dit een collectief personeel proces dat ingeregeld of onderhouden moet worden. WIL en WerkwIJSS stemmen de benodigde inzet voor deze collectieve HR-dienstverlening af in een HR Jaaragenda. De inzet uit deze HR Jaaragenda wordt in eerste aanleg volledig gedekt door de DVO Wsw-dienstverlening en het DVO-Addendum tussen de gemeenten en WIL. Bij het treffen van aanvullende afspraken over de uitbreiding van de collectieve HR-dienstverlening ten behoeve van andere doelgroepen wordt voorzien in een kostendekkende en rechtmatige dekking.
Autonoom personeelsbeleid
Uit deze samenwerkingsafspraken volgt dat WerkwIJSS autonoom verantwoordelijk is voor al het personeelsbeleid en bijbehorende personeelsbeslissingen. WIL is uitvoerder van dit beleid. Dit betekent dat alle eventuele kosten, die vloeien uit personeelsbeslissingen van WerkwIJSS, één op één in rekening gebracht worden bij WerkwIJSS.
Dienstverlening buiten scope
Bedrijfsgerelateerde werkzaamheden, die geen personele processen zijn, maken geen onderdeel uit van de HR-dienstverlening en worden aldus niet financieel gedekt door deze
samenwerkingsafspraken.
9
Bijlage 2: Beschrijving reguliere HR-dienstverlening
Hoofdwerkproces 1: Uitvoering en beheer van generieke HR-werkprocessen WIL is eigenaar en verantwoordelijk voor de uitvoering en beheer van alle personele en HR- werkprocessen binnen WerkwIJSS. In het kader van het NRG-personeel biedt WIL advisering en ontzorging aan WerkwIJSS ten aanzien de volgende onderwerpen (niet limitatief):
Advisering over rechtspositionele zaken over het NRG-personeel;
Faciliteren van de functionerings- en/of ontwikkelgesprekken (W&O Gesprekscyclus) voor het NRG-personeel;
Signalering van niet-naleving van wet- en regelgeving binnen WerkwIJSS;
Advisering en uitvoering van werkzaamheden tot naleving van wet- en regelgeving;
Het uitvoeren en beheren van opleidingen en trainingen voor de NRG-medewerkers;
Personeels-, loon- en verzuim administratieve werkzaamheden;
o Verzorging van de payroll- en loonadministratie o Verwerking van personeelsmutaties
o Verwerken aanvragen en beheer opleidingen o Verwerking aanvragen bedrijfsregeling o Verwerking ingediende declaraties Hoofdwerkproces 2: Indiensttreding
Werving
WerkwIJSS geeft op de aangegeven momenten aan welke personele behoefte bij WerkwIJSS ingevuld moet worden. WIL en WerkwIJSS maken afspraken over het kandidaten- en functieprofiel, inschaling en soort dienstverband. WIL zorgt ervoor dat het functiehuis tijdig en correct aangepast of uitgebreid is, indien dit noodzakelijk is voor de werving. Bij overeenstemming wordt de werving opgestart vanuit WIL.
Selectie
WerkwIJSS is leidend in de selectie van de mogelijke kandidaten. WIL faciliteert het selectieproces van WerkwIJSS met advisering, gesprekslocatie en secretariële ondersteuning.
Indiensttreding
Na selectie van een kandidaat door WerkwIJSS biedt WIL een arbeidsovereenkomst aan. De arbeidsvoorwaarden worden in onderlinge afstemming door WerkwIJSS en WIL bepaald. WIL ontzorgt WerkwIJSS in het juridisch-administratieve proces omtrent indiensttreding.
Detachering
WIL organiseert een aparte ‘bedrijfsunit’ ten behoeve van de detacheringen van NRG-personeel naar WerkwIJSS, waarin de geworven medewerker na indiensttreding wordt geplaatst. Vanuit deze bedrijfsunit wordt de nieuwe medewerker gedetacheerd aan WerkwIJSS. De detachering vindt in beginsel – met inachtneming van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd – voor onbepaalde duur plaats.
Hoofdwerkproces 3: Beëindiging plaatsingen en uitdiensttreding Beëindiging dienstverband op verzoek van de werknemer
Indien een gedetacheerde medewerker het dienstverband met WerkwIJSS/WIL opzegt, treden WerkwIJSS en WIL in overleg om afspraken te maken over eventuele personele gevolgen. WIL start een uitdiensttredingsprocedure op en betrekt WerkwIJSS bij het verzorgen van het afscheid.
WerkwIJSS en WIL geven gezamenlijk invulling aan goed werkgeverschap bij de beëindiging van het dienstverband (eindgesprek, mutaties, afscheid en laatste werkdag).
Beëindiging plaatsing op verzoek van WerkwIJSS
In het geval dat WerkwIJSS een plaatsing van een gedetacheerde NRG-medewerker wenst te beëindigen (geheel of gedeeltelijk), dan treedt zij eerst in overleg met WIL. De feiten en
omstandigheden voor het beëindigen van de plaatsing worden besproken. Indien het verzoek tot beëindiging van de plaatsing redelijk is, zal WIL zich inspannen om de werknemer te herplaatsen op een passende werkplek binnen WIL. Indien dit niet mogelijk is, wordt een traject aan de werknemer aangeboden in de zoektocht naar een functie buiten WIL. De kosten van dit traject
10
danwel andere kosten bij weigering van de medewerker voor een VWNW-traject worden in rekening gebracht bij WerkwIJSS. WerkwIJSS en WIL geven gezamenlijk invulling aan goed werkgeverschap bij de beëindiging van het dienstverband (eindgesprek, mutaties, afscheid en laatste werkdag).
Indien de beëindiging van de plaatsing gelegen is in disfunctioneren of verstoorde
arbeidsverhoudingen op de werkvloer, dan wordt in gezamenlijk overleg ingezet op een traject (verbetertraject bij disfunctioneren en/of mediation bij verstoorde arbeidsverhoudingen). WIL faciliteert dit traject in overleg met WerkwIJSS. Na het traject worden eventuele vervolgstappen bepaald.
Bij onmiddellijke beëindiging van de plaatsing vanwege een vermeende dringende reden (ontslag op staande voet) treden WerkwIJSS en WIL op het eerst mogelijke moment in overleg over vervolgstappen. WIL onderzoekt de aanwezigheid van een dringende reden om het dienstverband te beëindigen. Bij aanwezigheid van een dringende reden zal WIL een procedure starten ter uitdiensttreding van de werknemer. WerkwIJSS verleent medewerking bij het uitvoeren van deze procedure. Alle niet-verhaalbare kosten die voortvloeien uit deze beëindiging van de
plaatsing/rondom de beëindiging van de plaatsing in rekening gebracht bij WerkwIJSS.
Hoofdwerkproces 4: Arbeidsomstandigheden en veiligheid
WerkwIJSS is verantwoordelijk voor de naleving van het arbeidsomstandighedenbeleid op de werkvloer. WIL biedt ondersteuning aan WerkwIJSS bij het uitvoeren en naleven van de
arbeidsomstandighedenwet. Hiertoe biedt WIL ontzorging ten aanzien van de volgende punten:
Check arbeidsomstandigheden NRG-medewerkers
Afstemming en contractbeheer van de arbodienstverlening;
Organisatie en uitvoering van de RI&E:
o het gevoerde arbo- en verzuimbeleid en de wijzigingen daarin;
o de manier waarop werkgever (WerkwIJSS), werknemers (Wsw en NRG), backoffice (WIL), arbodienst en andere (arbo)deskundige diensten hebben samengewerkt;
o de manier van voorlichting, onderricht en de begeleiding van jeugdige werknemers;
o de maatregelen naar aanleiding van ongevallen of beroepsziekten;
o de door de werknemers gemelde gevaren;
o de aanwijzingen en eisen van de Inspectie SZW en wat daarmee is gedaan;
o het aantal ongevallen en het arbeidsverzuim;
o wie verantwoordelijk is voor de te nemen maatregelen;
o hoe en wanneer de maatregelen worden uitgevoerd;
o hoe de maatregelen gefinancierd worden;
o ondersteuning in de uitvoering van het plan van aanpak.
Afhandeling van arbeidsongevallen op de werkvloer van WerkwIJSS
Uitvoering van ongeval analyses en het treffen van maatregelen Hoofdwerkproces 5: Verlof en verzuim
WIL ontzorgt WerkwIJSS bij het uitvoeren en naleven van verlof- en verzuimprocessen. Dit betreft onder meer de volgende taken:
Het voeren van een verlofadministratie;
Het registreren van ziekmeldingen;
Het verzorgen van verzuimbegeleiding en de uitvoering van de Wet verbetering poortwachter;
Het begeleiden van NRG-medewerkers tijdens zwangerschap;
Het verzorgen van bedrijfsgeneeskundige zorg binnen WerkwIJSS.
In het hoofdwerkproces ‘Verlof en Verzuim’ voert het leidinggevend personeel binnen WerkwIJSS in de eerste periode van ziekte de verzuimbegeleiding uit en levert tevens een bijdrage aan de re- integratie van de NRG-medewerker.
11
Bijlage 3: Beschrijving collectieve HR-dienstverlening
WIL is integraal uitvoeringsverantwoordelijk voor alle personele processen binnen WerkwIJSS en vult als dienstverlenend samenwerkingspartner de HR-staffunctie binnen WerkwIJSS in. Onder deze verantwoordelijkheid vallen ook personele processen die niet specifiek toe te wijzen zijn aan een bepaalde groep werknemers (Wsw, NRG of eventuele andere doelgroepen) toe te rekenen, maar toepasbaar zijn voor alle werknemers en daarmee de HR-infrastructuur van WerkwIJSS zelf betreffen. Hoofdwerkproces 6 beschrijft de insteek van de collectieve HR-dienstverlening.
Hoofdwerkproces 6: HR-infrastructuur
WIL ontzorgt WerkwIJSS in alle personele en HR-werkprocessen. Voor de HR-infrastructuur binnen WerkwIJSS betekent dit dat WIL advisering en ontzorging biedt ten aanzien van alle personele aspecten van haar bedrijfsvoering en haar personeel. Dit is een brede verantwoordelijkheid, die door WIL proactief wordt uitgevoerd voor al het binnen WerkwIJSS werkzame personeel (ongeacht soort dienstverband).
Hiertoe voert WIL in ieder geval, maar niet uitsluitend, de volgende taken uit:
Opstellen van bedrijfsregelingen die verband houden met personele wet- en regelgeving;
Facilitering en contractbeheer van een vertrouwenspersoon;
Advisering van de WOR-bestuurder inzake personele aspecten van voorgenomen besluiten in de zin van artikel 24 en 27 van de Wet op de Ondernemingsraden;
Het communiceren van actualiteiten en wijzigingen rondom de HR dienstverlening danwel relevante wet- en regelgeving en andere voor de uitvoering relevante cao’s en personele processen binnen WerkwIJSS;
Het adviseren van WerkwIJSS over arbeidstijden, collectieve verlofdagen en bedrijfssluiting in het kader van de arbeidstijdenwet en de toepasbare cao’s;
Overige collectieve personele processen, die in het kader van het functionele
opdrachtgeverschap en opdrachtnemerschap tussen WerkwIJSS en WIL zijn afgesproken in de HR Jaaragenda (Bijlage 4).
12
Bijlage 4: HR Jaaragenda
Kader en uitgangspunten
WerkwIJSS en WIL stemmen op tactisch niveau de prioriteiten voor de volgende periode binnen de kaders van deze dienstverlening af en leggen dit vast in een HR Jaaragenda. Ten behoeve van de uitvoering van de HR Jaaragenda hebben de gemeenten middelen beschikbaar gesteld. WIL staat in voor haar toezeggingen in de HR Jaaragenda. WerkwIJSS kan derhalve een beroep doen op de door WIL gedane toezeggingen in de HR Jaaragenda.
HR Jaaragenda
In uitvoering van alle personele en HR-werkprocessen stellen WerkwIJSS en WIL aan het begin van ieder jaar een HR Jaaragenda op met resultaatafspraken en inspanningsverplichtingen die WIL nakomt aan de gemeenten en WerkwIJSS. WIL is verantwoordelijk voor de wijze waarop en de voorwaarden waaronder de HR Jaaragenda concreet wordt uitgevoerd.
Ten aanzien van deze Jaaragenda geldt dat WIL vanuit haar integrale verantwoordelijkheid voor de uitvoering van personele processen in concept de doelstellingen, inzet, capaciteit, resultaten en planning voor het komende jaar in de HR Jaaragenda formuleert. WerkwIJSS draagt
verantwoordelijkheid voor de prioritering van deze agenda en bepaalt aldus wanneer de afspraken en verplichtingen dienen te worden uitgevoerd.
WerkwIJSS maakt op aangegeven momenten in dit proces haar wensen en voorkeuren via het aangegeven proces kenbaar bij WIL. WIL beoordeelt de passendheid van deze acties binnen de eerste contouren van HR Jaaragenda in termen van tijd, capaciteit en expertise en verwerkt deze wensen en voorkeuren in een conceptvoorstel voor de HR Jaaragenda.
Het conceptvoorstel beschrijft alle resultaatafspraken en inspanningsverplichtingen over en weer, de beschikbare capaciteit, de planning in de tijd, eventuele aanpassingen op deze agenda, de monitoring van de voortgang en overlegmomenten.
In het voorstel wordt inzichtelijk gemaakt hoe de capaciteit zich verhoudt tot de volledige HR Jaaragenda, zodat WerkwIJSS – indien nodig - in overleg met WIL kan afstemmen welke acties prioriteit krijgen. Dit resulteert in een definitief concept van de HR Jaaragenda.
Dit betreft een bindend aanbod met de inzet vanuit WIL aan WerkwIJSS.
Tussentijdse bijstelling van de HR Jaaragenda
Indien gedurende het jaar nieuwe urgente of omvangrijke actiepunten ontstaan, die tot gevolg hebben dat de oorspronkelijke HR Jaaragenda niet (ongewijzigd) in stand kan blijven, dan kunnen WerkwIJSS en WIL tijdens de periodieke overlegmomenten de herprioritering van de HR
Jaaragenda bespreken.
Alle afspraken, verzoeken en wensen lopen via de daartoe aangewezen accounthouders van WerkwIJSS en WIL.
De accounthouders overleggen minimaal 1x per maand met WerkwIJSS over de voortgang van de HR Jaaragenda, de gemaakte afspraken, mogelijke actiepunten e.d.
De accounthouders borgen een goed procesverloop aan de kant van WIL over deze verzoeken (uitvoeren danwel temporiseren).
Eventuele herijking van de HR Jaaragenda resulteert in een nieuw bindend aanbod met inzet vanuit WIL aan WerkwIJSS.
