Geachte raadsleden,
Wat zijn de mogelijkheden?
Welke vraag stellen we de raad?
Uw opvattingen kenbaar te maken over de volgende voorstellen die door de kwartiermaker zijn gedaan:
1. Bij de financiële opzet van het Warenhuis uit te gaan van een exploitatie die voor (circa) 40% kostendekkend is;
2. Extra budget beschikbaar te stellen voor de programmering van het Warenhuis;
3. Extra budget beschikbaar te stellen voor de bemensing van de organisatie van het Warenhuis;
4. De extra middelen voor programmering en bemensing met ingang van 2021 beschikbaar te stellen;
5. De bemensing en het programmabudget onder te brengen bij het Centrummanagement Oss;
6. De kernbewoners van het Warenhuis vijf jaar lang een tegemoetkoming in de huisvestingslasten te geven ‘in natura’;
7. Tevens uw overige bevindingen bij het businessplan mee te geven aan het college voor de verdere uitwerking van het Warenhuis.
Wat is de aanleiding?
De gemeenteraad heeft op 24 oktober 2019 unaniem de Motie UIThuis vastgesteld.
De motie heeft twee elementen in zich:
Datum Ons kenmerk Behandeld door Aantal bijlagen
29 oktober 2020 4269782 P. Kuypers 3
Onderwerp
Opinienota advies kwartiermaker het Warenhuis
E-mail gemeente@oss.nl www.oss.nl
Postbus 5 5340 BA Oss
Wilt u bij uw reactie de datum van deze brief en ons kenmerk vermelden?
Aan alle raadsleden
1. een substantiële exploitatie tot stand brengen – dit betekent meer nieuwe partijen verbinden aan het Warenhuis als toekomstige bewoner en / of toezeggingen krijgen van partijen die activiteiten zullen gaan organiseren in het Warenhuis en hiervoor betalen;
2. een (liefst nu al) zichtbare programmering formuleren van activiteiten die in het Warenhuis worden georganiseerd (vanaf nu t/m eerste jaar opening Warenhuis).
Deze motie is het vertrekpunt voor de opdracht van de kwartiermaker (bijlage 1).
De opdracht is in de adviescommissie Sociaal Bestuurlijk van 28 november 2019 besproken en vastgesteld. Op 10 maart jl. is de kwartiermaker gestart met zijn opdracht. Gaandeweg de uitvoering van de opdracht van de kwartiermaker is de oorspronkelijke opdracht wat gaan verschuiven. De kwartiermaker heeft naar aanleiding van zijn gesprekken ervaren dat de beelden en verwachtingen ten aanzien van het Warenhuis uitermate divers waren. Om die reden is er ook veel tijd en energie gestoken in de positionering. Wat wel en niet in het Warenhuis vraagt ook om scherpe keuzes. Dit heeft geresulteerd in het advies wat nu voorligt.
Wat zijn de hoofdconclusies van de kwartiermaker Ad 1. De exploitatie-dekking kan beperkt omhoog
Het businessplan is op basis van de verstrekte opdracht aan de kwartiermaker tot stand gekomen. Het is een plan op hoofdlijnen. De financiële haalbaarheid van de voorstellen is zeker niet tot in detail getoetst en uitgewerkt. Naast de bijdragen van de vaste en incidentele bewoners en gebruikers zijn ideeën ontwikkeld voor aanvullende businessmodellen. Deze kunnen ook bijdragen aan de dekking van de exploitatielasten. De kosten van de totale exploitatie van het Warenhuis zijn door de gemeente Oss geraamd op € 996.385 per jaar. Uit het businessplan blijkt dat ten opzichte van de oorspronkelijke exploitatieopzet er een hogere exploitatiebijdrage kan zijn van circa € 72.900 per jaar.
Het totaal aan vergoedingen, extra bijdragen, opbrengsten incidenteel gebruik en uit aanvullende businessmodellen stijgt hierdoor van € 370.263 naar € 443.163. Dat is 44,5%
van de geraamde exploitatiekosten ad. € 996.385. Daarvan draagt circa 40% daadwerkelijk bij aan financiering van de bij de besluitvorming over het Walkwartier geraamde
exploitatiekosten. Oftewel zo zit het in onze begroting, het beoogde exploitatietekort van ruim
€ 600.000 is al gefinancierd en gedekt, de rest (een hogere exploitatiebijdrage) is ‘extra’. Het advies van de kwartiermaker is om de verwachte opbrengstenstijging van € 72.900
beschikbaar te houden voor het programma en het managen van het Warenhuis.
Het beeld wat binnen de gemeenteraad leeft dat de exploitatie voor 70%-80% sluitend gemaakt kan worden, is volgens de kwartiermaker een utopie. Volgens de kwartiermaker moet de opbouw van het exploitatiebudget als volgt worden gezien: de 40% binnen het exploitatiebudget zijn bijdragen vanuit de huren door de vaste bewoners, de overige 60% is toe te kennen als maatschappelijk rendement.
Ad 2. Er is één Warenhuis-kalender (programmering) noodzakelijk, al voor de opening Alle beoogde vaste bewoners hebben op dit moment op de een of andere manier een eigen programmering. Dat is gebaseerd op ieders eigen ambities en eigen budgetten. Die
programmering is de basis van de met elkaar te realiseren één Warenhuis-kalender. Het publiek ziet in één oogopslag wat het Warenhuis te bieden heeft.
Daarboven op komen de programma’s en activiteiten van incidentele gebruikers, en om de Warenhuis-kalender te verrijken hebben ook diverse Osse organisaties kenbaar gemaakt een of meerdere activiteiten aan de kalender te willen toevoegen.
Er moet extra input worden geleverd om jeugd en jongeren aan het Warenhuis te binden en te boeien. Dit zit nu nog niet als vanzelfsprekend in de eigen programmering. Het scenario van niets doen en wachten tot de opening in april 2024 zet naar de overtuiging van de kwartiermaker de ontwikkeling van het Warenhuis concept op achterstand.
De vraag is wel of hier in 2021 al mee gestart moet worden. Vanwege Corona zijn er immers minder mogelijkheden om een goede programmering op te starten en hebben de culturele instellingen én de gemeente mogelijk andere prioriteiten, zoals het overeind houden van onze brede culturele infrastructuur.
Waar wordt u gevraagd uw opvattingen over kenbaar te maken?
2.1 Extra budget beschikbaar te stellen voor de programmering van het Warenhuis.
De essentie van het businessplan is dat voor het Warenhuis een ondernemende organisatie als uitgangspunt is genomen. Met de focus op cultuur en educatie. De gemeente is voor eigen rekening en risico voor de exploitatie verantwoordelijk, maar deelt deze verantwoordelijkheid binnen realistische kaders met primair de vaste bewoners. Het hoofddoel van het Warenhuis is: meer functies naar de binnenstad, in dit geval de functie ‘cultuur’, naast wonen, retail en horeca binnen het Walkwartier. Dit moet daarnaast leiden tot meer reuring en hopelijk meer (en langer) centrumbezoek. Om dit te bewerkstelligen is een interessant, gevarieerd
programma met een sterke publiekstrekkende werking van groot belang. Dit programma krijgt gestalte in een integrale Warenhuis-kalender. We gaan hierbij ervanuit dat de vaste bewoners het huidige beschikbare programmabudget (binnen ieders eigen exploitatie) in zetten voor de integrale programmering van het Warenhuis. Waarmee de consequenties van
“tegenvallers” in exploitatie en verdienmodellen binnen de integrale programmering niet als vanzelfsprekend bij de gemeente worden voorgelegd om daarmee deze “tegenvallers” te financieren. Het voorstel is om te werken met een regulier, doorlopend en eigen programma;
- Een vastomlijnd programma aangeboden door de vaste bewoners van het Warenhuis (doorlopend programma). Het is de kunst om ‘eigen programma’s’ en activiteiten met elkaar te verbinden.
- Eigen programma activiteiten gerelateerd aan periodiek wisselende thema’s en een commercieel programma. Onder het commercieel programma verstaan we activiteiten voor ondernemend Oss en activiteiten die bijdragen aan een duurzame exploitatie.
Het programma van het Warenhuis is gebouwd op tweemaandelijkse wisselende actuele thema’s.
- Gelieerde (stads) activiteiten aangeboden door externe organisatoren.
Het voorstel van de kwartiermaker is dat de gemeente als exploitant en eigenaar van het Warenhuis voor de komende vijf jaar een budget ter beschikking stelt vanaf januari 2021 tot en met 31 december 2025, dit budget bedraagt in totaal € 410.000,-. (€ 50.000, € 60.000 en de drie jaren daarna € 100.000). Dit zijn vooral programmakosten en dit is exclusief kosten voor huisvesting van een tijdelijke pop-up voor het Warenhuis.
In het exploitatieoverzicht dat door de gemeente is opgesteld is geen post opgenomen voor het vooruitlopende programma en het reguliere programma.
3.1 Extra budget beschikbaar te stellen voor de bemensing van de organisatie van Het Warenhuis.
Conform het advies van de kwartiermaker kent het managen van het Warenhuis op hoofdlijnen twee rollen;
De huismeester (conciërge). Hij of zij werkt samen met een kleine groep van flexibel inzetbare facilitaire medewerkers en vrijwilligers, zoals gastheren- en vrouwen.
De manager (programmaregisseur, het boegbeeld van het Warenhuis). Hij of zij is meer dominant in het daadwerkelijk managen van het Warenhuis. Het boegbeeld van het Warenhuis, de manager, zorgt voor een inspirerend en verbindend aanbod dat afgestemd is op de vraag vanuit de markt. En voor een actueel en aantrekkelijk programma voor een breed publiek. De belangrijkste taak is het samenstellen van een vraag gedreven programma.
Het totale budget voor de manager dat incidenteel wordt gevraagd tot en met 1 april 2024 bedraagt € 174.240,- (excl. BTW). Vanaf de opening per 1 april 2024 zijn de kosten van de manager structureel en komen daarbij uit op € 63.360,- (excl. BTW) per jaar. Deze structurele post is nu niet voorzien binnen de huidige dekking voor het Warenhuis. Dit omdat we er altijd vanuit zijn gegaan dat de organisatie via een beheerstichting zou plaatsvinden, zoals we ook bij de diverse MFA’s in onze gemeente werken. Bemensing kan in veel gevallen dan vanuit de begroting van de kernbewoners betaald worden.
4.1 De extra middelen voor programmering en bemensing met ingang van 2021 beschikbaar te stellen.
In de niet openbare bijlage 3 is een totale raming opgenomen voor de incidentele kosten voor het pop up Warenhuis, het management en het programma. Er zijn een drietal scenario’s
geschetst per wanneer de vooruitlopende programmering incl. management en pop up starten.
1. Scenario 1: Programma start gelijktijdig start sloopwerkzaamheden (voorjaar 2021) 2. Scenario 2: Programma start per 1 januari 2022
3. Scenario 3: Programma start per 1 januari 2023
Scenario Omschrijving Incidentele kosten
Scenario 1, start voorjaar 2021
Programma start gelijktijdig met start sloopwerkzaamheden 2021 t/m opening 1 april 2024
€ 598.924
Scenario 2, start januari 2022
Programma start per 1 januari 2022 1 januari 2022 t/m opening 1 april 2024
€ 441.397
Scenario 3, start januari 2023
Programma start 1 jaar voor opening.
1 januari 2023 t/m april 2024.
€ 218.848
In het businessplan opteert de kwartiermaker voor scenario 1, direct starten in het tweede kwartaal van 2021 en hiermee gelijk optrekken met het bouwproces. De pop-up voor het Warenhuis zou hiermee ook een ‘makelpunt’ in het centrum kunnen zijn voor de
verkoopcommunicatie en de gebiedscommunicatie van het Walkwartier. De ontwikkelaar Van Wanrooij staat hier voor open. Kosten voor de pop up zouden hierdoor gedeeld kunnen worden met Van Wanrooij.
5.1 De bemensing en het programmabudget onder te brengen bij het Centrummanagement Oss.
De kwartiermaker heeft onderzocht bij welke organisatie de taken van het managen van het Warenhuis zouden passen. De kwartiermaker geeft aan dat binnen de huidige samenstelling van formatie (en budget) van de vaste bewoners de taak van het managen van het Warenhuis niet past. Daarnaast ligt het niet voor de hand om een dergelijke functie vanuit de
gemeentelijke organisatie in te vullen.
Het advies van de kwartiermaker is om de manager onder te brengen bij het CMO. Zoals in het business plan staat omschreven heeft het CMO direct belang bij een succesvol Warenhuis en weten ze als geen ander welke activiteiten en evenementen aantrekkelijk voor het Osse centrum zijn. De manager is een nieuwe functie binnen het CMO, en voor deze functie zal een nieuw persoon moeten worden aangetrokken. Het voorstel is om met het CMO een
prestatieovereenkomst af te sluiten waarbij zij het gehele management van het Warenhuis voor rekening nemen. Daarbij gaat het om: beheer, onderhoud, toezicht en het programma.
Voor de overige functies (gastheren- en vrouwen en vrijwilligers) is er de intentie om met IBN samen te werken.
Zoals aangegeven, binnen de huidige samenstelling van formatie ( en budget) van de vaste bewoners past de taak van manager niet. Echter wanneer er besloten wordt om een extra budget vrij te maken voor het aanstellen van een manager geeft bijvoorbeeld ook de
bibliotheek aan, als grootste gebruiker in het Warenhuis, deze functie op zich te willen nemen.
Bij de toekomstige bewoners van het Warenhuis bestaat dus geen unanimiteit over dit punt.
Het model wat wordt voorgestaan door de kwartiermaker is geen hiërarchisch model. Het moet meer gezien worden als een netwerkorganisatie waarbinnen de manager de verbindende en uitvoerende factor zal zijn. Het advies van de kwartiermaker is niet in beton gegoten. De komende tijd zal het e.e.a. verder uitgewerkt moeten worden met de vaste bewoners.
De organisatiestructuur die door de kwartiermaker nu wordt voorgesteld wijkt af van de vorm van beheerstichtingen die we tot op heden kennen. Namelijk, binnen een beheerstichting is de stichting verantwoordelijk voor de beheertaken en de programmering. De statuten voor de stichting worden opgemaakt en uitgewerkt in een directiereglement en
samenwerkingsovereenkomst waarbij alle bevoegdheden, taken en verantwoordelijkheden voor beheer zijn uitgewerkt en vastgelegd. In de op te stellen stichtingsakte staat o.a. onder welke onder welke voorwaarden de gemeente subsidie verleent aan de stichting. Die toetst in het kader van de subsidieafspraken doorlopend of de activiteiten zich ontwikkelen conform het beoogde doel. In het advies van de kwartiermaker liggen deze taken voornamelijk bij de manager.
6.1 De kernbewoners van het Warenhuis vijf jaar lang een tegemoetkoming in de huisvestingslasten te geven ‘in natura’.
Een groot deel van de vaste bewoners van het Warenhuis hebben recht op een jaarlijkse financiële subsidie voor huisvestingskosten. De gebruikelijke wijze in Oss is om deze subsidie in de vorm van een bepaald bedrag per jaar ter beschikking te stellen aan de instelling. Het voorstel van de kwartiermaker is om de subsidie voor tenminste vijf jaar in natura ter beschikking te stellen.
De reguliere wijze waarop de gemeente bijdraagt in huisvestingslasten van huurders van multifunctionele gebouwen, is via een subsidie in de huur. De kwartiermaker stelt een alternatief voor. In een subsidie via natura kunnen volgens de kwartiermaker aan deze subsidie voorwaarden worden verbonden aan deze huurcompensatie, zoals
ambassadeurschap, samenwerking, programmering in het Warenhuis. Voordeel van deze handelswijze is dat gebruikers ook een financiële betrokkenheid en mede-eigenaarschap voelen bij het gebruik van de ruimte die zij huren.
Wat is het vervolg?
De opdracht aan de kwartiermaker is gedurende de uitvoering van de oorspronkelijke opdracht op basis van voortschrijdend inzicht aangepast. Voordat nieuwe gebruikers / bewoners kunnen worden aangetrokken, moest er eerst meer helderheid komen over het concept.
Door Covid-19 kwam de cultuursector bovendien voor hele andere uitdagingen te staan en ontstond er in de sector noodgedwongen meer focus op de korte termijn. Dat maakt het extra lastig om bindende uitspraken te doen over de huisvesting vanuit 2023 / 2024.
In het business plan wordt ook een aanzienlijk beroep wordt gedaan op de
gemeentefinanciën, bovenop de al bestaande besluitvorming in het plan Walkwartier. Hier valt wel aan knoppen te draaien en zijn keuzes te maken. We vinden het daarom belangrijk om over deze onderdelen een opiniërend gesprek te voeren met de raadscommissie.
Nadat het advies is gepresenteerd aan het Kernteam van het Warenhuis is gebleken dat er bij enkele beoogde vaste bewoners aarzelingen bestaan ten aanzien van het advies van de kwartiermaker. Bijvoorbeeld over de invulling van de rol van manager van het Warenhuis, zoals eerder in deze notitie aangegeven. De grondhouding van hen is overigens positief. De toekomstige gebruikers hebben al regelmatig overleg met elkaar en er is een groot
enthousiasme over het project en de wil om hier samen iets moois van te maken.
Het advies is vooral richtinggevend, probeert op onderdelen bewust te prikkelen, maar is niet in beton gegoten en vraagt nog verdere uitwerking om daarmee het draagvlak voor het businessplan te versterken. De geadviseerde organisatiestructuur en de (commerciële) programmering (inclusief het daaraan verbonden budget) vragen om nader overleg en uitwerking. Dit is, zoals hierboven gesteld, ook een bestuurlijk dilemma.
Houden we ons vast aan de oorspronkelijke uitgangspunten, leegstand bestrijden,
belangrijker en moeten we hiervoor de oorspronkelijke doelstellingen wat oprekken? Ook de extra gevraagde budgetten om de programmering eerder dan de geplande opening van het Warenhuis op te starten, zijn niet voorzien. Er zijn daarvoor inmiddels enkele scenario’s uitgewerkt. Hier moeten ook door ons als gemeente keuzes in gemaakt worden.
Het huidige kernteam met de op dit moment bekende vaste bewoners wordt gewijzigd in een strategisch overleg van het Warenhuis met een hierin een betere afspiegeling van de beoogde vaste bewoners. Het strategisch overleg krijgt, binnen de nog te bepalen nadere kaders die we als gemeente meegeven, de opdracht om het businessplan verder handen en voeten te geven. Om dat te realiseren is overleg en verdieping op de volgende onderwerpen belangrijk:
positionering, ontwerp, multifunctioneel gebruik, programmering en governance. Dit strategisch overleg kan in principe snel worden opgestart.
Tot slot. Het zijn bijzondere tijden en de Corona crisis raakt ook de toekomstige bewoners van het Warenhuis stevig. Niet alleen financieel, maar ook qua capaciteit en focus. We zien dat deze focus in deze tijden vooral ook ligt op de kortere termijn en dat vinden we begrijpelijk.
Het Warenhuis opent zijn deuren naar verwachting pas in april 2024. Er is dus voldoende tijd om het concept te optimaliseren. Richtinggevende uitspraken van de opiniecommissie kunnen hier in grote mate aan bijdragen.
Communicatie
Het advies van de kwartiermaker is ook gedeeld en besproken met het kernteam van het Warenhuis. En het advies is door de kwartiermaker tijdens de podiumbijeenkomst van 1 oktober jl. gepresenteerd.
Bijlagen
1. Opdracht kwartiermaker 2. Businessplan UIThuis V7
3. Niet Openbaar: Verdieping financiële implicaties
