Handleiding
Conversie van EDUscope naar ParnasSys
Conversie naar ParnasSys – Versie 3.39 Pagina 2 van 9
Inhoudsopgave
1. Vooraf ... 3
- Voor wie bestemd? ... 3
- De conversie in vogelvlucht ... 3
2. De voorbereiding ... 4
- Leerlinggegevens controleren... 4
- Bron-uitwisseling en Basispoort ... 5
3. Het volledige proces ... 6
Stap 1: Het aanleveren van de EDUscope database ... 7
Stap 2: Leerlingadministratie controleren ... 8
- Rapporteren van fouten ... 8
- Herconversie... 9
Stap 3: Scholing volgen ... 9
Conversie naar ParnasSys – Versie 3.39 Pagina 3 van 9
1. Vooraf
In dit document wordt de gehele gang van zaken rond de conversie van je huidige
administratiesysteem naar ParnasSys besproken. Je gebruikt dit document vooraf aan de conversie en daarna bij controle van de conversie. Wij gaan ervan uit dat je dit document volledig hebt
doorgenomen voordat je contact met ons opneemt.
- Voor wie bestemd?
Dit document is bestemd voor diegene in de school die de conversie begeleidt en de controle daarvan gaat doen. Zorg er dus voor dat dit document beschikbaar is voor iedereen die bij de controle van de conversie betrokken is. Wij raden aan om de conversie vanuit de school te laten begeleiden door iemand die goed bekend is met het oude systeem. Ook iemand die nauwgezet is en eventuele fouten precies kan rapporteren. Ideaal gezien beschikt deze persoon over zekere computervaardigheden zoals enige ervaring met Excel. Eventuele ervaring met ParnasSys is natuurlijk helemaal geweldig, maar niet noodzakelijk.
Het converteren van de ene database naar de andere is een behoorlijke operatie. Uiteraard doen wij het technische werk en maken we het voor jou zo makkelijk mogelijk. Na de acceptatie zullen eventuele fouten door de school zelf hersteld dienen te worden. Maar: negen van de tien conversies verlopen zonder noemenswaardige problemen.
- De conversie in vogelvlucht
De invoering van een nieuw administratiesysteem en leerlingvolgsysteem is een ingrijpende stap voor de schoolorganisatie. Jullie administratie ligt tijdens de conversie stil en jullie personeel kan niet bij de data. Het is daarom belangrijk dat dit ruim van tevoren wordt gecommuniceerd en dat je een ruime planning aanhoudt. Iedereen is gebaat bij een soepel en efficiënt georganiseerde conversie. Heb je vragen over hoe je dit het best kunt aanpakken, neem dan gerust contact met ons op. Hieronder worden de diverse stappen van een conversie beschreven.
In het kort komt het erop neer dat jullie school de database aanlevert. Vervolgens zal de database door ons worden geconverteerd naar ParnasSys. Bij deze conversie ontvang je inloggegevens voor jullie ParnasSys-omgeving. Je kunt dan direct aan de slag met ParnasSys. Verder krijgen jullie toegang tot uitgebreide hulpinformatie, het Kennisportaal e.d.
Conversie naar ParnasSys – Versie 3.39 Pagina 4 van 9
2. De voorbereiding
Onze ervaring is dat de database van je administratiesysteem na jarenlang gebruik vaak vervuild is geraakt. Dat is nu eenmaal onvermijdelijk. ParnasSys is verder op bepaalde fronten strikter dan andere administratiepakketten. Ongeldige adressen, telefoonnummers of sofinummers worden door
ParnasSys niet geaccepteerd. Ook datums die niet kunnen kloppen (bv. datum inschrijving ligt voor datum aanmelding) kunnen niet als zodanig in ParnasSys opgenomen worden. Dat is misschien even lastig, maar dit behoed je wel voor problemen bij de uitwisseling van gegevens met bijvoorbeeld BRON of andere wettelijke rapportages. Als je met ParnasSys werkt, zal je merken dat het systeem dergelijke problemen voorkomt door je op tijd te waarschuwen voor foute invoer.
Het vooraf op orde brengen van je oude systeem, waarmee je op dit moment meer bekend bent, voorkomt aanpassingen achteraf. Het principe “garbage in, garbage out” is hier van toepassing.
Belangrijk hierbij zijn bijvoorbeeld de schoolloopbanen.
We beseffen ons dat vooraf opschonen een behoorlijk grote operatie kan zijn. Sommige scholen besluiten daarom om eenmaal in ParnasSys zaken op orde te brengen. Dat is natuurlijk prima, de keus is aan jou. Wellicht heeft jullie school de administratie prima op orde. De school kan ervoor kiezen om vooraf echter een aantal zaken op orde te brengen:
- Leerlinggegevens controleren
● Schoolloopbanen: Zorg ervoor dat de schoolloopbanen van de leerlingen zo veel mogelijk kloppen. Laat dit bijvoorbeeld door iedere groepsleerkracht voor zijn/haar eigen groep controleren. Wijzig dit in je oude pakket, zodanig dat de
schoolloopbanen wel kloppen. Let bij de schoolloopbanen op de inschrijfdatum, de leerjaren en groepen en de begindata in de groepen.
● Aangemelde leerlingen:
Controleer of aangemelde leerlingen in Eduscope naast de aanmelddatum ook een inschrijfdatum hebben en voeg deze zo nodig toe. Hanteer als inschrijfdatum bijvoorbeeld 4 jaar na de geboortedatum. Let erop dat deze inschrijfdatum op of na de aanmelddatum ligt. Dit zorgt voor een betere conversie naar ParnasSys.
N. B. Als er tijdens de conversie naast de aanmelddatum geen inschrijfdatum bekend is, dan zal ParnasSys de aanmelddatum ook vullen bij de inschrijfdatum.
De reden hiervan is, dat ParnasSys de aangemelde leerling niet kan converteren zonder inschrijfdatum.
● Gezinsverbanden: Zijn de gezinsverbanden goed geregistreerd? Vaak heb je de mogelijkheid in je pakket om relaties met broertjes en zusjes en de verzorgers te registreren. Mocht dit niet zijn geregistreerd dan zal het gezin in ParnasSys ook niet de juiste samenstelling hebben.
Conversie naar ParnasSys – Versie 3.39 Pagina 5 van 9
- Bron-uitwisseling en Basispoort
● BRON-uitwisseling
Voor de uitwisseling met Bron is het benodigd dat het mandaat in het onderwijs serviceregister (OSR) voor EDUscope een einddatum krijgt en voor ParnasSys het mandaat toegekend wordt. ParnasSys krijgt dan toestemming om een veilige verbinding te verzorgen voor de gegevensuitwisseling met BRON en het verzuimregister. Meer informatie hierover is te vinden via het Onderwijs Serviceregister.
● Basispoort
ls school in de loop van het schooljaar overstapt van Esis naar ParnasSys, zijn alle resultaten die vanuit de resultatenmonitor zijn verstuurd verdwenen. Maak een uitdraai van je resultaten van het huidige schooljaar uit Esis en neem deze opnieuw over in de resultatenmonitor.
Conversie naar ParnasSys – Versie 3.39 Pagina 6 van 9
3. Het volledige proces
0
Orderformulier of offerte retourneren.
Toelichting: Het orderformulier of de offerte is het startpunt van alle activiteiten rond de invoering. Zodra dit ondertekend retour is, kan je zoals in de instructies vermeld in deze documentatie de database van je leerlingadministratie aan ons toesturen.
Contact: relatiebeheer@parnassys.nl.
1
Leerlingadministratie opsturen.
Toelichting: Je zorgt dat je leerlingadministratie bij ParnasSys komt volgens de instructies die je in deze handleiding aantreft. Er volgt dan een conversie waarvan je via e-mail bericht krijgt. Voor deze stap is het noodzakelijk dat stap 0 is uitgevoerd.
ParnasSys verwerkt je gegevens binnen 10 werkdagen na binnenkomst van de database van je leerlingadministratie. Contactgegevens: 0570 – 572 290, datainvoer@parnassys.nl.
2
Leerlingadministratie controleren.
3
Scholing volgen.
Toelichting: Je wordt gebeld door de ParnasSys Academie. Afhankelijk van je situatie, eisen en wensen wordt er gekeken welke trainingen voor jou van toepassing zijn. Voor deze stap is het wenselijk maar niet noodzakelijk dat de vorige stappen zijn uitgevoerd.
Contact: ParnasSys Academie, 0182 – 540385, info@parnassys-academie.nl.
Conversie naar ParnasSys – Versie 3.39 Pagina 7 van 9
Stap 1: Het aanleveren van de EDUscope database
Voor de conversie vanuit EDUscope dien je contact op te nemen met Unilogic. Hiervoor kun je een verzoek indienen bij EDUscope (eduscope@unilogic.nl). Je krijgt vervolgens van Unilogic twee e-mails.
een e-mail met een link naar de locatie waar je de database kunt downloaden en je ontvangt een e-mail met daarin het wachtwoord dat nodig is om de locatie te openen. Graag ontvangen wij van jullie beide e-mails.
Conversie naar ParnasSys – Versie 3.39 Pagina 8 van 9
Stap 2: Leerlingadministratie controleren
Als we je database hebben ontvangen, worden de gegevens door ons naar ParnasSys geconverteerd.
Je ontvangt van ons vervolgens de inlogcodes en een kwaliteitsrapportage als Excel-bestand.
Wij doen onze uiterste best om de conversie van jouw leerling administratiesysteem binnen 10 werkdagen op te leveren, maar kunnen niet garanderen dat we deze termijn halen. Vraagt ons gerust een statusupdate.
-
Kwaliteitsrapportage
Tijdens de conversie vindt een automatische controle plaats van de oorspronkelijke gegevens. Hieruit wordt een rapportage gemaakt.
Deze rapportage kun je gebruiken om achteraf je gegevens te corrigeren of aan te vullen. Het moet gezien worden als hulpmiddel om de kwaliteit van de gegevens te verbeteren. Je treft de volgende tabbladen aan de rapportage:
● Fouten: Betreft meestal adressen die niet (meer) kloppen. Vooral bij actieve leerlingen is het van belang deze op termijn aan te passen. Foute adressen leiden tot signalen bij uitwisseling met BRON. Bij historische leerlingen kun je deze meldingen doorgaans negeren.
● Waarschuwingen: Dit zijn problemen met datums, te lange (foute)
telefoonnummers en dergelijke. Hiervoor is tijdens de conversie automatisch een oplossing doorgevoerd. Je wordt “gewaarschuwd” zodat je kunt nagaan of de geboden oplossing juist is. Zo niet dan kun je dit aanpassen.
● Verplicht: De verplichte (groene) velden in ParnasSys zijn er om BRON-fouten te voorkomen. Vooral bij actieve leerlingen is het van belang deze op termijn aan te passen.
- Rapporteren van fouten
Onze ervaring is dat de meeste fouten het gevolg zijn van fouten in het oude systeem en niet ineens fout door de conversie. We vragen je dan ook om een vermeende fout goed te onderbouwen voordat we deze in behandeling nemen. Soms zie je data niet door een filter in ParnasSys of staat de data op een plek waar je deze niet verwacht. Zoek in het Kennisportaal goed naar handleidingen betreffende je probleem. Neem in ieder geval de handleiding voor de applicatiebeheerder goed door.
Als je een fout vindt in ParnasSys, kijk dan in je oude systeem of daar dezelfde fout aanwezig is. Zo ja, dan is dit niet aan de conversie te wijten. Meld dit a.u.b. dan ook niet als fout.
Verder: Kijk eerst in de meegeleverde fout- en waarschuwingsrapporten of daar een opmerking aanwezig is over de fout. Dit zijn dus fouten die uit het oude systeem komen en niet aan de conversie liggen.
Dan: Rapporteer een fout zo dat wij precies weten waarover het gaat. Beantwoord de volgende vragen:
● Wat is er precies fout in ParnasSys? Dus om welke leerling, verzorger e.d. gaat het en om welk veld gaat het?
Conversie naar ParnasSys – Versie 3.39 Pagina 9 van 9
● Hoe staat het in het oude systeem?
● Heb je een vermoeden waardoor de fout is ontstaan? Hoe specifieker je bent, des te beter. We hebben helaas weinig aan een melding als “de datums kloppen niet”.
Bij voorkeur gaan foutmeldingen gepaard met schermvoorbeelden van het gegeven in het oude systeem en de fout in ParnasSys. Dit kan bijvoorbeeld met de PrintScreen-optie van je toetsenbord (meestal rechts van de F12 toets met de opdruk ‘Prt Scr’). Plak de
schermvoorbeelden in een Word document (Ctrl+v) met daarbij verklarende tekst en stuur het naar servicedesk@parnassys.nl.
Kleine schoonheidsfoutjes of incidenteel missende of misplaatste data zullen wij in overleg met je gezamenlijk corrigeren. Meestal vertellen wij je waar en hoe je de aanpassing kunt doen zodat je ParnasSys meteen beter leert kennen. Als er grote problemen geconstateerd worden kan gekozen worden voor een herconversie.
- Herconversie
Als blijkt dat er teveel mis is met je ParnasSys omgeving kan er in overleg met jou gekozen worden voor een herconversie. Als je fout binnen 10 werkdagen is aangemeld, valt deze herconversie onder garantie en is deze dus kosteloos. Als er na 10 werkdagen een fout geconstateerd wordt, kan het zijn dat wij kosten in rekening moeten brengen voor de herconversie. Dit uiteraard in overleg.
Als er een herconversie plaats vindt, gooien wij jouw net opgeleverde ParnasSys-omgeving weg en krijg je een nieuwe. Houd er dus rekening mee dat alle door jou in ParnasSys doorgevoerde wijzigen daarbij verloren gaan. Loop dus altijd je ParnasSys volledig door voordat je alle collega’s in ParnasSys laat werken en plan de training ruim in, zodat een eventuele herconversie jullie training niet in de weg zit.
Stap 3: Scholing volgen
Voor een vliegende start raden we ondersteuning aan bij de implementatie van ParnasSys binnen je school of bestuur. Dit kan in de vorm van een administratietraining en/of een basis
teamscholing. Voor het plannen van de implementatiescholing van ParnasSys wordt je gebeld door de ParnasSys Academie. Dit zal gebeuren wanneer je bij je relatiebeheerder hebt aangegeven dat je school of bestuur belang heeft bij scholing.
Natuurlijk kan je ook zelf contact opnemen voor meer informatie of het plannen van scholing. Dit kan via 0182-540385 en info@parnassys-academie.nl.
