Dag van het Onderhoud ELISE. Vlaamse overheid Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Technisch Beheer Peter Bockstaele

Dag van het Onderhoud ELISE

Vlaamse overheid

Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling Technisch Beheer Peter Bockstaele

ELISE

1) voorstelling agentschap Het Facilitair Bedrijf

2) Achtergrond – de diverse losse beheer instrumenten 3) Doelstellingen en aanpak van het programma ELISE 4) Eerste resultaten

5)Verdere ontwikkelingen

Hoofdzetel: Herman Teirlinck gebouw E-peil 23

Thurn & Taxis-site

2.600 werkplekken

Het Facilitair Bedrijf

• 750

Aantal collega’s

• facilitaire dienstverlening voor huisvesting van ambtenaren

Met als missie :

• Vlaamse overheid Met als werkveld :

• Kenniscentrum

• 1^e aanspreekpunt

• Voorbeeld functie Met als visie :

Het Facilitair Bedrijf

Vastgoed operaties

Operationeel en technisch gebouwbeheer, incl. schoonmaak & catering Raamcontracten

Bouwprojecten ICT

(on)rechtstreeks ten dienste van diverse klanten binnen de organisatie ISO50001 certificaat voor energiebeheer (12 hoofdgebouwen)

Achtergrond – middelen & evolutie

Ooit …

Elk gebouw heeft een gebouwverantwoordelijke.

Voor hoofdgebouwen is dit een vaste persoon, voor kleinere personen is dit een rol voor een lokale medewerker

Elk hoofdgebouw had een toegewezen technische ondersteuner “in bijberoep”.

Deze persoon stond zowel in voor projecten als beheer taken.

Deze persoon kreeg geen structurele opleiding voor deze taak.

Elk hoofdgebouw heeft een onderhoudscontract (totale waarborg = omnium)

De opmaak van die contracten gebeurde centraal, zonder link met de

opvolging

Achtergrond – middelen & evolutie

Gevolg…

Contracten met algemene omschrijvingen, eenheidsworst Beperkte SLA’s

Onderhoud = fire fighting, zorg voor minimale klachten Opvolging van onderhoudscontracten op 1001 manieren

* Geen controle op preventief onderhoud

* Geen controle op attesten

* Geen controle op SLA

* Geen energiebeheer Opleiding = leer van een collega

Omzendbrief Gebouwverantwoordelijkheid – geen kennis van begrippen

en verantwoordelijkheden

Achtergrond – middelen & evolutie

Voornaamste bewegingen voor remediëring :

Evolutie van onderhoudscontracten voor beheer van gebouwen Evolutie van organisatie voor beheer van gebouwen

Technische raamcontracten voor diverse types onderzoeken Toepassing van NEN2767

Staatshervormingen – toepassing van sjablonen Betrokkenheid van beheer-noden in projecten Maatschappelijke drijfveren

Synergie van instrumenten … (EN15221)

Achtergrond – middelen & evolutie

Evolutie van onderhoudscontracten

Versie 1.0: algemeen omschrijvende contracten met algemene SLA’s Versie 2.0: SLA’s met fix/solve per bouwdeel

Bouwdelen Kantoren Keuken

Computerzaal (connected samenleving)

Fix/Solve = geen penalty-hunting (zakelijk besef)

Versie 3.0: inzet van onderhoudsfirma voor andere taken – analyse van de bedrijfsstructuur

Betrokkenheid bij projecten en kleine werken (klusjes) Energiebeheer (ISO50001)

Wederzijds zakelijk belang gedurende ganse looptijd

Versie 4.0: end to end bonus/malus

Bonus ter compensatie van (SLA) malus

Achtergrond – middelen & evolutie

Evolutie van organisatie voor beheer van gebouwen Drielijns organisatie

Lokaal: gebouwverantwoordelijke (1^e lijn)

Gebouwbeheerder voor contract opvolging + 2^e lijn support + equivalent in schoonmaak - regioverantwoordelijke

3^e lijnsondersteuning voor complexe (technische) problemen Gebruik & opvolging van FMIS

Opleidingstraject

Technische Initiatie Gebouwverantwoordelijkheid + ook op maat voor grote specifieke entiteiten Basics onderhoudscontracten

Type-melding voor gepland onderhoud met impact

Contractuele vereisten naar onderhoudsfirma

Centrale contactpersoon voor overleg momenten Optioneel ISO50001 energiebeheer prestaties

Meldpunt + ondersteunende software (met login)

Achtergrond – middelen & evolutie

Evolutie van organisatie voor beheer van gebouwen Gestructureerde opvolging

Elk onderhoudscontract heeft opvolging nodig

Zowel multidisciplinaire onderhoudscontracten voor hoofdgebouwen als unidisciplinaire raamcontracten voor onderhoud / keuring

Maandelijks (VAC) of trimestrieel

Volgens vast stramien – met focus op regelgevende, preventieve en correctieve prestaties dus alle contract parameters

Met actiepunten

Controle op toepassing van SLA:

Melding in verslag

PV van vaststelling, van ingebrekestelling, van in gebreke blijven…

Achtergrond – middelen & evolutie

Technische raamcontracten voor diverse types onderzoeken

Grote gebouwen: multidisciplinaire raamcontracten behalve voor bepaalde disciplines

Kleine / middelgrote gebouwen: aparte onderhoudsopdrachten via raamcontracten

Raamcontracten – zaken die toch in onderaanneming gebeuren

Onderhoud liften

Keuringen en andere wettelijk verplichte controles

Evolutie: combi onderhoudscontract (groot + middelgroot) op

regionale basis

Achtergrond – middelen & evolutie

Toepassing van NEN2767

Eerste toepassing: Alden Biesen – 3 opeenvolgende jaren

2

toepassing: oplevering van een werf in Brussel Breed toepassingsgebied

Onderhoud en meerjaren planning Oplevering van gebouwen

Prospectie van gebouwen

Overdracht van gebouwen (fusies, staatshervormingen) + budgettaire insteek

Kracht:

Norm met Europees potentieel CEN TC319

Onderbouwde beoordeling (matrix) Mogelijke koppeling aan risico

Maar dit gebeurt nog onvoldoende

Kan gecombineerd worden met opmaak van geactualiseerd as-built

Grafisch – Alden Biesen

2013

2015

Achtergrond – middelen & evolutie

Toepassing van NEN2767 2 formaten

Quick scan  kan aanbeveling ‘full scan’ inhouden Full scan

Aandachtspunten bij beoordeling

Visueel & auditief controleren, geen functionele controle Disclaimer omtrent asbest

Kost-info = standaard prijzen voor materialen, geen manuren  meerprijs voor afbraak, installatie (al dan niet in specifieke omstandigheden zoals beschermde gebouwen of enkel na bepaalde uren)

Kost-info indexeren

Niveau van detail van doorlichting – sampling

Opsplitsing eigenaar / huurder / gebruiker zelf nodig

Staat los van wensen van gebruikers voor inrichtingswerken

Achtergrond – middelen & evolutie

Toepassing van NEN2767 Actueel

Eigen BCCA-erkende inspecteurs voor technische installaties Vooral inzet voor quick scan

Raamcontract voor onderhoud consultancy incl. conditiemetingen Resultaten opsplitsen naargelang bedrag maatregel

Drempelwaarde 30k (excl. BTW)

Iedereen kan in theorie een conditiemeting uitvoeren, maar er zijn ook

BCCA erkende inspecteurs (bouwkunde of technieken)

Achtergrond – middelen & evolutie

Staatshervormingen – toepassing van sjablonen

Overdracht van gebouwen, middelen en personeel tussen overheden (of organisaties)

Belang van gestructureerde informatie – “due diligence”

Vastgoedgebondeninformatie

Actuele plannen / as-built informatie Hard & soft facilities contracten

Keuringen en andere vormen van controleverslagen (wettelijk, goed huisvaderschap)

Aansluitingen (energie, telecom) Apparatuur

…

Achtergrond – middelen & evolutie

Staatshervormingen – toepassing van sjablonen Maar ook

Informatie over geplande of uitgestelde werken

Als bekend wordt dat een gebouw wordt afgestoten, komt het in een andere vastgoed-status en worden bepaalde voorziene investeringen niet uitgevoerd

Belang: investeringen voor veiligheid – milieu – gezondheid – behoud van functionaliteit

Budget-historiek

Budget-opbouw (lokaal / centraal)

Aard van de contracten (apart / raamcontract)

Status: Ja / Nee / Onbekend

Achtergrond – middelen & evolutie

Betrokkenheid van beheer-noden in projecten Kloof tussen ontwerp en gebruik

Het ontwerp moet onderhoudbaar zijn

Nederland: Bouwbesluit

Achtergrond – middelen & evolutie

Betrokkenheid van beheer-noden in projecten Onvoldoende besef

Besparing op ontwerp & uitvoering (CAPEX) kan meerprijs veroorzaken in exploitatie (OPEX)

CAPEX = CAPital Expenditure OPEX = OPerational EXpenditure

Oplevering van een project: rollen van ontwerper versus beheerder Wie stelt opleveringsprotocol op

Wie controleert opleveringsprotocol

Wie beslist over oplevering en de opmerkingen Kennis van de as-is

Actuele situatie

Veilig afschakelen / borgen

Achtergrond – middelen & evolutie

Huidige aanpak (1)

Projectvoorstel moet voorgelegd worden aan lokale gebruiker en aan verantwoordelijken voor operationele ondersteuning

Technische beheer verantwoordelijken Stilstaan bij noden van automatisatieIT

Voeding dus koeling, duidelijk gelabelde bekabeling, rackspace, connectiviteit …

Huidige aanpak (2)

Onderhoudsfirma kan opdracht krijgen voor project in scope van hoofdopdracht

Tegen vastgelegd winst-% in functie van omvang

Mits offertes conform principes overheidsopdrachten (= markt consulteren + beoordeling opdrachtgever)

Achtergrond – middelen & evolutie

Betrokkenheid van beheer-noden in projecten Huidige aanpak (3)

Onderhoudsfirma kan op contractuele basis betrokken worden in projecten

Want zij staat nadien in voor beheer van de resultaten van het project Dus betrokkenheid voor vergoeding = engagement en mede-

verantwoordelijkheid borgen + voordeel van extra rollen

Beslist ook voor oplevering Beoordeelt ook voorstellen

Kan in onderaanneming werken uitvoeren

Optioneel: ‘right of refusal’ voor bepaalde voorstellen van de aannemer (vb. GBS) – met motivatie

Achtergrond – middelen & evolutie

Maatschappelijke drijfveren: gevarieerd, o.a.

Duurzaamheid in diverse vormen

Focus op gebouwen (patrimonium) - mobiliteit – gedrag Circulariteit

Milieu-impact van materialen (Totem)

Groeiend belang van automatisatie, informatisering

Veiligheid, privacy

Fysieke beveiliging (terreur)

Gezondheid

Asbest programma KB Arbeidsplaatsen

Straling (KB Elektromagnetische straling)

Andere vormen van (tele)werken / kantoorinrichting

Achtergrond – middelen & evolutie

Enkele acties / instrumenten bij Vl. Overheid (Facilitair Bedrijf) Gerichte raamcontracten voor specifieke dienstverlening Proefprojecten met aandacht voor beheer en onderhoud Streefdoel SDG – Sustainable Development Goals (17) Energie:

ISO50001 sinds 2017

Klimaatfonds middelen op 3 niveaus voor gebouwen Energetisch masterplan

Enkelvoudige ingrepen Kleine ingrepen

Milieu: ISO14001 (target 2020)

Raamcontract milieuconformiteit audit + ondersteuning

Security & safety scans

Conditiemetingen in stramien quick / full scan

Achtergrond – middelen & evolutie

Specifiek instrument: energieconceptstudie Aftoetsing welke niveaus haalbaar zijn Aan welke kost (excl. BTW, excl. asbest)

Zonder rekening te houden met verfraaiïngskosten

+ optioneel milieu-voetafdruk inschatting

Achtergrond – middelen & evolutie

Specifiek voor Klimaatfonds beslissingen: eerste combinaties

+ bepaling of gebouw onder EER valt, Energie Efficiëntie Richtlijn (enkel voor centrale overheden)

Op basis hiervan + op basis van vastgoed strategie en

energieconceptstudies: beslissing welk type maatregelen

Achtergrond – middelen & evolutie

Tweede dossier – doorlichting patrimonium Remake van een dossier van 8 jaar tevoren Trigger op 3 parameters

Conditiemeting (en risico) Energiebesparing potentieel End of (technological) life

5800 resultaten

2 vormen van rapporten

Management rapport: vervangen door draaitabel met selectie mogelijkheden

Op gebouwniveau Op jaar-niveau

Op bepaalde velden

Met disclaimer omtrent interpretatie bedragen

Achtergrond – middelen & evolutie

Tweede dossier – doorlichting patrimonium

Verrassende mogelijkheden op niveau management rapportering

Bijv. legislatuur-rapport (5 jaar)

Achtergrond – middelen & evolutie

Tweede dossier – doorlichting patrimonium MoSCoW principe

Must do  filter op condities 4 / 5 / 6 / EoL

Should do  filter op condities 4 / 5 / 6 / EoL / E Could do  filter op condities 3 / 4 / 5 / 6 / EoL / E Would do

Must do: maatregelen die zeker ingepland moeten worden

Should do: maatregelen die een voordeel opleveren – kunnen in feite ook dienen als hefboom om gebouwen of maatregelen prioritair aan te pakken

Could do: conditiescore 3 (niet EoL) wijst op objecten die een upgrade kunnen gebruiken, als men toch bezig is met renoveren 2 grote hefbomen

Doorbreek de kaasschaaf methode voor toekennen van budgetten Faciliteer beslissingen rond aanpak masterplan – ingrijpen – afstoot

Achtergrond – middelen & evolutie

Tweede dossier – evoluties - Must

Achtergrond – middelen & evolutie

Tweede dossier – evoluties - Should

Achtergrond – middelen & evolutie

Tweede dossier – evoluties - Could

Achtergrond – middelen & evolutie

Tweede dossier – doorlichting patrimonium - vervolg

Wordt uitgebreid met functionele en organisatorische check op safety en security

Het is niet omdat de toestellen 1-op-1 vervangen worden op basis van conditiemeting of EoL, dat opnieuw een veilige situatie ontstaat

Resultaten per gebouw moeten vergeleken worden met wijziging-

wensen van de gebruikers of management

Achtergrond – vaststellingen

Gerichte combinatie van onderzoeken leidt tot beter onderbouwde beslissingen

De toegepaste onderzoeken zijn meestal op basis van goed huisvaderschap, risico op vergeten van de wettelijk verplichte onderzoeken

Gerichte combinatie van onderzoeken en maatregelen leidt tot grotere éénmalige impact, maar kleinere totale impact

Gerichte combinatie van onderzoeken en maatregelen leidt tot groter éénmalig budget & workload, maar kleiner totaalbudget & workload Uitdaging: wat moet allemaal in kaart gebracht worden?

Oplossing: werkgroep aansluitend op initiatief voor introductie van

NEN2767 in België (Vlaanderen)

ELISE

Wat bestaat reeds op (inter)nationaal niveau?

NL: BOEI principes

Onderhoud

Energie & duurzaamheid (NL volgt Breeam)

Informatie wet- & regelgeving Niet: veiligheid, comfort, milieu

Conditiemetingen

CEN: TC319 – conclusie = geen norm wel technische nota

NL + VL: NEN2767 certificaat (NL: IGM, Integrale Gebreken Methodiek) Noorwegen: NS3424

EN16906, conditie onderzoek voor cultureel erfgoed

EN 15221 – norm voor facilitaire dienstverlening (6 delen)

Achtergrond – vaststellingen

Wat willen we bereiken?

Een instrument voor de diverse facetten van gebouwbeheer, gericht op kantoorgebouwen, maar uitbreidbaar voor andere types

gebouwen

Een gebouwbeheerder of facility manager wordt geconfronteerd met N uitdagingen die niet steeds onderkend zijn

Soft & hard facilities

De link met de vastgoedmatige elementen Regelgeving op divers niveau

Budgettaire ‘marge’

Er zijn N tools voor doorlichting van een patrimonium, maar is er is nood aan een totaalbeeld van alle mogelijke combineerbare

onderzoeken

Inclusief aanzet voor beoordeling (prioritisatie) van resultaten

 Op basis van EN15221 kan een aanzet gegeven worden

ELISE

Naam

Energy = energiezorg, regelgeving, klimaatplan, ISO50001, … Life = comfort, fysieke & brandveiligheid, arbeidsveiligheid, …

Sustainable = duurzaamheidsacties, Sustainable Development Goals Environment = aandacht voor milieu, locatie

Integrated = samen te behandelen van noden & vaststellingen vanuit technisch & strategisch patrimoniumbeheer

Aanpak

VLISOG / WTCB

Gemeenschappelijk belang bij 1 instrument Met mogelijke automatisatie (FMIS)

Professionele samenwerking met andere expert-organisaties

ELISE

Soorten informatie Statische informatie

Gebouwgebonden informatie (plannen, bestek, as-built, …) Attesten, vergunningen …

Waardebepaling, verzekeringen, …

Dynamische informatie

Wettelijke verplichtingen

Onderzoeken (goed huisvaderschap) Contracten

Update verplichtingen Ad hoc

Wettelijke termijn

Richting voor interpretatie van onderzoeken NEN2767-gebaseerd

Geschikt voor divers niveau (management, operationeel)

ELISE

ELISE

Volgende vergadering VLISOG: 10 april

ELISE

Doel van ELISE (dynamisch)

Gecoördineerde & regelmatige doorlichting van gebouwen in beheer, met structurele opvolging (PIL of ander instrument)

Output

Detail – de technische rapporten

Samenvattend rapport van alle technische issues (PIL-lijst) Management rapportering

Algemene status

Blootleggen van verborgen gebreken / toekomstige pijnpunten Prioriteiten in aanpak – scenario gebaseerd

Output leidt tot patrimonium beslissingen

Met aparte ingrepen Met masterplan

Afstoot (na verlenging-investeringen)

ELISE

Groeiproces

Teamwork – werkgroep WTCB/VLISOG

Toegepast (test) op patrimonium: niet alle gebouwen & scans tegelijk, proefproject + spreiding over jaren heen om te beginnen

PDCA-aanpak van de individuele en globale rapporten

Niveau regio, niveau klant, meerdere samen … de toekomst zal het uitwijzen

Gevolg van ELISE

Planbare & budgetteerbare doorlichtingen Onderbouwde multidisciplinaire prioriteiten

“P3O-like”

Overkoepelende visie op status patrimonium, ter voeding van

beslissingen vanuit een patrimoniumvisie (acties tot behoud /beslissing

ELISE

Vragen?

Het uiteindelijke doel …

Een wereld nalaten waarin onze kinderen naar een echt pluisje kunnen

blazen ipv eentje uit een 3D-printer