Betreft: Uitnodiging en procedure Algemene Vergadering VKF vzw 2021

(1)

Uitnodiging en procedure Algemene Vergadering VKF vzw 2021

Aan de leden-clubs van de Vlaamse Karate Federatie vzw.

T.a.v. De voorzitter

Wetteren, 26.02.2021

Betreft: Uitnodiging en procedure Algemene Vergadering VKF vzw 2021

Beste voorzitter,

Door de coronamaatregelen zal het niet mogelijk zijn om dit jaar een fysieke vergadering te organiseren. Daarom heeft het bestuur van de VKF een digitale procedure uitgewerkt om de vergadering toch te laten doorgaan.

De bedoeling is dat iedereen ruim de mogelijkheid krijgt om zich over alle agendapunten te informeren en er eventueel vragen over te stellen die tijdens een aantal digitale sessies (webinars) zullen worden beantwoord.

De stemmingsprocedure zelf zal ook digitaal verlopen. Daarvoor zullen we u voldoende tijd geven zodat iedereen ruim de kans heeft om zijn stem weloverwogen uit te brengen.

Aan diegenen die minder vertrouwd zijn met digitale toepassingen, vragen wij om zeker niet te aarzelen om de volgende procedure door te nemen met een clublid dat daarin beter beslagen is. Sowieso raden wij aan om dit samen met een of meerdere bestuursleden te doen.

Geert Joris, François Demesmaeker,

voorzitter secretaris-generaal

Hieronder vindt u uitleg over:

1. De agenda

2. Welke data zijn voor u belangrijk?

3. Hoe zullen de webinars gehouden worden?

4. Webinar van 24 februari voor leden die zich eventueel kandidaat willen stellen voor het bestuur

5. Hoe zal de stemming gebeuren?

6. Vragen en antwoorden

Erkend en gesubsidieerd van Sport Vlaanderen

Secretariaat + zetel:

Warandelaan 1A Tel: +32 9 248 03 00 B – 9230 Wetteren E-mail: contact@vkf.be

(2)

WIJ VRAGEN U OM HET VOLGENDE AANDACHTIG TE LEZEN EN EVENTUEEL OOK TE BESPREKEN MET HET BESTUUR VAN UW CLUB

1. De agenda

De definitieve agenda zal u binnenkort ontvangen. Volgende punten zullen daar in elk geval instaan. Ze zullen behandeld worden in één van de webinars. Over elk van deze

onderwerpen zult u binnenkort de documenten ontvangen op basis waarvan u zich kan informeren.

- Jaarverslag 2020 en beleidsplan 2021 – 2024 - Financiën: jaarrekening 2020 en begroting 2021 - Digitalisering en administratieve vereenvoudiging - Verkiezingen nieuw bestuur

Afzonderlijk van de webinars waar de verschillende punten die op de AV aan bod komen, zal er ook een webinar worden georganiseerd voor leden die zich (eventueel) kandidaat willen stellen als bestuurder. Tijdens dit webinar zal worden uitgelegd wat besturen in het

algemeen inhoudt en meer specifiek voor een sportfederatie en de Vlaamse Karatefederatie.

We zullen tijdens dit webinar het volgende behandelen:

- Wat is de betekenis van ‘governance’;

- De principes van goed bestuur in het algemeen en voor sportfederaties in het bijzonder;

- Het onderscheid tussen vzw’s met en zonder leden en wat dat voor een bestuur betekent;

- Wat de grote wijzigingen zijn in het nieuwe wetboek voor verenigingen en vennootschappen en wat dat betekent voor onze organisatie en haar bestuur;

- Wat de workload is voor een bestuurder van de VKF.

Na dit webinar kunnen de bestuurders die dat wensen zich kandidaat stellen. Niemand is overigens verplicht om het webinar te volgen. Kandidaturen kunnen ook eerder worden ingediend.

2. Welke data zijn voor u belangrijk?

- 24 februari om 19u: webinar: Introductie voor bestuursleden - 26 februari: laatste dag voor indiening kandidaturen bestuur

- 15 maart om 19u: webinar : Jaarverslag 2020 en beleidsplan 2021 – 2024 - 16 maart om 19u: webinar : Financiën

- 17 maart om 19u: webinar : Digitalisering en administratieve vereenvoudiging - 18 maart om 19u: webinar : Voorstelling bestuurders: Elke kandidaat-bestuurder zal

maximaal 2 minuten krijgen om zich voor te stellen aan de leden.

- 26 maart 12u tot 27 maart 12u: stemprocedure via website

- 27 maart om 14u: bekendmaking van de stemming en de verkozen bestuurders

3. Hoe zullen de webinars gehouden worden?

De vergaderingen zullen worden georganiseerd via ‘Zoom webinar’. Dat is niet de ‘gewone’

versie van Zoom maar een specifieke versie voor grotere groepen.

(3)

In een aparte mail die naar alle clubs wordt gestuurd, zal u de mogelijkheid hebben om in te schrijven op een of meerdere webinars. Om een kakofonie te vermijden, zullen we niet toestaan dat camera’s of microfoons aangezet kunnen worden. U krijgt wel de mogelijkheid om extra vragen te stellen.

Elk webinar zal worden gestart met een inleiding over de manier van werken, hoe nog extra vragen kunnen worden gesteld en hoe de besluitvorming zal gebeuren.

Er zal een presentatie worden gegeven over het onderwerp.

Bij de documentatie die u zult ontvangen over de verschillende onderwerpen, zal u gevraagd worden om vragen en opmerkingen zoveel mogelijk op voorhand te formuleren en aan de VKF medewerkers te bezorgen via contact@vkf.be. Alle vragen en opmerkingen zullen samengevoegd worden en worden beantwoord. Vragen die eerder van individuele aard zijn, zullen telefonisch of per mail worden beantwoord. Vragen die relevant zijn voor de groep, zullen plenair behandeld worden.

Tijdens de vergadering zal er mogelijkheid zijn tot stellen van extra vragen, via de chatbox.

De werking daarvan zal u vooraf worden uitgelegd.

Wij raden aan dat u telkens met twee de webinars bijwoont. Zorg dat er iemand bij is die voldoende digitale ervaring heeft en iemand die het betreffende dossier kent en de rest van het bestuur kan inlichten en ook stemrecht heeft.

Omdat de webinars via Zoom gaan, raden wij u aan om vooraf met iemand af te spreken en uw infrastructuur te testen. Zorg eventueel voor een tweede laptop of PC, mocht het op die ene niet lukken.

Tijdens het webinar van 18 maart ‘Voorstelling van de bestuurders’ zullen de bestuurders die zich kandidaat hebben gesteld als bestuurder de mogelijkheid hebben om zich kort voor te stellen aan de leden. Daarvoor zullen zij wel de mogelijkheid hebben om hun camera en microfoon aan te zetten. Voor hen is het dus belangrijk dat zij een PC of laptop hebben met een werkende camera en laptop.

Elk webinar zal maximaal 1 uur duren. Dit om te voorkomen dat de aandacht wegvalt.

Aan het einde van de vergadering zal kort worden uitgelegd wat het vervolg is.

4. Webinar van 24 februari voor leden die zich eventueel kandidaat willen stellen voor het bestuur

De uitzondering op bovenstaande zal de sessie van 24 februari zijn voor de mogelijke kandidaat-bestuurders. Die zal plaatsvinden in een ‘gewone’ Zoomsessie met camera’s en geluid. Mochten er hiervoor toch te veel inschrijvingen zijn, dan kunnen we dat alsnog herbekijken. Ook voor deze sessie zal gevraagd worden om de microfoons af te zetten en die te laten bedienen door de moderator.

(4)

Er zijn dus twee webinars over het bestuur. Een eerste op 24 februari waarbij de principes van het besturen worden uitgelegd. Dat staat open voor iedereen die erover denkt om zich kandidaat te stellen. Een tweede webinar is de voorstelling van de kandidaat-bestuurders aan de leden.

5. Hoe zal de stemming gebeuren?

Aan het begin van de week van 22 maart zal u de link worden gestuurd waar de stemming zal doorgaan. Elk van de punten van de algemene vergadering zal een aparte pagina hebben.

Omdat niet elke club evenveel stemmen heeft, zal u voor elk punt opnieuw moeten stemmen voor zoveel stemmen als waarover u beschikt. Dat zal ook het geval zijn voor de verkiezing van de bestuurders. Daarmee sluiten we zo dicht mogelijk aan bij het huidige systeem van stembrieven per club volgens het aantal stemmen dat uw club heeft.

Een voorbeeld

Club X heeft drie stemmen.

Op de pagina waarop er voor de goedkeuring van de begroting moet worden gestemd, zult u deze pagina drie keer zien. Telkens moet u uw stem uitbrengen, bij voorkeur drie keer op dezelfde manier.

U doet dat voor elk van de agendapunten opnieuw.

Ook de pagina waarop de kandidaat-bestuurders staan, zal u drie keer te zien krijgen. U mag op elke pagina maximaal 10 bestuurders aanvinken. Theoretisch kan u dus drie keer andere bestuurders aanduiden. Dat is nu, met het stemmen op papier ook het geval en daarvan wijken we dus niet af.

De website voor het uitbrengen van de stemmen gaat open op vrijdag 26 maart om 12u en sluit op zaterdag 27 maart om 12u. U hebt dus 24 uur de tijd om uw stemmen uit te

brengen. Dat geeft u ook voldoende de tijd om eventuele hulp in te roepen van een medebestuurder of clublid, mocht dat nodig zijn.

Tijdens de stemming, zal het secretariaat en een aantal vrijwilligers bereikbaar zijn voor eventuele hulp en dat op vrijdag van 12u tot 20u en op zaterdag van 8u tot 12u.

Op zaterdag 27 maart zal het bestuur kort na de middag samenkomen en de stemming bespreken en bekendmaken. De bekendmaking zal via een aparte nieuwsbrief gebeuren.

De verkozen bestuurders zullen worden gevraagd om diezelfde namiddag via Zoom samen te komen voor een eerste bestuursvergadering waarin enkel een korte kennismaking en de verdeling van de mandaten op de agenda zal staan.

Wij vragen aan alle kandidaat-bestuurders die ook hun kandidatuur indienen uitdrukkelijk om zich vrij te houden op zaterdag 27 maart tussen 14u en 15u voor een eerste korte bestuursvergadering met de verkozen bestuurders.

(5)

Uitnodiging en procedure Algemene Vergadering VKF vzw 2021 6. Vragen en antwoorden

Wat als de stemapplicatie uitvalt?

In eerste instantie zullen we ervoor zorgen dat de website op een krachtige server staat. 250 mensen die tegelijk zo’n site bezoeken is niet veel. Er zal voordien ook voldoende getest worden om zeker te zijn dat alles werkt en dat er geen uitval zal zijn.

Is dit allemaal wettelijk?

Ja. De wetgever heeft in deze uitzonderlijke tijden ervoor gezorgd dat dit allemaal binnen de wet valt. Op 24/12 werd een nieuwe wet over diverse bepalingen inzake justitie

gepubliceerd in het Staatsblad. Deze wet bepaalt een juridisch kader voor de digitale algemene vergaderingen binnen vennootschappen en verenigingen.

Voor de details verwijzen wij naar hoofdstuk 11 van het Belgisch Staatsblad van 24/12/2020 waar deze wet van 20/12/2020 gepubliceerd staat.

(http://www.ejustice.just.fgov.be/cgi_loi/change_lg.pl?language=nl&la=N&cn=2020122002

&table_name=wet)

Zijn we zeker dat er niet gefraudeerd kan worden bij het stemmen?

U zal een unieke code krijgen die als eenmalig wachtwoord dient. Het is aan u om daar zorgvuldig mee om te springen. Geeft u het wachtwoord aan iemand anders en die zou zelf de stempagina bezoeken, dan kan u zelf niet meer stemmen. Elke code is slechts één keer geldig.

Wat als ik halfweg het stemmen moet stoppen en ik de applicatie moet afsluiten?

Dat is geen probleem. Het systeem onthoudt waar u gebleven was. Als u opnieuw aanmeldt, krijgt u de resterende vragen te zien. U kan een eerder uitgebrachte stem niet meer

veranderen.

Kan ik een volmacht geven?

Neen. Dat heeft geen zin. U kan de logincode aan iemand anders bezorgen die in uw plaats stemt. Dat kan iemand van uw club zijn of iemand van een andere club. Let wel dat je maar één keer kan inloggen en dus maar één keer kan stemmen.

U moet een verklaring op eer afleggen binnen de stemprocedure waarin u verklaart dat u voor uw eigen en of maximaal voor 1 andere club een stem uitbrengt.

Mocht een en ander toch nog niet helemaal duidelijk zijn, dan kunt u uiteraard terecht bij de medewerkers contact@vkf.be , 09 248 0300.