Vastgoed faciliteert!
Kadernota
Maatschappelijk Vastgoed
December 2020
www.gemeente-steenbergen.nl
2
1. Inleiding
Maatschappelijk vastgoed staat met regelmaat op de agenda van de raad. Voorbeelden van belangrijke dossiers zijn ’t Cromwiel en de atletiekbaan. Om goed onderbouwde en breed afgewogen beslissingen te nemen over ons maatschappelijk vastgoed zijn een duidelijk kader en heldere spelregels nodig, vastgesteld door de raad.
Daarom heeft het college van de gemeente Steenbergen in september 2019 haar ambities met betrekking tot maatschappelijk vastgoed geformuleerd in een Bestuursopdracht Maatschappelijk Vastgoed. Op 24 september 2019 is de raad hierover per raadsmededeling geïnformeerd (BM1904181).
Kern van de bestuursopdracht is de ambitie om niet alleen maar te beheren wat we hebben aan vastgoed, maar dat we vanuit de gemeente met behulp van vastgoed bewust en doelgericht te gaan sturen op het creëren van meerwaarde voor de samenleving.
Dat is een stevige ambitie, want ontwikkelen van operationeel beheer naar tactisch en strategisch sturen brengt een flinke verandering met zich mee in denken en doen. Heel veel moet de komende jaren nog worden uitgewerkt en ‘ontdek’ om de ambitie van de bestuursopdracht waar te maken. De achterliggende tijd is benut voor het voorbereiden van dit ontwikkelingstraject, en er is een begin gemaakt met de inventarisatie van ons vastgoed.
Op 15 september 2020 organiseerde de raad een beeldvormende vergadering over Leefbaarheid en Kernen en Maatschappelijk Vastgoed. Tijdens deze avond is gesproken met inwoners van onze gemeente en diverse maatschappelijke organisaties. Dat gebeurde mede op basis van de “Beeldvormende notitie Maatschappelijk Vastgoed” van 26 augustus 2020.
Met deze kadernota stellen we vast wat we verstaan onder het beleid Maatschappelijk Vastgoed, de hoofdlijnen en doelstellingen, en het ontwikkelingstraject voor de komende jaren. Dit alles vormen de kaders voor ons uitvoeringsprogramma. In de bestuursopdracht zijn voor de visie een aantal criteria benoemd (zie bijlage 1). Ook deze punten komen terug in het uitvoeringsprogramma.
2. Visie en uitgangspunten maatschappelijk vastgoed
Het hebben van vastgoed is voor de gemeente Steenbergen geen doel, maar een middel. Vastgoed is een instrument waarmee we sturen op de realisatie van gemeentelijke doelstellingen. Maatschappelijk vastgoed faciliteert zowel beleid als ruimtelijke ontwikkeling. Maatschappelijk vastgoed faciliteert het gemeentelijke beleid ten aanzien van Mens en Samenleving, Bestuur en Dienstverlening en Kunst en Cultuur. Denk hierbij aan:
Eigen dienstverlening en bedrijfsvoering;
Leefbaarheid en kernen;
Welzijn en zorg;
Onderwijs;
Binnen- en buitensport;
Cultuur en erfgoed.
Het beleid van de gemeente ligt vast in door de raad vastgestelde beleidsdoelen. Beleidsdoelen worden vertaald naar uitvoering: welke maatschappelijke functies houdt de gemeente in stand? En welke
Onze visie op maatschappelijk vastgoed is kort en krachtig:
Vastgoed faciliteert!
3 huisvesting hebben deze maatschappelijke functies nodig en op welke manier kan deze behoefte aan huisvesting worden ingevuld?
Maatschappelijk vastgoed faciliteert ook ruimtelijke ontwikkeling. Soms verwerft de gemeente vastgoed om daarmee ruimtelijke ontwikkelingen mogelijk te kunnen maken. We spreken dan van strategisch vastgoed.
Een voorbeeld hiervan is de aankoop van een pand voor de aanleg van een weg.
Als het gaat om strategisch vastgoed ten behoeve van ruimtelijke ontwikkelingen maken we voor elke individuele situatie een afweging om al dan niet tot aankoop over te gaan.
Uitgangspunten
Uit onze visie volgen de uitgangspunten voor onze manier van denken en doen met maatschappelijk vastgoed. Deze uitgangspunten zijn:
1. Vastgoed is een faciliterend middel voor beleid en ruimtelijke ontwikkeling;
2. We maken expliciete beleidskeuzes over te faciliteren functies;
3. Een functie kan ook worden gefaciliteerd in vastgoed van een ander;
4. We zetten ons vastgoed meetbaar doelmatig en doeltreffend in;
5. We werken toe naar een verantwoord, functioneel en financieel gezond vastgoedbestand;
6. Wat we niet nodig hebben, stoten we af.
VASTGOED IS EEN FACILITEREND MIDDEL VOOR BELEID EN RUIMTELIJKE ONTWIKKELING
Dit houdt in dat de gemeente Steenbergen vastgoed alleen inzet ten dienste van het behalen van de eigen beleids- of ruimtelijke doelen.
WE MAKEN EXPLICIETE BELEIDSKEUZES OVER TE FACILITEREN FUNCTIES
In de diverse beleidsvelden maken we ‘aan de voorkant’ van ons besluitvormingsproces expliciete keuzes over de maatschappelijke functies die we met huisvesting willen faciliteren. Op basis daarvan werken we een streefbeeld voor de accommodaties uit. Dat maakt ons transparant en voorspelbaar in de te maken keuzes.
EEN FUNCTIE KAN OOK WORDEN GEFACILITEERD IN VASTGOED VAN EEN ANDER
De keuze om een maatschappelijke functie te faciliteren met huisvesting impliceert niet automatisch dat dit met eigen vastgoed gebeurt. Dit kan ook in vastgoed van een derde (met financiële ondersteuning vanuit
4 de gemeentelijke beleidsvelden). Een voorbeeld hiervan is gemeenschapshuis De Vossenburcht. Wij huren dit pand van een woningcorporatie.
WE ZETTEN ONS VASTGOED – MEETBAAR – DOELMATIG EN DOELTREFFEND IN
Periodiek evalueren wij het ingezette vastgoed aan de hand van concrete criteria: effectiviteit, efficiëntie, kwaliteit en beheer.
WE WERKEN TOE NAAR EEN ‘VERANTWOORD EN GEZOND’ VASTGOEDBESTAND
We zetten vastgoed zo efficiënt mogelijk in en borgen een optimale financiële en technische exploitatie van het vastgoedbestand. Verduurzaming van het vastgoed maakt daar onderdeel van uit.
Het kost tijd om veranderingen in een vastgoedportefeuille aan te brengen. Een pand is niet zomaar verkocht. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er eerst een huurcontract moet worden uitgediend. Daarom gaan we in beginsel uit van onze bestaande eigendoms- en huursituaties. Op de lange termijn komt een afweging aan de orde of er gunstigere alternatieven zijn voor het hebben van ‘eigendom’.
VASTGOED DAT WE NIET – MEER – NODIG HEBBEN, STOTEN WE AF
Ons uitgangspunt is dat vastgoed faciliterend is voor beleid en ruimtelijke ontwikkeling. Dat betekent dat vastgoed dat geen van onze doelen dient, niet nodig is. Wat we niet nodig hebben, hoeven we niet langer in bezit te hebben en stoten we op een zo goed mogelijke manier af.
3. Wat willen we bereiken?
De ambities uit de bestuursopdracht maatschappelijk vastgoed vragen om een ontwikkelproces van meerdere jaren. Maatschappelijk vastgoed faciliteert het realiseren van de gemeentelijke beleidsdoelen en ruimtelijke doelen. Hieraan willen we met ons maatschappelijk vastgoed een maximale bijdrage leveren.
Om dat doel te bereiken, stellen we de volgende tussendoelen:
1. Een integraal streefbeeld voor elk van de zes kernen (de vraag);
2. Een goed passend aanbod aan accommodaties in elke kern (het aanbod);
3. Een optimale clustering van maatschappelijke en (eventueel) gemeentelijke functies;
4. Inzet van vastgoed van derden waar dat mogelijk en passend is;
5. Nauwe samenwerking, via de kerncoördinatoren, met alle betrokkenen, zoals stads- en dorpsraden;
6. Breed afgewogen besluitvorming die voor alle betrokkenen helder en transparant is, over het al dan niet faciliteren van maatschappelijk vastgoed;
7. Goede en sluitende afspraken over het beheer van de accommodaties;
8. Een verantwoorde vastgoedportefeuille, die functioneel, technisch en financieel gezond is.
4. Ontwikkelpad
We kunnen de doelen uit de vorige paragraaf niet bereiken zonder de komende jaren onze huidige manier van denken, werken en besluiten te ontwikkelen. De beoogde omslag van “beheren wat er is” naar “sturen op doelen” kunnen we realiseren als we (samen)werken aan een aantal ontwikkelpunten.
Elke schakel in het proces dient te worden ontwikkeld in dezelfde richting, zodat er een samenhangend geheel ontstaat.
BEWUSTERE STURING OP BELEIDSDOELEN EN RUIMTELIJKE DOELEN
5 We willen met ons maatschappelijk vastgoed doelgericht sturen op beleids- en ruimtelijke doelen. Daarvoor is primair van belang dat de bestuurlijke besluitvorming rondom maatschappelijk vastgoed zich ontwikkelt van individuele operationele situaties naar tactische en strategische sturing met een integraal karakter.
GESTRUCTUREERDE BESLUITVORMING
Een goed gestructureerde besluitvorming vraagt om een goede sturing die zich baseert op een integrale visie en steeds uitgaat van de bedoeling - het waarom - van de accommodaties. Het ‘sluitstuk’ van de besluitvorming wordt gevormd door de uiteindelijke vastgoedbeslissingen over ‘stenen en de dakpannen’.
We sturen op ons besluitvormingsproces met de navolgende vier stappen.
Op basis van de bestuurlijke ambities (stap 1) worden strategie en beleid (stap 2) ontwikkeld op het gebied van ruimtelijke en maatschappelijke ontwikkeling. Voor de gemeentelijke beleidsvelden binnen de vastgestelde scoop maken we een vertaling naar de functies / activiteiten (stap 3) die in onze gemeente gewenst zijn. Op basis daarvan formuleren we de vraag naar accommodaties (huisvestingsvraag) en tenslotte voorzien wij in een vastgoedaanbod dat precies voldoet aan de vraag (stap 4).
VAKBEKWAAM VASTGOEDMANAGEMENT
We zien vastgoed als een instrument waarmee we sturen op doelen. Dat betekent dat we onze huidige operationele manier van werken moeten ontwikkelen naar een professionele tactische en strategische aanpak, waarin we efficiënt en effectief sturen op beleidsdoelstellingen en strategische doelen. Dit doen we door de portefeuille in te delen naar de te onderscheiden doelen, deze periodiek te evalueren, de aanschaf en inrichting van een vastgoedinformatiesysteem, eventuele verkoop van vastgoed, en het tot een minimum beperken van financiële en andere risico’s.
5. Financiële paragraaf
Zoals in het vorige hoofdstuk beschreven plannen we een ontwikkeltraject over meerdere jaren. Als hiervoor extra budget nodig is, volgt hiervoor een voorstel in de Perspectiefnota 2022.
In fase 1 van het ontwikkeltraject brengen we de financiële informatie over ons vastgoed in beeld. Daarbij richten we ons op de kosten van het hebben van eigendom, zoals afschrijving, verzekering en belasting.
Daarnaast zijn ook de vastgoedkosten voor de instandhouding van belang: groot onderhoud, klein onderhoud en bijvoorbeeld het herstel van schade.
We maken een meerjarenonderhoudsplanning die zich richt op sober en doelmatig beheer én
energieneutraal in 2050, of zoveel eerder wanneer landelijke regelgeving hieraan eisen stelt. We stellen dit tegenover de beschikbare (onderhouds)budgetten, voor zover die aanwezig zijn. Waar dat nodig is, zal ook met betrekking tot de vastgoedkosten nieuw budget gevraagd worden.
6
Bijlage 1 Nadere uitwerking
In de Bestuursopdracht Maatschappelijk Vastgoed was een zaken opgenomen waarvoor we de komende tijd nog uitgangspunten en eenduidige normen moeten ontwikkelen. Deze zaken worden als ‘te
ontwikkelen’ opgenomen in het uitvoeringsprogramma. Dit zijn:
a. Eisen wat betreft uitstraling, veiligheid, gezondheid, flexibiliteit, bereikbaarheid en toegankelijkheid, en energiegebruik;
b. Beheer en exploitatie;
c. (Bijna) energieneutraal;
d. Te berekenen kostprijzen en huur: welke kosten en de doorberekening ervan;
e. (Huur)relatie met verenigingen (sport en cultuur) en maatschappelijke partners, zoals onderwijs en welzijn;
f. Over- of ondercapaciteit van voorzieningen;
g. Spreiding over de gemeente: welke voorzieningen waar. Bovenlokale voorzieningen.
Geconcentreerd of niet;
h. Rol van de gemeente en de gemeenschap en onderlinge verhoudingen;
i. Relatie met particulier initiatief en sociaal ondernemerschap;
j. Rol gemeente en samenwerking rondom maatschappelijk vastgoed dat niet in het bezit is van de gemeente;
k. Verbeterde relatie tussen beleid en subsidies;
l. Verbeterde monitoring- en verantwoordingscyclus;
m. Afwegingskader voor investeringen in maatschappelijk vastgoed.
7
Bijlage 2 Wat gaan we doen?
Na vaststelling van de voorliggende kadernota door de raad geeft het college aan de hand van de genoemde doelen uitwerking aan een uitvoeringsagenda en -planning.
De realisatie van de ambitie van beheren naar sturen kost tijd. Daarom hebben we een gefaseerde uitwerking voor ogen.
FASE 1, DE BASIS OP ORDE
In de eerste fase formuleren we een helder kader en leggen dat vast in besluitvorming. Dat vormt de basis voor de ontwikkelingen van de komende jaren. We doen dit in de vorm van de voorliggende kader
stellende nota.
Tegelijk werken we aan het grondig zicht krijgen op de basisinformatie over het Maatschappelijk Vastgoed in de gemeente. We inventariseren de manier waarop wij ons vastgoed nu beheren en de beleidsdoelen en ruimtelijke doelen die we ermee dienen. In eerste instantie inventariseren we dit voor de gebouwen die in eigendom zijn van de gemeente. Wanneer nodig doen we dat ook voor gebouwen van derden.
We sluiten deze fase af met het vaststellen van de kadernota en een inventarisatie van ons vastgoed.
FASE 2, DE KEUZES
In fase 2 maken we keuzes in goed gestructureerde besluitvormingsprocessen. Zowel met betrekking tot de omgang met het vastgoed als met betrekking tot de accommodaties die we willen inzetten voor de maatschappelijke ontwikkeling. Deze fase wordt het kantelpunt van ‘focus op vastgoed’ naar ‘focus op (beleidsondersteunende) functies’.
In de tweede fase werken we per kern een streefbeeld uit. We doen dat in samenwerking met de samenleving. Een streefbeeld is een integraal samenhangende beschrijving van alle – bestaande en nieuwe/ gewenste – voorzieningen/ accommodaties, waarmee de gemeente Steenbergen haar
beleidsdoelen en strategische doelen wil ondersteunen. Met behulp van een streefbeeld wordt per kern de match tussen vraag (naar functies) en aanbod (aan vastgoed) uitgewerkt. De streefbeelden werken we gefaseerd uit, waarbij we aansluiten bij ontwikkelingen in de kernen. We starten met een streefbeeld voor de stad Steenbergen, gevolgd door Dinteloord. De verwachting is dat het eerste streefbeeld, voor de stad Steenbergen, kort na de zomer van 2021 gereed is.
Een streefbeeld kan een belangrijk onderdeel zijn in een breder masterplan voor een kern.
Ook aan de vastgoedkant gaan we keuzes maken. Onder andere over het onderhoudsniveau, het beheer, het verhuurbeleid en de contractvorming die daarbij hoort.
Aan het eind van fase 2 doen we een evaluatie. We kijken dan of er wijzigingen nodig zijn in de formatie, de teamsamenstelling of in opleidingsniveau. Want na fase 2 moeten we de ingezette ontwikkelingen borgen en continueren. Ook wegen we aan het eind van fase 2 af met welke ambities de derde fase van de ontwikkelingen wordt ingestoken.
FASE 3, VERDERE IMPLEMENTATIE EN DOORONTWIKKELING
In fase 3 maken we werk van verdere professionalisering en implementeren we de streefbeelden. We werken dit te zijner tijd uit op basis van de evaluatie aan het eind van fase 2.
8
Bijlage 2: Definities
MAATSCHAPPELIJK VASTGOED
Maatschappelijk vastgoed is vastgoed met een maatschappelijke functie. Dat kan zowel eigendom zijn van de gemeente als van een derde.
GEMEENTELIJKE BELEIDSVELDEN
De gemeentelijke beleidsvelden zijn die leefdomeinen waarop wij beleid schrijven. Uit de doelen die hierin worden geformuleerd komt de vraag naar het accommoderen van maatschappelijke functies naar voren.
Voorbeelden van beleidsvelden voor maatschappelijk vastgoed zijn onderwijs, welzijn, sport en cultuur.
ACCOMMODATIEVRAAG
Een accommodatievraag is de vraag naar een maatschappelijke voorziening voor het huisvesten van een bepaalde activiteit of functie. Een accommodatievraag kan voorkomen uit wettelijke verplichtingen of uit bestuurlijk vastgesteld beleid. Bijvoorbeeld een accommodatie voor ontmoeten en verbinden.
ACCOMMODATIE
Een accommodatie is huisvesting die de gebruiker nodig heeft om zijn functie uit te voeren. We associëren een accommodatie dan ook met mensen in actie, dienstverlening, ontmoeting en verbinding. In
gemeentelijke accommodaties wordt maatschappelijk rendement gerealiseerd, ook wel beleidsopbrengst genoemd.
STREEFBEELD ACCOMMODATIES
Een streefbeeld is een integrale beschrijving van alle – bestaande en nieuwe/ gewenste – voorzieningen / accommodaties, waarmee de gemeente Steenbergen haar beleidsdoelen en strategische doelen wil ondersteunen. Met behulp van een streefbeeld wordt per kern de match tussen vraag (naar functies) en aanbod (aan vastgoed) uitgewerkt.
De leefbaarheid van een kern is bijvoorbeeld een beleidsdoel dat we kunnen ondersteunen met de aanwezigheid van een gemeenschapshuis. De ontwikkeling van een wijk is een voorbeeld van een
ruimtelijk strategisch doel. Het hebben van een grond- en/of vastgoedpositie kan sterk ondersteunend zijn aan het kunnen realiseren van de plannen.
Een streefbeeld kan een belangrijk onderdeel zijn in een breder masterplan voor een kern.
ACCOUNTMANAGEMENT ACCOMMODATIES
Accountmanagement accommodaties gaat over de beleidsgrondslag achter ons maatschappelijke vastgoed, de maatschappelijke organisaties die hieraan uitvoering geven en de manier waarop zij gebruik maken van onze voorzieningen. Het hoofddoel is om in goede samenwerking te sturen op de realisatie van het
streefbeeld. Onderwerpen zijn het maken van beleidskeuzes, het formuleren van accommodatievragen, het afsluiten van subsidie- en exploitatie-overeenkomsten en het verwezenlijken van gemeentelijk beleid.
VASTGOED
Vastgoed gaat over stenen, dakpannen en gevels. Vastgoed op zich is een leeg object op een kavel met een kadastraal nummer, met een marktwaarde, een verzekerde waarde en een financieel rendement.
VASTGOEDPORTEFEUILLE
9 In de vastgoedportefeuille zijn alle vastgoedobjecten die eigendom of huur zijn van de gemeente
Steenbergen opgenomen. De vastgoedportefeuille wordt daarbij ingedeeld naar deelportefeuilles, bijvoorbeeld beleid, strategie, verkoop en overig.
VASTGOEDMANAGEMENT
Vastgoedmanagement is een vak. Dat gaat over de strategische, tactische en operationele denk- en werkprocessen van de vastgoed-eigenaar, die integraal werkt aan het managen van alle vastgoedobjecten.
Hier komen onderwerpen aan de orde als: exploitatieresultaat, huursom, boekwaarde, meerjarig onderhoud (waaronder , verkopen/aankopen, e.d.
EIGENAARSBEHEER
Het eigenaarsbeheer betreft de taken en verantwoordelijkheden die voortvloeien uit het in eigendom hebben van het vastgoed: kapitaalslasten (rente en afschrijving) meerjarig groot onderhoud, jaarlijks onderhoud aan gebouw gebonden installaties (bijvoorbeeld de CV), belasting en opstalverzekering, verhuur van het gebouw en dergelijke.
GEBRUIKSBEHEER
Het gebruiksbeheer betreft de taken en verantwoordlijkheden die voortvloeien uit het gebruik van het gebouw: huurlasten, dagelijks en klein onderhoud (betreft zaken in het gebouw, bijvoorbeeld reparatie knellende deur, binnenschilderwerk en vloerbedekking leggen/vervangen), gebruiksbelastingen en -
verzekeringen (bijvoorbeeld inboedel), zaalverhuur, horeca uitbaten en facilitaire zaken (zoals schoonmaak, vuilafvoer, postverwerking, ICT en telefonie), en dergelijke.
