Hoe regel je het verlof in je
organisatie
eenvoudig en efficiënt?
whitepaper
7 tips voor jou als werkgever
Hoe regel je het verlof in je
organisatie eenvoudig en efficiënt?
7 tips voor jou als werkgever
Voor iedere medewerker is het van belang om zo nu en dan een vakantie te plannen. Een vakantie is vaak ook echt iets om naar uit te kijken. Even helemaal ontspannen om vervolgens weer met frisse zin en energie op de werkvloer te verschijnen. Als werkgever heb je er dan ook baat bij dat je medewerkers met regelmaat een break nemen.
Maar hoe zit het met het bijhouden van al die verlofaanvragen? En hoe ga je het bedrijf draaiende houden als er een aantal medewerkers bijvoorbeeld tegelijk op vakantie zijn? Vind je het een hoop gepuzzel om een goede vakantieplanning te maken?
Dat je als werkgever eigenlijk zo min mogelijk tijd kwijt wil zijn aan de
vakantieplanning, is niet verrassend. Maar hoe zorg je ervoor dat het ook voor jou een ‘ontspannen’ periode kan zijn? Wij hebben zeven tips voor je op een rij gezet hoe je het verlof in je organisatie zo eenvoudig en efficiënt mogelijk kunt
inregelen.
In principe bepaalt een medewerker wanneer hij of zij vakantie neemt en hoe lang, tenzij er iets anders is afgesproken in de arbeidsovereenkomst en/of cao. Als werkgever mag je vakantieaanvragen dan ook alleen weigeren als er een
gewichtige reden is om niet akkoord te gaan met de vakantieaanvraag.
Let op: verlof is meer dan alleen aanvragen van een vakantie.
Onder verlof valt bijvoorbeeld ook zorgverlof of
ouderschapsverlof. In deze whitepaper staat vakantie echter centraal.
1. Maak duidelijk afspraken over het
opnemen van verlof
Denk hierbij aan een te minimale bezetting op de afdeling. Heb je als werkgever bijvoorbeeld bepaalde weken in het jaar dat je al je medewerkers op de werkvloer nodig hebt, leg dan vast dat er in deze weken geen vakantie genomen mag
worden. En wil je dat jouw medewerkers bijvoorbeeld maximaal 3 weken aaneen vakantie nemen? Leg dat ook vast.
Vind jij het als werkgever belangrijk dat verlofaanvragen tijdig voor een
vakantieperiode binnen zijn? Begrijpelijk. Zo kun je namelijk op tijd aan de slag met de vakantieplanning en ook in de vakantieperiode zorgen voor voldoende bezetting. Communiceer duidelijk en ruim op tijd de uiterlijke datum voor verlofaanvragen.
Schoolvakanties zijn erg in trek als verlofperiode.
Werkgevers krijgen daarom niet altijd de bezetting rond voor, met name, de zomerperiode. Dit kan ervoor zorgen
dat niet alle aanvragen goedgekeurd kunnen worden.
2. Stel vast wanneer verlofaanvragen uiterlijk binnen moeten zijn
bron: FNV
Met een overzichtelijke verlofkalender zie je in één oogopslag welke medewerker wanneer vrij is. Zo weet je precies wat de bezetting is op de afdeling én of je een van je andere medewerkers nog vrij kan geven of niet. Het is daarbij wel van belang dat je de minimale bezettingsgraad per afdeling bepaald hebt, zodat je daarop kunt sturen.
Dat een medewerker vakantie heeft, betekent in veel gevallen niet dat de
werkzaamheden ook stilliggen. Bekijk daarom goed voorafgaand aan de vakantie van je medewerkers of er mensen zijn die de werkzaamheden tijdelijk over
kunnen nemen. Dit kan ook betekenen dat je bijvoorbeeld in de zomerperiode extra krachten in dienst neemt of parttime medewerkers, in overeenstemming, meer uren inzet. Een verlofkalender helpt je erbij om hierop te anticiperen en zaken als deze tijdig te regelen.
3. Zorg voor een overzichtelijke verlofkalender
4. Maak afspraken over het vervangen van
medewerkers tijdens vakantie
Iedere medewerker heeft per jaar recht op minimaal vier weken doorbetaalde vakantie. Bij een fulltime baan van 40 uur per week heeft een medewerker recht op minimaal 20 doorbetaalde vrije dagen. Dit minimum aantal noemen we de wettelijke vakantiedagen. Er zijn echter veel medewerkers die meer vakantie kunnen opnemen dan deze wettelijke vakantiedagen. Dagen die zij op basis van hun cao, bedrijfsreglement of arbeidsovereenkomst meer op mogen nemen, noemen we de bovenwettelijke vakantiedagen.
Dat wettelijke- en bovenwettelijke vakantiedagen niet even lang ‘geldig’ zijn, is je waarschijnlijk wel bekend. Wettelijke vakantiedagen moeten namelijk binnen anderhalf jaar opgemaakt worden. Daarna komen ze te vervallen.
Bovenwettelijke vakantiedagen kunnen daarentegen vijf jaar meegenomen worden.
Bijna 33% van de medewerkers heeft een chaotische overdracht of helemaal niemand aan wie het werk overgedragen kan worden. Met als gevolg dat zij op vakantie nog telefoontjes aannemen of hun mailbox
regelmatig in de gaten houden.
5. Wijs je medewerkers op vervaltermijnen
bron: een onderzoek van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).
Komen jouw medewerkers nog regelmatig naar je toe om te vragen hoeveel vrije dagen zij nog te besteden hebben? Erg omslachtig, vind je niet? Tegenwoordig zijn er verschillende online applicaties waarmee medewerkers op ieder moment van de dag zelf hun actuele verlofsaldo kunnen raadplegen. Slimme applicaties maken hierbij ook onderscheid in wettelijke- en bovenwettelijke dagen. Dat maakt het een stuk eenvoudiger en efficiënter.
Verlofverzoeken via mail of losse briefjes? Dat kan simpeler! Om het verlof in je organisatie zo makkelijk mogelijk te maken, kun je gebruikmaken van een online applicatie voor de verlofregistratie. Willen medewerkers dan een vrije dag of
6. Geef medewerkers altijd inzicht in hun actuele verlofsaldo
49% van de medewerkers geeft aan hun verlofsaldo digitaal in te willen zien
bron: HR Praktijk
7. Laat medewerkers zelf online hun
verlofaanvraag indienen
Dan doen ze dat door online hun aanvraag in te dienen. De leidinggevende hoeft hierna de aanvraag enkel nog goed te keuren of te weigeren. Je loopt hiermee geen risico om mailtjes of losse briefjes met verlofaanvragen kwijt te raken en voorkomt discussie over verlofaanvragen.
