Handleiding ORTEC OWS7 – Mijn Rooster
Inhoud
Handleiding ORTEC OWS7 – Mijn Rooster ... 1
1. Aan de slag ... 3
2. Standaard navigatie informatie ... 4
3. Home ... 5
4. Rooster ... 6
3.1 Roosterwijzigingen ... 7
3.2 De roosters van collega’s ... 8
5. Realisaties (= zelf muteren achteraf) ... 10
Gewerkte dienst aanpassen (muteren) ... 10
Nieuwe dienst achteraf toevoegen ... 12
Diensten verwijderen ... 14
6. Verlof aanvragen (alleen als je hier rechten voor hebt!) ... 17
7. Ruilen (alleen als je hier rechten voor hebt!) ... 19
8. Overzicht ... 22
1. Aan de slag
Voor medewerkers biedt ORTEC WS twee standaard applicaties:
1. de ESS webversie: Mijn Rooster 2. de ESS App.
Deze handleiding betreft de webversie van Employee Self Service (ESS), oftewel Mijn Rooster. Deze is beschikbaar via het PSW Portaal, onder Self Service. De ESS APP kun je downloaden en installeren op je mobiele telefoon: zie voor een beknopte uitleg het document ‘Handleiding ESS App’.
Voor Mijn Rooster en de ESS App heb je een gebruikersnaam nodig. Dit is je mailadres.
stap handeling/resultaat afbeelding 1 Klik in het PSW portaal op de
tegel: MijnRooster.
2 Klik op AANMELDEN.
2 Klik op:
Ga verder met PSW
2. Standaard navigatie informatie
Na het inloggen in Mijn Rooster, word je doorgestuurd naar de Home-pagina van de applicatie.
Afhankelijk van je rechten zijn er een aantal knoppen beschikbaar.
Let op: De schuingedrukte knoppen zijn alleen zichtbaar, als je hier rechten voor hebt.
Home Mijn volgende diensten van de komende 7 dagen Rooster Mijn eigen dienstrooster
Verlof Mijn verlofwensen (als Verlofwensen aan staat voor jouw roostergroep!) Ruilingen Mijn ruilaanvragen en ruilaanvragen van collega’s (als Ruilen aan staat voor
jouw roostergroep)
Realisaties Mijn roosterwijzigingen (als Zelf muteren aan staat voor jouw roostergroep!) Overzicht Overzicht door middel van kaarten en rapporten
Aan de linkerkant zie het je Menu met de beschikbare knoppen.
De knoppen Verlof, Ruilingen en Realisaties, verschijnen alleen als deze functie beschikbaar is voor jouw roostergroep.
Bij het Centraal Bureau bijvoorbeeld, hebben alle medewerkers de rechten om achteraf te muteren, of anders gezegd: te realiseren.
1. Als je klikt op de omcirkelde letter (eerste letter van je voornaam), dan zie je je naam/personeelsnummer.
2. Als je meerdere contracten hebt, kun je hier ook switchen tussen de verschillende contracten.
3. Je kunt hier de taal aanpassen van Nederlands naar Engels en andersom.
4. Eventueel kun je je hier AFMELDEN. Maar je kunt het scherm ook wegklikken met het kruisje rechts bovenin.
3. Home
1. Wanneer je inlogt in Mijn Rooster, zie je op de Home-pagina je diensten voor de komende 7 dagen. Hier vind je de begin- en eindtijden van de diensten die aan jou zijn toegewezen. Ook de dienstnamen en de dienstomschrijvingen worden getoond.
Ook een eventuele opmerking wordt hier getoond.
2. Een klok geeft aan dat deze dienst is aangepast door de roosteraar, nadat het rooster gepubliceerd is.
De originele tijden zijn misschien gewijzigd, de activiteittypes zijn wellicht aangepast of er is een omschrijving toegevoegd.
3. Je ziet in de Workflow in een oogopslag wat je aan wijzigingen en aanvragen nog open hebt staan.
Hier vind je bijvoorbeeld te controleren roosterwijzigingen, en de status van je verlofaanvragen, ruilingen of realisaties (deze laatste drie zie je alleen als dat van toepassing is op jouw roostergroep).
Het scherm Workflow kent, afhankelijk van je rechten, 5 categorieën.
a. Roosterwijzigingen b. Verlofaanvragen c. Ruilingen d. Realisaties
4. Via de knop Rooster tonen ga je naar het maandrooster. Je kunt ook links in het menu op Rooster klikken.
4. Rooster
Het maandrooster beslaat één roosterperiode en ziet er als volgt uit:
Een roosterperiode is standaard een maand in verband met de salarisverwerking.
Roosterperioden hebben verschillende statussen:
Planning Het rooster is in de fase planning. Als het rooster nog de status Planning heeft, is het nog niet zichtbaar in Mijn Rooster.
Gepubliceerd Het dienstrooster is klaar en beschikbaar in Mijn Rooster. Aanpassingen en wijzigingen kunnen ingevoerd worden in het rooster met de status
Gepubliceerd (als je rechten hebt voor Zelf muteren).
Verantwoord Alle mutaties zijn doorgevoerd en het rooster is afgesloten door de roosteraar.
Het dienstrooster is zichtbaar Mijn Rooster en het is niet meer mogelijk bepaalde wijzigingen door te voeren.
Geaccordeerd De teamleider heeft de werkelijke uren goedgekeurd en het rooster is klaar voor de export naar de salarisadministratie. Het dienstrooster is zichtbaar in Mijn Rooster.
Verwerkt Het rooster is verwerkt. Meestal betekent dit dat het rooster is geëxporteerd naar de salarisadministratie. Het dienstrooster is zichtbaar in Mijn Rooster.
Roosterwijzigingen kunnen alleen nog worden ingediend door de roosteraar, via een roostercorrectie bij P&O.
3.1 Roosterwijzigingen
Nadat de roosteraar het rooster heeft gepubliceerd, kan hij of zij nog steeds wijzigingen in het rooster maken. Deze veranderingen zijn zichtbaar in je persoonlijk rooster, maar om snel alle veranderingen te bekijken, staat er een handig overzicht van de roosterwijzigingen op de Home pagina, bij Workflow.
Stap handeling/resultaat afbeelding 1 Klik links op Home.
Klik dan in de Workflow op Te controleren roosterwijzigingen
2 De wijzigingen worden getoond. Er wordt ook getoond wanneer en door wie de wijziging is uitgevoerd.
Klik op het vinkje achter een wijziging om aan te geven dat een wijziging is gelezen. De wijziging verdwijnt uit het overzicht.
Heb je alle roosterwijzigingen gelezen dan kun je gebruik maken van ALLES GEZIEN.
3.2 De roosters van collega’s
Als je wil weten hoe de roosters van je directe collega’s eruit zien, bekijk dan het rapport Dienstrooster. Dit rooster geeft een overzicht van alle toegekende diensten aan medewerkers die werken voor jouw roostergroep in de specifieke periode.
st ap
handeling/res
ultaat afbeelding 1 Klik in het
menu op Overzicht.
2 Onder Rapportage staat het overzicht Dienstrooster ESS Klik op de regel en het rapport wordt geopend.
3 1. Pas de periode aan die je wil openen (bij het Dienstrooster ESS is dit maximaal een maand).
2. Vul je roostergroep in en vul evt.
andere opties.
3. Klik op View Report om het rapport te tonen.
4 Als het rapport meerdere pagina’s beslaat, gebruik je de knoppen linksboven om door de verschillende pagina’s te navigeren.
5 Als je het teamrooster van een specifieke dag wil zien, klik je op een lege plek in die dag.
Dan klik je op
Teamrooster.
6 Je ziet nu welke collega’s er, op die
specifieke dag, van hoe laat tot hoe laat moeten werken.
5. Realisaties (alleen als dit aan staat voor jouw roostergroep!)
(= zelf muteren achteraf)
Vanuit het gepubliceerde rooster is het mogelijk om de daadwerkelijk gewerkte uren in te voeren. Dat wordt
Realisatie genoemd. Als dit niet aan staat voor jouw roostergroep, is dit deel van de handleiding niet van toepassing voor jou.
Na het invoeren van een realisatie krijgt deze een status.
Ingevoerd:
status
Omschrijving Waar zichtbaar?
In afwachting van
goedkeuring
De realisatie is aan je roosteraar en/of teamleider ter goedkeuring verzonden.
Zichtbaar via Menu – Realisaties.
Zichtbaar in het rooster door gele kleur.
Afgekeurd De teamleider of roosteraar heeft de dienst realisatie afgewezen. De reden van de afkeuring zie je op de pagina Realisaties (zichtbaar in de Workflow, op de Home pagina).
Zichtbaar via Menu – Realisaties.
Zichtbaar in het rooster door rode kleur.
Goedgekeurd en verwerkt
De realisatie is goedgekeurd door de roosteraar of teamleider en verwerkt in het rooster (zichtbaar in het rooster, door de groene kleur
Zichtbaar in het rooster door groene kleur.
Stap handeling/resultaat afbeelding
Gewerkte dienst aanpassen (muteren)
1 Klik in het menu op Rooster om het rooster te openen.
Klik in het rooster op de dienstcode waarbij je een realisatie wilt invoeren.
Let op: je moet echt op de dienstcode klikken, anders krijg je een ander scherm te zien.
Let op! Je kunt alleen op de huidige dag óf in het verleden muteren.
2 Er verschijnt een nieuw scherm. Klik op
REALISATIE INVOEREN.
3 Het is nu mogelijk om de werktijden aan te passen.
Klik op de tijd en voer de juiste tijd in.
Klik op AANPASSEN, achter het tijdblok dat moet worden aangepast, om het activiteittype aan te passen.
.
4 Er verschijnt een nieuw scherm. In dit geval heb je thuis gewerkt en wil je het activiteittype wijzigen naar Thuiswerk. Klik op X.
Er worden nu
activiteittypes zichtbaar die gekozen kunnen worden.
Kies het gewenste activiteittype en klik op aanpassen.
5 De dienst wordt nu getoond met alle aanpassingen.
Vul altijd de opmerking in!
In dit geval: Thuis gewerkt ivm quarantaine.
Klik op VERSTUREN om de ingevoerde realisatie te te versturen naar de
roosteraar of teamleider.
6 In je rooster is de dienst nu zichtbaar met een geel/oranje kleur met de toevoeging IN AFWACHTING VAN GOEDKEURING.
Dit is ook zichtbaar in het scherm Realisaties.
Het is nu wachten op goedkeuring van de teamleider.
Zolang de teamleider de aanpassing niet heeft goedgekeurd, kun je deze nog ONGEDAAN MAKEN of AANPASSEN.
7 Als de roosteraar of teamleider de realisatie heeft goedgekeurd krijgt de dienst, in het rooster, een groene kleur en de toevoeging
GOEDGEKEURD.
Hij verdwijnt dan uit het scherm Realisaties.
8 Klik in het menu op
Realisaties voor een overzicht van alle openstaande realisaties.
Je ziet het hier ook als een realisatie is
afgekeurd, met eventueel de reden erbij.
Rechts bovenin kun je filteren op status.
Nieuwe dienst achteraf toevoegen
1 Het is ook mogelijk om achteraf, op een vrije dag, gewerkte uren toe te voegen.
Ga naar Rooster,
selecteer de juiste dag en klik 1x op linkermuisknop, klik daarna op DIENST TOEVOEGEN.
2 Kies daarna de juiste dienstcode.
Klik op TOEVOEGEN. Als er veel codes in de dienstenverzameling van jouw roostergroep zitten, zul je flink moeten scrollen, om de juiste code te vinden.
Als de door jou gewenste code/tijden er niet bij zit, kies je een code die in de buurt komt. Klik dan op TOEVOEGEN. Na het toevoegen krijg je de mogelijkheid de tijden aan te passen.
3 Daarvoor klik je op de dienstcode en dan op REALISATIE AANPASSEN.
4 1. Je past dan de tijd(en) aan.
2. Dan klik je op VERSTUREN.
3. Via de blauwe +jes, kun je activiteiten ertussen voegen.
4. Of een activiteit er achteraan toevoegen.
5. Als je klikt op
AANPASSEN, kun je ook het Activiteittype aanpassen
5 Je klikt dan op de X.
6 Je kiest het gewenste activiteittype en klikt op AANPASSEN.
Diensten verwijderen
1 Je klikt op Realisatie invoeren.
2 Je verwijdert alle
activiteiten behalve eentje.
3 Bij de laatste klik je op AANPASSEN.
4 Je klikt op het kruisje naast het huidige Activiteittype.
5 Je kiest
Compensatieverlof óf Niet gewerkt. Dat ligt eraan wat je afgesproken hebt binnen het team. Beiden hebben hetzelfde effect op de uren:
ze worden niet bij de jaaruren opgeteld.
Dan klik je op AANPASSEN.
6 Tot slot vul je ALTIJD de opmerking in en klik je op VERSTUREN.
6. Verlof aanvragen (alleen als je hier rechten voor hebt!)
Als Verlof aanvragen niet aan staat voor jouw roostergroep, is dit deel van de handleiding niet van toepassing voor jou. Verlofaanvragen worden gebruikt om verlof (vakantie, PBL of compensatieverlof) aan te vragen via de
roosteraar of teamleider.
Sta p
handeling/resultaa
t afbeelding
1 Klik in het menu op
‘Verlof’ om verlof of bijzonder verlof aan te vragen.
2 Klik op de knop VERLOF
AANVRAGEN. 3 Het scherm Verlof
aanvragen verschijnt.
1. Selecteer bij Duur hoe lang je verlof wil aanvragen. Dit kan voor een dagdeel, voor één dag, of voor meerdere dagen.
2. Selecteer de juiste van- en tot-datum.
3. Vul eventueel de tijd in.
4. Klik op het pijlpuntje om het juiste type verlof te selecteren.
5. Het is mogelijk om een opmerking (maximaal 200 tekens) toe te voegen aan de verlofaanvraag.
6. Klik op
4 De aanvraag wordt getoond in het overzicht ‘Verlof’.
Zolang de
aanvraag nog niet is goedgekeurd, kun je hem nog AANPASSEN of VERWIJDEREN.
5 De status van de aanvraag wordt getoond
6 Als de roosteraar de aanvraag heeft goedgekeurd, zie je dat terug in het Verlofoverzicht.
7. Ruilen (alleen als je hier rechten voor hebt!)
Als Ruilen niet aan staat voor jouw roostergroep, is dit deel van de handleiding niet van toepassing voor jou.
Wanneer je rooster is aangemaakt en gepubliceerd, ben je misschien toegewezen aan diensten die niet echt passen in je privé schema. In deze situaties wil je misschien een dienst ruilen met een collega. Via Mijn Rooster, kun je ruilaanvragen online indienen.
Stap handeling/resultaat afbeelding 1 Klik in het menu op
Rooster om het rooster te openen.
2 Selecteer in het rooster de dienst die je wil ruilen. Klik op de betreffende dienst.
3 De dienst wordt geopend. Klik op RUILING AANVRAGEN voor de
ruilmogelijkheden.
4 Dienst weggeven
Open het driehoekje naast Ruiling aanvragen en kies Weggeven als je de dienst wilt weggeven aan een collega.
5 Kies de collega aan wie je de dienst wilt weggeven en klik op WEGGEVEN
AANVRAGEN.
6 In het rooster heeft de dienst het teken van een ruiling gekregen.
7 Dienst ruilen
Open het driehoekje naast Ruiling aanvragen en kies Met collega ruilen als je de dienst wilt ruilen met een collega.
8 Kies de collega aan wie je de dienst wilt ruilen en klik op RUILING AANVRAGEN.
7 In het rooster heeft de dienst het teken van een ruiling gekregen.
8 Klik in het menu op Ruilingen voor een overzicht van de aangevraagde ruilingen.
In het tabblad MIJN RUILINGEN vind je alle ruilingen die door jou zijn ingediend.
9 In het overzicht wordt de status van de ruiling getoond.
Klik op ANNULEREN om de ruiling
ongedaan te maken.
10 In het tabblad RUILAANVRAGEN VAN COLLEGA’S vind je alle ruilaanvragen die zijn ingediend door collega’s.
Klik op GOEDKEUREN of WEIGEREN. De status bij je collega wordt aangepast.
11 Pas als de ruilaanvraag is geaccepteerd door een collega, komt er een bericht binnen bij de roosteraar. Vanaf dan kun jij niet meer ANNULEREN.
De roosteraar kan vervolgens de ruiling goed- of afkeuren.
Bij goedkeuring worden de diensten omgeruild in het rooster.
Je collega heeft de aanvraag goedgekeurd, jij kan nu niet meer annuleren.
De roosteraar heeft de aanvraag goedgekeurd.
8. Overzicht
Veel waardevolle informatie is beschikbaar in ORTEC OWS7 omdat alle roostergegevens in het systeem zijn vastgelegd. Bijvoorbeeld vakantie-uren, overwerk, gewerkte uren, ziekteverzuim etc.
st ap
handeling/res
ultaat afbeelding 1 Klik in het
menu op Overzicht om de overzichten te openen.
1. Onder Kaarten worden alle beschikbare kaarten getoond.
2. Onder Rapportage worden de beschikbare rapporten getoond.
2 Kaarten
Klik op een kaart om deze te tonen.
Klik op
DETAILS TONEN om de rubriek open te klappen.
De rubriek kan weer ingeklapt worden door op DETAILS VERBERGEN te klikken.
5 Rapportage
Klik op een rapport en de opties van het rapport worden getoond.
Selecteer de juiste velden om het gewenste rapport te genereren.
Let op: bij het Dienstrooster ESS moet een roostergroep gekozen worden.
Via de icoontjes opslaan en printen kan het rapport worden opgeslagen in Word, Excel etc. of worden geprint.
