Raad van Toezicht
Jaarverslag 2021
d.d. 25-02-2022
1
Inhoud
Raad van Toezicht, jaarverslag 2021 ... 1
Fusietraject……….2
Governancecode Zorg ... 2
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Raad van Toezicht... 2
Commissies Raad van Toezicht ... 2
Overlegstructuur ... 3
Samenstelling Raad van Toezicht 2021 ... 5
Zelfevaluatie Raad van Toezicht ... 7
Bezoldiging Raad van Toezicht ... 7
2 Fusietraject
In mei 2021 is het besluit genomen voor een oriëntatie op een fusiepartner. Als vervolg hierop is in juni besloten een verkennende fase voor een fusie met Stichting Kennemerhart te starten. In juli 2021 is de intentieverklaring ondertekend voor opstarten van een haalbaarheidsonderzoek fusie met als eerste prioriteit de backoffice en de identiteit. In december is het voorgenomen besluit fusie genomen.
Governancecode Zorg
Zorggroep Reinalda (ZGR) onderschrijft het belang van corporate Governance en hanteert de Governancecode Zorg hierbij als leidraad. De Statuten van Zorggroep Reinalda en de reglementen van de RvB en RvT zijn conform de Governancecode Zorg. De Raad van Toezicht heeft een eigen Toezichtsvisie en conflictenregeling.
Informatie-uitwisseling tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht vindt plaats op basis van een informatieprotocol. Zorggroep Reinalda beschikt over een klokkenluidersregeling.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht van de Stichting ZGR heeft tot taak toe te zien op het functioneren van de Raad van Bestuur en de uitvoering van het beleid door de Raad van Bestuur. Daarnaast vervult de Raad van Toezicht een klankbordfunctie en staat deze de Raad van Bestuur met raad terzijde. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in een reglement.
In het Reglement Raad van Toezicht zijn tevens bepalingen opgenomen met betrekking tot de samenstelling en onafhankelijkheid van de Raad van Toezicht, (her)benoeming en aftreden, vergaderingen en besluitvorming en relatie met de Raad van Bestuur en de adviesorganen.
Commissies Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht heeft vanuit zijn midden drie commissies gevormd, te weten de
auditcommissie, de remuneratie- en governancecommissie en de commissie kwaliteit en veiligheid.
Deze drie commissies hebben een eigen reglement waarin de taken en bevoegdheden, samenstelling en werkwijze zijn vastgelegd. De commissies hebben een beleidsvoorbereidende en adviserende taak.
Remuneratie- en governancecommissie.
De remuneratie- en governancecommissie vergadert minimaal een keer per jaar en heeft in 2021 drie overleggen gehad. Het derde overleg betrof een extra overleg in het kader van de leden van de Raad van Bestuur na de fusie in juli 2022.
Commissie kwaliteit en veiligheid
Ook de commissie kwaliteit en veiligheid is in 2021 drie maal bijeen gekomen. In deze bijeenkomsten zijn het kwaliteitsdashboard, de stand van zaken werken aan kwaliteit binnen Zorggroep Reinalda, informatie pilot Keteninformatie Kwaliteit Verpleeghuiszorg (KIK-V), rapportage audit kwaliteit in het kader van de voorgenomen fusie van Kennemerhart en Zorggroep Reinalda, adviesrapport bevinden kwaliteitsonderzoek Kennemerhart en Zorggroep Reinalda besproken.
Auditcommissie financiën & ICT
De auditcommissie heeft in 2021 acht keer vergaderd. In juni, oktober en november hebben extra vergaderingen plaatsgevonden ter bespreking van de jaarrekening 2020, het accountantsverslag 2020, het due diligence onderzoek van Kennemerhart, meerjarenbegroting Kennemerhart en Zorggroep Reinalda. De andere vijf vergaderingen hebben steeds ongeveer anderhalve week voor een reguliere RvT-vergadering plaatsgevonden. Zo konden enkele financiële onderwerpen uitgebreid
3 en diepgaand besproken worden met RvT-leden in de auditcommissie, waarna tijdens de reguliere RvT-vergadering de auditcommissieleden verslag deden en advies gaven aan de RvT over de onderwerpen.
Zichtbaarheid in de organisatie
Omdat de Raad van Toezicht meer zichtbaar in Reinalda Zorggroep wil zijn is er in september 2021 een bijeenkomst geweest met als thema fusie. Hierbij waren de RvT, het MT en de teammanagers aanwezig. In deze bijeenkomst is door de externe fusiebegeleider informatie gegeven en uitgewisseld over de fusie. De bijeenkomst werd afgesloten met een gezamenlijke maaltijd.
In februari heeft er een digitaal werkbezoek van de RvT plaatsgevonden met het thema
programmatisch werken. Hierbij zijn de interne en regionale projecten besproken en de rol van de projectleiders, teammanagers en ambassadeurs en de gehanteerde werkwijzen.
In oktober heeft er een werkbezoek van de RvT aan Zorggroep Reinalda plaatsgevonden. Het thema was zorgtechnologie en innovatie, waarbij de zorgtechnologie intramuraal, eHealth in de thuiszorg en Sociale Robotica aan de orde zijn geweest.
Daarnaast zijn er in de vergadering van maart medewerkers van Zorggroep Reinalda aangesloten bij het onderdeel metadiscussie. In maart ging dit over de wet zorg en dwang binnen Zorggroep
Reinalda. De medewerkers en de Raad van Toezicht gingen met elkaar in gesprek over het thema wat ervoor zorgde dat de Raad van Toezicht zich een beeld kon vormen van hoe er binnen Zorggroep Reinalda wordt gewerkt.
In november 2021 zijn medewerkers, waaronder leden van de Verzorgende en Verpleegkundige Adviesraad (VVAR), aangesloten bij het overleg van de Raad van Toezicht met de vertegenwoordigers van de Constitutionele Organisaties. In dit overleg ging men met elkaar in gesprek over het thema palliatieve zorg binnen Zorggroep Reinalda en de Raad van Toezicht heeft zich ook hiervan een beeld kunnen vormen en van de dilemma’s die hierbij spelen.
Terugkoppeling aan de Raad van Toezicht
Door middel van verslagen, aangevuld met een mondelinge rapportage, vindt terugkoppeling plaats door de verschillende commissies en van de werkbezoeken aan de Raad van Toezicht. Op basis waarvan besluitvorming plaatsvindt in de vergaderingen van de Raad van Toezicht. De verslagen van de commissies worden binnen de RvT gedeeld.
Deskundigheidsbevordering
Tevens is in de RvT afgesproken zorg te dragen voor de eigen deskundigheid als actief participerend lid door relevante cursussen te volgen. Ieder lid die een cursus heeft gevolgd deelt zijn kennis met de andere leden van de Raad. Al het gevolgde wordt geüpload in het register van NVTZ. Zo denken wij de kwaliteit van de Raad van Toezicht op niveau te houden.
4 Overlegstructuur
De Raad van Toezicht werkt op basis van een jaaragenda, waarin per vergadering de te bespreken onderwerpen en benodigde goedkeuringen zijn benoemd. Tevens zijn hierin de overleggen met de adviesorganen, activiteiten ten aanzien van het werkgeverschap en procedures en werkzaamheden van de Raad van Toezicht opgenomen.
In de vergaderingen van de Raad van Toezicht legt de Raad van Bestuur verantwoording af aan de Raad van Toezicht over het gevoerde beleid. In het informatieprotocol Raad van Bestuur – Raad van Toezicht is per onderwerp aangegeven welke documenten ter goedkeuring, ter vaststelling of ter informatie worden verstrekt aan de Raad van Toezicht.
Als vaste agendapunten voor vergaderingen in 2021 zijn benoemd:
- Notulen;
- Actielijst, inclusief actielijst voortgang acties vanuit de managementletter;
- Mededelingen vanuit de RvT en mededelingen vanuit de RvB;
- Stand van zaken en UHMT (uit het MT) - Metadiscussie
- Control
- Kwartaalrapportages - Strategie
- Rondvraag
- Evaluatie van de vergadering
De Raad van Toezicht heeft in 2021 twaalf maal vergaderd en in deze vergaderingen goedkeuring gegeven aan de volgende onderwerpen c.q. besluiten:
Strategie en beleid Benoemingen/
werkgeverschap
Financieel Overig
Kwaliteitsverslag 2021 en kwaliteitsplan 2022
Intentieverklaring fusie
Voorgenomen besluit fusie Kennemerhart
Herbenoeming lid RvT
Rooster van aftreden
Jaarplanning RvT 2022
Jaarrekening 2020
Begrotingen 2022
Jaarverantwoording 2020 Governance
Vaststelling WNT- klasse 2021 en 2022
Vergoeding RvT 2022 Belangrijke bespreekpunten in 2021 waren de ontvlechting Carante Groep en de voorgenomen fusie
met Kennemerhart.
Als onderdeel van het haalbaarheidsonderzoek en ter voorbereiding op het voorgenomen besluit fusie is gestart met een fusiebegeleidingscommissie, waarin de bestuurders van Kennemerhart en Zorggroep Reinalda, een afvaardigging van beide Raden van Toezicht en de extern fusieadviseur zitting hebben. Twee leden van de Raad van Toezicht hebben deelgenomen aan de
fusiebegeleidingscommissie. De fusiebegeleidingscommissie is in 2021 zes keer bijeen geweest.
Een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht is in november 2021 aanwezig geweest bij een overlegvergadering van de Raad van Bestuur met de ondernemingsraad en ook bij een overleg van de Raad van Bestuur met de cliëntenraad. De VVAR is aangesloten bij het overleg van de Raad van Toezicht met de Constituerende Organisaties in november 2021.
5 Samenstelling Raad van Toezicht 2021
De Raad van Toezicht bestaat statutair uit tenminste vijf en maximaal zeven leden. In 2021 telde de Raad van Toezicht vijf leden.
In onderstaande tabellen zijn de personalia, hoofdbetrekking en eventuele nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht en het rooster van aftreden opgenomen. Uit dit overzicht blijkt dat de leden van de Raad van Toezicht een onafhankelijke rol vervullen en dat ieder lid met eigen kennis en deskundigheid inhoud geeft aan zijn/haar functie als toezichthouder bij Zorggroep Reinalda.
Tabel 1 Samenstelling Raad van Toezicht 2021
Naam Functie
Dhr. M. Colthoff, MBA Lid
Lid auditcommissie
Overleg met Cliëntenraad
Overleg met OR Dhr. Drs. B.J.M. Deitmers, MBA Voorzitter
Lid renumeratiecommissie
Dhr. Mr. J. Nieuwenburg Vicevoorzitter
Voorzitter kwaliteitscommissie
Lid renumeratiecommissie
Overleg met VAR
Mw. A. Schaaij, MMI Lid
Lid kwaliteitscommissie
Overleg met Cliëntenraad
Overleg met OR
Overleg met VAR
Dhr. Drs. A.C.P. Tilro Lid
Voorzitter auditcommissie
6 Tabel 2 Hoofdbetrekking en nevenfuncties leden Raad van Toezicht 2021
Naam Hoofdbetrekking Nevenfuncties
Dhr. M. Colthoff, MBA Directeur bedrijfsvoering Huisartsenorganisatie Noord Kennemerland (HONK) en Vicino (GGZ)
Geen
Dhr. Drs. B.J.M.
Deitmers, MBA, arts, niet-praktiserend
Bestuurder Stichting Kenter Jeugdhulp
Lid Raad van Toezicht Curamare, Dirksland (tot 01-02-2021)
Dhr. J. Nieuwenburg Burgemeester van Hoorn Voorzitter portefeuillehoudersoverleg Algemeen Bestuurlijke Zaken
Westfriesland
Voorzitter van de burgemeesterskring Westfriesland
Lid van het algemeen en dagelijks bestuur van het Westfries Archief
Voorzitter basisteamdriehoek Hoorn/Westfriesland
Lid V10, afstemmingsoverleg tien voorzitters basisteamdriehoeken politie Noord-Holland
Lid Stuurgroep Ondermijning Noord- Holland
Lid Regionaal Bestuurlijk Overleg Politie Noord-Holland
Vicevoorzitter algemeen en dagelijks bestuur Veiligheidsregio Noord- Holland Noord
Voorzitter commissie Zorg & Veiligheid Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
Voorzitter Regionaal Platform Fraudebestrijding Noord-Holland (VNG)
Voorzitter RvT Regionaal Platform Criminaliteitsbeheersing Noord- Holland
Lid Lobbyoverleg Noord-Holland Noord
Voorzitter van het bovenregionale bestuurlijk overleg Greenport NHN
Lid algemeen bestuur G40 Mw. A. Schaaij, MMI Directeur bestuurder Nico
Adriaans Stichting
Geen
Dhr. Drs. A.C.P. Tilro Expert Zorginkoop Medische Specialistische Zorg Zilveren Kruis
Geen
7 Tabel 3 Rooster van aftreden
Naam Datum benoeming Jaar van aftreden/
herbenoeming
Jaar definitief aftreden
Dhr. M. Colthoff, MBA 01-12-2017 2021 herbenoemd 2025
Dhr. Drs. B.J.M. Deitmers, MBA 01-10-2014 2018 herbenoemd 2022
Dhr. J. Nieuwenburg 01-10-2014 2018 herbenoemd 2022
Mw. A. Schaaij, MMI 01-09-2016 2020 herbenoemd 2024
Dhr. Drs. A.C.P. Tilro 01-10-2014 2018 herbenoemd 2022 Tabel 4 Presentielijst vergaderingen Raad van Toezicht 2021
Naam 25/3 27/5 23/6 28/6 5/7 19/7 30/8 13/9 29/9 18/10 4/11 9/12
Dhr. M. Colthoff, MBA
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Dhr. Drs. B.J.M.
Deitmers, MBA
Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee
Dhr. Mr. J.
Nieuwenburg
Ja Ja Ja Ja Ja Nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Mw. A. Schaaij, MMI Ja Ja Nee Nee Ja Ja Ja Nee Ja Ja Ja Ja Dhr. Drs. A.C.P. Tilro Nee Ja Ja Ja Nee Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja
Er hebben extra vergaderingen plaatsgevonden op 23 juni, 28 juni, 5 juli, 19 juli, 30 augustus, 13 september en 18 oktober vanwege het overleg met de accountant over de jaarrekening 2020, de fusieplannen, ontvlechting Carante Groep, onderzoek fusiemogelijkheden en fusieplannen Kennemerhart.
De vergaderingen d.d. 25 maart, 23 juni, 28 juni, 5 juli, 19 juli, 30 augustus, 13 september, 18 oktober en 9 december hebben via MS Teams plaatsgevonden.
Zelfevaluatie Raad van Toezicht
Op 4 november 2021 heeft een evaluatiebijeenkomst onder begeleiding van Leeuwendaal plaatsgevonden. Het thema van deze bijeenkomst was “Effectief toezicht door samenwerking in communicatie”. In februari 2022 vindt een tweede bijeenkomst plaats.
Bezoldiging Raad van Toezicht
Voor de honorering van de Raad van Toezicht worden de richtlijnen en advies van de NVTZ gevolgd.
De honorering is niet gerelateerd aan de resultaten van de organisatie. De richtlijnen voor de hoogte van de bezoldiging van de NVTZ zijn gebaseerd op de uitgangspunten van de Regeling
Bezoldigingsmaxima Topfunctionarissen zorg en jeugdhulp. Het volgen van het advies houdt concreet in, een bezoldiging van maximaal 10% van het maximum van de bezoldiging klasse van de bestuur voor de RvT leden en een maximum van 15% voor de voorzitter.
De kosten voor bij- en nascholing, lidmaatschap NVTZ en zelfevaluatie worden separaat in de begroting voor de RvT opgenomen en vastgesteld. De honorering van de Raad van Toezicht is opgenomen in de jaarrekening van 2021.
