Raad van Toezicht Jaarverslag 2019 25-2-2020 Versie 1.1
Raad van Toezicht
Jaarverslag 2019
d.d. 25-2-2020
1 Governancecode Zorg
Zorggroep Reinalda (ZGR) onderschrijft het belang van corporate governance en hanteert de Governancecode Zorg hierbij als leidraad. In 2018 zijn de Statuten van Zorggroep Reinalda en de reglementen van de RvB en RvT aangepast aan de Governancecode Zorg. De Raad van Toezicht heeft een eigen Toezichtsvisie en conflictenregeling.
Informatie-uitwisseling tussen Raad van Bestuur en Raad van Toezicht vindt plaats op basis van een informatieprotocol. Het informatieprotocol is eind 2019 geëvalueerd. Zorggroep Reinalda beschikt over een klokkenluidersregeling.
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht van de Stichting ZGR heeft tot taak toe te zien op het functioneren van de Raad van Bestuur en de uitvoering van het beleid door de Raad van Bestuur. Daarnaast vervult de Raad van Toezicht een klankbordfunctie en staat deze de Raad van Bestuur met raad terzijde. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de Raad van Toezicht zijn vastgelegd in een reglement. In het Reglement Raad van Toezicht zijn tevens bepalingen opgenomen met betrekking tot de samenstelling en onafhankelijkheid van de Raad van Toezicht, (her)benoeming en aftreden, vergaderingen en besluitvorming en relatie met de Raad van Bestuur en de adviesorganen.
Commissies Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht heeft vanuit zijn midden drie commissies gevormd, te weten de auditcommissie, de benoemings- en remuneratiecommissie en de commissie kwaliteit en veiligheid. Deze drie commissies hebben een eigen reglement waarin de taken en
bevoegdheden, samenstelling en werkwijze zijn vastgelegd. De commissies hebben een beleidsvoorbereidende en adviserende taak.
De benoemings- en renumeratiecommissie vergadert minimaal een keer per jaar en heeft in 2019 twee vergaderingen gehad.
De commissie kwaliteit en veiligheid is ook in 2019 twee maal bijeen gekomen. Het kwaliteitsdashboard waarmee in 2018 is gestart is in 2019 verder doorontwikkeld.
De auditcommissie heeft in 2019 vijf keer vergaderd. In januari is een extra vergadering belegd om de managementletter en de maatregelen te bespreken. De andere vier vergaderingen hebben steeds ongeveer anderhalve week voor een reguliere RvT- vergadering plaatsgevonden. Zo konden enkele financiële onderwerpen uitgebreid en diepgaand besproken worden met RvT-leden in de auditcommissie, waarna tijdens de reguliere RvT-vergadering de auditcommissieleden verslag deden en advies gaven aan de RvT over de onderwerpen.
Omdat de Raad van Toezicht meer zichtbaar in Reinalda Zorggroep wil zijn is er in september 2019 een bijeenkomst geweest met als thema “Organisatieveranderingen en lessen vanuit de culturele antropologie” door Jitske Kramer. Hierbij waren de RvT, het MT en de
teammanagers aanwezig. Er werd plenair en in kleinere groepen gewerkt en veel inspiratie opgedaan. De bijeenkomst werd afgesloten met een gezamenlijke maaltijd. Daarnaast
2 hebben er twee werkbezoeken plaatsgevonden van de RvT aan Zorggroep Reinalda met de thema’s “Vrijwilligers” en “Veiligheid”.
Door middel van verslagen, aangevuld met een mondelinge rapportage vindt terugkoppeling plaats aan de Raad van Toezicht, op basis waarvan besluitvorming plaatsvindt in de
vergaderingen van de Raad van Toezicht. De verslagen van de commissies worden binnen de RvT gedeeld.
Tevens is in de RvT afgesproken zorg te dragen voor de eigen deskundigheid als actief parti- ciperend lid door relevante cursussen te volgen etc. Ieder lid die een cursus heeft gevolgd deelt zijn kennis met de andere leden van de Raad. Al het gevolgde wordt geüpload in het register van NVTZ. Zo denken wij de kwaliteit van de Raad van Toezicht op niveau te houden.
Overlegstructuur
De Raad van Toezicht werkt op basis van een jaaragenda, waarin per vergadering de te bespreken onderwerpen en benodigde goedkeuringen zijn benoemd. Tevens zijn hierin de overleggen met de adviesorganen, activiteiten ten aanzien van het werkgeverschap en procedures en werkzaamheden van de Raad van Toezicht opgenomen.
In de vergaderingen van de Raad van Toezicht legt de Raad van Bestuur verantwoording af aan de Raad van Toezicht over het gevoerde beleid. In het informatieprotocol Raad van Bestuur – Raad van Toezicht is per onderwerp aangegeven welke documenten ter
goedkeuring, ter vaststelling of ter informatie worden verstrekt aan de Raad van Toezicht.
Als vaste agendapunten voor vergaderingen in 2019 zijn benoemd:
- notulen;
- actielijst, inclusief actielijst voortgang acties vanuit de managementletter;
- mededelingen vanuit de RvT en mededelingen vanuit de RvB;
- Stand van zaken en UHMT (uit het MT) - Kwartaalrapportages
- Rondvraag
- Evaluatie van de vergadering
De Raad van Toezicht heeft in 2019 vijf maal vergaderd en in deze vergaderingen goedkeu- ring gegeven aan de volgende onderwerpen c.q. besluiten:
Strategie en beleid Benoemingen/
werkgeverschap
Financieel Overig
Voorlopig kwaliteitsverslag 2018 en kwaliteitsplan 2019 Programma en planning aansluiting Carantegroep Netwerkovereenkomst VVT aanbieders Zuid-
Kennemerland
Strategisch beleidsplan 2019- 2022 en Kaderbrief 2020
Inschaling RvB
Jaarplanning RvT 2020 Beleid vergoeding onkosten en aanne- men geschenken en uitnodigingen RvB
Jaarrekening 2018 Begrotingen 2020 incl. kwaliteitsbegro- ting
Wijziging huurcon- tract Woonzorg Nederland
Vaststelling WNT- klasse 2019 Jaarverantwoordi ng 2018
Governance Stagiaire RvT in 2020
3 Daarnaast is de Raad van Toezicht een keer extra bij elkaar gekomen met het MT om met elkaar van gedachten te wisselen over het nieuw te formuleren strategische beleid. Ook is er een regionale bijeenkomst geweest van de RvT’s van organisaties die in de regio met elkaar samen werken.
Een vertegenwoordiging van de Raad van Toezicht is aanwezig geweest bij overlegvergaderingen van de Raad van Bestuur met de ondernemingsraad en de
cliëntenraad. De kwaliteitscommissie heeft daarnaast ook een overleg gehad met de VAR.
Samenstelling Raad van Toezicht 2019
De Raad van Toezicht bestaat statutair uit tenminste vijf en maximaal zeven leden. In 2019 telde de Raad van Toezicht vijf leden. Drie leden zijn in 2018 herbenoemd en zullen in 2022 definitief aftreden (zie tabel 3).
In onderstaande tabellen zijn de personalia, hoofdbetrekking en eventuele nevenfuncties van de leden van de Raad van Toezicht en het rooster van aftreden opgenomen. Uit dit overzicht blijkt dat de leden van de Raad van Toezicht een onafhankelijke rol vervullen en dat ieder lid met eigen kennis en deskundigheid inhoud geeft aan zijn/haar functie als toezichthouder bij Zorggroep Reinalda.
Tabel 1 Samenstelling Raad van Toezicht 2019
Naam Functie
Dhr. M. Colthoff, MBA Lid
Lid auditcommissie Overleg met Cliëntenraad Overleg met OR
Dhr. Drs. B.J.M. Deitmers, MBA Voorzitter
Lid renumeratiecommissie
Dhr. Mr. J. Nieuwenburg Vicevoorzitter
Voorzitter kwaliteitscommissie Lid renumeratiecommissie Overleg met VAR
Mw. A. Schaaij, MMI Lid
Lid kwaliteitscommissie Overleg met Cliëntenraad Overleg met OR
Overleg met VAR
Dhr. Drs. A.C.P. Tilro Lid
Voorzitter auditcommissie
4
Tabel 2 Hoofdbetrekking en nevenfuncties leden Raad van Toezicht 2019
Naam Hoofdbetrekking Nevenfuncties
Dhr. M. Colthoff, MBA Directeur bedrijfsvoering/
lid Bestuursteam OPSPOOR
Geen
Dhr. Drs. B.J.M. Deitmers, MBA, arts, niet-
praktiserend
Raad van Bestuur HWW Zorg
Lid Raad van Toezicht Curamare, Dirksland
Dhr. Mr. J. Nieuwenburg Burgemeester van Hoorn Voorzitter commissie algemene en bestuurlijke zaken regio West Friesland
Voorzitter driehoek gemeenten West Friesland, Politie,
Openbaar Ministerie
Lid V10 & Regionaal Bestuur Overleg Politie Noord Holland Lid stuurgroep ondermijning
Noord-Holland
Voorzitter burgemeesterskring regio West Friesland
Vicevoorzitter Veiligheidsregio Noord Holland Noord (vanaf 01- 10-2019)
Voorzitter commissie Zorg en Veiligheid Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
Voorzitter Regionaal Platform Fraudebestrijding Noord- Holland (Vereniging Nederlandse Gemeenten) Voorzitter Raad van Toezicht
Regionaal Platform Criminaliteitsbeheersing Vicevoorzitter lobby-overleg
Noord Holland Noord Voorzitter bovenregionaal
bestuurlijk overleg Greenport Noord Holland Noord
5 Lid dagelijks bestuur Stichting
Platform Binnenstadsmanage- ment Nederland (onbezoldigd) tot 01-11-2019
Mw. A. Schaaij, MMI Directeur Zorg HVO Querido
Lid Raad van Toezicht Stichting Klimkoord
Dhr. Drs. A.C.P. Tilro Expert Zorginkoop Medische Specialistische Zorg Zilveren Kruis
Geen
Tabel 3 Rooster van aftreden
Naam Datum benoeming Jaar van aftreden/
herbenoeming
Jaar definitief aftreden
Dhr. M. Colthoff, MBA 1-12-2017 2021 2025
Dhr. Drs. B.J.M. Deitmers, MBA 1-10-2014 2018 herbenoemd 2022 Dhr. Mr. J. Nieuwenburg 1-10-2014 2018 herbenoemd 2022
Mw. A. Schaaij, MMI 1-9-2016 2020 2024
Dhr. Drs. A.C.P. Tilro 1-10-2014 2018 herbenoemd 2022
Tabel 4 Presentielijst vergaderingen Raad van Toezicht 2019
Naam 19-3 23-5 4-9 7-11 19-12
Dhr. M. Colthoff, MBA Ja Ja Ja Ja Ja
Dhr. Drs. B.J.M. Deitmers, MBA Nee Ja Ja Ja Ja
Dhr. Mr. J. Nieuwenburg Ja Ja Ja Ja Ja
Mw. A. Schaaij, MMI Ja Ja Ja Ja Ja
Dhr. Drs. A.C.P. Tilro Ja Ja Ja Ja Ja
Zelfevaluatie Raad van Toezicht
De zelfevaluatie heeft in mei 2019 plaatsgevonden. Hieruit zijn de volgende actie/leerpunten geformuleerd:
• Leren bij een andere Raad van Toezicht door bij “elkaar in de keuken te kijken”;
• Opening bieden voor een potentieel geïnteresseerd iemand voor het lidmaatschap Raad van Toezicht (via het NVTZ-programma);
• Goede verslaglegging van zelfevaluatie RvT in 2020;
• De volgende zelfevaluatie RvT met externe deskundigheid invullen;
• Nadenken over het afvloeiingsmodel om gelijktijdig vertrek van drie RvT-leden te voorkomen en te zorgen voor voldoende continuïteit binnen de RvT.
Bezoldiging Raad van Toezicht
Voor de honorering van de Raad van Toezicht worden de richtlijnen en advies van de NVTZ gevolgd. De honorering is niet gerelateerd aan de resultaten van de organisatie. De
richtlijnen voor de hoogte van de bezoldiging van de NVTZ zijn gebaseerd op de
uitgangspunten van de Regeling Bezoldigingsmaxima Topfunctionarissen zorg en jeugdhulp.
6 Het volgen van het advies houdt concreet in , een bezoldiging van maximaal 10% van het maximum van de bezoldiging klasse van de bestuur voor de RvT leden en een maximum van 15% voor de voorzitter.
De kosten voor bij- en nascholing, lidmaatschap NVTZ en zelfevaluatie worden separaat in de begroting voor de RvT opgenomen en vastgesteld. De honorering van de Raad van Toezicht is opgenomen in de jaarrekening van 2019.
