BESLUIT: Enig artikel Het verslag van de zitting van 17 september 2020 wordt goedgekeurd.

(1)

GEMEENTERAAD 15 oktober 2020

NOTULEN

AANWEZIG Geert Van Exem; voorzitter Joris Hindryckx; burgemeester

Jeroen Vandromme, Erik Verbeure, Tessa Vandewalle, Peter Van Ryckeghem, Vansteenkiste Ann; schepenen

Kelly Es, Birger Kimpe, Dries Delheye, Eric Beghein, Marc Pysson, Julie Descheppere, Filip Vanhevel, Kristof Vande Moortel, Dirk Gheysen, Karien Vanthuyne, Olivia Masselin, Tanja Greitsch; raadsleden

Dries Braeye; algemeen directeur GENODIGDEN

VERONTSCHULDIGD Nadine Bailleul, Filip Despierre; raadsleden

AFWEZIG Geert Van Exem; voorzitter afwezig voor agendapunt 14 (Belangenconflict)

PLAATS Dorpshuis Jonkershove AANVANGSUUR 20:30 uur

B ESLISSINGEN .

1. Goedkeuring van het verslag van de vorige zitting.

MOTIVERING

JURIDISCHE GROND Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 32 3° en 4°, betreffende de goedkeuring van de notulen.

FEITEN EN CONTEXT Het verslag van de zitting van 17 september 2020.

Bij het agendapunt 10 betreffende het afsluiten van een samenwerkings- overeenkomst met de vzw Dierenasiel Regio Roeselare : opmerking dat katten met zogende kittens niet worden meegenomen.

Raadslid Filip Vanhevel vraagt om het agendapunt “Varia” ofwel uitgebreider te notuleren of het audioverslag van de zitting vroeger ter beschikking te stellen van de raadsleden.

STEMRESULTAAT 13 ja-stemmen (Geert Van Exem, Joris Hindryckx, Jeroen Vandromme, Erik Verbeure, Tessa Vandewalle, Peter Van Ryckeghem, Vansteenkiste Ann, Kelly Es, Birger Kimpe, Dries Delheye, Eric Beghein, Marc Pysson, Olivia Masselin);

6 onthoudingen (Julie Descheppere, Filip Vanhevel, Kristof Vande Moortel, Dirk Gheysen, Karien Vanthuyne, Tanja Greitsch)

BESLUIT:

Enig artikel Het verslag van de zitting van 17 september 2020 wordt goedgekeurd.

2. Reglement betreffende het ter beschikkingstelling van provisierekeningen aan gemeentepersoneelsleden en de bevoegdheid van gemeentepersoneelsleden om geringe dagontvangsten te innen en geringe uitgaven te verrichten - vaststelling.

MOTIVERING

JURIDISCHE GROND Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder :

 artikel 40, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad

(2)

 artikel 41 waarin wordt bepaald dat bepaalde volgende bevoegdheden niet aan het college van burgemeester en schepenen kunnen worden toevertrouwd, o.a. het vaststellen van gemeentelijke reglementen en het bepalen van straffen en administratieve sancties op de overtreding van die reglementen

 de artikelen 217 tot 220, betreffende de organisatiebeheersing

 artikel 222 betreffende de evaluatie van de organisatiebeheersing door Audit Vlaanderen

 artikel 272, §1 2° betreffende het ter beschikking stellen van een provisie aan bepaalde personeelsleden indien het organisatiebeheerssysteem hiervoor een regeling bevat.

VOORGESCHIEDENIS Gemeenteraadsbeslissing dd. 19 september 2019, waarbij onder andere het algemeen kader organisatiebeheersing wordt goedgekeurd.

FEITEN EN CONTEXT In de dagelijkse werking van de diensten, komt het voor dat sommige ontvangsten direct worden geïnd nadat de vordering ontstaat. In het algemeen zijn dit vorderingen waarvan vooraf de schuldenaar niet gekend is, en hierdoor niet met factuur gewerkt wordt. Hiertoe is het wenselijk dat sommige personeelsleden belast worden met de inning van deze dagontvangsten. Het komt evengoed voor dat in uitzonderlijke gevallen bij het doen van uitgaven er geen uitstel van betaling kan worden toegestaan, waardoor het werken met provisierekening, op basis van goedgekeurde bestelbon aangewezen is.

De mogelijkheid om te werken met provisies is voorzien in art 272§1 van het Decreet over het Lokaal Bestuur : "Als het organisatiebeheersingssysteem daarvoor een regeling bevat, kunnen provisies ter beschikking gesteld worden van personeelsleden voor het betalen van geringe exploitatie-uitgaven die voor de goede werking van de dienst onmiddellijk moeten worden gedaan."

Het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn.

Het organisatiebeheersingssysteem beantwoordt minstens aan het principe van functiescheiding waar mogelijk en is verenigbaar met de continuïteit van de werking van de gemeentelijke diensten. Ze heeft onder andere tot doel de activa te beschermen en fraude te voorkomen.

Met behoud van de toepassing van artikel 57 en 85 van het Decreet over het Lokaal Bestuur kan de algemeen directeur, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Dit gebeurt schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. De toepassing van het eerste lid ontslaat de algemeen directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid.

Wanneer er gewerkt wordt met provisies verlangt Audit Vlaanderen dat er een kasreglement opgesteld en goedgekeurd wordt.

STEMRESULTAAT Met eenparigheid van stemmen.

BESLUIT:

Artikel 1 Het reglement betreffende het ter beschikkingstelling van provisierekeningen aan personeelsleden en de bevoegdheid van personeelsleden om geringe dagontvangsten te innen en geringe uitgaven te verrichten als volgt vast te stellen :

§1. De voorwaarden, waarbij sommige gemeentepersoneelsleden een provisierekening ter beschikking kan gesteld worden, worden als volgt goedgekeurd :

(3)

1. de betaling van de gelden gebeurt uitsluitend binnen de grenzen van de verrichtingen van het dagelijks bestuur van de gewone dienst

2. het personeelslid kan maximaal een provisie van € 2.500 toegekend worden 3. de verrichtingen op deze rekeningen worden geboekt in de boekhouding, ook de eventuele derdengelden die op deze rekening worden bijgehouden 4. voor elke betaling tot € 250 (inclusief BTW) dient een omschrijving van de uitgave en een betalingsbewijs te worden voorgelegd bij aanvraag van aanzuivering van de provisie

5. elke betaling boven de € 250 (inclusief BTW) is uitgesloten en valt niet onder het begrip geringe uitgaven hiervoor dient de gebruikelijke procedure gevolgd via de uitgavenprocedure van de gemeente

6. naast structurele kasgeldprovisies kunnen er ook kasgeldprovisies in uitzonderlijke aangelegenheden toegekend worden die onder dezelfde bovenvermelde voorschriften ressorteren en kunnen er derdengelden op de rekening bewaard worden

7. de beheerde gelden mogen niet voor persoonlijke doeleinden worden aangewend

8. op elk ogenblik kan tot een (on)aangekondigde verificatie van de rekening worden overgegaan

9. opnames in cash kunnen met een debetkaart gebeuren voor maximaal € 150 en van de betrokken uitgaven wordt steeds een kasticket bijgehouden ter verantwoording, bij gebrek aan kasticket staat de houder van de debetkaart persoonlijk in voor het kasverschil, eventuele overschotten, na het uitvoeren van de cash betaling, mogen niet bewaard in een kas en dienen binnen de werkdag te worden bezorgd aan de dienst financiën die ervoor zorgt dat de provisie voor dit bedrag aangezuiverd wordt.

§2. De voorwaarden, waaronder gemeentepersoneelsleden kunnen belast worden met de inning van geringe dagontvangsten op basis van een retributiereglement worden als volgt goedgekeurd :

1. de inning van de gelden dienst uitsluitend te gebeuren op basis van een geldig reglement

2. telkens het provisiebedrag meer dan € 2.500 bedraagt, tenzij anders bepaald in het reglement en de voorwaarden per rekening dient het bedrag overgedragen worden aan de centrale rekening

3. de laatste storting van het dienstjaar dient te gebeuren op de laatste werkdag van de maand december

4. elk tekort toe te schrijven aan diefstal of verlies wordt onmiddellijk aan de algemeen directeur gemeld, er wordt onmiddellijk overgegaan tot verificatie van betrokken rekening

5. bij niet-aanvaarding van verlies ingevolge aansprakelijkheid van het betrokken personeelslid moet het verlies door het personeelslid worden vereffend

6. eventuele handgiften met lastgeving, die duidelijk toewijsbaar zijn aan de activiteiten die ressorteren onder de diensten die gebruik maken van de betrokken provisierekening kunnen rechtstreeks op deze rekening worden overgeschreven.

7. Handgiften zonder lastgeving kunnen geenszins op de provisierekening worden overgeschreven en dienen op de centrale rekening van de gemeente te worden overgeschreven.

Artikel 2 Het onderhavig reglement treedt in werking met onmiddellijke ingang.

Artikel 3 Afschrift van dit reglement wordt bezorgt aan de algemeen directeur, de financieel directeur en de betrokken gemeentepersoneelsleden.

Artikel 4 Dit reglement wordt bekendgemaakt cf. de artikelen 285 tot en met 288 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

(4)

De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking cf. artikel 330 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

3. Subsidiereglement voor de sportverenigingen - verlenging van de geldigheidstermijn tot 31 december 2020 - goedkeuring.

MOTIVERING

 artikel 41 §1 23°, die bepaalt dat de bevoegdheid tot het goedkeuren van subsidiereglementen niet kan worden toevertrouwd aan het college van burgemeester en schepenen.

VOORGESCHIEDENIS Gemeenteraadsbeslissing dd. 19 december 2013 waarbij het subsidiereglement voor de sportverenigingen wordt goedgekeurd.

FEITEN EN CONTEXT Het huidige subsidiereglement voor de sportverenigingen is vervallen en dient worden aangepast en opnieuw te worden goedgekeurd door de gemeenteraad.

Het uitbetalen van de gemeentelijke subsidie aan de sportverenigingen kan alleen gebeuren op basis van een door de gemeenteraad goedgekeurd subsidiereglement.

Voorstel van de dienst vrije tijd, afdeling jeugd en sport, om, in afwachting van de aanpassing en de goedkeuring van een nieuw subsidiereglement voor de ondersteuning van particuliere, de geldigheid van het huidig subsidiereglement, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2013, te verlengen tot en met 31 december 2020, om op deze basis de subsidies aan de sportverenigingen te kunnen toekennen en uitbetalen.

BESLUIT:

Artikel 1 De geldigheidstermijn van het subsidiereglement voor de sportverenigingen, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2013, te verlengen tot en met 31 december 2020.

Artikel 2 Financieel directeur Alain Paesbrugghe en mevrouw Annabel Laleeuwe, deskundige vrije tijd, afdeling jeugd en sport, voor verder gevolg in kennis te stellen van deze beslissing.

Artikel 3 Deze beslissing wordt bekend gemaakt en gepubliceerd overeenkomstig artikel 286 e.v. van het Decreet over het Lokaal Bestuur.

Overeenkomstig artikel 330 van dit decreet wordt de toezichthoudende overheid op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.

4. Subsidiereglement voor de ondersteuning van particuliere jeugdwerkinitiatieven - verlenging van de geldigheidstermijn tot 31 december 2020 - goedkeuring.

MOTIVERING

 artikel 41 §1 23°, die bepaalt dat de bevoegdheid tot het goedkeuren van subsidiereglementen niet kan worden toevertrouwd aan het college van burgemeester en schepenen.

VOORGESCHIEDENIS Gemeenteraadsbeslissing dd. 19 december 2013 waarbij het subsidiereglement voor de ondersteuning van particuliere jeugdwerkinitiatieven wordt goedgekeurd.

FEITEN EN CONTEXT Het huidige subsidiereglement voor de ondersteuning van particuliere jeugdwerkinitiatieven is vervallen en dient worden aangepast en opnieuw te worden goedgekeurd door de gemeenteraad.

(5)

Het uitbetalen van de gemeentelijke subsidie voor de ondersteuning van particuliere jeugdwerkinitiatieven kan alleen gebeuren op basis van een door de gemeenteraad goedgekeurd subsidiereglement.

Voorstel van de dienst vrije tijd, afdeling jeugd en sport, om, in afwachting van de aanpassing en de goedkeuring van een nieuw subsidiereglement voor de ondersteuning van particuliere, de geldigheid van het huidig subsidiereglement, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2013, te verlengen tot en met 31 december 2020, om op deze basis de subsidies aan de jeugdverenigingen te kunnen toekennen en uitbetalen.

BESLUIT:

Artikel 1 De geldigheidstermijn van het subsidiereglement voor de ondersteuning van particuliere jeugdwerkinitiatieven, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2013, te verlengen tot en met 31 december 2020.

Artikel 2 Financieel directeur Alain Paesbrugghe en mevrouw Annabel Laleeuwe, deskundige vrije tijd, afdeling jeugd en sport, voor verder gevolg in kennis te stellen van deze beslissing.

Artikel 3 Deze beslissing wordt bekend gemaakt en gepubliceerd overeenkomstig artikel 286 e.v. van het decreet over het Lokaal Bestuur.

Overeenkomstig artikel 330 van dit decreet wordt de toezichthoudende overheid op de hoogte gebracht van deze bekendmaking.

5. DVV Westhoek - tweede statutenwijziging - goedkeuring.

MOTIVERING

 de artikelen 426 en 427, betrffende de statuten en statutenwijziging van dienstverlenende en opdrachthoudende verenigingen.

Statuten van de DVV Westhoek.

TOELICHTING Door de toetreding van Koksijde tot de DVV Westhoek in 2019 dient de vertegenwoordiging van de vennoten in de DVV Westhoek te worden aangepast.

De vertegenwoordiging van vennoten in de raad van bestuur is geregeld in de statuten van de DVV Westhoek.

Deze statutenwijziging is bijgevolg noodzakelijk om opnieuw te komen tot een evenwichtige vertegenwoordiging van vennoten in de raad van bestuur.

Statutenwijzigingen worden goedgekeurd met een drievierde meerderheid door de AV. Vennoten zijn minstens 90 dagen voorafgaand aan de bijeenkomst van de AV op de hoogte van het voorstel van statutenwijziging.

FEITEN EN CONTEXT De raad van bestuur van 29 april 2019 besprak de toetreding van Koksijde in de Dienstverlenende Vereniging. De algemene vergadering van 18 juni 2019 keurde de toetreding goed.

Op de bijeenkomsten van de raad van bestuur van 18 juni 2020 en 07 september 2020 werd een statutenwijziging voorbereid. Partners van de DVV Westhoek hebben negentig dagen de tijd om dit voorstel van statutenwijziging n.a.v. het Decreet over het Lokaal Bestuur ter goedkeuring aan de raad voor te leggen.

De wijzigingen hebben betrekking op art. 7 met betrekking tot de deelnemers, art. 9 met betrekking tot het maatschappelijk kapitaal, en art. 25 met betrekking tot de samenstelling van de raad van bestuur.

De samenstelling van de Raad van bestuur van de DVV Westhoek is decretaal beperkt tot maximum 15 bestuursleden. Tegelijk dienen de 17 deelnemende besturen op gelijkwaardige basis te kunnen deelnemen aan de bestuursorganen van de DVV Westhoek, waarbij aandacht wordt besteed aan regionale spreiding en gelijkwaardigheid van kleine en grote gemeenten.

Door deze statutenwijziging treedt Koksijde toe tot de raad van bestuur als permanent lid. De raad van bestuur telt bijgevolg 6 permanente leden, met

(6)

name Veurne, Diksmuide, Ieper, Poperinge, Koksijde en de West-Vlaamse Intercommunale.

De overige 12 deelnemende besturen zijn ingedeeld in drie poules van telkens vier gemeenten. In deze poules dient telkens per periode van twee jaar één gemeente afstand te doen van een bestuurdersmandaat. Een poulegemeente kan slechts één keer gedurende een lokale legislatuur geen deel uitmaken van de raad van bestuur.

VERWIJSDOCUMENTEN Tweede statutenwijziging DVV Westhoek.

BESLUIT:

Artikel 1 De raad keurt de tweede statutenwijziging van de dienstverlenende vereniging Westhoek goed.

Artikel 2 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de DVV Westhoek p/a Streekhuis Westhoek, Woumenweg 100 te 8600 Diksmuide.

6. DVV Westhoek - samenstelling van de raad van bestuur - voordragen van een lid met raadgevende stem voor de periode 2021-2022.

MOTIVERING

 de artikelen 434 en 436, betreffende de samenstelling van de raad van bestuur van dienstverlenende verenigingen.

 artikel 440, alinea 4, betreffende de deelname van leden met raadgevende stem aan de vergaderingen van de raad van bestuur Statuten van de DVV Westhoek, in het bijzonder artikel 25, betreffende de samenstelling van de raad van bestuur.

TOELICHTING De vertegenwoordiging van vennoten in de raad van bestuur is geregeld in de statuten van de DVV Westhoek.

In de DVV Westhoek heeft iedere deelnemende gemeente recht om één gemeenteraadslid, gekozen uit de gemeenteraadsleden waarvan geen enkel lid deel uitmaakt van het college van burgemeester en schepenen, voor te dragen om te zetelen als lid met raadgevende stem in de raad van bestuur.

De aanstelling als lid met raadgevende stem in de raad van bestuur van de DVV Westhoek is telkens voor periodes van 2 jaar, en dient bijgevolg voor de periode 2021-2020 te worden herhaald.

Indien geen nieuwe kandidaten worden voorgedragen wordt de aanstelling van de huidige leden verlengd.

FEITEN EN CONTEXT Uitnodiging (via e-mail) dd. 24 september 2020 van de DVV Westhoek, om voor de periode 2021-2022 een gemeenteraadslid, verkozen op een lijst waarvan geen enkele verkozene zetelt in het college van burgmester en schepenen, voor te dragen als lid met raadgevende stem in de raad van bestuur van de DVV Westhoek.

Besluit dd. 01 oktober 2020 van het college van burgemeester en schepenen om aan de gemeenteraad voor te stellen om voor de periode 2021-2022 een lid met raadgevende stem voor te dragen.

STEMRESULTAAT Gaat bij geheime stemming over tot het voordragen van gemeenteraadslid om gedurende de periode 2021-2022 te zetelen als lid met raadgevende stem in de raad van bestuur van de DVV Westhoek.

Met eenparigheid van stemmen.

BESLUIT:

Artikel 1 Gemeenteraadslid Julie Descheppere, geboren te Poperinge op 21 juni 1978, wonende Nijverheidsstraat 20 te 8650 Houthulst, wordt voor de periode 2021- 2022 voorgedragen als lid met raadgevende stem in de raad van bestuur van de DVV Westhoek.

Artikel 2 Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de DVV Westhoek p/a Streekhuis Westhoek, Woumenweg 100 te 8600 Diksmuide.

(7)

7. TMVS DV - buitengewone algemene vergadering dd. 08 december 2020 - goedkeuring van de agenda - aanduiden van een plaatsvervanger - vaststellen van het mandaat van de vertegenwoordiger / plaatsvervanger.

MOTIVERING

JURIDISCHE GROND Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 :

 Deel 3, Titel 3, betreffende de intergemeentelijke samenwerking (in het bijzonder artikel 432, alinea 3, waarbij bepaald wordt dat de vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient te worden herhaald voor elke algemene vergadering.

VOORGESCHIEDENIS De gemeente Houthulst is aangesloten bij de DV TMVS.

Gemeenteraadsbeslissing dd. 21 februari 2019 waarbij gemeenteraadsvoorzitter Geert Van Exem en gemeenteraadslid Nico Stroobant, voor de huidig legislatuur worden aangeduid, respectievelijk als vertegenwoordiger en als plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering van Farys (TMVS).

Gemeenteraadsbeslissing dd. 19 december 2019 waarbij kennis wordt genomen van het ontslag van de heer Nico Stroobant als gemeenteraadslid.

FEITEN EN CONTEXT De Statuten van de DV TMVS, Stropstraat 1 te 9000 Gent.

De gemeente werd per aangetekend schrijven van 14 september 2020, kenmerk 730097, opgeroepen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van de DV TMVS, die op 08 december 2020. Tevens werd hierbij het dossier met documentatiestukken overgemaakt aan de gemeente.

Ingevolge het ontslag van de heer Nico Stroobant als gemeenteraadslid dient er, voor het resterend gedeelte van de huidige legislatuur, een nieuwe plaatsvervangend vertegenwoordiger te worden aangeduid.

STEMRESULTAAT Gaat bij gewone stemming over tot het goedkeuren van de punten op de agenda van de buitengewone algemene vergadering van de DV TMVS dd. 08 december 2020 en tot het vaststellen van het mandaat van de vertegenwoordiger/plaatsvervangend vertegenwoordiger.

Met eenparigheid van stemmen.

Gaat bij geheime stemming over tot het aanduiden van een plaatsvervangend vertegenwoordiger in de van de gemeente Houthulst in de algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering van de DV TMVS Met eenparigheid van stemmen.

BESLUIT:

Artikel 1 De gemeenteraad beslist goedkeuring te verlenen aan alle punten op de agenda van de buitengewone algemene vergadering van de DV TMVS dd. 08 december 2020, en de daarbij behorende documentatie nodig voor het onderzoek van de agendapunten :

1. Toetreding van deelnemers

2. Actualisering van bijlagen 1 en 2 aan de statuten ingevolge toetredingen 3. Evaluatie 2020, te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie 2021

(cfr. artikel 432 DLB)

4. Begroting 2021 (cfr. artikel 432 DLB)

5. Actualisering presentievergoeding ingevolge indexaanpassing 6. Statutaire benoemingen

7. Varia.

Artikel 2 Gemeenteraadslid Olivia Masselin, geboren te Roeselare op 19 november 1978, wonende Koekoeksstraat 16 te 8650 Houthulst, wordt, voor het resterend gedeelte van het huidige legislatuur aangeduid als plaatsvervangend vertegenwoordiger van de gemeente Houthulst in de algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering van de DV TMVS.

(8)

Zij wordt gevolmachtigd om in naam van de gemeenteraad deel te nemen aan al de beraadslagingen en stemmingen, alle notulen, de aanwezigheidslijst en andere documenten te tekenen, en in het algemeen alles te doen wat nodig is om de belangen van de gemeenteraad te behartigen op deze vergaderingen.

Artikel 3 De raad draagt de aangeduide vertegenwoordiger/plaatsvervangend vertegenwoordiger op om namens het bestuur alle akten en bescheiden met betrekking tot de buitengewone algemene vergadering van de DV TMVS vastgesteld op 08 december 2020, te onderschrijven en hun stemgedrag af te stemmen op het in de beslissing van de gemeenteraad van heden bepaalde standpunt met betrekking tot de agendapunten van voormelde algemene vergadering.

Artikel 4 Een afschrift van dit besluit zal gestuurd worden aan Farys :

 hetzij per post ter attentie van Farys | TMVW, Stropstraat 1 te 9000 Gent,

 hetzij per elektronische post, 20201208BAVTMVS@farys.be .

8. Fluvius OV - buitengewone algemene vergadering dd. 09 december 2020 - goedkeuring van de agenda en de statutenwijzigingen - vaststellen van het mandaat van de vertegenwoordiger / plaatsvervanger.

MOTIVERING

VOORGESCHIEDENIS De gemeente Houthulst is aangesloten bij Fluvius Opdrachthoudende Vereniging.

Gemeenteraadsbeslissing dd. 21 februari 2019 waarbij gemeenteraadslid Eric Beghein en gemeenteraadslid Filip Despierre, voor de huidig legislatuur worden aangeduid, respectievelijk als vertegenwoordiger en als plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering van Fluvius OV.

De gemeente werd per aangetekend schrijven van 04 september 2020 opgeroepen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van Fluvius OV die op 9 december 2020 plaatsvindt in Hotel Stayen, Tiensesteenweg 168 in 3800 Sint-Truiden.

Het dossier met documentatiestukken aan de gemeente per brief van 04 september 2020 overgemaakt werd.

FEITEN EN CONTEXT De voorgestelde statutenwijzigingen vinden hun oorsprong in de verplichte aanpassing van de statuten aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV).

Daarnaast worden nog een aantal wijzigingen aangebracht :

- vermelding van het correspondentieadres van de administratieve zetel in Melle naast de maatschappelijke zetel

- verwijzing naar van toepassing zijnde bepalingen van de coöperatieve vennootschap ingevolge het nieuwe WVV.

invoeging en/of actualisering van een aantal definities.

- overige statutaire bepalingen: update, aanvulling.

Het feit dat we heden geconfronteerd worden met het coronavirus Covid-19, waarbij het op heden niet vaststaat onder welke vorm deze algemene vergadering zal kunnen plaatsvinden: fysiek, digitaal dan wel schriftelijk.

Het is mogelijk nog federale richtlijnen alsook politiebesluiten van de gouverneurs en richtlijnen via het Agentschap Binnenlands Bestuur kunnen komen omtrent het coronavirus COVID-19 (en de mogelijke evolutie in en aanpassing van deze richtlijnen en informatie) en de impact hiervan op onderhavige bijeenkomst, wordt gevraagd om een expliciete beslissing over alle

(9)

voorliggende agendapunten te nemen. Op deze manier kan desgevallend overgegaan worden tot het houden van een schriftelijke algemene vergadering indien dit noodzakelijk mocht blijken.

BESLUIT:

Artikel 1 Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de buitengewone algemene vergadering van Fluvius OV dd. 09 december 2020 met als agendapunten : 1. Aanpassen van de statuten als volgt :

• Aanpassen van de titels van Hoofstukken I, II en III en schrappen van Hoofdstuk VI

• Aanpassen van de bestaande artikels 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 8ter, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 24, 25, 26, 26bis, 27, 30, 34, 35, 37, 39, 40, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48 en bijlage 1

• Toevoegen van een artikel 2bis

• Schrappen van de bestaande artikelen 8bis, 9, 11bis, 27bis, 28, 29, 31, 32 en 33

• Hernummeren van de volledige statuten.

2. Verlenen van machtiging aan de Secretaris van de Raad van Bestuur en/of een medewerker van de directie Secretariaat-generaal van Fluvius System Operator om de beslissingen genomen in de agendapunten 1 en 4 bij authentieke akte te doen vaststellen.

3. Bespreking in het kader van artikel 432 van het decreet lokaal bestuur van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2021 alsook van het door de raad van bestuur opgestelde budget 2021.

4. Statutaire benoemingen.

5. Statutaire mededelingen.

Artikel 2 Zijn goedkeuring te hechten aan de voorgestelde statutenwijzigingen van Fluvius OV.

Artikel 3.1 In geval van een fysieke of digitale algemene vergadering.

De vertegenwoordiger van de gemeente die fysiek dan wel digitaal zal deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering van Fluvius OV op 09 december 2020 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikelen 1 en 2 van onderhavige beslissing.

Artikel 3.2 In geval van schriftelijke algemene vergadering.

Zijn akkoord te verlenen over elk van de voorliggende agendapunten, waaronder de voorgestelde statutenwijzigingen. Dit geeft het standpunt van de gemeente weer, en dient in geval van een schriftelijke algemene vergadering (zonder fysieke aanwezigheid van de vertegenwoordiger van de gemeente) als een bindend akkoord te worden beschouwd dat opgenomen zal worden in een overzichtslijst ‘houdende ontvangen inhoudelijke goedkeuringen van de deelnemers’ die gevoegd zal worden bij de notulen van bovenvermelde buitengewone algemene vergadering.

Artikel 4 Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Fluvius OV, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e-mailadres: vennootschaps-secretariaat@fluvius.be .

9. Fluvius West OV - buitengewone algemene vergadering dd. 10 december 2020 - goedkeuring van de agenda en statutenwijziging - vaststellen van het mandaat van de vertegenwoordiger / plaatsvervanger.

MOTIVERING

(10)

VOORGESCHIEDENIS De gemeente is voor één of meerdere activiteiten aangesloten is bij de Opdrachthoudende Vereniging Fluvius West.

Gemeenteraadsbeslissing dd. 21 februari 2019 waarbij gemeenteraadslid Birger Kimpe en gemeenteraadslid Eric Beghein, voor de huidig legislatuur worden aangeduid, respectievelijk als vertegenwoordiger en als plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering van Fluvius West OV.

FEITEN EN CONTEXT Gelet op het feit dat de gemeente per aangetekend schrijven van 10 september 2020 werd opgeroepen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van Fluvius West OV die op 10 december 2020 plaatsheeft in “het Fluvius-gebouw, Noordlaan 9 te 8820 Torhout”.

Het dossier met documentatiestukken werd aan de gemeente per brief van 10 september 2020 overgemaakt.

De voorgestelde statutenwijzigingen vinden vooreerst hun oorsprong in de verplichte aanpassing van de statuten aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) :

 verwijzing naar van toepassing zijnde bepalingen van de coöperatieve vennootschap ingevolge het nieuwe WVV

 vermelding inzake het sui generis karakter van de Opdrachthoudende Vereniging

 terminologie in verband met kapitaal werd in overeenstemming gebracht met het WVV, met invoering van termen zoals vermogen of inbreng (rekening 10/11 van het passief), onderscheid tussen vast en variabel kapitaal is zonder voorwerp geworden en vervangen door de statutair onbeschikbare eigenvermogensrekening

 afstemming op de bepalingen van het WVV wat betreft de procedure schriftelijke besluitvorming Raad van Bestuur en de modaliteiten voor het vergaderen op afstand van de algemene vergadering

 in overeenstemming brengen statutaire bepaling inzake de alarmbel- procedure.

Daarnaast worden nog een aantal wijzigingen worden aangebracht :

 vermelding van het correspondentieadres van de administratieve zetel in Melle naast de reeds in de statuten opgenomen zetel

 invoeging en/of actualisering van een aantal definities

 toevoeging van een bijkomende onverenigbaarheid in hoofde van een lid of voormalig lid van het personeel van Fluvius System Operator CV of van Fluvius OV

 overige statutaire bepalingen: update, aanvulling.

Aan het voorwerp (nieuwe aanduiding van het “doel” ten gevolge van de inwerkingtreding van het WVV) worden enkele wijzigingen aangebracht.

We worden heden geconfronteerd met het coronavirus COVID-19, waarbij het op heden niet vaststaat onder welke vorm deze algemene vergadering zal kunnen plaatsvinden : fysiek, digitaal dan wel schriftelijk.

Aangezien het mogelijk is dat er nog federale richtlijnen alsook politiebesluiten van de gouverneurs en richtlijnen via het Agentschap Binnenlands Bestuur komen omtrent het coronavirus COVID-19 (en de mogelijke evolutie in en aanpassing van deze richtlijnen en informatie) en de impact hiervan op onderhavige bijeenkomst, wordt gevraagd om een expliciete beslissing over alle voorliggende agendapunten te nemen. Op deze manier kan desgevallend overgegaan worden tot het houden van een schriftelijke algemene vergadering indien dit noodzakelijk mocht blijken.

(11)

BESLUIT:

Artikel 1 Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de buitengewone algemene vergadering van Fluvius West OV dd. 10 december 2020 :

1. Aanpassen van de statuten als volgt : a. Wijziging van het doel/voorwerp

b. - Aanpassen van de titels van Hoofstukken I en II en bijlage 1 en 3 - Aanpassen van de bestaande artikels 2, 2bis, 3, 3bis, 3ter, 4, 6, 7, 8, 9,

10, 11, 12, 14, 15, 16bis, 17, 19, 23, 24, 26, 28, 29, 30, 33bis, 34, 35, 36bis, 36quater, 37, 40, 41, 42, 44, en bijlage 1, 2 en 3

- Toevoegen van artikel 7, 8bis, 33ter, 37bis en 46 - Schrappen van de inleiding bij hoofdstuk IV.

2. Verlenen van machtiging aan de Secretaris van de Raad van Bestuur en/of een medewerker van de directie Secretariaat-generaal van Fluvius System Operator om de beslissingen genomen in de agendapunten 1, 5 en 6 bij authentieke akte te doen vaststellen.

3. Bespreking in het kader van artikel 432 van het Vlaams decreet lokaal bestuur houdende de intergemeentelijke samenwerking van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2021 alsook van de door de raad van bestuur opgestelde begroting 2021.

4. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig artikel 6:114 ev WVV.

6. a. Aanvaarding van de uitbreiding van de aansluiting van deelnemer(s) voor de activiteit openbare verlichting (verlichtingstoestellen, lichtbronnen en steunen) en diensten als onderdeel van ‘licht als dienstverlening’ - verslag van de raad van bestuur en van de commissaris overeenkomstig het artikel 6 : 110 WVV houdende de inbreng in natura voor de toetredingen per 1 juli 2020 en per 10 december 2020.

b. Desgevallend aanvaarding / uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.

Artikel 2 Zijn goedkeuring te hechten aan de voorgestelde statutenwijzigingen van Fluvius West met inbegrip van de voorgestelde wijziging van het doel/voorwerp van Fluvius West.

De vertegenwoordiger van de gemeente die fysiek dan wel digitaal zal deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering van Fluvius West op 10 december 2020 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikelen 1 en 2 van onderhavige beslissing.

Zijn akkoord te verlenen over elk van de voorliggende agendapunten, waaronder de voorgestelde statutenwijzigingen en wijziging van doel/voorwerp. Dit geeft het standpunt van de gemeente weer, en dient in geval van een schriftelijke algemene vergadering (zonder fysieke aanwezigheid van de vertegenwoordiger van de gemeente) als een bindend akkoord te worden beschouwd dat opgenomen zal worden in een overzichtslijst ‘houdende ontvangen inhoudelijke goedkeuringen van de deelnemers’ die gevoegd zal worden bij de notulen van bovenvermelde buitengewone algemene vergadering en waarbij de individuele gemeenteraadsbeslissingen via het digitaal loket zullen overgemaakt worden aan de toezichthoudende overheid.

Artikel 4 Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Fluvius West OV, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), uitsluitend op het e-mailadres : vennootschapssecretariaat@fluvius.be .

(12)

10. Gaselwest OV - buitengewone algemene vergadering dd. 15 december 2020 - goedkeuring van de agenda, de statutenwijziging en de wijziging van het voorwerp (doel) - vaststellen van het mandaat van de vertegenwoordiger / plaatsvervanger.

MOTIVERING

VOORGESCHIEDENIS De gemeente is voor één of meerdere activiteiten aangesloten bij de Opdrachthoudende Vereniging Gaselwest.

Gemeenteraadsbeslissing dd. 21 februari 2019 waarbij gemeenteraadslid Birger Kimpe en gemeenteraadslid Eric Beghein, voor de huidig legislatuur worden aangeduid, respectievelijk als vertegenwoordiger en als plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergadering en de buitengewone algemene vergadering van Gaselwest OV.

FEITEN EN CONTEXT De gemeente werd per aangetekend schrijven van 09 september 2020 opgeroepen om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van Gaselwest OV, die op 15 december 2020 plaatsheeft in “Het Regiogebouw”, P.

Kennedypark 12 te 8500 Kortrijk”.

Het dossier met documentatiestukken werd aan de gemeente per brief van 10 september 2020 overgemaakt.

De voorgestelde statutenwijzigingen vinden vooreerst hun oorsprong in de verplichte aanpassing van de statuten aan het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV) :

 verwijzing naar van toepassing zijnde bepalingen van de coöperatieve vennootschap ingevolge het nieuwe WVV

 vermelding inzake het sui generis karakter van de Opdrachthoudende Vereniging.

 terminologie in verband met kapitaal werd in overeenstemming gebracht met het WVV, met invoering van termen zoals vermogen of inbreng (rekening 10/11 van het passief), onderscheid tussen vast en variabel kapitaal is zonder voorwerp geworden en vervangen door de statutair onbeschikbare eigenvermogensrekening

 afstemming op de bepalingen van het WVV wat betreft de procedure schriftelijke besluitvorming Raad van Bestuur en de modaliteiten voor het vergaderen op afstand van de Algemene Vergadering

 in overeenstemming brengen statutaire bepaling inzake de alarmbel- procedure.

Daarnaast worden nog een aantal wijzigingen aangebracht :

 vermelding van het correspondentieadres van de administratieve zetel in Melle naast de reeds in de statuten opgenomen zetel

 invoeging en/of actualisering van een aantal definities

 toevoeging van een bijkomende onverenigbaarheid in hoofde van een lid of voormalig lid van het personeel van Fluvius System Operator cv of van Fluvius Opdrachthoudende Vereniging

 overige statutaire bepalingen : update, aanvulling.

Aan het voorwerp (nieuwe aanduiding van het “doel” ten gevolge van de inwerkingtreding van het WVV) worden wijzigingen aangebracht.

We worden heden geconfronteerd met het coronavirus COVID-19, waarbij het op heden niet vaststaat onder welke vorm deze algemene vergadering zal kunnen plaatsvinden : fysiek, digitaal dan wel schriftelijk.

Aangezien het mogelijk is dat er nog federale richtlijnen alsook politiebesluiten van de gouverneurs en richtlijnen via het Agentschap Binnenlands Bestuur komen omtrent het coronavirus COVID-19 (en de mogelijke evolutie in en

(13)

aanpassing van deze richtlijnen en informatie) en de impact hiervan op onderhavige bijeenkomst, wordt gevraagd om een expliciete beslissing over alle voorliggende agendapunten te nemen. Op deze manier kan desgevallend overgegaan worden tot het houden van een schriftelijke algemene vergadering indien dit noodzakelijk mocht blijken.

BESLUIT:

Artikel 1 Zijn goedkeuring te hechten aan de agenda van de buitengewone algemene vergadering van Gaselwest OV dd. 15 december 2020 :

1. Aanpassen van de statuten als volgt : a. -- Wijziging van het doel/voorwerp

b.- - Aanpassen van de titels van Hoofstukken I en II

- Aanpassen van de bestaande artikels 2, 2bis, 3, 4, 4bis, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 14, 15, 16bis, 17, 19, 24, 27bis, 28, 29bis, 30, 31, 32, 35, 36, 37, 37bis, 38, 40 en de bijlage 1bis en bijlage 3

- Toevoegen van een artikel 2bis en artikel 29ter.

2. Verlenen van machtiging aan de Secretaris van de Raad van Bestuur en/of een medewerker van de directie Secretariaat-generaal van Fluvius System Operator om de beslissingen genomen in de agendapunten 1, 6 en 7 bij authentieke akte te doen vaststellen.

3. Bespreking in het kader van artikel 432 van het Vlaams decreet lokaal bestuur houdende de intergemeentelijke samenwerking van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2021 alsook van de door de raad van bestuur opgestelde begroting 2021.

4. Vaststelling van de uitkering overeenkomstig artikel 6:114 ev WVV.

5. Financiering van de verkrijging van aandelen van de vennootschap door derden.

7. a. Aanvaarding van de uitbreiding van de aansluiting van deelnemer(s) voor de activiteit openbare verlichting (verlichtingstoestellen, lichtbronnen en steunen) en diensten als onderdeel van ‘licht als dienstverlening’ - verslag van de raad van bestuur en van de commissaris overeenkomstig het artikel 6 : 110 WVV houdende de inbreng in natura voor de toetredingen per 1 juli 2020 en per 15 december 2020

b. Desgevallend aanvaarding / uitbreiding activiteiten gemeenten voor (neven)activiteiten.

Artikel 2 Zijn goedkeuring te hechten aan de voorgestelde statutenwijzigingen van Gaselwest met inbegrip van de voorgestelde wijziging van het doel/voorwerp van Gaselwest.

De vertegenwoordiger van de gemeente die fysiek dan wel digitaal zal deelnemen aan de buitengewone algemene vergadering van Gaselwest OV op 15 december 2020 (of iedere andere datum waarop deze uitgesteld of verdaagd zou worden), op te dragen zijn/haar stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad van heden inzake voormeld artikelen 1 en 2 van onderhavige beslissing.

Zijn akkoord te verlenen over elk van de voorliggende agendapunten, waaronder de voorgestelde statutenwijzigingen en wijziging van doel/voorwerp. Dit geeft het standpunt van de gemeente/stad weer, en dient in geval van een schriftelijke algemene vergadering (zonder fysieke aanwezigheid van de vertegenwoordiger van de gemeente) als een bindend akkoord te worden beschouwd dat opgenomen zal worden in een overzichtslijst ‘houdende ontvangen inhoudelijke goedkeuringen van de deelnemers’ die gevoegd zal worden bij de notulen van bovenvermelde buitengewone algemene vergadering en waarbij de individuele gemeenteraadsbeslissingen via het digitaal loket zullen overgemaakt worden aan de toezichthoudende overheid.

(14)

Artikel 4 Het college van burgemeester en schepenen te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Gaselwest OV, ter attentie van het secretariaat (in pdf-versie), enkel op het e-mailadres : vennootschapssecretariaat@fluvius.be .

11. Toekennen van een straatbenaming voor de nieuwe straat, gelegen tussen de Borstelstraat en de Koordendraaiershoek te Houthulst - principebeslissing.

MOTIVERING

JURIDISCHE GROND Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 40, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad.

Decreet tot bescherming van de namen van de openbare wegen en pleinen van 28 januari 1977, gewijzigd bij decreten van 04 februari 1997 en 29 november 2002.

Besluit van de Vlaamse regering van 23 juli 1997 ter uitvoering van artikel 3 van voormeld decreet van 28 januari 1977.

VOORGESCHIEDENIS De gemeenteraad keurde op 22 augustus 2019 de ontworpen wegenis zoals zij voorkomt op de raming, het bestek en de plannen, die op 18 maart 2019 door middel van het omgevingsloket aan de gemeente Houthulst overgemaakt werden en die deel uitmaken van de aanvraag voor een omgevingsvergunning van de BVBA Residentie, Marktstraat 20 bus 1 te 8460 Oudenburg, voor het verkavelen van grond tussen de Koordendraaiershoek, Jonkershove-, Borstel- en Schoolstraat, in 22 kavels, goed.

Op 19 september 2019 werd een omgevingsaanvraag tot het verkavelen van grond tussen de Koordendraaiershoek en de Borstelstraat, door de BVBA Residentie (Markt 20 bus 1 te Oudenburg) goedgekeurd.

FEITEN EN CONTEXT De BVBA Residentie heeft de toelating om kavels in deze verkaveling te mogen verkopen.

Beslissing dd. 25 juni 2020 van het college van burgemeester, om cultuurraad te verzoeken een nieuwe straatnaam voor de nieuwe weg in de verkaveling van de BVBA Residentie, tussen de Borstelstraat en de Koordendraaiershoek voor te stellen.

Alleen de gemeenteraad is bevoegd tot het vaststellen en wijzigen van namen van openbare wegen en pleinen.

Bij een procedure tot toekennen/wijzigen van een straatnaam, moeten de gemeenten onder andere de volgende, praktische stappen volgen :

 vaststellen van de noodzaak van de naam van een straat

 facultatief : overmaken van vraag aan de cultuurraad en formuleren van voorstel door de cultuurraad

 college beslist over de voorlopige naam

 voorlopige aanvaarding van de naam door de gemeenteraad

 organiseren van een openbaar onderzoek en eventueel behandelen van de bezwaren

 definitieve beslissing door de gemeenteraad

 informeren bevoegde diensten.

Beslissing dd. 17 september 2020 van het college van burgemeester en schepenen waarbij de voorgestelde straatbenaming aanvaard wordt :

“Aardewerkersstraat”.

BESLUIT:

Artikel 1 Principieel akkoord te gaan met de naam “ Aardewerkersstraat “ als naam voor de nieuwe straat in de verkaveling van de BVBA Residentie, tussen de Borstelstraat en de Koordendraaiershoek.

Artikel 2 Het college te belasten met de verder te volgen procedure, in het bijzonder het organiseren van een openbaar onderzoek en eventueel behandelen van de ingediende bezwaren.

(15)

12. Toekennen straatbenaming aan de nieuwe driebenige straat, gelegen tussen de Paardedreef en Nijverheidsstraat, ter uitbreiding van de industriezone - principebeslissing.

OTIVERING

Decreet tot bescherming van de namen van de openbare wegen en pleinen van 28 januari 1977, gewijzigd bij decreten van 04 februari 1997 en 29 november 2002.

Besluit van de Vlaamse regering van 23 juli 1997 ter uitvoering van artikel 3 van voormeld decreet van 28 januari 1977.

VOORGESCHIEDENIS De gemeenteraad keurde op 28 maart 2019 de ontworpen wegenis zoals zij voorkomt op de raming, het bestek en de plannen, die op 14 december 2018 door middel van het omgevingsloket aan de gemeente Houthulst overgemaakt werden en die deel uitmaken van de aanvraag voor een omgevingsvergunning van de NV Groen Brugge, Kapellestraat 117 te 8020 Oostkamp, voor het uitvoeren van infrastructuurwerken voor de uitbreiding van het bedrijventerrein, goed.

Op 28 november 2019 werd vervolgens door de bestendige deputatie, in beroep, de omgevingsaanvraag tot het uitvoeren van infrastructuurwerken voor de uitbreiding van het bedrijventerrein van de NV Groen Brugge goedgekeurd.

FEITEN EN CONTEXT De NV Groen Brugge voldoet intussen aan de voorwaarden om kavels in deze verkaveling te mogen verkopen.

Alleen de gemeenteraad is bevoegd tot het vaststellen en wijzigen van namen van openbare wegen en pleinen.

Bij een procedure tot toekennen/wijzigen van een straatnaam, moeten de gemeenten o.a. de volgende, praktische stappen volgen :

 vaststellen van de noodzaak van de naam van een straat

 facultatief : overmaken van vraag aan de cultuurraad en formuleren van voorstel door de cultuurraad

 college beslist over de voorlopige naam

 voorlopige aanvaarding van de naam door de gemeenteraad

 organiseren van een openbaar onderzoek en eventueel behandelen van de bezwaren

 definitieve beslissing door de gemeenteraad

 informeren bevoegde diensten.

Beslissing dd. 08 oktober 2020 van het college van burgemeester en schepenen waarbij de naam “Adhemar Lavensstraat” als straatbenaming voor de nieuwe straat, gelegen tussen de Paardedreef en Nijverheidsstraat op het bedrijventerrein te Houthulst, wordt aanvaard.

BESLUIT:

Artikel 1 Principieel akkoord te gaan met de naam “Adhemar Lavensstraat“ als straatbenaming voor de nieuwe straat gelegen tussen de Paardedreef en Nijverheidsstraat op het bedrijventerrein te Houthulst.

Artikel 2 Het college te belasten met de verder te volgen procedure, in het bijzonder het organiseren van een openbaar onderzoek en eventueel behandelen van de ingediende bezwaren.

13. Omgevingsaanvraag van de bvba Vastgoed Actief (Marktstraat 20 bus 1 te Oudenburg) voor het verkavelen van grond in de Borstelstraat in 4 loten - goedkeuring wegenis.

MOTIVERING

(16)

Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 25 april 2014 betreffende de omgevingsvergunning, in het bijzonder artikel 47 volgens de welke de gemeenteraad een besluit moet nemen over vergunningsaanvragen die wegenwerken omvatten waarvoor de gemeenteraad beslissingsbevoegdheid heeft.

FEITEN EN CONTEXT Op 30/06/2020 diende de bvba Vastgoed Actief (Marktstraat 20 bus 1 te Oudenburg) een omgevingsaanvraag in voor het verkavelen van grond in de Borstelstraat in 4 kavels.

In het verkavelingsontwerp is het aanleggen en kosteloos afstaan, over de volledige straatbreedte van de verkaveling, van een 1 m brede strook voorzien.

De voorziene wijziging van de rooilijn moet, ter goedkeuring, aan de gemeenteraad voorgelegd worden.

De gemeenteraad moet hierbij kennis hebben van de resultaten van het openbaar onderzoek.

Naar aanleiding van dit openbaar onderzoek werden geen bezwaren ingediend.

Een plan van de voorziene infrastructuur en een kostenraming maken o.a. deel uit van het aanvraagdossier.

Alle kosten voor de realisatie van dit project zijn ten laste van de aanvrager.

Proximus, Fluvius, Telenet en de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening adviseerden de aanvraag (voorwaardelijk) gunstig.

BESLUIT:

Enig artikel De gemeenteraad keurt de voorziene wegenis in de omgevingsaanvraag van de bvba Vastgoed Actief (Marktstraat 20 bus 1 te Oudenburg) voor het verkavelen van grond in de Borstelstraat in 4 kavels goed.

14. GECORO - samenstelling - benoeming van een voorzitter, een onder- voorzitter, de leden/plaatsvervangers en een secretaris.

Gedurende de behandeling van dit agendapunt verlaat, in toepassing van de artikelen 7 en 27 van het Decreet over het Lokaal Bestuur, gemeenteraadsvoorzitter Geert Van Exem de zitting en wordt het voorzitterschap waargenomen door het gemeenteraadslid met de hoogste rang, schepen Erik Verbeure.

MOTIVERING

JURIDISCHE GROND - Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017, in het bijzonder artikel 40, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad en artikel 304, §3, tweede lid m.b.t. de evenwichtige vertegenwoordiging van vrouwen en mannen

- Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening, inzonderheid artikel 1.3.3. en artikel 1.3.4.

- Besluit van de Vlaamse Regering van 19/05/2000 tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de organisatie en de werkwijze van de provinciale en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening (met inbegrip van de latere wijzigingen)

VOORGESCHIEDENIS In zitting van 24 april 2001 besliste de gemeenteraad onder andere dat de GECORO van Houthulst uit 9 effectieve leden en 2 plaatsvervangers bestaat en als volgt moet samengesteld worden :

 1 vertegenwoordiger van een werkgeversorganisatie

 2 vertegenwoordigers van een landbouworganisaties

 2 vertegenwoordigers van een werknemersorganisaties

 1 vertegenwoordiger van een seniorenorganisatie

 3 overige leden die gekozen worden uit de personen, organisaties en/of verenigingen die zich reeds kandidaat gesteld hebben om in de GECORO te zetelen. Deze 3 vertegenwoordigers mogen echter geen deel uitmaken van de reeds hiervoor vermelde maatschappelijke geledingen.

Van de 9 leden moeten minimum 3 leden deskundigen zijn.

(17)

FEITEN EN CONTEXT De hierboven vermelde samenstelling van de GECORO voldoet nog steeds aan de voorwaarden die met betrekking tot de oprichting en samenstelling van de GECORO in de Codex Ruimtelijke Ordening en in het hiervoor vermelde besluit van de Vlaamse Regering opgesomd worden en garandeert een verdere representatieve vertegenwoordiging van de diverse maatschappelijke geledingen binnen de gemeente.

In de praktijk moet de gemeenteraad van Houthulst bijgevolg opnieuw de volgende personen aanstellen :

 1 voorzitter (die deskundig inzake ruimtelijke ordening is)

 8 effectieve leden met 8 plaatsvervangers

 1 secretaris.

De volgende personen of organisaties hebben een kandidatuur ingediend om in de GECORO te zetelen :

a) als deskundigen inzake ruimtelijke ordening :

➢ Martine Degroote (wonende Slijpstraat 3C te Houthulst) (werkzaam in een landmeetkundig studie- en expertisebureau en al jarenlang lid van de GECORO)

➢ Dimitri Dekein (wonende Jonkerhovestraat 80 te Houthulst) (werkt bij de dienst leefomgeving van de gemeente Houthulst)

➢ Rudy Depoorter (wonende Iepersteenweg 98 te Houthulst) (landmeter en al jarenlang voorzitter van de GECORO)

➢ Natasja Rotsaert (wonende Jonkershovestraat 30 te Houthulst) (werkzaam in een landmeetkundig studie- en expertisebureau)

➢ José Vandendriessche (wonende Stadenstraat 10 te Houthulst) (voormalig landmeter en al jarenlang ondervoorzitter van de GECORO)

b) als vertegenwoordigers van de verschillende maatschappelijke geledingen :

─ namens de werkgevers :

➢ namens Voka : André Decruy (wonende Iepersteenweg 78 te Houthulst)

➢ namens Unizo : Isabel Mabesoone (wonende Kouterstraat 77C te Houthulst)

─ namens het A.B.S. Merkem-Houthulst (landbouworganisatie) :

➢ als effectief lid : Dirk Bintein (wonende Vredenhofstraat 6 te Houthulst)

➢ als plaatsvervanger : Geert Leeman (wonende Vijfhuizenstraat 5 te Diksmuide)

─ namens de Boerenbond (landbouworganisatie) :

➢ als effectief lid : Mark Declerck (wonende Groenestraat 16 te Houthulst)

➢ als plaatsvervanger : Wim Van Exem (wonende Sneppestraat 10 te Houthulst)

─ namens Beweging.net (werknemersorganisatie) :

➢ als effectief lid : Gisèle Derycke (wonende Iepersteenweg 22 te Houthulst)

➢ als plaatsvervanger van het hiervoor vermelde effectieve lid : Marc Bonduel (wonende Slijpstraat 9F te Houthulst)

➢ als plaatsvervanger van de hierna vermelde vertegenwoordiger van het A.B.V.V. (dat zelf geen plaatsvervanger aanduidde) : Willy Vanclooster (wonende Kleine Slijpstraat 1A te Houthulst)

─ namens het A.B.V.V. (werknemersorganisatie) :

➢ Patrick Vandewiele (wonende Gentseleenstraat 2C te Houthulst)

─ namens de seniorenadviesraad :

➢ als effectief lid : Maria Schaut (wonende Pletstraat 9 te Houthulst)

➢ als plaatsvervanger : Nicole Schoolaert (wonende Cassierslaan 24 te Houthulst).

Op basis van hun studies en/of beroepservaring wordt geoordeeld dat alle kandidaat-deskundigen voldoende deskundig zijn.

In zitting van 08 oktober 2020 besliste het college het volgende :

➢ Rudy Depoorter wordt opnieuw voorgedragen als voorzitter van de GERORO

➢ José Vandendriessche wordt opnieuw voorgedragen als ondervoorzitter van de GECORO

(18)

➢ Kris Vercooren (beleidsverantwoordelijke grond gemeente Houthulst) wordt opnieuw voorgedragen als secretaris van de GECORO (zonder stemrecht).

FINANCIËLE GEVOLGEN Er zijn geen financiële gevolgen ten opzichte van de bestaande toestand.

STEMRESULTAAT 1/ De gemeenteraad gaat bij geheime stemming over tot het aanduiden van drie deskundigen die als effectief lid zullen zetelen in de GECORO.

Deze stemming geeft de volgende uitslag :

+ Martine Degroote : 16 ja-stemmen en 2 onthoudingen + Dimitri Dekein : 18 blanco stemmen

+ Rudy Depoorter : 17 ja-stemmen en 1 onthouding + Natasja Rotsaert : 1 ja-stem en 17 blanco stemmen

+ José Vandendriessche : 15 ja-stemmen, 1 neen-stem en 2 onthoudingen.

2/ De gemeenteraad gaat bij geheime stemming over tot het aanduiden van een voorzitter en ondervoorzitter van de GECORO (deze voorzitter en ondervoorzitter worden gekozen uit de drie eerder aangeduide deskundigen).

Deze stemming geeft de volgende uitslag : - voor de functie van voorzitter :

+ Rudy Depoorter : 17 ja-stemmen en 1 onthouding - voor de functie van ondervoorzitter :

+ José Vandendriessche : 16 ja-stemmen en 2 onthoudingen

3/ De gemeenteraad gaat bij geheime stemming over tot het aanduiden van de plaatsvervanger van de ondervoorzitter (de voorzitter heeft geen plaatsvervanger).

+ Dimitri Dekein : 16 ja-stemmen, 1 neen-stem en 1 onthouding

De gemeenteraad gaat bij geheime stemming over tot het aanduiden van de plaatsvervanger van de derde aangeduide deskundige.

+ Natasja Rotsaert : 16 ja-stemmen en 2 onthoudingen

4/ De gemeenteraad gaat bij geheime stemming over tot het aanduiden van de zes overige effectieve leden van de GECORO die de verschillende maatschappelijke geledingen zullen vertegenwoordigen.

─ als vertegenwoordig(st)er van een werkgeversorganisatie : + Isabel Mabesoone : 17 ja-stemmen en 1 onthouding

─ als eerste vertegenwoordiger van een landbouworganisatie (ABS) : + Dirk Bintein : 16 ja-stemmen en 2 onthoudingen

─ als tweede vertegenwoordiger van een landbouworganisatie (Boerenbond) : + Mark Declerck : 16 ja-stemmen en 2 onthoudingen

─ als eerste vertegenwoordigster van een werknemersorganisatie (Beweging.net) :

+ Gisèle Derycke : 15 ja-stemmen, 1 neen-stem en 2 onthoudingen

─ als tweede vertegenwoordiger van een werknemersorganisatie (ABVV) : + Patrick Vandewiele : 16 ja-stemmen 1 neen-stem en 1 onthouding

─ als vertegenwoordiger van de senioren :

+ Maria Schaut : 15 ja-stemmen, 2 neen-stemmen en 1 onthouding.

5/ De gemeenteraad gaat bij geheime stemming over tot het aanduiden van de zes overige plaatsvervangers van de GECORO die de verschillende maatschappelijke geledingen zullen vertegenwoordigen bij afwezigheid van hun effectief lid.

─ André Decruy (vertegenwoordiger van een werkgeversorganisatie) : 15 ja- stemmen, 2 onthoudingen en 1 blanco stem

─ Geert Leeman (vertegenwoordiger van een landbouworganisatie, namelijk het ABS) : 16 ja-stemmen en 2 onthoudingen

(19)

─ Wim Van Exem (vertegenwoordiger van een landbouworganisatie, namelijk De Boerenbond) : 16 ja-stemmen en 2 onthoudingen

─ Marc Bonduel (vertegenwoordiger van een werknemersorganisatie – vervangt het effectief lid dat Beweging.net vertegenwoordigt) : 16 ja- stemmen en 2 onthoudingen

─ Willy Vanclooster (vertegenwoordiger van een werknemersorganisatie – vervangt het effectief lid dat het ABVV vertegenwoordigt) : 16 ja-stemmen en 2 onthoudingen

─ Nicole Schoolaert (vertegenwoordiger van de senioren) : 15 ja-stemmen, 2 onthoudingen en 1 blanco stem.

6/ De gemeenteraad gaat bij geheime stemming over tot het aanduiden van een secretaris van de GECORO. Het college stelde Kris Vercooren voor.

De stemming geeft de hierna vermelde uitslag : 18 ja-stemmen.

BESLUIT:

Artikel 1 Volgende personen te benoemen als respectievelijk leden en plaatsvervangers van de GECORO :

 als deskundigen inzake ruimtelijke ordening :

➢ als effectief lid : Rudy Depoorter (zonder plaatsvervanger)

➢ als effectief lid : José Vandendriessche, met als plaatsvervanger Dimitri Dekein

➢ als effectief lid : Martine Degroote, met als plaatsvervanger Natasja Rotsaert

 als vertegenwoordiger van een werkgeversorganisatie :

➢ als effectief lid : Isabel Mabesoone, met als plaatsvervanger André Decruy

 als vertegenwoordigers van landbouworganisaties :

➢ als effectief lid : Dirk Bintein, met als plaatsvervanger Geert Leeman

➢ als effectief lid : Marc Derycke, met als plaatsvervanger Wim Van Exem

 als vertegenwoordigers van werknemersorganisaties :

➢ als effectief lid : Gisèle Derycke, met als plaatsvervanger Marc Bonduel

➢ als effectief lid Patrick Vandewiele, met als plaatsvervanger Willy Vanclooster

 als vertegenwoordigers van de senioren :

➢ als effectief lid Maria Schaut met als plaatsvervanger Nicole Schoolaert.

Artikel 2 De heer Rudy Depoorter wordt benoemd als voorzitter van de GECORO.

De heer José Vandendriessche wordt benoemd als ondervoorzitter van de GECORO.

De heer Kris Vercooren wordt benoemd als secretaris van de GECORO.

16. Agendapunt toegevoegd door voorzitter Geert Van Exem - aanpassen van het meerjarenplan 2020-2025 - brief met vaststellingen door het Agentschap Binnenlands Bestuur - kennisneming.

MOTIVERING

JURIDISCHE GROND De bepalingen van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

Het besluit van de Vlaamse regering van 25.06.2010 houdende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de OCMW’s.

De omzendbrief KB/ABB 2019/4 van 03 mei over de strategische meerjaren- plannen 2020-2025.

Het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.

Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.

VOORGESCHIEDENIS De beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2019 houdende de vaststelling van het meerjarenplan 2020-2025.

(20)

De beslissingen van de gemeenteraad van 17 september 2020 betreffende de wijziging van het Meerjarenplan 2020-2025.

Bekendmaking op de gemeentelijke website en melding aan het Agentschap Binnenlands Bestuur op 21 september 2020 van de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025.

FEITEN EN CONTEXT De brief nr. LF-MJPBBC-20.0846, van het Agentschap Binnenlands Bestuur, Afdeling Lokale Financiën, VAC Herman Teirlinckgebouw, Havenlaan 88 bus 70 te 1000 Brussel, met de vaststelling dat :

 het schema T2 zoals vastgesteld door de raad en zoals digitaal gerapporteerd aan de Vlaamse regering, niet volledig overeenstemmen

 dit verschil zijn oorzaak vindt in het inschrijven van 25.000 euro bijkomend krediet voor de vervanging van de toegangspoorten van het brandweerarsenaal, vlak voor het moment dat de documenten van de aanpassing werden bezorgd aan de raadsleden die, per vergissing, het

“oude” schema T2 (zonder vermelding van dit krediet van 25.000 euro) toegestuurd kregen

 dit verschil geen invloed heeft op het beschikbaar budgettair resultaat en de autofinancieringsmarge

 zij het – omwille van de informatieplicht aan de raad – toch noodzakelijk vinden dat de raad wordt ingelicht van de foutieve weergave van het bedrag zoals opgenomen voor het boekjaar 2020 in de rubriek I.BV.1.a “Terreinen en gebouwen” van het schema T2.

BESLUIT:

Artikel 1 De raad neemt kennis van de brief nr. LF-MJPBBC-20.0846, van het Agentschap Binnenlands Bestuur, Afdeling Lokale Financiën, VAC Herman Teirlinckgebouw, Havenlaan 88 bus 70 te 1000 Brussel, met hun vaststellingen betreffende de aanpassing op 27 september 2020 van het Meerjarenplan 2020-2025.

Artikel 2 De besluit wordt bekendgemaakt cf. de artikelen 285 tot en met 288 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van deze bekendmaking cf. artikel 330 van het Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017.

17. Agendapunt toegevoegd door raadslid Julie Descheppere - dringende maatregelen met betrekking tot de noodfondsen - besteding van het aan Houthulst toegekende bedrag.

Naar aanleiding van het verzoek van raadslid Julie Descheppere geeft eerste schepen Jeroen Vandromme aan de hand van een PowerPointpresentatie een stand van zaken over de besteding van bedrag dat aan de gemeente Houthulst werd toegekend in het kader van het decreet van 19 juni 2020 tot het nemen van dringende maatregelen met betrekking tot de noodfondsen voor cultuur, jeugd, sport, media en de lokale besturen, en met betrekking tot de armoedebestrijding naar aanleiding van de COVID-19-pandemie

De presentatie zal in PDF-vorm aan de gemeenteraadsleden worden toegestuurd.

B ESPREEKPUNTEN . 15. Varia.

Raadslid Tanja Greitsch informeert naar de exacte kostprijs voor het aanleggen van de hondenspeelweide.

Raadslid Filip Vanhevel vraagt om op de begraafplaatsen zo spoedig mogelijk de ontbrekende “Pro Patria bordjes” te plaatsen.

(21)

De algemeen directeur De voorzitter

Dries Braeye Geert Van Exem