Verslag Medezeggenschapsraad Scholen aan Zee
Datum 29-06-2020 Tijd 17:00 – 20:00
Locatie Agora Lyceum aan Zee Voorzitter R. Schaap
Aanwezig leerlingen Mathijn Brink, Amber Monsanto en Charlotte Ravensburg;
ouders M. Brink, R. Bruin en M. Krijtenberg;
personeel R. van Deutekom J. Lubbi en E. Stolk;
voorzitter CvB R. de Voogd, bestuurssecretaris E. Dirks, algemeen directeur H. van Beekum, hoofd HR S. van Acquooij en notulist K. v. Gelder
Afwezig Ouders: R. Bruin; personeel: A. van Kessel en M. Versluijs
1 Opening en vaststelling agenda
De voorzitter heet de aanwezigen welkom op deze skype-vergadering.
Er wordt een extra punten aan de agenda toegevoegd: afronding cijfers/aanpassing bevorderingsnormen. Het stuk wordt uitgedeeld. Agendapunt 4.2.b. Rekenbeleidsplan Scholen aan Zee wordt ingetrokken. De agenda wordt vastgesteld. Daar dhr. Van Beekum de vergadering tussentijds zal verlaten worden de agendapunten waarbij zijn aanwezig gewenst is, naar voren gehaald.
2.1 a.
Mededelingen MR
De digitale MR-verkiezing is achter de rug. 77% van de kiesgerechtigden heeft een stem uitgebracht. De dames Mirjam Kisteman en Carolien Raadgers zijn daarbij verkozen tot vertegenwoordiging van het personeel. In de vacature van Charlotte Ravensburg – die geslaagd is voor haar diploma en de MR zal verlaten - zal Ashley Kloos worden benaderd;
zij staat als vierde op de lijst van de in 2019 gekozen leerlingen. Mw. Van Gelder zal haar benaderen.
2.2 a.
b.
c.
Mededelingen CvB
Het herstelonderzoek door de onderwijsinspectie van de afdelingen havo en vwo heeft op 10 juni jl. plaatsgevonden. Het behoort tot de mogelijkheden dat het oordeel ‘voldoende’
is, maar dit kan alleen als de inspectie de resultaten van dit schooljaar mag meewegen en daarvoor is toestemming van de directeur onderwijs nodig.
Het bestuursgericht onderzoek en het verificatieonderzoek bij Schakel aan Zee en Mavo aan Zee worden gehouden op 8 en 9 september a.s.
In dat kader zullen er ook gesprekken met delegaties van MR en RvT worden gehouden.
De RvT heeft in de vergadering van 10 juni jl. besloten over te gaan tot een eenhoofdig CvB. De belangrijkste overweging daarbij is de schaalgrootte van Scholen aan Zee en een bestuur dat past bij de nieuw voorgestelde managementstructuur, waar alles bij is belegd; zie hiervoor agendapunt 4.2.e.
3.
-
-
Vaststelling verslag van 8 juni 2020 + actielijst
4.1.a Traject nieuwe Arbodienst: Zoals afgesproken heeft mw. Van Acquooij de MR informatie over het ROC-traject met Arbobutler toegestuurd. Hoe kijkt de MR daar tegenaan? De MR laat weten de stukken niet te hebben ontvangen. Mw. Van Acquooij kijkt het na en zal de stukken opnieuw versturen.
Agenderen volgende MR-vergadering: in de huidige MR-structuur is het niet noodzakelijk dat iedere locatie/afdeling vertegenwoordigd is. Dit maakt het voor de MR lastig
-
inspraak/achterbanraadpleging te regelen, zeker als het voorstel een bepaalde locatie/afdeling betreft.
N.a.v. de rondvraag inzake ventilatie gebouwen: Het CvB laat weten dat het protocol over de opstart van scholen na de zomervakantie wordt afgewacht. Op dit moment zijn
eventuele bouwkundige aanpassingen niet snel te realiseren, dus de scholen gaan open in de bestaande gebouwen. Specifieke situaties worden apart bekeken.
Het verslag wordt vastgesteld.
4.1 Punten ter discussie/oriëntatie 4.1a
4.1b
Procesbeschrijving nieuw taakbeleid
Mw. Van Acquooij licht de werkwijze toe. De MR vindt het een ambitieus tijdspad en hoopt dat het gehaald wordt. Om draagvlak te creëren zullen op meerdere dagen bijeenkomsten voor medewerkers worden ingepland. De personeelsgeleding vraagt zich af of, wanneer zij in een vroeg stadium al bij diverse besluitvormingsprocessen worden betrokken, uit komen met de MR-taakuren. Het CvB stelt voor dat ze dit bijhouden, zodat het later geëvalueerd kan worden.
Visie loopbaanbegeleiding Scholen aan Zee
Dhr. Van Beekum licht toe dat het stuk uit gaat van één school, één gedachte i.p.v. ver- schillende culturen en werkwijzen. Het visiestuk is tot stand gekomen vanuit een werk- groep bestaande uit de LOB’ers, externe experts en de TL’ers. In september/oktober volgt een LOB-agenda per afdeling en komt het voorstel ter vaststelling terug in de MR. De vraag voor nu is of de werkgroep hiermee op de goede weg zit?
Advies namens mw. Van Kessel: verwijzing naar mentortaken opnemen en aangeven hoeveel taakuren hiervoor staan.
In het stuk wordt de aansluiting ‘op de wereld’ gemist, evenals een link naar mbo, hbo etc.
Ook ziet de MR er graag een pdca-cyclus in opgenomen (kwaliteitscriteria en tijdpad).
Ook scholing voor docenten en het benodigde niveau/de verwachting van een LOB’er wordt gemist.
Dhr. Van Beekum neemt deze aandachtspunten mee.
4.2 Punten ter instemming/advies
4.2a Functiemix (LB/LC/LD-beleid/loopbaanbeleid)
Mw. Van Acquooij licht het plan toe. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de functiebeschrijvingen; na de zomervakantie wordt dat proces afgerond. Op de vraag waarom Scholen aan Zee een percentage van 20% LD aanhoudt terwijl dit landelijk op 28% ligt, laat mw. Van Acquooij weten dat er de komende jaren door natuurlijk verloop veel ruimte komt in de groep LD; dit biedt docenten binnen Scholen aan Zee voldoende perspectief. Daarnaast heeft Scholen aan Zee het perspectief in de categorie LC verhoogd. Op dit moment is nog niet duidelijk welke mogelijkheden er zijn voor vmbo- docenten om door te groeien naar LD-docent, maar dit wordt onderzocht en mogelijk gemaakt.
De voorzitter wijst nog op enkele typefoutjes in de toelichting; die moeten gecorrigeerd worden.
De personeelsgeleding stemt in met de functiemix.
4.2b Rekenbeleidsplan Scholen aan Zee Het voorstel is ingetrokken.
4.2c PTA’s + PTA-reglementen 2020-2021
De deadline voor het aanleveren van de PTA’s voor het nieuwe schooljaar is niet gehaald;
dit is te wijten aan het extra werk dat aanpassing van de PTA’s voor het lopende school- jaar – i.v.m. corona – met zich heeft meegebracht.
De MR vindt het fijn dat de procesbeschrijving aan de voorstellen is toegevoegd, maar deze is erg summier. Gemist wordt een beschrijving waar bijvoorbeeld het vierogen- principe/een controle-instrument is toegepast.
Bij het PTA van vwo 4 mist bij wiskunde nog het nodige aan gegevens.
Bij het PTA van vwo 6 staat bij scheikunde 6% wetenschappelijk onderzoek; een nadere omschrijving daarvan wordt gemist, waardoor niet ingeschat kan nog 2 lesuren daarvoor volstaan.
Bij het PTA Frans van vwo 5 tellen sommige toetsen onredelijk zwaar mee. Leerlingen hebben daar bezwaar tegen. Voorgesteld wordt eens integraal te kijken naar de belas- ting/werkdruk van leerlingen in een schooljaar.
Dhr. Van Beekum laat weten deze punten mee te terug te nemen en te bespreken. De leerlingenraden worden ingeschakeld bij belasting/werkdruk leerlingen. Hiervan volgt een terugkoppeling in de MR.
Voor de verklaring van afkortingen en domeinnamen wordt voorgesteld te verwijzen naar een syllabus.
De MR stemt in met alle PTA’s en reglementen, met uitzondering van het PTA vwo 4 cohort 2020-2023. Hiervoor wordt afgesproken dat de aanvullingen voor wiskunde z.s.m.
naar de MR worden gemaild, waarna alsnog kan worden ingestemd. Nadere
omschrijvingen, verklaringen of handreikingen worden meegenomen, maar behoeven geen instemming van de MR. Hiervoor geldt ook dat er vertrouwen moet zijn in de professionaliteit van de docent.
Voorgesteld wordt om, wanneer dergelijke zaken/fouten, in een vooroverleg van de MR al worden geconstateerd, dit eerder terug te koppelen, zodat in de formele MR-vergadering de aangepaste stukken kunnen worden behandeld.
4.2d Organisatiestructuur Scholen aan Zee
De kadernotitie vormt een samenhangend geheel met de managementstructuur. De notitie geeft aan op welke wijze binnen Scholen aan Zee het leiderschap en de
organisatieontwikkeling wordt vormgegeven gericht op de realisatie van het schoolplan 2020-2023. Ook is het proces beschreven dat is doorlopen om te komen tot de nieuwe organisatiestructuur, evenals het besluit van de RvT over te gaan tot een éénhoofdig CvB.
De MR vindt het lastig dat niet duidelijk is bij wie je met welke zaken terecht kunt. Wel is ; duidelijk dat de algemeen directeur eindverantwoordelijk is. Het CvB licht toe dat daar waar een afdeling/locatie straks met twee schoolleiders te maken heeft, er een verdeling van taken en complexiteit in taken is, maar er is geen sprake van hiërarchie.
De MR geeft aan dat bij calamiteiten op een locatie/afdeling er altijd een manager aanwezig moet zijn. Hoe wordt dit op bijvoorbeeld de mavo geregeld, waar maar één schoolleider is? En hoe zit het met de werkdruk van de schoolleiders? De MR constateert dat die hoger is dan de schoolleiders nu aangeven. Ook wordt een lange termijnvisie gemist; schoolleiders zijn nu veel bezig op leerlingniveau en met het aansturen van docenten. Een mooie toevoeging zou zijn dat er beleidsmaker/-schrijvers bij zitten en/of leden die termijnen in de gaten kunnen houden.
Het CvB laat weten dat Scholen aan Zee één organisatie is met één managementteam, dus bij calamiteiten is een ander lid (schoolleider) van het managementteam benader- baar. Het CvB heeft er ook vertrouwen in dat dit managementteam in staat is te bouwen aan datgene waaraan behoefte is; er is veel meer sprake dan voorheen van interactie, het slechten van muren en het tot stand brengen van crossovers. Bovendien is een groot managementteam geen garantie voor voldoende kwaliteit; het nabije verleden heeft dat uitgewezen. Voor wat betreft het schrijven van beleid en het bewaken van termijnen verwijst het CvB naar de shared serviceafdelingen en het bestuurskantoor.
De personeelsgeleding heeft toch bepaalde onderbuikgevoelens, die gevoed worden door het gegons in de docentenkamers.
Het CvB herkent dit, maar ziet daarin geen reden om het management uit te breiden. De laatste jaren is er veel sprake geweest van crisismanagement en nu alles beter op orde komt kan het management zich richten op de nieuwe taken. Inzetten op professionaliteit is nu aan de orde. Maar de zorg van de MR is duidelijk.
De personeelsgeleding heeft ook vraagtekens bij de aanstelling van een schoolleider die zonder sollicitatieprocedure in die rol is gekomen. Het CvB licht toe dat destijds sprake was van een interim-periode. Nu deze rol al een jaar ingevuld wordt heeft op basis van bewezen diensten de beoordeling plaatsgevonden; een sollicitatieprocedure zou dan
pro forma zijn. Een 3600 feedback kan – overigens voor alle schoolleiders - zinvol zijn.
Daarnaast kan het managementteam elk jaar een zelfevaluatie doen.
In antwoord op de vragen van de personeelsgeleding laat het CvB weten dat een schoolleider geen les meer hoeft te geven en dat het geen eis is fulltime te werken. De vraag of een schoolleider over een onderwijsbevoegdheid moet beschikken wordt bij de extern deskundigen nagevraagd. De personeelsgeleding zou graag zien dat een
schoolleider wel ervaring heeft met lesgeven. De voorzitter pleit weer voor het opnemen van een pdca-cyclus. Het CvB zegt alvast toe dat er over een jaar geëvalueerd wordt. Als het niet werkt, zullen er aanpassingen moeten komen. En waar mogelijk zullen alle suggesties separaat in beeld worden gebracht.
Met alle zorg die uitgesproken is bij de behandeling van de kadernotitie organisatie- structuur en met de toezegging dat er een pdca-cyclus wordt opgenomen en 3600 scans én rekening wordt gehouden met alle andere ideeën, adviseert de personeelsgeleding positief.
4.2e Managementstructuur Scholen aan Zee
De MR brengt positief advies uit, maar ziet graag een taakverdeling toegevoegd. Mw.
Stolk wil graag gezegd hebben dat zij het lastig vindt dat de achterban niet is geraad- pleegd; zij heeft geen idee hoe dit bij de medewerkers overkomt als dit door middel van een nieuwsbrief bekend wordt gemaakt. Het CvB zegt toe dit donderdag a.s. aan het begin van de studiedag te communiceren, zodat ook duidelijk is bij wie men met vragen terecht kan.
4.2f Functieprofielen onderwijsmanagers Scholen aan Zee
Bij Leeuwendaal wordt nog nagevraagd of een onderwijsbevoegdheid vereist is. De personeelsgeleding adviseert positief.
4.2g Benoeming onderwijsmanagers Scholen aan Zee
Onder verwijzing naar de eerdere zorgen, commentaren, uitleggen en suggesties brengt de personeelsgeleding een positief advies uit.
4.2h
4.2i
Integriteitscode Scholen aan Zee
Het hebben van een integriteitscode is een lidmaatschapseis van de VO-raad. Er is veel overlap met andere regelingen binnen Scholen aan Zee. Aan de RvT is al toegezegd dat in de toelichting de verhouding van de documenten tot elkaar wordt beschreven. Voor de integriteitscode is het format van de VO-raad aangehouden. Over een jaar volgt evaluatie.
Met betrekking tot de commissie volgt een separaat stuk.
T.a.v. nevenfuncties laat mw. Van Acquooij weten dat dit overzicht voor CvB en RvT wordt gepubliceerd; bij medewerkers wordt er wel naar gevraagd, maar het wordt niet geregistreerd. Het gaat er om zicht te hebben op tegengestelde belangen.
De MR adviseert positief.
Afronding cijfers/aanpassing bevorderingsnormen
Dit agendapunt is aan de agenda toegevoegd en het voorstel is zojuist uitgedeeld. Het voorstel is om alle eindcijfers af te ronden en niet af te kappen. Het voorstel betreft ook alle leerjaren en locaties binnen Scholen aan Zee. In verband met reeds gehouden rapportvergaderingen, moet nog naar de gevolgen van dit besluit worden gekeken. De MR had dit voorstel wel graag eerder geagendeerd willen zien, maar stemt in met het voorstel.
4.3 Punten ter informatie
4.3a Rapportage aanmeldingen nieuwe leerlingen
Het gaat de goede kant op met aanmeldingen, maar het kan nog beter. Vooral in Julianadorp is nog wat te winnen. Het beroepsonderwijs valt ook op door groei.
5.
a.
Rondvraag
De zorg over het inloggen van leerlingen in Magister wordt uitgesproken, omdat de inloggegevens makkelijk te achterhalen zijn.
b.
c.
d.
Het CvB laat weten dat de mentor dat in klas 1 met de leerlingen bespreekt en ze
adviseert dit ter plekke te wijzigen. Mocht dit toch nog leiden tot problemen, dan kan bij de ICT-afdeling nagevraagd worden of er alternatieven zijn.
Mw. Dirks laat weten dat aan de hand van het schoolplan acties in de jaarkalender worden gezet. Er wordt ook een pdca-cyclus aan gehangen, er worden eigenaren benoemd en er komt een verbeterplan.
Dhr. Van Deutekom vraagt wanneer de laatste werkdag van het OOP is.
Mw. Van Acquooij laat weten dat OOP in principe tot en met 10 juni werkt; medewerkers die eerder weg willen nemen hiervoor in overleg met hun leidinggevende verlof op. Dit is ook zo in het directieberaad besproken.
Het is mevrouw Renes opgevallen dat het uitdelen van rapporten per locatie verschilt. Het CvB licht toe dat – ondanks dat Scholen aan Zee één organisatie is – er verschillen mogen zijn. Dat er nu verschillen zijn heeft te maken met corona.
6. Sluiting
De voorzitter bedankt mw. Lubbi en Charlotte voor hun inzet in de MR en overhandigt een attentie. Ook het CvB richt een dankwoord tot beiden.
De voorzitter sluit de vergadering om 21.00 uur.
