Geachte heer, mevrouw,
Met deze brief ontvangt u de startnotitie jaarrekeningcontrole 2021, het gezamenlijke document van de gemeente Groningen en de accountant (PwC) voor de controle op de jaarrekening 2021. We informeren u in deze brief over het doel en de inhoud van de startnotitie.
Doel startnotitie
De toetsing van de jaarstukken door de accountant vraagt intensieve samenwerking tussen gemeentelijke organisatie en accountant. Het is belangrijk om van elkaar te weten wat we verwachten en nodig hebben, rekening houdend met ieders eigen rol en verantwoordelijkheid. Het vooraf maken van afspraken geeft duidelijkheid in de rest van het proces.
We hebben afgesproken dat we, net als voor eerdere jaren, een startnotitie maken met precies dat doel: het expliciet maken van verwachtingen die bijdragen aan proces, kwaliteit en planning. Afgelopen jaar hebben we nog meer dan voorheen ervaren dat de startnotitie een goede basis legt, maar dat het werkelijke succes zit in het daadwerkelijk goed met elkaar samenwerken tijdens de controle. In een jaar waarin we door de komst van COVID-19 de jaarrekeningcontrole volledig op afstand en met digitale afstemming moesten uitvoeren is gebleken dat organisatie en accountant elkaar goed en tijdig weten te vinden en dat we daadwerkelijk werken vanuit datzelfde startpunt.
Een gezamenlijke start helpt ons allebei en geeft scherpte aan het komend jaarrekeningproces. Dit geldt zowel voor organisatie, college, raad en PwC.
Inhoud startnotitie
Deze startnotitie bevat de belangrijkste afspraken en uitgangspunten voor het komend jaarrekeningproces. Dit zijn:
• doelstelling en kaders voor de controle;
Onderwerp Startnotitie jaarrekening 2021
Steller B.G. Becker
De leden van de raad van de gemeente Groningen te
GRONINGEN
Telefoon (050) 367 5800 Bijlage(n) 1 Onskenmerk
Datum 12-05-2021 Uwbriefvan Uwkenmerk -
Bladzijde 2
• ontwikkelingen;
• principes voor samenwerking;
• governance, informatie uitwisseling en escalatie;
• samenwerking tussen verbijzonderde interne controle gemeente Groningen en PwC;
• planning.
De startnotitie is opgesteld in het begin van dit jaar en besproken in het Auditcommittee. Met ingang van 2020 is het controleplan van Auditing opgenomen als bijlage van de startnotitie. De processen ‘Tijdelijke
overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers’ (TOZO), grondexploitaties, inkomende subsidies en WMO (controle op de zorgkosten) zijn hierbij geclassificeerd met een hoog risico. Dit heeft onder andere te maken met financiële effecten welke voortvloeien uit de COVID-19 pandemie.
Waar in de startnotitie 2020 de nadruk vooral op de monitoring van de bezuinigingen en de planvorming vereenvoudiging van de financiële administratie lag is de focus voor 2021 het implementeren van de
rechtmatigheidsverantwoording en het uitvoering geven aan diverse projecten in het kader van de vereenvoudiging van de financiële administratie. Het in 2018 vastgestelde verbeterprogramma is in 2020 afgerond en de werkwijze hiervan wordt binnen de reguliere organisatie voortgezet. Verder zal de gemeentelijke organisatie in 2021 verder onderzoeken hoe data-analyse en robotisering kunnen helpen om onze gemeentelijke organisatie efficiënter te laten werken.
We vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet,
burgemeester en wethouders van Groningen,
burgemeester, secretaris,
Koen Schuiling Christien Bronda
Deze brief is elektronisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.
