1
INSTRUCTIE VOOR HET AANLEVEREN VAN STUDENTGEGEVENS
Het aanleveren van de studentgegevens gebeurt via de NSE-portal. Voor de NSE 2020 wordt gebruik gemaakt van de portal binnen de beveiligde omgeving van MWM2, welke te bereiken is via https://nse- portal.crowdtech.com/. De studentgegevens kunnen niet per e-mail aangeleverd worden.
WELKE STUDENTEN WORDEN AANGELEVERD?
De NSE is een onderzoek onder het geaccrediteerde onderwijs. In CROHO staan alle geaccrediteerde opleidingen, bekostigd en niet-bekostigd. Alle studenten die geaccrediteerd onderwijs volgen, moeten worden aangeleverd. Lever een zo actueel mogelijk bestand aan van studenten uit de studentadministratie. Indien er instroom is in februari 2020 moet deze ook worden aangeleverd.
Het kan voorkomen dat een student op jullie instelling twee opleidingen of meer volgt. In dat geval mag deze student slechts voor één opleiding worden aangeleverd, namelijk de hoofdopleiding die hij of zij volgt (volgens de definitie van 1 Cijfer HO: variabele SINS_INS heeft waarde 1 of A). Dit betekent dat de student ook maar één keer per instelling wordt uitgenodigd om de NSE in te vullen.
Bij een samenwerkingsverband (joint degree) wordt een opleiding aangeboden in samenwerking met één of meerdere instellingen. Elke student die een opleiding volgt binnen een samenwerkingsverband mag in totaal maar één keer worden aangeleverd voor die opleiding (dus slechts door één van de betrokken instellingen). De instellingen stemmen onderling af wie de student aanlevert.
MOMENT VAN AANLEVEREN
De studentgegevens kunnen vanaf 30 maart worden geüpload in de NSE portal.
Bereid het bestand voor die tijd al zo goed mogelijk voor. Zorg dat je voor 1 april een eerste uploadpoging hebt gedaan. Dit geeft je de kans om op 1, 2 en 3 april eventuele foutmeldingen te bekijken en correcties in het bestand door te voeren.
Elke instelling moet uiterlijk vrijdag 3 april 2020 voor 21.00 uur een correct bestand met studentgegevens geüpload hebben.
Hieronder lees je de specificaties waar het bestand met de studentgegevens aan moet voldoen om deze te kunnen verwerken voor de NSE.
2
TYPE BESTAND
De studentgegevens moeten worden aangeleverd in Excel en het bestand dient de volgende naam te hebben:
BRIN-code gevolgd door ‘_adressen_NSE2020’ en het versienummer.
Bijvoorbeeld: ‘21PL_adressen_NSE2020_v1’.
Let hierbij op het versiebeheer. Mochten er onverhoopt onvolkomenheden in het eerste aangeleverde bestand zitten, dan kun je een nieuw bestand met bovenstaande bestandsnaam en de toevoeging _v2 uploaden. Wanneer je een nieuwe versie van het bestand upload, wordt de oude versie automatisch verwijderd uit de portal. De laatste versie die is geüpload, gebruiken wij voor het aanschrijven van de studenten.
NOODZAKELIJKE VELDEN EN CONTROLES
Per e-mail ontvang je van MWM2 het sjabloon in Excel voor het aanleveren van de studentgegevens. Je vindt het ook op Studiekeuze123.nl/nse-instellingen/instructies. Het sjabloon dient als basis voor de aanlevering van de studentgegevens. Alle datadefinities en de gebruikte codes staan erin (zie ook Bijlage 1 ‘Overzicht velden en codes’). Bij het aanmaken van het bestand moet je deze definities en structuur nauwgezet volgen. Alle headers/kolommen moeten dezelfde naamgeving en dezelfde volgorde hebben zoals in het sjabloon. Let hierbij op hoofdletters en tekens.
De NSE-portal controleert op een aantal punten de juistheid en volledigheid van de variabelen in het bestand. Hieronder lees je per veld waar je rekening mee moet houden bij het aanleveren van de gegevens.
Je bent zelf eindverantwoordelijk voor de kwaliteit. Het is belangrijk eerst zelf altijd te controleren of:
• Het totale aantal studenten in het bestand correct is. Alleen jij kunt deze controle goed uitvoeren.
Het is niet mogelijk achteraf e-mailadressen toe te voegen of te verwijderen. Controleer voor het uploaden daarom goed of alle studenten in het aan te leveren bestand zitten.
• Alle CROHO-codes van jullie instelling in het bestand staan.
3
Er zijn 11 velden die je in het bestand met de studentgegevens dient te vullen.
Lever een zo actueel mogelijk bestand met studenten aan uit je administratie en sluit hierbij aan bij het meest actuele CROHO-bestand:
1. De actuele CROHO-code: Het CROHO met actuele opleidingen van 15 maart 2020 is daarbij het uitgangspunt. Indien de onderwijspraktijk afwijkt van het CROHO, bijvoorbeeld omdat jullie een andere opleidingsnaam gebruiken of de feitelijke lesplaats afwijkt, geven wij de mogelijkheid hiervoor extra velden aan te leveren (zie hoofdstuk ‘Overige velden’).
Controleer goed of alle CROHO-codes zijn aangeleverd die onder de BRIN-code van jullie instelling vallen.
Geldige redenen om een CROHO-code niet aan te leveren zijn:
- Er zijn nog geen studenten.
- Er zijn geen studenten meer, maar de opleiding bestaat nog wel.
- Het is geen opleiding met openbare inschrijving.
- De opleiding wordt niet in Nederland gegeven.
Let op: ‘niet-bekostigd’ is géén geldige reden om studenten niet aan te leveren.
2. De actuele BRIN-code: Een instelling kan alleen de studenten aanleveren die onder de eigen BRIN- code vallen. De NSE-portal accepteert alleen de BRIN-code van de eigen instelling.
3. BRIN-volgnummer: Vul hier de code uit het CROHO in. Je kunt hier maximaal 2 cijfers invullen.
Wanneer je code ‘3’ of ‘2’ invult, maakt de portal er automatisch ‘03’ of ‘02’ van.
4. De locatie (gemeentenaam) waar de opleiding verzorgd wordt.
5. Opleidingsvorm (voltijd, deeltijd, duaal): Voltijd studies geef je aan met de code ‘Vt’ in de kolom
‘Opleidingsvorm’. Deeltijd studies geef je aan met de code ‘Dt’ en duale studies met de code ‘Du’.
6. Afstandsonderwijs: Indien het afstandsonderwijs betreft, geef je dit aan met een code ‘1’ in de kolom ‘Afstandsonderwijs’. Dit is belangrijk omdat deze studenten alleen de vragen die van toepassing zijn op afstandsonderwijs krijgen voorgelegd. Is afstandsonderwijs niet van toepassing? Vul dan code ‘0’
in.
7. Studiejaar: Het veld ‘Studiejaar’ wordt in de NSE gespecificeerd als eerstejaars en ouderejaars.
Eerstejaars studenten geef je de code ‘1’, ouderejaars studenten geef je de code ‘2’.
Er zal een melding verschijnen als je een onbekende/foute CROHO-code aanlevert of als de code in het geheel ontbreekt. Er wordt om een verantwoording gevraagd als je een ontbrekende CROHO- code niet aanlevert.
4
De volgende definities dienen te worden gehanteerd:
Eerstejaars: bachelor student die in 2019 of 2020 is gestart met de opleiding.
Ouderejaars: bachelor student die voor 2019 is ingeschreven voor huidige (bachelor) hoofdopleiding, of een masterstudent (ongeacht welk jaar van inschrijving).
Wanneer je het studiejaar meer wil specificeren, dan kun je dit aanleveren in een van de zeven vrije kolommen ‘label1’ – ‘label7’ (zie hiervoor het hoofdstuk ‘Overige velden’).
8. Email1: Je levert voor álle studenten ten minste één e-mailadres aan. In de meeste gevallen zal dit het e-mailadres van de instelling zijn. Het is niet mogelijk achteraf e-mailadressen toe te voegen of te verwijderen. Controleer voor het uploaden daarom goed of alle studenten in het aan te leveren bestand zitten.
Je kunt een tweede emailadres aanleveren in de kolom Email2 (zie hoofdstuk ‘Overige velden’).
9. Type_Student: in dit veld geef je aan of de student een reguliere student (code 1), postmaster student (code 2) of premaster student (code 3) is.
10. Voorkeurstaal: Hierin geef je aan in welke taal de student de e-mails ontvangt. Je doet dit met een code:
1= Nederlands 2= Engels 3= Duits 4= Alle talen
Wanneer je geen voorkeur aangeeft, worden in de e-mail altijd alle talen getoond, te beginnen met Nederlands. Studenten kunnen in de vragenlijst zelf kiezen in welke taal ze de enquête willen invullen.
11. HBO_WO: Indien de student een opleiding op hbo-niveau volgt, geef je dit aan met de code ‘1’.
Indien het gaat om een opleiding op wo-niveau, geef je dit aan met een code ‘2’.
5
OVERIGE VELDEN
Naast de 11 verplichte kolommen, is er een aantal kolommen in het sjabloon die je optioneel kunt vullen.
Deze kolommen zijn:
1. Email2: In deze kolom kun je een tweede (privé) e-mailadres van studenten aanleveren.
Indien je ervoor kiest ook een tweede e-mailadres aan te leveren, zullen wij ook deze adressen gebruiken bij het aanschrijven van de studenten. Het is niet mogelijk achteraf e-mailadressen toe te voegen of te verwijderen. Controleer voor het uploaden goed of alle studenten in het aan te leveren bestand zitten!
Indien je privé e-mailadressen aanlevert, gaat MWM2 ervan uit dat er een passende grondslag is voor het aanleveren van deze adressen.
2. Zeven extra labels: Wanneer je naast de verplichte velden wil beschikken over extra informatie voor eigen analyses, kun je deze aanleveren in ‘label1’ t/m ‘label7’. Je kunt maximaal zeven extra informatiekolommen aanleveren.
Extra informatie die hier kan worden aangeleverd zijn bijvoorbeeld de facultaire of andere organisatorische indelingen, samenwerkingsverbanden, honoursstudenten of andere student- gerelateerde informatie. Indien je labels aanlevert, gaat MWM2 ervan uit dat er een passende grondslag is voor het aanleveren van labels. Ten aanzien van deze velden merken wij het volgende op:
• Indien een label gevuld wordt, controleert de NSE-portal of hier waarden in zitten die mogelijk één-op-één herleidbaar zijn naar individuen, zoals bijvoorbeeld studentnummer, naam of e- mailadres. Tot de persoon herleidbare waarden mogen niet in deze velden voorkomen.
• Er vindt GEEN overige inhoudelijke controle plaats op bijvoorbeeld type- of spelfouten; de velden worden opgenomen zoals ze worden aangeleverd.
• De kolommen waarin de labels staan, krijgen de volgende namen: Label1, Label2, Label3, Label4, Label5, Label6, Label7. Je dient zelf te documenteren welk label welke kenmerken bevat.
• Wil je dezelfde labels gebruiken als in 2010-2017? Zorg dan dat de informatie onder hetzelfde label staat als waar je het in eerdere jaren hebt opgenomen. Dit voorkomt dat je zelf na oplevering moeite moet doen om de juiste gegevens in dezelfde kolom te krijgen.
3. Een afwijkende opleidingsnaam: In het veld ‘OpleidingsnaamLokaal’ heb je de mogelijkheid om een van CROHO afwijkende opleidingsnaam aan te leveren. Als de naamgeving van de opleiding in CROHO niet overeenkomt met de naamgeving die in de praktijk wordt gebruikt, kun je de door jullie gebruikte opleidingsnaam hier aanleveren. Dit zijn de namen die aan de studenten getoond worden in de enquête.
6
LET OP: Dit veld wordt niet teruggeleverd in de databestanden. Indien je dat wél wenst, dien je deze gegevens ook op te nemen in een van de kolommen ‘label1’ – ‘label7’.
4. Een afwijkende instellingsnaam: In het veld ‘InstellingsnaamLokaal’ heb je de mogelijkheid om een van CROHO afwijkende instellingsnaam aan te leveren. Als de naamgeving van de instelling in CROHO niet overeenkomt met de naamgeving die in de praktijk wordt gebruikt, kunt je de door jullie gebruikte instellingsnaam hier aanleveren. Dit zijn de namen die aan de studenten getoond worden in de enquête. Voorbeeld: Tandheelkunde Amsterdam wordt gegeven door de UvA en de VU. Beide instellingen kunnen in het veld Instellingsnaamlokaal deze opleiding labelen als ‘ACTA’ indien men deze instellingsnaam aan de studenten wil tonen in de enquête.
LET OP: Dit veld wordt niet teruggeleverd in de databestanden. Indien je dat wél wenst, dien je deze gegevens ook op te nemen in een van de kolommen ‘label1’ – ‘label7’.
5. Eén extra tekstregel uitnodigingsmail: In de uitnodigingsmail is ruimte voor een extra uitnodigingszin vanuit de instellingen. Dat kan een uitnodigingszin zijn die de studenten extra stimuleert om mee te doen aan de NSE. Je kunt de extra uitnodigingszin per student laten variëren. De algemene tekst van de uitnodigingsmail lees je op Studiekeuze123.nl/uitnodiging-en-reminders.
Wanneer je een extra uitnodigingszin aanlevert, is het belangrijk deze in het Nederlands, Engels en Duits aan te leveren. De uitnodigingsregel mag uit maximaal uit 50 woorden bestaan. De NSE-portal doet een check op de lengte van de uitnodigingsregel. Je bent zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de schrijfwijze en woordopbouw van de zin.
6. Een extra ondertekening: De uitnodiging voor studenten wordt ondertekend door Studiekeuze123.
Naast deze ondertekening is het mogelijk de e-mail die studenten ontvangen mede te laten ondertekenen door een persoon of instantie, bijvoorbeeld de rector, bestuursvoorzitter, faculteitsdirecteur et cetera.
Als je voor een extra ondertekening kiest, is het belangrijk dat je deze in alle relevante talen aanlevert.
7
BIJLAGE 1 –OVERZICHT VELDEN EN CODES
Dataformat verplichte velden:
CROHO Zie Centraal Register Hoger Onderwijs: www.duo.nl
BRIN Zie Centraal Register Hoger Onderwijs: www.duo.nl
BrinVolgnummer Zie Centraal Register Hoger Onderwijs: www.duo.nl
max. 2 cijfers mogelijk in de range van 0 t/m 39 Locatie Zie Centraal Register Hoger Onderwijs: www.duo.nl
Vorm Vt (voltijd)
Dt (deeltijd) Du (duaal)
Afstandsonderwijs 0=Nee 1=Ja
Studiejaar 1=Eerstejaars
2=Ouderejaars (masterstudent = ouderejaars)
Email1 E-mailadres student van instelling
Type_Student 1=Reguliere student 2=Postmaster student 3=Premaster student
Voorkeurstaal 1=Nederlands 2=Engels 3=Duits 4=Alle talen
HBO_WO 1=HBO
2=WO
8
Dataformat optionele velden:
Email2 Optioneel, kan gebruikt worden voor privé e-mailadres Label1 Tekstveld (maximaal 255 karakters)
Label2 Tekstveld (maximaal 255 karakters) Label3 Tekstveld (maximaal 255 karakters) Label4 Tekstveld (maximaal 255 karakters) Label5 Tekstveld (maximaal 255 karakters) Label6 Tekstveld (maximaal 255 karakters) Label7 Tekstveld (maximaal 255 karakters) Opleidingsnaamlokaal
Instellingsnaamlokaal
Uitnodigingstekst NL Tekstveld (maximaal 50 woorden) Uitnodigingstekst EN Tekstveld (maximaal 50 woorden) Uitnodigingstekst DU Tekstveld (maximaal 50 woorden) Ondertekening NL_Naam Tekstveld (maximaal 50 karakters) Ondertekening NL_Functie Tekstveld (maximaal 100 karakters) Ondertekening EN_Naam Tekstveld (maximaal 50 karakters) Ondertekening EN_Functie Tekstveld (maximaal 100 karakters) Ondertekening DU_Naam Tekstveld (maximaal 50 karakters) Ondertekening DU_Functie Tekstveld (maximaal 100 karakters)
