E-mail, SMS- en WhatsApp-berichten zijn te ‘Wobben’
Elektronische berichten over bestuurlijke aangelegenheden zoals, e-mail, SMS, WhatsApp en andere apps voor het berichtenverkeer vallen ook onder de Wet openbaar van bestuur (Wob). Hierbij wordt geen
onderscheid gemaakt tussen privé of zakelijke apparaten. Dit betekent dat de berichten op grond van de Wob opvraagbaar zijn en openbaar gemaakt kunnen worden. Het is zodoende de afweging waard om overleggen telefonisch te doen.
Hierbij, een korte instructie hoe om te gaan met elektronische berichten.
Bewaar alleen berichten als ze bewaard moeten blijven, dus als het archiefwaardig is, denk aan:
a) Berichten waarin namens Gedeputeerde Staten een standpunt of uitleg van beleid wordt gecommuniceerd aan externe partijen;
b) Berichten waarin namens Gedeputeerde Staten procedurele en/of inhoudelijke afspraken worden voorgesteld of vastgelegd;
c) Berichten met agenda’s en/of verslagen van reguliere overleggen en/of vergaderingen waarvoor de provincie Gelderland het secretariaat voert.
Voor de overige berichten, een dringend verzoek om de berichten regelmatig (maandelijks) op te schonen en te verwijderen.
Denk daarbij aan berichten met persoonlijke meningen, persoonlijke beleidsopvattingen en correspondentie tussen provinciale medewerkers en externen.
Het bewaren van elektronische berichten:
E-mailberichten die archiefwaardig zijn moeten worden bewaard in ons digitale archiefsysteem (DocBase), bijgaand de handleiding: https://prvgld.sharepoint.com/sites/Docbase/Paginas/Handleiding_DocBase.aspx
SMS, WhatsApp en andere elektronische berichten die archiefwaardig zijn, kun je bewaren door bijvoorbeeld een screenshot te maken van het bericht en op te slaan. Archiveer het vervolgens in DocBase, zie hierboven de link met de handleiding.
Bij WhatsApp is het ook mogelijk om een chat met alle berichten te exporteren.
Handleiding iOS: https://www.appletips.nl/whatsapp-gesprek-exporteren/
Handleiding Android: https://faq.whatsapp.com/android/chats/how-to-save-your-chat-history/?lang=nl Let op: Voorafgaand bij het opslaan, verwijder eerst alle niet relevante en/of persoonlijke berichten.
Notabene:
Als een Wob-verzoek over een bestuurlijke aangelegenheid is binnengekomen, dan mogen berichten hierover niet meer worden verwijderd.
Veilig en integer gebruik zakelijk berichtenverkeer
Het is belangrijk om erbij stil te staan dat zakelijk berichtenverkeer veilig en integer wordt gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan het instellen van wachtwoorden. Volg hiervoor de voorschriften uit de Gebruikswijzer Mobiele Apparatuur op:
Gebruikswijzer voor smartphones
Vragen?
Bij onduidelijkheden of vragen over wat wel of niet bewaard moet blijven, kun je contact opnemen met het Wob-team, Wobteam@gelderland.nl. Bij vragen over het archiveren van berichten kun je contact opnemen met Div,
SERVICEDESK@gelderland.nl.
