Datum: 9 april 2018
Betreft: Art. 33 vragen: Privacy & AVG
Geacht college van Burgemeester en Wethouders Midden-Groningen,
In de aanloop naar de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die 25 mei 2018 van kracht wordt is de vraag of onze gemeente voldoet aan de eisen voor de bescherming van persoonsgegevens.
Hoewel er waarschijnlijk niet direct boetes zullen worden uitgedeeld zal de toezichthouder wel gemeentes aanpakken zonder Functionaris Gegevensbescherming (FG)
1Gezien de risico’s en het belang van gegevensbescherming heeft D66 de volgende vragen:
1. In hoeverre is de gemeente Midden-Groningen voorbereid op de Algemene Verordening Gegevensbescherming?
2. Heeft de gemeente Midden-Groningen inmiddels een Functionaris Gegevensbescherming?
3. Is er inmiddels een verwerkingsregister en zijn er verwerkingsovereenkomsten vastgesteld, bijv. in het sociaal domein?
4. Waar kunnen de inwoners van Midden-Groningen hun gegevens inzien?
5. Op welke wijze wordt met de inwoners van Midden-Groningen gecommuniceerd over de consequenties AVG?
6. Wordt de gemeenteraad hierover ook geïnformeerd?
Met vriendelijke groet,
De fractie van D66 Midden-Groningen.
1
https://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/nieuws/toezichthouder-pakt-gemeenten-zonder-fg
-aan.9584549.lynkx
1. In hoeverre is de gemeente Midden-Groningen voorbereid op de Algemene Verordening Gegevensbescherming?
We zijn voldoende op de inwerkingtreding van de AVG voorbereid.
√ De voorbereidingen zijn in 2017 opgestart, een implementatieplan is opgesteld en wordt momenteel uitgevoerd. Hierbij zal de gemeente, conform de VNG heeft aangegeven (in hun ledenbrief medio februari 2018, ook gericht aan College en Raad), op 25 mei 2018 voldoen aan de volgende zes AVG-maatregelen:
1. het aangesteld hebben van een Functionaris gegevensbescherming en aangemeld hebben bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze maatregel is al gereed.
2. het beschikken over een register van datalekken die zijn opgetreden.
Deze maatregel is al gereed.
3. het kunnen uitvoeren van een data protection impact assessment (DPIA) voor gegevensverwerkingen met een hoog privacy risico.
Deze maatregel is al gereed.
Pagina: 2 van 4 Datum: 2 mei 2018 Zaak: 2018-010220
4. het beschikken over een register van verwerkingsactiviteiten.
Maatregel wordt momenteel uitgevoerd.
5. het aantonen dat een betrokkene daadwerkelijk toestemming heeft gegeven voor een gegevensverwerking wanneer daarvoor toestemming nodig is.
Maatregel wordt momenteel uitgevoerd.
6. het beschikken over een procedure voor inzage in persoonsgegevens.
Maatregel wordt momenteel uitgevoerd.
√ Tevens verzorgt de Functionaris Gegevensbescherming AVG-bijpraatsessies met alle teams van de gemeente (inclusief Directie) met als doel de organisatie mee te nemen in de nieuwe wetgeving: wat behelst dit, welke acties worden vereist en door wie te ondernemen en het creëren dan wel vergroten van de bewustwording op het gebied van
gegevensbescherming. Deze actie wordt ten zeerste door de VNG aanbevolen om uit te voeren. Het gros van de informatiesessies heeft inmiddels plaatsgevonden, inclusief de essentiële teams binnen het sociale domein (alle sociale teams, teams BWRI, GKB en backoffice Sociale uitvoering).
√ De gemeente zal tevens op 25 mei over een door het College vastgesteld privacybeleid en – reglement beschikken, gebaseerd op de AVG.
√ Daarnaast worden er extra technische maatregelen doorgevoerd om de gegevens-
bescherming nog beter te kunnen borgen: middels Mobiele Device Management (op afstand beheren van o.a. de Ipads en Iphones) en Secure e-mail en datatransfer-oplossingen (voor het veilig e-mailen en gegevens/bestanden uitwisselen met externe, derde partijen).
2. Heeft de gemeente Midden-Groningen inmiddels een Functionaris Gegevens- bescherming?
Ja, sinds 29 januari 2018, door de gemeentesecretaris bij de Autoriteit Persoonsgegevens aangemeld.
3. Is er inmiddels een verwerkingsregister en zijn er verwerkingsovereenkomsten vastgesteld, bijv. in het sociaal domein?
Verwerkingsregister
De organisatie is volop bezig met het opstellen en vullen van een verwerkingsregister. Dit register is conform de VNG/KING/GEMMA format en zal op 25 mei ontsloten worden richting de
gemeentelijke organisatie en richting de inwoners. Hierbij wordt in het bijzonder aandacht besteed aan de gegevens binnen het sociaal domein.
Verwerkersovereenkomsten
Ja, er zijn met de diverse leveranciers en andere derde partijen verwerkersovereenkomsten afgesloten of worden binnenkort afgesloten. Ook hierbij wordt er in het bijzonder aandacht besteed aan het sociaal domein, zoals met de leverancier(s) ten behoeve van de sociale teams (regiesysteem), werk en inkomen en de gemeentelijke kredietbank.
4. Waar kunnen de inwoners van Midden-Groningen hun gegevens inzien?
De inwoners kunnen vanaf 25 mei via de website Midden-Groningen een verzoek tot inzage van hun persoonsgegevens indienen (voor zover binnen de scope van de AVG). Hiertoe zal een specifiek E- formulier (online) beschikbaar gesteld worden, die via de beveiligde Digid-authenticatie te benaderen en te gebruiken zal zijn.
Voor het inzien van persoonsgegevens specifiek gerelateerd aan werk, re-integratie en inkomen, kunnen de inwoners schriftelijk een afspraak met de BWRI maken.
Voor het inzien van persoonsgegevens vallende onder de Basisregistratie Persoonsgegevens (=BRP, voorheen de GBA), werden en worden de inwoners al hierin gefaciliteerd. Een verzoek voor inzage kan zowel digitaal (online), schriftelijk of persoonlijk aan de balie ingediend worden. Meer
informatie hierover is onder andere te vinden via de productpagina BRP op de website Midden- Groningen.
5. Op welke wijze wordt met de inwoners van Midden-Groningen gecommuniceerd over de consequenties AVG?
Via onder ander de website Midden-Groningen.
Pagina: 4 van 4 Datum: 2 mei 2018 Zaak: 2018-010220
6. Wordt de gemeenteraad hierover ook geïnformeerd?
Ja, middels de beantwoording op deze gestelde Art. 33 vragen en desgewenst via een nog in te plannen bijpraatsessie door de Functionaris Gegevensbescherming Midden-Groningen.
Met vriendelijke groet,
Burgemeester en wethouders van de gemeente Midden-Groningen
