Gemeente Oostzaan. Jaarverslag Commissie bezwaarschriften 2019

(1)

Gemeente Oostzaan

Jaarverslag

Commissie bezwaarschriften

2019

(2)

Voorwoord

Voor u ligt het jaarverslag 2019 van de commissie bezwaarschriften Oostzaan (hierna: de commissie). De gemeente Oostzaan heeft sinds 18 december 2018 een externe commissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet

bestuursrecht (hierna: Awb). Zij bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden die geen deel uitmaken van en ook niet werkzaam zijn onder

verantwoordelijkheid van de gemeente Oostzaan. Hiervoor bestond er een ambtelijke commissie.

Het is gebruikelijk om jaarlijks een verslag uit te brengen van de werkzaamheden die de commissie verricht. Dit is het eerste jaarverslag van de externe commissie. In het jaarverslag wordt inzicht gegeven in het aantal ingekomen bezwaarschriften, de behandeling en uitkomsten hiervan en de wettelijke afhandeltermijnen.

Het doel is om inzicht te geven in de werkzaamheden van de commissie. De commissie geeft ook enkele aanbevelingen met als doel om de kwaliteit van de besluitvorming te bevorderen.

Voorwoord Samenvatting Commissie bezwaarschriften Jaaroverzicht Informele aanpak Conclusies

Aanbevelingen Colofoon

(3)

Samenvatting

Ten opzichte van voorgaande jaren zijn er meer bezwaarschriften ingekomen in 2019, namelijk 41. Hiervan bleken er 6 geen bezwaarschrift te zijn. Op 31 december 2019 waren 26 bezwaarschriften afgehandeld. Ruim twee derde werd ingetrokken, mede dankzij het toepassen van de informele aanpak. Ruim 92% van de afgehandelde bezwaarschriften is tijdig afgehandeld. Dit

percentage is sinds tijden niet zo hoog geweest. De commissie beveelt aan om aandacht te besteden aan de vertegenwoordiging op de hoorzitting, de

kwaliteit van de primaire besluiten, onderliggende deskundigenadviezen en de verweerschriften.

Voorwoord Samenvatting Commissie bezwaarschriften Jaaroverzicht Informele aanpak Conclusies

(4)

De commissie bezwaarschriften

Taken

Op grond van de Awb kan tegen een besluit beroep worden ingesteld bij de rechtbank. Hieraan voorafgaand dienen belanghebbenden in de meeste gevallen eerst bezwaar te maken bij het bestuursorgaan dat het besluit heeft genomen. Het bestuursorgaan heroverweegt het besluit naar aanleiding van het bezwaarschrift.

De gemeente Oostzaan heeft per 18 december 2018 een onafhankelijke, externe adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 Awb ingesteld. De commissie is er om bij te dragen aan een transparante en objectieve

heroverweging. Op deze wijze kan de bezwaarschriftenprocedure onder meer een zeeffunctie vervullen. Daarmee wordt bedoeld dat tegen besluiten van gemeentebestuur niet onnodig de gang naar de rechter wordt gemaakt.

Voorwoord Samenvatting Commissie bezwaarschriften Jaaroverzicht Informele aanpak Conclusies

(5)

De commissie bezwaarschriften

Taken

De commissie rekent het tot haar taak om:

- een bijdrage te leveren aan een goede verhouding tussen burger en bestuur;

- een luisterend oor te bieden aan de burger zodat hij zich gehoord en begrepen voelt;

- waar nodig uitleg te geven over de relevante wet- en regelgeving;

- gebreken in primaire besluiten te constateren zodat deze in bezwaar kunnen worden hersteld;

- aanbevelingen te doen om het aantal bezwaarschriften te verminderen en de kwaliteit van het handelen van het bestuur te bevorderen.

De commissie is niet bevoegd te adviseren over bezwaarschriften op het gebied van gemeentelijke belastingen, heffingen, de leerplicht en

rechtspositieaangelegenheden.

(6)

De commissie bezwaarschriften

Samenstelling

De bezwaarschriftencommissie wordt doorgaans voor vier jaar benoemd door het college. In 2019 bestond de commissie uit:

de heer mr. M. Blom als voorzitter mevrouw mr. F. Güner

mevrouw mr. M. Frederiks de heer mr. P. Koomen

de heer mr. ing. E. Houwertjes

In het algemeen vindt de advisering door drie personen uit hun midden plaats.

De commissie werd in 2019 ondersteund door de heer mr. O.C. Overmars en mevrouw L. Schouten-Huijsmans, beiden jurist bij OVER-gemeenten.

(7)

De commissie bezwaarschriften

Werkwijze

De behandeling van bezwaarschriften is gebaseerd op de Awb. De werkwijze van de commissie is nader bepaald in de Verordening commissie

bezwaarschriften Oostzaan 2010.

De commissie vergadert doorgaans eens per maand op dinsdagavond. De vergaderingen zijn in beginsel openbaar. Hierna beraadt de commissie zich in beslotenheid over het uit te brengen advies. Er wordt een verslag gemaakt van de hoorzitting.

Het advies wordt uitgebracht aan het bestuursorgaan dat de beslissing op bezwaar neemt. In geval van afwijking van het advies dient het bestuursorgaan dit in de beslissing op het bezwaarschrift goed te motiveren. Indien een

belanghebbende het niet eens is met de beslissing op het bezwaarschrift, kan hij beroep bij de bestuursrechter instellen.

(8)

De commissie bezwaarschriften

Werkzaamheden in 2019

In 2019 zijn er in totaal 41 bezwaarschriften ingediend. Hiervan bleken er 6 geen bezwaarschrift te zijn. In dat jaar vonden er 9 hoorzittingen plaats, waarin 14 bezwaarschriften zijn behandeld. Het ging om 7 bezwaarschriften uit 2018 en 7 uit 2019. In alle zaken is een advies door de commissie uitgebracht.

De zaken die geen bezwaarschrift bleken te zijn, zijn doorgestuurd naar de juiste afdeling of het juiste orgaan.

(9)

Jaaroverzicht

Aantallen

Aantal ingediende bezwaarschriften 41

Waarvan geen bezwaar 6

Waarvan afgehandeld op 31 december 2019 26 Nog af te handelen na 31 december 2019 9

Voorwoord Samenvatting Commissie bezwaarschriften Jaaroverzicht Informele aanpak Conclusies

(10)

Jaaroverzicht

Relevante afdelingen en taakvelden 2015 2016 2017 2018 2019

Afdeling OnS ⁴ ¹⁰ ⁶ ⁵ ¹⁰

WMO 3 6 1 2 7

GPK 1 1

Werk en Inkomen 5 2 2

Subsidies 1 1

Jeugdteam 2

leerlingenvervoer 1

Afdeling LOF ¹² ¹⁷ ¹³ ¹² ²¹

APV + bijzondere wetten 2 3

ODIJmond 1

Ruimtelijke ordening (sec)

verkeersbesluiten 5 1 1

Omgevingsvergunningen 9 17 4 11 8

kapvergunningen 1 9

overig 1

Afdeling B&O ⁹ ⁴ ⁰ ⁹ ³

Handhaving 2 1 3 2

JZ (o.a. Wob) 7 2 6

OOV 1 1

Afdeling DV ¹ ¹

Burgerzaken 1 1 1 1

totaal 25 31 19 27 35

(11)

Jaaroverzicht

Doorlooptijden

Jaartal tijdig afgehandeld

2015 83,3 %

2016 89,3 %

2017 76,5 %

2018 55,0 %

2019 92,3%

2

24

Te laat Op tijd

(12)

Jaaroverzicht

Resultaat

Ongegrond 19%

Niet-ontvankelijk 4%

Ingetrokken 77%

(13)

Jaaroverzicht

25

57,1

76,5

35

76,9

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

2015 2016 2017 2018 2019

Ingetrokken bezwaarschriften (in procenten)

(14)

Jaaroverzicht

Bevindingen

o Het aantal bezwaarschriften is in vijf jaar niet zo hoog geweest.

o Opvallend is de verdubbeling van bezwaren binnen de afdeling OnS. Dit komt enerzijds door nieuwe jurisprudentie van de Centrale Raad van Beroep met betrekking tot huishoudelijke hulp en door een andere manier van werken bij de aanbieder hiervan. Het beleid van de gemeente

Oostzaan is daar nog niet op aangepast. Daarnaast komt dit door een snellere afhandeling van meldingen vanwege achterstanden.

o De afdeling LOF heeft een bulk van 9 bezwaren ontvangen tegen de voorgenomen bomenkap op de Brasem.

o Er waren in 2019 geen gegrondverklaringen.

o Het aantal nog openstaande zaken is hoger dan voorheen, dit komt doordat de tellingen op de laatste dag van het kalenderjaar hebben plaatsgevonden. Normaliter vond deze telling later in het nieuwe jaar plaats.

o Het aantal bezwaarschriften dat is ingetrokken is bijna 77%. Bijna de helft hiervan is komt door de bomenkap.

o Het percentage tijdig afgehandeld (doorlooptijd) is met 92,3% in tijden niet zo hoog geweest.

(15)

Informele aanpak

Voorwoord Samenvatting Commissie bezwaarschriften Jaaroverzicht Informele aanpak Conclusies

Premediation of ‘’de informele aanpak’’ is een vast onderdeel in de

bezwaarprocedure. Voor het invoeren van de externe commissie werd dit al gedaan door de ambtelijke commissie. Niet alle zaken lenen zich voor

premediation vanwege de aard van de zaak, politieke gevoeligheid, het ontbreken van ruimte om te bewegen of het hieraan niet willen meewerken door partijen.

In 2019 is in 15 zaken premediation toegepast. In 9 gevallen heeft dit geleid tot intrekking van het bezwaarschrift. In de 6 andere gevallen is de

bezwaarprocedure doorgezet, 3 hiervan zijn inmiddels afgerond. Deze bezwaarschriften waren ongegrond.

(16)

Conclusies

Voorwoord Samenvatting Commissie bezwaarschriften Jaaroverzicht Informele aanpak Conclusies Aanbevelingen Colofoon

Het totaal aantal bezwaarschriften is in 5 jaar niet zo hoog geweest.

Opvallend is de verdubbeling van bezwaren binnen team WMO (afdeling OnS). Een andere reden hiervoor is een bulk van 9 bezwaren bij de afdeling LOF.

Het aantal bezwaarschriften dat is ingetrokken was in 2019 met 20 van de 26 (= 77%) zeer hoog te noemen. Er waren 5 bezwaarschriften ongegrond en 1 niet-ontvankelijk. Er was geen enkel bezwaarschrift gegrond.

De doorlooptijd was in 2018 met 55,0% een groot aandachtspunt, in 2019 was dit percentage met 92,3% sinds 5 jaar niet zo hoog. De inspanningen die

hiervoor door het bezwaarsecretariaat en de vakafdelingen zijn verricht hebben duidelijk hun vruchten afgeworpen.

(17)

Aanbevelingen

Voorwoord Samenvatting Commissie bezwaarschriften Jaaroverzicht Informele aanpak Conclusies

Aanbevelingen Colofoon

Aanbevelingen in 2018

De ambtelijke commissie heeft in het jaarverslag 2018 aanbevolen om aandacht te blijven houden voor de kwaliteit van de besluiten. Belangrijke elementen zijn het juist en volledig noemen van het wettelijk toetsingskader en de belangenafweging. Met een zorgvuldige belangenafweging is niet alleen de kans op een juist besluit groter, maar het creëert ook vertrouwen in de overheid door de burger. Er waren tekortkomingen in een beperkt aantal zaken van verschillende aard geconstateerd. Er waren geen structurele tekortkomingen binnen bepaalde beleidsterreinen.

(18)

Aanbevelingen

Wat is er gedaan?

De reeds genomen maatregelen door eerdere aanbevelingen waren duidelijk zichtbaar maar nog onvoldoende. Naar aanleiding van het jaarverslag 2018 heeft het DMT aanvullende maatregelen genomen, die zijn vastgelegd in de memo van 5 september 2019.

Ten aanzien van de kwaliteit is het vier-ogen-principe de standaard en

brengen de bezwaarsecretarissen in elk geval jaarlijks een bezoek aan ieder team om de bevindingen uit het jaarverslag te bespreken en het lerend effect te vergroten.

Ten aanzien van de doorlooptijd is de bemensing van het bezwaarsecretariaat per 1 juni 2019 weer op orde en er is door hen strakker regie gevoerd en

meer ondersteuning geboden richting de vakafdelingen.

Dreigende termijnoverschrijdingen werden door het bezwaarsecretariaat gemeld en ieder kwartaal volgde een terugkoppeling aan het DMT. Hierbij waren de kwaliteit en de doorlooptijd onderwerp van gesprek.

De (meer voor bezwaar relevante) teams hebben één aanspreekpunt. De voorkeur gaat uit naar twee.

(19)

Aanbevelingen

Aanbevelingen voor 2020

De commissie stelt vast dat de vertegenwoordiging van de bestuursorganen bij de hoorzitting beneden de maat is. Er is vaak onvoldoende kennis van het dossier en de relevante regels. Ook ad hoc kunnen reageren en anticiperen op nieuwe feiten en omstandigheden is een aandachtspunt.

De commissie betwijfelt of het in alle gevallen verstandig is om medewerkers die het besluit hebben voorbereid ook de bezwaarprocedure te laten voeren.

De commissie spreekt hierbij de voorkeur uit voor een aanspreekpunt per team met meer inhoudelijke achtergrond en/of (ondersteuning door)

medewerkers met een juridische achtergrond.

De kwaliteit van dossiers is in het algemeen voldoende tot goed en compleet.

De kwaliteit van verweerschriften is sterk wisselend. Soms wordt onvoldoende ingegaan op de gronden van het bezwaar of is het verweer onnavolgbaar. De commissie beveelt aan om hier aandacht aan te besteden.

(20)

Aanbevelingen

Aanbevelingen voor 2020

Ten slotte adviseert de commissie om, net als voorgaande jaren, blijvend aandacht te houden voor de kwaliteit van de primaire besluiten. Vaak ontbreekt een gedegen motivering maar ook belangrijke elementen als het wettelijk toetsingskader, een juiste belangenafweging en een gemotiveerd deskundigenadvies zijn punten van aandacht. Met een zorgvuldig en goed gemotiveerd besluit is niet alleen de kans op een juist besluit groter, het kan ook bezwaren voorkomen.

(21)

Colofoon

Aanbevelingen Colofoon

Realisatie

L. Schouten-Huijsmans en O. Overmars,

bezwaarsecretarissen van commissie bezwaarschriften Oostzaan, beiden werkzaam als jurist binnen team Juridische zaken van OVER-gemeenten.

Contactgegevens:

OVER-gemeenten Postbus 20

1530AA Wormer Tel: 075 651 2100

E-mail: bezwaar@over-gemeenten.nl