Bijlage 1, Werkwijze, werkprocessen Aanpakken
Betalingsproces leden.
Aanpakken coöperatie faciliteert het betalingsproces voor haar leden. In deze proces omschrijving staat hoe dit in zijn werk gaat. Het kader zijn de afgesloten contracten met de opdrachtgevers.
Het proces kent 2 verschillende betalingsprocessen.
(zzp’er kan ook een kleine organisatie zijn)
Betalingsproces Organisatie/opdrachtgevers Dit werkt als volgt:
De betrokken zzp’er accepteert een dienst De zzp’er voert de dienst uit
De zzp’er registreert de gemaakte uren De opdrachtgever* geeft akkoord op de uren Er worden 2 facturen gemaakt en verzonden De ondersteuning wordt betaald
De fee wordt betaald
* dit is een aan de organisatie verbonden medewerker. Dit wordt in het facturatiessysteem vastgelegd.
Betalingsproces gemeenten
De betrokken zzp’er accepteert een cliënt De zzp’er biedt de ondersteuning
De zzp’er registreert de gemaakte uren
De uren worden goedgekeurd door de cliënt of vertegenwoordiger**
Er worden 2 facturen gemaakt en verzonden
De ondersteuning wordt minus de fee aan de zzp’er uitbetaald
** dit kan de cliënt zelf, een vertegenwoordiger of een andere medewerker van de organisatie zijn.
Dit wordt in het facturatiessysteem vastgelegd.
Rechtmatigheid
In het betalingsproces zijn een aantal stappen ingebouwd om de rechtmatigheid te toetsen.
Bij het betalingsproces organisatie/opdrachtgevers checkt de opdrachtgever de ingezette uren.
Bij het betalingsproces gemeenten vinden 3 checks plaats, op id, de geleverde uren en de aanwezigheid van een ondersteuningsplan.
Voor de verdere uitwerking zie schema.
Aanpakken hecht aan duidelijke afspraken en transparantie.
De tarieven die gehanteerd worden liggen vast in overeenkomsten die voor leden en opdrachtgevers toegankelijk zijn. Er wordt gewerkt met een vaste commissie van 10%.
De commissie is zichtbaar op de tarieven overzichten. Zowel voor de opdrachtgever als voor de leden.
Voor de registratie van de uren en de facturatie richting opdrachtgevers wordt gebruik gemaakt van mijn Aanpakken. Hierin zijn alle benodigde gegevens te vinden. Uren registratie, beschikbare en geplande diensten, facturen, contracten, tarieven,
toewijzingen, plannen en andere documenten. Ook kunnen er jaaroverzichten uitgedraaid worden. Indien gevraagd kan managementinformatie geleverd worden. Mijn Aanpakken draait in een datacenter op een eigen cluster. In een datacenter in Amsterdam welke voldoet aan alle eisen met de volgende certificeringen: SOC 1 Type II, SOC 2 Type II, ISO/IEC 27001:2013 en PCI-DSS. Inloggen in mijn Aanpakken is alleen mogelijk na autorisatie
Verbinden van leden.
De coöperatie is een vorm van zelforganisatie waarbij de kracht zit in de leden en met name daarom is de verbinding van de leden belangrijk in het gehele proces.
Lid meldt zich.
Via verschillende kanalen kunnen leden zich melden, dit kan via de website, mond op mond reclame of gecontracteerde opdrachtgevers.
Adviseur maakt afspraak.
Dit kan een voorlichtingsbijeenkomst zijn voor meerdere leden of voorlichting cq. kennismaking tijdens een individuele afspraak.
Voorlichtings- /kennismakingsgesprek.
- werkwijze en uitleg van de voordelen van een coöperatieve samenwerking - toelichting huishoudelijk reglement, statuten en overeenkomst (AlV) - uitleg en werkwijze digitaal platvorm
- toelichting kwaliteitssysteem - voorwaarden en verwachtingen - welke documenten vereist zijn
Inschrijving bij de coöperatie.
Bestuur bespreekt de inschrijving met de adviseur.
Na een voorlopig besluit wordt het lid toegekend aan een adviseur.
De adviseur maakt het dossier compleet.
De adviseur doet een cheque op de benodigde documenten.
Referenties worden nagetrokken.
Dossier op orde.
De adviseur informeert het bestuur.
Het bestuur neemt een besluit en sluit een overeenkomst af met het nieuwe lid, de werkwijze wordt doorgenomen.
Het nieuwe lid krijgt met een unieke code toegang tot het digitale systeem en krijgt een instructie.
Organisatie/werkgever.
Het lid wordt geïnformeerd over de verschillende werkzaamheden en de bij de organisatie horende werkafspraken, protocollen.
Lid kan reageren op openstaande opdrachten.
Opdrachtgever.
Nieuw lid wordt gemeld bij de opdrachtgever.
Lid wordt geïnformeerd over de bij de opdrachtgever behorende werkafspraken en protocollen.
Akkoord kan het lid werken bij de opdrachtgever.
Niet akkoord, nieuw lid wordt niet gekoppeld aan opdrachtgever.
Voor de verdere uitwerking zie schema.
Werven opdrachten.
Aanpakken coöperatie werft opdrachten voor haar leden. In deze proces omschrijving staat hoe dit in zijn werk gaat.
Het proces kent 2 verschillende wervingsprocessen.
Wervingsproces Organisatie/opdrachtgevers Dit werkt als volgt:
Er komt een signaal van de opdrachtgever of anderen.
De bestuurder en/of adviseur zet actie uit voor het voeren van een acquisitiegesprek.
Onder de leden vindt een toetsing plaats of er een meerwaarde is voor het collectief.
Bij een positieve uitslag volgt er een contractgesprek met de opdrachtgever.
Na overeenstemming wordt er een contract gemaakt waarbinnen een aantal kaders worden vastgelegd.
De organisatie/opdrachtgever wordt geregistreerd en ingericht voor facturering in Mijn Aanpakken.
Opdrachten kunnen via het verzoeken systeem worden uitgezet . Vacature melding op de website behoort ook tot de mogelijkheden.
Aankondiging aanbesteding Dit werkt als volgt:
Bestuurder en/of adviseur onderzoeken de mogelijkheden.
Bevindingen worden met het volledige bestuur besproken.
Onder de leden vindt een toetsing plaats of er een meerwaarde is voor het collectief.
Bij een positieve uitslag wordt er ingeschreven op de aanbesteding.
Na een gunning wordt Mijn Aanpakken ingericht.
Leden kunnen via Mijn Aanpakken de opdrachten aanvaarden en declareren.
Leden kunnen zich bekend maken en acquireren via de digitale kaart van de gemeente.*
Het contract wordt gemeld op de website.
*Enkele gemeenten hebben een digitale kaart waarop de zzp-ers en kleine organisaties (die via de coöperatie gecontracteerd zijn) zich kunnen aanbieden cq profileren.
Voor de verdere uitwerking zie schema.
