Handout
Feedback geven & ontvangen
Feedback geven en ontvangen
Feedback is een hulpmiddel om meer bewust te worden van jouw gedrag en wat daar vanuit jouw talenten, overtuigingen en drijfveren aan ten grondslag ligt. We gebruiken feedback met de intentie de ander te laten groeien. Feedback geven (en ontvangen) vraagt om
zorgvuldigheid om het effectief te laten zijn. Het is nog niet altijd makkelijk om constructieve feedback te geven. In het volgende stuk lees je wat feedback inhoud, een manier om het te geven en voorwaarden waaronder feedback wordt gegeven.
Een definitie van de term feedback is:
Een mededeling aan iemand die informatie geeft over hoe zijn/haar gedrag wordt waargenomen en/of ervaren.
De boodschap gaat dus heel duidelijk om hoe iets wordt ervaren en niet om hoe het is!
Vaak wordt feedback verward met corrigeren van wat iemand fout gedaan of gezegd heeft.
Dat is niet de bedoeling. Feedback is niet negatief maar heeft tot doel de ander aan te geven hoe hij/zij op jou overkomt en wat je daar van vindt.
Toch kan feedback bedreigend zijn voor iemands gevoel van eigenwaarde. Door die dreiging kan niet alleen de onderlinge relatie gevaar lopen, maar is er ook een grote kans dat de ander niet open staat voor de feedback. Zijn gevoel van eigenwaarde weerhoudt hem ervan iets aan zijn manier van communiceren te veranderen. Om die reden is het geven van feedback niet eenvoudig.
Je kunt niet niet-communiceren, je kunt niet niet-feedback geven. Vaak zeg je non-verbaal veel meer dan je zou denken of willen. Onbewust zal je ook regelmatig om feedback vragen.
Als je feedback geeft laat je anderen weten hoe hun boodschap bij je is overgekomen.
Als je feedback vraagt check je bij anderen hoe je boodschap bij hen is overgekomen.
Feedback kun je gebruiken om:
je collega’s iets terug te geven over het effect dat zijn/haar gedrag op jou heeft (feedback geven)
je zelfkennis te vergroten (feedback ontvangen of vragen)
je eigen leerproces te sturen (feedback ontvangen of vragen).
Indirecte en directe feedback
Feedback is meestal indirect, dat wil zeggen: de ontvanger vertelt niet rechtstreeks hoe de uiting overkomt maar laat dat op een indirecte manier weten, vaak “tussen de regels door”.
Bijvoorbeeld door het geven van non-verbale signalen (een vragende blik, bedenkelijk hoofdschudden, afwezig kijken). Maar ook andere reacties kunnen feedback bevatten. Na een voordracht is er bijvoorbeeld vaak gelegenheid om vragen te stellen. Uit die vragen kan de spreker afleiden dat bepaalde onderdelen van zijn verhaal verkeerd of onduidelijk zijn overgekomen, of dat bepaalde mensen zich aan een bepaalde opmerking gestoord hebben.
Een nadeel van indirecte feedback is dat de interpretatie ervan voor de zender vaak lastig is.
Hoe moet je een glimlachje van een toehoorder interpreteren: als een blijk van geamuseerdheid of juist als blijk van afkeuring? Misschien heeft het ook wel niets te betekenen. Daarom is er in veel situaties ook behoefte aan directe feedback waarin de ontvanger, al dan niet op verzoek van de zender, rechtstreeks vertelt wat hij van de uiting vindt. "Ik kan je slecht verstaan, zou je duidelijker kunnen spreken?" of "Sorry, maar de argumenten voor je standpunt zijn me nog niet duidelijk".
Feedback is een vorm van metacommunicatie, dat wil zeggen: communicatie over de manier waarop mensen met elkaar communiceren. Directe metacommunicatie is nodig als er
misverstanden ontstaan: de ontvanger kan de zender vragen de bedoelingen van zijn uiting te verduidelijken, de zender kan vervolgens eventuele misverstanden recht proberen te zetten. Zo komt de boodschap duidelijk over.
Feedback geven
Effectief feedback geven betekent dat je terugkoppeling geeft aan de ander, zonder dat de ander zich aangevallen voelt.
Vooraf bedenk je wat je met je feedback wilt bereiken. Wees realistisch in je doelstelling. Je kunt iemand immers niet veranderen, wel kun je iemand bewust maken van hoe zijn gedrag op jou overkomt. Hierbij gebruik je altijd de ik- boodschap, omdat het gaat om jouw beleving.
De ander heeft de keuze om hier iets mee te doen of niet.
Een ezelsbruggetje om effectief feedback te geven is het hanteren van de 5 G’s:
1. Gedrag benoemen Wat zie ik?
Degene die feedback ontvangt, moet er iets mee kunnen doen.
Wees concreet en noem feiten of waarnemingen waar je feedback op gebaseerd is.
Je kunt je zin bijvoorbeeld beginnen met “Ik zie dat je …”.
2. Gevoel Hoe ervaar ik dat?
Je kunt je zin bijvoorbeeld beginnen met
“Dat geeft mij het gevoel dat …”
3. Gevolg
Wat is het effect ervan op mij?
Doe dat in de vorm van de ik-boodschap. Op die manier voelt de ander zich minder snel aangevallen.
4. Gecheckt/getoetst Herken je dit?
Toets bij de ander of deze waarneming klopt.
Misschien klopt je interpretatie niet en heeft de ander de kans om dit recht te zetten.
1. Ik zag je ….... doen
2. Dat kwam bij mij over als… (Ik kreeg de indruk dat …)
Daardoor kreeg ik het gevoel dat… (Dat maakte dat ik me … voelde)
3. Dat had als gevolg dat ik me….. ging gedragen (Dat zorgde ervoor dat ik … ging doen) 4. Is dit herkenbaar voor jou...? Klopt mijn waarneming...?
5. Wellicht kun je een volgende keer …...
Zodat ik…
Toets bij jezelf of je bereikt hebt wat je wilde bereiken. Wanneer dat niet het geval is, kun je bijvoorbeeld weer een stap teruggaan om een betere afspraak te maken die wel aan je doelstelling voldoet.
Feedback ontvangen is voor niemand makkelijk als dat op een veroordelende manier gebeurt. Voordat je feedback geeft, kun je het ook voor jezelf oefenen aan de hand van de regels. Bedenk daarbij ook hoe het op jou over zou komen, wanneer iemand jou feedback geeft zoals jij het doet.
Behalve het hanteren van de juiste manier (het toepassen van de 5 G’s), is het van belang om bij het geven van feedback aan een aantal voorwaarden te voldoen.
De voorwaarden zijn als volgt:
1. Wees eerlijk
Degene die feedback ontvangt, heeft er weinig aan als hij van alles te horen krijgt wat niet klopt. Daar kan hij zijn gedrag niet mee veranderen en uiteindelijk kan oneerlijke feedback funest zijn voor de onderlinge verhoudingen.
2. Wees concreet
Feedback moet concreet zijn, dat wil zeggen: betrekking hebben op
waargenomen en aanwijsbare feiten ("Ik heb je nu drie keer opgebeld en steeds zeg je dat je me terugbelt, maar tot nu toe heb je dat nog niet gedaan" in plaats van "Je belt nooit terug!"). Deze feiten moeten zo specifiek en zo objectief mogelijk beschreven worden. Dus geen interpretaties geven over het waarom van het gedrag van de ander en niet uitgaan van vooroordelen. De kern van dit punt is: de bal en niet de man spelen.
3. Vermeld ook je eigen ervaring
Niet alleen de feiten, maar ook je eigen ervaring is van belang. Dus je zegt tevens wat jij van die feiten vindt, hoe je erbij voelt en wat het effect ervan op je is (ik-boodschap). "Het irriteert me dat je me in de rede valt".
4. Geef vooral positieve feedback
Het is verleidelijk om alleen kritiek uit te oefenen op de zwakke kanten van de ander. Maar door diens sterke kanten naar voren te halen, toon je waardering en wordt de feedback voor de ander minder bedreigend.
5. Geef productieve feedback
Beperk je niet tot algemeenheden ("Een saai verhaal.") maar probeer duidelijk te maken wat er precies aan mankeert ("Er staan veel te weinig voorbeelden in.") en hoe het beter zou kunnen ("Dat ene voorbeeld vind ik erg verhelderend en misschien zou je ook op andere plaatsen voorbeelden kunnen toevoegen.").
6. Geef feedback op recent gedrag
Feedback is het meest effectief wanneer het betrekking heeft op recent gedrag en gekoppeld is aan een concreet voorval. Jezelf en degene die de feedback ontvangt weten dan nog waar het over gaat. Wanneer je de feedback uitstelt dan is de kans groot dat je beiden de situatie niet meer goed voor de geest kunt halen en er een 'welles-nietes' gesprek ontstaat.
7. Wees kort en bondig
Voorkom monologen. Hoe uitgebreider je verhaal, hoe groter de kans dat de ander de essentie mist en hoe groter de kans dat de ander op een niet-relevant detail ingaat (soms als vlucht om over de essentie niet te hoeven praten, omdat hij dat al bedreigend ervaart).
Feedback ontvangen
Feedback ontvangen is niet altijd eenvoudig, je wordt immers op iets aangesproken waar je je wellicht niet van bewust bent of wat je moeilijk vindt om aan te horen.
Een ezelsbruggetje voor het effectief ontvangen van feedback is LSD:
1. Luisteren
Val de feedbackgever niet te snel in de rede, ook al is het niet leuk om de feedback te ontvangen of ben je het niet met de feedback eens.
Ga niet in de verdediging. Beter is het de feedback voor kennisgeving aan te nemen en zorgvuldig na te gaan in hoeverre de eventuele kritiek terecht is en hoe je daar iets aan zou kunnen doen.
2. Samenvatten
Herhaal in eigen woorden de gegeven feedback, zodat je zeker weet dat je de informatie goed hebt begrepen.
3. Doorvragen
Veelal blijft feedback beperkt tot globale, vage opmerkingen, waar je niet veel mee kunt doen. Het is dan belangrijk om door te vragen naar de precieze strekking. "Wat bedoel je precies met dat ik mijn taken onvoldoende uitvoer?".
Accepteer geen beoordelende, interpreterende en moraliserende feedback zoals
"Jij bent dominant". Maak de ander duidelijk dat je alleen gedrag beschrijvende feedback wilt, bijvoorbeeld: "Ik merk dat jij me telkens onderbreekt als ik aan het woord ben".
Bovendien moet je proberen iets met de feedback te doen. Dat doe je door feedback
